Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER

(2009/C 310/01)

(Dz.U.UE C z dnia 18 grudnia 2009 r.)

Wstęp

1. Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER⁽¹⁾ i Rozwoju Energii Termojądrowej zostało ustanowione w marcu 2007 r.⁽²⁾ na okres 35 lat.

2. Członkami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER są Europejska Wspólnota Energii Atomowej (Euratom) reprezentowana przez Komisję Europejską, państwa członkowskie Euratomu oraz inne kraje, które zawarły z Euratomem umowy o współpracy w dziedzinie kontrolowanej syntezy jądrowej i które wyraziły wolę stania się członkami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER (na dzień 31 grudnia 2008 r.: Szwajcaria).

3. Zadania Wspólnego Przedsięwzięcia ITER są następujące (zob. też tabela):

a) wnoszenie wkładu Euratomu w działalność Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej (organizacji ITER)⁽³⁾;

b) wnoszenie wkładu Euratomu w realizowane wspólnie z Japonią działania w ramach "szerszego podejścia" (dodatkowe wspólne prace badawcze w dziedzinie syntezy jądrowej) na rzecz szybkiego uzyskania energii termojądrowej;

c) przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility).

4. Całkowite środki przeznaczone dla Wspólnego Przedsięwzięcia ITER na lata 2007-2041 wynoszą orientacyjnie 9.653 mln euro. Na kwotę tę składają się: wkład Euratomu, wkłady Francji jako państwa, gdzie powstaje reaktor ITER, roczne składki członkowskie, dobrowolne składki członków innych niż Euratom oraz dodatkowe zasoby.

5. Wspólne Przedsięwzięcie ITER rozpoczęło autonomiczną działalność dnia 18 marca 2008 r. Główne urządzenia do syntezy jądrowej mają zostać zbudowane w Cadarache we Francji, natomiast siedziba Wspólnego Przedsięwzięcia ITER znajduje się w Barcelonie.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

6. Na mocy postanowień art. 248 Traktatu Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽⁴⁾ Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁵⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁶⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁷⁾.

Zadania dyrektora

8. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Wspólnego Przedsięwzięcia ITER⁽⁸⁾, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁹⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽¹⁰⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

9. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia ITER oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

10. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹¹⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

11. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

12. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

13. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Wspólnego Przedsięwzięcia ITER na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

14. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2008 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

15. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

Wykonanie budżetu

16. Rachunek wyniku budżetowego za 2008 r. wykazał nadwyżkę w wysokości 57,6 mln euro, co stanowi 38 % kwoty rozliczeń międzyokresowych czynnych, wynoszącej 149,7 mln euro. Z tej nadwyżki 32,2 mln euro zostało przeniesione na 2009 r., a 25,4 mln euro podlega zwrotowi do Komisji zgodnie z art. 16 regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia ITER. Niepełne wykorzystanie środków wynika głównie z opóźnień w realizacji programu syntezy jądrowej Euratomu.

INNE KWESTIE

Systemy kontroli wewnętrznej

17. Wspólne Przedsięwzięcie ITER jest na etapie rozpoczynania działalności i w 2008 r. nie wprowadziło jeszcze w pełni systemu kontroli wewnętrznej i systemu informacji finansowej. Pod koniec roku podstawowe procedury operacyjne nie były jeszcze sformalizowane ani też zatwierdzone przez księgowego, jak przewiduje regulamin finansowy Wspólnego Przedsięwzięcia ITER.

18. Konieczne są w szczególności dalsze prace w zakresie dokumentacji procesów i działań IT oraz identyfikacji zagrożeń informatycznych. W 2008 r. w ramach Wspólnego Przedsięwzięcia ITER nie opracowano także planu ciągłości działania ani polityki ochrony danych.

19. Art. 75 regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia ITER stanowi, że powinno ono posiadać służbę audytu wewnętrznego, która musi spełniać odpowiednie standardy międzynarodowe. Jednakże do końca 2008 r. ten ważny element systemu kontroli wewnętrznej nie został ustanowiony.

20. Przeprowadzone przez Trybunał badanie próby 40 transakcji ujawniło kilka przypadków, w których mechanizmy kontroli wewnętrznej nie działały prawidłowo. Na przykład w sześciu przypadkach Wspólne Przedsięwzięcie ITER zaciągnęło zobowiązania budżetowe dopiero po zaciągnięciu zobowiązań prawnych, co jest sprzeczne z wymogami regulaminu finansowego. W jednym przypadku Wspólne Przedsięwzięcie ITER udzieliło zamówienia w drodze procedury negocjacyjnej bez wymaganej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

Regulamin finansowy Wspólnego Przedsięwzięcia ITER

21. Regulamin finansowy Wspólnego Przedsięwzięcia ITER został przyjęty decyzją Rady Zarządzającej z dnia 22 października 2007 r. W dniu 28 lutego 2008 r. dyrektor Wspólnego Przedsięwzięcia ITER zwrócił się do Trybunału z wnioskiem o opinię w sprawie tego regulaminu. Trybunał wydał opinię nr 4/2008 w październiku 2008 r.

22. W opinii tej Trybunał odnotował, że regulamin finansowy Wspólnego Przedsięwzięcia ITER w dużej mierze oparty jest na zasadach ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów Wspólnoty oraz na zasadach ogólnego rozporządzenia finansowego.

23. Trybunał wskazał jednak szereg kwestii, w zakresie których, jego zdaniem, zmiany są konieczne, aby wzmocnić ramy finansowe Wspólnego Przedsięwzięcia ITER. W szczególności regulamin finansowy Wspólnego Przedsięwzięcia ITER powinien określać bardziej surowe zasady udzielania dotacji na badania naukowe oraz powinien przewidywać kontrolę Wspólnego Przedsięwzięcia ITER przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji, co jest zgodne z praktykami stosowanymi w odniesieniu do innych organów Wspólnoty.

Opóźniona wpłata składek członkowskich

24. W ciągu trzech miesięcy od przyjęcia budżetu Wspólne Przedsięwzięcie ITER powinno zwrócić się do swoich członków o wpłatę ich rocznych składek. Mimo że budżet przyjęto w grudniu 2007 r., Wspólne Przedsięwzięcie ITER zwróciło się o wpłaty dopiero pod koniec maja 2008 r.

25. Członkowie mieli wpłacić składki do lipca 2008 r. Tylko pięciu spośród 23 członków dotrzymało tego terminu. Wspólne Przedsięwzięcie ITER musiało wystosować trzy upomnienia, a jeden z członków pod koniec 2008 r. nadal nie wpłacił składki.

Roczne sprawozdanie z działalności

26. Na podstawie art. 14 statutu Wspólnego Przedsięwzięcia ITER oraz art. 43 regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia ITER, dyrektor jest zobowiązany do przygotowania rocznego sprawozdania z działalności. Sprawozdanie to powinno zawierać stosowne informacje dotyczące finansów i zarządzania oraz wykazywać wyniki działalności Wspólnego Przedsięwzięcia ITER poprzez odniesienie do ustalonych celów i harmonogramu oraz przedstawiać zagrożenia związane z tą działalnością, wykorzystanie przewidzianych zasobów, a także efektywność i skuteczność systemu kontroli wewnętrznej. Po zatwierdzeniu przez Zarząd sprawozdanie przesyłane jest Parlamentowi Europejskiemu oraz Trybunałowi Obrachunkowemu do dnia 15 czerwca następnego roku budżetowego.

27. Roczne sprawozdanie z działalności wpłynęło do Trybunału we wrześniu 2009 r., tj. trzy miesiące po terminie. Sprawozdanie to zawiera informacje dotyczące finansów i działalności, jednak nie spełnia ono wszystkich wymogów wynikających z obowiązujących przepisów. Opis postępów w realizacji programu prac nie obejmuje szczegółowej oceny wyników w odniesieniu do ustalonych celów i harmonogramu. Sprawozdanie nie zawiera oceny skuteczności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej, jak wymagają tego przepisy regulaminu finansowego.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 22 października 2009 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ ITER: ang. International Thermonuclear Experimental Reactor - międzynarodowy eksperymentalny reaktor termojądrowy.

⁽²⁾ Decyzja Rady 2007/198/Euratom z dnia 27 marca 2007 r. powołująca Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej (Dz.U. L 90 z 30.3.2007, s. 58).

⁽³⁾ Międzynarodowa Organizacja Energii Termojądrowej została powołana w październiku 2007 r. na początkowy okres 35 lat w celu realizacji projektu ITER mającego wykazać realność wykorzystania syntezy jądrowej pod względem naukowym i technicznym. Jej członkami są Euratom, Chińska Republika Ludowa, Republika Indii, Japonia, Republika Korei, Federacja Rosyjska oraz Stany Zjednoczone Ameryki.

⁽⁴⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika, zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁶⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁷⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁸⁾ Regulamin finansowy Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej, przyjęty decyzją jego Rady Zarządzającej w dniu 22 października 2007 r.

⁽⁹⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽¹⁰⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości są określone w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w takiej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Wspólnego Przedsięwzięcia ITER.

⁽¹¹⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

Tabela

Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej (Barcelona)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu	Kompetencje Wspólnego Przedsięwzięcia ITER określone w decyzji Rady 2007/198/Euratom		Zarządzanie	Środki udostępnione Wspólnemu Przedsięwzięciu ITER w 2008 r. (brak danych za 2007 r.)	Główne osiągnięcia w 2008 r.
Europejska Wspólnota Energii Atomowej Rozdział V "Wspólne przedsiębiorstwa" Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, a w szczególności art. 45: "Przedsiębiorstwa o podstawowym znaczeniu dla rozwoju przemysłu jądrowego we Wspólnocie mogą być tworzone jako wspólne przedsiębiorstwa w rozumieniu niniejszego Traktatu, zgodnie z postanowieniami poniższych artykułów". art. 49: "Wspólne przedsiębiorstwa tworzy się decyzją Rady. Każde wspólne przedsiębiorstwo ma osobowość prawną".	Cele - Wnoszenie wkładu Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej ("Euratom") na rzecz Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej ITER, - wnoszenie wkładu Euratomu na rzecz realizowanych wspólnie z Japonią działań w ramach działań "szerszego podejścia", mających na celu szybkie uzyskanie energii termojądrowej, - przygotowanie i koordynacja programu działań mających na celu przygotowanie do budowy demonstracyjnych reaktorów syntezy jądrowej wraz z instalacjami towarzyszącymi, w tym międzynarodowej instalacji napromieniowywania materiałów przeznaczonych do syntezy jądrowej (IFMIF - International Fusion Materials Irradiation Facility).	Zadania - Nadzór przygotowania obiektu do realizacji projektu ITER, - dostarczanie organizacji ITER komponentów, sprzętu, materiałów i innych zasobów, - zarządzanie zamówieniami na podstawie ustaleń zawartych z organizacją ITER oraz, w szczególności, zarządzanie związanymi z tym procedurami zapewnienia jakości, - przygotowanie i koordynacja udziału Euratomu w naukowym i technicznym wykorzystaniu projektu ITER, - koordynacja badań naukowych i technicznych oraz prac rozwojowych w ramach wkładu Euratomu w organizację ITER, - przekazywanie wkładu finansowego Euratomu na rzecz organizacji ITER, - organizacja udostępniania zasobów ludzkich na rzecz organizacji ITER, - utrzymywanie kontaktów z organizacją ITER i prowadzenie wszelkich innych działań na rzecz realizacji umowy ITER.	1. Rada Zarządzająca Rada Zarządzająca odpowiada za nadzorowanie Wspólnego Przedsięwzięcia ITER w realizacji jego celów oraz zapewnia bliską współpracę między Wspólnym Przedsięwzięciem ITER i jego członkami w ramach prowadzonej przez nie działalności. 2. Komitet Wykonawczy Komitet Wykonawczy wspiera Radę Zarządzającą w przygotowywaniu decyzji i podejmuje wszelkie inne zadania, które mogą zostać mu powierzone przez Radę Zarządzającą. 3. Naukowa Rada Programowa Naukowa Rada Programowa doradza Radzie Zarządzającej i dyrektorowi w sprawach związanych z przyjęciem i wykonaniem planu realizacji projektu oraz programów prac. 4. Dyrektor Dyrektor pełni obowiązki szefa zarządu, odpowiada za bieżące zarządzanie Wspólnym Przedsięwzięciem ITER i jest jego prawnym przedstawicielem. 5. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. 6. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.	Budżet ostateczny na 2008 r. 149,8 mln euro, z czego 81,5 % pochodziło z dotacji wspólnotowych. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2008 r. 145 stanowisk w planie zatrudnienia, z czego 101 obsadzonych według stanu na dzień 31 grudnia 2008 r. 56 innych stanowisk (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci narodowi, pracownicy zewnętrzni) Pracownicy ogółem: 157 z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 102 - administracyjne i pomocnicze: 47 - mieszane: 8	Międzynarodowa umowa ITER - Rozpoczęto 11 procedur przetargowych i 16 procedur udzielenia dotacji, zawarto 3 ustalenia w sprawie zamówień z organizacją ITER, - prototyp nadprzewodnika do wykonanych z tytanu i niobu cewek pola poloidalnego ITER przeszedł pomyślnie testy, - działanie przetestowanych niepełnowymiarowych modeli pierścieni sprężania wstępnego przewyższyło wymogi ITER, - ukończono prace nad makietą sektora poloidalnego komory próżniowej, - wykonano pełnowymiarowy prototyp wewnętrznej osłony (ang. shield) w postaci modułu płaszcza (ang. blanket module), - modele ściany zwróconej bezpośrednio w stronę plazmy pomyślnie przeszły testy wysokich temperatur, - uzyskano kwalifikację dla pionowej tarczy diwertora, - ukończono budowę platformy testowej do demonstracji zdalnej obsługi diwertora, - testy wysokiego napięcia pierwszego przemysłowego prototypu współosiowego girotronu wnękowego o mocy 2MW, - obiekt w Cadarache: teren został wyrównany, przygotowano główną platformę do robót ziemnych i budowy.
					Umowa w sprawie szerszego podejścia: - tokamak JT-60SA: ukończono ponowną analizę (z ang. re-baselining) projektu, dzięki czemu uzyskano oszczędności przy jednoczesnym utrzymaniu działania urządzenia, - program IFMIF/EVEDA: kontynuowano kilka działań projektowych, a wszystkie najważniejsze aspekty systemu akceleratora są obecnie naprawione, - program FERC: interfejsy między budynkiem a superkomputerem zostały określone, podobnie jak zasady analizy porównawczej.
Źródło: Informacje przekazane przez Wspólne Przedsięwzięcie ITER.

ODPOWIEDZI WSPÓLNEGO PRZEDSIĘWZIĘCIA

Wykonanie budżetu

Punkt 16

Europejskie Wspólne Przedsięwzięcie na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej (F4E) uważa, że niepełne wykorzystanie środków, do którego nawiązuje Trybunał, było nierozłącznie związane z pierwszym rokiem finansowej niezależności F4E od Komisji, a także z opóźnieniami w rozpoczęciu działalności Międzynarodowej Organizacji Energii Termojądrowej na rzecz wspólnej realizacji projektu ITER oraz całości programu termojądrowego Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Euratom). Wprowadzane są mechanizmy okresowej sprawozdawczości. W ramach planu działania dotyczącego norm kontroli wewnętrznej zostaną określone dodatkowe środki w zakresie monitorowania i sprawozdawczości, aby jeszcze bardziej zaostrzyć kontrolę nad wykonaniem budżetu.

Systemy kontroli wewnętrznej

Punkty 17-19

F4E zgadza się z uwagami Trybunału dotyczącymi dojrzałości jego środowiska kontroli wewnętrznej podczas pierwszego roku działalności. Jednocześnie F4E może potwierdzić, że audytor wewnętrzny rozpoczął pracę w dniu 1 lipca 2009 r. Przygotowano plan działania dotyczący wprowadzenia norm kontroli wewnętrznej, który uwzględnia także kwestie ustalone w odniesieniu do technologii informacyjnych; tworzona jest grupa robocza, która będzie koordynowała i monitorowała realizację tego planu oraz składała sprawozdania na ten temat. Ponadto mianowano inspektora ochrony danych i podjęto działania konieczne do rozwinięcia planu ciągłości działania i odzyskiwania danych.

W tym kontekście w 2008 r. F4E opracowało system zapewniania jakości. Trwają ćwiczenia w zakresie mapowania wszystkich podstawowych procesów biznesowych.

Punkt 20

F4E odnotowuje uwagę Trybunału dotyczącą braku zobowiązań budżetowych przed wejściem w zobowiązania prawne w sześciu konkretnych przypadkach, które wywodzą się ze zobowiązań Euratomu wynikających z umowy międzynarodowej ITER i umowy z Japonią.

Te sześć przypadków to wieloletnie ustalenia międzynarodowe między F4E i Organizacją ITER lub japońską agencją wewnętrzną, wdrażające wyżej wspomniane zobowiązania międzynarodowe Euratomu.

W celu uwzględnienia uwag Trybunału w tej kwestii F4E zasięgnie porady członków Rady Zarządzającej, w szczególności Euratomu. W przypadku tych konkretnych umów podjęcie zobowiązań budżetowych przed wejściem w te ustalenia miałoby znaczny wpływ na zdolność F4E do realizacji wewnętrznych zobowiązań Euratomu, ponieważ kwota na to przeznaczona mogłaby przekraczać budżet dostępny w ramach obecnego programu ramowego.

F4E zgadza się z uwagą Trybunału dotyczącą przypadku, w którym rozpoczęto procedurę negocjacyjną, publikując uprzednio ogłoszenie o zamówieniu. Należy jednak zauważyć, że kroki te podjęto w wyjątkowych okolicznościach. F4E należycie udokumentowało swoją decyzję dotyczącą odstąpienia od standardowych procedur i jednocześnie opracowało plan minimalizujący wszelkie negatywne skutki. Plan ten został z powodzeniem zrealizowany i w międzyczasie naprawiono sytuację.

Regulamin finansowy F4E

Punkty 21-23

Utworzono wewnętrzną grupę roboczą F4E zajmującą się regularnym analizowaniem konieczności wprowadzenia zmian w regulaminie finansowym F4E i przepisach wykonawczych do niego, co ma na celu wzmocnienie ram finansowych przy jednoczesnym uwzględnieniu szczególnego środowiska przemysłowego i instytucjonalnego F4E. Grupa robocza przeanalizuje uwagi Trybunału w celu przedstawienia Komisji i Radzie Zarządzającej projektu zmian.

Spóźniona wpłata rocznych składek

Punkt 24

F4E zgadza się z uwagą Trybunału. Jednakże opóźnienie w wydaniu wezwania do uiszczenia składek rocznych za 2008 r. związane jest z okresem przejściowym przed wprowadzeniem finansowej niezależności F4E od Komisji w dniu 18 marca 2008 r.

Punkt 25

F4E zgadza się z uwagą Trybunału. Jednakże ze względu na fakt, że 2008 r. był pierwszym rokiem, za który członkowie F4E zostali wezwani do uiszczenia rocznej składki, większość członków potrzebowała czasu na wprowadzenie wewnętrznych procedur niezbędnych do zatwierdzenia płatności tej składki.

Od tego czasu wszyscy członkowie F4E opłacili roczną składkę za 2008 r.

W marcu 2009 r., podczas swojego dziewiątego posiedzenia, Rada Zarządzająca F4E przypomniała wszystkim członkom o konieczności terminowej płatności rocznej składki.

Roczne sprawozdanie z działalności

Punkty 26-27

F4E zgadza się ze wstępnymi ustaleniami Trybunału dotyczącymi opóźnienia w przedstawieniu rocznego sprawozdania z działalności oraz braku oceny skuteczności i wydajności systemu kontroli wewnętrznej oraz szczegółowej oceny wyników w odniesieniu do ustalonych celów i terminarza.

Opóźnienie spowodowane jest głównie tym, że posiedzenie Rady Zarządzającej F4E nie odbyło się przed terminem określonym w regulaminie finansowym F4E. Ponadto Rada Zarządzająca nie zatwierdziła rocznego sprawozdania z działalności podczas posiedzenia w dniu 9 lipca, a dopiero 14 września.

Aby zapewnić w przyszłości terminowe zatwierdzanie rocznego sprawozdania z działalności, F4E zwróci się o zwołanie posiedzenia Rady Zarządzającej na początku czerwca i opracowanie procedury w odniesieniu do Rady Zarządzającej i jej organów pomocniczych, która umożliwi przygotowanie z dużym wyprzedzeniem decyzji dotyczącej zatwierdzenia rocznego sprawozdania z działalności, a także powiązanych analiz i ocen.

Z powodu niedoboru personelu i niepełnej zdolności operacyjnej F4E w okresie sprawozdawczym dostępne były jedynie podstawowe wskaźniki zarządzania dotyczące realizacji programu prac, a oceny ryzyka jeszcze nie dokonano. F4E zajmie się tymi niedociągnięciami w następnym rocznym sprawozdaniu z działalności z uwzględnieniem trwającego opracowywania procesów sprawozdawczości wewnętrznej i przygotowywania ocen ryzyka w odniesieniu do wszystkich ważnych obszarów działalności operacyjnej F4E.

Opracowano plan działania dotyczący wprowadzenia norm kontroli wewnętrznej. Obejmuje on m.in. wprowadzenie ćwiczeń z zakresu oceny ryzyka, a także roczny przegląd skuteczności i wydajności środowiska kontroli wewnętrznej. W międzyczasie zatrudniono audytora wewnętrznego - jego usługi w zakresie audytu i doradztwa przyczynią się do zwiększenia pewności urzędnika zatwierdzającego co do skuteczności systemu kontroli wewnętrznej i wyników departamentów w kontekście wprowadzenia tego systemu.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2009.310.1
• Rodzaj: Zawiadomienie
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Wspólnego Przedsięwzięcia na rzecz Realizacji Projektu ITER i Rozwoju Energii Termojądrowej za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2008 r., wraz z odpowiedziami Wspólnego Przedsięwzięcia ITER.
• Data aktu: 22/10/2009
• Data ogłoszenia: 18/12/2009