Prowadzenie ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA FINANSÓW I GOSPODARKI ¹

z dnia 6 września 2025 r.

w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Na podstawie art. 16 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843) zarządza się, co następuje:

§ 1. [Przedmiot regulacji]  Rozporządzenie określa sposób prowadzenia przez podatników, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zwanej dalej "ustawą":

1) ewidencji przychodów, zwanej dalej "ewidencją" oraz szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ewidencja, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym, a także sposób dokumentowania przychodów oraz obliczania należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;

2) wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwanego dalej "wykazem".

§  2. [Obowiązek prowadzenia ewidencji]

1.  Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję według wzoru ustalonego w załączniku do rozporządzenia.

2.  Wspólną ewidencję prowadzą podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy.

3.  W przypadku prowadzenia ewidencji bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję i kolejno ponumerować jej karty.

§  3. [Warunki uznania ewidencji za rzetelną i niewadliwą]

1.  Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rzetelnie i w sposób niewadliwy.

2.  Za niewadliwą uznaje się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i według ustalonego wzoru.

3.  Za rzetelną uznaje się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

4.  Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

1) niewpisane lub błędnie wpisane przychody łącznie nie przekraczają 0,5 % przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły podatnikowi prowadzenie ewidencji, lub

3) podatnik uzupełnił zapisy lub poprawił błędne zapisy w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do złożenia deklaracji lub korekty deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1131), lub

4) błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody, o których mowa w § 4 i § 5.

§  4. [Dokonywanie zapisów w ewidencji; korekty danych]

1.  Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, zwanych dalej "fakturami", wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość przychodów za dany dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, stanowiące podstawę obliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

2.  Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896 i 1203), zwanej dalej "ustawą o podatku od towarów i usług", dokonują zapisów w ewidencji na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 3, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

3.  Podatnicy, o których mowa w ust. 2, mogą dokonywać zapisów w ewidencji na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 6, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

4.  Korekty danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się na podstawie:

1) odrębnych ewidencji;

2) dowodu wewnętrznego - w przypadku korekt, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach.

5.  Dowód wewnętrzny, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, stanowi podstawę dokonania zapisu w ewidencji ze znakiem (-). Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: numer dowodu, datę wystawienia, oznaczenie raportu fiskalnego, którego dotyczy korekta oraz wysokość korekty, która pomniejsza wysokość przychodu wynikającą z raportu fiskalnego.

6.  Podatnicy, o których mowa w ust. 2 i 3, nie wpisują do ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

§ 5. [Zapisy w ewidencji w przypadku osiągania określonych przychodów z działalności gospodarczej]  W przypadku osiągania przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą o podatku dochodowym", zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających uzyskanie tych przychodów.

§ 6. [Termin dokonywania zapisów w ewidencji]  Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 4 i § 5, najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

§ 7. [Wykazywanie przychodów w ewidencji łącznie z podatkiem VAT w przypadku sprzedaży według różnych stawek tego podatku]  Podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o podatku od towarów i usług, mogą wykazywać przychody w ewidencji łącznie z podatkiem od towarów i usług, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług.

§  8. [Dane w wykazie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych]

1.  Wykaz zawiera co najmniej następujące dane:

1) liczbę porządkową;

2) dane dotyczące nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z wykazu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej:

a) numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur - w przypadku faktury dotyczącej zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

b) numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania lub wykreślono z wykazu środek trwały lub wartość niematerialną i prawną,

c) rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie lub wytworzenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

d) datę nabycia albo datę wytworzenia,

e) datę przyjęcia do używania;

3) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;

4) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;

5) wartość początkową;

6) stawkę amortyzacyjną;

7) zaktualizowaną wartość początkową;

8) datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

2.  Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uznaje się składniki majątkowe, o których mowa w art. 22a-22o ustawy o podatku dochodowym.

3.  Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym.

4.  Dane, o których mowa w ust. 1, wykazuje się w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu.

5.  Nie podlegają objęciu wykazem:

1) budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej;

2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, którego wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 ustawy o podatku dochodowym.

6.  W razie zmiany formy opodatkowania, jeżeli podatnik prowadził ewidencję środków trwałych oraz wartości nie- materialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ustawy o podatku dochodowym, może prowadzić dalej tę ewidencję, w sposób określony w przepisach rozporządzenia, pod warunkiem że ewidencja ta będzie odpowiadać wymogom określonym w ust. 1.

§ 9. [Zasady prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych]  Do prowadzenia wykazu przepisy § 2 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

§  10. [Przepis przejściowy]

1.  Wykaz może nie zawierać danych, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2:

1) lit. b - w zakresie numeru dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania,

2) lit. c - w zakresie rodzaju dokumentu stwierdzającego wytworzenie,

3) lit. d - w zakresie daty wytworzenia

- dotyczących danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu przed dniem 1 stycznia 2026 r.

2.  Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w odniesieniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w § 8 ust. 6.

§ 11. [Derogacja]  Traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. poz. 2414).

§ 12. [Wejście w życie]  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.

ZAŁĄCZNIK

WZÓR - EWIDENCJA PRZYCHODÓW

grafika

1 Minister Finansów i Gospodarki kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997).

• Identyfikator: Dz.U.2025.1294
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Prowadzenie ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• Data aktu: 06/09/2025
• Data ogłoszenia: 26/09/2025
• Data wejścia w życie: 01/01/2026