Szczegółowe zasady porządkowania oraz tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
ZARZĄDZENIENACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCHz dnia 25 lutego 1986 r.w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Na podstawie § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) zarządza się, co następuje:
§ 1.
1.
Państwowe jednostki organizacyjne, zwane dalej "jednostkami organizacyjnymi", w których zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173), zwanej dalej "ustawą", działają archiwa zakładowe, przekazują materiały archiwalne do archiwów państwowych w trybie określonym w niniejszym zarządzeniu.2.
Archiwa państwowe o charakterze centralnym przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 25 ust. 2 ustawy.3.
Archiwa państwowe nie mające charakteru centralnego przejmują materiały archiwalne jednostek organizacyjnych mających siedzibę na obszarze działania danego archiwum państwowego, z wyłączeniem jednostek, o których mowa w ust. 2. Zasięg terytorialny archiwów państwowych nie mających charakteru centralnego określa załącznik nr 1.§ 2.
1.
O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych jednostka organizacyjna powiadamia właściwe archiwum państwowe, przedstawiając wraz z wnioskiem dwa egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej, sporządzonego według wzoru określonego w załączniku nr 2.2.
Przed przejęciem materiałów archiwalnych archiwum państwowe sprawdza stan oraz prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania.3.
Archiwum państwowe może, w razie nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 4, odmówić ich przejęcia i zażądać dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania.§ 3.
1.
Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.2.
Archiwum państwowe określa w porozumieniu z zainteresowaną jednostką organizacyjną termin i miejsce przejęcia materiałów archiwalnych.3.
Koszty przekazania materiałów archiwalnych ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały.§ 4.
1.
Porządkowanie materiałów archiwalnych polega na prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.2.
Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek zgodnie z obowiązującą w danej jednostce organizacyjnej instrukcją kancelaryjną, to jest w kolejności spraw, a w ramach sprawy - chronologicznie. Poszczególne strony powinny być opatrzone kolejną numeracją.3.
Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na każdej teczce:1)
nazwy jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, w której dane materiały powstały,2)
symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt,3)
tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych,4)
rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu,5)
sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie,6)
symbolu kwalifikacyjnego materiałów - kategoria A,7)
liczby stron w teczce.4.
Nadanie materiałom archiwalnym właściwego układu polega na ułożeniu teczek zgodnie ze strukturą organizacyjną jednostki organizacyjnej, obowiązującą w czasie, w którym materiały te powstały, w ramach poszczególnych komórek organizacyjnych według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt.5.
Sporządzenie ewidencji materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu ich w spisie zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 2 ust. 1, wypełnionym pismem maszynowym, w kolejności zgodnej z nadanym im układem.§ 5.
1.
Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum państwowego, a jeden dla jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.2.
Archiwum państwowe może polecić sporządzenie dodatkowej ewidencji, zwłaszcza w formie inwentarza kartkowego lub skorowidza.3.
Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania należy dołączyć informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w czasie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne.4.
W razie przekazywania materiałów archiwalnych jednostki organizacyjnej, której działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć:1)
podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym,2)
spis materiałów archiwalnych, dla których nie upłynął 25-letni okres przechowywania, przekazanych jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje danej jednostki organizacyjnej.§ 6.
Przekazywane materiały archiwalne należy:1)
umieścić w odpowiednich opakowaniach, wykonanych z materiałów chroniących przed uszkodzeniem mechanicznym, chemicznym lub biologicznym,2)
przesznurować w teczkach po usunięciu spinaczy i innych elementów metalowych,3)
spakować w paczki zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej oraz sygnaturami teczek.§ 7.
Szczegółowe zasady porządkowania materiałów archiwalnych stanowiących dokumentację techniczną, statystyczną, geologiczną, kartograficzną i geodezyjną oraz fono- i fotograficzną określają odrębne przepisy.§ 8.
Przepisy zarządzenia mają także zastosowanie przy przejmowaniu przez archiwa państwowe materiałów archiwalnych, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego na zasadach określonych w art. 44 ustawy.§ 9.
Traci moc zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 sierpnia 1958 r. w sprawie zasad przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Monitor Polski Nr 73, poz. 432).§ 10.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK Nr 1TERYTORIALNY ZASIĘG DZIAŁANIA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
TERYTORIALNY ZASIĘG DZIAŁANIA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
| Archiwum państwowe w | Województwo |
| Warszawie | - stołeczne warszawskie, ciechanowskie, ostrołęckie, skierniewickie |
| Białymstoku | - białostockie, łomżyńskie |
| Bydgoszczy | - bydgoskie |
| Częstochowie | - częstochowskie |
| Elblągu z siedzibą w Malborku | - elbląskie |
| Gdańsku | - gdańskie |
| Jeleniej Górze | - jeleniogórskie |
| Kaliszu | - kaliskie |
| Katowicach | - katowickie, bielskie |
| Kielcach | - kieleckie, tarnobrzeskie |
| Krakowie | - krakowskie, nowosądeckie, tarnowskie |
| Koszalinie | - koszalińskie |
| Lesznie | - leszczyńskie |
| Lublinie | - lubelskie, bialskopodlaskie, chełmskie |
| Łodzi | - łódzkie, sieradzkie |
| Olsztynie | - olsztyńskie |
| Opolu | - opolskie |
| Piotrkowie Trybunalskim | - piotrkowskie |
| Poznaniu | - poznańskie, pilskie, konińskie |
| Płocku | - płockie |
| Przemyślu | - przemyskie |
| Radomiu | - radomskie |
| Rzeszowie | - rzeszowskie, krośnieńskie |
| Siedlcach | - siedleckie |
| Słupsku | - słupskie |
| Suwałkach | - suwalskie |
| Szczecinie | - szczecińskie, gorzowskie |
| Toruniu | - toruńskie, włocławskie |
| Wrocławiu | - wrocławskie, legnickie, wałbrzyskie |
| Zamościu | - zamojskie |
| Zielonej Górze z siedzibą w Starym Kisielinie | - zielonogórskie |
ZAŁĄCZNIK Nr 2SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR....
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR....
sygnalizacyjnej przekazującej
materiały archiwalne) ................ dnia .....
(miejscowość)
materiałów archiwalnych .........................................
(nazwa komórki organizacyjnej)
przekazywanych do Archiwum Państwowego w .......................
| Lp. | Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt) | Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt) | Daty skrajne od - do | Uwagi |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
..................... .....................
(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)
Metryka aktu
| Identyfikator: | M.P.1986.4.31 |
| Rodzaj: | zarządzenie |
| Tytuł: | Szczegółowe zasady porządkowania oraz tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. |
| Data aktu: | 1986-02-25 |
| Data ogłoszenia: | 1986-02-28 |
| Data wejścia w życie: | 1986-02-28 |