Ogłoszenie o konkursie otwartym - EPSO/AST-SC/01/14 na stanowisko pracownika sekretariatu (grupy zaszeregowania SC 1 i SC 2) dla następujących języków: angielski, chorwacki, francuski i niemiecki.

OGŁOSZENIE O KONKURSIE OTWARTYM

EPSO/AST-SC/01/14

na stanowisko pracownika sekretariatu (grupy zaszeregowania SC 1 i SC 2) dla następujących języków: angielski, chorwacki, francuski i niemiecki

(2014/C 42 A/01)

(Dz. U.UE C z dnia 13 lutego 2014 r.)

Europejski Urząd Doboru Kadr (EPSO) organizuje następujący konkurs otwarty w formie egzaminów w celu stworzenia listy kandydatów, spośród których mogą być rekrutowane osoby na stanowisko pracownika sekretariatu* ^* .

Celem konkursu jest stworzenie list rezerwowych, z których rekrutowani będą urzędnicy na wolne stanowiska w instytucjach Unii Europejskiej.

Przed zgłoszeniem kandydatury należy dokładnie zapoznać się z przewodnikiem dotyczącym konkursów otwartych opublikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej C 270A z dnia 7 września 2012 r., a także na stronie internetowej EPSO.

Przewodnik ten, stanowiący integralną część ogłoszenia o konkursie, pomoże kandydatom zrozumieć zasady dotyczące procedury konkursowej i dokonywania zgłoszeń.

I.

 INFORMACJE OGÓLNE

1. Liczba laureatów dla poszczególnych języków i grup zaszeregowania		SC 1	SC 2
	EN =	70	32
	HR =	40	13
	FR =	56	33
	DE =	21	10
	Informujemy kandydatów, że większość stanowisk dla osób rekrutowanych w grupie SC 2 znajduje się w Trybunale Sprawiedliwości i Trybunale Obrachunkowym w Luksemburgu.
2. Uwagi	Niniejsze ogłoszenie dotyczy obu grup zaszeregowania i następujących języków: angielskiego, chorwackiego, francuskiego i niemieckiego. Kandydaci mogą zgłosić się tylko do jednej grupy i jednego z tych języków. Wyboru należy dokonać w momencie rejestracji elektronicznej. Po zatwierdzeniu i przesłaniu formularza zgłoszeniowego drogą elektroniczną nie ma możliwości zmiany dokonanego wyboru. Jednakże jeśli kandydat: - zgłosił się do konkursu na stanowiska w grupie SC 2 oraz - otrzymał w testach wstępnych jeden z najlepszych wyników umożliwiających zaproszenie do następnego etapu konkursu, oraz - nie spełnia warunków udziału w konkursie na stanowiska SC 2, lecz spełnia warunki udziału w konkursie na stanowiska w grupie zaszeregowania SC 1, komisja konkursowa może, za zgodą kandydata 1 , przenieść jego zgłoszenie do konkursu na stanowisko w grupie SC 1. W takim przypadku wyniki kandydata zostaną porównane z wynikami kandydatów w grupie SC 1. Kandydaci, którzy otrzymali najlepsze wyniki w testach wstępnych na stanowiska w tej grupie zaszeregowania, zostaną zaproszeni do etapu oceny zintegrowanej. Przeniesienia dokonuje się przed zaproszeniem do testów oceny zintegrowanej i na podstawie informacji podanych przez kandydata w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym. Kandydatom, którzy nie uzyskali najlepszych wyników w konkursie na stanowiska w grupie SC 2, nie będzie przysługiwać możliwość przeniesienia zgłoszenia do konkursu na stanowiska grupy SC 1. Przeniesienia dokonuje się w kolejności według otrzymanych punktów, po sprawdzeniu, czy kandydat spełnia warunki udziału w konkursie na podstawie dokumentów dostarczonych przy przystępowaniu do etapu oceny zintegrowanej i przed sporządzeniem listy rezerwowej.

II.

 ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Instytucje europejskie prowadzą nabór kandydatów na stanowiska pracowników sekretariatu w swoich działach.

Kandydaci mogą zostać zatrudnieni jako pracownicy sekretariatu/pracownicy administracyjni. Zakres obowiązków, często określanych jako administracyjne/biurowe, może jednak różnić się w zależności od stanowiska. Zasadniczo pracownik sekretariatu służy wsparciem jednej lub kilku osobom, działom lub jednostkom w danej instytucji, opracowując, przetwarzając i rozpowszechniając informacje.

Zadania powierzane pracownikom sekretariatu są różnorodne i mogą obejmować:

- przygotowywanie dokumentacji,

- organizowanie i koordynowanie bieżącej działalności jednostek (zebrania, podróże służbowe),

- zarządzanie dokumentami i odnośnymi zleceniami (odbiór, przetwarzanie, monitorowanie i archiwizacja dokumentów, raportów i korespondencji),

- opracowywanie, przetwarzanie, przygotowywanie ostałecznych wersji dokumentów oraz ich sprawdzanie (pod względem redakcyjnym, układu strony, formatowania, tabel) przy pomocy wyspecjalizowanych programów komputerowych,

- wyszukiwanie, opracowywanie i rozpowszechnianie informacji (aktualizacja baz danych, plików).

III.

 WARUNKI UDZIAŁU W KONKURSIE

W momencie upływu terminu zgłoszeń drogą elektroniczną kandydat musi spełniać wszystkie następujące warunki ogólne i szczegółowe:

1. Warunki ogólne
a) posiadanie obywatelstwa jednego z państw członkowskich Unii Europejskiej;
b) korzystanie z pełni praw obywatelskich;
c) uregulowany stosunek do służby wojskowej;
d) posiadanie odpowiednich kwalifikacji etycznych niezbędnych do wykonywania przyszłych obowiązków.
2. Warunki szczegółowe
2.1.	Dyplom
	Grupy zaszeregowania SC 1 i SC 2
	wykształcenie pomaturalne, potwierdzone dyplomem ukończenia nauki w dziedzinie obsługi sekretariatu
	LUB
	wykształcenie średnie, potwierdzone świadectwem uprawniającym do podjęcia studiów wyższych oraz przynajmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe nabyte po uzyskaniu tego świadectwa w dziedzinie obsługi sekretariatu. Wykonywane w tym okresie obowiązki powinny bezpośrednio i w dużym stopniu odpowiadać opisanym w części II zadaniom pracownika sekretariatu.
	Uwaga: Wspomniane 3 lata nie zostaną wliczone do wymaganej liczby lat doświadczenia zawodowego określonej poniżej.
2.2.	Doświadczenie zawodowe
	Wyłącznie dla grupy zaszeregowania SC 2
	Przynajmniej czteroletnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie obsługi sekretariatu. Wykonywane w tym okresie obowiązki powinny bezpośrednio i w dużym stopniu odpowiadać opisanym w części II zadaniom pracownika sekretariatu.
	Powyższe doświadczenie zawodowe będzie brane pod uwagę tylko w przypadku, gdy zostało zdobyte po uzyskaniu dyplomu uprawniającego do udziału w konkursie.
2.3.	Znajomość języków 2 W świetle wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (wielka izba) w sprawie C-566/10 P, Republika Włoska przeciwko Komisji, instytucje UE pragną uzasadnić powody ograniczenia w niniejszym konkursie wyboru drugiego języka do mniejszej liczby języków urzędowych UE. W związku z tym niniejszym informujemy kandydatów, że możliwości wyboru drugiego języka w ramach niniejszego konkursu zostały określone zgodnie z interesem służb, który wymaga, aby nowo zatrudnione osoby były niezwłocznie zdolne do wykonywania obowiązków i do skutecznej komunikacji w codziennej pracy. W przeciwnym razie wydajność pracy w instytucjach poważnie by ucierpiała. Zgodnie z długoletnią praktyką dotyczącą komunikacji wewnętrznej w instytucjach UE, a także z uwagi na potrzeby służb w zakresie komunikacji zewnętrznej i prowadzenia dokumentacji, językami najpowszechniej wykorzystywanymi są angielski, francuski i niemiecki. Ponadto angielski, francuski i niemiecki są językami obcymi najbardziej rozpowszechnionymi w Unii Europejskiej i najczęściej wybieranymi przez uczniów i studentów jako pierwszy język obcy. Taka sytuacja odzwierciedla obecne standardy edukacyjne i zawodowe, na podstawie których od kandydatów na stanowiska w Unii Europejskiej można oczekiwać znajomości przynajmniej jednego z tych trzech języków. W związku z tym, uwzględniając interes służby oraz potrzeby i wiedzę kandydatów, a także dziedzinę niniejszego konkursu, uzasadnione jest przeprowadzenie testów w trzech wspomnianych językach. Ma to zagwarantować, że wszyscy kandydaci, niezależnie od tego, który z języków urzędowych jest ich językiem pierwszym, będą władać przynajmniej jednym ze wspomnianych trzech języków urzędowych na poziomie umożliwiającym wykonywanie obowiązków służbowych. Przeprowadzane w taki sposób testy szczególnych kompetencji kandydatów umożliwiają instytucjom dokonanie oceny zdolności kandydatów do bezzwłocznego wykonywania zadań w środowisku, które jest bardzo zbliżone do prawdziwego środowiska pracy. Z tych samych względów należy ograniczyć liczbę języków wykorzystywanych w komunikacji między kandydatami a instytucją, w tym języków, w których przygotowuje się zgłoszenie elektroniczne. Ponadto wymóg ten zapewnia jednolitość przy porównywaniu kandydatów i sprawdzaniu informacji, które zamieścili oni w swoich zgłoszeniach. Ponadto zgodnie z zasadą równego traktowania wszyscy kandydaci, nawet ci, dla których jeden z trzech języków urzędowych jest ich pierwszym językiem, mają obowiązek przystąpienia do niektórych testów w swoim drugim języku, wybranym spośród trzech wskazanych. Powyższe pozostaje bez uszczerbku dla możliwości odbywania w późniejszym terminie szkoleń językowych w celu osiągnięcia zdolności do pracy w trzecim języku, zgodnie z art. 45 ust. 2 regulaminu pracowniczego.
Język 1	Język podstawowy: doskonała znajomość języka wybranego jako wariant konkursu (EN/HR/FR/DE).
oraz
Język 2	Drugi język (obowiązkowo inny niż język 1): zadowalająca znajomość języka angielskiego, francuskiego lub niemieckiego.

IV.

 TESTY WSTĘPNE

Testy wstępne przeprowadzane są na komputerach, a ich organizacją zajmuje się EPSO. Komisja konkursowa określa poziom trudności testów i zatwierdza ich treść na podstawie propozycji EPSO.

1. Zaproszenie	Do udziału w testach zostaną zaproszeni kandydaci, którzy dokonali zgłoszenia w terminie (zob. część VII). Uwaga: 1. zatwierdzając zgłoszenie, kandydat oświadcza, że spełnia warunki ogólne i szczegółowe określone w części III; 2. aby wziąć udział w testach, należy zarezerwować termin; rezerwacji tej należy koniecznie dokonać w terminie wskazanym za pośrednictwem konta EPSO.
2. Rodzaj testów i punktacja	Zestaw testów składających się z pytań wielokrotnego wyboru mających na celu ocenę ogólnych umiejętności i kompetencji kandydata w zakresie:
Test a)	rozumienia tekstu pisanego	punktacja: od 0 do 20 pkt wymagane minimum: 10 pkt
Test b)	umiejętności zawodowych: dokładność i precyzja	punktacja: od 0 do 40 pkt
Test c)	umiejętności zawodowych: ustalanie priorytetów i organizacja	punktacja: od 0 do 40 pkt
		wymagane minimum: 40 pkt dla testów b) i c) łącznie
Test d)	rozumienia języka	punktacja: od 0 do 10 pkt wymagane minimum: 5 pkt
3. Język, w którym przeprowadzane są testy	Język 1 dla testów a) i d) Język 2 dla testów b) i c)

V.

 KONKURS OTWARTY

1. Zaproszenie	Do wzięcia udziału w testach oceny zintegrowanej, które zasadniczo odbywają się w Brukseli i trwają jeden dzień, zostaną zaproszeni kandydaci 3 , którzy: - otrzymali wymagane minimum punktów oraz jeden z najlepszych wyników za wszystkie testy wstępne, oraz - w świetle oceny dokonanej na podstawie informacji udzielonych w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym 4 spełniają warunki ogólne i szczegółowe określone w części III. Liczba kandydatów dopuszczonych do etapu oceny zintegrowanej jest w przybliżeniu 2,5 razy większa niż liczba laureatów wskazana w niniejszym ogłoszeniu o konkursie i będzie ogłoszona na stronie internetowej EPSO (http://blogs.ec.europa.eu/eu-careers.info/).
2. Ocena zintegrowana	W ramach testów oceny zintegrowanej, których treść zatwierdzana jest przez komisję konkursową, oceniane będą:
	- umiejętności specjalistyczne: elementy e) i f)
	- umiejętności ogólne: elementy g) i h).
	- Umiejętności specjalistyczne będą oceniane za pomocą:
	e) testu praktycznego 5 , w ramach którego należy przygotować i/lub dokonać obróbki dokumentu w programie MS Word i Excel;
	f) testu praktycznego, w ramach którego oceniane są umiejętności w zakresie komunikacji pisemnej (zwłaszcza ortografia, składnia i gramatyka).
	- Umiejętności ogólne 6 będą oceniane na podstawie następujących elementów:
	g) zarządzanie korespondencją (ćwiczenie typu in-tray) ;
	h) ustrukturyzowana rozmowa.
	Oceniona zostanie także umiejętność obsługi komputera. Test ten przeprowadzany jest w celach czysto statystycznych i nie będzie punktowany.
	i) umiejętność obsługi komputera.
Każda z umiejętności ogólnych sprawdzana będzie według następującego wzorca:
		Zarządzanie korespondencją	Ustrukturyzowana rozmowa
Umiejętność analizowania i rozwiązywania problemów		x
Komunikacja			x
Jakość i wydajność pracy		x
Nauka i rozwój osobisty			x
Ustalanie priorytetów i organizacja		x
Odporność			x
Umiejętność pracy w zespole			x
3. Języki, w jakich przeprowadzane są testy oceny zintegrowanej	Język 1: testy e) i f)
	Język 2: testy g), h) oraz i)
4. Punktacja i przypisana waga	Umiejętności specjalistyczne
	test e): od 0 do 20 pkt
	wymagane minimum: 12 pkt
	test f): od 0 do 10 pkt
	wymagane minimum: 6 pkt
	Przypisana waga: 30 % oceny łącznej.
	Umiejętności ogólne (g i h)
	od 0 do 10 pkt za każdą z umiejętności ogólnych
	wymagane minimum:
	3 pkt za każdą umiejętność
	oraz
	35 pkt z 70 pkt za wszystkie 7 umiejętności ogólnych łącznie.
	Przypisana waga: 70 % oceny łącznej.

VI.

 LISTY REZERWOWE

1. Zgłoszenie	Komisja konkursowa umieszcza na liście rezerwowej nazwiska kandydatów:
	- którzy 7 uzyskali wymaganą minimalną liczbę punktów oraz jeden z najlepszych wyników za wszystkie części oceny zintegrowanej (zob. liczba laureatów, część I, pkt 1),
	- oraz którzy, zgodnie z dokumentami potwierdzającymi, spełniają wszystkie warunki udziału w konkursie.
	Weryfikacja odbywa się w porządku malejącym wg liczby punktów do momentu, gdy osiągnięta zostanie liczba kandydatów, którzy mogą zostać wpisani na listę rezerwową i którzy rzeczywiście spełniają wszystkie warunki udziału w konkursie. Po osiągnięciu wymaganej liczby dokumenty potwierdzające pozostałych kandydatów nie będą sprawdzane. Jeżeli w trakcie weryfikacji okaże się, że dane 8 podane przez kandydata w zgłoszeniu elektronicznym nie są potwierdzone odpowiednimi dokumentami, kandydat zostaje wykluczony z procedury konkursowej.
2. Klasyfikacja	Listę tworzy się w porządku alfabetycznym dla każdego z języków i każdej z grup zaszeregowania.

VII.

 JAK ZGŁOSIĆ SIĘ DO KONKURSU?

1. Zgłoszenie drogą elektroniczną	Należy zgłosić się drogą elektroniczną zgodnie z procedurą opisaną na stronie internetowej EPSO, zwłaszcza w instrukcji dotyczącej zapisów przez internet. Termin zgłaszania kandydatur (z zatwierdzeniem włącznie): 18 marca 2014 r., godzina 12 (w południe) czasu obowiązującego w Brukseli.
2. Dokumentacja zgłoszeniowa	Kandydaci, którzy zostali dopuszczeni do etapu oceny zintegrowanej, muszą w momencie przystępowania do testów przedstawić 9 kompletną dokumentację zgłoszeniową (podpisany elektroniczny formularz zgłoszeniowy wraz z wymaganymi dokumentami potwierdzającymi). Zasady: zob. pkt 6.1 przewodnika dotyczącego konkursów otwartych.

* W niniejszym ogłoszeniu wszelkie odniesienia do osoby płci męskiej uznaje się jednocześnie za odniesienia do osoby płci żeńskiej.

1 Zgody tej kandydat udziela podczas dokonywania zgłoszenia drogą elektroniczną.

2 Zob. europejski system opisu kształcenia językowego - wymagany poziom: język 1 = C1/język 2= B2 (http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/CEF/LanguageSelfAssessmentGrid.csphttp://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/CEF/LanguageSelfAssessmentGrid.csp)

3 W przypadku gdy na ostatnim miejscu znajdzie się kilku kandydatów z jednakowym wynikiem, do etapu oceny zintegrowanej zaproszeni zostaną wszyscy ci kandydaci.

4 Informacje te zostaną zweryfikowane na podstawie dokumentów potwierdzających przed sporządzeniem listy rezerwowej (zob. część VI pkt 1 oraz część VII pkt 2).

5 Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywanych klawiatur zostaną podane w zaproszeniu do etapu oceny zintegrowanej. Będą to standardowe klawiatury stosowane na europejskim rynku pracy.

6 Umiejętności te zostały zdefiniowane w pkt 1.2 przewodnika dotyczącego konkursów otwartych.

7 W przypadku gdy na ostatnim miejscu znajdzie się kilku kandydatów z jednakowym wynikiem, na listę rezerwową wpisani zostaną wszyscy ci kandydaci.

8 Dane sprawdzane są przez EPSO pod kątem warunków ogólnych, a przez komisję konkursową - pod kątem warunków szczegółowych.

9 O terminie testów oceny zintegrowanej kandydaci zostaną powiadomieni w odpowiednim czasie za pośrednictwem konta EPSO.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2014.42A.1
• Rodzaj: Ogłoszenie
• Tytuł: Ogłoszenie o konkursie otwartym - EPSO/AST-SC/01/14 na stanowisko pracownika sekretariatu (grupy zaszeregowania SC 1 i SC 2) dla następujących języków: angielski, chorwacki, francuski i niemiecki.
• Data aktu: 13/02/2014
• Data ogłoszenia: 13/02/2014