Gromadzenie danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwanie tych danych z Rejestru.
ROZPORZĄDZENIEMINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCIz dnia 7 listopada 2003 r.w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru
Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. Nr 50, poz. 580, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Rozporządzenie określa warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb gromadzenia danych osobowych oraz danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej "Rejestrem", oraz usuwania tych danych z Rejestru.§ 2.
1.
Do zabezpieczenia danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 80, poz. 521 oraz z 2001 r. Nr 121, poz. 1306), ze zmianami i uzupełnieniami wynikającymi z niniejszego rozporządzenia.2.
Do zabezpieczenia danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się odpowiednio przepisy rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, ze zmianami i uzupełnieniami wynikającymi z niniejszego rozporządzenia.§ 3.
W celu zabezpieczenia danych osobowych oraz danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze dyrektor Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, zwany dalej "dyrektorem":1)
identyfikuje i analizuje zagrożenia i ryzyko, na które może być narażone przetwarzanie danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych;2)
określa potrzeby w zakresie zabezpieczenia kartotek i systemu informatycznego;3)
określa sposoby zabezpieczenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych adekwatne do zagrożeń i ryzyka;4)
monitoruje działanie zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych oraz danych o podmiotach zbiorowych i ich przetwarzania;5)
opracowuje i wdraża program szkolenia w zakresie zabezpieczeń kartotek i systemu informatycznego;6)
wykrywa i reaguje na przypadki naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w kartotekach i systemie informatycznym.§ 4.
Osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w kartotekach i systemie informatycznym, w tym w szczególności za przeciwdziałanie dostępowi osób nieuprawnionych do kartotek i systemu informatycznego, oraz za podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemach zabezpieczeń jest administrator bezpieczeństwa informacji, wyznaczony przez dyrektora.§ 5.
1.
Do obsługi kartotek i systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład dopuszcza się wyłącznie osoby upoważnione przez dyrektora, zwane dalej "osobami uprawnionymi".2.
Indywidualny zakres czynności osób uprawnionych określa zakres odpowiedzialności za ochronę danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem.§ 6.
Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi Rejestru i ochrony danych w nim zgromadzonych, co osoba uprawniona potwierdza własnoręcznym podpisem.§ 7.
1.
W przypadku naruszenia kartotek lub systemu informatycznego, w których są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona postępuje w sposób określony przez dyrektora.2.
O każdym przypadku naruszenia kartotek lub systemu informatycznego, w których są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest obowiązana niezwłocznie powiadomić dyrektora oraz administratora bezpieczeństwa informacji.§ 8.
1.
Pomieszczenia lub części pomieszczeń, tworzące obszar, w którym są przetwarzane dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zgromadzone w kartotekach oraz w bazie danych systemu informatycznego, określa dyrektor.2.
Pomieszczenia lub części pomieszczeń, o których mowa w ust. 1, wyposaża się w zabezpieczenia techniczne uniemożliwiające utratę zbiorów danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych oraz zabezpieczenia chroniące przed dostępem do nich osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz zamyka się na czas nieobecności w nich osób uprawnionych, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.§ 9.
Urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych, zasilane energią elektryczną, zabezpiecza się przed utratą lub zniekształceniem tych danych spowodowanych awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej.§ 10.
Osoba uprawniona wprowadza do systemu informatycznego dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych i zawiadomieniach o zmianach ewidencyjnych oraz zawiadomieniach dotyczących podmiotów zbiorowych, a następnie umieszcza je w odpowiedniej kartotece.§ 11.
1.
Karty rejestracyjne oraz zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i dotyczące podmiotów zbiorowych usuwa się z kartotek poprzez fizyczne zniszczenie przez osoby uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby i danych identyfikujących podmiot zbiorowy, których dane te dotyczą.2.
Zapis informacji dotyczących udostępnienia danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa się z bazy danych systemu informatycznego z chwilą usunięcia wszystkich zgromadzonych tam danych o osobie lub podmiocie zbiorowym.§ 12.
1.
Urządzenia lub elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym, przeznaczone do usunięcia z Rejestru, pozbawia się zapisu tych danych.2.
W przypadku gdy pozbawienie elektronicznych nośników informacji zapisu danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych nie jest możliwe, uszkadza się je w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.§ 13.
Urządzenia lub elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane osobowe lub dane o podmiotach zbiorowych, przeznaczone do naprawy, przed naprawą pozbawia się zapisu tych danych albo naprawia się je pod nadzorem administratora bezpieczeństwa informacji.§ 14.
1.
Osoba uprawniona sporządza kopie awaryjne danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w systemie informatycznym Rejestru.2.
Kopie awaryjne należy:1)
okresowo sprawdzać pod kątem ich dalszej przydatności do odtworzenia danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych w przypadku awarii systemu;2)
bezzwłocznie usuwać po ustaniu ich użyteczności, w sposób określony w § 12.3.
Kopii awaryjnych nie przechowuje się w tych samych pomieszczeniach, w których są przechowywane zbiory danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych eksploatowanych na bieżąco. Przepis § 8 ust. 2 stosuje się odpowiednio.§ 15.
1.
Systemy informatyczne, w których są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, wyposaża się w mechanizmy uwierzytelniania użytkownika oraz kontroli dostępu do przetwarzanych danych.2.
Dla każdej osoby uprawnionej będącej użytkownikiem systemu informatycznego, o którym mowa w ust. 1, dyrektor lub osoba przez niego upoważniona ustala odrębny identyfikator i hasło użytkownika.3.
Identyfikator, o którym mowa w ust. 2, wpisuje się do ewidencji określonej w art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153, poz. 1271) wraz z imieniem i nazwiskiem użytkownika oraz rejestruje w systemie informatycznym.4.
Bezpośredni dostęp do danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przetwarzanych w systemie informatycznym może mieć miejsce wyłącznie po podaniu identyfikatora i właściwego hasła użytkownika.5.
Hasło użytkownika zmienia się co najmniej raz na miesiąc.6.
Identyfikatora użytkownika nie zmienia się, a po wyrejestrowaniu użytkownika z systemu informatycznego nie przydziela się innej osobie.7.
Hasła użytkownika nie udostępnia się również po upływie jego ważności.8.
Identyfikator osoby, która utraciła uprawnienia do dostępu do danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych, należy niezwłocznie wyrejestrować z systemu informatycznego, unieważnić jej hasło użytkownika oraz podjąć inne stosowne działania w celu zapobieżenia dalszemu dostępowi tej osoby do danych.§ 16.
1.
Ekrany monitorów na stanowiskach dostępu do danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przetwarzanych w systemie informatycznym są samoczynnie wyłączane po upływie ustalonego czasu nieaktywności użytkownika.2.
W pomieszczeniach, gdzie mogą przebywać osoby postronne, monitory, o których mowa w ust. 1, powinny być ustawione w sposób uniemożliwiający tym osobom wgląd w dane.§ 17.
Dla każdej osoby i podmiotu zbiorowego, których dane są przetwarzane w Rejestrze, system informatyczny zapewnia spójne odnotowanie:1)
daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych tej osoby lub podmiotu zbiorowego;2)
identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane;3)
informacji, jakie dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zostały wprowadzone do Rejestru,4)
informacji komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zostały udostępnione dane zgromadzone w Rejestrze.§ 18.
Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 czerwca 2001 r. w sprawie gromadzenia danych osobowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru (Dz. U. Nr 63, poz. 644).§ 19.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 28 listopada 2003 r.______
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 56, poz. 579, z 2002 r. Nr 74, poz. 676 i Nr 197, poz. 1661 oraz z 2003 r. Nr 137, poz. 1302.
Metryka aktu
| Identyfikator: | Dz.U.2003.198.1929 |
| Rodzaj: | rozporządzenie |
| Tytuł: | Gromadzenie danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwanie tych danych z Rejestru. |
| Data aktu: | 2003-11-07 |
| Data ogłoszenia: | 2003-11-21 |
| Data wejścia w życie: | 2003-11-28 |