Digitalizacja i AI mają pomagać notariuszom, ale nie mogą zastąpić czynnika ludzkiego zbudowanego na zaufaniu zwykłych ludzi, gdyż – obok wiedzy i kompetencji – to największy kapitał notariatu. Wszystko inne ma mu służyć – to najważniejsza konkluzja Forum Nowych Technologii „LegalTech dla Notariatu”, które w piątek odbywało się w Warszawie.
Wydawnictwo Wolters Kluwer Polska było patronem medialnym Forum. Notariusze, urzędnicy i informatycy zastanawiali się, jak połączyć procesy cyfryzacji dużej części czynności notarialnych z jednoczesnym podniesieniem bezpieczeństwa obrotu, a także w jaki sposób wykorzystywać sztuczną inteligencję w kancelariach notarialnych.
Notariat jest otwarty na rozwiązania elektroniczne, ale notariusze nie chcą, aby cyfryzacja była tylko fetyszem i nośnym hasłem zamiany papieru na plik elektroniczny. Ma dawać realne korzyści i kancelariom, i ich klientom.
Obywatel nie powinien być kurierem, który krąży między instytucjami własnego państwa, a notariusz nie powinien tracić czasu na czynności, które system może wykonać bezpiecznie i automatycznie – podkreślał Tomasz Karłowski, prezes Rady Izby Notarialnej w Warszawie.
Karłowski postulował, aby notariusze mieli dostęp do rejestrów PESEL, dowodów osobistych, aktów stanu cywilnego, a także szerszych możliwości w Krajowym Rejestrze Zadłużonych oraz w wielu bazach danych związanych z nieruchomościami. To jednak nie wszystko, gdyż systemy te powinny przekazywać sobie informacje, porównywać je i sygnalizować rozbieżności.
Część notariuszy przypomniała również o pomyśle dostępnego dla nich rejestru umów majątkowych małżeńskich i pełnomocnictw, co zdecydowanie ułatwiłoby i przyspieszyło wiele czynności notarialnych. Niewykluczone, że dość szybko notariusze dostaną dostęp do rejestru pełnomocnictw przewidzianego w procedowanych właśnie w Sejmie przepisach likwidujących ubezwłasnowolnienie. Zwolennikiem tego pomysłu jest wiceminister sprawiedliwości dr Arkadiusz Myrcha. Przypomnijmy, że pełnomocnik rejestrowany ma być ustanawianą u notariusza i samodzielnie wyznaczoną zaufaną osobą, która podejmie się reprezentowania spraw osobistych, majątkowych, zdrowotnych i urzędowych obywatela na wypadek ewentualnej utraty zdolności decyzyjnej w przyszłości. Powstanie również Centralny Rejestr Pełnomocnictw, czyli baza danych, która ułatwi bankom, urzędom czy sądom weryfikację umocowań pełnomocnika rejestrowanego. Minister Myrcha zadeklarował też w przyszłości szerszy dostęp notariatu do innych publicznych baz danych, choć pod znakiem zapytania stoi - ze względu na duże kontrowersje - procedowany na etapie ministerialnym projekt nowelizacji ustawy o księgach wieczystych i hipotece (UD310).
Po to rejestry te są publiczne, aby był dostęp do gromadzonych tam danych. Im więcej „widzących się”, współpracujących systemów, tym wszyscy bardziej na tym skorzystamy – uzasadniał minister Arkadiusz Myrcha, jako jeden z przykładów przywołując rejestr aktów stanu cywilnego.
Cyfrowy akt notarialny to również skomplikowana sprawa, gdyż musi on działać przez kolejne dziesięciolecia, również po zmianie dostawcy technologii.
Pełna cyfryzacja nie oznacza też, że wszystko ma się odbywać zdalnie. W wielu sprawach osobiste spotkanie pozostanie najpewniejszym sposobem ustalenia tożsamości, rzeczywistej woli i swobody decyzji – podkreślał prezes Karłowski sugerując, aby nowe tryby wprowadzać stopniowo, zaczynając od czynności o niskim ryzyku. Notariusz zawsze też powinien mieć prawo wezwania strony czynności do kancelarii, gdy pojawi się jakakolwiek wątpliwość.
Elektroniczne akty notarialne nie powinny też w przyszłości zmierzać do wypełnienia tylko jakichś uproszczonych formularzy. W notariacie nie powinno być bowiem drogi na skróty - cyfryzacja i systemy AI mają wspomagać notariuszy, a nie ich zastępować. Jak podkreślał Marcin Piaskowski, przedstawiciel Komisji Europejskiej, zarówno w Polsce, jak i w przyszłości w ramach europejskiego systemu cyfrowego zaufania, ma dominować filozofia, że dzięki sztucznej inteligencji praca notariusza stanie się łatwiejsza, ale nigdy nie będzie zastąpiona. Nie chodzi też tylko o czas, gdyż kluczowe jest bezpieczeństwo obrotu.
Sztuczna inteligencja jest bardzo modna, ale nie do wszystkiego jest potrzebna – ostrzegał Marcin Piaskowski.
Podkreślał jednocześnie, że przed szerokim użyciem systemów AI w notariacie dobrze było określić standardy, czemu ma to służyć i w jakim zakresie. Zachęcał też do trzech programów pilotażowych – weryfikacji kompletności dokumentacji, przygotowania dokumentów na podstawie zatwierdzonych wcześniej wzorów, a także wykrywania sprzeczności w dokumentacji.
Kolejnym wyzwaniem jest dobór odpowiednich narzędzi AI, gdyż rynek ten jest bardzo zróżnicowany, a jednocześnie dynamicznie się rozwija. To samo dotyczy zresztą polskiej administracji powołanej celem wykonania unijnego AI Act. Za kilka tygodni ruszy pełną parą nowy polski organ - Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI)
Będzie możliwość zwrócenia się do Komisji o opinię indywidualną w zakresie stosowania konkretnych systemów sztucznej inteligencji – podkreślał dr Dariusz Standerski, wiceminister cyfryzacji.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
