Biegły sądowy rozlicza, co do zasady, 20-procentowe koszty uzyskania przychodu. Fiskus zgadza się jednak na odliczenie wyższych kwot, jeśli biegły rzeczywiście poniósł wyższe wydatki na sporządzenie opinii. Można uwzględnić m.in. opłaty za internet, używanie drukarki, programu komputerowego czy papier. Jednak w razie ewentualnej kontroli podatnik musi móc wykazać bezpośredni związek tych wydatków z przychodami.
Biegłym sądowym przysługuje, co do zasady, odliczenie od przychodu 20 proc. kosztów niezależnie od tego, czy ponieśli jakiekolwiek wydatki. Jeśli jednak biegły poniesie w rzeczywistości wyższe koszty, niż wynikające z normy procentowej, to może je uwzględnić - tak wynika ze stanowiska organów podatkowych. Okazuje się jednak, że nie zawsze jest to oczywiste dla urzędów skarbowych.
Potwierdzeniem jest interpretacja z 28 sierpnia br. (nr 0114-KDIP3-1.4011.621.2026.2.BS). Wystąpił o nią biegły sądowy, który w rozliczeniu za 2025 r. wykazał przychody ok. 1300 zł z działalności wykonywanej osobiście. Jeśli zastosowałby 20 proc. koszty, odliczyłby ok. 260 zł. Podatnik zaś wyliczył, że rzeczywiste koszty opracowania przez niego opinii wyniosły ok. 730 zł. Urząd skarbowy zakwestionował jednak złożone przez niego zeznanie.
Podatnik wystąpił w tej sytuacji o interpretację, powołując się na broszurę informacyjną Ministerstwa Finansów. Zapytał o możliwość odliczenie opłat za m.in. posiadanie łącza internetowego, dostarczenie sygnału Internetu przez łącze światłowodu, opłata za używanie komputera, opłata za używanie programu komputerowego, opłata za używanie drukarki i oprawę wydrukowanej opinii. Kalkulował, że łącznie wyniosły one ok. 730 zł.
Czytaj też w LEX: Wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej na przykładach >
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z jego stanowiskiem. Wyjaśnił w odpowiedzi, że czynności wykonywane przez osoby fizyczne będące biegłymi sądowymi, którym sąd lub prokurator zlecił wykonanie czynności z urzędu, należy kwalifikować do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 6 ustawy o PIT.
Zgodnie z art. 89 ust. 1 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, biegłemu powołanemu przez sąd przysługuje wynagrodzenie za wykonaną pracę oraz zwrot poniesionych przez niego wydatków niezbędnych dla wydania opinii. Na podmiocie wypłacającym ciążą obowiązki płatnika wynikające z art. 41 ust. 1 ustawy o PIT.
Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy o PIT, do przychodów biegłego stosuje się 20 proc. koszty uzyskania przychodu. Podstawą ich zastosowania jest sam fakt uzyskania przychodu z działalności wykonywanej osobiście. Płatnik potrąca je od podstawy pomniejszonej o składki ZUS. Nie ma przy tym znaczenia, czy podatnik rzeczywiście poniósł jakiekolwiek wydatki w celu uzyskania tego przychodu. Ustawodawca przewidział jednak możliwość odejścia przez podatnika od tej zasady i uwzględnienia przez niego „rzeczywistych” kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 10 ustawy o PIT, jeżeli udowodni, że poniósł koszty wyższe niż wynikające z normy procentowej, przyjmuje się je w wysokości faktycznie poniesionej.
Czytaj też w LEX: Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów >
Przepisy wymagają, by były to koszty bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie ma bezpośrednio na celu uzyskanie konkretnych przychodów. Chodzi o ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie rzeczy i przychód ze zbycia tej rzeczy. Odrębną kategorią są natomiast koszty uzyskania przychodów inne niż bezpośrednio związane z przychodami (tzw. koszty pośrednie), tj. wydatki, których ponoszenie jest racjonalnie uzasadnione jako służące osiąganiu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródła, nie ma jednak możliwości przypisania ich do określonych, konkretnych przychodów.
- Podatnik samodzielnie ustala wartość tych kosztów, które faktycznie poniósł w danym roku podatkowym i wykazuje je w zeznaniu podatkowym jako koszty uzyskania przychodów. Tego typu wydatki powinny być odpowiednio dokumentowane – stwierdził dyrektor KIS.
Dyrektor KIS potwierdził, że skoro biegły sporządził opinię z wykorzystaniem wszystkich wymienionych we wniosku kosztów, to może je uwzględnić jako koszty faktycznie poniesione, które zastąpią koszty zryczałtowane. Ale ciężar udowodnienia, że były to one niezbędne do wykonania tych czynności, ciąży na biegłym sądowym. Istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy wydatkami, a uzyskanym przychodem może być zweryfikowane w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez upoważnione do tego organy.
- Organ podatkowy prawidłowo stwierdził, że jeśli poniesione przez podatnika koszty są wyższe niż 20 proc., to podatnik może odliczyć koszty w wysokości rzeczywiście poniesionych. Zaznaczył przy tym, że fakt poniesienia kosztów w wyższej wartości musi być udowodniony i może być w przyszłości zweryfikowany w toku ewentualnego postępowanie podatkowego. Co ważne, muszą to być koszty bezpośrednio związane z przychodami. To oznacza konieczność dokumentowania poniesionych wydatków oraz ich związku z przychodami biegłego sądowego. W razie wątpliwości warto też wystąpić o interpretację we własnej sprawie, ponieważ interpretacja indywidualna chroni tylko tego, kto o nią wystąpił - mówi Grzegorz Grochowina, szef Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce.
Również Tomasz Krywan, doradca podatkowy wyjaśnia, że istnieje możliwość zastosowania wyższych kosztów uzyskania przychodów niż wynikające z zastosowania norm procentowych określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-4 ustawy o PIT, jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe. Koszty uzyskania przychodów przyjmuje się w takich przypadkach w wysokości kosztów faktycznie poniesionych (art. 22 ust. 10 i 10a ustawy o PIT. Odpowiednie zastosowanie mają przepisy art. 22 ust. 5 i 5a pkt 2, tj. przepisy dotyczące potrącalności kosztów bezpośrednio związanych z przychodami. Dodaje, że według organów podatkowych ciężar dowodu, że koszty faktycznie poniesione były wyższe niż 20 proc. ustalonego przychodu ciąży na podatniku, a zgodnie z art. 180 par. 1 ustawy Ordynacja podatkowa jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
