Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Agencji.
SPRAWOZDANIEdotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielko-skalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Agencji
(Dz.U.UE C z dnia 9 grudnia 2015 r.)
WPROWADZENIE
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI |
| 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: |
| a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe 3 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 4 za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r.; jak również |
| b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. |
| Zadania kierownictwa |
| 4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 5 : |
| a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 6 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zarządzający zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji, po tym jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach. |
| b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - podejmowanie kroków prawnych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. |
| Zadania Trybunału |
| 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie 7 , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. |
| 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone w celu zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. Sporządzając niniejsze sprawozdanie zawierające poświadczenie wiarygodności, Trybunał uwzględnił wyniki badania sprawozdania finansowego Agencji, przeprowadzonego przez niezależnego audytora zewnętrznego zgodnie z przepisami art. 208 ust. 4 rozporządzenia finansowego UE 8 . |
| 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i właściwą podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. |
| Opinia na temat wiarygodności rozliczeń |
| 8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2014 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. |
| Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń |
| 9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2014 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
| Objaśnienie uzupełniające dotyczące wiarygodności rozliczeń |
| 10. Nie podważając opinii wyrażonej w pkt 8, Trybunał pragnie zwrócić uwagę na wycenę systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II), wizowego systemu informacyjnego (VIS) i systemu Eurodac w sprawozdaniu Agencji. Główne zadanie Agencji stanowi zarządzanie operacyjne tymi systemami. Wobec braku wiarygodnych i kompletnych informacji dotyczących całkowitego kosztu budowy tych systemów, w sprawozdaniu finansowym Agencji ujęto ich wartości księgowe netto, zgodnie z wartościami zaksięgowanymi przez Komisję, a pod koniec roku wartości te uaktualniono (około 6,6 mln euro w dniu przekazania środków oraz 2,1 mln euro w dniu 31 grudnia 2014 r.). Wartości te odnoszą się głównie do sprzętu komputerowego i gotowych składników oprogramowania i nie obejmują kosztów opracowania oprogramowania (zob. pkt 6.3.1 informacji dodatkowej do rocznego sprawozdania finansowego Agencji). |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 15 września 2015 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK IDziałania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
| 2013 | Objaśnienie uzupełniające dotyczące wiarygodności rozliczeń 11. Nie podważając opinii wyrażonej w pkt 9, Trybunał pragnie zwrócić uwagę na wycenę systemu informacyjnego Schengen drugiej generacji (SIS II), wizowego systemu informacyjnego (VIS) i systemu Eurodac w sprawozdaniu Agencji. Komisja powierzyła Agencji zarządzanie operacyjne tymi systemami w maju 2013 r. w drodze transakcji nieobejmującej wymiany. Stanowi ono główne zadanie Agencji. Wobec braku wiarygodnych i kompletnych informacji dotyczących całkowitego kosztu budowy tych systemów, w sprawozdaniu finansowym Agencji ujęto ich wartości księgowe netto, zgodnie z wartościami zaksięgowanymi przez Komisję, a pod koniec roku wartości te uaktualniono. Wartości te odnoszą się głównie do sprzętu komputerowego i gotowych składników oprogramowania i nie obejmują kosztów opracowania oprogramowania (zob. pkt 6.3.1 informacji dodatkowej do rocznego sprawozdania finansowego Agencji). | nie dotyczy |
| 2013 | Na koniec roku opracowywanie i wdrażanie standardów kontroli wewnętrznej Agencji były w toku. Zarząd zatwierdził te standardy w czerwcu 2014 r. | zrealizowane |
| 2013 | Rzeczowe aktywa trwałe nie są objęte ochroną ubezpieczeniową, z wyjątkiem siedziby w Tallinie, która jest ubezpieczona od pożaru. | w trakcie realizacji |
| 2013 | Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję Komisja była odpowiedzialna za ustanowienie i początkowe funkcjonowanie Agencji do czasu uzyskania przez nią autonomii finansowej w dniu 22 maja 2013 r. Migracja danych dotyczących środków na zobowiązania i środków na płatności z Komisji do Agencji była procesem złożonym, a uzgadnianie danych w systemach księgowych Komisji i Agencji ostatecznie zakończyło się w czerwcu 2014 r. Miało to wpływ na planowanie wydatków Agencji i przygotowanie wstępnej wersji sprawozdania finansowego. | nie dotyczy |
| 2013 | Zgodnie z ostatecznym sprawozdaniem finansowym Agencji wskaźniki wykonania budżetu wyniosły 96 % w przypadku środków na zobowiązania oraz 67 % w przypadku środków na płatności. Z uwagi na fakt, że całkowity roczny budżet Agencji został wykonany przez Komisję, oraz na różnice pomiędzy strukturami budżetów Komisji i Agencji nie można było dokonać bardziej szczegółowej analizy w odniesieniu do poszczególnych tytułów budżetu za 2013 r. | nie dotyczy |
| 2013 | Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Agencję kraje włączone we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących Eurodac zobowiązane są wnosić wkład do budżetu Agencji. W 2013 r., choć państwa stowarzyszone w ramach układu z Schengen korzystały już z systemów zarządzanych przez Agencję, wciąż toczyły się negocjacje z Komisją. | w trakcie realizacji |
| 2013 | Siedziba Agencji mieści się co prawda w Tallinie (gdzie znajduje się 46 zajmowanych stanowisk), lecz działalność operacyjna prowadzona jest w Strasburgu (gdzie znajduje się 79 zajmowanych stanowisk). Umieszczenie całego personelu w jednej lokalizacji przyniosłoby prawdopodobnie zwiększenie efektywności zarządzania i oszczędność kosztów administracyjnych. | nie dotyczy (poza kontrolą Agencji) |
| 2013 | Nie podpisano jeszcze umowy w sprawie siedziby pomiędzy Agencją a państwem przyjmującym (Estonią), w której sprecyzowano by warunki prowadzenia działalności przez Agencję i jej personel, a w czasie przeprowadzania kontroli negocjacje w tej sprawie wciąż trwały. | zrealizowane |
ZAŁĄCZNIK IIEuropejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (Tallin)
Europejska Agencja ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (Tallin)
| Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 74, art. 77 ust. 2 lit. a) i b), art. 78 ust. 2 lit. e), art. 79 ust. 2 lit. c), art. 82 ust. 1 lit. d), art. 85 ust. 1, art. 87 ust. 2 lit. a) i art. 88 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Przyczynianie się do stworzenia obszaru swobodnego przepływu osób poprzez ściślejszą współpracę dotyczącą kwestii transgranicznych, takich jak azyl, imigracja, kontrola graniczna, a także współpraca sądowa i policyjna w sprawach karnych. |
| Kompetencje Agencji (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1077/ 2011) | Na podstawie ustanawiającego Agencję rozporządzenia (UE) nr 1077/2011 z dnia 25 października 2011 r. i bez uszczerbku dla odpowiednich obowiązków przypadających Komisji i państwom członkowskim na mocy aktów ustawodawczych regulujących wielkoskalowe systemy informatyczne, cele Agencji obejmują zapewnienie: a) skutecznego, bezpiecznego i nieprzerwanego działania wielkoskalowych systemów informatycznych (obecnie są to: system informacyjny Schengen drugiej generacji (SIS II), wizowy system informacyjny (VIS) i wielkoskalowa baza danych Eurodac do porównywania odcisków palców w celu skutecznego stosowania konwencji dublińskiej); b) efektywnego i rozliczalnego zarządzania wielkoskalowymi systemami informatycznymi; c) odpowiednio wysokiej jakości usług oferowanych użytkownikom wielkoskalowych systemów informatycznych; d) ciągłości i nieprzerwanego funkcjonowania; e) wysokiego poziomu ochrony danych, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami, w tym przepisami szczególnymi odnoszącymi się do każdego z wielkoskalowych systemów informatycznych; f) odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych i bezpieczeństwa fizycznego, zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami, w tym przepisami szczególnymi odnoszącymi się do każdego z wielkoskalowych systemów informatycznych; g) korzystania z odpowiedniej struktury zarządzania projektami do skutecznego rozwijania wielkoskalowych systemów informatycznych. |
| Zarządzanie | 1. Zarząd W skład zarządu Agencji wchodzi po jednym członku wyznaczonym przez każde z państw członkowskich, dwóch przedstawicieli Komisji oraz po jednym członku z każdego państwa włączonego we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących Eurodac. Zarząd zapewnia wykonywanie zadań przez Agencję, w tym powołuje, a w stosownych przypadkach również odwołuje, dyrektora wykonawczego. 2. Dyrektor wykonawczy Dyrektor wykonawczy Agencji jest powoływany przez zarząd na podstawie listy spełniających warunki kandydatów wyłonionych w otwartym konkursie zorganizowanym przez Komisję. Dyrektor wykonawczy zarządza Agencją i ją reprezentuje. W tym celu dyrektor wykonawczy w pełni odpowiada za realizację zadań powierzonych Agencji i podlega corocznej procedurze udzielenia przez Parlament Europejski absolutorium z wykonania budżetu. 3. Grupy doradcze: grupa doradcza ds. SIS II, grupa doradcza ds. VIS i grupa doradcza ds. Eurodac W skład grup doradczych wchodzi po jednym przedstawicielu każdego z państw członkowskich i Komisji oraz po jednym członku z każdego państwa włączonego we wdrażanie, stosowanie i rozwijanie dorobku Schengen oraz środków dotyczących Eurodac. Grupy doradcze wspomagają zarząd, zapewniając wiedzę fachową w zakresie wielkoskalowych systemów informatycznych, w szczególności podczas przygotowywania rocznego programu prac oraz rocznego sprawozdania z działalności. 4. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. 5. Kontrola wewnętrzna Jednostka audytu wewnętrznego Agencji. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady. |
| Środki udostępnione Agencji w roku 2014 (2013) | Budżet 59,38 (61,35) mln euro (środki na zobowiązania) 64,91 (34,38) mln euro (środki na płatności), w tym dotacja Unii: 100 % (100 %) Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2014 r. Stanowiska zatwierdzone: - 120 (120) pracowników tymczasowych - 8 (6) pracowników kontraktowych - 6 (6) oddelegowanych ekspertów krajowych Stanowiska obsadzone: - 119 (120) pracowników tymczasowych - 5 (5) pracowników kontraktowych - 5 (3) oddelegowanych ekspertów krajowych |
| Produkty i usługi w roku 2014 (2013) | Produkty i usługi w 2014 r. obejmowały: - zarządzanie operacyjne i rozwijanie systemów SIS II, VIS i Eurodac, - wsparcie techniczne: zapewnienie usług pierwszej linii wsparcia użytkownikom wszystkich systemów zarządzanych przez Agencję, - monitorowanie i zmiany odpowiednich umów o gwarantowanym poziomie usług w odniesieniu do takich systemów zarządzanych przez Agencję, - zapewnienie koordynacji, bezpieczeństwa i nadzoru relacji pomiędzy państwami członkowskimi a dostawcą usług sieciowych zapewniającym infrastrukturę łączności dla systemów SIS II, VIS i Eurodac (sieć sTESTA), - uczestnictwo w przygotowaniach do projektowania, opracowania i wdrażania nowych systemów, - statystyka: terminowe i rzetelne dostarczanie danych statystycznych i informacji na temat funkcjonowania systemów, zgodnie z odpowiednimi podstawami prawnymi, - sprawozdawczość: wypełnianie wszystkich zobowiązań sprawozdawczych określonych w rozporządzeniu ustanawiającym oraz w dokumentach stanowiących podstawy prawne dotyczące systemów informatycznych zarządzanych przez Agencję, - monitorowanie nowych technologii i rozwiązań istotnych dla zarządzania operacyjnego i rozwijania systemów SIS II, VIS, Eurodac i innych wielkoskalowych systemów informatycznych, - szkolenie: zapewnienie organom krajowym planów szkoleń opracowanych "na miarę" na temat systemów informatycznych zarządzanych przez Agencję, - ustanowienie, wraz z państwami członkowskimi, nieformalnej sieci ekspertów ds. bezpieczeństwa w celu wymiany wczesnych ostrzeżeń w przestrzeni cybernetycznej i przykładów najlepszych praktyk oraz zarządzania incydentami zagrażającymi bezpieczeństwu. |
| Źródło: Załącznik przekazany przez Agencję. | |
ODPOWIEDZI AGENCJI
Agencja w międzyczasie znacznie poprawiła swoje możliwości monitorowania i wdrażania przeniesień. Szacuje się, że liczba i odsetek anulowań zmniejszy się w 2015 r. w porównaniu z 2014 r.
Agencja ściśle przestrzegała rozporządzenia finansowego, jeśli chodzi o przeniesienia, co skutkowało zarówno automatycznymi, jak i nieautomatycznymi przeniesieniami w stopniu na jaki pozwala zasada jednoroczności.
W przypadku przeniesień nieautomatycznych do oddziału w Strasburgu zostały one zatwierdzone przez zarząd w oparciu o odpowiednio uzasadnioną propozycję przedstawioną przez Agencję zgodnie ze stosownymi przepisami.
Podczas oceny ilości przenoszonych zobowiązań należy podkreślić zróżnicowany charakter środków w tytule III. Już w 2013 r., po uzyskaniu niezależności finansowej, zobowiązania C8, wynoszące do 40 mln euro, przeniesiono z DG HOME do Agencji. W tym samym czasie budżety na 2014 i 2015 r. oraz - zgodnie ze wstępnymi wskazaniami - budżet na 2016 r. będą przewidywać wyrównanie zobowiązań i zapłatę środków do budżetu Agencji. Będzie to stanowiło wyzwanie w zmniejszeniu ilości zobowiązań C8 przenoszonych do tytułu III w najbliższych latach.
| Identyfikator: | Dz.U.UE.C.2015.409.275 |
| Rodzaj: | informacja |
| Tytuł: | Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami Agencji. |
| Data aktu: | 2015-09-15 |
| Data ogłoszenia: | 2015-12-09 |
