Prowadzenie ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
ROZPORZĄDZENIEMINISTRA FINANSÓW I GOSPODARKI 1 z dnia 6 września 2025 r.w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
Na podstawie art. 16 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843) zarządza się, co następuje:
§ 1. [Przedmiot regulacji]
Rozporządzenie określa sposób prowadzenia przez podatników, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zwanej dalej "ustawą":1)
ewidencji przychodów, zwanej dalej "ewidencją" oraz szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ewidencja, aby stanowiła dowód w postępowaniu podatkowym, a także sposób dokumentowania przychodów oraz obliczania należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych;2)
wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, zwanego dalej "wykazem".§ 2. [Obowiązek prowadzenia ewidencji]
1.
Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję według wzoru ustalonego w załączniku do rozporządzenia.2.
Wspólną ewidencję prowadzą podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy.3.
W przypadku prowadzenia ewidencji bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję i kolejno ponumerować jej karty.§ 3. [Warunki uznania ewidencji za rzetelną i niewadliwą]
1.
Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rzetelnie i w sposób niewadliwy.2.
Za niewadliwą uznaje się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i według ustalonego wzoru.3.
Za rzetelną uznaje się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.4.
Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:1)
niewpisane lub błędnie wpisane przychody łącznie nie przekraczają 0,5 % przychodu wykazanego w ewidencji za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym organ podatkowy stwierdził te błędy, lub2)
brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiły podatnikowi prowadzenie ewidencji, lub3)
podatnik uzupełnił zapisy lub poprawił błędne zapisy w ewidencji przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy lub w terminie, w którym podatnikowi przysługuje uprawnienie do złożenia deklaracji lub korekty deklaracji na podstawie art. 62 ust. 4 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 1131), lub4)
błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody, o których mowa w § 4 i § 5. § 4. [Dokonywanie zapisów w ewidencji; korekty danych]
1.
Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, zwanych dalej "fakturami", wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur - na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość przychodów za dany dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, stanowiące podstawę obliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.2.
Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896 i 1203), zwanej dalej "ustawą o podatku od towarów i usług", dokonują zapisów w ewidencji na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 3, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.3.
Podatnicy, o których mowa w ust. 2, mogą dokonywać zapisów w ewidencji na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 6, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.4.
Korekty danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się na podstawie:1)
odrębnych ewidencji;2)
dowodu wewnętrznego - w przypadku korekt, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach.5.
Dowód wewnętrzny, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, stanowi podstawę dokonania zapisu w ewidencji ze znakiem (-). Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: numer dowodu, datę wystawienia, oznaczenie raportu fiskalnego, którego dotyczy korekta oraz wysokość korekty, która pomniejsza wysokość przychodu wynikającą z raportu fiskalnego.6.
Podatnicy, o których mowa w ust. 2 i 3, nie wpisują do ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.§ 5. [Zapisy w ewidencji w przypadku osiągania określonych przychodów z działalności gospodarczej]
W przypadku osiągania przychodów, o których mowa w art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą o podatku dochodowym", zapisów dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających uzyskanie tych przychodów.§ 6. [Termin dokonywania zapisów w ewidencji]
Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie dowodów, o których mowa w § 4 i § 5, najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.§ 7. [Wykazywanie przychodów w ewidencji łącznie z podatkiem VAT w przypadku sprzedaży według różnych stawek tego podatku]
Podatnicy, o których mowa w art. 84 ustawy o podatku od towarów i usług, mogą wykazywać przychody w ewidencji łącznie z podatkiem od towarów i usług, z tym że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług.§ 8. [Dane w wykazie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych]
1.
Wykaz zawiera co najmniej następujące dane:1)
liczbę porządkową;2)
dane dotyczące nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z wykazu środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej:a)
numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur - w przypadku faktury dotyczącej zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,b)
numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania lub wykreślono z wykazu środek trwały lub wartość niematerialną i prawną,c)
rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie lub wytworzenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,d)
datę nabycia albo datę wytworzenia,e)
datę przyjęcia do używania;3)
określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;4)
symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;5)
wartość początkową;6)
stawkę amortyzacyjną;7)
zaktualizowaną wartość początkową;8)
datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.2.
Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uznaje się składniki majątkowe, o których mowa w art. 22a-22o ustawy o podatku dochodowym.3.
Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym.4.
Dane, o których mowa w ust. 1, wykazuje się w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu.5.
Nie podlegają objęciu wykazem:1)
budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej;2)
spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, którego wartość początkową ustala się zgodnie z art. 22g ust. 10 ustawy o podatku dochodowym.6.
W razie zmiany formy opodatkowania, jeżeli podatnik prowadził ewidencję środków trwałych oraz wartości nie- materialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ustawy o podatku dochodowym, może prowadzić dalej tę ewidencję, w sposób określony w przepisach rozporządzenia, pod warunkiem że ewidencja ta będzie odpowiadać wymogom określonym w ust. 1.§ 9. [Zasady prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych]
Do prowadzenia wykazu przepisy § 2 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.§ 10. [Przepis przejściowy]
1.
Wykaz może nie zawierać danych, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2:1)
lit. b - w zakresie numeru dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania,2)
lit. c - w zakresie rodzaju dokumentu stwierdzającego wytworzenie,3)
lit. d - w zakresie daty wytworzenia- dotyczących danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu przed dniem 1 stycznia 2026 r.
2.
Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w odniesieniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w § 8 ust. 6.§ 11. [Derogacja]
Traci moc rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. poz. 2414).§ 12. [Wejście w życie]
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.1 Minister Finansów i Gospodarki kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997).
Metryka aktu
| Identyfikator: | Dz.U.2025.1294 |
| Rodzaj: | rozporządzenie |
| Tytuł: | Prowadzenie ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych |
| Data aktu: | 2025-09-06 |
| Data ogłoszenia: | 2025-09-26 |
| Data wejścia w życie: | 2026-01-01 |