Decyzja 2008/458/WE ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi" w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

DECYZJA KOMISJI

z dnia 5 marca 2008 r.

ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi" w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu

(notyfikowana jako dokument nr C(2008) 796)

(Jedynie tekst w języku angielskim, bułgarskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, maltańskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, rumuńskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim oraz włoskim jest autentyczny)

(2008/458/WE)

(Dz.U.UE L z dnia 27 czerwca 2008 r.)

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 maja 2007 r. ustanawiającą Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi"⁽¹⁾, w szczególności jej art. 23, art. 31 ust. 5, art. 33 ust. 6 i art. 35 ust. 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Należy określić warunki wykonywania przez państwa członkowskie działań w ramach Funduszu, a w szczególności wskazać, w jakich okolicznościach instytucja odpowiedzialna może bezpośrednio realizować projekty. Należy również określić dodatkowe przepisy odnośnie do instytucji delegowanych.

(2) Należy określić listę procedur i/lub ustaleń praktycznych, które poszczególne instytucje wyznaczone powinny określić i stosować w celu realizacji Funduszu.

(3) Należy określić zakres zobowiązań instytucji odpowiedzialnych w odniesieniu do beneficjentów końcowych w fazie prowadzącej do wyboru i zatwierdzenia finansowanych projektów, a także w odniesieniu do aspektów, które powinny zostać uwzględnione w ramach weryfikacji wydatków deklarowanych przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, w tym administracyjnej weryfikacji wniosków o zwrot kosztów oraz przeprowadzanej na miejscu weryfikacji indywidualnych projektów.

(4) W celu zapewnienia możliwości właściwej kontroli wydatków w ramach programów rocznych należy ustalić kryteria, które powinny spełniać ścieżki audytu, aby zostały uznane za właściwe.

(5) Za przeprowadzanie audytów projektów i systemów odpowiada instytucja audytowa. W celu zapewnienia odpowiedniego zakresu, skuteczności oraz zachowania tych samych standardów przeprowadzania audytu we wszystkich państwach członkowskich należy ustalić warunki, które powinny spełniać audyty, w tym podstawę doboru próby.

(6) Państwa członkowskie obowiązane są przedłożyć Komisji, wraz z programami wieloletnimi, opis swoich systemów zarządzania i kontroli. Ponieważ dokument ten stanowi jeden z głównych instrumentów, na których opiera się Komisja, w kontekście wspólnego zarządzania budżetem Wspólnoty, w celu ustalenia, czy przedmiotowa pomoc finansowa jest przez państwa członkowskie wykorzystywana zgodnie z obowiązującymi regulacjami i zasadami służącymi ochronie interesów finansowych Wspólnoty, należy ustalić szczegółowy zakres informacji, które powinien zawierać taki dokument.

(7) W celu harmonizacji standardów programowania, kontroli realizacji Funduszu, audytu i poświadczania wydatków należy jasno zdefiniować zawartość programu wieloletniego, programu rocznego, sprawozdania okresowego, sprawozdania końcowego, wniosków o płatności, a także strategii przeprowadzania audytu, rocznego sprawozdania z audytu, deklaracji zasadności i poświadczania wydatków.

(8) Z uwagi na fakt, iż państwa członkowskie zobowiązane są do zgłaszania i monitorowania nieprawidłowości, a także odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych w związku z finansowaniem ze środków Funduszu, należy określić wymogi, jakie powinny spełniać dane przesyłane do Komisji.

(9) Jak pokazuje doświadczenie, obywatele Unii Europejskiej nie są w wystarczającym stopniu świadomi roli, jaką odgrywa Wspólnota w programach finansowania. Należy zatem określić szczegółowy zakres działań informacyjnych i promocyjnych w celu wypełnienia tej luki komunikacyjnoinformacyjnej.

(10) W celu zapewnienia wszystkim zainteresowanym szerokiego dostępu do informacji na temat możliwości finansowania, a także dla zapewnienia przejrzystości, należy określić minimalny zakres działań niezbędnych do informowania potencjalnych beneficjentów końcowych o możliwościach finansowania oferowanych wspólnie przez Wspólnotę i państwa członkowskie za pośrednictwem Funduszu. W celu poprawy przejrzystości w kwestii wykorzystania Funduszu należy opublikować listę beneficjentów końcowych, wraz z nazwami projektów i wysokością kwot dotacji przyznanych projektom ze środków publicznych.

(11) W świetle dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych⁽²⁾ oraz rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych⁽³⁾, należy zapewnić, iż w związku z działaniami informacyjnymi i promocyjnymi oraz pracami audytorskimi realizowanymi na mocy niniejszej decyzji Komisja i państwa członkowskie będą przeciwdziałać wszelkim przypadkom nieuprawnionego ujawniania lub dostępu do danych osobowych, a także określić cele przetwarzania tych danych przez Komisję i państwa członkowskie.

(12) Wykorzystanie środków elektronicznych do wymiany informacji i danych finansowych między państwami członkowskimi a Komisją prowadzi do uproszczenia, zwiększenia wydajności i przejrzystości oraz do zmniejszenia nakładów czasowych. W celu pełnego wykorzystania tych atutów, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa wymiany danych, Komisja może wprowadzić wspólny system informatyczny.

(13) W celu zapewnienia sprawnej realizacji Funduszu w państwach członkowskich zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami należy wprowadzić szereg wspólnych kryteriów kwalifikowalności wydatków ze środków Funduszu. W celu zmniejszenia obciążeń administracyjnych wobec beneficjentów końcowych i wyznaczonych instytucji w pewnych warunkach należy dopuścić kwalifikowalność zryczałtowanych kosztów pośrednich.

(14) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Zjednoczone Królestwo jest związane aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją.

(15) Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia jest związana aktem podstawowym, a tym samym niniejszą decyzją.

(16) Zgodnie z art. 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, dołączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie jest związana niniejszą decyzją, ani nie podlega jej stosowaniu.

(17) Środki określone w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu Zarządzającego ds. Funduszu,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

CZĘŚĆ  I

WPROWADZENIE

ROZDZIAŁ  I

Przedmiot i definicje

Artykuł  1

Przedmiot

1. Niniejsza decyzja określa zasady wdrożenia Funduszu w odniesieniu do:

a) wyznaczonych instytucji;

b) systemów zarządzania i kontroli;

c) informacji na temat wykorzystania Funduszu, które państwa członkowskie obowiązane są dostarczać Komisji;

d) zgłaszania nieprawidłowości;

e) informacji i promocji;

f) danych osobowych;

g) elektronicznej wymiany dokumentów.

2. Poniższe przepisy stosuje się bez uszczerbku dla rozporządzenia Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 z dnia 11 listopada 1996 r. w sprawie kontroli na miejscu oraz inspekcji przeprowadzanych przez Komisję w celu ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich przed nadużyciami finansowymi i innymi nieprawidłowościami⁽⁴⁾.

Artykuł  2

Definicje

Na potrzeby niniejszej decyzji zastosowanie mają następujące definicje:

– "akt podstawowy": decyzja nr 575/2007/WE,

– "Fundusz": Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów ustanowiony aktem podstawowym,

– "cztery fundusze": Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców, Fundusz Granic Zewnętrznych, Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów i Europejski Fundusz na rzecz Integracji Obywateli Państw Trzecich, ustanowione decyzją nr 573/2007/WE⁽⁵⁾, decyzją nr 574/2007/WE⁽⁶⁾, decyzją nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady i decyzją Rady 2007/435/WE⁽⁷⁾ jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi",

– "instytucja odpowiedzialna": organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego,

– "instytucja certyfikująca": organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego,

– "instytucja audytowa": organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego,

– "instytucja delegowana": organ wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. d) aktu podstawowego,

– "wyznaczone instytucje": wszelkie instytucje wyznaczone przez państwo członkowskie zgodnie z art. 25 aktu podstawowego,

– "działanie": działanie w ramach Funduszu, w rozumieniu art. 4 aktu podstawowego;

– "projekt": konkretne praktyczne środki podjęte w celu realizacji całości lub części działania przez beneficjenta końcowego dotacji,

– "beneficjent końcowy": osoba prawna odpowiedzialna za realizację projektu, taka jak organizacje pozarządowe, instytucje federalne, krajowe, regionalne lub lokalne, innego rodzaju organizacje typu non-profit, spółki prawa prywatnego lub publicznego lub organizacje międzynarodowe,

– "partner w ramach projektu": osoba prawna realizująca projekt we współpracy z beneficjentem końcowym, w ramach której to współpracy dostarcza środki na potrzeby projektu oraz otrzymuje część wkładu Wspólnoty za pośrednictwem beneficjenta końcowego,

– "wytyczne strategiczne": zakres interwencji Funduszu przyjęty decyzją Komisji 2007/837/WE⁽⁸⁾,

– "priorytet": zespół działań określony jako priorytet w wytycznych strategicznych,

– "szczególny priorytet": zespół działań określony jako szczególny priorytet w wytycznych strategicznych, w przypadku którego dopuszczalne jest współfinansowanie według wyższej stawki, zgodnie z art. 15 ust. 4 aktu podstawowego,

– "pierwsze ustalenie administracyjne lub sądowe": pierwsza pisemna ocena dokonana przez właściwy organ administracyjny lub sądowy stwierdzająca, na podstawie konkretnych faktów, istnienie nieprawidłowości, bez uszczerbku dla możliwości późniejszego zrewidowania takiego stwierdzenia lub wycofania go w toku postępowania administracyjnego lub sądowego,

– "nieprawidłowość": każdy przypadek naruszenia przepisów prawa wspólnotowego wynikającego z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które poprzez nieuzasadnioną pozycję wydatków w budżecie ogólnym przynosi lub mogłoby przynieść szkodę budżetowi ogólnemu Unii Europejskiej,

– "podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego": nieprawidłowość, która prowadzi do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia finansowego określonego w art. 1 ust. 1 lit. a) Konwencji w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich, sporządzonej na podstawie artykułu K.3 Traktatu o Unii Europejskiej⁽⁹⁾,

– "bankructwo": postępowanie upadłościowe w rozumieniu art. 2 lit. a) rozporządzenia Rady (WE) nr 1346/2000⁽¹⁰⁾,

– "umowa o dotację": umowa lub równoważna forma instrumentu prawnego, w oparciu o który państwa członkowskie udzielają dotacji beneficjentowi końcowemu na realizację projektu objętego finansowaniem ze środków Funduszu.

CZĘŚĆ  II

PRZEPISY WSPÓLNE DLA CZTERECH FUNDUSZY

ROZDZIAŁ  1

Wyznaczone instytucje

Artykuł  3

Instytucje wspólne

Państwa członkowskie mogą wyznaczyć tę samą instytucję odpowiedzialną, instytucję audytową lub instytucję certyfikującą dla dwóch lub większej liczby funduszy spośród wymienionych czterech.

Artykuł  4

Instytucja delegowana

1. Delegacja zadań odbywa się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, wymagającą skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, a także zgodnie z zasadą niedyskryminacji i uwidaczniania finansowania wspólnotowego. Delegacja zadań wykonawczych w żadnym przypadku nie może powodować konfliktu interesów.

2. Zakres zadań delegowanych przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej oraz szczegółowe procedury realizacji zadań delegowanych określone zostają w sposób formalny na piśmie.

Akt delegacji zawiera co najmniej:

a) odwołania do właściwych przepisów prawa wspólnotowego;

b) opis zadania powierzanego instytucji delegowanej;

c) opis praw i obowiązków instytucji delegowanej oraz zakres podejmowanej przez nią odpowiedzialności;

d) zobowiązanie instytucji delegowanej do zapewnienia i utrzymania struktury organizacyjnej oraz systemu zarządzania i kontroli przystosowanych na potrzeby realizowanych zobowiązań;

e) wymagane zobowiązanie do należytego zarządzania finansami oraz zapewnienie o legalności i prawidłowości delegowanych zadań.

3. Kontakty z Komisją, o których mowa w art. 25 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, nie podlegają delegacji. Instytucja delegowana kontaktuje się z Komisją za pośrednictwem instytucji odpowiedzialnej.

4. Jeśli instytucja delegowana nie jest organem administracji publicznej lub podmiotem prawa prywatnego państwa członkowskiego, wypełniającym misję publiczną, instytucja odpowiedzialna nie może delegować do niej kompetencji wykonawczych, jakie dawałyby jej znaczną możliwość dokonywania wyborów o podłożu politycznym.

5. Delegacja zadań do instytucji delegowanej nie wpływa na kompetencje instytucji odpowiedzialnej, która w dalszym ciągu odpowiada za oddelegowane przez siebie zadania.

6. W przypadku delegowania zadań przez instytucję odpowiedzialną do instytucji delegowanej wszelkie przepisy niniejszej decyzji dotyczące instytucji odpowiedzialnej stosują się odpowiednio do instytucji delegowanej.

Artykuł  5

Outsourcing zadań

Wyznaczone instytucje mogą dokonywać outsourcingu niektórych zadań, przy czym pozostają one odpowiedzialne za zadania objęte outsourcingiem zgodnie z własnym zakresem odpowiedzialności określonym w art. 27, 29 i 30 aktu podstawowego.

ROZDZIAŁ  2

Systemy zarządzania i kontroli

Artykuł  6

Podręcznik procedur

Zgodnie z art. 31 ust. 2 aktu podstawowego i uwzględniając zasadę proporcjonalności, państwa członkowskie sporządzają podręcznik określający procedury i praktyczne ustalenia odnośnie do:

a) funkcjonowania wyznaczonych instytucji;

b) ustaleń zapewniających właściwy podział funkcji;

c) zależnie od potrzeby, monitoringu instytucji delegowanych i innych zadań objętych outsourcingiem;

d) sporządzania programów wieloletnich i rocznych;

e) sporządzania strategii audytu i rocznych planów audytu;

f) wyboru projektów, przyznawania dotacji i monitoringu finansowego zarządzania projektami;

g) zarządzania nieprawidłowościami, korektami finansowymi i odzyskiwaniem środków;

h) przygotowania i realizacji wizyt kontrolnych;

i) przygotowania sprawozdań z audytu i deklaracji;

j) poświadczania wydatków;

k) oceny programu;

l) sprawozdawczości dla Komisji;

m) ścieżki audytu.

Artykuł  7

Realizacja Funduszu przez instytucję odpowiedzialną

1. W ramach realizacji Funduszu instytucja odpowiedzialna może występować jako organ przyznający i/lub organ wdrażający.

2. Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ przyznający, w przypadkach gdy z zasady realizuje projekty w oparciu o coroczne otwarte zaproszenia do składania ofert.

Instytucja odpowiedzialna ani żadna z instytucji delegowanych nie może odpowiadać na takie zaproszenia do składania ofert.

W należycie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku kontynuacji projektów wieloletnich zgodnie z art. 15 ust. 6 aktu podstawowego, gdzie projekty wybrane zostały po uprzednim zaproszeniu do składania ofert lub w sytuacjach nadzwyczajnych, dotacje mogą być przyznawane bez zaproszenia do składania ofert.

3. Instytucja odpowiedzialna występuje jako organ wdrażający, w przypadkach gdy podejmuje ona decyzję o bezpośredniej realizacji projektu z uwagi na fakt, iż charakter projektu nie pozwala na wybór innego trybu realizacji, w tym ze względu na występowanie monopolu de jure lub ze względów bezpieczeństwa. W takich przypadkach zasady dotyczące beneficjenta końcowego stosują się odpowiednio wobec instytucji odpowiedzialnej.

Artykuł  8

Warunki występowania instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego

1. Powody, które doprowadziły do wystąpienia instytucji odpowiedzialnej w roli organu wdrażającego, należy zidentyfikować i podać Komisji w ramach właściwego programu rocznego.

2. Podczas realizacji projektów instytucja odpowiedzialna przestrzega zasady opłacalności i przeciwdziała konfliktom interesów.

3. Instytucja odpowiedzialna może realizować projekty odpowiadające kryteriom przedstawionym w art. 7 ust. 3 bezpośrednio i/lub wspólnie z dowolną instytucją krajową, posiadającą odpowiednią wiedzę techniczną, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne. Główne instytucje krajowe zaangażowane w realizację zostają również określone we właściwym programie rocznym.

4. Decyzja administracyjna w sprawie współfinansowania projektu ze środków Funduszu zawiera informacje konieczne do monitorowania współfinansowanych produktów i usług oraz do kontroli ponoszonych wydatków. Wszelkie postanowienia wymagane w przypadku umowy o przyznanie dotacji zgodnie z art. 10 ust. 2 zostają określone w równoważnej formie instrumentu prawnego.

5. Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego zawiera informacje na temat procedur i praktyk zastosowanych w celu zapewnienia właściwego podziału funkcji, skutecznej kontroli i zadowalającej ochrony interesów finansowych Wspólnot Europejskich, a także objaśnienia na temat sposobu zapobiegania konfliktom interesów.

6. W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna ma regularnie występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu:

a) instytucja audytowa nie może stanowić części tego samego podmiotu, co instytucja odpowiedzialna, o ile nie zostaje zagwarantowana jej niezależność audytorska, a ona sama podlega również innemu podmiotowi niż tylko ten, którego część stanowi wspólnie z instytucją odpowiedzialną;

b) fakt jednoczesnej, bezpośredniej realizacji projektów przez instytucję odpowiedzialną nie ma wpływu na jej zadania, określone w art. 27 aktu podstawowego.

7. W przypadku gdy instytucja delegowana ma występować w roli organu wdrażającego dla projektów współfinansowanych ze środków Funduszu, taka instytucja delegowana nie może być wyłącznym beneficjentem końcowym wyasygnowanych środków, którymi na mocy delegacji ma zarządzać.

Artykuł  9

Procedura wyboru i przyznawania w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1. 1 Zaproszenia do składania ofert, o których mowa w art. 7 ust. 2, są ogłaszane w sposób zapewniający maksymalną promocję wśród potencjalnych beneficjentów. Wszelkie znaczące zmiany w treści zaproszeń do składania projektów są publikowane na tych samych warunkach.

Zaproszenie do składania ofert określa:

a) cele;

b) kryteria wyboru, zgodne z art. 15 ust. 5 aktu podstawowego oraz odnośne dokumenty uzupełniające;

c) ustalenia w sprawie finansowania wspólnotowego i, w odnośnych przypadkach, krajowego;

d) ustalenia i ostateczny termin składania projektów.

2. Na potrzeby wyboru projektów i przyznawania dotacji instytucja odpowiedzialna zapewnia powiadamianie potencjalnych beneficjentów o następujących szczególnych warunkach dotyczących projektów przewidzianych do realizacji:

a) zasady kwalifikowalności wydatków;

b) limit czasowy przeznaczony na realizację; oraz

c) informacje finansowe i pozostałe informacje, które należy przechowywać i przekazywać.

Przed podjęciem decyzji w sprawie przyznania dotacji, instytucja odpowiedzialna upewnia się, że beneficjent końcowy i/lub partnerzy w ramach projektu są w stanie spełnić powyższe warunki.

3. Instytucja odpowiedzialna dba, aby dotacje przyznawane były projektom, które poddane zostały analizie pod względem formalnym, technicznym i budżetowym oraz ocenie jakościowej, z zastosowaniem kryteriów określonych w zaproszeniu do składania ofert. Przyczyny odrzucenia pozostałych projektów należy ewidencjonować.

4. Państwa członkowskie określają, kto jest uprawniony do przyznawania dotacji projektom, oraz we wszystkich przypadkach przeciwdziałają konfliktom interesów, szczególnie w przypadku, gdy wnioskodawcami są organy krajowe.

5. W treści decyzji w sprawie przyznania dotacji podana zostaje co najmniej nazwa beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, istotne szczegóły projektu oraz jego cele operacyjne, maksymalna wysokość kwoty finansowania ze środków Funduszu oraz maksymalny udział we współfinansowaniu łącznego kwalifikowalnego kosztu.

6. Każdy z wnioskodawców otrzymuje pisemne powiadomienie o wynikach procedury wyboru wraz z uzasadnieniem decyzji podjętych w ramach wyboru. O ile przewiduje to prawodawstwo krajowe, w powiadomieniu wskazana zostaje właściwa procedura rewizyjna.

Artykuł  10

Umowy o dotację zawierane z beneficjentami końcowymi w przypadku, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu przyznającego

1. Instytucja odpowiedzialna określa szczegółowe procedury zarządzania projektami, obejmujące m.in.:

a) podpisywanie umów o dotację z wybranymi beneficjentami końcowymi;

b) monitoring umów i wszelkich zmian w umowach poprzez ustanowienie systemu administracyjnego monitoringu projektów (wymiana korespondencji, publikowanie i monitorowanie zmian i ponagleń, odbiór i przetwarzanie sprawozdań itp.).

2. Umowa o dotację określa m.in.:

a) wysokość maksymalnej kwoty dotacji;

b) maksymalny udział procentowy wkładu Wspólnoty, zgodnie z art. 15 ust. 4 aktu podstawowego;

c) szczegółowy opis i harmonogram finansowanego projektu;

d) w odnośnym przypadku, zakres zadań wraz z powiązanymi kosztami, których podwykonawstwo beneficjent końcowy zamierza zlecić osobom trzecim;

e) uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym stały udział procentowy kosztów pośrednich zgodnie z załącznikiem XI dotyczącym zasad kwalifikowalności wydatków;

f) harmonogram i postanowienia w sprawie wykonania umowy (obowiązek w zakresie sprawozdawczości, zmiany i rozwiązanie umowy);

g) cele operacyjne projektu i właściwe wskaźniki;

h) definicję kwalifikowalnych kosztów;

i) warunki płatności dotacji i wymogi z zakresu księgowości;

j) warunki odnośnie do ścieżki audytu;

k) obowiązujące przepisy w kwestii ochrony danych;

l) obowiązujące przepisy w kwestii promocji.

3. W odnośnym przypadku, beneficjenci końcowi zapewniają objęcie wszelkich partnerów w ramach projektu tymi samymi zobowiązaniami, które spoczywają na nich samych. Partnerzy przyjmują własną odpowiedzialność poprzez osobę beneficjenta końcowego, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za dotrzymanie warunków umowy przez siebie samego oraz wszystkich parterów w ramach projektu.

Beneficjenci końcowi obowiązani są przechowywać poświadczone kopie dokumentacji księgowej uzasadniającej przychody i wydatki partnerów w związku z danym projektem.

4. W treści umów o dotację wyraźnie określone zostaną uprawnienia Komisji i Trybunału Obrachunkowego do przeprowadzania kontroli wszystkich beneficjentów, partnerów w ramach projektu i podwykonawców, w oparciu o dokumenty i w ich pomieszczeniach.

Artykuł  11 ²

Umowy na wykonawstwo

Przy udzielaniu zamówień na realizację projektów organy państwowe, regionalne lub lokalne, podmioty prawa publicznego, stowarzyszenia utworzone przez jeden lub wiele takich organów lub podmiotów prawa publicznego działają zgodnie z właściwymi zasadami i przepisami unijnymi i krajowymi dotyczącymi zamówień publicznych.

Organy inne niż te, o których mowa w ustępie pierwszym, udzielają zamówień na realizację projektów w oparciu o odpowiednie działania publikacyjne mające zagwarantować zgodność z zasadą przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Zamówienia o wartości poniżej 100.000 EUR mogą być udzielane pod warunkiem że dany organ wymaga co najmniej trzech ofert. Bez uszczerbku dla obowiązujących zasad krajowych zamówienia o wartości poniżej 5.000 EUR nie podlegają żadnym obowiązkom proceduralnym.

Artykuł  12

Określanie ostatecznej wysokości wkładu Wspólnoty

Na potrzeby kalkulacji kwoty ostatniej płatności na rzecz beneficjenta końcowego przyjmuje się, iż łączna wysokość wkładu Wspólnoty dla każdego projektu równa jest najniższej z trzech następujących kwot:

a) maksymalnej kwocie określonej w umowie o dotację;

b) maksymalnej kwocie współfinansowania równej iloczynowi łącznego kwalifikowanego kosztu właściwego projektu i udziału procentowego określonego w art. 15 ust. 4 aktu podstawowego (tj. 50 % lub 75 %); oraz

c) kwocie wynikającej z zastosowania zasady non-profit w rozumieniu ppkt I.3.3 załącznika XI.

Artykuł  13

Pomoc techniczna

1. Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji, o której mowa w art. 16 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

2. Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich, o której mowa w art. 17 aktu podstawowego, może być do 100 % finansowana ze środków Funduszu.

3. Pomoc techniczna z inicjatywy Komisji lub państw członkowskich może przybierać formę udzielanego zamówienia, wynagrodzeń dla rzeczoznawców i/lub wszelkich wydatków administracyjnych podlegających zasadom kwalifikowalności określonym w części III, rozdział 1.

Artykuł  14

Wydatki na pomoc techniczną w przypadku instytucji wspólnej

1. W przypadku gdy jedna lub większa liczba wyznaczonych instytucji jest wspólna dla dwóch lub większej liczby funduszy spośród czterech wymienionych, kwoty wyasygnowane z tytułu wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego mogą ulec częściowemu lub całkowitemu scaleniu.

2. Wydatki na pomoc techniczną są dzielone między właściwe fundusze, w optymalnym wariancie w oparciu o proste oraz reprezentatywne wzory podziału. Zastosowanie takich wzorów nie może prowadzić do zwiększenia maksymalnej kwoty wydatków na pomoc techniczną dla każdego zaangażowanego programu rocznego.

Artykuł  15

Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną

1. Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję odpowiedzialną lub w ramach jej zakresu odpowiedzialności zgodnie z art. 27 ust. 1 lit. g) aktu podstawowego obejmują, zależnie od potrzeby, administracyjne, finansowe, techniczne i fizyczne aspekty projektów.

Weryfikacje mają za zadanie zapewnić zgodność deklarowanych wydatków ze stanem faktycznym oraz potrzebami projektu, zgodność zrealizowanych już projektów z umowami o dotację, zgodność wkładu Wspólnoty z odnośnymi zasadami, szczególnie w zakresie struktury finansowania określonej w art. 15 aktu podstawowego, a także poprawność wniosków o zwrot kosztów składanych przez beneficjenta końcowego oraz zgodność projektów i wydatków z zasadami wspólnotowymi i krajowymi, jak również uniknięcie podwójnego finansowania wydatków w ramach innych programów wspólnotowych i krajowych oraz innych okresów programowania.

Ponadto w zakres weryfikacji wchodzi:

a) administracyjna i finansowa weryfikacja każdego wniosku o zwrot kosztów składanego przez beneficjentów końcowych;

b) weryfikacja, przynajmniej w oparciu o reprezentatywną próbkę, dokumentacji uzupełniającej, obejmującej wszystkie działy budżetu, dołączonej do umowy o dotację, a także weryfikacja istotności, prawidłowości i kwalifikowalności wydatków, przychodów i kosztów pokrytych przez dochód przeznaczony na określony cel deklarowanych przez beneficjentów końcowych;

c) weryfikacja poszczególnych projektów na miejscu, przynajmniej w oparciu o próbę reprezentującą odpowiednie połączenie różnych typów i rozmiarów projektów, i z uwzględnieniem wszelkich uprzednio zdefiniowanych czynników ryzyka, w celu uzyskania uzasadnionego stopnia pewności co do legalności i prawidłowości transakcji, które legły u ich podstaw, biorąc pod uwagę stopień ryzyka określony przez instytucje odpowiedzialną.

Weryfikacje określone w lit. a) i b) nie są wymagane w przypadku, gdy beneficjent końcowy zobowiązany zostaje do przedłożenia zaświadczenia o przeprowadzeniu audytu przez niezależnego audytora, obejmującego wszystkie aspekty opisane w lit. a) i b).

2. Wszystkie weryfikacje są protokołowane, ze wskazaniem na przeprowadzone czynności, datę, wyniki oraz działania podjęte wobec stwierdzonych błędów. Instytucja odpowiedzialna odpowiada za przechowywanie i zapewnienie Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu dostępu do wszelkiej dokumentacji uzupełniającej na temat przeprowadzonych weryfikacji przez okres pięciu lat od zakończenia projektu. Bieg tego okresu zostaje wstrzymany w przypadku postępowania sądowego lub na należycie uzasadnione żądanie Komisji.

3. W przypadku gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu wdrażającego w ramach programu rocznego, zgodnie z definicją w art. 7 ust. 3, weryfikacje, o których mowa w ust. 1, przeprowadzane są zgodnie z zasadą właściwego podziału funkcji.

Artykuł  16

Ścieżka audytu

1. Na potrzeby art. 27 ust. 1 lit. k) aktu podstawowego ścieżka audytu uznana zostaje za właściwą, o ile spełnia następujące kryteria:

a) umożliwia uzgodnienie kwot poświadczonych wobec Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi i dokumentacją uzupełniającą na temat projektów współfinansowanych ze środków Funduszu przechowywaną przez instytucję certyfikującą, instytucję odpowiedzialną, instytucje delegowane i beneficjentów końcowych;

b) umożliwia weryfikację płatności wkładu ze środków publicznych na rzecz beneficjenta końcowego, przydziału i transferu środków wspólnotowych przyznanych w ramach Funduszu oraz źródeł współfinansowania projektu;

c) umożliwia weryfikację stosowania kryteriów wyboru określonych dla danego programu rocznego;

d) w przypadku każdego projektu obejmuje, w miarę konieczności, specyfikacje techniczne, plan finansowania, dokumentację dotyczącą zatwierdzenia dotacji, dokumentację dotyczącą procedur zamówień publicznych oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów.

2. Instytucja odpowiedzialna odpowiada za zapewnienie ewidencji miejsc przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących określonych płatności ze środków Funduszu.

Artykuł  17

Audyty systemów i audyty projektów

1. Audyty, o których mowa w art. 30 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, przeprowadzane są w oparciu o systemy zarządzania i kontroli stworzone przez państwa członkowskie oraz próbę projektów dobraną przy użyciu metody zatwierdzonej przez instytucję audytową.

Metoda doboru próby uwzględnia:

a) odpowiednie połączenie różnych rodzajów i rozmiarów projektów;

b) wszelkie czynniki ryzyka zidentyfikowane przez kontrole wspólnotowe lub krajowe, a także zweryfikowane aspekty kosztów i korzyści.

Próba obejmuje również, przynajmniej w stosunku proporcjonalnym, projekty realizowane przez instytucję odpowiedzialną występującą w roli organu wdrażającego.

Wykorzystana metoda doboru próby zostaje udokumentowana.

2. Audyt systemów zarządzania i kontroli obejmie przynajmniej raz przed rokiem 2013 każdy z następujących procesów: programowanie, delegację zadań, wybór i przyznawanie, monitoring projektów, płatności, poświadczanie wydatków, sprawozdawczość dla Komisji, wykrywanie i postępowanie w przypadku potencjalnych nieprawidłowości oraz ocenę programów.

3. Audyty projektów przeprowadzane są na miejscu, w oparciu o dokumentację i księgowość prowadzoną przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu. Celem audytów jest ustalenie, czy:

a) projekty odpowiadają kryteriom wyboru dla danego programu rocznego, są realizowane zgodnie z umową o dotację oraz spełniają wszelkie wymagane warunki odnośnie do funkcjonalności, zastosowania lub wyznaczonych celów;

b) zadeklarowane wydatki odpowiadają zapisom księgowym i dokumentacji uzupełniającej przechowywanej przez beneficjenta końcowego i/lub partnerów w ramach projektu, a zapisy księgowe zgodne są z dokumentacją uzupełniającą prowadzoną przez instytucję odpowiedzialną lub organ delegowany;

c) poszczególne pozycje wydatków odpowiadają wymogom kwalifikowalności określonym w załączniku XI, wymogom określonym w ramach krajowej procedury wyboru, warunkom umowy o dotację i faktycznie wykonanym pracom, a także, w odnośnych przypadkach, innym wymogom wspólnotowym i krajowym;

d) zastosowanie lub zamierzone zastosowanie projektu odpowiada celom, działaniom lub środkom, o których mowa w art. 2, 3, 4, 5 i 17 aktu podstawowego, i, w odnośnych przypadkach, obejmuje docelową populację;

e) wkład publiczny lub prywatny został wypłacony beneficjentowi końcowemu zgodnie z art. 15 ust. 2 aktu podstawowego;

f) istnieje właściwa ścieżka audytu;

g) nie występują konflikty interesów oraz uzyskano rozwiązanie opłacalne, szczególnie w tych przypadkach, gdy instytucja odpowiedzialna występuje w roli organu wdrażającego dla projektu.

4. Na poczet kwoty wydatków audytowanej zgodnie z art. 30 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego mogą być zaliczane wyłącznie wydatki w zakresie audytu, przeprowadzanego w trybie określonym w ust. 3. W przypadku gdy audyt przeprowadzany jest przed zakończeniem projektu, na potrzeby kalkulacji wskaźnika pokrycia uwzględnione zostają wyłącznie faktycznie zaudytowane wydatki.

5. W przypadku gdy wykryte problemy wydają się mieć charakter systemowy, co może pociągać za sobą ryzyko dla innych projektów, instytucja audytowa zapewnia przeprowadzenie dalszych czynności kontrolnych, w tym, w razie potrzeby, dodatkowych audytów w celu ustalenia skali takich problemów. Konieczne środki zapobiegawcze i naprawcze podjęte zostają przez właściwe instytucje.

6. Instytucja audytowa sporządza wnioski w oparciu o wyniki audytu w związku z wydatkami zadeklarowanymi wobec Komisji oraz przekazuje takie wnioski Komisji w ramach rocznego sprawozdania z audytu. W przypadku programów rocznych, dla których wskaźnik błędu przekracza poziom istotności 2 % wkładu Wspólnoty, instytucja audytowa przeprowadza analizę znaczenia takiego błędu i podejmuje konieczne środki, włącznie ze sporządzeniem odpowiednich zaleceń, które podawane zostają przynajmniej w rocznym sprawozdaniu z audytu.

Artykuł  18

Weryfikacje przeprowadzane przez instytucję certyfikującą

1. W przypadku gdy instytucja audytowa wydaje w związku z funkcjonowaniem systemu zarządzania i kontroli opinię z zastrzeżeniami lub opinię negatywną, instytucja certyfikująca obowiązana jest ustalić, czy informacja taka została przesłana Komisji. Instytucja ta zapewnia także wdrożenie właściwego planu działania przez instytucję odpowiedzialną w celu przywrócenia skutecznie działających systemów zarządzania i kontroli oraz oceny wpływu wad systemu na deklarację wydatków.

2. W przypadku gdy wniosek o płatność lub deklaracja zwrotu kosztów nie zostają zatwierdzone przez instytucję audytową na potrzeby końcowego sprawozdania z realizacji programu rocznego, instytucja certyfikująca zapewnia niezwłoczne sporządzenie prawidłowego wniosku o płatność lub deklaracji zwrotu kosztów.

ROZDZIAŁ  3

Wymagane informacje odnośnie do wykorzystania środków Funduszu

Artykuł  19

Zasada proporcjonalności

1. Zgodnie z art. 10 ust. 2 aktu podstawowego zakres przekazywania Komisji dostępnych państwom członkowskim informacji na temat wykorzystania środków Funduszu w ramach dokumentacji omawianej w niniejszym rozdziale może być proporcjonalny do kwoty wkładu Wspólnoty przydzielonego danemu państwu członkowskiemu, a w razie potrzeby informacje takie mogą być składane w formie skróconej.

2. Na żądanie Komisji państwa członkowskie obowiązane są jednak składać bardziej szczegółowe informacje. Komisja może zażądać takich informacji, jeżeli uzna je za konieczne do skutecznego wypełniania zobowiązań, jakie nakłada na nią akt podstawowy i rozporządzenie finansowe.

Artykuł  20

Opis systemów zarządzania i kontroli

1. Opis systemów zarządzania i kontroli, o którym mowa w art. 31 ust. 4 i art. 32 ust. 2 aktu podstawowego, jest składany według wzoru przedstawionego w załączniku I.

2. Instytucja odpowiedzialna zatwierdza opis systemów wdrażanych przez instytucje delegowane. Każda z wyznaczonych instytucji obowiązana jest poświadczyć poprawność opisu systemów zarządzania i kontroli, który jej dotyczy. Ponadto instytucja audytowa poświadcza również kompletność opisu.

3. W trakcie sprawdzania opisu Komisja może występować o wyjaśnienia i proponować środki mające zapewnić zgodność z przepisami aktu podstawowego. W razie potrzeby urzędnicy Komisji lub upoważnieni przedstawiciele Komisji mogą przeprowadzać kontrole na miejscu.

4. W przypadku gdy dla dwóch lub większej liczby funduszy spośród czterech wymienionych występuje ta sama instytucja odpowiedzialna lub gdy dla dwóch lub większej liczby tych funduszy stosuje się wspólny system, składany może być opis wspólnych systemów zarządzania i kontroli ze wskazaniem ewentualnych cech szczególnych.

Artykuł  21

Zmiana opisu systemów zarządzania i kontroli

1. 3 Instytucja odpowiedzialna powiadamia Komisję w drodze oficjalnego pisma o wszelkich istotnych zmianach w systemach zarządzania i kontroli oraz przesyła Komisji najszybciej jak to możliwe, lecz najpóźniej z chwilą wejścia takich zmian w życie, zmieniony opis systemu zarządzania i kontroli.

2. Zmianami istotnymi są zmiany, które mogą mieć wpływ na podział funkcji, skuteczność wyboru, mechanizmy przyznawania, kontroli i płatności, a także na kontakty z Komisją. Należą do nich w szczególności zmiany w jednej z wyznaczonych instytucji, w systemie księgowym oraz w procesach płatności i poświadczania.

3. Systemy zarządzania i kontroli zmieniane są z zachowaniem tej samej procedury, którą określa art. 20.

Artykuł  22

Dokumentacja programowania

1. Państwa członkowskie przedkładają Komisji program wieloletni opisany w art. 19 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku II.

2. Państwa członkowskie przedkładają Komisji programy roczne opisane w art. 21 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku III.

3. Plany finansowe dołączane do programu wieloletniego przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety określone wytycznymi strategicznymi.

Plany finansowe dołączane do programów rocznych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na kategorie działań określone w art. 4 ust. 1 aktu podstawowego, z podaniem odniesienia do priorytetów.

Artykuł  23

Zmiana rozbicia danych finansowych w programach rocznych

1. 4 W celu zmiany programu rocznego zatwierdzonego przez Komisję zgodnie z art. 21 ust. 5 aktu podstawowego dane państwo członkowskie przedkłada Komisji zmieniony projekt programu rocznego najpóźniej trzy miesiące przed końcem okresu kwalifikowalności. Komisja sprawdza i w jak najszybszym terminie zatwierdza zmieniony program zgodnie z procedurą określoną w art. 21 ust. 5 aktu podstawowego.

2. Zmiany rozbicia danych finansowych bez zmiany programu rocznego w trybie określonym w ust. 1 nie mogą przekraczać 10 % łącznego wkładu ze środków Funduszu i są dopuszczalne wyłącznie w okolicznościach uzasadnionych przyczynami, na które instytucja odpowiedzialna nie ma wpływu. Stosowne wyjaśnienie na temat wszelkich takich zmian przedstawione zostaje w sprawozdaniu okresowym i/lub sprawozdaniu końcowym z realizacji programu rocznego.

Artykuł  24 ⁵

Sprawozdania okresowe i końcowe z realizacji programów rocznych i wniosków o płatność

1. Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania okresowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 39 ust. 4 aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku IV.

2. Państwa członkowskie przedkładają Komisji sprawozdania końcowe z realizacji programu rocznego i wniosków o płatność, o których mowa w art. 40 ust. 1 lit. b) aktu podstawowego, według wzoru przedstawionego w załączniku V.

3. 6 Tabele finansowe dołączane do sprawozdań okresowych i końcowych przedstawiają kwoty budżetowe w rozbiciu na priorytety i szczególne priorytety określone wytycznymi strategicznymi.

4. 7 W odniesieniu do art. 39 ust. 3 i 4 aktu podstawowego, łączna suma płatności w ramach prefinansowania dokonywanych na rzecz danego państwa nie przekracza 90 % łącznej kwoty przydzielonej takiemu państwu członkowskiemu w decyzji finansowej zatwierdzającej program roczny.

W przypadku gdy dane państwo członkowskie przeznaczyło ze środków krajowych kwotę niższą niż łączna kwota przydzielona w decyzji finansowej zatwierdzającej program roczny, łączna suma płatności w ramach prefinansowania nie przekracza 90 % kwoty przeznaczonej ze środków krajowych.

Artykuł  25

Dokumentacja sporządzana przez instytucję audytową

1. 8 Strategia audytowa, o której mowa w art. 30 ust. 1 lit. c), sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku VI. Wszelkie zmiany do strategii audytu przedłożonej zgodnie z art. 30 ust. 1 lit. c) aktu podstawowego i zatwierdzonej przez Komisję przesyłane są Komisji najszybciej jak to możliwe. Zmienioną strategię audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI, zaznaczając wprowadzane zmiany.

2. 9 Z wyjątkiem sytuacji, gdy każdy z dwóch poprzednich programów rocznych przyjętych przez Komisję odpowiada rocznemu wkładowi Wspólnoty poniżej 1 mln EUR, począwszy od 2010 r. instytucja audytowa przedkłada roczny plan audytu przed dniem 15 lutego każdego roku. Plan audytu sporządza się zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku VI. Państwa członkowskie nie są zobowiązane do ponownego przedkładania strategii audytu przy okazji przedstawiania rocznych planów audytu. W przypadku połączonej strategii audytu, o której mowa w art. 30 ust. 2 aktu podstawowego, można przedłożyć połączony plan audytu.

3. Sprawozdanie z audytu i opinie, o których mowa w art. 30 ust. 3 lit. a) i 30 ust. 3 lit. b) aktu podstawowego, sporządzone zostają w oparciu o audyty systemów i audyty projektów przeprowadzone zgodnie ze strategią audytu, według wzorów przedstawionych w załączniku VII części A i B.

4. Podstawę dla deklaracji zawierającej ocenę zasadności, o której mowa w art. 30 ust. 3 lit. c) aktu podstawowego, stanowi ogół czynności audytorskich zrealizowanych przez instytucję audytową oraz, w razie konieczności, dodatkowych kontroli. Deklaracja zawierająca ocenę zasadności sporządzana jest według wzoru przedstawionego w załączniku VII części C.

5. W przypadku ograniczenia możliwości kontroli lub gdy poziom wykrytych nieprawidłowych wydatków nie pozwala na wydanie opinii bez zastrzeżeń na potrzeby rocznej opinii, o której mowa w art. 30 ust. 3 lit. b) aktu podstawowego, lub deklaracji, o której mowa w lit. c) tego samego artykułu, instytucja audytowa podaje przyczyny problemu oraz ocenia jego skalę i skutki finansowe.

Artykuł  26 ¹⁰

Dokumentacja sporządzana przez instytucję certyfikującą

1. Poświadczenie dotyczące wniosku o drugą płatność zaliczkową, o której mowa w art. 39 ust. 4 aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem VIII.

2. Poświadczenie dotyczące wniosku o płatność końcową, o której mowa w art. 40 ust. 1 lit. a) aktu podstawowego, sporządzane jest przez instytucję certyfikującą i przesyłane Komisji przez instytucję odpowiedzialną w formie zgodnej z załącznikiem IX.

ROZDZIAŁ  4

Zgłaszanie nieprawidłowości

Artykuł  27

Wstępna sprawozdawczość - odstępstwa

1. Państwa członkowskie zgłaszają Komisji, według wzorów przedstawionych w załącznikach IV i V, wszelkie nieprawidłowości będące przedmiotem pierwszego ustalenia administracyjnego lub sądowego w sprawozdaniach okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych.

Sprawozdanie powinno zawierać odniesienia do:

a) właściwego Funduszu, programu rocznego i projektu;

b) naruszonego przepisu;

c) terminu i źródła pierwszej informacji, która doprowadziła do powstania podejrzenia popełnienia nieprawidłowości;

d) praktyk zastosowanych do popełnienia nieprawidłowości;

e) w razie potrzeby, faktu, czy to wspomniane praktyki spowodowały powstanie podejrzenia popełnienia nadużycia finansowego;

f) sposobu wykrycia nieprawidłowości;

g) odnośnej kwoty wkładu Wspólnoty.

Nie muszą być natomiast zgłaszane następujące przypadki, z wyłączeniem przypadków, w których zachodzi podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego:

a) przypadki nieprawidłowości dotyczących kwot obciążających budżet ogólny Wspólnot Europejskich poniżej 10.000 EUR;

b) przypadki nieprawidłowości polegającej wyłącznie na niezrealizowaniu części lub całości projektu stanowiącego część programu rocznego ze względu na bankructwo beneficjenta końcowego;

c) przypadki, o których beneficjent końcowy powiadomił instytucję odpowiedzialną z własnej woli, przed lub po wypłaceniu środków publicznych, i przed ich wykryciem przez instytucję odpowiedzialną;

d) przypadki wykryte i naprawione przez instytucję odpowiedzialną przed jakimikolwiek wypłatami środków publicznych na rzecz beneficjenta końcowego i przed uwzględnieniem odnośnych wydatków w przedkładanej Komisji deklaracji wydatków.

2. Na żądanie Komisji państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

a) ewentualnego zaangażowania innych państw członkowskich i państw trzecich;

b) okresu lub momentu, w którym doszło do popełnienia danej nieprawidłowości;

c) instytucji lub organów krajowych, które sporządziły oficjalne sprawozdanie na temat danej nieprawidłowości, oraz instytucji odpowiedzialnych za monitoring administracyjny lub sądowy;

d) daty pierwszego ustalenia administracyjnego lub sądowego danej nieprawidłowości;

e) tożsamości zaangażowanych osób fizycznych i prawnych lub wszelkich innych uczestniczących podmiotów, z wyłączeniem przypadków gdy informacje takie są nieistotne na potrzeby zwalczania nieprawidłowości, z uwzględnieniem charakteru przedmiotowej nieprawidłowości;

f) łącznego budżetu i kwoty wkładu ze środków publicznych zatwierdzonego dla danego projektu oraz podziału jego współfinansowania na wkład wspólnotowy i krajowy;

g) kwoty wkładu ze środków publicznych, której dotyczy dana nieprawidłowość, oraz odpowiadającej jej kwoty wkładu Wspólnoty objętej ryzykiem;

h) w przypadku gdy określonym osobom lub innym podmiotom nie zostały wypłacone środki publiczne, o których mowa w lit. g), kwot, które zostałyby nienależnie wypłacone w razie niewykrycia nieprawidłowości;

i) ewentualnego zawieszenia płatności i możliwości ich odzyskania;

j) charakteru nieprawidłowych wydatków.

3. W przypadku niedostępności niektórych informacji, o których mowa w ust. 2, w szczególności odnośnie do praktyk wykorzystanych do popełnienia nieprawidłowości oraz sposobu wykrycia nieprawidłowości, państwa członkowskie w miarę możliwości dostarczają brakujących informacji przy okazji przedkładania Komisji kolejnych sprawozdań na temat nieprawidłowości.

Artykuł  28

Sprawozdawczość na temat monitoringu - nieodzyskane płatności

1. W związku ze wszelkimi wcześniejszymi sprawozdaniami składanymi w trybie określonym w art. 27 państwa członkowskie powiadamiają Komisję o procedurach wdrożonych w związku ze wszelkimi zgłaszanymi uprzednio nieprawidłowościami oraz o wynikających z nich istotnych zmianach. Informacje takie przedkładane są w ramach sprawozdań okresowych lub końcowych z realizacji programów rocznych według wzorów przedstawionych w załącznikach IV i V.

Sprawozdanie winno zawierać informację na temat kwot odzyskanych lub kwot, których odzyskanie jest spodziewane.

2. Na żądanie Komisji państwa członkowskie w każdym przypadku dostarczają dodatkowych szczegółowych informacji odnośnie do:

a) wszelkich środków doraźnych podjętych przez państwa członkowskie celem zabezpieczenia odzyskania nienależnie wypłaconych kwot;

b) wszelkich procedur sądowych i administracyjnych wdrożonych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych kwot i nałożenia sankcji;

c) przyczyn wszelkich przypadków rezygnacji z wdrożenia procedur odzyskiwania;

d) przyczyn wszelkich przypadków rezygnacji z wniesienia oskarżenia.

Państwa członkowskie informują Komisję o wszelkich decyzjach administracyjnych lub sądowych w sprawie zamknięcia takich procedur lub głównych kwestiach poruszonych w ramach takiej decyzji, a w szczególności określają, czy z ustaleń wynika, że powstało podejrzenie popełnienia nadużycia finansowego.

Artykuł  29

Kontakty z państwami członkowskimi

1. Komisja utrzymuje odpowiednie kontakty z zainteresowanymi państwami członkowskimi na potrzeby uzupełniania dostarczanych informacji na temat nieprawidłowości, o których mowa w art. 27, oraz na temat procedur, o których mowa w art. 28, w związku z możliwością odzyskania płatności.

2. Niezależnie od kontaktów, o których mowa w ust. 1, Komisja powiadamia państwa członkowskie o wystąpieniu przypadków nieprawidłowości, których charakter wskazuje, że te same lub podobne praktyki mogłyby wystąpić w innych państwach członkowskich.

Artykuł  30

Korzystanie z informacji

1. Komisja może korzystać ze wszelkich informacji o charakterze ogólnym lub operacyjnym przekazywanych przez państwa członkowskie na mocy niniejszej decyzji w celu przeprowadzania analiz pod kątem ryzyka, oraz, w oparciu o uzyskane informacje, sporządzać sprawozdania i tworzyć systemy wczesnego ostrzegania służące skuteczniejszej identyfikacji ryzyka.

2. Komisja regularnie informuje zainteresowane państwa członkowskie o sposobie wykorzystania informacji w trybie określonym w ust. 1.

ROZDZIAŁ  5

Informacja i promocja

Artykuł  31

Informacje dla potencjalnych beneficjentów końcowych

1. Instytucja odpowiedzialna zapewnia szerokie rozpowszechnianie podstawowych wskazówek na temat programów wieloletnich i rocznych, włącznie ze szczegółowymi informacjami na temat zaangażowanych wkładów finansowych, a także ich udostępnianie wszystkim zainteresowanym stronom.

Instytucja odpowiedzialna może jednak podjąć decyzję o utajnieniu wewnętrznych ustaleń z zakresu zarządzania określonych w programie wieloletnim lub programach rocznych, a także wszelkich innych informacji dotyczących wdrożenia Funduszu, ze względów bezpieczeństwa publicznego.

2. Instytucja odpowiedzialna udostępnia potencjalnym beneficjentom końcowym co najmniej następujące informacje:

a) wymagane kryteria kwalifikowalności do finansowania w ramach programu rocznego;

b) opis procedur rozpatrywania wniosków o finansowanie i odnośne terminy;

c) kryteria wyboru projektów do finansowania;

d) osoby kontaktowe mogące udzielić informacji na temat programów rocznych.

Ponadto instytucja odpowiedzialna powiadamia potencjalnych beneficjentów końcowych o publikacji, o której mowa w art. 33 ust. 2 lit. b).

Artykuł  32

Informacje dla beneficjentów końcowych

Instytucja odpowiedzialna powiadamia beneficjentów końcowych, że przyjęcie finansowania jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na ich wymienienie na liście beneficjentów końcowych publikowanej zgodnie z art. 33 ust. 2 lit. b).

Artykuł  33

Odpowiedzialność instytucji odpowiedzialnej w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej

1. Instytucja odpowiedzialna zapewnia wdrożenie środków z zakresu informacji i promocji przy wykorzystaniu mediów o jak największym zasięgu, z zastosowaniem różnych form i metod komunikacji na odpowiednim poziomie terytorialnym.

2. Instytucja odpowiedzialna organizuje co najmniej następujące środki z zakresu informacji i promocji:

a) przynajmniej jedną akcję informacyjną rocznie, prezentującą, poczynając od roku 2008, uruchomienie programu wieloletniego lub osiągnięcia programu(-ów) rocznego(- ych);

b) coroczną publikację, przynajmniej na stronie internetowej, listy beneficjentów końcowych, nazw projektów oraz przyznanych im kwot finansowania publicznego i wspólnotowego.

Osoby należące do grup docelowych określonych w art. 7 aktu podstawowego nie zostają wymienione. Adres strony internetowej zostaje podany do wiadomości Komisji.

Artykuł  34

Odpowiedzialność beneficjentów końcowych w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby opinii publicznej

1. Beneficjent końcowy obowiązany jest podać do wiadomości publicznej, przy pomocy środków określonych w ust. 2, 3 i 4, fakt otrzymania pomocy ze środków Funduszu.

2. Beneficjent końcowy obowiązany jest wystawić widoczną stałą tablicę dużego formatu w terminie do trzech miesięcy od ukończenia każdego projektu spełniającego poniższe warunki:

a) całkowity wkład Wspólnoty w ramach projektu przekracza 100.000 EUR; oraz

b) operacja obejmuje zakup obiektu fizycznego bądź finansowanie infrastruktury lub projektów budowlanych.

Na tablicy powinien zostać podany rodzaj oraz nazwa projektu. Ponadto informacje określone w art. 35 powinny zajmować przynajmniej 25 % powierzchni tablicy.

3. W przypadku gdy projekt otrzymuje środki finansowe w ramach programu rocznego współfinansowanego ze środków Funduszu, beneficjent końcowy obowiązany jest powiadomić o takich środkach finansowych wszystkich uczestników projektu.

4. Wszelkie dokumenty dotyczące takich projektów, w tym certyfikaty uczestnictwa lub inne certyfikaty, zawierają wzmiankę wskazującą na współfinansowanie danego projektu ze środków Funduszu.

Artykuł  35

Specyfikacja techniczna działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby operacji

Wszelkie działania informacyjne i promocyjne kierowane do beneficjentów końcowych, potencjalnych beneficjentów końcowych i opinii publicznej obejmują:

1) godło Unii Europejskiej, odpowiadające standardom graficznym określonym w załączniku X, a także wskazanie na Unię Europejską;

2) wskazanie na Fundusz;

3) oświadczenie o treści określonej przez instytucję odpowiedzialną, podkreślające wartość dodaną, jaką stanowi wkład Wspólnoty.

W przypadku małych elementów promocyjnych lub elementów promocyjnych związanych z dwoma lub więcej spośród czterech funduszy nie stosuje się przepisów ust. 1 i 3.

ROZDZIAŁ  6

Dane osobowe

Artykuł  36

Ochrona danych osobowych

1. Państwa członkowskie i Komisja podejmują wszelkie konieczne środki w celu zapobieżenia nieuprawnionemu ujawnianiu lub nieuprawnionemu dostępowi do informacji, o których mowa w art. 27 ust. 1 lit. h) aktu podstawowego, informacji gromadzonych przez Komisję w trakcie kontroli przeprowadzanych na miejscu oraz informacji, o których mowa w rozdziale 4.

2. Informacje, o których mowa w rozdziale 4, nie mogą być przesyłane osobom innym niż te, które w ramach państw członkowskich lub instytucji wspólnotowych mają do nich dostęp z racji pełnionych obowiązków, o ile państwo członkowskie dostarczające takiej informacji w sposób wyraźny nie udzieli zgody na takie przesłanie.

ROZDZIAŁ  7

Elektroniczna wymiana dokumentów

Artykuł  37 ¹¹

Elektroniczna wymiana dokumentów

Oprócz podpisanych wersji papierowych dokumentów, o których mowa w rozdziale 3, informacje przesyła się również drogą elektroniczną.

Artykuł  38

System informatyczny do wymiany dokumentów

1. W przypadku stworzenia przez Komisję systemu informatycznego do bezpiecznej wymiany danych pomiędzy Komisją a każdym z państw członkowskich na potrzeby realizacji Funduszu państwa członkowskie zostają powiadomione i, na własne żądanie, włączone w budowę każdego takiego systemu informatycznego.

2. Komisja i wyznaczone instytucje, wraz z organami, do których takie zadanie zostało oddelegowane, rejestrują dokumenty, o których mowa w rozdziale 3, w systemie informatycznym, o którym mowa w ust. 1.

3. Ponadto państwa członkowskie mogą zostać poproszone o dobrowolne dostarczanie informacji, o których mowa w art. 27 i 28, przy użyciu określonego istniejącego systemu zarządzanego przez Komisję w celu gromadzenia danych o nieprawidłowościach wykrywanych w ramach funduszy strukturalnych.

4. Wszelkie koszty z tytułu połączenia wspólnego systemu informatycznego z krajowymi, regionalnymi i lokalnymi systemami informatycznymi, a także wszelkie koszty z tytułu przystosowania krajowych, regionalnych i lokalnych systemów do wymogów technicznych wspólnego systemu stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 17 aktu podstawowego.

CZĘŚĆ  III

PRZEPISY SZCZEGÓLNE DLA EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU POWROTÓW IMIGRANTÓW

ROZDZIAŁ  1

Kryteria kwalifikowalności

Artykuł  39

Kryteria kwalifikowalności

1. W celu ustalenia kwalifikowalności wydatków w związku z działaniami finansowanymi w ramach programów rocznych, o których mowa w art. 35 ust. 4 aktu podstawowego, stosowane są kryteria określone w załączniku XI.

2. Kryteria te mają zastosowanie w przypadku wydatków ponoszonych przez beneficjentów końcowych; stosuje się je odpowiednio do wydatków ponoszonych przez partnerów w ramach projektu.

3. Państwa członkowskie mogą stosować krajowe kryteria kwalifikowalności, które są bardziej rygorystyczne od kryteriów określonych niniejszą decyzją.

Do Komisji należy ocena, czy mające zastosowanie krajowe kryteria kwalifikowalności spełniają niniejszy warunek.

CZĘŚĆ  IV

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł  40

Adresaci

Niniejsza decyzja skierowana jest do Królestwa Belgii, Republiki Bułgarii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Irlandii, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Rumunii, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji i Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.

Sporządzono w Brukseli dnia 5 marca 2008 r.

	W imieniu Komisji
	Franco FRATTINI
	Wiceprzewodniczący Komisji

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 45.

⁽²⁾ Dz.U. L 281 z 23.11.1995, s. 31. Dyrektywa zmieniona rozporządzeniem (WE) nr 1882/2003 (Dz.U. L 284 z 31.10.2003, s. 1).

⁽³⁾ Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 292 z 15.11.1996, s. 2.

⁽⁵⁾ Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 1.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 144 z 6.6.2007, s. 22.

⁽⁷⁾ Dz.U. L 168 z 28.6.2007, s. 18.

⁽⁸⁾ Dz.U. L 330 z 15.12.2007, s. 48.

⁽⁹⁾ Dz.U. C 316 z 27.11.1995, s. 49.

⁽¹⁰⁾ Dz.U. L 160 z 30.6.2000, s. 1. Rozporządzenie ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 681/2007 (Dz.U. L 159 z 20.6.2007, s. 1).

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK  I

 WZÓR OPISU SYSTEMÓW ZARZĄDZANIA I KONTROLI

grafika

ZAŁĄCZNIK  II

 WZÓR PROGRAMU WIELOLETNIEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  III

  ¹² WZÓR PROGRAMU ROCZNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  IV

  ¹³ WZÓR SPRAWOZDANIA OKRESOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROCZNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  V

  ¹⁴ WZÓR SPRAWOZDANIA KOŃCOWEGO Z REALIZACJI PROGRAMU ROCZNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  VI

 WZÓR STRATEGII AUDYTU

grafika

ZAŁĄCZNIK  VII

 WZÓR SPRAWOZDANIA INSTYTUCJI AUDYTOWEJ

grafika

ZAŁĄCZNIK  VIII

  ¹⁵ WZÓR POŚWIADCZENIA DRUGIEJ PŁATNOŚCI ZALICZKOWEJ

grafika

ZAŁĄCZNIK  IX

  ¹⁶ WZÓR POŚWIADCZENIA PŁATNOŚCI KOŃCOWEJ

grafika

ZAŁĄCZNIK  X

 WYTYCZNE DOTYCZĄCE GODŁA I DEFINICJA STANDARDOWEJ KOLORYSTYKI

grafika

ZAŁĄCZNIK  XI

  ¹⁷ KRYTERIA KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW EUROPEJSKI FUNDUSZ POWROTÓW IMIGRANTÓW

I. Przepisy ogólne

I.1. Zasady podstawowe

1. Zgodnie z aktem podstawowym wydatek jest kwalifikowalny, gdy:

a) mieści się w ramach Funduszu i jego celów, jak określono w art. 1, 2 i 3 aktu podstawowego;

b) dotyczy kwalifikowalnych działań i środków wymienionych w art. 4 i 5 aktu podstawowego;

c) jest konieczny do realizacji działań objętych projektem, stanowiących część programów wieloletnich i rocznych, zatwierdzonych przez Komisję;

d) jest uzasadniony i zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności, opłacalności oraz efektywności kosztowej;

e) został poniesiony przez beneficjenta końcowego lub partnerów w ramach projektu, którzy muszą prowadzić działalność zarejestrowaną w jednym z państw członkowskich, co nie dotyczy organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca. Zgodnie z art. 39 ust. 2 niniejszej decyzji przepisy dotyczące beneficjenta końcowego stosuje się mutatis mutandis wobec partnerów w ramach projektu;

f) jest związany z grupami docelowymi określonymi w art. 7 aktu podstawowego;

g) został poniesiony zgodnie z odpowiednimi postanowieniami umowy o dotację.

2. W przypadku działań wieloletnich w rozumieniu art. 15 ust. 6 aktu podstawowego jedynie część działania współfinansowanego w ramach programu rocznego jest uznawana za projekt, do którego zastosowanie mają zasady kwalifikowalności.

3. Projekty wspierane przez Fundusz nie są finansowane z innych źródeł objętych budżetem Wspólnoty. Projekty wspierane przez Fundusz są współfinansowane ze źródeł publicznych lub prywatnych.

I.2. Budżet projektu

Budżet projektu przedstawiany jest w następujący sposób:

Wydatki Przychody
+ Koszty bezpośrednie (KB)	+ Wkład WE (określony jako najniższy z trzech wartości wskazanych w art. 12 niniejszej decyzji)
+ Koszty pośrednie (stały udział KB, określony w umowie o dotację)
	+ Wkład beneficjenta końcowego oraz partnerów w ramach projektu
	+ Wkład osób trzecich
	+ Zyski wygenerowane przez projekt
= Łączny kwalifikowalny koszt (ŁKK)	= Przychody całkowite (PC)

Budżet jest zbilansowany: łączny kwalifikowalny koszt równy jest przychodom całkowitym.

I.3. Przychody i zasada braku zysku (ang. Non-Profit Principle)

1. Projekty wspierane przez Fundusz nie mogą być nastawione na zysk (non-profit). Jeżeli na koniec projektu źródła przychodów (w tym otrzymane zyski) przekroczą wydatki, wkład Funduszu w projekt zostanie odpowiednio zredukowany. Wszystkie źródła przychodu projektu muszą zostać odnotowane w księgach beneficjenta końcowego lub dokumentach podatkowych, a także muszą być identyfikowalne i dostępne do kontroli.

2. Przychody projektu pochodzą z wszystkich wkładów finansowych przyznanych na projekt przez Fundusz, ze źródeł publicznych lub prywatnych, w tym własnego wkładu beneficjenta końcowego, oraz ze wszelkich zysków otrzymanych w ramach projektu. Na potrzeby niniejszej zasady, zyski te obejmują przychody projektu w okresie kwalifikowalności, zgodnie z punktem I.4, ze sprzedaży, dzierżawy, usług, opłat oraz innych podobnych przychodów.

3. Wkład Wspólnoty wynikający ze stosowania zasady braku zysku, jak określono w art. 12 lit. c) niniejszej decyzji, jest równy "łącznemu kwalifikowalnemu kosztowi" pomniejszonemu o "wkład osób trzecich" oraz "zyski otrzymane w ramach projektu".

I.4. Okres kwalifikowalności

1. Koszty związane z projektem muszą zostać poniesione, a odpowiednie płatności (poza amortyzacją) dokonane po dniu 1 stycznia roku wskazanego w decyzji o finansowaniu, zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności trwa do dnia 30 czerwca roku N⁽¹⁾ + 2, co oznacza, że koszty związane z projektem muszą zostać poniesione przed tym dniem.

2. Wyjątek od okresu kwalifikowalności określonego w ust. 1 dotyczy pomocy technicznej dla państw członkowskich (zob. punkt IV.3).

I.5. Rejestrowanie wydatków

1. Wydatki odpowiadają płatnościom beneficjenta końcowego. Muszą one mieć postać operacji finansowych (gotówkowych), z wyjątkiem amortyzacji.

2. Zasadniczo wydatki powinny być potwierdzone rachunkami. Jeżeli jest to niemożliwe, wydatki powinny być potwierdzone dokumentami księgowymi lub dokumentami uzupełniającymi o równorzędnej wartości ewidencyjnej.

3. Wydatki muszą być identyfikowalne i weryfikowalne. W szczególności muszą być:

a) zarejestrowane w księgach beneficjenta końcowego;

b) określone zgodnie z odpowiednimi standardami rachunkowości kraju siedziby beneficjenta końcowego oraz zwyczajową praktyką księgowania kosztów beneficjenta końcowego; oraz

c) zadeklarowane zgodnie z wymogami odpowiednich przepisów podatkowych i socjalnych.

4. W stosownych przypadkach beneficjenci końcowi są zobowiązani do przechowywania poświadczonych kopii dokumentów księgowych, potwierdzających przychody osiągnięte i wydatki poniesione przez partnerów w związku z danym projektem.

5. Przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, o których mowa w ust. 2-4, musi być zgodne z krajowymi przepisami o ochronie danych.

I.6. Zasięg terytorialny

1. Wydatki na działania i środki określone w art. 4 i 5 aktu podstawowego muszą zostać poniesione:

a) przez beneficjentów końcowych określonych w pkt I.1 ust. 1 lit. e); oraz

b) na terytorium państw członkowskich lub państw trzecich.

2. Partnerzy w ramach projektu, którzy prowadzą działalność zarejestrowaną w kraju trzecim, mogą uczestniczyć w projektach jedynie na zasadzie bezkosztowej, z wyjątkiem międzynarodowych organizacji sektora publicznego ustanowionych w drodze porozumień międzyrządowych oraz specjalnych agencji ustanowionych przez takie organizacje, Międzynarodowego Komitetu Czerwonego Krzyża oraz Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.

II. Kategorie wydatków kwalifikowalnych (na poziomie projektu)

II.1. Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne

Bezpośrednie wydatki kwalifikowalne projektu stanowią koszty, które - biorąc pod uwagę ogólne zasady kwalifikowalności określone w części I - są identyfikowalne jako konkretne koszty związane bezpośrednio z realizacją projektu. Koszty bezpośrednie muszą być uwzględnione w prognozie całkowitego budżetu projektu.

Kwalifikowalne są następujące koszty bezpośrednie:

II.1.1. Koszty personelu

1. Koszty personelu oddelegowanego do projektu odpowiadające płacom realnym powiększonym o składki na zabezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe są kwalifikowalne, pod warunkiem że odpowiadają polityce zwyczajowo stosowanej przez beneficjenta w zakresie wynagrodzeń.

2. W przypadku organizacji międzynarodowych kwalifikowalne koszty personelu mogą obejmować świadczenia na pokrycie ustawowych zobowiązań i uprawnień w zakresie wynagrodzenia.

3. Odpowiednie koszty wynagrodzeń personelu organów publicznych stanowią koszty kwalifikowalne w stopniu, w jakim są związane z kosztami zadań, które nie byłyby realizowane przez dany organ publiczny, gdyby nie przystąpiono do realizacji danego projektu; personel ten musi być oddelegowany lub przydzielony do realizacji projektu na mocy pisemnej decyzji beneficjenta końcowego.

4. Koszty personelu muszą być szczegółowo określone w planie budżetowym, z podaniem stanowisk i liczby personelu.

II.1.2. Koszty podróży i utrzymania

1. Koszty podróży i utrzymania są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie w przypadku personelu i innych osób, które uczestniczą w działaniach związanych z projektem i których podróże są konieczne dla realizacji projektu.

2. Koszty podróży są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych poniesionych kosztów. Stawki zwrotu kosztów muszą bazować na najtańszej formie transportu publicznego, a przeloty - z zasady - są dopuszczalne tylko w przypadku podróży na odległość ponad 800 km (podróż w obie strony) lub gdzie uwarunkowania geograficzne uzasadniają podróż samolotem. Przy korzystaniu z prywatnego samochodu, zwrot ma miejsce z reguły na podstawie kosztu transportu publicznego lub stawki kilometrowej, zgodnie z opublikowanymi przepisami w tym zakresie w danym państwie członkowskim lub stosowanymi przez beneficjenta końcowego.

3. Koszty utrzymania są kwalifikowalne na podstawie rzeczywistych kosztów lub diety dziennej. Jeżeli organizacja posiada własne stawki dzienne (dodatek z tytułu kosztów utrzymania), stosuje się je do limitów określonych przez państwo członkowskie zgodnie z krajowym ustawodawstwem i praktyką. Dodatek z tytułu kosztów utrzymania obejmuje koszty transportu lokalnego (w tym taksówek), zakwaterowanie, posiłki, lokalne rozmowy telefoniczne oraz wydatki różne.

II.1.3. Wyposażenie

II.1.3.1. Zasady ogólne

1. Koszty związane z nabyciem sprzętu są kwalifikowalne tylko, jeżeli są konieczne do realizacji projektu. Sprzęt musi mieć właściwości techniczne wymagane do spełnienia przez projekt odpowiednich norm i standardów.

2. Wybór pomiędzy leasingiem, dzierżawą a zakupem zawsze musi się opierać na zasadzie wyboru najtańszej opcji. Niemniej jednak zakup dopuszcza się, jeśli leasing lub wynajem nie jest możliwy ze względu na krótki okres trwania projektu lub szybki spadek wartości.

II.1.3.2. Dzierżawa i leasing

Wydatki związane z dzierżawą i leasingiem są kwalifikowalne do współfinansowania zgodnie z przepisami państwa członkowskiego, ustawodawstwa krajowego oraz praktyki krajowej, a także okresem dzierżawy lub leasingu na potrzeby projektu.

II.1.3.3. Zakup

1. Jeżeli zakup sprzętu odbywa się w trakcie trwania projektu, w budżecie należy wskazać, czy finansowanie obejmuje pełen koszt, czy jedynie tą część amortyzacji sprzętu, która odpowiada okresowi użycia na potrzeby projektu oraz stawce rzeczywistego zużycia w ramach projektu. W drugim przypadku obliczeń dokonuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami krajowymi.

2. Koszty sprzętu nabytego przed rozpoczęciem projektu, lecz użytkowanego na potrzeby projektu, są kwalifikowalne w wysokości amortyzacji. Koszty te nie są jednak kwalifikowalne, jeżeli sprzęt został nabyty z dotacji Wspólnoty.

3. W przypadku poszczególnych elementów, których koszt jest niższy niż 20.000 EUR, kwalifikowalny jest całkowity koszt nabycia, pod warunkiem że, poza należycie uzasadnionymi przypadkami, sprzęt został zakupiony wcześniej niż w trzech ostatnich miesiącach projektu. Poszczególne elementy, których koszt jest równy lub wyższy niż 20.000 EUR, kwalifikowalne są jedynie na podstawie amortyzacji. W drodze odstępstwa od powyższych warunków w przypadku środków transportu, których koszt jest niższy niż 250.000 EUR, kwalifikowalny jest całkowity koszt nabycia.

II.1.4. Nieruchomości

II.1.4.1. Zasady ogólne

W przypadku zakupu, budowy, remontu lub najmu nieruchomości, nieruchomość musi charakteryzować się danymi technicznymi wymaganymi w projekcie oraz spełniać odpowiednie normy i standardy.

II.1.4.2. Zakup, budowa, remont

1. Jeżeli nabycie nieruchomości jest konieczne do realizacji projektu i jest w sposób oczywisty związane z jego celami, zakup nieruchomości, tzn. gotowych budynków, lub budowa nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania na podstawie wysokości pełnych lub częściowych kosztów lub na podstawie amortyzacji pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:

a) od niezależnego rzeczoznawcy majątkowego lub uprawnionego organu urzędowego należy uzyskać opinię stwierdzającą, że cena nie przekracza wartości rynkowej, zaświadczającą, że nieruchomość jest zgodna z przepisami krajowymi, lub określającą punkty, w których takiej zgodności nie ma, a które beneficjent końcowy ma zamiar usunąć w ramach projektu;

b) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty przed rozpoczęciem projektu;

c) nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie na cele określone w projekcie przez okres nie krótszy niż 10 lat po dacie zakończenia projektu, chyba że Komisja postanowi inaczej w konkretnym przypadku współfinansowania pełnych lub częściowych kosztów; w przypadku współfinansowania na podstawie amortyzacji okres ten skraca się do 5 lat;

d) zakup nieruchomości musi odbywać się zgodnie z zasadami odpowiedniego stosunku wartości do ceny i rentowności oraz musi zostać uznany za proporcjonalny do celu, któremu ma służyć realizacja projektu;

e) w przypadku współfinansowania na podstawie amortyzacji kwalifikowalna jest część amortyzacji tych aktywów odpowiadająca okresowi ich użytkowania w ramach projektu oraz poziomowi rzeczywistego wykorzystania przez projekt; amortyzację oblicza się zgodnie z krajowymi przepisami o rachunkowości.

2. Wydatki na remont, renowację i modernizację nieruchomości kwalifikują się do współfinansowania odpowiadającego pełnym lub częściowym kosztom lub na podstawie amortyzacji. W przypadku kosztów remontu zastosowanie mają jedynie warunki c) i e) w ust. 1.

II.1.4.3. Najem

Najem nieruchomości stanowi koszt kwalifikowalny do współfinansowania, jeżeli istnieje wyraźny związek między najmem a celami danego projektu, pod następującymi warunkami, bez uszczerbku dla stosowania surowszych przepisów krajowych:

a) nieruchomość nie została nabyta z dotacji Wspólnoty;

b) nieruchomość będzie wykorzystywana jedynie w celu realizacji projektu. W przeciwnym razie kwalifikowalna jest tylko część kosztów odpowiadająca wykorzystaniu w ramach projektu.

II.1.5. Towary konsumpcyjne, zaopatrzenie i usługi ogólne

Koszty nabycia towarów konsumpcyjnych, zaopatrzenia i usług ogólnych są kwalifikowalne, pod warunkiem że można je zidentyfikować oraz że są bezpośrednio potrzebne do realizacji projektu.

II.1.6. Podwykonawstwo

1. Jako zasadę ogólną należy przyjąć, że beneficjenci końcowi muszą posiadać możliwość samodzielnego zarządzania projektem. Kwota odpowiadająca zadaniom podzlecanym w ramach projektu musi zostać wyraźnie wskazana w umowie o dotację.

2. Wydatki związane z następującymi rodzajami podwykonawstwa są niekwalifikowalne do współfinansowania przez Fundusz:

a) podwykonawstwo zadań związanych z ogólnym zarządzaniem projektem;

b) podwykonawstwo, które zwiększa koszty projektu bez dodania proporcjonalnej wartości;

c) podwykonawstwo przez pośredników lub doradców z zapłatą określaną jako udział łącznego kosztu projektu, chyba że taka zapłata jest uzasadniona przez beneficjenta końcowego poprzez odniesienie do rzeczywistej wartości świadczonej pracy lub usług.

3. W każdym przypadku podwykonawcy muszą zobowiązać się do dostarczenia wszystkim instytucjom audytowym i kontrolnym wszelkich wymaganych informacji w związku z wykonywanymi działaniami.

II.1.7. Koszty wynikające bezpośrednio z wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym

Koszty ponoszone w celu spełnienia wymogów związanych ze współfinansowaniem unijnym, na przykład w związku z upublicznieniem, przejrzystością, oceną projektu, audytem zewnętrznym, gwarancjami bankowymi, tłumaczeniami itd. są kwalifikowalne jako koszty bezpośrednie.

II.1.8. Wynagrodzenie ekspertów

Koszty obsługi prawnej, notarialnej oraz dotyczące ekspertów technicznych i finansowych są kwalifikowalne.

II.1.9. Szczególne wydatki związane zgrupami docelowymi

1. Szczególne wydatki na rzecz grup docelowych zgodnie ze środkami wyszczególnionymi w art. 5 aktu podstawowego polegają na pełnym lub częściowym wsparciu w formie:

a) zwrotu kosztów poniesionych przez beneficjenta na rzecz grup docelowych;

b) pokrycia kosztów poniesionych przez osoby powracające, które beneficjent końcowy zwraca osobom powracającym; lub

c) wypłaty bezzwrotnych kwot ryczałtowych (tak jak w przypadku ograniczonego wsparcia na rozpoczęcie działalności gospodarczej oraz zachęt finansowych dla osób powracających, opisanych w art. 5 ust. 8 i 9 aktu podstawowego).

2. Wydatki te są kwalifikowalne pod następującymi warunkami:

a) beneficjent końcowy przechowuje wymagane informacje oraz dowody na to, że osoby otrzymujące wsparcie należą do szczególnych grup docelowych określonych w art. 5 aktu podstawowego i znajdują się w opisanej tam sytuacji, co sprawia, że kwalifikują się do otrzymania takiej pomocy;

b) beneficjent końcowy przechowuje wymagane informacje na temat osób powracających otrzymujących pomoc, aby umożliwić odpowiednią identyfikację tych osób, datę ich powrotu do kraju; przechowuje także dowody na to, że osoby te otrzymały wspomnianą pomoc;

c) beneficjent końcowy przechowuje dowody udzielenia wsparcia (takie jak faktury i rachunki), a w przypadku kwot ryczałtowych przechowuje dowody, że dane osoby otrzymały takie wsparcie.

Przechowywanie i przetwarzanie wyżej wymienionych informacji musi odbywać się zgodnie z krajowymi przepisami o ochronie danych.

3. Środki pomocowe otrzymane po powrocie do kraju trzeciego, takie jak szkolenia i pomoc w znalezieniu zatrudnienia, krótkoterminowe środki potrzebne w procesie reintegracji oraz pomoc udzielana po powrocie, opisane odpowiednio w art. 5 ust. 5, 8 i 9 aktu podstawowego, nie mogą być stosowane przez dłużej niż 12 miesięcy od powrotu obywatela kraju trzeciego.

II.2. Pośrednie wydatki kwalifikowalne

1. Kwalifikowalne koszty pośrednie działania to koszty, które - przy poszanowaniu warunków kwalifikowalności określonych w pkt I.1 ust. 1 - nie mogą zostać uznane za koszty specyficzne działania, związane bezpośrednio z jego realizacją.

2. W drodze odstępstwa od pkt I.1 ust. 1 lit. e) i pkt I.5 koszty pośrednie poniesione podczas realizacji działania mogą się kwalifikować do finansowania na podstawie ryczałtu ustalonego w wysokości co najwyżej 7 % kwoty całkowitych kosztów kwalifikowalnych.

3. Organizacje otrzymujące dotacje na działalność z budżetu Unii nie mogą włączyć kosztów pośrednich do swojego planu budżetowego.

III. Wydatki niekwalifikowalne

Następujące koszty są niekwalifikowalne:

a) VAT, chyba że beneficjent końcowy udowodni, że nie jest w stanie go odzyskać;

b) zysk z kapitału, zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia, odsetki od debetu, prowizje z tytułu wymiany walut oraz straty z tego tytułu, rezerwy na straty lub potencjalne przyszłe zobowiązania, należne odsetki, wątpliwe wierzytelności, mandaty, kary finansowe, koszty postępowania sądowego oraz zbyt wysokie lub nieuzasadnione wydatki;

c) koszty reprezentacyjne wyłącznie dla personelu projektu. Uzasadnione koszty goszczenia na imprezach towarzyskich w interesie projektu, na przykład na koniec projektu lub spotkania grupy sterującej projektem, są dopuszczalne;

d) koszty zadeklarowane przez beneficjenta końcowego objęte innym projektem lub programem prac dotowanym przez Wspólnotę;

e) zakup ziemi;

f) wkłady rzeczowe.

IV. Pomoc techniczna z inicjatywy państw członkowskich

1. Wszelkie koszty konieczne do wdrożenia Funduszu przez instytucję odpowiedzialną, instytucję delegowaną, instytucję audytową, instytucję certyfikującą i inne organy wspierające wykonanie działań wymienionych w ust. 2 są kwalifikowalne w ramach pomocy technicznej w zakresie określonym w art. 17 aktu podstawowego.

2. Obejmuje to następujące środki:

a) wydatki związane z przygotowaniem, wyborem, wyceną, zarządzaniem i monitoringiem działań;

b) wydatki związane z audytami i kontrolami na miejscu obejmującymi działania lub projekty;

c) wydatki związane z oceną działań lub projektów;

d) wydatki związane z informacją, rozpowszechnianiem i przejrzystością działań;

e) wydatki z tytułu nabycia, instalacji i obsługi komputerowych systemów zarządzania, monitoringu i oceny Funduszu;

f) wydatki na spotkania komitetów monitorujących i podkomitetów związanych z realizacją działań; wydatki te mogą również uwzględniać koszty ekspertów i innych uczestników takich komitetów, w tym uczestników z krajów trzecich, jeśli ich obecność jest konieczna do skutecznej realizacji działań;

g) wydatki na zwiększenie zdolności administracyjnych w zakresie wdrażania Funduszu.

3. Działania i płatności związane z pomocą techniczną muszą zostać wykonane po dniu 1 stycznia roku określonego w decyzji finansowej zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich. Okres kwalifikowalności twa do terminu składania ostatecznych sprawozdań z wykonania programu rocznego.

4. Wszelkie zamówienia muszą być przeprowadzane zgodnie z krajowymi zasadami zamówień publicznych przyjętymi w danym państwie członkowskim.

5. Państwa członkowskie mogą wykorzystać środki na pomoc techniczną dla Funduszu razem ze środkami na pomoc techniczną dla niektórych lub wszystkich czterech Funduszy. Jednakże w tym przypadku tylko część kosztów w związku z realizacją wspólnych środków w ramach tego Funduszu jest kwalifikowalna w ramach Funduszu, a państwo członkowskie zapewnia, że:

a) część kosztów na wspólne środki jest podejmowana z odpowiedniego Funduszu w sposób uzasadniony i weryfikowalny; oraz

b) koszty nie są finansowane podwójnie.

______

⁽¹⁾ Gdzie "N" oznacza rok wskazany w decyzji o finansowaniu zatwierdzającej programy roczne państw członkowskich.

1 Art. 9 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

2 Art. 11 zmieniony przez art. 1 pkt 2 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

3 Art. 21 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 3 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

4 Art. 23 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 decyzji nr 2009/614/WE z dnia 23 lipca 2009 r. (Dz.U.UE.L.09.210.36) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji.

5 Art. 24 zmieniony przez art. 1 pkt 1 decyzji nr 2010/70/UE z dnia 8 lutego 2010 r. (Dz.U.UE.L.10.36.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji.

6 Art. 24 ust. 3 zmieniony przez art. 1 pkt 4 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

7 Art. 24 ust. 4 dodany przez art. 1 pkt 2 decyzji nr 2010/70/UE z dnia 8 lutego 2010 r. (Dz.U.UE.L.10.36.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji.

8 Art. 25 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 5 lit. a) decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

9 Art. 25 ust. 2 zmieniony przez art. 1 pkt 5 lit. b) decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

10 Art. 26 zmieniony przez art. 1 pkt 6 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

11 Art. 37 zmieniony przez art. 1 pkt 7 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

12 Załącznik III zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

13 Załącznik IV zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

14 Załącznik V:

-zmieniony przez art. 1 pkt 2 decyzji nr 2009/614/WE z dnia 23 lipca 2009 r. (Dz.U.UE.L.09.210.36) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

- zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

15 Załącznik VIII zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r. Zmiany częściowo nie zostały naniesione na tekst.

16 Załącznik IX zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem 2 marca 2011 r.

17 Załącznik XI:

-zmieniony przez art. 1 pkt 3 i 4 decyzji nr 2009/614/WE z dnia 23 lipca 2009 r. (Dz.U.UE.L.09.210.36) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

- zmieniony przez art. 1 pkt 8 decyzji nr 2011/177/UE z dnia 2 marca 2011 r. (Dz.U.UE.L.11.77.32) zmieniającej nin. decyzję z dniem notyfikacji.

- zmieniony przez art. 1 decyzji nr 2012/718/UE z dnia 20 września 2012 r. (Dz.U.UE.L.12.326.17) zmieniającej nin. decyzję z dniem 20 września 2012 r.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2008.167.135
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2008/458/WE ustanawiająca zasady wykonania decyzji nr 575/2007/WE Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiającej Europejski Fundusz Powrotów Imigrantów na lata 2008-2013 jako część programu ogólnego "Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi" w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich, zasad zarządzania administracyjnego i finansowego oraz kryteriów kwalifikowalności wydatków na realizację projektów współfinansowanych ze środków Funduszu
• Data aktu: 05/03/2008
• Data ogłoszenia: 27/06/2008
• Data wejścia w życie: 27/06/2008