Warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA INFRASTRUKTURY

z dnia 25 marca 2002 r.

w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. Nr 125, poz. 1371 i z 2002 r. Nr 25, poz. 253) zarządza się, co następuje:

§  1.  [Umowa między pracodawcą a pracownikiem; używanie pojazdu poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem zamieszkania pracownika]

1. Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

2. Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

§ 2. 1 [Maksymalna wysokość stawek]  Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

1) dla samochodu osobowego:

a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł,

b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł,

2) dla motocykla - 0,69 zł,

3) dla motoroweru - 0,42 zł.

§  3.  [Limit kilometrów na jazdy lokalne]

1. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.

2. Limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4:

1) 300 km - do 100 tys. mieszkańców,

2) 500 km - ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

3) 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.

3. 2  Limit, o którym mowa w ust. 1, dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km.

4. Limit, o którym mowa w ust. 1, dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej, może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3.000 km.

§  4.  [Obliczanie ryczałtu; oświadczenie pracownika]

1. Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

2. Kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

§ 5. [Początek stosowania przepisów rozporządzenia] Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie do używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów począwszy od dnia 1 stycznia 2002 r.

§ 6. [Wejście w życie] Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

1 § 2:

- zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 29 października 2004 r. (Dz.U.04.237.2376) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 18 listopada 2004 r.

- zmieniony przez § 1 rozporządzenia Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 r. (Dz.U.07.201.1462) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 14 listopada 2007 r.

- zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 22 grudnia 2022 r. (Dz.U.2023.5) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 17 stycznia 2023 r.

2 § 3 ust. 3 zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 14 marca 2011 r. (Dz.U.11.61.308) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 6 kwietnia 2011 r.

• Identyfikator: Dz.U.2002.27.271
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
• Data aktu: 25/03/2002
• Data ogłoszenia: 26/03/2002
• Data wejścia w życie: 26/03/2002, 01/01/2002