Do scentralizowania rozliczeń w VAT wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi zobowiązane zostały jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa). Centralizacji podlegały także związki międzygminne, związki powiatów, powiatowo-gminne, przejmujące na podstawie ustaw prawa i obowiązki JST, wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi.
Jako ostateczny termin centralizacji rozliczeń w VAT wyznaczono datę 1 stycznia 2017 r. Ustawa centralizacyjna przewidywała centralizację rozliczeń „w przód”, natomiast JST nie miały obowiązku centralizować rozliczeń „wstecz”, przy czym miały taką możliwość (na zasadach określonych w ustawie centralizacyjnej).
Czytaj też w LEX: Nowe funkcje szkół w społeczności lokalnej po nowelizacji prawa oświatowego – aspekty organizacyjne i finansowe dla JST >
Od dnia dokonania centralizacji rozliczeń to JST jest podatnikiem VAT (wraz ze wszystkimi swoimi jednostkami organizacyjnymi) oraz stroną we wszystkich czynnościach i postępowaniach prowadzonych przez organy podatkowe. W związku z tym wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o VAT ciążą na JST.
WAŻNE! Podatnikiem VAT na gruncie ustawy o VAT jest JST wraz z urzędem ją obsługującym, samorządowymi jednostkami budżetowymi oraz samorządowymi zakładami budżetowymi.
Wyrazem powyższego jest między innymi składanie przez JST jednego pliku JPK_VAT z deklaracją (pod identyfikatorem podatkowym NIP JST) oraz posługiwanie się na cele wystawianych i otrzymywanych faktur (w kontekście danych sprzedawcy i nabywcy) identyfikatorem podatkowym NIP JST.
Status VAT rady rodziców działającej przy szkole (jednostce organizacyjnej JST)
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, rady rodziców reprezentują ogół rodziców uczniów i działają w szkołach i placówkach edukacyjnych. Do kompetencji rady rodziców należy zasadniczo uchwalanie w porozumieniu z radą pedagogiczną programu wychowawczo-profilaktycznego szkoły lub placówki, opiniowanie programu i harmonogramu poprawy efektywności kształcenia lub wychowania szkoły lub placówki oraz opiniowanie projektu planu finansowego składanego przez dyrektora szkoły.
Celem powołania rady rodziców nie jest ukierunkowanie działalności na zysk. Rada rodziców jest podmiotem wspierającym szkołę w zadaniach oświatowych i działania te nie mają celu zarobkowego.
Czytaj też w LEX: Zasady korzystania z telefonów komórkowych przez uczniów - nowe regulacje w statutach szkół i przedszkoli >
W przypadku czynności wykonywanych przez rady rodziców, co do zasady nie występuje ekwiwalentność świadczeń, która jest jednym z warunków opodatkowania VAT. Rada rodziców dysponuje środkami pochodzącymi m.in. od rodziców uczniów danej szkoły (przede wszystkim z dobrowolnych składek) i środki te wykorzystuje – na podstawie własnych decyzji – na konkretne działania skierowane do uczniów danej szkoły, a więc na potrzeby dzieci.
Wskazany brak ekwiwalentności świadczeń oraz brak zarobkowego celu działania rad rodziców skutkuje tym, że czynności wykonywane przez rady rodziców zasadniczo pozostają poza zakresem działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Oznacza to, że JST (gmina) nie jest podatnikiem VAT w odniesieniu do tych czynności.
WAŻNE! Rady rodziców mogą działać w rozmaity sposób – różny może też być zakres czy cel ich działania. Czynniki te mogą z kolei wpłynąć na podatkową kwalifikację działalności rad rodziców na gruncie przepisów ustawy o VAT. W przypadku, gdy wykonywane przez rady rodziców czynności będą spełniały warunki uznania ich za działalność gospodarczą w rozumieniu VAT, wówczas czynności te będą podlegały opodatkowaniu tym podatkiem na zasadach ogólnych. Podatnikiem VAT wówczas będzie gmina, pod którą podlega jednostka organizacyjna (szkoła), przy której działa dana rada rodziców.
Dokumentowanie transakcji, w której uczestniczy rada rodziców
Jeżeli dokumentujesz fakturą czynność, w której uczestniczyła rada rodziców (np. jako zamawiający towar/usługę), pamiętaj przede wszystkim, że ani rada rodziców, ani szkoła nie powinny widnieć jako nabywcy na fakturze – fakturę wystawiasz na właściwą JST.
WAŻNE! Od 1 lutego 2026 r. obowiązują przepisy przewidujące obligatoryjne fakturowanie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od tej daty wystawianie faktur w tym systemie jest obowiązkowe dla podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeśli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
Wdrożenie obowiązkowego KSeF nie oznacza automatycznie, że wszystkie transakcje muszą być dokumentowane fakturami. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy na podstawie obowiązujących przepisów istnieje w ogóle obowiązek wystawienia faktury, a jeżeli tak, to czy istnieje obowiązek wystawienia jej przy użyciu KSeF.
Więcej na temat KSeF znajdziesz pod adresem: https://ksef.podatki.gov.pl/
Jeżeli jesteś objęty obowiązkiem wystawiania faktur przez KSeF (lub nie jesteś, ale chcesz wystawić fakturę w KSeF dobrowolnie), faktury wystawiasz na JST, ze wskazaniem dodatkowo danych jednostki podrzędnej (szkoły), której dotyczy nabycie udokumentowane daną fakturą. Wypełniasz zatem:
- dane sprzedawcy w elemencie Podmiot1,
- dane nabywcy – JST, w elemencie Podmiot2 (wraz z identyfikatorem podatkowym NIP JST nadanym na cele VAT), w tym wartość „1” w polu znacznikowym JST,
- dodatkowo – dane jednostki podrzędnej JST (jednostki organizacyjnej JST – szkoły) w elemencie Podmiot3 (wraz z jej identyfikatorem podatkowym NIP oraz wypełnionym polem Rola – „8” – JST odbiorca).
Powyższe rozwiązanie umożliwia dostęp do faktury jednostce podrzędnej JST (szkole), której dane wskazano na fakturze w polu Podmiot3.
Czy rada rodziców składa ZAW-FA? - sprawdź w LEX >
WAŻNE! Ministerstwo Finansów zachęca do pełnego wykorzystywania możliwości, które daje wzór e-Faktury. Struktura logiczna FA(3) umożliwia prezentację dodatkowych danych w formie ustrukturyzowanej, np. w polu DodatkowyOpis – w miejscu tym można wskazać, że faktura dotyczy przykładowo realizacji zamówienia na towar/usługę złożonego przez radę rodziców działającą przy szkole.
Jeżeli nie jesteś objęty obowiązkiem wystawiania faktur przez KSeF (i nie chcesz wystawić faktury w KSeF dobrowolnie), wystawiasz fakturę inną niż ustrukturyzowana, tj. papierową lub elektroniczną, w której wykazujesz:
- jako nabywcę – JST, pod którą podlega jednostka organizacyjna (szkoła),
- jako odbiorcę – jednostkę organizacyjną JST (szkołę).
Przepisy ustawy o VAT nie zabraniają przy tym umieszczania na fakturze dodatkowych informacji – o ile nie są one sprzeczne z regulacjami dot. prawidłowego fakturowania transakcji. Informacja dotycząca realizacji dostawy towarów/usług w zw. z zamówieniem rady rodziców może zatem również zostać umieszczona na fakturze papierowej bądź elektronicznej. Rada rodziców nie pojawi się natomiast na fakturze ani jako jej odbiorca, ani jako nabywca towaru/usługi. O ile w świetle przepisów Prawa oświatowego rada rodziców jest wyodrębnioną instytucją wspierającą szkołę w zadaniach oświatowych, o tyle w świetle przepisów VAT ani rady rodziców, ani szkoły nie można uznać za podatnika tego podatku – z uwagi na obowiązującą od początku 2017 r. konsolidację rozliczeń JST z jej jednostkami podrzędnymi.
W przypadku wątpliwości dotyczących prawidłowości fakturowania transakcji, w których uczestniczy rada rodziców, można zwrócić się o wydanie indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego.
Czytaj też w LEX: Wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej na przykładach >
