Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA FINANSÓW I GOSPODARKI ¹

z dnia 12 grudnia 2025 r.

w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Na podstawie art. 106r ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896, 1203, 1541 i 1811) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. [Przedmiot regulacji]  Rozporządzenie określa:

1) rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

2) sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz wzór zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień;

3) sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur, w tym sposób potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury przy użyciu certyfikatu, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą", a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwierzytelniania;

4) zakres danych, których podanie umożliwia dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, bez konieczności uwierzytelniania;

5) sposób oznaczania faktur ustrukturyzowanych, faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur lub używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, używanych poza Krajowym Systemem e-Faktur, umożliwiający dostęp do tych faktur w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiający weryfikację danych zawartych na tych fakturach, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;

6) sposób oznaczania faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;

7) szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać:

a) zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, w tym treść oświadczenia o spełnieniu warunków koniecznych do wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz oświadczenia o świadomości skutków naruszenia zasad wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem,

b) zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;

8) szczegółowy sposób postępowania w sprawie potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem oraz w sprawie odebrania możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;

9) wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.

§ 2. [Definicje] Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) certyfikacie KSeF - rozumie się przez to certyfikat, o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy;

2) fakturach z załącznikiem - rozumie się przez to faktury ustrukturyzowane lub faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, dotyczące czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto, z załącznikiem będącym ich integralną częścią, zawierającym wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi, z zastrzeżeniem że to pojęcie nie dotyczy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, o których mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666 oraz z 2023 r. poz. 1598), uznanych za faktury ustrukturyzowane;

3) kodzie weryfikującym - rozumie się przez to kod, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy;

4) oprogramowaniu interfejsowym - rozumie się przez to oprogramowanie interfejsowe, o którym mowa w art. 106gb ust. 1 ustawy;

5) podmiocie upoważnionym do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych - rozumie się przez to podmiot upoważniony przez podatnika do wystawiania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, który zapewnia komunikację elektroniczną w ramach sieci Peppol, zarządzanej przez stowarzyszenie OpenPEPPOL, o którym mowa w art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym, posługujący się unikalnym identyfikatorem w sieci Peppol;

6) wyróżniku faktury - rozumie się przez to unikalny ciąg znaków obliczony zgodnie ze specyfikacją oprogramowania interfejsowego, na podstawie skrótu kryptograficznego faktury o długości 256 bitów wytworzonego przy użyciu algorytmu kryptograficznego z rodziny SHA2 opisanego w specyfikacji oprogramowania interfejsowego, służący do oznaczania faktur jako składnik kodu weryfikującego i kodu, o którym mowa w § 9 ust. 10 pkt 1.

Rozdział  2

Rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur oraz sposoby nadawania lub odbierania tych uprawnień

§  3. [Rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur]

1.  Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

1) nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;

2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy;

3) wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy;

4) wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  Uprawnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, posiadają:

1) podatnik;

2) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;

3) osoba fizyczna wskazana przez:

a) podatnika,

b) podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,

c) podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy,

d) jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,

e) grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT;

4) osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wskazaną przez:

a) podatnika,

b) podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,

c) podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy,

d) jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,

e) grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT.

3.  Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, posiada również:

1) podmiot wskazany przez podatnika, zakład (oddział) osoby prawnej lub inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski lub członka grupy VAT;

2) osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika, zakład (oddział) osoby prawnej lub inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski lub członka grupy VAT;

3) podmiot upoważniony do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.

4.  Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, nadane przez podatnika nabywcy towarów lub usług posiada wskazany przez tego podatnika nabywca towarów lub usług oraz osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione wskazane przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy.

5.  Uprawnienie, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, nadane przez rolnika ryczałtowego nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych posiada wskazany przez tego rolnika ryczałtowego nabywca produktów rolnych lub usług rolniczych oraz osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione wskazane przez tego nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy.

§  4. [Nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur]

1.  Nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego w sposób określony w specyfikacji tego oprogramowania, po weryfikacji posiadanych uprawnień.

2.  Nadanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

2) w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną, któremu jest nadawane lub odbierane uprawnienie:

a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu,

b) nazwy podmiotu,

c) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 - w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP);

3) w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:

a) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numeru PESEL osoby fizycznej, a w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL - daty urodzenia osoby fizycznej,

b) imienia i nazwiska osoby fizycznej,

c) numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania - w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,

d) danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 - w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL;

4) rodzaju uprawnienia;

5) w przypadku gdy podatnik ustanowił przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy - informacji o nadaniu lub odebraniu uprawnienia temu przedstawicielowi.

3.  Nadanie oraz odebranie uprawnienia, o którym mowa w ust. § 3 ust. 1 pkt 3, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, wymaga podania:

1) numeru, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim Unii Europejskiej, oraz

2) nazwy nabywcy towarów lub usług i jego adresu oraz:

a) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług jest osobą fizyczną - danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz danych, o których mowa w ust. 2 pkt 3 lit. a-c, albo

b) w przypadku gdy nabywca towarów lub usług nie jest osobą fizyczną:

– danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej tego nabywcy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, albo

– danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podmiotu, do którego ten certyfikat należy, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 oraz nazwy i adresu podmiotu, do którego ten certyfikat należy - jeżeli ten certyfikat należy do podmiotu innego niż nabywca towarów lub usług.

4.  Nadanie oraz odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez rolnika ryczałtowego wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 116 ust. 3 ustawy. Oświadczenie to składa się za pomocą oprogramowania interfejsowego.

5.  Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych wskazanego przez rolnika ryczałtowego wymaga podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego.

6.  Nadawanie oraz odebranie uprawnień podmiotowi upoważnionemu do wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych wymaga podania nazwy podmiotu lub imienia i nazwiska osoby fizycznej oraz ich unikalnego identyfikatora w sieci Peppol.

7.  Nadanie oraz odebranie uprawnień do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez osobę fizyczną wskazaną przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy, wymaga podania:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 2 ustawy, lub urzędu obsługującego podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, oraz

2) danych, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b i pkt 3 lit. b-d, oraz w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL - daty urodzenia osoby fizycznej.

8.  Nadanie oraz odebranie uprawnień osobom fizycznym, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3 lit. b, d i e oraz ust. 3 pkt 2, wymaga podania danych, o których mowa w ust. 2 pkt 1, 3 i 4, oraz odpowiednio:

1) numeru identyfikacji podatkowej (NIP):

a) samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,

b) członka grupy VAT;

2) unikalnego identyfikatora zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

9.  Przez unikalny identyfikator zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika, o którym mowa w ust. 8 pkt 2, rozumie się identyfikator utworzony zgodnie z zasadami określonymi w specyfikacji oprogramowania interfejsowego, zawierający numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika i ciąg znaków numerycznych.

§  5. [Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur]

1.  W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 3, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane przez złożenie zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W przypadku podmiotu, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy, zawiadomienie jest składane niezależnie od sposobu uwierzytelnienia, o którym mowa w § 6.

2.  Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie;

2) dane kontaktowe podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienie:

a) adres poczty elektronicznej - dana podawana obowiązkowo,

b) numer telefonu tego podatnika lub podmiotu - dana podawana nieobowiązkowo;

3) w przypadku osoby fizycznej, której jest nadawane lub odbierane uprawnienie:

a) numer identyfikacji podatkowej (NIP) osoby fizycznej lub numer PESEL osoby fizycznej, a w przypadku nie- podania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL - datę urodzenia osoby fizycznej,

b) imię i nazwisko osoby fizycznej,

c) numer i serię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania - w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,

d) dane unikalne powiązane z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego osoby fizycznej, obliczane na podstawie tego certyfikatu i tworzone przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256 - w przypadku gdy ten certyfikat nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL,

e) dane kontaktowe osoby fizycznej:

– adres poczty elektronicznej - dana podawana obowiązkowo,

– numer telefonu - dana podawana nieobowiązkowo;

4) miejsce i cel składania zawiadomienia;

5) podpis podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawienie, lub podmiotu reprezentującego.

3.  W przypadku nadawania uprawnień, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 1 i 2, przez złożenie zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, uprawnienia te może posiadać jedna osoba fizyczna. Wskazanie kolejnej osoby fizycznej w sposób określony w zdaniu pierwszym jest możliwe po odebraniu uprawnień uprzednio wskazanej osobie fizycznej.

4.  Przepisu ust. 1 nie stosuje się do nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku:

1) samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego;

2) członków grupy VAT;

3) zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

5.  Wzór zawiadomienia, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik do rozporządzenia.

Rozdział  3

Sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur oraz zakres danych, których podanie umożliwia dostęp do faktury w tym systemie

§  6. [Sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur]

1.  Uwierzytelnianie podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga użycia:

1) środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 21a ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1725), albo

2) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, albo

3) danych weryfikowanych za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, jeżeli te dane pozwalają na identyfikację i uwierzytelnienie wymagane w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, albo

4) certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, przez podatnika lub osoby fizyczne i inne podmioty uprawnione

- oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

2.  Pobrany certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty początkowej jego obowiązywania i może być odnowiony w okresie jego ważności.

3.  Szczegółowy opis wymagań technicznych dla certyfikatu KSeF oraz sposobu jego poboru z Krajowego Systemu e-Faktur zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego.

4.  W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu, o którym mowa w § 5 ust. 1.

5.  W przypadku kwalifikowanych pieczęci elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, obliczanych na podstawie tego certyfikatu i tworzonych przy użyciu funkcji skrótu kryptograficznego opartej na algorytmie SHA-256, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w zawiadomieniu, o którym mowa w § 5 ust. 1.

§  7. [Dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur poprzez kod weryfikujący]

1.  Dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktury ustrukturyzowanej, faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, przesłanej do Krajowego Systemu e-Faktur oraz faktury VAT RR wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy poprzez kod weryfikujący po podaniu:

1) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR - numeru kolejnego faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy, oraz

2) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora, oraz

3) kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR - kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy.

2.  Dostęp w Krajowym Systemie e-Faktur do faktury korygującej i faktury VAT RR KOREKTA wystawionej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy poprzez kod weryfikujący po podaniu:

1) numeru faktury korygującej, o którym mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA - numeru faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy, oraz

2) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora, oraz

3) kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, zawartej na fakturze korygującej, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA - kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy, zawartej na fakturze VAT RR KOREKTA.

§ 8. [Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA]  Dostęp do faktury ustrukturyzowanej, faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA jest możliwy poprzez podanie:

1) numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;

2) numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy, a w przypadku:

a) faktury korygującej - numeru faktury korygującej, o którym mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,

b) faktury VAT RR - numeru kolejnego faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy,

c) faktury VAT RR KOREKTA - numeru faktury, o którym mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy;

3) numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług lub nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych albo informacji o braku identyfikatora;

4) imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług, a w przypadku faktury VAT RR - imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych, albo informacji o braku tych danych;

5) kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, a w przypadku:

a) faktury korygującej - kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 15 ustawy, zawartej na fakturze korygującej,

b) faktury VAT RR - kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy,

c) faktury VAT RR KOREKTA - kwoty należności ogółem, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 12 ustawy, zawartej na fakturze VAT RR KOREKTA.

Rozdział  4

Sposoby oznaczania faktur

§  9. [Sposoby oznaczania faktur]

1.  Faktura ustrukturyzowana i faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, używane poza Krajowym Systemem e-Faktur, są oznaczane:

1) kodem weryfikującym, który zawiera:

a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b) datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej - datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d) wyróżnik faktury, oraz

2) numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

2.  Sposób oznaczania określony w ust. 1 stosuje się odpowiednio do:

1) faktury ustrukturyzowanej i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianych nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur;

2) faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, po przesłaniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, udostępnianej nabywcy towarów lub usług w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

3.  Faktury, o których mowa w art. 106nda ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępniane nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, są oznaczane:

1) kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, oraz

2) napisem "OFFLINE" zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w ust. 1 pkt 1.

4.  Sposób oznaczania określony w ust. 3 stosuje się odpowiednio do faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, udostępnianej nabywcy towarów lub usług w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

5.  Faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, wystawiana przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy i udostępniana podatnikowi w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przed przesłaniem do Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli nabywca towarów lub usług nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej (NIP) na potrzeby danej czynności, a posiada numer, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b ustawy, jest oznaczana:

1) kodem weryfikującym, który zawiera:

a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b) datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy, a w przypadku faktury korygującej - datę, o której mowa w art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d) wyróżnik faktury, oraz

2) napisem "OFFLINE" zamieszczonym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

6.  Faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA, o których mowa w art. 116 ust. 3b ustawy, używana poza Krajowym Systemem e-Faktur, jest oznaczana:

1) kodem weryfikującym, który zawiera:

a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b) datę, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA - datę, o której mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego,

d) wyróżnik faktury, oraz

2) numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

7.  Faktura VAT RR i faktura VAT RR KOREKTA, o których mowa w art. 116 ust. 3c ustawy, używana poza Krajowym Systemem e-Faktur, po przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur, jest oznaczana:

1) kodem weryfikującym, który zawiera:

a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b) datę, o której mowa w art. 116 ust. 2 pkt 4 ustawy, a w przypadku faktury VAT RR KOREKTA - datę, o której mowa w art. 116 ust. 5e pkt 1 ustawy,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) rolnika ryczałtowego,

d) wyróżnik faktury, oraz

2) numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur zamieszczanym bezpośrednio pod kodem weryfikującym, o którym mowa w pkt 1.

8.  Przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym wraz z odpowiednim numerem lub napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie tego kodu bezpośrednio na fakturę - przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim numerem lub napisem razem z fakturą.

9.  Znak graficzny, o którym mowa w ust. 8, przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024.

10.  Faktury, o których mowa w ust. 3-5, są dodatkowo oznaczane:

1) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, który zawiera:

a) adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji tego oprogramowania,

b) typ identyfikatora kontekstu i jego wartość,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) sprzedawcy,

d) identyfikator certyfikatu KSeF,

e) wyróżnik faktury,

f) składniki, o których mowa w lit. a-e, opatrzone certyfikatem KSeF potwierdzającym tożsamość wystawcy faktury, oraz

2) napisem "CERTYFIKAT" zamieszczonym bezpośrednio pod kodem, o którym mowa w pkt 1.

11.  Przez kontekst, o którym mowa w ust. 10 pkt 1 lit. b, rozumie się identyfikator podatnika uprawnionego do wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur służący do weryfikacji uprawnień posiadanych przez wystawcę faktury przy przesyłaniu tych faktur do Krajowego Systemu e-Faktur.

12.  Przez oznaczenie faktury kodem, o którym mowa w ust. 10 pkt 1, wraz z odpowiednim napisem rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego w sposób określony w specyfikacji oprogramowania interfejsowego i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy, a w przypadku gdy faktura jest przesyłana odbiorcy w formacie ustrukturyzowanych danych uniemożliwiających naniesienie go bezpośrednio na fakturę - przesłanie odbiorcy odrębnego linku do faktury lub znaku graficznego wraz z odpowiednim napisem razem z fakturą.

13.  Znak graficzny, o którym mowa w ust. 12, przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024.

14.  Szczegółowy opis wymagań technicznych dla kodu weryfikującego i kodu, o którym mowa w ust. 10 pkt 1, zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego.

Rozdział  5

Wystawianie i przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem

§  10. [Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem]

1.  Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem jest składane przez podatników przed rozpoczęciem wystawiania tego rodzaju faktur i powinno ono zawierać:

1) oznaczenie kodu organu, do którego jest składane zgłoszenie, jako Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;

2) oznaczenie kodu zgłoszenia;

3) oznaczenie wariantu zgłoszenia;

4) oznaczenie daty złożenia zgłoszenia;

5) cel złożenia zgłoszenia;

6) dane podatnika:

a) numer identyfikacji podatkowej (NIP),

b) w przypadku gdy podatnik jest:

– osobą fizyczną - wskazanie nazwiska i pierwszego imienia,

– podmiotem niebędącym osobą fizyczną - wskazanie pełnej nazwy podatnika,

c) adres poczty elektronicznej;

7) oświadczenia o następującej treści:

a) "Zgłaszam zamiar wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem. Oświadczam, że spełniam warunki konieczne do wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, ponieważ wystawiane przeze mnie faktury z załącznikiem dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto.",

b) "Oświadczam, że jestem świadomy (-ma), że wystawianie i przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem z naruszeniem zasad, to jest:

1) gdy faktury z załącznikiem nie dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto,

2) gdy faktury z załącznikiem nie zawierają wyłącznie danych, o których mowa w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, lub danych ściśle powiązanych z tymi danymi

- spowoduje odebranie możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.";

8) oznaczenia, że wystawiane i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem dokumentują:

a) dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego lub

b) świadczenie usług telekomunikacyjnych, lub

c) świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, lub

d) dostawy benzyn silnikowych, olejów napędowych, gazów lub innych paliw przeznaczonych do napędu silników spalinowych - w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, dokonywane na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego do standardowych zbiorników pojazdów na rzecz jednego odbiorcy za dany okres rozliczeniowy, lub

e) inne niż wskazane wyżej czynności, z podaniem ich rodzaju;

9) przewidywaną datę rozpoczęcia wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem;

10) przewidywaną średnią liczbę wystawianych i przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem w miesiącu;

11) przewidywany średni rozmiar wystawianej i przesyłanej do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem wyrażony w kilobajtach (kB).

2.  Zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem powinno zawierać:

1) dane określone w ust. 1 pkt 1-6;

2) oświadczenia o następującej treści:

a) "Zgłaszam zamiar zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.",

b) "Oświadczam, że jestem świadomy (-ma), że w związku ze zgłoszeniem zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem powyższa możliwość zostanie mi odebrana.";

3) datę zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.

§  11. [Potwierdzenie złożenia zgłoszenia o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem]

1.  Złożenie zgłoszenia o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem i zgłoszenia o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem jest potwierdzane przez e-Urząd Skarbowy poprzez urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

2.  Informacja o statusie zgłoszenia jest udostępniana podatnikowi na adres jego poczty elektronicznej.

3.  Potwierdzenie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem na podstawie złożonego zgłoszenia o zamiarze takiego wystawiania i przesyłania oraz powiadomienie o odebraniu możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem na podstawie złożonego zgłoszenia o zamiarze zaprzestania takiego wystawiania i przesyłania jest przekazywane na adres poczty elektronicznej podatnika w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przez podatnika urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) tych zgłoszeń.

§  12. [Postać faktury z załącznikiem wystawianej i przesyłanej do Krajowego Systemu e-Faktur]

1.  Faktura z załącznikiem jest wystawiana i przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur w postaci pliku XML.

2.  Faktura wystawiana i przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur może posiadać tylko jeden załącznik, który stanowi integralną jej część.

3.  Szczegółowy opis wymagań technicznych, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, zawiera specyfikacja oprogramowania interfejsowego.

Rozdział  6

Przepisy przejściowe i przepis końcowy

§  13.

1.  Do:

1) dnia 31 grudnia 2026 r. do uwierzytelniania się podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur może służyć ciąg znaków alfanumerycznych, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481, z 2022 r. poz. 2667 oraz z 2023 r. poz. 1760);

2) 2 dnia 13 lutego 2026 r. do uwierzytelniania się podmiotów korzystających z Krajowego Systemu e-Faktur może służyć podpis zaufany, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

2.  W przypadku uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, nie będzie możliwe wytworzenie certyfikatu KSeF.

§ 14. Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące wystawiania przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur faktur VAT RR potwierdzających nabycie produktów rolnych i usług rolniczych i faktur VAT RR KOREKTA stosuje się od dnia 1 kwietnia 2026 r.

§ 15.  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2026 r., z wyjątkiem:

1) rozdziału 5, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.;

2) 3 § 6 ust. 1 pkt 1, który wchodzi w życie z dniem 14 lutego 2026 r. ⁴

ZAŁĄCZNIK

ZAW-FA ZAWIADOMIENIE O NADANIU LUB ODEBRANIU UPRAWNIEŃ DO KORZYSTANIA Z KRAJOWEGO SYSTEMU E-FAKTUR

grafika

1 ⁾ Minister Finansów i Gospodarki kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997).

2 § 13 ust. 1 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 rozporządzenia z dnia 13 lutego 2026 r. (Dz.U.2026.169) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 13 lutego 2026 r.

3 § 15 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 rozporządzenia z dnia 13 lutego 2026 r. (Dz.U.2026.169) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 13 lutego 2026 r.

4 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 2481, z 2022 r. poz. 2667 oraz z 2023 r. poz. 1760), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1598, z 2024 r. poz. 852 i 1721 oraz z 2025 r. poz. 1203).

• Identyfikator: Dz.U.2025.1815
• Rodzaj: rozporządzenie
• Tytuł: Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur
• Data aktu: 2025-12-12
• Data ogłoszenia: 2025-12-18
• Data wejścia w życie: 2026-02-01, 2026-01-01, 2026-02-14