Mandat za brak kasy fiskalnej w najmie krótkoterminowym nie odbiera prawa do zwolnienia
Jeśli podatnik, po otrzymaniu mandatu karnego za brak kasy rejestrującej, zmieni sposób rozliczenia wynajmu krótkoterminowego, to spełni warunki innego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy. Wszystkie płatności od osób fizycznych powinien przyjmować wyłącznie w formie przelewów na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie powinno wynikać, jakiej czynności dotyczy każda płatność. Potwierdza to skarbówka w niedawnej interpretacji.
Chodziło o sprawę podatniczki, która prowadzi wynajem krótkoterminowy domku letniskowego oraz wynajem długoterminowy na rzecz osób fizycznych. W ramach najmu krótkoterminowego udostępnia gościom cały domek do samodzielnego korzystania. Nie prowadzi hotelu ani pensjonatu, nie świadczy usług takich jak recepcja, wyżywienie, codzienne sprzątanie, wymiana pościeli w trakcie pobytu ani innych usług charakterystycznych dla działalności hotelarskiej. Sprzątanie wykonywane jest wyłącznie po zakończeniu pobytu.
Różne podstawy do zwolnienia
24 lipca 2026 r. został na nią nałożony mandat karny skarbowy za brak stosowania kasy za lata 2022 i 2025. W tamtym okresie przekroczyła ona obrót powodujący obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej (20 tys. zł).
Po otrzymaniu mandatu karnego skarbowego podatniczka wprowadziła zmiany w sposobie dokumentowania sprzedaży. Obecnie wszystkie należności przyjmuje wyłącznie przelewem na rachunek bankowy, prowadzi ewidencję rezerwacji oraz wystawia faktury dokumentujące świadczone usługi. Podatniczka posiada również potwierdzenia wszystkich przelewów, dzięki którym można jednoznacznie przyporządkować każdą wpłatę do konkretnej usługi.
Wyjaśniła, że w przypadku najmu krótkoterminowego klienci dokonują płatności jednorazowo albo w dwóch etapach – poprzez wpłatę zadatku, a następnie dopłatę pozostałej części należności przed rozpoczęciem pobytu. Każda rezerwacja posiada indywidualny numer. Podatniczka prowadzi ewidencję rezerwacji, z której wynika termin pobytu, dane klienta, wysokość należności oraz dokonane wpłaty. W przypadku najmu długoterminowego czynsz również wpływa wyłącznie przelewem na rachunek bankowy i może zostać jednoznacznie powiązany z zawartą umową najmu oraz okresem, którego dotyczy.
Podatniczka zapytała, czy obecnie może korzystać ze zwolnienia. W jej ocenie, tak. Po otrzymaniu mandatu rozpoczęła również wystawianie faktur bez VAT dokumentujących świadczone usługi. Prowadzi ewidencję rezerwacji oraz posiada potwierdzenia przelewów, które pozwalają jednoznacznie ustalić, jakiej usługi dotyczy każda wpłata.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 27 sierpnia br. (nr 0114-KDIP1-3.4012.532.2026.1.PRM) potwierdził, że po wprowadzeniu tych zmian, podatniczka spełnia warunki zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.
Chodzi o zwolnienie na podstawie par. 2 ust. 1 rozporządzenia ws. kas rejestrujących w związku z poz. 42 załącznika do tego rozporządzenia. Na podstawie tych przepisów zwolnione jest świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.
Czytaj więcej w LEX: Kasy rejestrujące - zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania >
Ważny jest bezgotówkowy charakter płatności i dokumentacja
- Interpretację należy ocenić jako korzystną dla podatników, ale jej najważniejszy wniosek jest nieco szerszy niż sama kwestia najmu. Dyrektor KIS potwierdził bowiem, że wcześniejsza utrata zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej z powodu przekroczenia limitu 20 tys. zł nie zamyka podatnikowi możliwości skorzystania w przyszłości z innego odrębnego zwolnienia. Trzeba rozróżnić zwolnienie podmiotowe, uzależnione od wartości sprzedaży, od zwolnienia przedmiotowego dotyczącego określonych czynności i sposobu ich rozliczania – ocenia komentuje Bartosz Przybysz, doradca podatkowy, radca prawny.
Wskazuje on, że to rozróżnienie znajduje odzwierciedlenie w samym rozporządzeniu. Zwolnienie do 20 tys. zł zostało uregulowane odrębnie w par. 3, a rozporządzenie wprost wyklucza możliwość ponownego korzystania z tego zwolnienia przez podatników, którzy w poprzednim roku byli zobowiązani do prowadzenia ewidencji. Nie dotyczy to jednak automatycznie zwolnienia przedmiotowego z par. 2 w związku z poz. 42 załącznika.
- Warunki zwolnienia są jednak dość rygorystyczne. Nie wystarczy po prostu ograniczyć płatności gotówkowe. Cała należność za daną usługę musi zostać otrzymana za pośrednictwem banku, poczty albo SKOK na właściwy rachunek podatnika, a z prowadzonej ewidencji i dowodów zapłaty musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnej czynności dotyczy dana płatność. Są to warunki, które muszą zostać spełnione łącznie – podkreśla Bartosz Przybysz.
Jego zdaniem, w praktyce warto więc zadbać nie tylko o sam bezgotówkowy charakter płatności, lecz również o odpowiednią organizację dokumentacji.
Czytaj też w LEX: Wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej na przykładach >
- Przy najmie krótkoterminowym pomocne będzie posługiwanie się numerami rezerwacji i wskazywanie ich w tytułach przelewów, a przy najmie długoterminowym jednoznaczne oznaczanie lokalu i okresu, którego dotyczy czynsz. Zwolnienie powinno wynikać z dokumentów, a nie wymagać późniejszego rekonstruowania przez podatnika, czego dotyczyła dana wpłata – radzi Bartosz Przybysz.
Wskazuje on, że podstawą rozstrzygnięcia była poz. 42 załącznika, a zatem przede wszystkim bezgotówkowa zapłata i możliwość jednoznacznego przypisania jej do konkretnej usługi. Faktura niewątpliwie poprawia jakość dokumentacji, ale sama nie zastąpi warunków wynikających z tego przepisu.
Krótkoterminowy najem lokali mieszkalnych a ochrona danych osobowych - czytaj w LEX >
- Jednocześnie przepisy przewidują odrębne zwolnienie dla określonych usług wynajmu i zarządzania nieruchomościami sklasyfikowanych w PKWiU ex 68.20.1. W ich przypadku poz. 29 załącznika przewiduje zwolnienie m.in. wtedy, gdy świadczenie zostało w całości udokumentowane fakturą. Należy uważać też na takie modele, w których część należności jest pobierana w innej formie albo płatności przechodzą przez platformy i pośredników w sposób utrudniający identyfikację konkretnej transakcji – podkreśla Bartosz Przybysz.
Jego zdaniem, interpretacja pokazuje jeszcze jedną praktyczną rzecz.
- Stwierdzenie wcześniejszego naruszenia i nałożenie mandatu nie oznaczają, że podatnik nie może uporządkować sposobu prowadzenia działalności na przyszłość. Odpowiedzialność za nieprawidłowe rozliczenia z poprzednich okresów jest czym innym niż ocena, czy nowe transakcje spełniają aktualnie warunki zwolnienia. Jeżeli przedsiębiorca rzeczywiście zmieni model pobierania płatności i dokumentowania sprzedaży, skutki podatkowe nowych czynności powinny być oceniane według nowych okoliczności – ocenia Bartosz Przybysz.
Uwaga na nabycie sprawdzające
- Obowiązek nabijania sprzedaży na kasę fiskalną jest uregulowany dość szeroko i na przestrzeni lat rozszerza się. Fiskus naturalnie bowiem dąży do tego, by widzieć jak najwięcej. Sprzedaż na rzecz konsumentów jest zaś dla organów podatkowych newralgiczna. Wynika to z tego, że fiskusowi trudno jest całkowicie kontrolować sprzedaż, która jest prowadzona na rzecz osób fizycznych. Skala trudności rośnie zwłaszcza wtedy, gdy płaci się gotówką. Stąd też pokusa i tendencja do tego, by obowiązek posiadania kasy fiskalnej spoczywał na jak największej grupie podatników – stwierdza Marcin Bodziony, radca prawny, doradca podatkowy, ekspert w zakresie kontroli i postępowań podatkowych.
Podkreśla on, że z obowiązkiem są też związane terenowe działania kontrolne.
- Wprowadzono nawet specjalną instytucję tzw. nabycia sprawdzającego, która pozwala urzędnikowi udać się do sprzedawcy, zakupić towar lub usługę i w praktyce zweryfikować, czy ma on kasę fiskalną i wydaje paragony. Interpretacja pokazuje, że działania kontrolne są skuteczne, bo wnioskodawczyni wprost wskazała, że dostała mandat za brak kasy fiskalnej – podkreśla Marcin Bodziony.
Za tak szerokim obowiązkiem i licznymi kontrolami, jego zdaniem, nie do końca podąża świadomość podatników, zwłaszcza tych, którzy prowadzą trochę mniejszą, nieoczywistą pod kątem posiadania kasy aktywność biznesową.
- Są też tacy, którzy liczą na łut szczęścia. Interpretacja potwierdza jednak, że pod pewnymi warunkami można uniknąć obowiązku posiadania kasy. Jak zawsze jednak przy interpretacjach zastrzegam, że ich skuteczność zależy od praktyki. W tym przypadku od tego, czy wnioskodawczyni rzeczywiście, bez wyjątku, zawsze będzie spełniała wszystkie warunki, które zadeklarowała we wniosku – ocenia Marcin Bodziony.
