Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Centrum.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Centrum

(2012/C 388/21)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (zwane dalej "Centrum") z siedzibą w Lizbonie zostało ustanowione rozporządzeniem Rady (EWG) nr 302/93 z dnia 8 lutego 1993 r.⁽¹⁾. Głównymi zadaniami Centrum są gromadzenie, analizowanie i rozpowszechnianie danych dotyczących narkotyków i narkomanii w celu opracowywania i upowszechniania obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie europejskim. Informacje te mają służyć jako podstawa do analizy popytu na narkotyki i metod zmniejszania go, a także, w bardziej ogólnym ujęciu, do analizy zjawisk związanych z rynkiem narkotykowym⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Centrum systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Centrum obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Centrum, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Centrum oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Centrum nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Centrum⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Trybunał zidentyfikował 51 przypadków o łącznej wartości 90.053 euro, w których środki przeniesione na 2012 r. nie dotyczyły istniejących zobowiązań prawnych i powinny zostać umorzone oraz zwrócone Komisji. Centrum rozpoczęło jednak ten proces zbyt późno. Skutkiem tego, z powodu ograniczeń nałożonych przez system informatyczny, środki pozostaną zablokowane przez rok i zostaną umorzone oraz zwrócone dopiero pod koniec 2012 r.

13. Obecnie Centrum ponosi roczne koszty w wysokości około 275.000 euro z tytułu niewykorzystanej przestrzeni biurowej w swoim poprzednim budynku i w swojej nowej siedzibie. Centrum, we współpracy z Komisją Europejską oraz organami krajowymi, powinno kontynuować poszukiwanie odpowiednich rozwiązań dla niewykorzystanej przestrzeni biurowej.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ CENTRUM SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

14. Centrum nie przyjęło jeszcze ani nie wdrożyło polityki zarządzania środkami pieniężnymi, która ograniczałaby ryzyko finansowe i powodowała jego rozłożenie przy zapewnieniu odpowiedniego zwrotu z inwestycji.

15. Centrum nie przyjęło jeszcze kompleksowej polityki dotyczącej wyjątków i odstępstw od przyjętych procesów i procedur⁽¹²⁾.

INNE UWAGI

16. Centrum mogłoby jeszcze poprawić procedury rekrutacji. Pytania na egzaminy pisemne i ustne nie zostały ustalone przed rozpoczęciem przeglądu kandydatur przez komisję rekrutacyjną.

17. Akta zamówień publicznych Centrum były nie zawsze kompletne i odpowiednio uporządkowane⁽¹³⁾.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 18 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 36 z 12.2.1993, s. 1. Rozporządzenie to wraz ze zmianami zostało uchylone rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1920/2006 (Dz.U. L 376 z 27.12.2006, s. 1).

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Centrum.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Centrum.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 21 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 17 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.emcdda.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Standard kontroli wewnętrznej nr 8.

⁽¹³⁾ Brakowało kilku ważnych dokumentów, takich jak oszacowania wartości zamówień i pisma do oferentów, których oferty nie zostały wybrane.

ZAŁĄCZNIK 

Europejskie Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii (Lizbona)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 168 i 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia uzupełnia działanie państw członkowskich w celu zmniejszenia szkodliwych dla zdrowia skutków narkomanii, włącznie z informacją i profilaktyką.
Kompetencje Centrum (rozporządzenie (WE) nr 1920/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r.)	Cele Dostarczanie Unii i państwom członkowskim rzeczowych, obiektywnych, wiarygodnych i porównywalnych informacji na poziomie unijnym, dotyczących narkotyków i narkomanii oraz ich skutków. Priorytetowe obszary działalności Centrum: 1) monitorowanie problemów związanych z narkotykami oraz pojawiających się tendencji, w szczególności wiążących się z zażywaniem różnego rodzaju narkotyków jednocześnie; 2) monitorowanie rozwiązań i dostarczanie informacji na temat najlepszych praktyk; 3) ocena ryzyka wiążącego się z nowymi substancjami psychoaktywnymi oraz utrzymywanie systemu szybkiej wymiany informacji; 4) opracowywanie narzędzi i instrumentów w celu ułatwienia państwom członkowskim monitorowania i oceny ich polityk krajowych, a Komisji monitorowania i oceny polityk Unii. Zadania - gromadzenie i analiza danych, - poprawa metod porównywania danych, - rozpowszechnianie danych, - współpraca z organami i organizacjami europejskimi i międzynarodowymi oraz państwami spoza Unii, - wykrywanie nowych zjawisk i zmian tendencji.
Zarządzanie	Zarząd W skład zarządu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, dwóch przedstawicieli Komisji oraz dwóch niezależnych ekspertów posiadających szczególną wiedzę w dziedzinie narkotyków, wyznaczanych przez Parlament Europejski. Zarząd przyjmuje program pracy, roczne sprawozdanie z działalności oraz budżet. Wydaje opinię na temat ostatecznego sprawozdania finansowego. Komitet wykonawczy Skład przewodniczący zarządu, wiceprzewodniczący zarządu, dwóch członków wybranych z zarządu reprezentujących państwa członkowskie, dwóch przedstawicieli Komisji. Dyrektor Mianowany przez zarząd na wniosek Komisji. Komitet naukowy Wydaje opinie. Składa się z nie więcej niż piętnastu znanych naukowców, powołanych przez zarząd z uwagi na ich wysoki poziom naukowy, w następstwie publikacji zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Zarząd może również wyznaczyć panel ekspertów uczestniczący w pracach rozszerzonego komitetu naukowego w zakresie oceny ryzyka dotyczącego nowych substancji psychoaktywnych. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Centrum w roku 2011 (2010)	Budżet 16,27 mln euro (15,90 mln euro). Dotacja Unii: 94,63 % (94,34 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. Liczba stanowisk według planu zatrudnienia: 84 (84) Stanowiska obsadzone: 77 (78) plus 27 (27) innych pracowników (oddelegowani eksperci krajowi, pracownicy kontraktowi i pracownicy zatrudnieni na czas określony) Stanowiska ogółem: 104 (105) z czego wykonujący zadania: operacyjne: 64 (63,5) administracyjne i wsparcia informatycznego: 28,5 (29,5) mieszane: 11,5 (12)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Sieć informacyjna Centrum zarządza siecią informatyczną służącą do gromadzenia i wymiany informacji, zwaną "Europejską Siecią Informacji o Narkotykach i Narkomanii" (Reitox). Sieć ta łączy ze sobą krajowe sieci informacji o narkotykach, wyspecjalizowane ośrodki w państwach członkowskich oraz systemy informacyjne organizacji międzynarodowych współpracujących z Centrum. Publikacje - sprawozdanie roczne dotyczące problemu narkotykowego w Europie - 22 (23) wersje językowe (publikacja i interaktywna strona internetowa), - publikacje poświęcone wybranym zagadnieniom - 3 (3), EN, - biuletyn statystyczny i interaktywna strona internetowa zawierająca ponad 350 (350) tabel i 100 (100) wykresów, - sprawozdanie ogólne z działalności - roczne, EN, - biuletyn Drugnet Europe - 4 numery, EN (4), - drugs in focus (opracowania dotyczące polityki) - 2 (0) numery, - monografia naukowa Centrum - 0 (1), EN, - opinie Centrum - 0 (0), EN, - opracowania tematyczne Centrum - 1 (1), - wspólne publikacje - 3, EN (pierwsza); EN (druga); AR, HR, RU (trzecia), (3), - profile narkotyków - 1 nowy (3) i 17 zaktualizowanych (14), DE, EN, FR, - opracowania techniczne i naukowe, w tym artykuły i streszczenia naukowe - 39 (26), - plakaty naukowe: 2 (1), - system zbierania, walidacji, przechowywania i wyszukiwania informacji (Fonte). Inne strony internetowe Reorganizacja/aktualizacja/opracowanie zawartości publicznej strony internetowej Centrum obejmującej: - przeglądy sytuacji w poszczególnych krajach, - przeglądy dotyczące leczenia uzależnień od narkotyków, profile zapobiegania, - bazę danych ustawodawstwa antynarkotykowego w Europie, - bazę narzędzi ewaluacyjnych, - portal najlepszych praktyk (system wymiany danych o działaniach na rzecz ograniczania popytu na narkotyki, moduły dotyczące ograniczania szkodliwych skutków i leczenia), - strony tematyczne, - bazę danych publikacji. Materiały promocyjne Materiały konferencyjne - 1 EN (0). Produkty medialne: 13 (14) informacji prasowych (4 w 23 językach) i 7 (9) zestawień informacji, EN; 1 prezentacja Power Point, EN (23). Udział w konferencjach międzynarodowych, spotkaniach technicznych i naukowych - 245 (266).
Źródło: Informacje przekazane przez Centrum.

ODPOWIEDZI CENTRUM

12. Centrum dokona przeglądu swych wewnętrznych procedur, aby - w jak najszybszym terminie i w jak największym zakresie - umorzyć przed końcem roku pozostałe zobowiązania, które nie dotyczą zobowiązań prawnych, na podstawie informacji, które w tym czasie będą dostępne i możliwe do przewidzenia.

13. Centrum kontynuuje, a nawet wzmacnia swe wysiłki w tej dziedzinie, zgodnie z uwagami i zaleceniami Trybunału. Podjęto już odpowiednie działania z Komisją Europejską i odpowiednimi władzami krajowymi w celu rozwiązania tego problemu.

14. Aby wypełnić zalecenia Trybunału oraz jeszcze bardziej wzmocnić istniejące środki ostrożności służące ograniczeniu ryzyka, EMCDDA wdroży odpowiednią politykę mającą na celu okresowe monitorowanie możliwego rozwoju ryzyka.

15. W ramach realizacji uwag Trybunału oraz aby wzmocnić istniejące procedury EMCDDA dokona przeglądu swej polityki dotyczącej wyjątków, aby zidentyfikować wszelkie wyjątki będące odstępstwem od jakiejkolwiek zasady oficjalnie przyjętej i stosowanej przez Centrum.

16. W odpowiedzi na zalecenie Trybunału EMCDDA oceni możliwość wcześniejszego określenia pytań na egzaminy pisemne i ustne, biorąc pod uwagę możliwe ryzyko, koszty i korzyści wynikające z takiej zmiany.

17. Zgodnie z żądaniem dostarczono dokumenty, których wcześniej zabrakło w aktach objętych audytem. Centrum wprowadziło również odpowiednie listy kontrolne dla akt dotyczących zamówień publicznych, aby mieć pewność, że wszystkie wymagane dokumenty znajdują się w aktach w odpowiedniej formie.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.123
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Centrum Monitorowania Narkotyków i Narkomanii za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Centrum.
• Data aktu: 18/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012