Zaproszenie do składania ofert dotyczące opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów Parlamentu Europejskiego zgromadzonego w trakcie sprawowania mandatu lub przekazanego w formie darowizn lub zapisów testamentowych (2005-002).

Zaproszenie do składania ofert dotyczące opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów Parlamentu Europejskiego zgromadzonego w trakcie sprawowania mandatu lub przekazanego w formie darowizn lub zapisów testamentowych (2005-002)

(2005/C 79/11)

(Dz.U.UE C z dnia 1 kwietnia 2005 r.)

W ramach polityki informacyjnej dotyczącej historii integracji europejskiej Parlament Europejski corocznie określa projekty, które przyczyniają się do opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów i dawnych posłów europejskich, zgromadzonego podczas pełnienia ich mandatu, związanego z Parlamentem Europejskim i przekazanego przez posłów instytutom, stowarzyszeniom lub fundacjom w formie darowizn lub zapisów testamentowych.

Podstawa prawna

– Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich.

– Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich.

– Rozporządzenie w sprawie opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów europejskich przekazanego instytutom, stowarzyszeniom lub fundacjom w formie darowizn lub zapisów testamentowych, przyjęte przez Prezydium Parlamentu Europejskiego w dniu 2 czerwca 2003 r.

Program i źródło finansowania: opracowanie dziedzictwa archiwalnego posłów europejskich

Linia budżetowa: 2271 sekcji I - Parlament - budżetu ogólnego Unii Europejskiej.

I.

CHARAKTER DZIAŁAŃ, OBSZAR GEOGRAFICZNY I CZAS TRWANIA PROJEKTU

1. Cel działania: ułatwienie opracowania i nieodpłatnego dostępu do dziedzictwa archiwalnego, które posłowie europejscy zgromadzili podczas pełnienia europejskiego mandatu parlamentarnego. Działanie wpisuje się w ramy polityki informacyjnej dotyczącej historii integracji europejskiej, którą Parlament Europejski prowadzi na rzecz badaczy i obywateli europejskich.

2. Cel działań: archiwizacja dokumentów zgromadzonych przez posłów lub dawnych posłów Parlamentu Europejskiego (oraz Wspólnego Zgromadzenia EWWiS i Europejskiego Zgromadzenia Parlamentarnego) w trakcie pełnienia europejskiego mandatu parlamentarnego. Dokumenty te powinny zostać przekazane w formie darowizn lub zapisów testamentowych instytutowi, stowarzyszeniu lub fundacji, które należą do Międzynarodowej Rady Archiwów SPP-ICA, i nie powinny być wcześniej objęte archiwizacją. Żadna dotacja nie zostanie przyznana w odniesieniu do wydatków dokonanych przed podpisaniem umowy w sprawi instytutom, stowarzyszeniom lub fundacjom dotacji operacyjnej (art. 112 rozporządzenia finansowego). Działania będą przebiegać według następującego schematu:

– Ustanowienie planu klasyfikacji,

– Archiwizacja według norm ISAD(G) i ISAAR (CPF),

– Numerowanie dokumentów i wykonywanie mikrofilmów.

3. Obszar geograficzny: Unia Europejska

4. Maksymalny czas trwania: 30 czerwca 2006 r. (ostateczny termin składania wniosków o wypłatę salda dotacji, po zakończeniu projektu).

5. Podanie do wiadomości publicznej: niniejsze zaproszenie do składania ofert oraz formularz wniosku o dotację zostały przesłane celem publikacji:

– wDzienniku Urzędowym Unii Europejskiej;

– na stronie internetowej PE (http://www.europarl.eu.int/tenders);

– na stronie internetowej Międzynarodowej Rady Archiwów

– Działu Archiwów i Archiwistów Parlamentów oraz Partii Politycznych.

II.

FINANSOWANIE

1. Maksymalny budżet przyznany na niniejsze zaproszenie do składania ofert (kwota ta może zostać zwiększona lub zmniejszona w zależności od wymogów budżetowych i/lub funkcjonalnych): 250.000 €

2. Maksymalna i minimalna kwota dotacji

– Maksymalny stosunek kosztów projektu, które mogą być finansowane ze środków wspólnotowych: 50 % kosztów określonych do wysokości 9.900 € na metr bieżący + 5.000 kartek) w odniesieniu do dokumentów tekstowych i 7 € za sztukę, w odniesieniu do dokumentów innych niż tekstowe (stosunek ten ma zastosowanie wyłącznie do środków dopuszczonych do finansowania - zob. pkt 1.6 formularza wniosku o dotację).

– Minimalna kwota dotacji: 4.950 €

Maksymalna kwota dotacji zostanie określona w zależności od środków przeznaczonych na linię budżetową 2271.

3. Zasady finansowania

– 50 % po utworzeniu listy beneficjentów oraz w przypadku spełniania dwóch warunków, o których mowa poniżej:

– udzielenie (ewentualnie na wniosek Parlamentu Europejskiego), gwarancji należytego wykonania działania przez instytucję bankową, wypłacanej na pierwszy wniosek i obejmującej kwotę równą pierwszej transzy finansowania,

– zawarcie umowy, w formie pisemnej,

– 50 % po zakończeniu projektu i przekazaniu dokumentów stanowiących dowód takiego zakończenia.

4. Liczba dotacji

Przedmiotem wniosku o dotację złożonego przez jednego wnioskodawcę i obejmującego jeden rok może być wyłącznie jeden zbiór dokumentacyjny.

III.

WARUNKI KWALIFIKOWALNOŚCI I FINANSOWANIA

1. Warunki kwalifikowalności

a) Osobowość prawna, członkostwo w Międzynarodowej Radzie Archiwów - Dziale Archiwów i Archiwistów Parlamentów oraz Partii Politycznych (SPP/ICA);

b) Obszerne wiadomości z zakresu archiwizacji;

c) Znajomość zasad deontologicznych i norm międzynarodowych ISAD(G) i ISAAR(CPF);

d) Potwierdzone doświadczenie w zarządzaniu dokumentami związanymi z działalnością parlamentarną;

e) potwierdzenie, że wnioskodawca nie znajduje się w jednej z sytuacji wykluczenia określonych w art. 93 i 94 rozporządzenia finansowego (zob. formularz wniosku o dotację, "Oświadczenie");

f) zdolność do dostarczenia wszelkich niezbędnych dowodów potwierdzających spełnianie kryteriów kwalifikowalności, wyboru i przyznania dotacji ustanowionych w niniejszym zaproszeniu do składania ofert i w podstawie prawnej, ze szczególnym uwzględnieniem dowodów spójności, zawartości i wartości historycznej (dla historii integracji europejskiej) zbioru.

2. Minimalne warunki finansowania

Finansowanie może być przyznane instytutowi, stowarzyszeniu lub fundacji, tylko i wyłącznie jeżeli:

a) Dokumenty zostały przekazane nieodpłatnie w formie darowizny lub zapisu testamentowego, przy jednoczesnym zrzeczeniu się ze strony darczyńców, wynagrodzenia za korzystanie z praw własności z tytułu praw autorskich, w szczególności prawa do powielania, zaś wnioskodawca posiada prawo rzeczowe do wykorzystywania zbioru dokumentacyjnego i może je poświadczyć;

b) Archiwizacja dokumentów tekstowych podlega zasadom deontologicznym, w szczególności normom ISAD(G) i ISAAR(CPF), zgodnie ze specyfikacjami określonymi w załączniku 1 do rozporządzenia przyjętego przez Prezydium Parlamentu Europejskiego w dniu 2 czerwca 2003 r., w sprawie opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów europejskich przekazanego instytutom, stowarzyszeniom lub fundacjom w formie darowizn lub zapisów testamentowych;

c) Wnioskodawca; nie otrzymał innej dotacji z tego samego tytułu, pokrywanej z budżetu ogólnego Unii Europejskiej;

d) Po przeprowadzeniu archiwizacji dokumenty nie są wykorzystywane do celów zarobkowych;

e) Wnioskodawca zobowiązuje się udostępnić Parlamentowi Europejskiemu i użytkownikom (w formie papierowej i elektronicznej, oraz w określonym przypadku na swojej stronie internetowej) pełny wykaz dokumentów objętych archiwizacją i zapewnić nieodpłatny dostęp do dokumentów oryginalnych;

f) Wnioskodawca posiada inne źródła finansowania archiwizacji;

g) Wnioskodawca zobowiązuje się do bezpośredniego nadzorowania przygotowania i zarządzania projektem oraz nie ogranicza się do odgrywania roli pośrednika;

h) Dokumenty do archiwizacji:

– dotyczą faktów i postaci wyraźnie związanych z historią integracji europejskiej,

– dotyczą integracji europejskiej od momentu powstania EWWiS (z wyłączeniem zbiorów dokumentacyjnych sprzed 1952 r.),

– są związane z osobistym doświadczeniem posła w pełnieniu europejskiego mandatu parlamentarnego (z wyłączeniem dokumentów uzyskanych poza okresem sprawowania mandatu poselskiego lub mandatu dawnego członka Wspólnego Zgromadzenia EWWiS, Europejskiego Zgromadzenia Parlamentarnego lub Parlamentu Europejskiego);

– mają charakter historyczny (w związku z tym nie są objęte dotacją dokumenty uzyskane w trakcie kadencji, która rozpoczęła się w 2004 r.),

– są spójne (dotacją nie są objęte tekstowe zbiory dokumentacyjne liczące mniej niż jeden metr bieżący = 5.000 stron i dokumenty inne niż tekstowe, które nie wchodzą w skład zbioru dokumentacyjnego mogącego otrzymać finansowanie w minimalnej wysokości 4.950 €).

IV.

PROCEDURY WYBORU I PRZYZNAWANIA

1. Kryteria wyboru

Wnioskodawca musi wykazać, że posiada stabilne i wystarczające źródła finansowania, aby utrzymać swoją działalność przez okres realizacji działania i uczestniczyć w jego finansowaniu (do wysokości 50 %) oraz w finansowaniu wstępnym, przed wypłatą salda (do wysokości minimalnej kwoty równej 25 %).

Musi posiadać uznane kompetencje w dziedzinie archiwizacji, które umożliwią prawidłową realizację przedmiotowego działania archiwizacji. W tym celu do wniosku należy załączyć życiorysy osób odpowiedzialnych za archiwizację. Ponadto należy sprecyzować i udokumentować zewnętrzne zasoby ludzkie i materialne, które wnioskodawca zamierza wykorzystać w drodze udzielenia zamówienia. N.B.: uwzględniając pkt III.2. g), wykorzystanie zasobów zewnętrznych może mieć miejsce tylko w przypadku zadań wymagających wykonania materialnego.

Wreszcie wnioskodawca musi wykazać swoją rzeczywistą zdolność do udostępnienia użytkownikom wykazu dokumentów i zapewnienia nieodpłatnego dostępu do oryginałów.

2. Kryteria przyznawania

Proponowane działanie powinno zmierzać do zapewnienia jak największej skuteczności polityki prowadzonej przez Parlament Europejski, aby zapewnić badaczom i obywatelom europejskim jak najpełniejsze informacje z zakresu historii integracji europejskiej. W tym celu stosowane będą następujące kryteria przyznawania, według znaczenia względnego, o którym mowa poniżej:

a) możliwość tworzenia ze zbioru dokumentacyjnego (zawierającego dokumenty tekstowe i dokumenty o innym charakterze) istotnego uzupełnienia dla historii integracji europejskiej (w związku z tym dotacja nie obejmuje oficjalnych dokumentów Parlamentu Europejskiego lub Unii Europejskiej).

Znaczenie względne kryterium:......./60 punktów;

b) znaczenie funkcji, jaką pełni(-ł) poseł lub dawny poseł w ramach europejskiego mandatu parlamentarnego.

Znaczenie względne kryterium:......./15 punktów;

c) charakter nowych źródeł informacji. Zgodność z tym kryterium będzie oceniania w zależności od proporcji dokumentów niepublikowanych znajdujących się w zbiorze, udokumentowanych we wniosku o finansowanie

Znaczenie względne kryterium:......./15 punktów;

d) zdolność wnioskodawcy do zapewnienia ogólnego dostępu do zbioru dokumentacyjnego.

Zgodność z tym kryterium będzie oceniana w zależności od następujących parametrów:

– utworzenia elektronicznej bazy danych:

Znaczenie względne kryterium:....../5 punktów

– udostępnienie pełnego wykazu dokumentów cyfrowych na stronie internetowej (przy przestrzeganiu ewentualnych ograniczeń nałożonych przez akty prawne dotyczące ochrony danych osobowych):

Znaczenie względne kryterium:....../5 punktów.

Przy dokonywaniu oceny kryteriów przyznawania, w miarę możliwości uwzględniony zostanie wymóg zapewnienia sprawiedliwego wyważenia między różnymi ofertami, według podwójnego kryterium pochodzenia geograficznego i przynależności politycznej (5 punkt uzasadnienia preambuły rozporządzenia w sprawie opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów europejskich przekazanego instytutom, stowarzyszeniom lub fundacjom w formie darowizn lub zapisów testamentowych).

3. Procedura

Komitet Oceniający ustanowi klasyfikację ofert na podstawie punktów przyznanych w ramach znaczenia względnego kryteriów, o którym mowa powyżej.

Elementy, które uzasadniają zgodność z kryteriami, muszą być wyraźnie wskazane w zgłoszeniu oraz potwierdzone wszelkimi stosownymi dowodami. Komitet Oceniający może wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia lub okazania niezbędnych dowodów w wyznaczonym przez siebie terminie. Wszystkie elementy będące przedmiotem wniosku o finansowanie muszą w określonym przypadku zostać potwierdzone dokumentami dowodowymi. Elementy, które nie mogły zostać poparte dowodami, nie zostaną uwzględnione w ocenie kryteriów.

W razie potrzeby Parlament Europejski zastrzega sobie prawo do sprawdzenia na miejscu danych przedstawionych przez wnioskodawców w ramach niniejszego zaproszenia do składania ofert.

4. Przewidywany okres notyfikacji wyników procedury przyznawania

Lipiec/wrzesień 2005

V.

ZASADY SKŁADANIA WNIOSKU/INFORMACJE OGÓLNE

1. Składanie wniosku

Wnioski należy składać przy użyciu formularza wniosku o finansowanie wypełniając wszystkie jego części, pod rygorem niedopuszczalności.

Każdy wniosek wraz z dokumentami uzupełniającymi należy złożyć w formie papierowej (podpisany oryginał i pięć kopii) i elektronicznej (dwie dyskietki lub dwa nośniki CD).

2. Ostateczny termin składania wniosków

Ostateczny termin składania wniosków upływa w dniu 25 maja 2005 r. Wnioski otrzymane przez zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględniane.

3. Przekazanie ofert

Oferty muszą być:

– zredagowane na formularzu wniosku o finansowanie,

– bezwzględnie podpisane przez wnioskodawcę lub należycie umocowanego pełnomocnika wnioskodawcy,

– w pełni czytelne, aby wyeliminować najmniejszą wątpliwość dotyczącą sformułowań i liczb,

– wysłane w podwójnej kopercie. Obydwie koperty należy zamknąć. Ponadto koperta wewnętrzna powinna zawierać adres odbiorcy podany w zaproszeniu do składania ofert oraz następującą adnotację:

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT 2005-002

"Opracowanie dziedzictwa archiwalnego posłów europejskich"

ZAKAZ OTWIERANIA PRZEZ DZIAŁ KORESPONDENCJI I INNE NIEUPOWAŻNIONE OSOBY

jeżeli są używane koperty samoprzylepne, należy je zamknąć za pomocą taśmy klejącej, w poprzek której zostanie złożony podpis nadawcy. Za podpis nadawcy uznaje się nie tylko jego odręczny znak, ale również pieczątkę jego przedsiębiorstwa,

– wysłane najpóźniej w dniu będącym ostatecznym terminem wyznaczonym przez zaproszenie do składania ofert, bądź pocztą jako przesyłka polecona, przy czym decyduje data stempla pocztowego, bądź przez doręczyciela za pokwitowaniem datowanym przez Dział Korespondencji miejsca pracy działu Parlamentu Europejskiego, który jest podany w zaproszeniu do składania ofert. Przekazanie przez doręczyciela powinno mieć miejsce najpóźniej do godz. 12.00 dnia ostatecznego.

Oferta wysłana prywatnym kurierem jest traktowana jako dostarczona przez gońca. Oferent musi sprawdzić czy jego oferta została doręczona najpóźniej do godz. 12.00 dnia ostatecznego terminu do służby pocztowej Parlamentu Europejskiego na podany powyżej adres, i czy wydano pokwitowanie.

Na kopercie zewnętrznej należy umieścić następujący adres:

PARLEMENT EUROPEEN

Service du Courrier Officiel

ASP 0 F 158

Attn: Direction générale de la Présidence

Unité Budget et Finances (ASP 1H353)

rue Wiertz 60

B-1047 Bruxelles (Belgia)

Na kopercie zewnętrznej należy również umieścić adres nadawcy:

Na kopercie wewnętrznej należy umieścić następujący adres:

Direction générale de la Présdience

Unité Budget et Finances (ASP 1H353)

rue Wiertz 60

B-1047 Bruxelles (Belgia)

Oferty, które nie przestrzegają zasad niniejszego artykułu, będą uznane za niedopuszczalne.

4. Informacje szczegółowe

Na stronie internetowej:

http://www.europarl.eu.int./tenders/ dostępne są następujące teksty:

– rozporządzenie w sprawie opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów europejskich przekazanego instytutom, stowarzyszeniom lub fundacjom w formie darowizn lub zapisów testamentowych,

– formularz wniosku o finansowanie,

– wzór gwarancji należytego wykonania działania,

– wzór umowy.

Wszelkie pytania dotyczące niniejszego zaproszenia do składania ofert w celu otrzymania dotacji należy przesyłać pocztą elektroniczną wraz z numerem referencyjnym publikacji, na następujący adres:

[e-mail]

lub

[e-mail]

FORMULARZ WNIOSKU O DOTACJĘ

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2005.79.17
• Rodzaj: Powiadomienie
• Tytuł: Zaproszenie do składania ofert dotyczące opracowania dziedzictwa archiwalnego posłów Parlamentu Europejskiego zgromadzonego w trakcie sprawowania mandatu lub przekazanego w formie darowizn lub zapisów testamentowych (2005-002).
• Data aktu: 01/04/2005
• Data ogłoszenia: 01/04/2005