Szczegółowe zasady porządkowania oraz tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

ZARZĄDZENIE
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 25 lutego 1986 r.
w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

Na podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) zarządza się, co następuje:
§  1.
1.
Państwowe jednostki organizacyjne, zwane dalej "jednostkami organizacyjnymi", w których zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173), zwanej dalej "ustawą", działają archiwa zakładowe, przekazują materiały archiwalne do archiwów państwowych w trybie określonym w niniejszym zarządzeniu.
2.
Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 25 ust. 2 ustawy.
3.
Archiwa państwowe nie mające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania danego archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 2. Zasięg terytorialny archiwów państwowych nie mających charakteru centralnego określa załącznik nr 1.
§  2.
1.
O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych jednostka organizacyjna powiadamia właściwe archiwum państwowe, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 2.
2.
Przed przejęciem materiałów archiwalnych archiwum państwowe sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.
3.
Archiwum państwowe może, w razie nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 4, odmówić ich przejęcia i zażądać dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.
§  3.
1.
Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.
2.
Archiwum państwowe określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.
3.
Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały.
§  4.
1.
Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.
2.
Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą w danej jednostce organizacyjnej instrukcją kancelaryjną, to jest w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być opatrzone kolejną numeracją.
3.
Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:
1)
nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której dane materiały powstały,
2)
symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt,
3)
tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych,
4)
rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu,
5)
sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie,
6)
symbolu kwalifikacyjnego materiałów - kategoria A,
7)
liczby stron w teczce.
4.
Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.
5.
Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 2 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem.
§  5.
1.
Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.
2.
Archiwum państwowe może polecić sporządzenie dodatkowej ewidencji, zwłaszcza w formie inwentarza kartkowego lub skorowidza.
3.
Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.
4.
W razie przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:
1)
podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym,
2)
spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres przechowywania, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje danej jednostki organizacyjnej.
§  6.
Przekazywane materiały archiwalne należy:
1)
umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym,
2)
przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych,
3)
spakować w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek.
§  7.
Szczegółowe zasady porządkowania materiałów archiwalnych stanowiących dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną oraz fono- i fotograficzną określają odrębne przepisy.
§  8.
Przepisy zarządzenia mają także zastosowanie przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego na zasadach określonych w art. 44 ustawy.
§  9.
Traci moc zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Monitor Polski Nr 73, poz. 432).
§  10.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK Nr  1

TERYTORIALNY ZASIĘG DZIAŁANIA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

Archiwum państwowe w Województwo
Warszawie - stołeczne warszawskie, ciechanowskie, ostrołęckie, skierniewickie
Białymstoku - białostockie, łomżyńskie
Bydgoszczy - bydgoskie
Częstochowie - częstochowskie
Elblągu z siedzibą w Malborku - elbląskie
Gdańsku - gdańskie
Jeleniej Górze - jeleniogórskie
Kaliszu - kaliskie
Katowicach - katowickie, bielskie
Kielcach - kieleckie, tarnobrzeskie
Krakowie - krakowskie, nowosądeckie, tarnowskie
Koszalinie - koszalińskie
Lesznie - leszczyńskie
Lublinie - lubelskie, bialskopodlaskie, chełmskie
Łodzi - łódzkie, sieradzkie
Olsztynie - olsztyńskie
Opolu - opolskie
Piotrkowie Trybunalskim - piotrkowskie
Poznaniu - poznańskie, pilskie, konińskie
Płocku - płockie
Przemyślu - przemyskie
Radomiu - radomskie
Rzeszowie - rzeszowskie, krośnieńskie
Siedlcach - siedleckie
Słupsku - słupskie
Suwałkach - suwalskie
Szczecinie - szczecińskie, gorzowskie
Toruniu - toruńskie, włocławskie
Wrocławiu - wrocławskie, legnickie, wałbrzyskie
Zamościu - zamojskie
Zielonej Górze z siedzibą w Starym Kisielinie - zielonogórskie

ZAŁĄCZNIK Nr  2

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR....

sygnalizacyjnej przekazującej

materiały archiwalne) ................ dnia .....

(miejscowość)

materiałów archiwalnych .........................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

przekazywanych do Archiwum Państwowego w .......................

Lp. Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) Daty skrajne od - do Uwagi
1 2 3 4 5

..................... .....................

(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

Zmiany w prawie

Małżonkowie zapłacą za 2023 rok niższy ryczałt od najmu

Najem prywatny za 2023 rok rozlicza się według nowych zasad. Jedyną formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, według stawek 8,5 i 12,5 proc. Z kolei małżonkowie wynajmujący wspólną nieruchomość zapłacą stawkę 12,5 proc. dopiero po przekroczeniu progu 200 tys. zł, zamiast 100 tys. zł. Taka zmiana weszła w życie w połowie 2023 r., ale ma zastosowanie do przychodów uzyskanych za cały 2023 r.

Monika Pogroszewska 27.03.2024
Ratownik medyczny wykona USG i zrobi test na COVID

Mimo krytycznych uwag Naczelnej Rady Lekarskiej, Ministerstwo Zdrowia zmieniło rozporządzenie regulujące uprawnienia ratowników medycznych. Już wkrótce, po ukończeniu odpowiedniego kursu będą mogli wykonywać USG, przywrócono im też możliwość wykonywania testów na obecność wirusów, którą mieli w pandemii, a do listy leków, które mogą zaordynować, dodano trzy nowe preparaty. Większość zmian wejdzie w życie pod koniec marca.

Agnieszka Matłacz 12.03.2024
Jak zgłosić zamiar głosowania korespondencyjnego w wyborach samorządowych

Nie wszyscy wyborcy będą mogli udać się osobiście 7 kwietnia, aby oddać głos w obwodowych komisjach wyborczych. Dla nich ustawodawca wprowadził instytucję głosowania korespondencyjnego jako jednej z tzw. alternatywnych procedur głosowania. Przypominamy zasady, terminy i procedurę tego udogodnienia dla wyborców z niepełnosprawnością, seniorów i osób w obowiązkowej kwarantannie.

Artur Pytel 09.03.2024
Tabletka "dzień po" bez recepty - Sejm uchwalił nowelizację

Bez recepty dostępny będzie jeden z hormonalnych środków antykoncepcyjnych (octan uliprystalu) - zakłada uchwalona w czwartek nowelizacja prawa farmaceutycznego. Wiek, od którego tabletka będzie dostępna bez recepty ma być określony w rozporządzeniu. Ministerstwo Zdrowia stoi na stanowisku, że powinno to być 15 lat. Wątpliwości w tej kwestii miała Kancelaria Prezydenta.

Katarzyna Nocuń 22.02.2024
Data 30 kwietnia dla wnioskodawcy dodatku osłonowego może być pułapką

Choć ustawa o dodatku osłonowym wskazuje, że wnioski można składać do 30 kwietnia 2024 r., to dla wielu mieszkańców termin ten może okazać się pułapką. Datą złożenia wniosku jest bowiem data jego wpływu do organu. Rząd uznał jednak, że nie ma potrzeby doprecyzowania tej kwestii. A już podczas rozpoznawania poprzednich wniosków, właśnie z tego powodu wielu mieszkańców zostało pozbawionych świadczeń.

Robert Horbaczewski 21.02.2024
Standardy ochrony dzieci. Placówki medyczne mają pół roku

Lekarz czy pielęgniarka nie będą mogli się tłumaczyć, że nie wiedzieli komu zgłosić podejrzenie przemocy wobec dziecka. Placówki medyczne obowiązkowo muszą opracować standardy postępowania w takich sytuacjach. Przepisy, które je do tego obligują wchodzą właśnie w życie, choć dają jeszcze pół roku na przygotowania. Brak standardów będzie zagrożony grzywną. Kar nie przewidziano natomiast za ich nieprzestrzeganie.

Katarzyna Nocuń 14.02.2024