Decyzja 2012/582/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010

(2012/582/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 17 października 2012 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 460/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 10 marca 2004 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji⁽³⁾, w szczególności jego art. 17,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0136/2012),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2010;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 15.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 77 z 13.3.2004, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 10 maja 2012 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010, wraz z odpowiedziami Agencji⁽¹⁾,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2012 r. (06083/2012 - C7-0051/2012),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽²⁾, w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 460/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 10 marca 2004 r. ustanawiające Europejską Agencję ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji⁽³⁾, w szczególności jego art. 17,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich⁽⁴⁾, w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0136/2012),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdania finansowe Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji ("Agencji") za rok budżetowy 2010 są wiarygodne, a transakcje leżące u ich podstaw są zgodne z prawem i prawidłowe;

B. mając na uwadze to, że w dniu 10 maja 2011 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2009⁽⁵⁾, a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– wyraził zaniepokojenie w związku z faktem, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził przeniesienie środków na następny rok w wysokości 19 % łącznego budżetu Agencji,

– zaapelował do Agencji o ustanowienie kompletnej ewidencji stanu zasobów i zadbanie o prawidłowość zapisów księgowych,

– zaapelował do Agencji o:

– zwiększenie przejrzystości preliminarza i podziału kompetencji,

– wzmocnienie kontroli podczas zatwierdzania zamówień na szczeblu decyzji w sprawie finansowania i programu prac,

– dopilnowanie, aby ujawnianie zastosowanych wyjątków w rocznym sprawozdaniu z działalności odbywało się w sposób wyczerpujący,

– zapewnienie odpowiednich działań następczych w przypadku potencjalnych nieprawidłowości,

– opracowanie kontroli ex post i składanie z nich sprawozdań,

C. mając na uwadze, że całkowity budżet Agencji na rok 2010 wynosił 8.113.188 EUR, co stanowi o 0,05 % mniej niż budżet na 2009 r., mając na uwadze, że początkowy wkład Unii do budżetu Agencji na rok 2010 wynosił 7.288.200 EUR⁽⁶⁾ wobec 7.800.000 EUR w roku 2009,

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przypomina, że początkowy wkład Unii na rzecz Agencji w 2010 r. wyniósł 7.288.200 EUR; zauważa jednak, że do tej kwoty dodano 640.000 EUR pochodzące z odzyskania nadwyżki, co w efekcie daje całkowity wkład Unii w wysokości 7.928.200 EUR w 2010 r.;

2. przyjmuje na podstawie rocznych sprawozdań finansowych Agencji za rok 2010 r., że początkowy budżet wynosił 7.928.200 EUR; zauważa jednak, że zarząd skorygował budżet w celu uwzględnienia wkładu krajów EFTA w wysokości 184.988 EUR;

3. stwierdza na podstawie rocznych sprawozdań finansowych, że środki rozdysponowano na poziomie 99,95 % w porównaniu z 94,40 % w 2009 r., podczas gdy płatności osiągnęły poziom 76,46 % łącznych zarządzanych środków w porównaniu z 75,67 % w 2009 r.;

Środki przeniesione

4. zauważa na podstawie rocznych sprawozdań finansowych Agencji, że kwotę 1.987.011 EUR środków na zobowiązania, które zaciągnięto do końca 2010 r., ale których jeszcze nie uregulowano, przeniesiono na 2011 r.; zauważa również, że łączna kwota środków anulowanych w 2010 r. i przeniesionych na następny rok wynosi 89.185 EUR;

5. jest zaniepokojony faktem, że Trybunał Obrachunkowy po raz kolejny stwierdził przeniesienie środków z budżetu operacyjnego Agencji (tytuł III) na poziomie 52 %; wyraża zaniepokojenie faktem, że sytuacja ta wskazuje na opóźnienia w realizacji działań Agencji finansowanych z tytułu III i stanowi naruszenie zasady jednoroczności budżetu; wzywa zatem Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych przez nią w celu naprawienia tego niedociągnięcia;

Postępowania o udzielenie zamówienia

6. przyjmuje, że w 2011 r. Agencja wdrożyła kontrole ex post w celu zwiększenia efektywności kontroli wewnętrznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia; apeluje jednak do Agencji o wprowadzenie dodatkowo efektywnych środków kontroli ex ante w celu zapobiegania uchybieniom w udzielaniu zamówień publicznych; wzywa również Trybunał Obrachunkowy do sprawdzenia skuteczności tych środków;

7. przyjmuje do wiadomości przekazane przez Agencję informacje o tym, że: zwiększyła ona przejrzystość zarówno w kwestii prognozowania, jak i wyznaczania osób odpowiedzialnych za projekty, wzmocniła kontrole podczas zatwierdzania zamówień na szczeblu decyzji w sprawie finansowania i programowania prac, dopilnowała, aby ujawnianie zastosowanych wyjątków w rocznym sprawozdaniu z działalności odbywało się w sposób wyczerpujący, oraz zapewniła odpowiednie działania następcze w związku z potencjalnymi nieprawidłowościami; wzywa jednak Trybunał Obrachunkowy do poinformowania organu udzielającego absolutorium o skuteczności podjętych środków;

8. stwierdza na podstawie rocznego sprawozdania z działalności, że Agencja odnotowała następujące wyniki w zakresie umów zawartych w wyniku rozpoczętych w 2010 r. postępowań o udzielenie zamówienia:

– umowy: 52, w tym 20 umów o świadczenie usług i 9 umów ramowych o świadczenie usług,

– zamówienia: 233, z czego 79 udzielono na mocy istniejącej umowy ramowej o świadczenie usług,

– rozpoczęte postępowania o udzielenie zamówienia: 36, w tym 13 procedur otwartych;

Zwrot podatku od organów podatkowych przyjmującego państwa członkowskiego

9. po raz kolejny zauważa z rozczarowaniem brak postępów w stosunku do poprzedniego roku w zakresie zwrotu zaliczki na VAT w kwocie 45.000 EUR wpłaconej przez Agencję na rzecz organów podatkowych przyjmującego państwa członkowskiego; apeluje zatem do Agencji o poinformowanie organu udzielającego absolutorium, gdy przyjmujące państwo członkowskie dokona zwrotu;

Zasoby ludzkie

10. jest ponownie zaniepokojony faktem, że w procedurach rekrutacji personelu nadal istnieją niedociągnięcia, które zagrażają przejrzystości tych procedur; przyjmuje do wiadomości zgłoszenie przez Trybunał Obrachunkowy faktu, że ani progi punktowe, jakie kandydaci musieliby osiągnąć, żeby zostać zaproszonym na rozmowę kwalifikacyjną, ani kryteria, jakie kandydaci musieliby spełniać, żeby zostać wpisanym na listę rezerwową, nie zostały z wyprzedzeniem ustalone przez komisję konkursową; wzywa w związku z tym Agencję do zajęcia się tą sytuacją i powiadomienia organu udzielającego absolutorium o podjętych działaniach; zauważa również, że środki przedsięwzięte dotychczas przez Agencję w tym zakresie okazały się niewystarczające; jest zdania, że organ udzielający absolutorium nie powinien dłużej zgadzać się na dalsze występowanie tego uchybienia;

11. zauważa na podstawie rocznych sprawozdań finansowych, że na koniec 2010 r. personel Agencji składał się z 40 pracowników czasowych i 11 pracowników kontraktowych; zauważa również, że na koniec 2010 r. nieobsadzone były 4 stanowiska tymczasowe i 2 stanowiska kontraktowe oraz że procedury naboru na 3 wolne stanowiska tymczasowe zakończono w czwartym kwartale 2010 r., zaś procedury naboru pracowników kontraktowych ogłoszono na początku 2011 r.;

12. zauważa dodatkowo na podstawie rocznego sprawozdania z działalności Agencji, że priorytety sekcji zasobów ludzkich Agencji na 2010 r. obejmowały:

– okresowe planowanie zasobów (plan polityki kadrowej),

– pozytywne wymierne środki służące zatrzymywaniu pracowników,

– usługi w ramach elektronicznego obiegu dokumentów;

wzywa zatem Trybunał Obrachunkowy do poinformowania organu udzielającego absolutorium, czy priorytety te zostały efektywnie zrealizowane;

Systemy kontroli wewnętrznej

13. przyjmuje, że Agencja jest w trakcie wdrażania i konsolidowania procedur wewnętrznych i kontroli wewnętrznych w odniesieniu do całego obiegu finansowego zgodnie z programem prac na 2010 r.;

Audyt wewnętrzny

14. uznaje ponadto że Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) przeprowadziła dla Agencji ocenę umiarkowanego ryzyka w celu zaktualizowania priorytetów audytu i planu audytu IAS na lata 2010-2012; w szczególności zauważa, że Agencja wykazuje zwiększone ryzyko w zakresie planowania, rachunkowości, wykonania budżetu, rozwoju systemów informatycznych i zarządzania systemami informatycznymi, ciągłości działania, stosunków z zainteresowanymi podmiotami, komunikacji zewnętrznej oraz oceny i oszacowania skutków; apeluje zatem do Agencji o niezwłoczne wprowadzenie niezbędnych środków, które pozwolą ograniczyć ryzyko we wspomnianych wyżej dziedzinach;

15. zauważa, że w 2010 r. IAS przeprowadziła audyt "planowania z punktu widzenia zainteresowanych podmiotów i celów operacyjnych", aby dokonać oceny i uzyskać wystarczającą pewność w zakresie adekwatności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej w stosunku do wkładu i potrzeb zainteresowanych podmiotów oraz efektywności rozdziału zasobów w odniesieniu do priorytetów działań operacyjnych;

16. przyjmuje na podstawie informacji przekazanych przez Agencję, że IAS sformułowała 10 zaleceń, z których trzy oceniono jako "bardzo ważne", a siedem - jako "ważne"; zauważa, że "bardzo ważne zalecenia" dotyczą:

– opracowania zestawienia oczekiwań zainteresowanych podmiotów,

– zaangażowania zainteresowanych podmiotów w planowanie projektów,

– usprawnienia zarządzania kontaktami z zainteresowanymi podmiotami za pośrednictwem odpowiedniego narzędzia informatycznego;

17. apeluje zatem do Agencji o dalsze:

– angażowanie zainteresowanych podmiotów na etapie poprzedzającym opracowywanie i na etapie opracowywania tymczasowego programu prac Agencji,

– tworzenie wieloletnich ram zawierających wyszczególnienie głównych dziedzin zainteresowania i priorytetów,

– zwiększenie wykorzystania informacji zwrotnej od zainteresowanych podmiotów;

wzywa ponadto Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o działaniach podjętych w tym zakresie;

18. zauważa, że Agencja zgłosiła wdrożenie czterech bardzo ważnych zaleceń wynikających z audytu zamówień z 2009 r., co podlega obecnie przeglądowi ze strony IAS;

19. zwraca uwagę na swoje zalecenia z poprzednich sprawozdań w sprawie absolutorium, o których mowa w załączniku do niniejszej rezolucji;

20. jeżeli chodzi o inne uwagi towarzyszące decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 10 maja 2012 r.⁽⁷⁾ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

______

⁽¹⁾ Dz.U. C 366 z 15.12.2011, s. 15.

⁽²⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽³⁾ Dz.U. L 77 z 13.3.2004, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 250 z 27.9.2011, s. 186.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 64 z 12.3.2010, s. 759.

⁽⁷⁾ Teksty przyjęte, P7_TA(2012)0164 (zob. s. 388 niniejszego Dziennika Urzędowego).

ZAŁĄCZNIK 

ZALECENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO Z MINIONYCH LAT

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji	2006	2007	2008	2009
Wyniki działalności	nie dotyczy	nie dotyczy	- Wzywa Agencję do opracowania diachronicznej analizy operacji przeprowadzonych w tym roku i w poprzednich latach.	nie dotyczy
Zarządzanie budżetem i finansami	- Wykonanie budżetu Agencji nie było ściśle zgodne z zasadami jednoroczności i specyfikacji: znaczną część transakcji przeprowadzono w ostatnim kwartale roku.	- Uchybienia w realizacji działań operacyjnych: 40 % zobowiązań i ponad 50 % płatności z tytułu działań operacyjnych wykonano w listopadzie i grudniu. - Uchybienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia (wstępny wybór ofert nie był uzasadniony, dokumentacja oceny nie była podpisana przez komisję oceniającą, akta były nieuporządkowane i niekompletne).	- ETO wykrył uchybienia w procedurach: niedoszacownie budżetu umowy ramowej (tj. w odniesieniu do trzyletniego zamówienia ramowego na usługi potrzeby niedoszacowano, a dostępny budżet na wydatki z tego tytułu na cały rok wykorzystano w ciągu sześciu miesięcy). - Wzywa Komisję do rozważenia sposobów na zapewnienie pełnej realizacji zasady gospodarowania środkami pieniężnymi w oparciu o potrzeby. - Wzywa Komisję do dopilnowania, aby rezerwy pieniężne Agencji były utrzymywane na jak najniższym poziomie w perspektywie długookresowej.	- Wyraża zaniepokojenie w związku z faktem, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził przeniesienie środków na następny rok w wysokości 19 % łącznego budżetu Agencji.
Audyt wewnętrzny i zasoby ludzkie	- Nieudokumentowane procedury kontroli wewnętrznej, które powinny zapewnić przejrzystość i należyte zarządzanie finansami.	nie dotyczy	- Postępy we wdrażaniu wszystkich ośmiu zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego: tj. polityka kadrowa, odnowienie umów kończących się w 2008 r., niezależność komisji rekrutacyjnych, usługi szkoleniowe i przejrzystość w procedurze awansu.	- Uchybienia w procedurze naboru pracowników. - Wzywa Agencję do wprowadzenia kontroli ex post z pomocą profesjonalnego dostawcy. - Apeluje do Agencji o ustanowienie kompletnej ewidencji fizycznego stanu zasobów i zapewnienie prawidłowości zapisów księgowych.
Postępowanie o udzielenie zamówienia	nie dotyczy	nie dotyczy	nie dotyczy	- Wzywa Agencję do wzmocnienia kontroli wewnętrznych w celu zapewnienia właściwego stosowania procedur zawierania umów i postępowań o udzielenie zamówienia. - Apeluje do Agencji o: - zwiększenie przejrzystości preliminarza i rozdziału kompetencji, - wzmocnienie procedury udzielania zezwoleń na zamówienia na szczeblu decyzji w sprawie finansowania i programu prac, - zapewnienie kompleksowego ujawniania odstępstw w rocznym sprawozdaniu z działalności, - zapewnienie odpowiednich działań następczych w związku z potencjalnymi nieprawidłowościami, - opracowanie kontroli ex post i składanie z nich sprawozdań.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2012.286.221
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2012/582/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji za rok budżetowy 2010
• Data aktu: 10/05/2012
• Data ogłoszenia: 17/10/2012