Decyzja wykonawcza 2025/921 w sprawie ustanowienia komitetu sterującego ds. doręczania dokumentów

DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI (UE) 2025/921

z dnia 19 maja 2025 r.

w sprawie ustanowienia komitetu sterującego ds. doręczania dokumentów

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1784 z dnia 25 listopada 2020 r. dotyczące doręczania w państwach członkowskich dokumentów sądowych i pozasądowych w sprawach cywilnych lub handlowych ("doręczanie dokumentów" ¹ ), w szczególności jego art. 25 ust. 1 lit. e),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1784 wszelkie przekazywanie informacji i wszelka wymiana dokumentów między jednostkami i organami wyznaczonymi przez państwa członkowskie na podstawie tego rozporządzenia mają być co do zasady prowadzone za pośrednictwem bezpiecznego i niezawodnego zdecentralizowanego systemu informatycznego składającego się z krajowych systemów informatycznych, które są połączone i technicznie interoperacyjne, na przykład - z zastrzeżeniem dalszego rozwoju technicznego - w oparciu o e-CODEX. Ponieważ ten zdecentralizowany system informatyczny jest opracowywany w ramach większego zdecentralizowanego systemu informatycznego opartego na e-CODEX - zwanego JUDEX ("JUstice Digital EXchange system") - potrzebna jest skuteczna wymiana informacji na temat zmian o wymiarze horyzontalnym.

(2) Specyfikacje, środki i inne wymogi techniczne na potrzeby wdrożenia tego zdecentralizowanego systemu informatycznego określono w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2022/423 ² .

(3) Zdecentralizowany system informatyczny zacznie funkcjonować dnia 1 maja 2025 r.

(4) Rozporządzenie (UE) 2020/1784 zobowiązuje Komisję do ustanowienia komitetu sterującego, składającego się z przedstawicieli państw członkowskich, w celu zapewnienia działania i utrzymania zdecentralizowanego systemu informatycznego z myślą o osiągnięciu celów rozporządzenia.

(5) Role i zadania komitetów sterujących określone odpowiednio w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1783 ³  i rozporządzeniu (UE) 2020/1784 są podobne, co oznacza, że celowe i opłacalne byłoby organizowanie wspólnych posiedzeń komitetów sterujących ustanowionych na podstawie obu tych rozporządzeń.

(6) Należy ustanowić zasady ujawniania informacji przez członków komitetu sterującego i przez obserwatorów.

(7) Dane osobowe powinny być przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady

(UE) 2018/1725 ⁴ .

(8) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu ds. Doręczania w Państwach Członkowskich Dokumentów Sądowych i Pozasądowych w Sprawach Cywilnych i Handlowych,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Ustanowienie komitetu sterującego

Niniejszym ustanawia się komitet sterujący w rozumieniu art. 25 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE) 2020/1784, zwany dalej "komitetem".

Artykuł  2

Zadania

Zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE) 2020/1784 zadaniem komitetu jest zapewnienie działania i utrzymania zdecentralizowanego systemu informatycznego z myślą o osiągnięciu celów tego rozporządzenia. W szczególności komitet ten:

a) współpracuje z Komisją lub doradza jej w kwestiach związanych z działaniem i utrzymywaniem zdecentralizowanego systemu informatycznego na potrzeby doręczania dokumentów zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2020/1784;

b) zachęca organy państw członkowskich do wymiany doświadczeń i dobrych praktyk w zakresie doręczania dokumentów w sprawach cywilnych i handlowych w związku z działaniem i utrzymywaniem zdecentralizowanego systemu informatycznego na potrzeby doręczania dokumentów;

c) omawia kwestie techniczne, zagrożenia i wyzwania, w tym priorytety wdrożeniowe, w kontekście ciągłego rozwijania i utrzymywania zdecentralizowanego systemu informatycznego na potrzeby doręczania dokumentów i poszczególnych elementów tego systemu.

Artykuł  3

Członkowie

1. Członkami komitetu są organy państw członkowskich właściwe na szczeblu krajowym, regionalnym lub lokalnym do celów korzystania ze zdecentralizowanego systemu informatycznego w dziedzinie doręczania dokumentów w sprawach cywilnych i handlowych.

2. Organy państw członkowskich wyznaczają swoich przedstawicieli i zapewniają, aby cechowali się oni wysokim poziomem wiedzy fachowej.

Artykuł  4

Przewodniczący

Komitetowi przewodniczy przedstawiciel Komisji.

Artykuł  5

Funkcjonowanie

1. Posiedzenia komitetu odbywają się zasadniczo w obiektach Komisji lub zdalnie, zależnie od okoliczności.

2. Komisja prowadzi sekretariat komitetu. Urzędnicy pozostałych służb Komisji zainteresowani określonymi pracami komitetu mogą uczestniczyć w posiedzeniach komitetu i jego podkomitetów.

3. Komitet może, zwykłą większością głosów swoich członków, stanowić o jawności swoich obrad.

4. Protokół z dyskusji nad poszczególnymi punktami porządku obrad oraz opinie przedstawione przez komitet formułuje się w sposób konstruktywny i wyczerpujący.

Artykuł  6

Podkomitety

Przewodniczący może ustanawiać podkomitety w celu zbadania szczegółowych zagadnień, w oparciu o zakres zadań ustalony przez komitet. Podkomitety podlegają komitetowi. Po wypełnieniu ich mandatu podkomitety rozwiązuje się niezwłocznie.

Artykuł  7

Obserwatorzy

1. Organizacje lub podmioty publiczne inne niż organy państw członkowskich mogą, w drodze bezpośredniego zaproszenia, otrzymać status obserwatora.

2. Organizacje i podmioty publiczne mające status obserwatora wyznaczają swoich przedstawicieli.

3. Przewodniczący może zezwolić obserwatorom i ich przedstawicielom na udział w dyskusjach komitetu i podkomitetów oraz na przekazywanie wiedzy fachowej. Nie mają oni jednak prawa głosu ani nie uczestniczą w formułowaniu zaleceń i porad komitetu lub podkomitetów.

Artykuł  8

Regulamin

Komitet przyjmuje swój regulamin zwykłą większością głosów swoich członków. Podkomitety działają zgodnie z regulaminem komitetu.

Artykuł  9

Tajemnica służbowa i przetwarzanie informacji niejawnych

Członkowie komitetu i ich przedstawiciele oraz obserwatorzy podlegają obowiązkowi zachowania tajemnicy służbowej określonemu w traktatach i przepisach wykonawczych do nich, a także są zobowiązani przestrzegać określonych w decyzjach Komisji (UE, Euratom) 2015/443 ⁵  i 2015/444 ⁶  przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE. W przypadku naruszenia powyższych obowiązków Komisja może zastosować wobec tych osób wszelkie właściwe środki.

Artykuł  10

Przejrzystość

Wszystkie dokumenty dotyczące prac komitetu, w tym porządki obrad, protokoły i opinie uczestników, udostępnia się na specjalnej stronie internetowej. W szczególności porządek obrad oraz inne istotne dokumenty referencyjne publikuje się w odpowiednim czasie przed posiedzeniem, a protokoły - terminowo po posiedzeniu. Wyjątki od zasady publikowania dopuszcza się tylko w przypadkach, gdy ujawnienie dokumentu naruszyłoby ochronę interesu publicznego lub prywatnego w rozumieniu art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ⁷ .

Artykuł  11

Koszty posiedzeń

1. Uczestnicy prac komitetu i podkomitetów nie otrzymują wynagrodzenia za udział w tych pracach.

2. Komisja zwraca koszty podróży służbowych i pobytu uczestników prac komitetu i podkomitetów. Zwrot kosztów następuje zgodnie z obowiązującymi przepisami Komisji oraz w granicach dostępnych środków przyznanych departamentom Komisji w ramach rocznej procedury podziału zasobów.

Artykuł  12

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 19 maja 2025 r.

1 Dz.U. L 405 z 2.12.2020, s. 40, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2020/1784/oj.

2 Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2022/423 z dnia 14 marca 2022 r. ustanawiające specyfikacje, środki i inne wymogi techniczne na potrzeby wdrożenia zdecentralizowanego systemu informatycznego, o którym mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1784 (Dz.U. L 87 z 15.3.2022, s. 9, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_impl/2022/423/oj).

3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1783 z dnia 25 listopada 2020 r. w sprawie współpracy między sądami państw członkowskich przy przeprowadzaniu dowodów w sprawach cywilnych lub handlowych (przeprowadzanie dowodów) (Dz.U. L 405 z 2.12.2020, s. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2020/1783/oj).

4 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

5 Decyzja Komisji (UE, Euratom) 2015/443 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie bezpieczeństwa w Komisji (Dz.U. L 72 z 17.3.2015, s. 41, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2015/443/oj).

6 Decyzja Komisji (UE, Euratom) 2015/444 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE (Dz.U. L 72 z 17.3.2015, s. 53, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2015/444/oj).

7 Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2001/ 1049/oj).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2025.921
• Rodzaj: decyzja
• Tytuł: Decyzja wykonawcza 2025/921 w sprawie ustanowienia komitetu sterującego ds. doręczania dokumentów
• Data aktu: 2025-05-19
• Data ogłoszenia: 2025-05-21
• Data wejścia w życie: 2025-06-10