Do 15 września poznamy minimalne wynagrodzenia za pracę na 2027 rok. Wtedy też dowiemy się, czy płaca minimalna przebije "magiczną" granicę 5 tys. zł. Nie można jednak zapominać, że jakikolwiek by to nie był wzrost, to i tak przełoży się on na oczekiwania podwyżek wynagrodzeń w sektorze prywatnym i publicznym, a finalnie także na koszty zatrudnienia. Na co dzień nie myślą o tym ani rządzący, ani chyba nawet związki zawodowe. Tym bardziej nie zastanawiają się nad tym sami pracownicy, dla których ważne jest przede wszystkim, ile dostaną „na rękę”, ewentualnie ile im wyjdzie w informacji PIT-11 - a za chwilę, gdy ustawodawca zlikwiduje obowiązek przekazywania tej informacji pracownikowi, to i tego wiedzieć nie będą. Czas więc uświadomić zwłaszcza tych, których decyzje na ten skumulowany wzrost kosztów pracy się przekładają. Tym bardziej, że są koszty, których na pierwszy rzut oka nikt nie łączy z kosztem pracy.
Czytaj również: Coraz wyższa płaca minimalna wpędza firmy i pracowników w szarą strefę>>
Małe i duże brutto, czyli składki i podatki
Na początek wyjaśnijmy jedną zasadniczą kwestię: koszt zatrudnienia pracownika to nie to samo, co koszt wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi. - Koszt zatrudnienia pracownika dla pracodawcy stanowi wynagrodzenie brutto wynikające z umowy o pracę oraz narzuty na wynagrodzenie i wszelkie inne wydatki ponoszone przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem, jak np. szkolenia BHP, badania medycyny pracy, wyposażenie stanowiska pracy, przypadające na pracodawcę dopłaty do PPK, wpłaty na PFRON i odpisy na ZFŚS, a także wszelkie deputaty, dodatki i ryczałty oraz pozapłacowe benefity przynależne pracobiorcy, nagrody jubileuszowe, czy odpis np. na ZFŚS - wyjaśnia doradca podatkowy Przemysław Hinc, szef PJH Doradztwo Gospodarcze sp. z o.o. I dodaje: – W rzeczywistości wynagrodzenie pracownika, to nie tylko ta kwota, która wskazana jest w umowie o pracę, czyli tzw. małe brutto, obejmujące kwotę wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi „na rękę” oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - naliczanych w wynagrodzeniu i zaliczki na PIT, ale obejmuje dodatkowo składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie wypadkowe oraz fundusze (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy) obciążające pracodawcę w związku z zatrudnieniem danego pracownika. Innymi słowy, „duże” brutto obejmuje „małe brutto” i składki płacone do ZUS obciążające pracodawcę, ale niewidoczne dla pracownika, bo nie pokazywane ani w umowie o pracę, ani „na pasku” z wynagrodzeniem.
Jak obliczyć wynagrodzenie krok po kroku - poradnik na przykładach - zobacz w LEX >
- Kwota brutto określona w umowie z pracownikiem nie jest pełnym kosztem, jaki ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem. Na pewno to jest to, co widać od razu i często pracownicy pozostają w przekonaniu, że podwyżka jego wynagrodzenia np. o 100 złotych to też 100 złotych dla pracodawcy - mówi Monika Smulewicz, założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum Collegium Rozwoju HR. Tymczasem, jak podkreśla, pracodawca musi do wynagrodzenia brutto doliczyć jeszcze część składek na ubezpieczenia społeczne finansowaną przez płatnika składek (składka emerytalna 9,76 proc., składka rentowa 6,5 proc, składka wypadkowa ustalona indywidualnie dla płatnika w przedziale między 0,67 a 3,33 proc., składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45 proc. oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,1 proc.). - W sumie daje to dodatkowe ok. 20 proc., które pracodawca musi do kwoty brutto dopłacić. W praktyce oznacza to, że podwyżka 100 zł brutto dla pracownika, to dla pracodawcy faktyczny koszt około 120 zł. W przypadku pracownika, który uczestniczy w PPK pracodawca musi także sfinansować swoją obowiązkową wpłatę, stanowiącą 1,5 proc. wynagrodzenia stanowiącego podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - zaznacza.
Czytaj też w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. >
- Wynagrodzenie za pracę, wynikające z zawartej umowy o pracę, nazywane często też „małym brutto”, różni się od tzw. „dużego brutto”. To „duże brutto” obejmuje więc nie tylko pensję pracownika, składki potrącane z wynagrodzenia i zaliczkę na PIT, ale zawiera też tę część składek na ubezpieczenia społeczne, które dodatkowo opłaca pracodawca za pracownika. Ale nawet pensja miesięczna z tymi narzutami na wynagrodzenie, to nie są wszystkie koszty pracodawcy związane z zatrudnieniem - mówi z kolei Przemysław Hinc. Jak podkreśla, wynagrodzenie pracownika, które widnieje na umowie o pracę jest mniejsze o około 20-22 proc. od faktycznego kosztu wynagrodzenia. A to nie wszystko, bo oprócz tego dochodzą jeszcze wydatki związane z obsługą Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). Tu wprawdzie pracownik wpłaca ze swojego wynagrodzenia pewną niewielką kwotę na rzecz PPK, ale pracodawca dopłaca ze swoich środków od 1,5 proc. do nawet 4 proc. wynagrodzenia brutto pracownika.
Wydatki okresowe
A to wciąż nie są wszystkie wydatki, jakie musi ponieść pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika. Są jeszcze koszty okresowe, jak badania lekarskie: wstępne, okresowe i kontrolne. - Już sama próba zatrudnienia pracownika wiąże się z kosztami po stronie pracodawcy. Zdarza się, że badania wstępne ujawniają brak predyspozycji zdrowotnych ubiegającego się o pracę kandydata na pracownika do podjęcia pracy na stanowisku, do którego aspiruje, a czasem nawet podjęcie jakiejkolwiek pracy. Tymczasem koszt badań wstępnych obciąża finansowo potencjalnego pracodawcę. Nie powinniśmy też zapominać, że nawet zdrowy pracownik, po dłuższej nieobecności w pracy, musi przejść badania lekarskie (np. kobieta wracająca do aktywności zawodowej po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim, albo osoba po dłuższej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą). Tak więc nie dość, że pracodawca płaci za pracownika składki na ubezpieczenia społeczne, w tym chorobowe, to zgodnie z przepisami zobowiązany jest wypłacić mu jeszcze wynagrodzenie za czas choroby, za 33 lub 14 dni i sfinansować badania lekarskie po dłuższej niedyspozycji - podkreśla Przemysław Hinc.
Zasiłek chorobowy - utrata prawa do zasiłku i kontrola zwolnień lekarskich - analiza zmian w 2026 i 2027 roku >
Poza tym, jak przypomina, pracodawca wypłaca wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy przez pracownika, np. za czas urlopu wypoczynkowego, inne dni wolne od pracy, które wynikają z przepisów prawa pracy, w tym zwłaszcza za opiekę nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny, urlopy okolicznościowe. Zazwyczaj, gdy nieobecny pracownik pracy nie wykonuje swoich zadań, ktoś inny pracę za niego musi wykonać - i albo jest to inny pracownik, któremu z tego tytułu przysługuje dodatkowe wynagrodzenie, albo pracodawca musi nająć do pracy inną osobę na zastępstwo. - To jest kolejny koszt leżący po stronie pracodawcy. A przecież fundusz wynagrodzeń musi też uwzględniać nagrody jubileuszowe, odprawy, w tym np. emerytalną, dodatki funkcyjne i stażowe i cały katalog innych świadczeń finansowych, do których zaliczają się też ekwiwalenty i inne świadczenia czy to wynikające wprost z przepisów Kodeksu pracy, czy też z układów zbiorowych - zauważa Hinc.
Kolejne koszty związane są ze szkoleniami BHP - wstępnymi i okresowymi. W tym przypadku częstotliwość szkoleń zależy od stanowiska pracy. - To jest dodatkowy wydatek, który musi ponieść pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika, a którego ten nie widzi na swoim „pasku” z wypłatą - dodaje.
Służba BHP w nowych realiach kontroli PIP – jak przygotować się do kontroli zdalnych i nowych obowiązków - zapraszamy na szkolenie online w LEX >
Do tego katalogu dochodzą różne benefity o charakterze socjalnym, związane z wellbeingiem, ponoszone przez pracodawcę w celu poprawy dobrostanu pracowników, zapewnieniem im lepszego komfortu w miejscu pracy i wypoczynku po pracy, np. owocowe czwartki, karnety fitness, karty lunchowe itd.
Według Przemysława Hinca, są też wydatki niezwiązane bezpośrednio z wynagrodzeniem, ale z zatrudnieniem już tak. Należy do nich wyposażenie stanowiska pracy, jego przygotowanie i utrzymanie w pełnej gotowości, w długim okresie czasu. A czasem oznacza to konieczność dostosowania stanowiska pracy do potrzeb pracobiorców, w tym też osób z niepełnosprawnościami.
- Nierzadko sam proces rekrutacji też bywa kosztotwórczy, czasem wymaga zaangażowania zewnętrznego rekrutera, a później - po zatrudnieniu pracownika – pojawiają się wydatki związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy i obsługą kadr, w tym prowadzenia i archiwizowania akt osobowych - zauważa Hinc. Są też takie fundusze, które muszą tworzyć, albo na które muszą dokonywać wpłat więksi pracodawcy. I wskazuje, że pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, ale nie zatrudniają osób z niepełnosprawnościami są zobowiązani do wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. W tym przypadku roczna wpłata na PFRON wyniosłaby prawie 70 tys. zł. Z kolei zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą dokonywać stałego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. W takim przypadku, jak w naszym przykładzie, odpis na ten fundusz wyniósłby rocznie prawie 150 tys. zł. Natomiast w mniejszych firmach, w których nie tworzy się ZFŚS, pracodawca musi liczyć się z koniecznością wypłaty pracownikom świadczenia urlopowego – w tym roku jest to prawie 3 tys. zł brutto na osobę.
Zobacz w LEX: Efektywny onboarding – model, narzędzia i najlepsze praktyki wdrażania nowych pracowników >
- W małym przedsiębiorstwie każde dodatkowe obciążenie pracodawcy powoduje, że realny przyrost wynagrodzeń, który mógłby nastąpić - nie nastąpi, bo pracodawca musi przewidzieć rezerwę na wszystkie okołopłacowe i pozapłacowe koszty, które sięgają ok. 35 proc. wynagrodzenia brutto. Przy czym warto zwrócić uwagę na to, że te wszystkie dodatkowe obciążenia nałożone na pracodawcę powodują, że kwota wypłacana pracownikowi często stanowi tylko mniej niż połowę faktycznego kosztu zatrudnienia - zaznacza Przemysław Hinc. I dodaje: - Gdyby pracownicy, a zwłaszcza decydenci, mieli świadomość rzeczywistego kosztu zatrudnienia, to może debata o tym, jak kształtować wynagrodzenia przebiegałaby w innej atmosferze, a debata o minimalnym wynagrodzeniu za pracę uwzględniałaby zwłaszcza perspektywę najmniejszych pracodawców.
Jego zdaniem, w dyskusji o koszcie zatrudnienia bardzo często widzi się tylko pensję „na rękę” otrzymywaną przez pracownika, czasem „małe” brutto, co tylko dowodzi wyjątkowej „krótkowzroczności” zabierających głos w dyskursie o rzeczywistych kosztach zatrudnienia. Tymczasem prawdziwe jego koszty są znacznie wyższe, a szczególnie odczuwalne są dla małych i mikroprzedsiębiorców. - Wiele demagogicznych argumentów pojawiło się w dyskusji na temat składki zdrowotnej, tymczasem prawda wygląda tak, że wszystkie składki na ZUS i NFZ (pracownika i pracodawcy), zaliczkę na PIT i inne narzuty na wynagrodzenie oraz pensję „na rękę” finansuje wyłącznie pracodawca. I może to jest ten moment, by w debacie publicznej odejść od fikcji płacowo/składkowej, bo nie opera się ona na racjonalnych argumentach – kwituje.
Zobacz też w LEX: Przegląd projektów rozporządzeń i ustaw z zakresu prawa pracy >
