Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Centrum.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Centrum

(2014/C 442/23)

(Dz.U.UE C z dnia 10 grudnia 2014 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwane dalej "Centrum", inaczej "EMCDDA") z siedzibą w Lizbonie zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (EWG) nr 302/93 ¹ . Głównymi zadaniami Centrum są gromadzenie, analizowanie i rozpowszechnianie danych dotyczących narkotyków i narkomanii w celu opracowywania i upowszechniania obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie europejskim. Informacje te mają służyć jako podstawa do analizy popytu na narkotyki i metod zmniejszania go, a także, w bardziej ogólnym ujęciu, do analizy zjawisk związanych z rynkiem narkotykowym ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Centrum obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2013 r., jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw ⁵ :

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Centrum obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Centrum po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Centrum na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Centrum we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2013 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2013 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE LEGALNOŚCI I PRAWIDŁOWOŚCI TRANSAKCJI

11. Centrum ogłosiło przetarg na wynajem fotokopiarek na okres czterech lat za sumę nieprzekraczającą 160 000 euro. Podczas postępowania przetargowego nastąpiły znaczne zmiany w zakresie wymagań technicznych. W wyniku tego opublikowano zaktualizowane ogłoszenie o zamówieniu z przedłużonym terminem składania ofert, nie wskazano w nim jednak w sposób przejrzysty zmian dotyczących wymagań technicznych. Wymagania te ponownie zmodyfikowano w celu udzielenia zamówienia, zgodnie z możliwością zapowiedzianą w opublikowanej specyfikacji, co doprowadziło do spadku wartości zamówienia o 35 %. Opublikowane informacje na temat struktury cenowej zamówienia nie były wystarczająco przejrzyste, przez co zostały błędnie zinterpretowane przez jednego z oferentów, który w związku z tym miał mniejsze szanse na uzyskanie zamówienia. Ponadto kryteria oceny nie były dostatecznie precyzyjne, by zapewnić całkowitą przejrzystość postępowania i równe traktowanie oferentów. Opisane powyżej uchybienia wpłynęły na skuteczność i wydajność postępowania o udzielenie zamówienia i spowodowały zagrożenie ograniczeniem konkurencji.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

12. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Milan Martin CVIKL, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 22 lipca 2014 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane/w trakcie realizacji/ niepodjęte/brak danych lub nie dotyczy)
2011	Obecnie Centrum ponosi roczne koszty w wysokości około 275 000 euro z tytułu niewykorzystanej przestrzeni biurowej w swoim poprzednim budynku i w swojej nowej siedzibie. Centrum, we współpracy z Komisją Europejską oraz organami krajowymi, powinno kontynuować poszukiwanie odpowiednich rozwiązań dla niewykorzystanej przestrzeni biurowej.	w trakcie realizacji
2011	Akta zamówień publicznych Centrum były nie zawsze kompletne i odpowiednio uporządkowane.	zrealizowane
2012	W 2012 r. Centrum przyznało krajowym ośrodkom monitorowania narkomanii w państwach członkowskich (beneficjentom) dotacje na wsparcie współpracy w ramach sieci REITOX (1). Łączna kwota dotacji wyniosła w 2012 r. 2,6 mln euro, co stanowi 16 % całości wydatków operacyjnych. Przeprowadzane przez Centrum kontrole ex ante poprzedzające zwrot kosztów zadeklarowanych przez beneficjentów obejmują analizę zestawień poniesionych wydatków i świadectw kontroli wystawionych przez działających na zlecenie beneficjenta audytorów zewnętrznych. Centrum zwykle nie żąda od beneficjentów przedstawienia dokumentacji na potwierdzenie kwalifikowalności i poprawności deklarowanych wydatków. Kontrole ex post na miejscu w siedzibie beneficjenta przeprowadzane są rzadko (2). Istniejące mechanizmy kontrolne zapewniają zatem kierownictwu Centrum jedynie ograniczoną pewność co do kwalifikowalności i poprawności wydatków deklarowanych przez beneficjentów. W przypadku transakcji będących przedmiotem kontroli Trybunału Centrum uzyskało w jego imieniu dokumentację towarzyszącą, co daje wystarczającą pewność co do ich legalności i prawidłowości. Wyrywkowa weryfikacja dokumentacji towarzyszącej oraz objęcie większej liczby beneficjentów kontrolami na miejscu mogłyby znacznie zwiększyć tę pewność.	w trakcie realizacji
2012	Nie przeprowadzono kontroli ex post w przypadku żadnych transakcji dokonanych po 2008 r., z wyjątkiem dotacji (zob. pkt 11).	w trakcie realizacji
2012	Centrum nie przyjęło jeszcze planu ciągłości działania ani planu przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.	zrealizowane
2012	Obecnie Centrum ponosi roczne koszty w wysokości około 200 000 euro z tytułu niewykorzystanej przestrzeni biurowej w swoim poprzednim budynku i w nowej siedzibie. Centrum, we współpracy z Komisją oraz organami krajowymi, powinno kontynuować poszukiwanie odpowiednich rozwiązań dla tej niewykorzystanej przestrzeni biurowej.	w trakcie realizacji
(1) W ramach Europejskiej Sieci Informacji o Narkotykach i Narkomanii (REITOX) Centrum gromadzi dane na temat narkotyków i narkomanii przekazywane przez ośrodki krajowe. (2) W 2011 r. przeprowadzono dwie kontrole ex post w dwóch państwach członkowskich. W roku 2012 nie przeprowadzono żadnej tego rodzaju kontroli.

ZAŁĄCZNIK  II

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (Lizbona)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 168 i 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia uzupełnia działanie państw członkowskich w celu zmniejszenia szkodliwych dla zdrowia skutków narkomanii, włącznie z informacją i profilaktyką.
Kompetencje Centrum (rozporządzenie (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele Dostarczanie Unii i państwom członkowskim rzeczowych, obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie unijnym, dotyczących narkotyków i narkomanii oraz ich skutków. Priorytetowe obszary działalności Centrum: 1) monitorowanie problemów związanych z narkotykami oraz pojawiających się tendencji, w szczególności wiążących się z zażywaniem różnego rodzaju narkotyków jednocześnie; 2) monitorowanie rozwiązań i dostarczanie informacji na temat najlepszych praktyk; 3) ocena ryzyka wiążącego się z nowymi substancjami psychoaktywnymi oraz utrzymywanie systemu szybkiej wymiany informacji; 4) opracowywanie narzędzi i instrumentów w celu ułatwienia państwom członkowskim monitorowania i oceny ich polityk krajowych, a Komisji monitorowania i oceny polityk Unii. Zadania - Gromadzenie i analiza danych, - poprawa metod porównywania danych, - rozpowszechnianie danych, - współpraca z organami i organizacjami europejskimi i międzynarodowymi oraz państwami spoza Unii, - wykrywanie nowych zjawisk i zmian tendencji.
Zarządzanie	Zarząd W skład zarządu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, dwóch przedstawicieli Komisji oraz dwóch niezależnych ekspertów posiadających szczególną wiedzę w dziedzinie narkotyków, wyznaczonych przez Parlament Europejski. Zarząd przyjmuje program pracy, ogólne roczne sprawozdanie z działalności i budżet oraz wydaje opinię w sprawie ostatecznego sprawozdania finansowego Centrum. Komitet wykonawczy Skład przewodniczący zarządu, wiceprzewodniczący zarządu, dwóch członków wybranych z zarządu reprezentujących państwa członkowskie, dwóch przedstawicieli Komisji. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Komitet naukowy Wydaje opinie. Składa się z nie więcej niż piętnastu znanych naukowców, powołanych przez zarząd z uwagi na ich wysoki poziom naukowy, w następstwie publikacji zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Zarząd może również wyznaczyć panel ekspertów uczestniczący w pracach rozszerzonego komitetu naukowego w zakresie oceny ryzyka dotyczącego nowych substancji psychoaktywnych. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Centrum w roku 2013 (2012)	Budżet 16,31 (16,32) mln euro. Dotacja Unii: 95,4 % (95,3 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2013 r. Liczba stanowisk według planu zatrudnienia: 84 (84) Stanowiska obsadzone: 76 (79) plus 24 (25) innych pracowników (oddelegowani eksperci krajowi, pracownicy kontraktowi i pracownicy zatrudnieni na czas określony). Łączna liczba pracowników: 100 (104) w tym wykonujący zadania: - operacyjne: 61 (64,5) - administracyjne i wsparcia informatycznego: 28,5 (29) - mieszane: 10,5 (10,5)
Produkty i usługi w roku 2013 (2012)	Sieć informacyjna Centrum zarządza siecią informatyczną służącą do gromadzenia i wymiany informacji, zwaną "Europejską Siecią Informacji o Narkotykach i Narkomanii" (Reitox); sieć ta powiązana jest z krajowymi sieciami informacji o narkotykach, z wyspecjalizowanymi centrami w państwach członkowskich oraz z systemami informacyjnymi organizacji międzynarodowych współpracujących z Centrum. Publikacje Rok 2013 był pierwszym rokiem objętym strategią i programem pracy Centrum na lata 2013-2015 oraz pierwszym rokiem wdrażania nowej strategii komunikacyjnej przyjętej przez zarząd w lipcu 2012 r., wraz z trzyletnim programem prac. Na podstawie tej strategii niektóre działania Centrum zostały usprawnione, a inne zmodyfikowane. Dlatego nie ma ścisłego związku pomiędzy produktami z 2013 r. i z 2012 r. - Europejski raport narkotykowy. Tendencje i osiągnięcia (23 wersje językowe), publikacja i interaktywna strona internetowa (Sprawozdanie roczne dotyczące problemu narkotykowego w Europie, 22 wersje językowe, publikacja i interaktywna strona internetowa) - Perspectives on drugs (PODs) - 11 (0), EN, interaktywna strona internetowa, - publikacje poświęcone wybranym zagadnieniom - 0 (2), EN,
	- biuletyn statystyczny i interaktywna strona internetowa zawierająca ponad 350 (350) tabel i 100 (100) wykresów,
	- sprawozdanie ogólne z działalności - roczne, EN,
	- biuletyn Drugnet Europe - 4 numery, EN (4),
	- Drugs in focus (opracowania dotyczące polityki) - 0 (1) numerów,
	- monografia naukowa Centrum - 0 (0), EN,
	- opinie Centrum - 1 (3), EN,
	- instrukcje - 1 (2), EN,
	- opracowania tematyczne Centrum - 2 (8),
	- opracowania Centrum - 4 (0), EN,
	- charakterystyki polityki antynarkotykowej - 1 (0), EN,
	- wspólne publikacje - 1 (2), EN,
	- produkty związane z wykonaniem decyzji Rady w sprawie nowych substancji psychoaktywnych (2005/387/WSiSW) - 2 (2), EN,
	- profile narkotyków - 0 nowych (0) i 0 zaktualizowanych (0),
	- opracowania techniczne i naukowe, w tym artykuły i streszczenia naukowe - 28 (23),
	- publikacje ad hoc - 1 (3), EN,
	- broszury - 1 (1), EN,
	- programy pracy i strategie - 3 (2), EN,
	- system zbierania, walidacji, przechowywania i wyszukiwania informacji (Fonte).
	Inne strony internetowe
	Reorganizacja/aktualizacja/opracowanie zawartości publicznej strony internetowej Centrum obejmującej:
	- przeglądy sytuacji w poszczególnych krajach,
	- przeglądy dotyczące leczenia uzależnień od narkotyków, charakterystyki reakcji zdrowotnych i społecznych, profile zapobiegania,
	- baza danych ustawodawstwa antynarkotykowego w Europie,
	- baza narzędzi ewaluacyjnych,
	- portal najlepszych praktyk (system wymiany danych o działaniach na rzecz ograniczania popytu na narkotyki, moduły dotyczące ograniczania szkodliwych skutków i leczenia),
	- strony tematyczne,
	- baza danych publikacji.
	Materiały promocyjne
	Materiały konferencyjne: 4 EN (2).
	Produkty medialne: 12 (13) informacji prasowych i 13 (10) zestawień informacji, EN.
	Udział w konferencjach międzynarodowych, spotkaniach technicznych i naukowych: 285 (266).
Źródło: załącznik przekazany przez Centrum.

ODPOWIEDZI CENTRUM

11. Zmiany w wymaganiach technicznych, o których była mowa, miały na celu dostosowanie wydajności i szybkości kopiowania i drukowania do aktualnych potrzeb Centrum. Ogłoszenie o zamówieniu opublikowano w należyty sposób za pośrednictwem systemu informacyjnego dotyczącego zamówień publicznych (SIMAP). System ten narzuca pewne ograniczenia na informacje w publikowaniu informacji dotyczących warunków i treści zmian w stosunku do pierwotnej publikacji.

Opublikowane wymagania techniczne wraz z załączonym projektem umowy wyraźnie przewidywały możliwość dostosowania liczby i kombinacji urządzeń dostarczanych przez zwycięzcę przetargu lub zwycięskiego wykonawcę do aktualnego zapotrzebowania EMCDDA. Korekta, o której mowa, była wynikiem przeglądu używalności kopiarek i drukarek EMCDDA, przeprowadzonego w 2013 r. w celu promowania wydajności.

Wszystkich oferentów traktowano w równy sposób i oceniano zgodnie z ustanowionymi i opublikowanymi kryteriami przyznawania oraz metodą, która zapewnia wybranie oferty przetargowej mającej najlepszą wartość w stosunku do ceny.

EMCDDA dołoży starań w celu usprawnienia swoich procedur udzielania zamówień, mianowicie w celu dalszego ograniczania konieczności zmian wymagań technicznych i skuteczniejszego udzielania informacji oferentom o tych zmianach.

1 Dz.U. L 36 z 12.2.1993, s. 1. Rozporządzenie to wraz ze zmianami zostało uchylone rozporządzeniem (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1).

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Art. 39 i 50 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1271/2013 (Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42).

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR)/Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 107 rozporządzenia (UE) nr 1271/2013.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2014.442.201
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Centrum.
• Data aktu: 22/07/2014
• Data ogłoszenia: 10/12/2014