Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.

ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 6 maja 2002 r.

w sprawie szczegółowych zasad przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.

Na podstawie art. 74 ust. 3 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483, Nr 70, poz. 778 i Nr 110, poz. 1255 oraz z 2001 r. Nr 102, poz. 1116, Nr 111, poz. 1194, Nr 128, poz. 1403 i Nr 154, poz. 1800) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Okresowa ocena urzędnika służby cywilnej, zwana dalej "oceną", jest sporządzana na podstawie kryteriów obowiązkowych i kryteriów wybranych przez bezpośredniego przełożonego.

2. Wykaz kryteriów obowiązkowych i kryteriów do wyboru stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

3. Bezpośredni przełożony, zwany dalej "oceniającym", wybiera z wykazu nie mniej niż 3 i nie więcej niż 5 kryteriów oceny, najistotniejszych dla prawidłowego wykonywania obowiązków na stanowisku pracy zajmowanym przez urzędnika służby cywilnej.

4. Oceniający wybiera kryteria oceny, po uprzednim omówieniu z urzędnikiem służby cywilnej, zwanym dalej "ocenianym", sposobu realizacji obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku pracy.

§  2. 

1. Oceniający wyznacza termin sporządzenia oceny na piśmie, określając miesiąc i rok.

2. Wybrane kryteria i informację o terminie sporządzenia oceny na piśmie oceniający wpisuje do arkusza okresowej oceny urzędnika służby cywilnej, zwanego dalej "arkuszem", którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

3. Po dokonaniu czynności, o których mowa w ust. 2, oceniający niezwłocznie przekazuje arkusz dyrektorowi generalnemu urzędu w celu zatwierdzenia wybranych kryteriów oceny.

4. Oceniający niezwłocznie przekazuje ocenianemu kopię arkusza z zatwierdzonymi kryteriami oceny.

§ 3. Czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 i 4 oraz § 2, oceniający dokonuje nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia mianowania urzędnika służby cywilnej, a w razie przeprowadzania kolejnej oceny - nie później niż w ciągu 30 dni od sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny.

§  4. 

1. Oceniający może w każdym czasie z własnej inicjatywy zmienić termin sporządzenia oceny na piśmie.

2. Oceniający wyznacza nowy termin sporządzenia oceny na piśmie w razie usprawiedliwionej nieobecności w pracy ocenianego, uniemożliwiającej przeprowadzenie okresowej oceny.

3. Sporządzenie oceny na piśmie następuje w terminie wcześniejszym niż ustalony zgodnie z § 2 ust. 1 w razie zmiany stanowiska pracy ocenianego lub zmiany zakresu obowiązków na zajmowanym przez niego stanowisku pracy.

4. Oceniający niezwłocznie powiadamia ocenianego pisemnie o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza.

§ 5. W razie zmiany na stanowisku bezpośredniego przełożonego w trakcie okresu, w którym urzędnik podlega ocenie, ocena jest sporządzana na podstawie wybranych wcześniej kryteriów oceny.

§ 6. Oceniający, nie wcześniej niż na 7 dni przed sporządzeniem oceny na piśmie, przeprowadza z ocenianym rozmowę, podczas której omawia z nim wykonywanie przez ocenianego jego obowiązków w okresie, w którym podlegał ocenie, trudności napotykane przez niego w trakcie realizacji zadań, spełnianie przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny, a także kierunki dalszego rozwoju i potrzeby szkoleniowe ocenianego.

§  7. 

1. Sporządzenie oceny na piśmie polega na:

1) wpisaniu do arkusza opinii dotyczącej wykonywania obowiązków przez ocenianego w okresie, w którym podlegał on ocenie,

2) określeniu poziomu wykonywania obowiązków przez ocenianego (bardzo dobry, dobry, zadowalający lub niezadowalający),

3) przyznaniu oceny pozytywnej, w razie bardzo dobrego, dobrego lub zadowalającego poziomu wykonywania obowiązków przez ocenianego, albo przyznaniu oceny negatywnej,

4) wpisaniu do arkusza wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego ocenianego, na podstawie przeprowadzonej oceny i z uwzględnieniem jego przyszłych zadań.

2. W razie przyznania oceny pozytywnej oceniający może zamieścić w wyznaczonym miejscu arkusza umotywowany wniosek o przyznanie ocenianemu kolejnego stopnia służbowego.

§ 8. Oceniający niezwłocznie doręcza ocenianemu ocenę sporządzoną na piśmie i poucza go o przysługującym mu prawie złożenia sprzeciwu do dyrektora generalnego urzędu w ciągu 7 dni od doręczenia oceny.

§ 9. Niezwłocznie po sporządzeniu oceny na piśmie arkusz włącza się do akt osobowych ocenianego.

§ 10. Czynności, o których mowa w § 1 ust. 3 i 4 oraz § 2, dla urzędników służby cywilnej mianowanych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia dokonuje się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od tego dnia.

§ 11. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WYKAZ KRYTERIÓW OCENY

KRYTERIA OBOWIĄZKOWE

Kryterium		Opis kryterium
1.	Rzetelność		Wnikliwe rozpoznawanie sytuacji przy wykorzystaniu dostępnych źródeł, gwarantujące wiarygodność przedstawionych danych, faktów i informacji.
2.	Terminowość		Dbałość o przestrzeganie terminów określonych przepisami, dotyczących wykonywanych zadań. Wywiązywanie się z zadań w wyznaczonym przez przełożonego terminie. Wykonywanie obowiązków bez zbędnej zwłoki.
3.	Umiejętność stosowania odpowiednich przepisów		Znajomość przepisów niezbędnych do właściwego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy. Umiejętność wyszukiwania potrzebnych przepisów. Umiejętność zastosowania właściwych przepisów w zależności od rodzaju sprawy. Rozpoznawanie spraw, które wymagają współdziałania ze specjalistami z innych dziedzin.
4.	Planowanie i organizowanie pracy		Planowanie działań i organizowanie pracy w celu wykonania zadań. Precyzyjne określanie celów, odpowiedzialności oraz ram czasowych działania. Ustalanie priorytetów działania, efektywne wykorzystywanie czasu, tworzenie szczegółowych i możliwych do realizacji planów krótko- i długoterminowych.
5.	Postawa etyczna		Wykonywanie obowiązków w uczciwy sposób, niebudzący podejrzeń o stronniczość i interesowność. Dbałość o nieposzlakowaną opinię. Postępowanie zgodne z etyką zawodową.

KRYTERIA DO WYBORU

Kryterium		Opis kryterium
1.	Wiedza specjalistyczna		Wiedza z konkretnej dziedziny, która warunkuje odpowiedni poziom merytoryczny realizowanych zadań.
2.	Umiejętność obsługi urządzeń technicznych		Odpowiedni stopień wiedzy i umiejętności niezbędny do korzystania ze sprzętu komputerowego oraz urządzeń biurowych.
3.	Znajomość języka obcego		Znajomość języka obcego na poziomie odpowiednim do realizowanych zadań, pozwalająca na:
			- czytanie i rozumienie dokumentów,
			- pisanie dokumentów,
			- rozumienie innych,
			- mówienie w języku obcym.
4.	Nastawienie na własny rozwój, podnoszenie kwalifikacji		Zdolność i skłonność do uczenia się, uzupełniania wiedzy oraz podnoszenia kwalifikacji tak, aby zawsze posiadać aktualną wiedzę.
5.	Komunikacja werbalna		Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący ich zrozumienie, przez:
			- wypowiadanie się w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny,
			- dobieranie stylu, języka i treści wypowiedzi odpowiednio do słuchaczy,
			- udzielanie wyczerpujących i rzeczowych odpowiedzi nawet na trudne pytania, krytykę lub zaskakujące argumenty,
			- wyrażanie poglądów w sposób przekonywający,
			- posługiwanie się pojęciami właściwymi dla rodzaju załatwianych spraw/wykonywanej pracy.
6.	Komunikacja pisemna		Formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący zrozumienie, przez:
			- stosowanie przyjętych form prowadzenia korespondencji,
			- przedstawianie zagadnień w sposób jasny i zwięzły,
			- dobieranie odpowiedniego stylu, języka i treści pism,
			- budowanie zdań poprawnych gramatycznie i logicznie.
7.	Komunikatywność		Umiejętność budowania kontaktu z inną osobą, przez:
			- okazywanie poszanowania drugiej stronie,
			- próbę aktywnego zrozumienia jej sytuacji,
			- okazanie zainteresowania jej opiniami,
			- umiejętność zainteresowania innych własnymi opiniami.
8.	Pozytywne		Zaspokajanie potrzeb obywatela, przez:
	podejście		- zrozumienie funkcji usługowej swojego stanowiska pracy,
	do obywatela		- okazywanie szacunku,
			- tworzenie przyjaznej atmosfery,
			- umożliwienie obywatelowi przedstawienia własnych racji,
			- służenie pomocą.
9.	Umiejętność		Realizacja zadań w zespole, przez:
	pracy w zespole		- pomoc i doradzanie kolegom w razie potrzeby,
			- zrozumienie celu i korzyści wynikających ze wspólnego realizowania zadań,
			- współpracę a nie rywalizację z pozostałymi członkami zespołu,
			- zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniających pracę zespołu,
			- aktywne słuchanie innych, wzbudzanie zaufania.
10.	Umiejętność negocjowania		Wypracowywanie stanowiska akceptowanego przez zainteresowanych, dzięki:
			- dążeniu do zrozumienia stanowiska (opinii) innych osób,
			- przygotowaniu i prezentowaniu różnorodnych argumentów w celu wsparcia swojego stanowiska,
			- przekonywaniu innych do weryfikacji własnych sądów lub zmiany stanowiska,
			- rozpoznawaniu najlepszych propozycji,
			- stymulowaniu otwartych dyskusji na temat źródeł konfliktów,
			- ułatwianiu rozwiązywania problemu, kwestii spornej,
			- tworzeniu i proponowaniu nowych rozwiązań.
11.	Zarządzanie informacją /dzielenie		Pozyskiwanie i przekazywanie informacji, które mogą wpływać na planowanie lub proces podejmowania decyzji, przez:
	się informacjami		- przekazywanie posiadanych informacji osobom, dla których informacje te będą stanowiły istotną pomoc w realizowanych przez nie zadaniach,
			- uzgadnianie planowanych zmian z osobami, dla których mają one istotne znaczenie.
12.	Zarządzanie zasobami		Odpowiednie do potrzeb rozmieszczenie i wykorzystanie zasobów finansowych i/lub innych, przez:
			- określanie i pozyskiwanie zasobów,
			- alokację i wykorzystanie zasobów w sposób efektywny pod względem czasu i kosztów,
			- kontrolowanie wszystkich zasobów wymaganych do efektywnego działania.
13.	Zarządzanie personelem		Motywowanie pracowników do osiągania wyższej skuteczności i jakości pracy, przez:
			- zrozumiałe tłumaczenie zadań, określanie odpowiedzialności za ich realizację, ustalanie realnych terminów ich wykonania oraz określenie oczekiwanego efektu działania,
			- komunikowanie pracownikom oczekiwań dotyczących jakości ich pracy,
			- rozpoznawanie mocnych i słabych stron pracowników, wspieranie ich rozwoju w celu poprawy jakości pracy,
			- określanie potrzeb szkoleniowo-rozwojowych,
			- traktowanie pracowników w uczciwy i bezstronny sposób, zachęcanie ich do wyrażania własnych opinii oraz włączanie ich w proces podejmowania decyzji,
			- ocenę osiągnięć pracowników,
			- wykorzystywanie możliwości wynikających z systemu wynagrodzeń oraz motywującej roli awansu w celu zachęcenia pracowników do uzyskiwania jak najlepszych wyników,
			- dopasowanie indywidualnych oczekiwań pracowników dotyczących własnego rozwoju do potrzeb urzędu,
			- inspirowanie i motywowanie pracowników do realizowania celów i zadań urzędu,
			- stymulowanie pracowników do rozwoju i podnoszenia kwalifikacji.
14.	Zarządzanie jakością		Nadzorowanie prowadzonych działań w celu uzyskiwania pożądanych efektów, przez:
	realizowanych zadań		- tworzenie i wprowadzanie efektywnych systemów kontroli działania,
			- sprawdzanie jakości i postępu w realizacji działań,
			- modyfikowanie planów w razie konieczności,
			- ocenianie wyników pracy poszczególnych pracowników,
			- wydawanie poleceń mających na celu poprawę wykonywanych obowiązków.
15.	Zarządzanie		Wprowadzanie zmian w urzędzie przez:
	wprowadzaniem		- podejmowanie inicjatywy wprowadzania zmian,
	zmian		- uzasadnianie konieczności wprowadzania zmian,
			- określanie etapów i ram czasowych wprowadzanych zmian,
			- wspieranie innych w okresie wprowadzania zmian,
			- podejmowanie kroków zmniejszających niechęć do wprowadzanych zmian,
			- skupianie się na sprawach kluczowych związanych z wprowadzanymi zmianami,
			- przewidywanie reakcji pracowników na wprowadzane zmiany,
			- wprowadzanie zmian w sposób pozwalający osiągnąć pozytywne rezultaty klientom urzędu.
16.	Zorientowanie na rezultaty		Osiąganie zakładanych celów, doprowadzanie działań do końca, przez:
	pracy		- ustalanie priorytetów działania,
			- identyfikowanie zadań krytycznych, szczególnie trudnych, mogących mieć przełomowe znaczenie,
			- określanie sposobów mierzenia postępu realizacji zadań,
			- przyjmowanie odpowiedzialności w trakcie realizacji zadań i wywiązywanie się z zobowiązań,
			- zrozumienie konieczności rozwiązywania problemów oraz kończenia podjętych działań.
17.	Podejmowanie decyzji		Umiejętność podejmowania decyzji w sposób bezstronny i obiektywny, przez:
			- rozpoznawanie istoty problemu oraz określenie jego przyczyn,
			- podejmowanie decyzji na podstawie sprawdzonych informacji,
			- rozważanie zarówno krótko- , jak i długoterminowych skutków podejmowanych decyzji,
			- podejmowanie decyzji w złożonych lub obarczonych pewnym ryzykiem sprawach,
			- podejmowanie decyzji obarczonych elementem ryzyka po uprzednim zbilansowaniu potencjalnych zysków i strat.
18.	Radzenie sobie w sytuacjach		Pokonywanie sytuacji kryzysowych oraz rozwiązywanie skomplikowanych problemów, przez:
	kryzysowych		- wczesne rozpoznawanie potencjalnych sytuacji kryzysowych,
			- szybkie działanie mające na celu rozwiązanie kryzysu,
			- dostosowywanie działania do zmieniających się warunków,
			- wcześniejsze rozważanie potencjalnych problemów i zapobieganie ich skutkom,
			- informowanie wszystkich, którzy będą musieli zareagować na kryzys,
			- wyciąganie wniosków (nauki) z sytuacji kryzysowych tak, żeby można było w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji,
			- skuteczne działanie (także) w okresach przejściowych lub wprowadzania zmian.
19.	Samodzielność		Zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji, formułowania wniosków i proponowania rozwiązań w celu wykonania zleconego zadania.
20.	Inicjatywa		- umiejętność i wola poszukiwania obszarów wymagających zmian i informowanie o nich,
			- inicjowanie działania i branie odpowiedzialności za nie,
			- mówienie otwarcie o problemach, badanie źródeł ich powstania
21.	Kreatywność		Wykorzystywanie umiejętności i wyobraźni do tworzenia nowych rozwiązań ulepszających proces pracy, przez:
			- rozpoznawanie oraz identyfikowanie powiązań między sytuacjami,
			- wykorzystywanie różnych istniejących rozwiązań w celu tworzenia nowych,
			- otwartość na zmiany, poszukiwanie i tworzenie nowych koncepcji i metod,
			- inicjowanie lub wynajdywanie nowych możliwości lub sposobów działania,
			- badanie różnych źródeł informacji, wykorzystywanie dostępnego wyposażenia technicznego,
			- zachęcanie innych do proponowania, wdrażania i doskonalenia nowych rozwiązań.
22.	Myślenie strategiczne		Tworzenie planów lub koncepcji realizowania celów w oparciu o posiadane informacje, przez:
			- ocenianie i wyciąganie wniosków z posiadanych informacji,
			- zauważanie trendów i powiązań między różnymi informacjami,
			- identyfikowanie fundamentalnych dla urzędu potrzeb i generalnych kierunków działania,
			- przewidywanie konsekwencji w dłuższym okresie czasu,
			- przewidywanie długoterminowych skutków podjętych działań i decyzji,
			- planowanie rozwiązywania problemów i pokonywania przeszkód,
			- ocenianie ryzyka i korzyści różnych kierunków działania,
			- tworzenie strategii lub kierunków działania zwiększających skuteczność,
			- analizowanie okoliczności i zagrożeń.
23.	Umiejętności analityczne		Umiejętne stawianie hipotez, wyciąganie wniosków przez analizowanie i interpretowanie danych, tj.:
			- rozróżnianie informacji istotnych od nieistotnych,
			- dokonywanie systematycznych porównań różnych aspektów,
			- interpretowanie danych pochodzących z dokumentów, opracowań i raportów,
			- stosowanie procedur prowadzenia badań i zbierania danych odpowiadających stawianym problemom,
			- prezentowanie w optymalny sposób danych i wniosków z przeprowadzonej analizy,
			- stosowanie odpowiednich narzędzi i technologii (włącznie z aplikacjami komputerowymi) w celu rozwiązania problemu /zadania.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

wzór

• Identyfikator: Dz.U.2002.69.633
• Rodzaj: rozporządzenie
• Tytuł: Szczegółowe zasady przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej.
• Data aktu: 2002-05-06
• Data ogłoszenia: 2002-06-07
• Data wejścia w życie: 2002-06-22