Wzór dowodu osobistego, jego wydawanie i odbiór oraz utrata, uszkodzenie, unieważnienie i zwrot

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI ¹

z dnia 23 lipca 2025 r.

w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu ²

Na podstawie art. 54 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2022 r. poz. 671, z 2023 r. poz. 1234 i 1941 oraz z 2025 r. poz. 1006) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. [Przedmiot regulacji]  Rozporządzenie określa:

1) wzór dowodu osobistego;

2) sposób oznaczania w dowodzie osobistym informacji o braku podpisów;

3) sposób pobierania odcisków palców;

4) szczegółowe wymogi techniczne dotyczące fotografii załączanej do wniosku o wydanie dowodu osobistego;

5) szczegółowe wymogi dotyczące załączników dołączanych do wniosku składanego w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 2a ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych, zwanej dalej "ustawą";

6) sposób postępowania w sprawach utraty, uszkodzenia, zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych, o którym mowa w art. 48a ust. 1 ustawy, unieważnienia i zwrotu dowodu osobistego;

7) sposób postępowania przy odbiorze dowodu osobistego;

8) wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego;

9) wzór formularza zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego;

10) sposób fizycznego anulowania unieważnionego dowodu osobistego;

11) tryb przekazywania przez konsula Rzeczypospolitej Polskiej, zwanego dalej "konsulem", do organu gminy, który wydał dowód osobisty, zwanego dalej "wystawcą dowodu osobistego", zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego z powodu jego utraty lub uszkodzenia albo przekazania przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego;

12) wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego.

§ 2. [Wzór dowodu osobistego]  Wzór dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Rozdział  2

Pobieranie odcisków palców oraz oznaczanie w dowodzie osobistym informacji o braku podpisu

§  3. [Pobieranie odcisków palców]

1.  Od osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, która ukończyła 12. rok życia, pobiera się odciski palców wskazujących obu dłoni za pomocą elektronicznego urządzenia do pobierania odcisków palców.

2.  W przypadku gdy odcisk palca wskazującego jest nieczytelny albo brak tego palca, odcisk pobiera się kolejno z palca środkowego, serdecznego albo kciuka, w odniesieniu do każdej z dłoni. Jeżeli odciski wszystkich palców danej dłoni wykazują niską jakość, pobiera się odcisk palca danej dłoni, który ma najwyższą jakość.

3.  Informację o tym, czy odciski palców zostały pobrane, odnotowuje się we wniosku o wydanie dowodu osobistego.

§ 4. [Umieszczenie w dowodzie osobistym informacji o braku podpisu]  W dowodzie osobistym osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego, która:

1) ukończyła 12. rok życia i nie może złożyć własnoręcznego podpisu,

2) nie ukończyła 12. roku życia

- w miejscu przeznaczonym na podpis zamieszcza się informację: "BRAK PODPISU / NO SIGNATURE".

Rozdział  3

Załączniki dołączane do wniosku o wydanie dowodu osobistego

§  5. [Fotografie załączane do wniosku o wydanie dowodu osobistego]

1.  Fotografię załączaną do wniosku o wydanie dowodu osobistego składanego osobiście w siedzibie organu gminy albo w trybie art. 26 ust. 1 ustawy wykonuje się na papierze fotograficznym.

2.  Do wniosku o wydanie dowodu osobistego składanego w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 2a ustawy, załącza się plik zawierający fotografię o rozdzielczości wynoszącej co najmniej 492 × 633 piksele (szerokość × wysokość) i wielkości nieprzekraczającej 2,5 MB, tak aby fotografia zachowywała proporcje odpowiadające fotografii o wymiarach 35 × 45 mm (szerokość × wysokość) i spełniała wymogi, o których mowa w art. 29 ustawy.

§  6. [Zaświadczenia lub orzeczenia dołączane do wniosku o wydanie dowodu osobistego]

1.  Zaświadczenie oraz orzeczenie do wniosku o wydanie dowodu osobistego składanego w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 2a ustawy, załącza się w postaci dokumentu elektronicznego, a w razie niemożności jego uzyskania jako odwzorowanie cyfrowe dokumentu.

2.  Jeżeli do wniosku składanego w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 2a ustawy, załączono odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia lub orzeczenia, oryginał tego zaświadczenia lub orzeczenia przedkłada się przy odbiorze dowodu osobistego.

Rozdział  4

Odbiór dowodu osobistego

§ 7. [Potwierdzenie odbioru dowodu osobistego]  Odbiór dowodu osobistego oraz zabezpieczonego dokumentu z kodem umożliwiającym odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelnienia oraz certyfikatu podpisu osobistego potwierdza się na formularzu odbioru dowodu osobistego przez złożenie podpisu w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 3 ustawy, albo adnotację pracownika organu gminy o przyczynie braku podpisu. W przypadku braku możliwości złożenia podpisu w sposób, o którym mowa w art. 24 ust. 3 ustawy, odbiór potwierdza się przez złożenie podpisu na wydruku formularza odbioru dowodu osobistego.

§  8. [Odbiór dowodu osobistego przez cudzoziemca nabywającego obywatelstwo polskie]

1.  Przy odbiorze dowodu osobistego cudzoziemiec, który nabył obywatelstwo polskie, zwraca dokument potwierdzający legalność jego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wydany przez właściwy organ na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2024 r. poz. 769, 1222 i 1688 oraz z 2025 r. poz. 619, 621 i 622), ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2025 r. poz. 223, 389, 619 i 621) oraz ustawy z dnia 14 lipca 2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (Dz. U. z 2024 r. poz. 633 i 1688 oraz z 2025 r. poz. 619), jeżeli taki dokument był cudzoziemcowi wydany i nie został zwrócony po doręczeniu dokumentu potwierdzającego nabycie obywatelstwa polskiego.

2.  Dokument potwierdzający legalność pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wystawca dowodu osobistego przekazuje niezwłocznie organowi, który wydał ten dokument.

Rozdział  5

Utrata, uszkodzenie, zgłoszenie podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych oraz unieważnienie i zwrot dowodu osobistego

§  9. [Zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego]

1.  Utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego zgłasza się konsulowi na formularzu zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

2.  Do zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego składanego przez pełnomocnika w sposób, o którym mowa w art. 47 ust. 2 ustawy, załącza się:

1) pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym przez wnioskodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo

2) odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa szczególnego do dokonania zgłoszenia opatrzone przez pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

3.  Do zgłoszenia uszkodzenia dowodu osobistego załącza się uszkodzony dowód osobisty, a jeżeli uszkodzenie zostało zgłoszone w sposób, o którym mowa w art. 47 ust. 2 ustawy, konsulowi albo za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, uszkodzony dowód osobisty przekazuje się wystawcy dowodu osobistego pocztą albo osobiście.

§  10. [Zgłoszenie podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych posiadacza dowodu osobistego]

1.  Do zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych składanego przez pełnomocnika w sposób, o którym mowa w art. 47 ust. 2 ustawy, załącza się:

1) pełnomocnictwo szczególne do dokonania zgłoszenia sporządzone na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, opatrzonym przez wnioskodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, albo

2) odwzorowanie cyfrowe pełnomocnictwa szczególnego do dokonania zgłoszenia opatrzone przez pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

2.  Do zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych można załączyć dokument uprawdopodobniający to podejrzenie.

3.  Do zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych dokonanego w sposób, o którym mowa w art. 47 ust. 2 ustawy, można załączyć dokument, o którym mowa w ust. 2, utrwalony w postaci elektronicznej albo odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu.

§  11. [Ustalenie zgodności danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych]

1.  Organ gminy albo konsul powiadomiony o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego ustala zgodność danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych oraz na podstawie innych dokumentów tożsamości, jeżeli są dostępne.

2.  W przypadku gdy zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego dokonano za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji ustalenie zgodności danych, o którym mowa w ust. 1, następuje automatycznie przez porównanie danych przez usługę elektroniczną, za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego, z danymi zawartymi w Rejestrze Dowodów Osobistych.

§  12. [Zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego]

1.  Organ gminy albo konsul wydaje osobie, która zgłasza utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego, zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego sporządzone na podstawie danych zweryfikowanych zgodnie z § 11.

2.  W przypadku gdy zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego dokonano za pomocą usługi elektronicznej udostępnionej przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest generowane automatycznie przez usługę elektroniczną, za pomocą której zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego.

3.  Wzór zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.

§ 13. [Przechowywanie zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego]  Organ gminy, do którego zgłoszono utratę lub uszkodzenie dowodu osobistego albo podejrzenie nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych, obsługuje zgłoszenie w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony Rejestr Dowodów Osobistych.

§  14. [Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego]

1.  Konsul najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu przyjęcia zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego lub następnego dnia roboczego po dniu przekazania przez osobę trzecią znalezionego cudzego dowodu osobistego przesyła wystawcy dowodu osobistego zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego. Uszkodzony lub przekazany przez osobę trzecią dowód osobisty konsul przesyła wystawcy dowodu osobistego w najbliższym możliwym terminie.

2.  Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego wystawca dowodu osobistego przechowuje w dokumentacji związanej z dowodami osobistymi.

3.  Wzór zawiadomienia o konieczności unieważnienia dowodu osobistego jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

§ 15. [Postępowanie dotyczące dowodu osobistego osoby, która utraciła obywatelstwo polskie]  Organ gminy albo konsul niezwłocznie przekazuje wystawcy dowodu osobistego informację o dacie zwrotu dowodu osobistego przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie, i w najbliższym możliwym terminie przesyła ten dokument wystawcy dowodu osobistego.

§ 16. [Unieważnienie dowodu osobistego po otrzymaniu zawiadomienia o konieczności jego unieważnienia]  Wystawca dowodu osobistego, któremu przekazano zawiadomienie w trybie określonym w § 14, niezwłocznie dokonuje unieważnienia dowodu osobistego, o ile dowód osobisty nie został unieważniony w Rejestrze Dowodów Osobistych przed otrzymaniem tego zawiadomienia.

§ 17. [Unieważnienie dowodu osobistego w Rejestrze Dowodów Osobistych]  Organ gminy unieważnia dowód osobisty w Rejestrze Dowodów Osobistych przez wprowadzenie daty i informacji o przyczynie unieważnienia dowodu osobistego.

Rozdział  6

Fizyczne anulowanie unieważnionego dowodu osobistego

§  18. [Anulowanie unieważnionego dowodu osobistego]

1.  Dowód osobisty, który utracił ważność oraz unieważniony dowód osobisty, przedkładane w organie gminy, pracownik organu gminy fizycznie anuluje przez ich przecięcie lub przedziurkowanie w taki sposób, aby uszkodzeniu uległa fotografia wraz ze znakiem holograficznym.

2.  Po anulowaniu, o którym mowa w ust. 1, pracownik organu gminy zwraca unieważniony dowód osobisty jego posiadaczowi lub członkowi najbliższej rodziny zgłaszającemu zgon posiadacza dowodu osobistego, jeżeli osoba ta wyraża wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego.

3.  Kierownik urzędu stanu cywilnego, któremu osoba zgłaszająca zgon przedłożyła dowód osobisty osoby zmarłej, anuluje go w sposób, o którym mowa w ust. 1, i zwraca unieważniony dowód osobisty członkowi rodziny zgłaszającemu zgon, jeżeli osoba ta wyraża wolę zachowania unieważnionego dowodu osobistego.

4.  Dowód osobisty osoby zmarłej, który nie został przekazany osobie zgłaszającej zgon, kierownik urzędu stanu cywilnego zwraca wystawcy dowodu osobistego.

Rozdział  7

Przepis końcowy

§ 19.  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem określonym w komunikacie wydanym na podstawie art. 75 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. z 2024 r. poz. 1275 i 1717 oraz z 2025 r. poz. 1019). ³

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR DOWODU OSOBISTEGO

grafika

I. AWERS DOWODU OSOBISTEGO

1. Tło giloszowe.

2. Litery RP wkomponowane w tło giloszowe.

3. Czarne napisy drukowane czcionką o różnej wielkości:

a) Rzeczpospolita Polska Republic of Poland,

b) Dowód osobisty Identity card,

c) NAZWISKO/ SURNAME,

d) IMIONA/ GIYEN NAMES,

e) OBYWATELSTWO/ NATIONALITY,

f) DATA URODZENIA/ DATE OF BIRTH,

g) SERIA I NUMER DOKUMENTU/ DOCUMENT NUMBER,

h) PŁEĆ/ SEX,

i) TERMIN WAŻNOŚCI/ EXPIRY DATE,

j) PODPIS/ SIGNATURE,

k) NUMER CAN/ CAN.

4. Godło Rzeczypospolitej Polskiej.

5. Symbol biometrii nadrukowany farbą optycznie zmienną.

6. Transparentne litery DO wykonane znakami w systemie Braille'a.

7. Dwuliterowy kod Rzeczypospolitej Polskiej wydrukowany w sposób kontrastujący na tle niebieskiego prostokąta i otoczony 12 żółtymi gwiazdami.

8. Mikrodruki.

9. Pole do umieszczenia fotografii posiadacza dowodu osobistego.

10. Transparentny znak holograficzny.

11. Pole do umieszczenia powtórzonej fotografii posiadacza dokumentu oraz roku ważności dokumentu.

12. Wypukłe transparentne linie giloszowe i litery RP.

13. Nadruki naniesione farbami aktywnymi w promieniowaniu UY.

grafika

II. REWERS DOWODU OSOBISTEGO

1. Tło giloszowe.

2. Litery RP i napis POLSKA wkomponowane w tło giloszowe.

3. Czarne napisy drukowane czcionką o różnej wielkości:

a) NUMER PESEL/ PERSONAL NUMBER,

b) MIEJSCE URODZENIA/ PLACE OF BIRTH,

c) NAZWISKO RODOWE/ FAMILY NAME,

d) IMIONA RODZICÓW/ PARENTS' GIVEN NAMES,

e) ORGAN WYDAJĄCY/ ISSUING AUTHORITY,

f) SERIA I NUMER DOKUMENTU/ DOCUMENT NUMBER,

g) DATA WYDANIA/ DATE OF ISSUE.

4. Mikrodruki.

5. Ciąg 15 transparentnych znaków alfanumerycznych.

6. Nadruki naniesione farbami aktywnymi w promieniowaniu UY.

Dowód osobisty ma formę karty formatu ID1 o wymiarach 53,98 X 85,60 mm, wykonanej z poliwęglanu, spersonalizowanej przy użyciu wielkich liter. W trakcie personalizacji na rewersie dowodu osobistego są nanoszone kod paskowy zawierający numer CAN oraz powtórzona fotografia posiadacza dokumentu.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR - Formularz zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR -Zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR - Zawiadomienie o konieczności unieważnienia dowodu osobistego

grafika

1 Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 maja 2024 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. poz. 738).

2 Niniejsze rozporządzenie służy stosowaniu rozporządzenia Rady (UE) 2025/1208 z dnia 12 czerwca 2025 r. w sprawie poprawy zabezpieczeń dowodów osobistych obywateli Unii i dokumentów pobytowych wydawanych obywatelom Unii i członkom ich rodzin korzystającym z prawa do swobodnego przemieszczania się (Dz. Urz. UE L 2025/1208 z 20.06.2025).

3 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2023 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego, jego wydawania i odbioru oraz utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. poz. 2798), które traci moc z dniem określonym w komunikacie wydanym na podstawie art. 75 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 26 maja 2023 r. o aplikacji mObywatel (Dz. U. z 2024 r. poz. 1275 i 1717 oraz z 2025 r. poz. 1019).

• Identyfikator: Dz.U.2025.1031
• Rodzaj: rozporządzenie
• Tytuł: Wzór dowodu osobistego, jego wydawanie i odbiór oraz utrata, uszkodzenie, unieważnienie i zwrot
• Data aktu: 2025-07-23
• Data ogłoszenia: 2025-07-29
• Data wejścia w życie: 2025-07-31