Jak rozliczyć ładowanie służbowego elektryka w domu kontrahenta

Zleceniobiorca zalicza do kosztów uzyskania przychodów wydatki na ładowanie w domu samochodu elektrycznego, powierzonego mu przez spółkę do realizacji zlecenia. Z kolei zwrócone mu przez spółkę koszty energii energii elektrycznej są dla niego przychodem, od których płaci podatek - stwierdził fiskus w najnowszej interpretacji. Sytuacja komplikuje się, gdy zleceniobiorca rozlicza się ryczałtem i nie może odliczyć kosztów.

Przedsiębiorcy coraz częściej zmieniają flotę służbowych samochodów na auta elektryczne. W tej sytuacji powstają pytania o rozliczenie kosztów ładowania takich pojazdów zarówno po stronie firmy, jak też jej pracowników i współpracowników prowadzących działalność gospodarczą. 

Samochód a umowa B2B

W najnowszej interpretacji z 20 października 2026 r. (nr 0115-KDIT3.4011.780.2026.2.AD) dyrektor KIS rozpatrywał pytanie przedsiębiorcy, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie transportu drogowego towarów. Na podstawie umowy B2B od listopada 2023 r. świadczy usługi transportu produktów żywnościowych na rzecz spółki (zleceniodawcy). Rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki 8,5 proc.

Do wykonywania tych usług spółka powierza mu samochód należący do niej lub użytkowany przez nią np. na podstawie leasingu. Umowa wyraźnie zakazuje wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych. Samochód może być używany wyłącznie do realizacji usług na rzecz spółki, a naruszenie tego obowiązku skutkuje możliwością natychmiastowego rozwiązania umowy oraz odpowiedzialnością materialną. Podatnik nie jest właścicielem ani leasingobiorcą pojazdu.

Spółka planuje wprowadzić do floty samochody elektryczne i zainstalować przy miejscu zamieszkania lub siedzibie podwykonawcy ładowarki finansowane przez spółkę. Koszty energii elektrycznej zużytej do ładowania pojazdu będą początkowo ponoszone przez podatnika, ponieważ energia jest rozliczana na podstawie jego własnej umowy z dostawcą prądu.

Zużycie energii będzie monitorowane przez specjalną platformę ładowania, która umożliwi identyfikację pojazdu, pomiar liczby zużytych kWh, ustalenie obowiązującej stawki za energię oraz wyliczenie kwoty należnej do zwrotu. Na podstawie raportów z systemu spółka będzie zwracać podatnikowi dokładnie tyle, ile faktycznie zapłacił za energię wykorzystaną do ładowania służbowego pojazdu.

Zwrot kosztów:

• będzie odpowiadał rzeczywistym wydatkom na energię,
• nie będzie miał charakteru ryczałtowego,
• nie będzie zawierał dodatkowego wynagrodzenia ani innych świadczeń,
• nie będzie elementem wynagrodzenia za usługi transportowe,
• będzie dokonywany wyłącznie na podstawie danych z platformy ładowania,
• nie będzie obejmował żadnych kosztów związanych z prywatnym użytkowaniem pojazdu.

Platforma pozwoli precyzyjnie wydzielić koszt energii zużytej na ładowanie pojazdu spółki spośród całkowitego zużycia energii w miejscu zamieszkania lub siedzibie podatnika, co stanowi podstawę do zwrotu poniesionych wydatków.

Podatnik chciał uzyskać potwierdzenie, że zwrot kosztów energii elektrycznej nie będzie stanowił dla niego przychodu z działalności gospodarczej podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Wydatki na auto kontrahenta są kosztem

Dyrektor KIS nie zgodził się jednak z jego stanowiskiem. Wyjaśnił, że skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione od tego, czy wydatki, które są zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie. Jeżeli zwracane wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów, wówczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodów. Jeżeli natomiast zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym.

- Powyższa zasada ma zastosowanie również do podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali ryczał od przychodów ewidencjonowanych. W takim przypadku, opodatkowaniu podlega przychód, a koszty uzyskania przychodów są tylko hipotetyczne, gdyby podatnik wybrał inną formę opodatkowania - czytamy w interpretacji.

Ustawa o PIT nie wyłącza opłat za energię elektryczną z katalogu kosztów uzyskania przychodów w przypadku ich związku z prowadzoną działalnością.

Dyrektor KIS stwierdził, że wbrew twierdzeniu wnioskodawcy, przedsiębiorca (zleceniobiorca) użytkujący samochód przekazany przez kontrahenta na podstawie umowy B2B, może zaliczyć wydatki związane z jego eksploatacją do swoich kosztów uzyskania przychodów, o ile samochód jest wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej (realizacji kontraktu). Taka sytuacja ma miejsce w opisanym przypadku. Spółka powierzyła samochód zleceniobiorcy w celu realizacji zawartej z nim umowy, a on płaci za prąd bezpośrednio swojemu dostawcy. Występuje więc bezpośredni związek pomiędzy poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem ze świadczenia usług na rzecz kontrahenta (spółki).

- Fakt, że samochód nie jest własnością podatnika nie wpływa na brak możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem samochodu, jeśli podatnik dysponuje pojazdem na podstawie innych tytułów prawnych. W Pana przypadku jest to umowa z kontrahentem (...) W konsekwencji, zwrot poniesionych przez Pana wydatków stanowi i będzie stanowić u Pana przychód podatkowy podlegający opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych stawką właściwą dla Pana rodzaju działalności. Stanowi bowiem on przysporzenie majątkowe po Pana stronie - stwierdził dyrektor KIS. 

- Ze stanowiska dyrektora KIS wynika, że w tym modelu rozliczeń otrzymany zwrot wydatków powinien być neutralny dla zleceniobiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą. Z jednej strony wydatki poniesione na ładowanie w domu samochodu elektrycznego zalicza do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez siebie działalności, mimo iż nie jest właścicielem pojazdu. Z drugiej strony otrzymany od zleceniodawcy zwrot kosztów zalicza do przychodów. Sytuacja komplikuje się jednak, gdy zleceniobiorca rozlicza się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, który nie pozwala na odliczenie kosztów uzyskania przychodów. Zleceniobiorca ma więc wyłącznie przychody z tytułu otrzymanego od spółki zwrotu kosztów. Interpretacja nie odnosi się do kwestii rozliczenia spółki udostępniającej samochody elektryczne (zleceniodawcy), jednak z przepisów wynika, że ponoszony przez nią zwrot wydatków ma związek z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą - mówi Agata Malicka, współwłaścicielka biura rachunkowego. 

Spółka odliczy koszt energii zwrócony pracownikowi

Eksperci zwracają uwagę na wcześniejsze korzystne interpretacje, w których dyrektor KIS potwierdzał, że spółka odliczy wydatki, które zwróciła pracownikowi (osobie zatrudnionej na umowę o pracę) za ładowanie samochodu w jego miejscu zamieszkania, z wykorzystaniem oddzielnego punktu poboru energii. W sytuacji gdy firmowe auto jest wykorzystywane również do celów prywatnych, spółka może odliczyć 75 proc. kosztów. Z kolei pracownik rozliczy zryczałtowany przychód wynoszący 250 zł miesięcznie. 

Mówi o tym m.in. interpretacja z 24 kwietnia 2025 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK) i z  8 maja 2026 roku  (nr: 0114-KDIP2-2.4010.100.2026.1.ASK).

- Stanowisko organów interpretacyjnych jest niewątpliwie korzystne dla podatników. Należy jednak zwrócić uwagę na przedstawiony we wniosku o interpretację sposób dokumentowania wysokości ponoszonych kosztów uzyskania przychodów. Spółka zaznaczyła, że w hali garażowej w miejscu zamieszkania pracownika znajduje się oddzielny podlicznik, który będzie rejestrował wyłącznie zużycie prądu na potrzeby ładowania konkretnego pojazdu. Ponadto do punktu poboru energii podłączona będzie ładowarka AC, wyposażona w funkcję zdalnego dostępu przez internet oraz system rejestracji zużycia energii elektrycznej na potrzeby ładowania pojazdu. Poza fakturami VAT pracownik przedstawi też spółce szczegółowe raporty dotyczące zużycia energii. To oznacza, że firmy zamierzające odliczać tego typu koszty powinny również móc przedstawić organom podatkowym szczegółową dokumentację - mówi dr Piotr Sekulski, doradca podatkowy, założyciel kancelarii Outsourced.pl. 

- Należy też zgodzić się ze stanowiskiem skarbówki dotyczącym rozliczenia pracowników. Dyrektor KIS potwierdził swoje wcześniejsze stanowisko, zgodnie z którym przychód pracownika korzystającego ze służbowego auta elektrycznego do celów prywatnych wynosi 250 zł miesięcznie. Zryczałtowany przychód obejmuje też koszty eksploatacji, w tym m.in. koszty ładowania. Pracownik nie uzyskuje dodatkowego przychodu z tytułu zwróconych przez pracodawcę kosztów energii - dodaje dr Sekulski.