Sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA FINANSÓW ¹

z dnia 24 czerwca 2016 r.

w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane

Na podstawie art. 193a § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) zarządza się, co następuje:

§ 1.  Rozporządzenie określa:

1) sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych, części tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej, zwanych dalej "księgami";

2) wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane.

§  2.

1.  Księgi mogą być przesyłane za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

2.  Księgi przesyłane w sposób, o którym mowa w ust. 1, są opatrywane:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2) podpisem zaufanym, albo

3) innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność ksiąg, jeżeli są przesyłane przez podatnika będącego osobą fizyczną.

2a.  Podpis elektroniczny, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, jest oparty na zestawie unikalnych danych w postaci elektronicznej dotyczących podatnika przesyłającego księgę, obejmującym:

1) identyfikator podatkowy NIP albo identyfikator podatkowy numer PESEL;

2) imię (pierwsze);

3) nazwisko;

4) datę urodzenia;

5) wysokość przychodu wykazanego odpowiednio w:

a) zeznaniu o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych (PIT-28),

b) zeznaniu o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) (PIT-36),

c) zeznaniu o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) (PIT-36L),

d) zeznaniu o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) (PIT-37),

e) zeznaniu o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) (PIT-38),

f) zeznaniu o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) (PIT-39),

g) rocznym obliczeniu podatku przez organ rentowy (PIT-40A)

- za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania księgi albo wartość "0" (zero), gdy za ten rok podatkowy nie złożono żadnego z wymienionych zeznań lub obliczeń.

3.  (uchylony).

3a.  Dowodem złożenia ksiąg jest urzędowe poświadczenie odbioru wytworzone i udostępnione nadawcy przez system teleinformatyczny organu administracji skarbowej po uprzednim przeprowadzeniu prawidłowej weryfikacji struktury logicznej, poprawności danych i podpisu elektronicznego.

4.  Struktura logiczna urzędowego poświadczenia odbioru ksiąg jest udostępniana w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

5.  (uchylony).

§  3.

1.  Informatyczne nośniki danych, na których księgi mogą być zapisane i przekazywane, są:

1) oznakowane w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację nośnika;

2) przystosowane do przenoszenia pomiędzy powszechnie dostępnymi urządzeniami odczytującymi;

3) dostosowane do przechowywania w temperaturze 18-22°C przy wilgotności względnej 40-50%.

2.  Informatyczne nośniki danych, o których mowa w ust. 1, powinny zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

§ 3a.  Do dnia 31 grudnia 2018 r. podatnik będący osobą fizyczną może również opatrywać księgi przesyłane w sposób, o którym mowa w § 2 ust. 1, zestawem unikalnych danych w postaci elektronicznej dotyczących tego podatnika obejmującym:

1) identyfikator podatkowy NIP albo identyfikator podatkowy numer PESEL;

2) imię (pierwsze);

3) nazwisko;

4) datę urodzenia;

5) kwotę przychodu wykazaną, odpowiednio, w:

a) poz. 45 zeznania o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za rok (PIT-28),

b) poz. 90 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-36) albo poz. 141, jeżeli podatnik w zeznaniu występuje jako małżonek,

c) poz. 13 lub poz. 18 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-36L),

d) poz. 64 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-37) albo poz. 95, jeżeli podatnik w zeznaniu występuje jako małżonek,

e) poz. 24 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-38),

f) poz. 20 zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym (PIT-39),

g) poz. 57 rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym (PIT-40),

h) poz. 38 rocznego obliczenia podatku przez organ rentowy za rok podatkowy (PIT-40A)

- za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania księgi, albo wartość "0" (zero), gdy za ten rok podatkowy nie złożono żadnego z wymienionych zeznań lub obliczeń; przepis § 2 ust. 5 stosuje się odpowiednio.

§ 4.  Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2016 r.

ZAŁĄCZNIK (uchylony).

1 Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. poz. 2710)

• Identyfikator: Dz.U.2025.461 t.j.
• Rodzaj: rozporządzenie
• Tytuł: Sposób przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagania techniczne dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane.
• Data aktu: 2016-06-24
• Data ogłoszenia: 2025-04-08
• Data wejścia w życie: 2016-07-01