Refundowanie ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ ¹

z dnia 21 listopada 2025 r.

w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom

Na podstawie art. 350 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620) zarządza się, co następuje:

§ 1.  Rozporządzenie określa szczegółowe warunki i tryb refundowania pracodawcom ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom, zwanym dalej "młodocianymi", oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, w tym:

1) elementy wniosku o zawarcie umowy o refundację oraz rodzaje dołączanych do niego informacji;

2) terminy składania wniosku;

3) elementy opinii do wniosku złożonego przez pracodawcę o zawarcie umowy o refundację;

4) elementy wniosku Ochotniczych Hufców Pracy, zwanych dalej "OHP", o przyznanie refundacji;

5) elementy umowy o refundację;

6) elementy wniosku o zwrot poniesionych kosztów przez pracodawcę.

§  2.

1.  Pracodawca, o którym mowa w art. 349 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia, zwanej dalej "ustawą", składa wniosek o zawarcie umowy o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwany dalej "wnioskiem o zawarcie umowy o refundację", w postaci papierowej lub elektronicznej, do wojewódzkiej komendy OHP za pośrednictwem centrum edukacji i pracy młodzieży OHP, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 352 ustawy, zwanego dalej "centrum edukacji", właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego.

2.  Wniosek o zawarcie umowy o refundację zawiera:

1) nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku;

2) wskazanie wojewódzkiej komendy OHP i centrum edukacji, za którego pośrednictwem jest składany wniosek;

3) nazwę pracodawcy i adres jego siedziby;

4) formę prawną prowadzonej działalności;

5) miejsce odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych;

6) numer rachunku płatniczego, na który będzie przekazywana refundacja;

7) numer identyfikacji podatkowej (NIP) pracodawcy;

8) oznaczenie prowadzonej działalności pracodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);

9) nazwę albo nazwy dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 i 1160), zwanej dalej "prawem oświatowym", posiadane przez pracodawcę lub osobę prowadzącą zakład pracy w imieniu pracodawcy, lub osobę zatrudnioną u pracodawcy;

10) wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację, obejmujący:

a) imię i nazwisko młodocianego,

b) numer PESEL młodocianego, a w przypadku jego braku - rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

c) datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz okres trwania przygotowania zawodowego,

d) formę przygotowania zawodowego polegającą na nauce zawodu albo na przyuczeniu do wykonywania określonej pracy,

e) w przypadku wskazania formy przygotowania zawodowego polegającej na nauce zawodu - nazwę tego zawodu, a w przypadku wskazania przyuczenia do wykonywania określonej pracy - zakres przyuczenia do pracy;

11) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

3.  Do wniosku o zawarcie umowy o refundację pracodawca dołącza:

1) poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, o której mowa w art. 348 ust. 1 ustawy;

2) oryginały lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu, o których mowa w ust. 2 pkt 9;

3) zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468);

4) informacje, o których mowa w art. 37 ust. 1 pkt 2 albo ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;

5) deklarację zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowania zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację;

6) upoważnienie do reprezentowania pracodawcy przez osobę upoważnioną, w przypadku podpisania wniosku o zawarcie umowy o refundację przez tę osobę;

7) oświadczenie o:

a) liczbie zatrudnionych pracowników niebędących młodocianymi w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony oraz o liczbie zatrudnionych młodocianych i roku ich nauki - w dniu składania wniosku o zawarcie umowy o refundację,

b) liczbie pracowników posiadających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 prawa oświatowego,

c) spełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację, o którym mowa w art. 349 ust. 8 ustawy, lub o niespełnieniu tego warunku z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy,

d) niekorzystaniu z bezzwrotnych środków Funduszu Pracy lub innych środków publicznych na refundację wynagrodzeń młodocianych i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, których dotyczy wniosek.

4.  Jeżeli dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, były już złożone przez pracodawcę do tego samego centrum edukacji, do którego składany jest wniosek o zawarcie umowy o refundację, nie dołącza się ich ponownie. W tym przypadku pracodawca składa oświadczenie, że dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, zostały złożone do centrum edukacji z wcześniejszym wnioskiem o zawarcie umowy o refundację i są aktualne na dzień składania wniosku.

5.  Jeżeli pracodawca złożył oświadczenie o niespełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację - z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy, podaje we wniosku przyczyny niespełnienia tego warunku.

6.  Oświadczenie złożone przez pracodawcę, o którym mowa w ust. 3 pkt 7 lit. c, wojewódzka komenda OHP weryfikuje na podstawie danych udostępnianych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie art. 351 ust. 12 pkt 7 ustawy.

7.  Wniosek, o którym mowa w ust. 1, może zostać złożony przez organizację zrzeszającą pracodawców reprezentującą pracodawcę na podstawie upoważnienia.

8.  Wniosek o zawarcie umowy o refundację dotyczący młodocianych, którzy dokształcają się w formach szkolnych oraz pozaszkolnych, składa się w terminie od pierwszego do ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracodawca zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

§  3.

1.  Centrum edukacji sprawdza wniosek o zawarcie umowy o refundację pod względem formalnym i przekazuje go w postaci papierowej lub elektronicznej do właściwej wojewódzkiej komendy OHP nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku.

2.  Do wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji dołącza opinię.

3.  Opinia zawiera:

1) ocenę spełniania przez pracodawcę warunków wymaganych do zawarcia umowy o refundację;

2) rekomendację dotyczącą pozytywnego lub negatywnego rozpatrzenia wniosku;

3) uzasadnienie rekomendacji;

4) podpis osoby sporządzającej opinię.

4.  W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji wzywa pracodawcę do ich usunięcia w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania. Termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje w tym przypadku wydłużony o czas, w jakim pracodawca usunął braki formalne.

5.  W przypadku rekomendacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy o refundację wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku wraz z opinią z centrum edukacji, umowę o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwaną dalej "umową".

6.  Refundacja obejmuje okres przygotowania zawodowego u danego pracodawcy, zgodnie z umową o pracę w celu przygotowania zawodowego.

7.  Jeżeli pracodawca wystąpi z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, refundacja może zostać przyznana najwcześniej od początku roku kalendarzowego, w którym został złożony wniosek o zawarcie umowy o refundację.

8.  Umowa zawiera:

1) numer oraz datę jej zawarcia;

2) określenie stron umowy wraz z informacjami, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 3-4 i 6;

3) okres, na jaki zostaje zawarta;

4) wykaz informacji o młodocianych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10;

5) deklarację, o której mowa w § 2 ust. 3 pkt 5;

6) zobowiązanie wojewódzkiej komendy OHP do wypłaty refundacji wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń za zatrudnionych młodocianych wskazanych w umowie na rachunek płatniczy wskazany we wniosku o zawarcie umowy o refundację;

7) wysokość refundacji;

8) okres, przez który będzie wypłacana refundacja, oraz częstotliwość jej wypłaty;

9) termin wypłacania przez wojewódzką komendę OHP refundacji, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów, o którym mowa w § 8 ust. 1;

10) zobowiązanie pracodawcy do umożliwienia przeprowadzenia kontroli realizacji umów związanych z przyznaną refundacją w miejscu odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych pracowników lub w siedzibie podmiotu działającego w imieniu pracodawcy;

11) zobowiązanie pracodawcy do niezwłocznego informowania o okolicznościach mających wpływ na realizację umowy;

12) wskazanie właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis albo pomocy de minimis udzielanej pracodawcy;

13) skutki nieprzestrzegania przez pracodawcę warunków umowy;

14) sąd właściwy do rozpatrywania sporów wynikających z umowy, zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego;

15) inne ważne postanowienia istotne dla stron umowy;

16) podpisy stron umowy.

§  4.

1.  Jednostka organizacyjna OHP organizująca przygotowanie zawodowe młodocianych, spełniająca warunki, o których mowa w art. 349 ust. 1 ustawy, składa wniosek o przyznanie refundacji wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwany dalej "wnioskiem OHP o przyznanie refundacji", do wojewódzkiej komendy OHP właściwej ze względu na miejsce odbywania przygotowania zawodowego za pośrednictwem centrum edukacji.

2.  Wniosek OHP o przyznanie refundacji zawiera:

1) informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz pkt 6 i 9;

2) nazwę jednostki organizacyjnej OHP prowadzącej przygotowanie zawodowe i adres siedziby;

3) wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek OHP o przyznanie refundacji, zawierający dane, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10.

3.  Do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza się dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 i 2.

4.  Jeżeli jednostka organizacyjna OHP zatrudnia młodocianych pracowników w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 3 i 4.

5.  Przepis § 2 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

§  5.

1.  Do sprawdzania wniosków OHP o przyznanie refundacji przez centrum edukacji przepisy § 3 ust. 1-4 stosuje się odpowiednio.

2.  W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku OHP o przyznanie refundacji przez wojewódzką komendę OHP centrum edukacji informuje na piśmie jednostkę organizacyjną OHP o warunkach przyznania refundacji, w tym o wysokości refundacji oraz terminach jej wypłaty.

§  6.

1.  W przypadku zmiany wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych określonych w przepisach, o których mowa w art. 348 ust. 1 ustawy, pracodawca, który zawarł umowę, może w terminie 60 dni od dnia wejścia w życie nowych stawek wystąpić do centrum edukacji właściwego ze względu na miejsce odbywania przez młodocianego przygotowania zawodowego z wnioskiem, w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji za okres od dnia wejścia w życie zmiany dotyczącej wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych.

2.  Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

3.  W przypadku wystąpienia przez pracodawcę z wnioskiem o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji po terminie, o którym mowa w ust. 1, refundacja obejmuje okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku do centrum edukacji.

4.  Centrum edukacji przekazuje wnioski pracodawców o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji do właściwej wojewódzkiej komendy OHP.

5.  Właściwa wojewódzka komenda OHP rozpatruje wnioski o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zgodnie z kolejnością ich wpływu.

6.  Właściwa wojewódzka komenda OHP w terminie 60 dni od dnia otrzymania z centrum edukacji wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia.

7.  W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą aneks do umowy.

§ 7.  Jeżeli pracodawcą dla młodocianych zatrudnianych w celu przygotowania zawodowego jest jednostka OHP, w przypadku zmiany wysokości najniższych stawek wynagrodzeń młodocianych określonych w przepisach, o których mowa w art. 348 ust. 1 ustawy, centrum edukacji informuje na piśmie jednostki organizacyjne OHP zatrudniające młodocianych w celu przygotowania zawodowego, którym przyznano refundację, o wysokości refundacji po zmianie stawek.

§  8.

1.  Pracodawca składa wniosek o zwrot poniesionych kosztów wynagrodzeń młodocianych oraz składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wypłaconych przez pracodawcę, zwany dalej "wnioskiem o zwrot kosztów", w postaci papierowej lub elektronicznej, do wojewódzkiej komendy OHP za pośrednictwem centrum edukacji na warunkach i w terminach określonych w umowie.

2.  Wniosek o zwrot kosztów zawiera:

1) informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1-3 oraz pkt 6;

2) okres, za który pracodawca ubiega się o zwrot kosztów;

3) wskazanie numeru i daty umowy;

4) wskazanie kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne oraz ogólnej kwoty refundacji;

5) rozliczenie finansowe wypłaconych wynagrodzeń młodocianych oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń, zawierające:

a) miesiąc lub miesiące, których rozliczenie finansowe dotyczy,

b) imię i nazwisko młodocianego,

c) rok nauki i zawód lub zakres przyuczenia do pracy,

d) stawkę miesięczną brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę młodocianego,

e) kwotę wypłaconych wynagrodzeń osobowych w miesiącu,

f) wysokość składki na ubezpieczenia społeczne,

g) wynagrodzenia chorobowe wypłacone za dany miesiąc,

h) kwotę do refundacji ogółem;

6) kopie list płac młodocianych wraz z pokwitowaniem odbioru wynagrodzenia lub potwierdzenie przelewu wynagrodzenia na rachunek młodocianego;

7) poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych;

8) zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;

9) upoważnienie do reprezentowania pracodawcy, w przypadku złożenia wniosku o zwrot kosztów przez osobę upoważnioną;

10) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

3.  W przypadku podpisania przez pracodawcę umowy dotyczącej rozłożenia na raty lub odroczenia płatności z tytułu zaległych składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca może złożyć wniosek o zwrot kosztów jedynie wynagrodzeń młodocianych, a po opłaceniu składek na ubezpieczenia społeczne może złożyć wniosek o zrefundowanie opłaconych składek od tych wynagrodzeń. Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca ma obowiązek przedłożyć zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne od pracowników młodocianych, na rzecz których zrealizowana została uprzednia wypłata refundacji wynagrodzenia.

4.  Przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

5.  W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany w umowie rachunek płatniczy w terminach określonych w umowie.

6.  W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów jednostki organizacyjnej OHP wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany we wniosku OHP o przyznanie refundacji rachunek płatniczy.

7.  Komenda wojewódzka OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń w terminie nie dłuższym niż 40 dni od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów.

8.  Przepisy ust. 1, 2 oraz ust. 7 dotyczące pracodawcy stosuje się do jednostek organizacyjnych OHP zatrudniających młodocianych w celu przygotowania zawodowego, którym przyznano refundację.

§  9.

1.  Wnioski o zawarcie umowy o refundację i wnioski o przyznanie refundacji złożone i nierozpatrzone przed dniem wejścia w życie rozporządzenia rozpatruje się na podstawie niniejszego rozporządzenia.

2.  Wnioski, o których mowa w ust. 1, wymagające uzupełnienia w zakresie wynikającym z niniejszego rozporządzenia pracodawca oraz jednostka OHP zatrudniająca młodocianych w celu przygotowania zawodowego uzupełniają w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania centrum edukacji pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

§ 10.  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 grudnia 2025 r. ²

1 Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715).

2 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom (Dz. U. z 2020 r. poz. 1581), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 459 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620).

• Identyfikator: Dz.U.2025.1632
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Refundowanie ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom
• Data aktu: 21/11/2025
• Data ogłoszenia: 26/11/2025
• Data wejścia w życie: 01/12/2025