Będzie więcej przesłanek do zawieszenia działania kancelarii notarialnej
Ciąża, choroba? Ministerstwo Sprawiedliwości proponuje zmiany rozszerzające podstawy do zawieszenia, na wniosek notariusza, prawa do prowadzenia kancelarii. Obecnie jedynie w przypadku podjęcia przez notariusza innego zatrudnienia lub wykonywania funkcji publicznej minister, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może to prawo zawiesić. Celem nowelizacji Prawa o notariacie, która trafiła już do wykazu prac legislacyjnych rządu, jest też uregulowanie procesu likwidacji kancelarii notarialnej w przypadku śmierci notariusza oraz doprecyzowanie terminu jej uruchomienia.
Projekt ma zostać przyjęty przez rząd jeszcze w tym roku. Zakłada m.in. – o czym już pisaliśmy – zwiększenie kompetencji notariuszy. Notariusz będzie mógł pośredniczyć w składaniu wniosku o wpis w księdze wieczystej niezależnie od tego, czy wiąże się on z aktem notarialnym sporządzonym przez niego.
Czytaj: Notariusz pomoże przy wpisie do księgi wieczystej? MS proponuje zmiany>>
Uruchomienie kancelarii notarialnej? Dwa miesiące od ślubowania
Jak wynika z założeń nowelizacji, mają zostać doprecyzowane przepisy dotyczące powiadomienia ministra o uruchomieniu kancelarii. Aktualnie notariusz jest zobowiązany w ciągu dwóch miesięcy od zawiadomienia o powołaniu uruchomić kancelarię i zgłosić ten fakt ministrowi sprawiedliwości. W praktyce, jak uzasadniono, regulacja ta powoduje trudności interpretacyjne. Notariusza powołuje i wyznacza siedzibę jego kancelarii minister, na wniosek osoby zainteresowanej, po zasięgnięciu opinii rady właściwej izby notarialnej. Samo wydanie decyzji o powołaniu na stanowisko notariusza i wyznaczeniu siedziby nie jest jednak wystarczające do uzyskania statusu notariusza.
Dopiero po złożeniu ślubowania osoba, w stosunku do której została wydana decyzja administracyjna o powołaniu na stanowisko notariusza, staje się notariuszem i może dokonywać czynności notarialnych jako notariusz, po uruchomieniu kancelarii w terminie określonym w art. 14 ustawy. Zatem dopiero od daty złożenia ślubowania w trybie art. 15 ustawy rozpoczyna swój bieg 2-miesięczny termin na uruchomienie kancelarii. Z powyższych względów zasadne jest jednoznaczne doprecyzowanie w przepisach momentu, od którego rozpoczyna bieg termin na uruchomienie kancelarii notarialnej. W szczególności konieczne jest wskazanie, że termin ten powinien być liczony od dnia złożenia ślubowania, które stanowi faktyczne objęcie funkcji notariusza i warunek uzyskania uprawnienia do wykonywania czynności notarialnych – podsumowuje resort.
Śmierć notariusza a likwidacja kancelarii notarialnej
Nowelizacja ma też uregulować proces likwidacji kancelarii notarialnej w przypadku śmierci notariusza, jego odwołania lub niewykonania obowiązków związanych z zakończeniem działalności.
Jak wskazano, obowiązujące przepisy nie zawierają regulacji w tym zakresie, co prowadzi w praktyce do poważnych trudności organizacyjnych, problemów z zabezpieczeniem dokumentów notarialnych, dostępem do depozytów notarialnych oraz ryzykiem naruszenia tajemnicy notarialnej.
Projektowane przepisy, jak informuje MS, w zakresie likwidacji kancelarii notarialnej będą miały na celu:
- zapewnienie ciągłości obsługi stron czynności notarialnych,
- ochronę depozytów pieniężnych i dokumentów przechowywanych przez notariuszy,
- wyeliminowanie stanu niepewności prawnej po śmierci lub odwołaniu notariusza,
- stworzenie transparentnych i bezpiecznych procedur likwidacji kancelarii.
Czytaj: U notariusza także wniosek o wpis do księgi wieczystej – koszt ok. 500 zł>>
Prezes KRN: Część notariuszy odchodzi, bo działalność przestaje być opłacalna>>
Ciąża, choroba – rozszerzą się podstawy do przerwy w prowadzeniu kancelarii
Projekt zakłada również rozszerzenie podstaw do zawieszenia, na wniosek notariusza, prawa do prowadzenia kancelarii. Obecnie jedynie w przypadku podjęcia przez notariusza innego zatrudnienia lub wykonywania funkcji publicznej minister, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może zawiesić prawo do prowadzenia kancelarii. W praktyce powodowało to, że notariusze, którzy np. zmagali się z chorobą utrudniającą im przez pewien czas prowadzenie kancelarii notarialnej, bądź notariusze, kobiety ze względu na ciążę i jej przebieg, jeśli nie wyznaczyli zastępstwa, zmuszeni byli do rezygnacji z prowadzenia kancelarii notarialnej, a po ustaniu przyczyny do ponownego złożenia wniosku o powołanie na stanowisko notariusza.
Proponowana zmiana umożliwi złożenie przez notariusza wniosku o zawieszenie (na określony czas) prawa do prowadzenia kancelarii również ze względu na inne niż obecnie wskazane przesłanki zawieszenia, ale minister sprawiedliwości każdorazowo będzie ustalał, czy zachodzi „szczególnie uzasadniony przypadek” do zawieszenia prawa do prowadzenia kancelarii, co nie pozwoli na nadużywanie tej instytucji przez notariuszy – wskazano w uzasadnieniu.
Minister odmówi wydania zaświadczenia o statusie zastępcy notarialnego
Szereg zmian ma dotyczyć zastępców notarialnych, bo jak wskazuje MS, praktyka pokazuje, że wiele osób, które uzyskały pozytywny wynik z egzaminu notarialnego, składa bezpośrednio wnioski o powołanie na stanowisko notariusza, nie zatrudniając się wcześniej w kancelariach notarialnych na stanowisku zastępcy notarialnego. Są też osoby, które pomimo uzyskania statusu zastępcy notarialnego nie zatrudniają się w tym charakterze w kancelariach notarialnych.
Celem zmiany jest przyjęcie, że zastępcą notarialnym może być osoba, która uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego, wobec której wydano zaświadczenie o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego i która złożyła ślubowanie, oraz wskazanie, że osoba, która uzyskała pozytywny wynik z egzaminu notarialnego, może w ciągu 10 lat od dnia doręczenia uchwały o wyniku egzaminu notarialnego złożyć do Ministra Sprawiedliwości wniosek o wydanie zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego (analogicznie jak w przypadku możliwości złożenia wniosku o powołanie na stanowisko notariusza) – uzasadniono.
Mają być też wzmocnione gwarancje, jak wskazano, spełniania przez kandydatów na zastępców notarialnych wysokich standardów etycznych i moralnych. Resort proponuje wprowadzenie obowiązku przedłożenia przez wnioskodawcę, w toku postępowania o wydanie zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego, oświadczenia potwierdzającego, że nie toczyło się i nie toczy wobec niego postępowanie dyscyplinarne, postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe. Oświadczenie to kandydat składałby pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.
Dodatkowo minister, analogicznie jak w przypadku kandydatów na stanowisko notariusza, zasięgałby informacji o wnioskodawcy z Krajowego Rejestru Karnego. Wprowadzony ma zostać również przepis, zgodnie z którym minister odmawiałby wydania zaświadczenia o uzyskaniu statusu zastępcy notarialnego, jeżeli osoba, która złożyła wniosek, została skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe albo prowadzone jest przeciwko niej postępowanie o przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub przestępstwo skarbowe.
Dokumenty pięć lat dłużej w archiwum notariusza
Resort planuje też przy okazji odciążyć archiwa sądowe. Obecnie dokumenty obejmujące dokonane czynności notarialne notariusz przekazuje na przechowanie do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego po upływie 10 lat od ich sporządzenia lub z chwilą zaprzestania prowadzenia działalności kancelarii.
Jak wskazuje MS w założeniach nowelizacji, mając na uwadze konieczność odciążenia sądów powszechnych od obowiązku archiwizowania dokumentacji notarialnej, proponuje się wydłużenie okresu jej przechowywania w kancelariach.
W wyniku przeprowadzonych konsultacji z Krajową Radą Notarialną uznano za zasadne wydłużenie tego okresu do 15 lat. Rozwiązanie to przyczyni się również do ułatwienia wydawania przez ten czas osobom uprawnionym wypisów, odpisów i wyciągów z dokumentów notarialnych oraz dokonywania sprostowań aktów notarialnych i aktów poświadczenia dziedziczenia – podsumowano.
