Krajowy Fundusz Szkoleniowy

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ ¹

z dnia 25 listopada 2025 r.

w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego

Na podstawie art. 133 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620) zarządza się, co następuje:

§ 1.  Rozporządzenie określa sposób i tryb przyznawania środków Krajowego Funduszu Szkoleniowego, zwanego dalej "KFS", w tym:

1) elementy wniosku podmiotu ubiegającego się o finansowanie działań ze środków KFS oraz rodzaje dołączanych do niego informacji;

2) procedurę naboru wniosków o finansowanie działań ze środków KFS;

3) elementy umowy na finansowanie działań ze środków KFS.

§  2.

1.  Wniosek o finansowanie działań ze środków KFS zawiera:

1) dane wnioskodawcy:

a) nazwę podmiotu lub imię i nazwisko osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą,

b) adres siedziby i miejsce prowadzenia działalności,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer identyfikacyjny REGON, w przypadku osoby fizycznej nieposiadającej numeru NIP lub REGON - numer PESEL, a w przypadku jego braku - datę i miejsce urodzenia, rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

d) oznaczenie przeważającego rodzaju wykonywanej działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) - jeśli posiada,

e) informację o liczbie zatrudnionych pracowników na dzień złożenia wniosku, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,

f) imię i nazwisko osoby wskazanej przez wnioskodawcę do kontaktu,

g) numer telefonu oraz adres elektroniczny osoby do kontaktu,

h) numer rachunku płatniczego wnioskodawcy, na który będą przekazywane środki KFS,

i) informacje o wyrażeniu przez wnioskodawcę zgody na udział w badaniach dotyczących oceny wyników wsparcia udzielonego z KFS albo o braku takiej zgody;

2) informacje o wnioskowanych do sfinansowania usługach kształcenia ustawicznego:

a) nazwy wnioskowanych usług kształcenia ustawicznego,

b) liczbę osób, których dotyczą wnioskowane usługi kształcenia ustawicznego,

c) okresy realizacji wnioskowanych usług kształcenia ustawicznego;

3) imienną listę osób, których dotyczy wniosek, wraz z:

a) numerami PESEL,

b) poziomem wykształcenia i wykonywanym zawodem,

c) przyporządkowaniem tych osób do wnioskowanych do sfinansowania usług wskazanych w pkt 2 lit. a,

d) informacją o wyrażeniu przez te osoby zgody na udział w badaniach dotyczących oceny wyników wsparcia udzielonego z KFS albo o braku takiej zgody;

4) informacje o:

a) całkowitej wysokości kosztów, o których mowa w art. 125 ust. 11 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, zwanej dalej "ustawą",

b) wysokości wnioskowanej kwoty finansowanej z KFS,

c) wysokości wkładu własnego wnoszonego przez wnioskodawcę;

5) uzasadnienie potrzeby nabycia wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji przy uwzględnieniu obowiązujących priorytetów i potrzeb lokalnego lub regionalnego rynku pracy;

6) uzasadnienie wyboru realizatora usługi kształcenia ustawicznego finansowanej ze środków KFS wraz z informacjami o:

a) nazwie podmiotu lub imieniu i nazwisku osoby fizycznej, będących realizatorem usługi kształcenia ustawicznego,

b) adresie siedziby albo - w przypadku osoby fizycznej - adresie do doręczeń, realizatora usługi kształcenia ustawicznego,

c) numerze identyfikacji podatkowej (NIP) lub numerze identyfikacyjnym REGON realizatora usługi kształcenia ustawicznego,

d) posiadaniu przez instytucję szkoleniową wpisu do rejestru, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 9 listo- pada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98), w zakresie świadczenia usług szkoleniowych - w przypadku wniosku obejmującego szkolenia,

e) nazwie i liczbie godzin usługi kształcenia ustawicznego oraz miejscu jego przeprowadzenia,

f) koszcie usługi kształcenia ustawicznego na jedną osobę w porównaniu z kosztem podobnych usług oferowanych na rynku, o ile są dostępne, a w przypadku braku możliwości przedstawienia ofert porównawczych - szczegółowe uzasadnienie wyjaśniające unikatowy charakter usługi i przyczyny braku możliwości dokonania porównania,

g) braku występowania okoliczności wskazanych w art. 129 ustawy w odniesieniu do realizatora usługi kształcenia ustawicznego;

7) oświadczenia wnioskodawcy w zakresie warunków, o których mowa w art. 125 ust. 8, ust. 9 pkt 2-4 oraz ust. 12 pkt 1 ustawy.

2.  Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, wnioskodawca dołącza:

1) kopię dokumentu potwierdzającego oznaczenie formy prawnej podmiotu, z uwzględnieniem sposobu reprezentacji wnioskodawcy - w przypadku braku wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o ile dokument ten nie jest dostępny w publicznych rejestrach lub na stronie internetowej podmiotu;

2) program kształcenia ustawicznego zawierający nazwę kształcenia, liczbę godzin przypadającą na jednego uczestnika, cele kształcenia, plan nauczania i formę zaliczenia lub efekty uczenia się, których opanowanie będzie sprawdzane w procesie potwierdzania nabytej wiedzy i umiejętności, a w przypadku programu studiów podyplomowych - określający dodatkowo efekty uczenia się zgodnie z art. 160 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571, z późn. zm.);

3) wzór dokumentu potwierdzającego ukończenie kształcenia ustawicznego, wystawianego przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego, o ile wzór takiego dokumentu nie jest określony w przepisach powszechnie obowiązujących;

4) zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468) - w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;

5) informacje określone w przepisach wydanych na podstawie art. 37 ust. 2a ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej - w przypadku gdy wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.

§  3.

1.  Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy, zwanego dalej "PUP", niezwłocznie po uzyskaniu od starosty informacji o kwocie środków KFS na kształcenie ustawiczne, o której mowa w art. 286 ust. 3 i art. 288 ustawy, organizuje nabór wniosków o przyznanie środków KFS na finansowanie kosztów kształcenia ustawicznego, o których mowa w art. 125 ust. 10 ustawy, przez ogłoszenie w postaci elektronicznej z wykorzystaniem strony internetowej PUP, wskazując kwotę środków KFS, priorytety wydatkowania środków KFS na dany rok, termin rozpoczęcia i zakończenia naboru wniosków oraz zasady i kryteria wyboru.

2.  Nabór, o którym mowa w ust. 1, jest powtarzany do wyczerpania ustalonej kwoty środków, o której mowa w art. 286 ust. 3 ustawy, i rezerwy, o której mowa w art. 288 ustawy. O liczbie ogłaszanych naborów decyduje PUP.

3.  Informacja o naborze, o którym mowa w ust. 1, jest ogłaszana co najmniej na 10 dni roboczych przed jego rozpoczęciem.

4.  Czas trwania naboru nie może być krótszy niż 5 dni roboczych.

5.  Jeżeli przeprowadzony nabór nie wyczerpie dostępnej dla PUP kwoty środków, o której mowa w art. 286 ust. 3 ustawy, starosta może ogłosić nabór na pozostałe środki z możliwością złożenia wniosków niespełniających priorytetów przyjętych na dany rok.

6.  Starosta przekazuje wojewódzkiemu urzędowi pracy informacje o ogłoszonych naborach i czasie ich trwania, w terminach określonych przez wojewódzki urząd pracy.

§ 4.  Starosta przekazuje do ministra właściwego do spraw pracy oraz marszałka województwa wniosek o zasilenie środkami KFS do wysokości wyznaczonych limitów sukcesywnie, w miarę pozytywnie rozpatrzonych wniosków.

§  5.

1.  Starosta rozpatruje wnioski złożone w terminie określonym w ogłoszeniu, o którym mowa w § 3 ust. 1. W uzasadnionych przypadkach starosta może wydłużyć termin składania wniosków. Nowy termin składania wniosków zostaje ogłoszony w postaci elektronicznej z wykorzystaniem strony internetowej PUP.

2.  W przypadku gdy wniosek o finansowanie działań ze środków KFS jest nieprawidłowo wypełniony lub niekompletny, starosta wyznacza wnioskodawcy ubiegającemu się o finansowanie działań ze środków KFS co najmniej 7-dniowy, jednak nie dłuższy niż 14-dniowy termin na jego uzupełnienie.

3.  Wniosek o finansowanie działań ze środków KFS nieuzupełniony w terminie, o którym mowa w ust. 2, pozostawia się bez rozpatrzenia, informując o tym wnioskodawcę na piśmie w postaci elektronicznej, za pośrednictwem indywidualnego konta, o którym mowa w art. 43 ust. 1 ustawy.

4.  Zakres finansowania wniosku podlega ustaleniom między starostą a wnioskodawcą.

5.  W przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku o finansowanie działań ze środków KFS starosta uzasadnia odmowę finansowania ze środków KFS wnioskowanego kształcenia ustawicznego na piśmie w postaci elektronicznej, za pośrednictwem indywidualnego konta.

§  6.

1.  Wniosek może być rozpatrzony pozytywnie w całości albo w części.

2.  Starosta informuje wnioskodawcę o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku i wysokości przyznanego finansowania. Informacja o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku w części zawiera uzasadnienie.

3.  W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o finansowanie działań ze środków KFS starosta zawiera umowę z wnioskodawcą ubiegającym się o finansowanie działań ze środków KFS. Umowa ta określa w szczególności:

1) strony umowy oraz datę jej zawarcia;

2) okres obowiązywania umowy;

3) wysokość środków KFS na finansowanie działań;

4) numer rachunku płatniczego wnioskodawcy, na który będą przekazywane środki KFS, oraz termin (y) ich przekazywania;

5) sposób i termin rozliczenia otrzymanych środków oraz rodzaje dokumentów potwierdzających wydatkowanie środków, w tym:

a) listę osób, wraz z numerami PESEL, które rozpoczęły szkolenie, studia podyplomowe lub przystąpiły do procesu potwierdzenia nabytej wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności,

b) listę osób, wraz z numerami PESEL oraz poziomem wykształcenia, które ukończyły szkolenie, studia podyplomowe lub proces potwierdzenia nabycia wiedzy i umiejętności lub uzyskania dokumentu potwierdzającego nabycie wiedzy i umiejętności,

c) dokumenty potwierdzające ukończenie kształcenia ustawicznego wystawione przez realizatora usługi kształcenia ustawicznego oraz wskazanie tematyki tego kształcenia,

d) dokumenty księgowe potwierdzające nabycie usługi kształcenia ustawicznego, wraz z potwierdzeniem zapłaty przez wnioskodawcę;

6) zobowiązanie wnioskodawcy do przekazania na żądanie starosty dokumentów potwierdzających spełnienie warunku, o którym mowa w art. 127 ust. 1 ustawy;

7) warunki wypowiedzenia albo odstąpienia od umowy;

8) warunki zwrotu przez wnioskodawcę otrzymanych środków KFS zgodnie z art. 131 ust. 2 ustawy;

9) sposób kontroli wykonywania umowy i postępowania w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wykonywaniu umowy;

10) odwołanie do właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis.

4.  Do umowy dołącza się wniosek o finansowanie działań ze środków KFS, wraz z załącznikami, o których mowa w § 2 ust. 2.

§ 7.  Środki z Krajowego Funduszu Szkoleniowego przyznane podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą w rozumieniu art. 2 pkt 17 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej stanowią pomoc udzielaną zgodnie z warunkami dopuszczalności pomocy de minimis określonymi w rozporządzeniu Komisji (UE) 2023/2831 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie stosowania art. 107 i 108 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do pomocy de minimis (Dz. Urz. UE L 2023/2831 z 15.12.2023).

§ 8.  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2025 r. ²

1 Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715).

2 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 maja 2014 r. w sprawie przyznawania środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego (Dz. U. z 2018 r. poz. 117), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 459 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620).

• Identyfikator: Dz.U.2025.1641
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Krajowy Fundusz Szkoleniowy
• Data aktu: 25/11/2025
• Data ogłoszenia: 27/11/2025
• Data wejścia w życie: 01/12/2025