Decyzja 1/2024 (2025/861) w sprawie przyjęcia mechanizmu mediacji, regulaminu wewnętrznego i kodeksu postępowania

DECYZJA nr 1/2024 KOMITETU PARTNERSTWA USTANOWIONEGO NA MOCY KOMPLEKSOWEJ I WZMOCNIONEJ UMOWY O PARTNERSTWIE MIĘDZY UNIĄ EUROPEJSKĄ I EUROPEJSKĄ WSPÓLNOTĄ ENERGII ATOMOWEJ ORAZ ICH PAŃSTWAMI CZŁONKOWSKIMI, Z JEDNEJ STRONY, A REPUBLIKĄ ARMENII, Z DRUGIEJ STRONY,

z dnia 25 października 2024 r.

w sprawie przyjęcia mechanizmu mediacji, regulaminu wewnętrznego i kodeksu postępowania [2025/861]

(Jedynie tekst w języku angielskim jest autentyczny)

(Dz.U.UE L z dnia 8 maja 2025 r.)

KOMITET PARTNERSTWA,

uwzględniając Kompleksową i wzmocnioną umowę o partnerstwie między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Armenii, z drugiej strony, w szczególności jej art. 319 ust. 3 i art. 335 ust. 2,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Kompleksowa i wzmocniona umowa o partnerstwie między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Armenii, z drugiej strony (zwana dalej "Umową") była stosowana tymczasowo od dnia 1 czerwca 2018 r. i weszła w życie dnia 1 marca 2021 r.

(2) W art. 363 Umowy ustanawia się Komitet Partnerstwa, który zgodnie z ust. 7 tego artykułu odbywa posiedzenia w szczególnym składzie w celu rozstrzygania wszystkich kwestii dotyczących handlu i kwestii związanych z handlem objętych tytułem VI Umowy.

(3) W celu uzupełnienia mechanizmu rozstrzygania sporów ustanowionego w rozdziale 13 tytułu VI Umowy, zgodnie z art. 319 ust. 3 Umowy Komitet Partnerstwa powinien przyjąć w drodze decyzji mechanizm mediacji.

(4) W celu zapewnienia działania mechanizmu rozstrzygania sporów ustanowionego w rozdziale 13 tytułu VI Umowy, zgodnie z art. 335 ust. 2 Umowy Komitet Partnerstwa powinien przyjąć w drodze decyzji regulamin wewnętrzny i kodeks postępowania,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Niniejszym przyjmuje się następujące akty prawne:

a) mechanizm mediacji zawarty w załączniku 1 do niniejszej decyzji;

b) regulamin wewnętrzny zawarty w załączniku 2 do niniejszej decyzji; oraz

c) kodeks postępowania zawarty w załączniku 3 do niniejszej decyzji;

Artykuł  2

1. Niniejsza decyzja jest sporządzona w dwóch egzemplarzach w języku angielskim. Każda ze Stron może przetłumaczyć tekst niniejszej decyzji na języki wymagane do celów jej procedur wewnętrznych lub w celu poinformowania opinii publicznej.

2. Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 25 października 2024 r.

ZAŁĄCZNIK  1

MECHANIZM MEDIACJI

ARTYKUŁ  1

Cele

Celem przedmiotowego mechanizmu mediacji ustanowionego zgodnie z art. 319 Kompleksowej i wzmocnionej umowy o partnerstwie między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Armenii, z drugiej strony (zwanej dalej "Umową"), jest ułatwienie znalezienia - w drodze kompleksowej i szybkiej procedury z pomocą mediatora - rozwiązania, na które zgodzą się obie uczestniczące Strony.

SEKCJA  A

Postępowanie w ramach mechanizmu mediacji

ARTYKUŁ  2

Wniosek o udzielenie informacji

1. Przed rozpoczęciem postępowania mediacyjnego Strona może w każdej chwili zażądać na piśmie od drugiej Strony wszelkich informacji dotyczących środka negatywnie wpływającego na handel lub inwestycje między Stronami. Strona, do której skierowano taki wniosek, dokłada wszelkich starań w celu dostarczenia żądanych informacji w pisemnej odpowiedzi w ciągu 20 dni od daty otrzymania wniosku.

2. Jeżeli Strona odpowiadająca uzna, że nie będzie w stanie udzielić odpowiedzi w ciągu 20 dni od daty otrzymania wniosku, niezwłocznie powiadamia o tym Stronę wnioskującą, wskazując przyczyny opóźnienia oraz określając przewidywany najkrótszy czas, w którym będzie w stanie przedstawić swoją odpowiedź.

ARTYKUŁ  3

Rozpoczęcie postępowania

1. Strona może w każdej chwili zażądać wszczęcia postępowania mediacyjnego w drodze pisemnego wniosku skierowanego do drugiej Strony. Wniosek ten musi być wystarczająco szczegółowy, by jasno przedstawić zastrzeżenia Strony występującej z wnioskiem, a także musi:

a) wskazywać konkretny środek, którego dotyczy spór;

b) przedstawiać zestawienie przypuszczalnych negatywnych skutków, które, według Strony wnioskującej, taki środek powoduje lub będzie powodował w odniesieniu do handlu lub inwestycji między Stronami oraz

c) wyjaśniać związek przyczynowy między środkiem a niekorzystnymi skutkami w handlu i inwestycjach między Stronami.

2. Postępowanie mediacyjne można wszcząć wyłącznie za obopólnym porozumieniem Stron. W przypadku złożenia wniosku zgodnie z ust. 1 Strona, do której wniosek jest skierowany, rozpatruje go w dobrej wierze oraz uznaje lub odrzuca wniosek w ciągu dziesięciu dni od jego otrzymania, informując o tym Stronę wnioskującą na piśmie. Za datę wszczęcia postępowania mediacyjnego uznaje się datę otrzymania przez Stronę wnioskującą pozytywnej odpowiedzi od Strony, do której skierowano wniosek.

ARTYKUŁ  4

Wybór mediatora

1. Strony dokładają starań, aby wyznaczyć mediatora w ciągu 15 dni od daty wszczęcia postępowania mediacyjnego.

2. Jeżeli Strony nie są w stanie osiągnąć porozumienia w sprawie mediatora w terminie określonym w ust. 1, każda ze Stron może zwrócić się do przewodniczącego Komitetu Partnerstwa ustanowionego na mocy art. 363 Umowy ¹  lub do osoby, której przewodniczący powierzył swoje obowiązki, o wyznaczenie mediatora w drodze losowania z listy osób niebędących obywatelami żadnej ze Stron, o której mowa w art. 339 ust. 1 Umowy. Przedstawiciele obu Stron zapraszani są z odpowiednim wyprzedzeniem do uczestnictwa w losowaniu. Losowanie przeprowadza się w każdym przypadku, w obecności jednej Strony lub obu Stron.

3. Przewodniczący Komitetu Partnerstwa lub osoba, której przewodniczący powierzył swoje obowiązki, wyznacza mediatora w ciągu pięciu dni od złożenia przez Stronę wniosku na podstawie ust. 2.

4. Jeżeli lista, o której mowa w art. 339 ust. 1 Umowy, nie została sporządzona do momentu złożenia wniosku zgodnie z art. 3, mediatora wybiera się w drodze losowania spośród osób, które zostały formalnie zaproponowane do pełnienia funkcji przewodniczącego organu arbitrażowego przez jedną lub obie Strony.

5. Mediator nie może być obywatelem żadnej ze Stron ani osobą zatrudnioną przez żadną ze Stron, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

6. Mediator w bezstronny i przejrzysty sposób pomaga Stronom w osiągnięciu jasności w odniesieniu do zaskarżonego środka i jego możliwych skutków dla handlu i inwestycji między Stronami oraz w opracowaniu wspólnie uzgodnionego rozwiązania.

7. Kodeks postępowania, o którym mowa w art. 335 Umowy, ma zastosowanie odpowiednio do mediatorów oraz ich asystentów i pracowników.

8. Do postępowania mediacyjnego stosuje się odpowiednio pkt 1-5 i pkt 47-50 regulaminu wewnętrznego, o którym mowa w art. 335 Umowy.

ARTYKUŁ  5

Zasady dotyczące postępowania mediacyjnego

1. W ciągu 10 dni od powołania mediatora Strona wnioskująca przedstawia mediatorowi i drugiej Stronie w formie pisemnej szczegółowy opis swoich zastrzeżeń, w szczególności w odniesieniu do funkcjonowania spornego środka i jego skutków dla handlu lub inwestycji między Stronami. Druga Strona może przekazać pisemne uwagi do tego opisu w ciągu 20 dni od jego otrzymania. W swoim opisie lub uwagach każda ze Stron może zawrzeć wszelkie informacje, które uzna za istotne.

2. Mediator może podjąć decyzję co do najwłaściwszego sposobu osiągnięcia jasności w odniesieniu do środka i jego możliwych skutków dla handlu i inwestycji. Mediator może w szczególności organizować spotkania między Stronami, konsultować się ze Stronami wspólnie lub indywidualnie, zwrócić się o pomoc do odpowiednich ekspertów i zainteresowanych stron lub zasięgać ich opinii oraz zapewniać wszelkie dodatkowe wsparcie, o które wystąpią Strony. Zanim mediator zwróci się o pomoc do odpowiednich ekspertów i zainteresowanych stron lub zasięgnie ich opinii, przeprowadza konsultacje ze Stronami.

3. Mediator nie może doradzać ani przedstawiać uwag dotyczących zgodności spornego środka z Umową. Mediator może zaoferować porady oraz zaproponować rozwiązanie do rozważenia przez Strony. Strony mogą zaakceptować lub odrzucić proponowane rozwiązanie lub uzgodnić inne rozwiązanie.

4. Postępowanie mediacyjne ma miejsce na terytorium Strony, do której skierowano wniosek, lub, za obopólną zgodą, w innym miejscu lub w inny sposób.

5. Strony dokładają starań, aby osiągnąć wspólnie uzgodnione rozwiązanie w ciągu 60 dni od powołania mediatora. W oczekiwaniu na ostateczne porozumienie Strony mogą rozważyć ewentualne rozwiązania tymczasowe, zwłaszcza w sytuacji, gdy środek dotyczy towarów szybko psujących się.

6. Wspólnie uzgodnione rozwiązanie lub rozwiązanie tymczasowe może zostać przyjęte w drodze decyzji Komitetu Partnerstwa. Każda ze Stron może uzależnić takie rozwiązanie od zakończenia wszelkich niezbędnych procedur wewnętrznych. Wspólnie uzgodnione rozwiązania podaje się do wiadomości publicznej. Wersja dostępna do wiadomości publicznej nie zawiera informacji wskazanych przez Stronę jako poufne.

7. Na wniosek Stron mediator przedstawia im w formie pisemnej projekt sprawozdania merytorycznego zawierającego krótkie podsumowanie:

a) środka stanowiącego przedmiot sporu;

b) zastosowanych procedur oraz

c) w stosownych przypadkach - wszelkich wspólnie uzgodnionych rozwiązań, w tym ewentualnych rozwiązań tymczasowych.

Mediator daje Stronom 15 dni na przedstawienie uwag do projektu sprawozdania. Po rozpatrzeniu uwag Stron otrzymanych w wyznaczonym terminie mediator doręcza Stronom w ciągu 15 dni ostateczne sprawozdanie merytoryczne. Projekt sprawozdania merytorycznego i ostateczne sprawozdanie merytoryczne nie zawierają interpretacji postanowień Umowy.

8. Postępowanie kończy się:

a) poprzez przyjęcie przez Strony wspólnie uzgodnionego rozwiązania, w dniu jego przyjęcia;

b) za obopólnym porozumieniem Stron na którymkolwiek etapie postępowania - z dniem zawarcia takiego porozumienia;

c) wydaniem przez mediatora po konsultacji ze Stronami pisemnego oświadczenia stwierdzającego, że dalsze próby mediacji byłyby bezskuteczne - z dniem wydania takiego oświadczenia lub

d) poprzez wydanie przez Stronę pisemnego oświadczenia po przeanalizowaniu wspólnie uzgodnionych rozwiązań w ramach postępowania mediacyjnego oraz po rozważeniu wszelkich porad i rozwiązań proponowanych przez mediatora, z dniem wydania takiego oświadczenia.

SEKCJA  B

Wdrożenie

ARTYKUŁ  6

Wdrożenie wspólnie uzgodnionego rozwiązania

1. Jeżeli Strony uzgodniły rozwiązanie, każda ze Stron podejmuje wszelkie działania niezbędne do wdrożenia takiego wspólnie uzgodnionego rozwiązania w uzgodnionym terminie.

2. Strona wdrażająca rozwiązanie informuje drugą Stronę i Komitet Partnerstwa na piśmie o wszelkich krokach lub działaniach podjętych w celu wdrożenia wspólnie uzgodnionego rozwiązania.

SEKCJA  C

Przepisy ogólne

ARTYKUŁ  7

Poufność i powiązania z rozstrzyganiem sporów

1. O ile Strony nie postanowią inaczej i nie naruszając postanowień art. 5 ust. 6, wszystkie etapy procedury, w tym porady lub zaproponowane rozwiązanie, są poufne. Każda ze Stron może jednak podać do wiadomości publicznej informację o tym, że toczy się mediacja.

2. Postępowanie mediacyjne pozostaje bez uszczerbku dla praw i obowiązków Stron wynikających z rozdziału 13 tytułu VI Umowy lub z innej umowy.

3. Konsultacje na podstawie rozdziału 13 tytułu VI Umowy nie są wymagane przed wszczęciem postępowania mediacyjnego. Przed wszczęciem postępowania mediacyjnego Strona powinna jednak co do zasady skorzystać z innych odpowiednich postanowień dotyczących współpracy lub konsultacji przewidzianych w Umowie.

4. W ramach innych postępowań w sprawie rozstrzygnięcia sporu na mocy Umowy lub innego porozumienia organ arbitrażowy nie bierze pod uwagę żadnego z następujących elementów, a Strony nie przedstawiają żadnego z nich jako dowodu ani nie opierają się na żadnym z nich:

a) stanowiska zajęte przez drugą Stronę w ramach postępowania mediacyjnego lub informacje zgromadzone zgodnie z art. 5 ust. 2;

b) fakt, że druga Strona wykazała gotowość do akceptacji rozwiązania dotyczącego środka objętego mediacją ani

c) porady udzielone lub propozycje złożone przez mediatora.

5. O ile Strony nie postanowią inaczej, mediator nie może być członkiem organu orzekającego w procedurach rozstrzygania sporów na mocy Umowy ani innego porozumienia obejmujących ten sam przedmiot, w sprawie którego był on mediatorem.

ARTYKUŁ  8

Terminy

Każdy termin, o którym mowa w niniejszym rozdziale, może zostać zmieniony za obopólnym porozumieniem Stron.

ARTYKUŁ  9

Koszty

1. Każda ze Stron ponosi własne wydatki wynikające z udziału w postępowaniu mediacyjnym.

2. Strony dzielą między siebie na równych zasadach wydatki wynikające z kwestii organizacyjnych, w tym koszty wynagrodzenia i wydatki mediatora. Wynagrodzenie mediatora musi być zgodne z postanowieniami dotyczącymi wynagrodzenia przewodniczącego organu arbitrażowego zgodnie z pkt 10 regulaminu wewnętrznego, o którym mowa w art. 335 Umowy.

ZAŁĄCZNIK  2

REGULAMIN WEWNĘTRZNY

Niniejszy regulamin wewnętrzny ma zastosowanie do postępowań w sprawie rozstrzygania sporów na podstawie rozdziału 13 tytułu VI Kompleksowej i wzmocnionej umowy o partnerstwie między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Armenii, z drugiej strony (zwanej dalej "Umową").

I. Powiadomienia

1. Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne i inne dokumenty (zwane dalej "powiadomieniami"):

a) organu arbitrażowego - przesyła się równocześnie obu Stronom;

b) Strony, skierowane do organu arbitrażowego - przesyła się równocześnie do wiadomości drugiej Strony oraz

c) Strony, skierowane do drugiej Strony - przesyła się równocześnie do wiadomości organu arbitrażowego.

2. Powiadomień dokonuje się pocztą elektroniczną lub, w stosownych przypadkach, za pomocą dowolnych innych środków łączności, które zapewniają rejestrację wysłania. Strony i organ arbitrażowy informują się wzajemnie o adresach poczty elektronicznej przeznaczonych do otrzymywania powiadomień.

3. Powiadomienia wysyła się odpowiednio na adres Dyrekcji Generalnej ds. Handlu Komisji Europejskiej oraz Ministerstwa Gospodarki Republiki Armenii.

4. Niewielkie błędy pisarskie występujące w powiadomieniu związanym z postępowaniem przed organem arbitrażowym można poprawić, dostarczając nowy dokument, w którym wyraźnie zaznaczono zmiany.

5. Powiadomienie uznaje się za doręczone w dniu jego wysłania, chyba że zostanie udowodnione, że było inaczej. Jeżeli ostatni dzień na doręczenie dokumentu przypada w dniu wolnym od pracy dla instytucji Unii Europejskiej lub rządu Republiki Armenii, termin na doręczenie dokumentu upływa pierwszego następnego dnia roboczego. Odroczenie to ma również zastosowanie do określenia daty rozpoczęcia biegu terminu, jeżeli data doręczenia jest dniem wolnym od pracy w miejscu otrzymania powiadomienia.

II. Powołanie arbitrów

6. Jeżeli zgodnie z art. 321 Umowy arbitra wybiera się w drodze losowania, przewodniczący Komitetu Partnerstwa ²  niezwłocznie informuje szefa delegacji drugiej Strony o dniu, godzinie i miejscu losowania. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, może - jeżeli tak zdecyduje - być obecna podczas losowania. Losowanie przeprowadza się w obecności jednej Strony lub obu Stron.

7. Przewodniczący Komitetu Partnerstwa powiadamia na piśmie każdą osobę wybraną do pełnienia funkcji arbitra o jej wyznaczeniu. Każda taka osoba potwierdza swoją dyspozycyjność obu Stronom w terminie pięciu dni po dacie doręczenia takiego powiadomienia.

8. Do celów art. 321 ust. 7 Umowy przewodniczący Komitetu Partnerstwa wybiera w drodze losowania:

a) arbitra - spośród osób, które zostały formalnie zaproponowane przez Stronę jako arbitrzy do jej części listy zgodnie z art. 339 ust. 1 Umowy, stosownie do przypadku, lub, w przypadku ich braku, spośród osób, które zostały formalnie zaproponowane przez drugą Stronę do jej części listy;

b) przewodniczącego - spośród osób, które zostały formalnie zaproponowane przez jedną lub obie Strony do części listy osób przewodniczących organowi arbitrażowemu zgodnie z art. 339 ust. 1 Umowy.

9. Niezależnie od pkt 8, do celów art. 321 ust. 7 Umowy każda ze Stron może, w stosownych przypadkach, zwrócić się do organu zewnętrznego, któremu Komitet Partnerstwa ³  powierzył takie zadania, aby dokonał wyboru arbitra lub przewodniczącego. Organ zewnętrzny wybiera:

a) arbitra - spośród osób, które zostały formalnie zaproponowane przez Stronę jako arbitrzy do jej części listy zgodnie z art. 339 ust. 1 Umowy, stosownie do przypadku, lub, w przypadku ich braku, spośród osób, które zostały formalnie zaproponowane przez drugą Stronę do jej części listy;

b) przewodniczącego - spośród osób, które zostały formalnie zaproponowane przez jedną lub obie Strony do części listy osób przewodniczących organowi arbitrażowemu zgodnie z art. 339 ust. 1 Umowy.

10. Arbitrzy akceptują swoje powołanie poprzez podpisanie umów powołania. Strony dokładają wszelkich starań, aby najpóźniej do czasu potwierdzenia dyspozycyjności przez wszystkich wybranych arbitrów uzgodniono wynagrodzenie i zwrot kosztów arbitrów i asystentów oraz przygotowano niezbędne umowy powołania w celu umożliwienia ich szybkiego podpisania. Wynagrodzenie i koszty arbitrów ustala się na podstawie norm WTO. Wynagrodzenie i koszty asystenta lub asystentów arbitra nie mogą przekraczać 50 % wynagrodzenia tego arbitra.

III. Spotkanie organizacyjne

11. O ile Strony nie postanowią inaczej, spotykają się one z organem arbitrażowym w ciągu siedmiu dni od dnia jego powołania w celu ustalenia kwestii, które Strony lub organ arbitrażowy uznają za stosowne, w tym harmonogramu postępowania arbitrażowego.

Arbitrzy i przedstawiciele Stron mogą uczestniczyć w tym spotkaniu za pośrednictwem dowolnych środków, w tym telefonu, wideokonferencji lub innych środków komunikacji elektronicznej.

IV. Oświadczenia pisemne

12. Strona skarżąca składa swoje oświadczenie pisemne nie później niż 20 dni od dnia powołania organu arbitrażowego. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, składa swoje oświadczenie pisemne nie później niż 20 dni od dnia doręczenia oświadczenia pisemnego Strony skarżącej. Strona skarżąca może podjąć decyzję o złożeniu drugiego oświadczenia pisemnego w ciągu 15 dni od daty doręczenia oświadczenia pisemnego Strony, przeciwko której wysunięto zarzut. W takim przypadku Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, może przedłożyć swoją odpowiedź w ciągu 15 dni od dnia doręczenia drugiego oświadczenia pisemnego Strony skarżącej.

V. Działanie organu arbitrażowego

13. Wszystkie posiedzenia organu arbitrażowego prowadzi jego przewodniczący. Organ arbitrażowy może przekazać przewodniczącemu prawo podejmowania decyzji administracyjnych i proceduralnych.

14. O ile w rozdziale 13 tytułu VI Umowy lub w niniejszym regulaminie wewnętrznym nie postanowiono inaczej, organ arbitrażowy może prowadzić swoje działania za pośrednictwem dowolnych środków, w tym telefonu, wideokonferencji lub innych środków komunikacji elektronicznej.

15. W obradach organu arbitrażowego mogą brać udział wyłącznie arbitrzy, lecz organ arbitrażowy może zezwolić swoim asystentom na obecność podczas obrad.

16. Za sporządzenie wszelkich decyzji i sprawozdań odpowiada wyłącznie organ arbitrażowy; ich sporządzenie nie może zostać powierzone innemu podmiotowi.

17. W przypadku pojawienia się kwestii proceduralnych, których nie obejmują postanowienia rozdziału 13 tytułu VI Umowy lub jej załączników, organ arbitrażowy, po konsultacji ze Stronami, może przyjąć odpowiednią procedurę, która jest zgodna z tymi postanowieniami.

18. Organ arbitrażowy powinien zapewnić szybkie rozstrzygnięcie sporu. Jeżeli organ arbitrażowy uzna, że w ramach postępowania organu arbitrażowego konieczna jest zmiana jakiegokolwiek terminu innego niż terminy określone w rozdziale 13 tytułu VI Umowy lub dokonanie jakichkolwiek innych zmian proceduralnych lub administracyjnych, informuje Strony na piśmie o powodach takich zmian lub dostosowań, wskazując potrzebny termin lub stosowną zmianę. Organ arbitrażowy może przyjąć taką zmianę lub dostosowanie po konsultacji ze Stronami.

VI. Zastąpienie arbitra

19. Jeżeli Strona uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania i w związku z tym powinien zostać zastąpiony, Strona ta powiadamia o tym drugą Stronę w terminie 15 dni od dnia uzyskania wystarczających dowodów na zarzucane arbitrowi niespełnianie wymogów.

20. Strony konsultują się w terminie 15 dni po dniu powiadomienia, o którym mowa w pkt 19. Strony informują arbitra o zarzucie niespełnienia wymogów i mogą zwrócić się do niego o podjęcie działań naprawczych. Mogą również, za obopólną zgodą, odwołać arbitra i wybrać nowego arbitra zgodnie z art. 321 Umowy.

21. Jeśli Strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia arbitra, który nie jest przewodniczącym organu arbitrażowego, każda ze Stron może wystąpić o przekazanie sprawy przewodniczącemu organu arbitrażowego, którego decyzja jest ostateczna.

Jeżeli przewodniczący organu arbitrażowego uzna, że arbiter nie spełnia wymogów określonych w kodeksie postępowania, arbiter zostaje odsunięty i dokonuje się wyboru nowego arbitra zgodnie z art. 321 Umowy.

22. Jeśli Strony nie dojdą do porozumienia co do konieczności zastąpienia przewodniczącego, każda ze Stron może wystąpić z wnioskiem o przekazanie sprawy jednej z pozostałych osób z części listy sporządzonej zgodnie z art. 339 Umowy, zawierającej nazwiska kandydatów na przewodniczącego. Osobę tę wybiera w drodze losowania przewodniczący Komitetu Partnerstwa lub osoba, której przewodniczący powierzył swoje obowiązki. Decyzja wybranej osoby dotycząca konieczności zastąpienia przewodniczącego jest ostateczna.

Jeżeli osoba ta uzna, że przewodniczący nie spełnia wymogów określonych w kodeksie postępowania, przewodniczący zostaje odsunięty i dokonuje się wyboru nowego przewodniczącego zgodnie z art. 321 Umowy.

VII. Posiedzenia

23. Zgodnie z harmonogramem ustalonym na podstawie pkt 11, po konsultacji ze Stronami i innymi arbitrami przewodniczący organu arbitrażowego powiadamia Strony o dniu, godzinie i miejscu posiedzenia. Informacje te są podawane do wiadomości publicznej przez Stronę, na której terytorium odbywa się posiedzenie.

24. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenie odbywa się w Brukseli, gdy Stroną skarżącą jest Republika Armenii, a w Erywaniu, gdy Stroną skarżącą jest Unia Europejska. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, odpowiada za logistyczne zarządzanie posiedzeniem i ponosi związane z nim koszty.

25. Niezależnie od postanowień pkt 24 organ arbitrażowy może, na wniosek jednej ze Stron, podjąć decyzję o przeprowadzeniu wirtualnego lub hybrydowego posiedzenia i dokonać odpowiednich ustaleń, uwzględniając prawo do rzetelnego postępowania i potrzebę zapewnienia przejrzystości, zgodnie z art. 335 ust. 3 Umowy.

26. Organ arbitrażowy może zwoływać dodatkowe posiedzenia, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

27. Wszyscy arbitrzy muszą być obecni przez cały czas trwania posiedzenia.

28. O ile Strony nie postanowią inaczej, na posiedzeniu mogą być obecne następujące osoby, niezależnie od tego, czy posiedzenie ma charakter jawny:

a) przedstawiciele i doradcy Strony; oraz

b) asystenci, tłumacze ustni i inne osoby, których obecność jest wymagana przez organ arbitrażowy.

29. Najpóźniej pięć dni przed dniem posiedzenia każda ze Stron składa organowi arbitrażowemu i drugiej Stronie wykaz osób, które na posiedzeniu przedstawią argumenty ustne lub oświadczenia w imieniu tej Strony, oraz wykaz innych przedstawicieli i doradców, którzy będą obecni na posiedzeniu.

30. Organ arbitrażowy zapewnia, aby Strony były traktowane w równy sposób oraz aby przyznać im wystarczająco dużo czasu na przedstawienie ich argumentów.

31. Organ arbitrażowy może kierować pytania do każdej ze Stron w każdym momencie posiedzenia.

32. Organ arbitrażowy zapewnia przekazanie Stronom nagrania posiedzenia możliwie jak najszybciej po posiedzeniu.

33. W terminie dziesięciu dni od daty posiedzenia każda ze Stron może przedstawić dodatkowe oświadczenie pisemne dotyczące wszelkich kwestii, które pojawiły się w trakcie posiedzenia.

VIII. Pytania pisemne

34. Organ arbitrażowy może w każdym momencie postępowania zwracać się z pytaniami w formie pisemnej do jednej lub obu Stron. Wszelkie pytania skierowane do jednej ze Stron przekazuje się drugiej Stronie do wiadomości.

35. Każda Strona dostarcza również drugiej Stronie kopię swoich pisemnych odpowiedzi na pytania organu arbitrażowego. Druga Strona ma możliwość przedstawienia pisemnych uwag w odniesieniu do odpowiedzi Strony w terminie pięciu dni po doręczeniu takiej kopii. Na pisemny wniosek jednej ze Stron organ arbitrażowy może przedłużyć ten termin.

IX. Poufność

36. Obie Strony, arbitrzy, osoby, o których mowa w pkt 28, oraz wszelkie inne osoby pomagające w postępowaniu traktują jako poufne wszelkie informacje, które kwalifikują się jako poufne zgodnie z pkt 37. Przedkładając organowi arbitrażowemu oświadczenie pisemne zawierające informacje poufne Strona przekazuje również oświadczenie pisemne niezawierające informacji poufnych, które podaje się do wiadomości publicznej.

37. Informacje poufne obejmują:

a) poufne informacje handlowe;

b) informacje, które są chronione przed podaniem do publicznej wiadomości na mocy Umowy;

c) informacje chronione przed podaniem do wiadomości publicznej - w przypadku informacji Strony skarżącej - na mocy prawa Strony skarżącej, a w przypadku informacji pochodzących od Strony, przeciwko której wysunięto zarzut - na mocy prawa Strony, przeciwko której wysunięto zarzut;

d) informacje, których ujawnienie utrudniłoby egzekwowanie prawa lub

e) wszelkie inne informacje, które Strony zgodziły się uznać za poufne.

38. Jeżeli Strony nie zgadzają się co do tego, czy informacje kwalifikują się jako poufne, decyzję podejmuje organ arbitrażowy, na wniosek jednej ze Stron, po konsultacji ze Stronami.

39. Posiedzenia organu arbitrażowego odbywają się przy drzwiach zamkniętych, jeżeli oświadczenia lub argumenty Strony zawierają informacje poufne. W przypadku gdy posiedzenie organu arbitrażowego odbywa się przy drzwiach zamkniętych, Strony zachowują jego poufność.

X. Kontakty ex parte

40. Organ arbitrażowy nie spotyka się ani nie kontaktuje się ze Stroną pod nieobecność drugiej Strony.

41. Arbiter nie omawia jakichkolwiek aspektów związanych z przedmiotem postępowania ze Stroną ani z obiema Stronami pod nieobecność innych arbitrów.

42. Strona nie ma żadnego kontaktu z arbitrem. Wszelkie kontakty między Stroną a osobą, którą bierze się pod uwagę jako arbitra podczas dokonywania jego wyboru, ograniczają się do kwestii związanych z dyspozycyjnością i umową powołania.

XI. Oświadczenia amicus curiae

43. O ile Strony nie uzgodniły inaczej, w terminie pięciu dni od daty powołania organu arbitrażowego organ ten może otrzymać dobrowolne oświadczenia pisemne od osób fizycznych lub prawnych mających miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Strony, niezależnych od rządów Stron, ("oświadczenia amicus curiae") pod warunkiem że:

a) wpłynęły one do organu arbitrażowego w terminie określonym przez organ arbitrażowy, który nie może być późniejszy niż data pierwszego oświadczenia pisemnego Strony, przeciwko której wysunięto zarzut;

b) są one zwięzłe i w żadnym wypadku nie przekraczają 15 stron maszynopisu z podwójnymi odstępami między wierszami, włącznie z załącznikami;

c) dotyczą one bezpośrednio kwestii faktycznej lub prawnej rozpatrywanej przez organ arbitrażowy;

d) zawierają opis osoby składającej oświadczenie, w tym, w stosownych przypadkach, obywatelstwo lub siedzibę tej osoby, charakter jej działalności, status prawny, ogólne cele, źródło finansowania i wszelkie podmioty kontrolujące;

e) określają, jaki ta osoba ma interes w danym postępowaniu przed organem arbitrażowym oraz

f) sporządzone są w języku roboczym ustalonym zgodnie z pkt 47 i 48 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

44. Oświadczenia amicus curiae doręcza się Stronom, które mogą przedstawić swoje uwagi. Strony mogą przedłożyć organowi arbitrażowemu swoje uwagi w terminie 10 dni od dnia doręczenia im oświadczenia. Na pisemny wniosek jednej ze Stron organ arbitrażowy może przedłużyć ten termin.

45. Organ arbitrażowy wymienia w swoim sprawozdaniu wszystkie oświadczenia amicus curiae, które otrzymał zgodnie z pkt 43. Organ arbitrażowy nie jest zobowiązany odnosić się w swoim sprawozdaniu do argumentów przedstawionych w tych oświadczeniach. Jeżeli jednak organ arbitrażowy odniesie się do tych argumentów w swoim sprawozdaniu, uwzględnia również wszelkie uwagi przedstawione przez Strony zgodnie z pkt 44.

XII. Sprawy pilne

46. W sprawach pilnych, o których mowa w art. 323 Umowy, organ arbitrażowy - po zasięgnięciu opinii Stron - dostosowuje odpowiednio terminy określone w niniejszym regulaminie wewnętrznym. Organ arbitrażowy powiadamia Strony o tych dostosowaniach.

XIII. Język roboczy oraz tłumaczenia

47. Podczas konsultacji, o których mowa w art. 318 Umowy, a najpóźniej na spotkaniu organizacyjnym, o którym mowa w pkt 11, Strony dokładają wszelkich starań, aby uzgodnić wspólny język roboczy postępowania przed organem arbitrażowym.

48. Jeżeli Strony nie są w stanie uzgodnić wspólnego języka roboczego, językiem roboczym postępowania przed organem arbitrażowym jest język angielski.

49. Sprawozdania i decyzje organu arbitrażowego wydaje się w języku roboczym.

50. Jeżeli Strona przedkłada dokument w języku, który nie jest językiem roboczym, przedkłada równocześnie jego tłumaczenie dokonane na własny koszt.

XIV. Pozostałe procedury

51. Terminy określone w niniejszym regulaminie wewnętrznym dostosowuje się do terminów szczególnych przewidzianych przy wydawaniu sprawozdania lub decyzji przez organ arbitrażowy zgodnie z art. 328-331 Umowy.

ZAŁĄCZNIK  3

KODEKS POSTĘPOWANIA

1. Niniejszy kodeks postępowania organów arbitrażowych i mediatorów ma zastosowanie do postępowań w sprawie rozstrzygania sporów zgodnie z rozdziałem 13 tytułu VI Kompleksowej i wzmocnionej umowy o partnerstwie między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Republiką Armenii, z drugiej strony (zwanej dalej "Umową").

Definicje

2. Na potrzeby niniejszego kodeksu postępowania:

a) "arbiter" oznacza członka organu arbitrażowego powołanego na mocy art. 321 Umowy;

b) "kandydat" oznacza osobę, której nazwisko znajduje się na liście arbitrów, o której mowa w art. 339 Umowy, i którego bierze się pod uwagę jako arbitra podczas wyboru członków organu arbitrażowego zgodnie z art. 321 Umowy;

c) "asystent" oznacza osobę, która zgodnie z zasadami powołania arbitra, prowadzi badania lub pomaga temu arbitrowi;

d) "postępowanie", o ile nie określono inaczej, oznacza postępowanie organu arbitrażowego na podstawie rozdział 13 tytułu VI Umowy;

e) "pracownicy", w stosunku do arbitra, oznacza osoby, którymi kieruje i które kontroluje arbiter, inne niż asystenci; oraz

f) "mediator" oznacza osobę, która prowadzi mediacje zgodnie z art. 319 Umowy.

Zasady ogólne

3. Każdy kandydat i arbiter unika niestosownych zachowań lub wywoływania wrażenia takich zachowań, jest niezależny i bezstronny, unika bezpośrednich lub pośrednich konfliktów interesów i przestrzega wysokich standardów postępowania, tak aby zachować uczciwość i bezstronność mechanizmu rozstrzygania sporów. Byli arbitrzy przestrzegają zobowiązań ustanowionych w pkt 16, 17, 18 i 19.

Obowiązek ujawnienia informacji

4. Przed potwierdzeniem swojego wyboru na arbitra na mocy rozdziału 13 tytułu VI Umowy kandydat ujawnia wszelkie interesy, powiązania lub kwestie, które mogą mieć wpływ na jego niezależność lub bezstronność lub które mogą racjonalnie wywoływać wrażenie niewłaściwego zachowania lub stronniczości w trakcie postępowania. W tym celu kandydat podejmuje wszelkie rozsądne wysiłki, aby rozpoznać wszelkie takie interesy, związki i kwestie.

5. Kandydat lub arbiter przedstawia na piśmie Komitetowi Partnerstwa ⁴ , do rozważenia przez Strony, kwestie dotyczące faktycznego lub potencjalnego naruszenia kodeksu postępowania.

6. Po dokonaniu wyboru arbitra, nadal podejmuje on wszelkie rozsądne wysiłki w celu zapoznania się z interesami, relacjami lub kwestiami, określonymi w pkt 4 oraz ujawnia je. Obowiązek ich ujawnienia ma charakter ciągły, co oznacza, że arbiter jest zobowiązany ujawniać wszelkie interesy, związki lub kwestie, które mogą wyniknąć na dowolnym etapie postępowania. Arbiter ujawnia takie interesy, związki lub kwestie, informując na piśmie Strony postępowania w sprawie rozstrzygnięcia sporu oraz Komitet Partnerstwa.

Obowiązki arbitrów

7. Po potwierdzeniu wyboru arbiter jest dyspozycyjny do wykonywania swoje obowiązków i wykonuje je sumiennie i sprawnie w toku całego postępowania, przestrzegając przy tym zasad uczciwości i staranności.

8. Arbiter bierze pod uwagę jedynie kwestie poruszane w trakcie postępowania i konieczne do sporządzenia sprawozdania organu arbitrażowego oraz nie przekazuje wykonania tego obowiązku innej osobie.

9. Arbiter podejmuje wszelkie właściwe kroki, aby zapewnić, że jego asystenci i personel znają pkt 3, 4, 5, 6, 17, 18 i 19 oraz ich przestrzegają.

10. Arbiter nie bierze udziału w kontaktach ex parte dotyczących postępowania.

Niezależność i bezstronność arbitrów

11. Arbiter jest niezależny i bezstronny oraz unika stwarzania wrażenia niewłaściwego zachowania lub stronniczości; nie działa pod wpływem własnych interesów, nacisków z zewnątrz, względów politycznych, żądań społecznych i lojalności w stosunku do jednej ze Stron lub z obawy przed krytyką.

12. Arbiter nie podejmuje w sposób bezpośredni ani pośredni żadnych zobowiązań ani nie przyjmuje żadnych korzyści, które mogłyby w jakikolwiek sposób zakłócić właściwe wykonywanie jego obowiązków lub stworzyć wrażenie zakłócenia ich właściwego wykonywania.

13. Arbiter nie wykorzystuje swojego stanowiska w organie arbitrażowym do realizacji interesów osobistych lub prywatnych. Arbiter unika podejmowania działań, które mogą sprawiać wrażenie, że inne osoby mogą wywierać na niego wpływ.

14. Arbiter nie dopuszcza do tego, aby związki lub zobowiązania finansowe, handlowe, zawodowe, osobiste lub towarzyskie miały wpływ na jego postępowanie lub sądy.

15. Arbiter unika nawiązywania jakichkolwiek kontaktów lub uzyskiwania korzyści finansowych, które mogą mieć wpływ na jego bezstronność lub mogłyby wywołać uzasadnione wrażenie niewłaściwego zachowania lub stronniczości.

Zobowiązania byłych arbitrów

16. Wszyscy byli arbitrzy unikają działań mogących stwarzać wrażenie, że wykonując swoje obowiązki, byli stronniczy lub odnosili korzyści z decyzji lub orzeczenia organu arbitrażowego.

Poufność

17. Arbiter lub były arbiter w żadnym momencie nie ujawnia ani nie wykorzystuje żadnych niedostępnych publicznie informacji dotyczących postępowania lub uzyskanych w trakcie postępowania, z wyjątkiem ujawnienia lub wykorzystania do celów tego postępowania, i w żadnym przypadku nie ujawnia ani nie wykorzystuje takich informacji dla uzyskania osobistych korzyści lub korzyści dla innych, lub aby zaszkodzić interesom innych.

18. Arbiter nie ujawnia decyzji zespołu arbitrażowego ani jej części przed jej opublikowaniem zgodnie rozdziałem 13 tytułu VI Umowy.

19. Arbiter ani były arbiter w żadnym momencie nie ujawnia treści obrad organu arbitrażowego ani poglądów innego arbitra.

Wydatki

20. Każdy arbiter rejestruje czas poświęcony na postępowanie i sporządza końcowe rozliczenie czasu oraz poniesionych wydatków, a także czasu i wydatków swojego asystenta i pracowników.

Mediatorzy

21. Niniejszy kodeks postępowania stosuje się odpowiednio do mediatorów oraz ich asystentów i pracowników.

1 Do celów niniejszego mechanizmu mediacji termin "Komitet Partnerstwa" odnosi się do posiedzenia Komitetu Partnerstwa w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu.

2 Do celów niniejszego regulaminu wewnętrznego termin "Komitet Partnerstwa" odnosi się do posiedzenia Komitetu Partnerstwa w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu.

3 Komitet Partnerstwa może podjąć decyzję o powierzeniu organowi zewnętrznemu zarządzania procedurami rozstrzygania sporów na podstawie rozdziału 13 tytułu VI Umowy lub udzielania wsparcia. Decyzja taka zawiera również informacje na temat kosztów powstałych w wyniku takiego powierzenia.

4 Do celów kodeksu postępowania termin "Komitet Partnerstwa" odnosi się do posiedzenia Komitetu Partnerstwa w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2025.861
• Rodzaj: decyzja
• Tytuł: Decyzja 1/2024 (2025/861) w sprawie przyjęcia mechanizmu mediacji, regulaminu wewnętrznego i kodeksu postępowania
• Data aktu: 2024-10-25
• Data ogłoszenia: 2025-05-08
• Data wejścia w życie: 2024-10-25