Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu.
SPRAWOZDANIEdotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu
(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)
WPROWADZENIE
INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI
| POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI 3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał: a) roczne sprawozdanie finansowe Urzędu obejmujące sprawozdanie finansowe 4 oraz sprawozdanie z wykonania budżetu 5 za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r., jak również b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Zadania kierownictwa 4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw 6 : a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Urzędu obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji 7 oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Prezes zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Urzędu po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Urzędu na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Urzędu we wszystkich istotnych aspektach. b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych. Zadania Trybunału 5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Komitetowi Budżetowemu Urzędu, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania 8 . Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe. 6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego. 7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności. Opinia na temat wiarygodności rozliczeń 8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji. Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń 9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach. |
UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM
INNE UWAGI
DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 8 lipca 2014 r.
| W imieniu Trybunału Obrachunkowego | |
| Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA | |
| Prezes |
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK IDziałania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami
| Rok | Uwagi Trybunału | Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy) |
| 2011 | Trybunał stwierdził kilka niedociągnięć dotyczących umowy o gwarantowanym poziomie usług z 2011 r. zawartej między Urzędem a Centrum Tłumaczeń dla Organów UE (CDT). Umowa ta została podpisana przez Urząd w dniu 20 czerwca 2011 r. i zgodnie z art. 10 miała zastosowanie od dnia 1 stycznia 2011 r. Wykonanie umowy rozpoczęło się przed jej podpisaniem. Na wniosek CDT Urząd wpłacił 1,8 mln euro w ramach rekompensaty (1). Ponadto płatność ta została autoryzowana bez zobowiązania budżetowego i bez dostępnych środków (2). | nie dotyczy |
| 2011 | Wskazana jest poprawa zarządzania przez Urząd aktywami trwałymi. W kwestii wartości niematerialnych i prawnych opracowanych przez Urząd procedury księgowe i informacje dotyczące kosztów nie były wiarygodne. | zrealizowane |
| 2011 | Środki pieniężne będące do dyspozycji Urzędu na dzień 31 grudnia 2011 r. wynosiły 520 mln euro (495 mln euro w 2010 r.). Zgodnie z polityką zarządzania środkami pieniężnymi zatwierdzoną przez Komitet Budżetowy w 2010 r. środki pieniężne były przechowywane w 9 bankach w 5 państwach członkowskich. | zrealizowane Trybunał wciąż odnotowuje jednak wysoki poziom środków pieniężnych. |
| 2012 | Z kwoty 31,9 mln euro środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z roku 2011 na rok 2012, w 2012 r. anulowano 4,16 mln euro (13 %). Z tej kwoty 1,93 mln euro związane było z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, które nie wykorzystały całości przyznanych im środków. | nie dotyczy |
| 2012 | W 2012 r. ogólny poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, wyniósł 93 %, co sugeruje, że zobowiązania zaciągano w sposób terminowy. Poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych na 2013 r. był jednak wysoki i wyniósł 36,7 mln euro (19 % całości środków, na które zaciągnięto zobowiązania), z czego 21,7 mln euro dotyczyło tytułu II (wydatki administracyjne), a 14,1 mln euro - tytułu III (wydatki operacyjne). Głównym powodem wysokiego poziomu przeniesień było otrzymanie z opóźnieniem faktur za towary i usługi dostarczone w 2012 r. Dokładniej rzecz ujmując, w przypadku tytułu II wysoki poziom przeniesień związany był również z szeregiem wieloletnich umów dotyczących budowy nowej siedziby Urzędu (6,09 mln euro) oraz zamówień na prace programistyczne (7,67 mln euro). W przypadku tytułu III przeniesienia związane są w znacznej części z umowami o współpracy z państwami członkowskimi, w ramach których termin przedstawienia zestawień poniesionych wydatków upływał dopiero w 2013 r. (8,13 mln euro). Ponadto w ostatnich miesiącach 2012 r. zamówiono usługi tłumaczeniowe (5,43 mln euro), za które termin płatności przypadał dopiero w 2013 r. | nie dotyczy |
| (1) Wartość minimalna została określona w umowie na 16,3 mln euro. Usługi wyświadczone w 2011 r. wyniosły 14,5 mln euro. (2) Płatność tę wykonano z budżetu na rok 2012. | ||
ZAŁĄCZNIK IIUrząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante) Kompetencje i zadania
Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego (Alicante) Kompetencje i zadania
| Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 36 i 56 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej) | Swobodny przepływ towarów [...] zakazy lub ograniczenia [...] uzasadnione względami [...] ochrony własności przemysłowej i handlowej [nie powinny] stanowić środka arbitralnej dyskryminacji ani ukrytych ograniczeń w handlu między państwami członkowskimi. [...] ograniczenia w swobodnym świadczeniu usług wewnątrz Unii są zakazane w odniesieniu do obywateli państw członkowskich mających swe przedsiębiorstwo w państwie członkowskim innym niż państwo odbiorcy świadczenia. [...] |
| Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Rady (WE) nr 207/ 2009) (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 386/2012) | Cele Wdrażanie prawa unijnego dotyczącego znaków towarowych i wzorów, zapewniającego przedsiębiorstwom jednolitą ochronę na całym terytorium Unii Europejskiej. Wspieranie dyskusji, badań, kształcenia, komunikacji, tworzenia zaawansowanych narzędzi wsparcia informatycznego i propagowanie dobrych praktyk w dziedzinie własności intelektualnej. Zadania - przyjmowanie i wprowadzanie wniosków o rejestrację, - badanie warunków zgłoszenia do rejestru i zgodności z prawem unijnym, - poszukiwanie w urzędach zajmujących się ochroną własności przemysłowej w państwach członkowskich danych o istnieniu wcześniejszych krajowych znaków towarowych, - publikacja zgłoszeń, - rozpatrywanie ewentualnego sprzeciwu osób trzecich, - rejestracja lub odrzucanie zgłoszeń, - rozpatrywanie wniosków o stwierdzenie wygaśnięcia lub o unieważnienie, - rozpatrywanie odwołań, - działania na rzecz lepszego zrozumienia wartości własności intelektualnej, - działania na rzecz lepszego zrozumienia zakresu i skutków naruszeń praw własności intelektualnej, - poszerzanie wiedzy na temat dobrych praktyk sektora publicznego i prywatnego w celu ochrony praw własności intelektualnej, - pomoc w zwiększaniu świadomości obywateli na temat skutków naruszeń praw własności intelektualnej, - poszerzanie wiedzy fachowej osób zaangażowanych w egzekwowanie praw własności intelektualnej, - poszerzanie wiedzy na temat narzędzi technicznych do zapobiegania naruszeniom praw własności intelektualnej oraz zwalczania tych naruszeń, w tym systemów śledzenia ruchu i pochodzenia, które umożliwiają odróżnienie produktów oryginalnych od podrobionych, - zapewnianie mechanizmów przyczyniających się do poprawy wymiany online - między organami państw członkowskich zajmującymi się prawami własności intelektualnej - informacji związanych z egzekwowaniem tych praw oraz wspieranie współpracy z tymi organami oraz między nimi, - działania w konsultacji z państwami członkowskimi na rzecz wspierania międzynarodowej współpracy z urzędami właściwymi w dziedzinie własności intelektualnej w państwach trzecich w celu sformułowania strategii i opracowania technik, umiejętności i narzędzi służących egzekwowaniu praw własności intelektualnej. |
| Zarządzanie | Rada Administracyjna Skład - po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Zadania - doradzanie Prezesowi w sprawach leżących w kompetencjach Urzędu, - przygotowywanie list kandydatów (art. 125) na Prezesa, wiceprezesów i przewodniczących oraz członków izb odwoławczych. Prezes Urzędu - mianowany przez Radę na podstawie listy obejmującej do trzech kandydatów, sporządzonej przez Radę Administracyjną. Komitet Budżetowy Skład - po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i jeden przedstawiciel Komisji oraz ich zastępcy. Zadania - uchwalanie budżetu i regulaminu finansowego, udzielanie Prezesowi absolutorium z wykonania budżetu, ustalanie kosztów sprawozdań z poszukiwań. Decyzje związane z wnioskami Decyzje podejmowane są przez: a) ekspertów; b) Wydziały Sprzeciwów; c) Wydział Administracji Znakami Towarowymi i Prawny; d) Wydziały Unieważnień; e) Izbę Odwoławczą. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Komitet Budżetowy Urzędu. |
| Środki udostępnione Urzędowi w roku 2013 (2012) | Budżet 418 (429) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. 861 (775) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 731 (680) plus 171 (138) innych stanowisk (kontrakty pomocnicze, oddelegowani eksperci krajowi, personel lokalny i zewnętrzny, doradcy specjalni) Łączna liczba pracowników: 902 (818) |
| Produkty i usługi w roku 2013 (2012) | Znaki towarowe Liczba zgłoszeń: 114 421 (107 924) Liczba rejestracji: 98 092 (95 645) Liczba otrzymanych sprzeciwów: 17 006 (16 634) Odwołania do Izb Odwoławczych: 2 602 (2 339) Odwołania w toku: 2 361 (2 352) Wzory Wzory otrzymane: 95 429 (92 175) Wzory zarejestrowane: 84 056 (78 658) |
| Źródło: załącznik przekazany przez Urząd. | |
Urząd wdraża środki, dzięki którym będzie można lepiej kontrolować kwoty przeniesień z roku na rok.
W listopadzie 2006 r. rady zarządzające Urzędu - Rada Administracyjna i Komitet Budżetowy - zostały poinformowane o strategii UHRW opierającej się na scenariuszu trójpoziomowym (poziom 0: zespół zarządzania kryzysowego; poziom 1: zespoły informatyczne i logistyczne, zespół ds. koordynacji działań naprawczych i globalny zespół komunikacyjny; poziom 2: zespoły, które będą realizować działania naprawcze) i ją poparły. W regulaminie pracowniczym przewidziano płatności na rzecz pracowników zaangażowanych w zadania w ramach dyżuru. Wpływ tych płatności na budżet jest ujęty w specjalnej linii budżetowej aktualizowanej (zgodnie z potrzebami organizacji) i włączanej co roku do budżetu.
PCD ustanowiono po realizacji wyczerpującej analizy oddziaływania z pomocą konsultantów zewnętrznych i obejmuje CAŁĄ działalność Urzędu.
Urząd ma 25 funkcji, które są cały czas obsadzone przez dyżurujących pracowników, a płatności z tym związane wyniosły w 2013 r. 402 458 EUR. Przyczyny, dla których PCD zakłada tak dynamiczną strukturę, są następujące:
Urząd ma dość silną ekspozycję i widoczność w odniesieniu do zainteresowanych stron i musi zapewnić działający przez całą dobę elektroniczny serwis internetowy wraz z natychmiastową reakcją na aktywność użytkowników. Brak dostępności systemu informatycznego miałby poważne konsekwencje dla ciągłości działalności. W całym Urzędzie ciągłość działania jest zatem niezbędna i wszystkie działy są w nią zaangażowane (widoczność działań, takich jak działania w zakresie współpracy z państwami członkowskimi oraz wchodzące w kompetencje Obserwatorium, interakcje z biurem w Brukseli, wsparcie ze strony telepracowników, zapewnienie dobrego funkcjonowania pobierania opłat (zautomatyzowanego systemu informatycznego stosowanego przez cały Urząd) i wreszcie zaangażowanie personelu ds. zamówień, który ma określoną rolę centralizującą w zakresie interwencji (zarządzanie dokumentacją gospodarczą) w przypadku katastrofy). W związku z wielkością i międzynarodowym profilem naszych dostawców ilość oficjalnych dokumentów jest wysoka i w dużym stopniu zależna od aspektów informatycznych.
Te powody stanowią, w naszej opinii, uzasadnienie różnic w stosunku do innych agencji.
Od czasu ustanowienia Urząd korzystał już dwukrotnie z dyżurów, przy czym ostatni raz wiązał się z wprowadzeniem nowej strony internetowej.
Wysokość płatności związanych z dyżurami w 2013 r. stanowi mniej niż 0,5 % całkowitych wydatków w tytule I. Koszty te odzwierciedlają również mniej niż przychód z jednego dnia działalności serwisu internetowego Urzędu.
Urząd rozważy uwagę poczynioną przez Trybunał Obrachunkowy w swoim rocznym przeglądzie procesów, procedur i programów, aby zapewnić ciągłą poprawę.
| Identyfikator: | Dz.U.UE.C.2014.442.332 |
| Rodzaj: | informacja |
| Tytuł: | Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Harmonizacji Rynku Wewnętrznego za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu. |
| Data aktu: | 2014-07-08 |
| Data ogłoszenia: | 2014-12-10 |
