Rezolucja 2024/2262 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2022

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2024/2262

z dnia 11 kwietnia 2024 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2022

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2022,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0082/2024),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej ("Centrum") na rok budżetowy 2022 wyniósł 49 839 955 EUR, co oznacza spadek o 6,02 % w stosunku do 2021 r.; mając na uwadze, że 95,80 % budżetu Centrum pochodzi z bezpośrednich składek instytucji, innych agencji i organów;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Centrum za rok budżetowy 2022 ("sprawozdanie Trybunału") Trybunał Obrachunkowy ("Trybunał") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Centrum jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw w odniesieniu do dochodów są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach; mając na uwadze, że Trybunał stwierdził nieprawidłowe płatności na łączną kwotę 1,3 mln EUR, z czego 0,6 mln EUR dotyczyło uznania przez Trybunał, że uzasadnienie wyboru niektórych postępowań o udzielenie zamówienia bez uprzedniego powiadomienia było niewystarczające, a 0,7 mln EUR - niemonitorowania przez Centrum wykorzystania pułapów finansowych na poziomie poszczególnych procedur i umów ramowych dotyczących tłumaczeń pisemnych, które łącznie stanowiły 2,4 % środków na płatności dostępnych w 2022 r., a tym samym przekroczenie progu istotności ustalonego na potrzeby kontroli i skutkuje wydaniem opinii z zastrzeżeniami na temat legalności i prawidłowości płatności leżących u podstaw rozliczeń Centrum; mając na uwadze, że z wyjątkiem tych nieprawidłowych płatności Trybunał stwierdził, że operacje leżące u podstaw rozliczeń w odniesieniu do płatności za rok zakończony 31 grudnia 2022 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w roku budżetowym 2022 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania w odniesieniu do środków na zobowiązania na omawiany rok w wysokości 89,08 %, co oznacza wzrost o 5,55 % w porównaniu z rokiem 2021; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności na omawiany rok wyniósł 83,50 %, co oznacza wzrost o 6,99 % w porównaniu z rokiem 2021;

2. zauważa, że pierwotny budżet Centrum na 2022 r. (49,0 mln EUR) był przedmiotem jednego budżetu korygującego przyjętego przez zarząd Centrum we wrześniu 2022 r. i miał na celu uwzględnienie zaktualizowanych prognoz otrzymanych od klientów oraz wyników przeprowadzonego przez Centrum przeglądu wszystkich pozycji wydatków; zauważa również, że ostateczny wynik budżetu na 2022 r. obejmuje wynik faktycznego obliczenia wyniku budżetu za 2022 r. (minus 0,05 mln EUR) plus wynik budżetu na 2021 r. w wysokości 1,1 mln EUR, z czego 2,3 mln EUR przesunięto do "Rezerwy na stabilizację cen" w celu zapewnienia stabilności budżetowej Centrum w przyszłości, co skutkuje wykonaniem budżetu w 2023 r. polegającym na deficycie w wysokości 1,2 mln EUR;

Wydajność

3. zauważa, że ogólny wskaźnik wykonania programu prac Centrum na 2022 r. wyniósł 89,6 % zgodnie z budżetem korygującym nr 1/2022; ubolewa, że wskaźnik ten jest niższy niż w 2021 r. (93,4 %), co oznacza koniec pozytywnej tendencji poprawy w ujęciu rok do roku od 2018 r., kiedy to wskaźnik wykonania wyniósł 82,4 %;

4. odnotowuje, że przetłumaczono, zmodyfikowano, edytowano i zmieniono 348 070 stron dokumentów, co oznacza spadek o 5,2 % w porównaniu z 2021 r. (367 264 strony); zauważa, że w 2022 r. w odniesieniu do unijnych znaków towarowych liczba przetłumaczonych stron (239 964) spadła o dalsze 12,6 % w porównaniu z 2021 r. (274 706 stron), co oznacza kontynuację znacznej tendencji spadkowej; zauważa, że przy łącznej liczbie 588 033 stron przetłumaczonych w 2022 r. faktyczna liczba zmniejszyła się o 8,4 % w porównaniu z 2021 r.;

5. uznaje osiągnięcia Centrum w 2022 r., takie jak opracowanie nowej strategii na lata 2024-2027 mającej na celu zwiększenie jego wpływu w szerszym kontekście wielojęzyczności w epoce cyfrowej, świadczenie dostosowanych do potrzeb usług, w tym na rzecz nowego klienta, Prokuratury Europejskiej, dalszy rozwój interaktywnej europejskiej bazy terminologicznej (IATE) oraz wsparcie i utrzymanie międzyinstytucjonalnego portalu terminologicznego EurTerm; zauważa ponadto, że Centrum zaktualizowało stosowaną technologię tłumaczenia wspomaganego komputerowo, Trados Studio 2021, a także moduły do zarządzania pamięciami tłumaczeniowymi i tworzenia serii projektów;

6. zauważa, że respondenci biorący udział w dorocznym badaniu satysfakcji klientów przeprowadzonym w 2022 r. (odsetek odpowiedzi - 36 %) wyrazili duże zadowolenie z usług Centrum i wzajemnych relacji, a ich priorytetami według ważności pozostają jakość tłumaczeń, jakość relacji, terminy, cena, kombinacje językowe i formatowanie;

Wydajność i poprawa wyników

7. przyznaje, że rok 2022 był dla Centrum trudny, biorąc pod uwagę otoczenie zewnętrzne związane z wojną w Ukrainie, utrzymujący się wpływ COVID-19, wzrost kosztów energii i inflację i wynikający z nich wzrost kosztów wewnętrznych dotyczących budynków i wynagrodzeń pracowników Centrum; zauważa z uznaniem, że pomimo ograniczenia tłumaczeń przez niektórych klientów Centrum oraz dzięki inwestycjom w technologie i przyrost wydajności Centrum przedstawiło strukturę cen na 2023 r. ze stabilnymi cenami, co w ujęciu realnym stanowi obniżkę cen;

8. uznaje ważną rolę Centrum i jego służb tłumaczeniowych w racjonalizacji metod pracy agencji unijnych, pozwalającą osiągać korzyści skali, a także zagospodarować ewentualne nadwyżki pracy instytucji Unii, które dysponują własnymi służbami tłumaczeniowymi;

9. odnotowuje, że Centrum poczyniło znaczący krok w kierunku zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska, podpisując nową umowę najmu i zmniejszając powierzchnię biurową o 33 %, przy jednoczesnym utworzeniu nowych przestrzeni roboczych, w tym kafeterii;

10. zauważa, że Centrum stopniowo optymalizowało strukturę i metody pracy oraz wdrożyło środki na rzecz oszczędności kosztowej w całym modelu biznesowym, na przykład wprowadzając narzędzia Komisji, takie jak ABAC, SYSPER, MIPS i ARES; na podstawie odpowiedzi Centrum w odniesieniu do SYSPER zauważa, że w 2022 r. rozpoczęto wdrażanie nowego modułu digitalizacji danych osobowych; zauważa ponadto, że Centrum wprowadziło narzędzie selekcji i rekrutacji Systal i w 2022 r. zoptymalizowało jego wykorzystanie;

11. z zadowoleniem przyjmuje to, że Departament Administracji Centrum poprawił swoje wyniki dzięki przeglądowi i zmianie metod pracy, przy jednoczesnym wprowadzeniu nowych technologii w celu usprawnienia swojej działalności, co doprowadziło do zwiększenia wydajności, obniżenia kosztów i ogólnej poprawy jakości pracy;

12. zauważa z zadowoleniem, że Centrum było jedną z agencji uczestniczących w inicjatywie "Joint EU Forces on AI", zainicjowanej przez Europejski Urząd ds. Bezpieczeństwa Żywności;

13. na podstawie sprawozdania Trybunału z zadowoleniem zauważa, że Centrum jest jedną z tych agencji, które mają plany instytucjonalne na rzecz poprawy efektywności energetycznej i neutralności klimatycznej działalności; ubolewa, że Centrum nie uzyskało jeszcze certyfikatu systemu ekozarządzania i audytu (EMAS), ale cieszy się, że aktywnie analizuje ono możliwość rozpoczęcia procedury rejestracji w EMAS w najbliższej przyszłości; zauważa, że Centrum zobowiązuje się do ciągłej poprawy efektywności środowiskowej i w codziennym działaniu opiera się na ogólnych zasadach EMAS i ISO 14001; z zadowoleniem przyjmuje działania Centrum służące zmniejszeniu zużycia gazu i energii elektrycznej w jego siedzibie w okresie od 1 listopada 2022 r. do 31 marca 2023 r.;

Polityka kadrowa

14. zwraca uwagę, że na dzień 31 grudnia 2022 r. plan zatrudnienia został wykonany w 93,78 % - powołano na stanowiska 46 urzędników i 135 pracowników zatrudnionych na czas określony spośród 51 stanowisk dla urzędników i 142 stanowisk dla pracowników zatrudnionych na czas określony, zatwierdzonych w budżecie Unii (zatwierdzono 193 stanowisk, jak w 2021 r.); odnotowuje ponadto, że w 2022 r. w Centrum pracowało 20 pracowników kontraktowych;

15. przyjmuje do wiadomości podział stanowisk w Centrum w 2022 r. według kryterium płci: stanowiska kierownicze wyższego i średniego szczebla zajmowało 8 kobiet (42 %) i 11 mężczyzn (58 %), w zarządzie zasiadało 38 mężczyzn (59 %) i 26 kobiet (41 %), natomiast wśród personelu ogółem zatrudnionych było 76 mężczyzn (38 %) i 125 kobiet (62 %); dostrzega niedostateczną reprezentację mężczyzn w ogólnej liczbie personelu Centrum; przypomina o znaczeniu zapewnienia równowagi płci i zwraca się do Centrum, aby pracowało nad zapewnieniem równowagi płci wśród pracowników, kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla oraz na szczeblu zarządu; zwraca się do Komisji i państw członkowskich, aby podczas mianowania kandydatów na członków zarządu Centrum uwzględniały znaczenie równowagi płci; zauważa dużą liczebność zarządu, która nie ułatwia podejmowania decyzji i komplikuje zarządzanie;

16. zauważa, że Centrum wprowadziło wspólną politykę zapobiegania nękaniu psychicznemu i molestowaniu seksualnemu, która obejmuje procedurę formalną i nieformalną, a procedurę nieformalną mogą prowadzić wyznaczeni zaufani doradcy; odnotowuje odpowiedź Centrum, zgodnie z którą w 2022 r. nie zgłoszono przypadków molestowania;

17. zauważa z zaniepokojeniem, że w 2022 r. liczba godzin nadliczbowych, o które wnioskowano i które zostały zatwierdzone przez kierownictwo, wzrosła z 112 do 252, co oznacza zwiększenie o 125 % w porównaniu z 2021 r.; na podstawie odpowiedzi Centrum zauważa, że w 2022 r. rotacja wyniosła 7 % (bez emerytur);

Zamówienia

18. wyraża zaniepokojenie w związku z zawartą w sprawozdaniu Trybunału uwagą, że w 2021 r. dopuściło się kilku uchybień w trzech zamówieniach publicznych, podpisując umowy bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu; uzasadnienie tego potrzebą ochrony praw wyłącznych i pilną koniecznością Trybunał uznał za niewystarczające; zauważa, że w 2022 r. tylko jedna z tych trzech umów była otwarta i dokonano płatności jednej płatności na kwotę 0,6 mln EUR, a uwaga Trybunału pozostaje otwarta; zauważa, że opinia z zastrzeżeniami Trybunału dotycząca wydatków Centrum w 2022 r. obejmuje tę płatność;

19. z zaniepokojeniem odnotowuje opinię z zastrzeżeniami Trybunału, zgodnie z którą nieprawidłowe były płatności wynoszące 0,1 mln EUR oraz dwie umowy o wartości 110 000 EUR i 52 000 EUR, z którymi płatności te były związane i które Centrum postanowiło negocjować z jednym dostawcą bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu; zauważa, że Centrum uzasadniło wybór procedury pilną koniecznością, ale Trybunał uznał to uzasadnienie za niewystarczające; ponadto przyjmuje do wiadomości odpowiedź Centrum, zgodnie z którą podjęło ono decyzję o udzieleniu zamówienia na rozszerzenie usługi w drodze procedury negocjacyjnej, ponieważ nie znaleziono rozwiązania dotyczącego przejścia od poprzedniej do nowej umowy ramowej;

20. zwraca ponadto uwagę na opinię Trybunału z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości płatności dokonanych w 2022 r. w związku ze 117 odrębnymi umowami ramowymi wynikającymi z jednego postępowania dotyczącego tłumaczenia tekstów; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że ogólnego pułapu tej procedury, wynoszącego 1 mln EUR, nie określono w powiązanych umowach ramowych; ubolewa, że w ustaleniu tym stwierdzono naruszenie art. 2 ust. 31 rozporządzenia finansowego; zauważa ponadto, że Centrum nie monitorowało wykorzystania tego ogólnego pułapu ani na poziomie indywidualnej umowy ramowej, ani w odniesieniu do całej procedury, a jedynie powiązane wydatki na poziomie danej linii budżetowej; ubolewa, że doprowadziło to do nieprawidłowego wypłacenia kwoty 0,5 mln EUR przekraczającej ten pułap; na podstawie odpowiedzi Centrum odnotowuje działania podjęte przez Centrum w celu poprawy jego systemów kontroli w tej dziedzinie, a mianowicie opracowanie raportu Business Objects zawierającego wykaz wszystkich obowiązujących umów ramowych i wszelkie niezbędne szczegóły dotyczące wykorzystania pułapu każdej z tych umów; w tym kontekście z zadowoleniem przyjmuje opracowanie rozwiązań technicznych, które automatycznie wykrywają, zwracają uwagę lub wysyłają ostrzeżenia e-mail w przypadku osiągnięcia różnych wskaźników wykorzystania budżetu (75 % i 90 %);

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

21. zauważa, że na stronie internetowej Centrum nie są publikowane życiorysy członków zarządu, natomiast zamieszczono tam natomiast deklaracje o braku konfliktu interesów większości tych osób; zwraca uwagę, że na stronie internetowej Centrum opublikowano deklarację interesów dyrektor i jej CV; na podstawie sprawozdania Centrum w sprawie środków wprowadzonych przez Centrum w związku z absolutorium z wykonania budżetu Centrum za rok budżetowy 2021 zauważa, że Centrum nadal pracuje nad rozwiązaniem, które umożliwi członkom zarządu samodzielne przesyłanie i aktualizację deklaracji interesów i życiorysów; apeluje do Centrum, aby zakończyło ten krok techniczny i aby informowało organ udzielający absolutorium o postępach poczynionych w tej sprawie do czasu opublikowania wszystkich dokumentów wszystkich członków zarządu;

22. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że kandydaci i pracownicy podpisują deklaracje interesów przed zatrudnieniem, w trakcie zatrudnienia i przed powrotem z urlopu z przyczyn osobistych lub urlopu bezpłatnego; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że pracownicy zaangażowani w prace komisji rekrutacyjnych zajmujących się rekrutacją personelu lub komisji oceniających w ramach zaproszeń do składania ofert muszą wypełnić deklarację poufności i braku konfliktu interesów; na podstawie odpowiedzi Centrum odnotowuje, że w 2022 r. nie odnotowano żadnych przypadków konfliktu interesów ani nie sygnalizowano nieprawidłowości;

23. zauważa, że ze względu na charakter podstawowych zadań Centrum nie dochodzi do spotkań z lobbystami, a Centrum nie planuje obecnie wprowadzenia wewnętrznej strategii antykorupcyjnej;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

24. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w trzech skontrolowanych postępowaniach o udzielenie zamówienia na usługi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia pominięto istotne kryteria pozwalające ocenić zdolność techniczną i zawodową oferentów i nie określono zestawu odpowiednich, konkretnych i mierzalnych minimalnych poziomów zdolności finansowej, poniżej których złożona oferta nie byłaby przyjęta; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Centrum, zgodnie z którą w procedurach tych wykorzystano starsze szablony dokumentacji przetargowej, a nowe szablony stosowane przez Centrum wymagają jednoznacznego określenia i wpisania odpowiednich danych;

25. zauważa, że na początku 2022 r. Centrum miało pięć otwartych zaleceń z audytu wynikających z dwóch audytów służb audytu wewnętrznego (IAS); zauważa w tym kontekście, że do końca 2022 r. zamknięto dwa zalecenia dotyczące audytu IAS z 2019 r. w sprawie systemu zarządzania przepływem pracy tłumaczeniowej Centrum oraz jedno z trzech zaleceń z audytu IAS z 2021 r. w sprawie planowania i budżetowania; zauważa ponadto, że w przypadku dwóch pozostałych zaleceń, z których żadnego nie oznaczono jako "bardzo ważne" lub "krytyczne", podjęto działania, a ryzyko rezydualne jest minimalne;

26. zauważa, że w następstwie uwagi Trybunału za rok budżetowy 2021 dotyczącej niedociągnięć stwierdzonych w dokumentacji Centrum w kilku postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego Centrum zmieniło procedury udzielania zamówień i szablony; zauważa, że uwaga ta ma teraz status zamkniętej; zauważa, że w 2022 r. Centrum sfinalizowało i przyjęło nowy plan działania w zakresie zwalczania nadużyć finansowych na lata 2022 i 2023 oraz sfinalizowało ostatnie niezakończone działania z poprzedniego planu;

27. z zadowoleniem przyjmuje pomyślnie zakończone w 2022 r. kontrole jakości, które zapewniają kierownictwu Centrum dodatkową pewność co do skuteczności, wydajności i zgodności skontrolowanych procedur; zauważa, że w odniesieniu do skontrolowanych procedur nie odnotowano odstępstw, a w sprawozdaniach z kontroli zidentyfikowano i uzgodniono szereg uwag i sugestii dotyczących usprawnień, które następnie przeniesiono do planów działania dotyczących wdrażania;

Inne uwagi

28. docenia wysiłki Centrum w 2022 r. na rzecz zwiększenia jego widoczności w społeczeństwie; zwraca uwagę na lepsze wskaźniki Centrum dotyczące mediów społecznościowych: w 2022 r. liczba abonentów kont w mediach społecznoś- ciowych (Facebook, LinkedIn, Twitter) wzrosła o 11 %; wyraża uznanie dla Centrum za to, że nadal koncentruje się ono na lepszym informowaniu klientów, zewnętrznych dostawców usług językowych, partnerów instytucjonalnych i opinii publicznej poprzez ulotki, filmy instruktażowe dotyczące wewnętrznych i zewnętrznych narzędzi przepływu pracy czy filmy promujące usługę postedycji, co pozwala dotrzeć do szerszego grona odbiorców; zauważa, że w 2022 r. działania informacyjne Centrum obejmowały wymianę najlepszych praktyk z uniwersytetami i środowiskiem tłumaczy z całego świata (podcast memoQ, konferencja Nordic TechKomm w Danii);

29. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 11 kwietnia 2024 r. ²  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 38 z 31.1.2023, s. 38.

2 Teksty przyjęte, P9_TA(2024)0280.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2024.2262
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2024/2262 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej za rok budżetowy 2022
• Data aktu: 11/04/2024
• Data ogłoszenia: 10/10/2024