Decyzja wykonawcza 2024/1697 w sprawie ustanowienia Rady Audytowej Instrumentu na rzecz Ukrainy

DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI (UE) 2024/1697

z dnia 12 czerwca 2024 r.

w sprawie ustanowienia Rady Audytowej Instrumentu na rzecz Ukrainy

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/792 z dnia 29 lutego 2024 r. w sprawie ustanowienia Instrumentu na rzecz Ukrainy ¹ , w szczególności jego art. 36,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 36 rozporządzenia (UE) 2024/792 w ramach Instrumentu na rzecz Ukrainy należy ustanowić Radę Audytową w celu zwiększenia skuteczności ukraińskiego systemu zarządzania i kontroli w odniesieniu do finansowania unijnego, a w szczególności w celu zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji, konfliktom interesów i nieprawidłowościom.

(2) Rada Audytowa powinna zostać ustanowiona w trybie pilnym, aby umożliwić Ukrainie złożenie pierwszego wniosku o płatność zgodnie z art. 36 rozporządzenia (UE) 2024/792,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Ustanowienie

Niniejszym ustanawia się Radę Audytową Instrumentu na rzecz Ukrainy na okres od dnia przyjęcia niniejszej decyzji do dnia 30 czerwca 2028 r.

Artykuł  2

Zadania

Rada Audytowa wspiera Komisję w ocenie skuteczności ukraińskiego systemu zarządzania i kontroli w odniesieniu do środków finansowych udostępnionych w ramach Instrumentu i w zwalczaniu niewłaściwego zarządzania finansowaniem unijnym w ramach Instrumentu na rzecz Ukrainy, w szczególności nadużyć finansowych, korupcji, konfliktu interesów i nieprawidłowości.

Artykuł  3

Skład i funkcjonowanie Rady Audytowej

1. Rada Audytowa składa się z trzech członków i ma siedzibę w Brukseli.

2. Komisja zapewnia członkom Rady Audytowej odpowiednie wsparcie logistyczne, w szczególności przestrzeń biurową i wsparcie informatyczne.

3. Radę Audytową wspomaga Sekretariat z siedzibą w Kijowie, kierowany przez Szefa Sekretariatu. Sekretariat będzie otrzymywał instrukcje i wytyczne od Przewodniczącego Rady Audytowej, który zostanie powołany zgodnie z art. 6 niniejszej decyzji.

4. Art. 2 decyzji Komisji 1999/396/WE, EWWiS, Euratom ²  dotyczącej zasad i warunków dochodzeń wewnętrznych w odniesieniu do przeciwdziałania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim nielegalnym działaniom godzącym w interesy Wspólnoty stosuje się do członków Rady Audytowej i ich pracowników, w tym pracowników Sekretariatu.

Artykuł  4

Powołanie, zakończenie kadencji i odwoływanie członków Rady Audytowej

1. Członkowie Rady Audytowej są powołani przez Komisję w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Kadencja członków Rady Audytowej rozpoczyna się w dniu wskazanym w decyzji o powołaniu członków Rady Audyto- wej.

2. Członkowie Rady Audytowej są obywatelami Unii i posiadają udokumentowane osiągnięcia w dziedzinie audytu, monitorowania i kontroli lub zwalczania nadużyć finansowych, korupcji, konfliktów interesów i nieprawidłowości, najlepiej nabyte na wyższych stanowiskach w instytucjach UE lub organach publicznych państw członkowskich.

3. Członkowie Rady Audytowej są powołani w charakterze specjalnych doradców Komisji w rozumieniu art. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ³  na okres dwóch lat. Ich umowy mogą być przedłużane i zapewniają ich pełną niezależność od wszelkich wpływów zewnętrznych przy wykonywaniu obowiązków. Członkowie Rady Audytowej przeszli postępowanie sprawdzające lub, jeżeli nie zostali jeszcze zweryfikowani, są gotowi poddać się postępowaniu sprawdzającemu w państwie członkowskim, którego są obywatelami.

4. Procedurę naboru przeprowadza Dyrektor Generalny DG NEAR przy wsparciu zespołu, którego członków wybiera on spośród pracowników najbardziej zainteresowanych dyrekcji generalnych Komisji. Zespół przedstawia Dyrektorowi Generalnemu wykaz kandydatów sporządzony na podstawie wyników zaproszenia do wyrażenia zainteresowania i późniejszych rozmów kwalifikacyjnych. Dyrektor Generalny wybiera członków Rady Audytowej oraz trzech zastępców, którzy zastępują członków Rady Audytowej, jeżeli nie są oni już w stanie lub nie zamierzają dalej wykonywać swoich zadań.

5. Jeżeli członek Rady Audytowej nie spełnia już warunków wymaganych do wykonywania swoich obowiązków, określonych w niniejszej decyzji i w zawartej z nim umowie, może on zostać odwołany przez Komisję.

6. Jeżeli dany członek Rady Audytowej nie jest w stanie wykonywać swoich obowiązków przez ograniczony czas z przyczyn zdrowotnych lub innych, Komisja, w porozumieniu z tym członkiem, może tymczasowo powołać zastępcę do czasu, gdy dany członek Rady Audytowej będzie w stanie wznowić wykonywanie swoich zadań, na okres, w którym nie jest on w stanie wykonywać swoich zadań.

7. Ograniczony czas, o którym mowa w ust. 6, nie może przekraczać sześciu miesięcy.

Artykuł  5

Powołanie Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego

1. Dyrektor Generalny DG NEAR wyznacza jednego z członków na Przewodniczącego Rady Audytowej i jednego na Wiceprzewodniczącego. Jeżeli na stanowisku powstaje wakat, jego obowiązki są wykonywane przez Wiceprzewodniczącego.

2. W przypadku wakatu na stanowisku Przewodniczącego jego obowiązki wykonuje Wiceprzewodniczący do czasu wyznaczenia nowego Przewodniczącego przez Dyrektora Generalnego DG NEAR.

Artykuł  6

Zakres odpowiedzialności Przewodniczącego

1. Przewodniczący reprezentuje Radę. Przewodniczy posiedzeniom Rady Audytowej i organizuje jej prace.

2. Przewodniczący może przekazać każdemu z członków Rady Audytowej i Szefowi Sekretariatu uprawnienia do podpisywania dokumentów w imieniu Rady Audytowej.

3. Przewodniczący ustala harmonogram i porządek obrad posiedzeń Rady Audytowej.

4. Przewodniczący jest odpowiedzialny za sporządzenie, w terminie 6 miesięcy od rozpoczęcia działalności przez Radę Audytową, jej regulaminu wewnętrznego.

Artykuł  7

Niezależność i obiektywizm

Członkowie Rady Audytowej i pracownicy Sekretariatu wykonują swoje funkcje w sposób całkowicie obiektywny i niezależny oraz działają zgodnie z najlepszymi mającymi zastosowanie międzynarodowymi praktykami, standardami i wytycznymi, w szczególności dotyczącymi audytu.

Artykuł  8

Organizacja posiedzeń

1. Rada Audytowa spotyka się co najmniej sześć razy do roku na posiedzeniach w Brukseli, a w uzasadnionych przypadkach posiedzenia mogą się odbywać w innych miejscach lub online. Rada Audytowa odbywa również, jeżeli pozwalają na to okoliczności, co najmniej sześć wizyt rocznie w Kijowie.

2. Przewodniczący zapewnia osiągnięcie na każdym posiedzeniu Rady Audytowej wymaganego kworum dwóch członków Rady Audytowej.

3. Przewodniczący dopilnowuje, aby posiedzenia Rady Audytowej służyły omawianiu ustaleń Sekretariatu, dostarczaniu wskazówek dotyczących prac Sekretariatu i składaniu sprawozdań Komisji.

4. W razie potrzeby Przewodniczący może zwołać dodatkowe posiedzenia, które mogą również odbywać się w formacie hybrydowym. Posiedzenia są organizowane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić w nich udział wszystkim członkom i zaproszonym gościom.

Artykuł  9

Sekretariat

1. Sekretariat Rady Audytowej składa się z zespołu specjalistów w dziedzinie zarządzania i kontroli, audytu i innych odpowiednich dziedzin wiedzy specjalistycznej, a także asystentów sekretariatu, zatrudnionych na podstawie umowy o świadczenie usług w wyniku procedury przetargowej ogłoszonej przez DG NEAR.

2. Pracami Sekretariatu kieruje Szef Sekretariatu, którym jest urzędnik Komisji powołany przez DG NEAR.

3. Sekretariat wspiera Radę Audytową w wykonywaniu jej zadań, a w szczególności gromadzi i, za pośrednictwem

Szefa Sekretariatu, przekazuje wszystkie istotne informacje.

Artykuł  10

Obserwatorzy

1. Komisja może zapraszać przedstawicieli państw członkowskich i innych darczyńców do udziału w działaniach Rady Audytowej. Komisja może zwrócić się do innych darczyńców wnoszących wkład na rzecz Instrumentu o wyznaczenie obserwatorów do Rady Audytowej.

2. Obserwatorzy mogą uczestniczyć w posiedzeniach Rady Audytowej w takim charakterze na zaproszenie Komisji i mogą mieć dostęp do informacji. Przewodniczący Rady Audytowej, z należycie uzasadnionych powodów, takich jak poufność lub ochrona danych, oraz po konsultacji z pozostałymi członkami Rady Audytowej, może odmówić obserwatorom dostępu do informacji.

3. Przewodniczący Rady Audytowej, po konsultacji z pozostałymi członkami Rady Audytowej, może zaprosić obserwatorów do udziału w obradach Rady Audytowej i wezwać ich do przedstawienia ustnych i pisemnych uwag.

4. Obserwatorzy nie uczestniczą w procesie przyjmowania sprawozdań lub zaleceń.

Artykuł  11

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

1. W przypadku gdy którykolwiek z członków Rady Audytowej lub jakakolwiek inna osoba uczestnicząca w posiedzeniach Rady Audytowej, w tym jako obserwator, znajdzie się w sytuacji konfliktu interesów lub sytuacji, która mogłaby być postrzegana jako taka przez opinię publiczną, niezwłocznie informuje o tym pozostałych członków Rady Audytowej i Sekretariat oraz powstrzymuje się od udziału w odpowiednich obradach oraz w przyjmowaniu odpowiednich sprawozdań i zaleceń Rady Audytowej.

2. W sytuacji opisanej w ust. 1 Przewodniczący Rady Audytowej po należytym zapoznaniu się z sytuacją wprowadza wszelkie stosowne środki.

3. Przewodniczący Rady Audytowej informuje Dyrektora Generalnego DG NEAR o każdej sytuacji opisanej w ust. 1, jak tylko się o niej dowie.

Artykuł  12

Zadania Rady Audytowej

1. Rada Audytowa wspiera Komisję stale monitorując system zarządzania i kontroli Ukrainy w odniesieniu do wykorzystania finansowania unijnego w ramach Instrumentu oraz sygnalizując wszelkie problemy systemowe lub potencjalne słabości tego systemu. Rada Audytowa ocenia między innymi systemy, które Ukraina posiada, mające na celu unikanie ewentualnych przypadków nadużyć finansowych, korupcji, konfliktów interesów i wszelkich innych nieprawidłowości w odniesieniu do wszelkich wydatków finansowanych w ramach Instrumentu, zaradzenie takim przypadkom, zgłaszanie ich, skuteczne zajmowanie się nimi, prowadzenie postępowań przygotowawczych oraz wnoszenie i popieranie oskarżeń.

2. Rada Audytowa ma prawo zwrócić się o informacje do właściwych organów oraz przeprowadzić, w dowolnym momencie, w tym za pośrednictwem swojego Sekretariatu, własne weryfikacje i kontrole na miejscu ukraińskiego systemu zarządzania i kontroli, a także procedur i wydatków związanych z realizacją etapów określonych w decyzji wykonawczej Rady w sprawie zatwierdzenia oceny Planu Ukrainy, które zostały już ocenione przez Komisję za pośrednictwem kwartalnych wniosków o płatność. Odnośne sprawozdania zawierają, w stosownych przypadkach, zalecenia dla Ukrainy dotyczące usprawnienia jej systemu zarządzania i kontroli i są udostępniane Komisji. Rada Audytowa działa bez uszczerbku dla uprawnień Komisji, OLAF-u, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego oraz Prokuratury Europejskiej.

3. Rada Audytowa przedkłada Komisji sprawozdania, w tym kopię zaleceń określonych w ust. 2, z częstotliwością co najmniej jednego sprawozdania co trzy miesiące na podstawie programu prac przedłożonego Komisji do wiadomości w terminie trzech miesięcy od daty rozpoczęcia działalności przez Radę. Sprawozdania te przedstawiają opinię Rady w odniesieniu do działania i skuteczności ukraińskiego systemu zarządzania i kontroli. Informacje, które Rada uzyskała lub o których istnieniu się dowiedziała, o wszelkich stwierdzonych przypadkach lub poważnych obawach związanych z niewłaściwym zarządzaniem wydatkami finansowanymi w ramach Instrumentu, są niezwłocznie udostępniane Komisji.

4. Rada Audytowa przyjmuje zalecenia dla Ukrainy we wszystkich przypadkach, w których - zdaniem Rady Audytowej - właściwe organy ukraińskie nie poczyniły niezbędnych kroków w celu zapobieżenia nadużyciom finansowym, korupcji, konfliktowi interesów i nieprawidłowościom, które wpłynęły lub co do których istnieje poważne ryzyko, że wpłyną na należyte zarządzanie finansami w odniesieniu do wydatków finansowanych w ramach Instrumentu, oraz wykrywania i eliminowania tych zjawisk, prowadzenia dochodzeń w ich sprawie i ich ścigania, a także we wszystkich przypadkach, w których stwierdzi niedociągnięcia wpływające na strukturę i funkcjonowanie systemu kontroli wprowadzonego przez organy ukraińskie.

5. Sprawozdania i informacje od Rady Audytowej, w stosownych przypadkach i we wszystkich przypadkach, w których konieczne są działania w celu zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji, konfliktom interesów, nieprawidłowościom lub wszelkim innym nielegalnym działaniom naruszającym interesy finansowe Unii, ich wykrywania, eliminowania, prowadzenia dochodzeń w ich sprawie i ich ścigania, są niezwłocznie przesyłane Komisji, Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Prokuraturze Europejskiej zgodnie z ich odpowiednimi kompetencjami. Rada Audytowa może również, w stosownych przypadkach, udostępniać swoje sprawozdania i informacje odpowiednim organom ukraińskim, zwłaszcza w przypadkach, gdy organy te muszą podjąć kroki w celu zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji, konfliktom interesów, nieprawidłowościom lub wszelkim innym nielegalnym działaniom naruszającym interesy finansowe Unii, ich wykrywania, eliminowania, prowadzenia dochodzeń w ich sprawie i ich ścigania.

6. Rada Audytowa zwraca się do Ukrainy o pomoc w uzyskaniu informacji i dokumentów, w tym wszelkich danych elektronicznych, i może zwrócić się do Ukrainy o wprowadzenie wszelkich niezbędnych środków w celu ułatwienia pracy osobom, którym powierzono przeprowadzenie weryfikacji i kontroli na miejscu, bez uszczerbku dla mających zastosowanie unijnych i ukraińskich przepisów dotyczących ochrony danych i bezpieczeństwa danych.

7. Rada Audytowa zapewnia regularny dialog i współpracę z Europejskim Trybunałem Obrachunkowym, a także z ukraińską Izbą Rozrachunkową i innymi instytucjami, stosownie do przypadku.

Artykuł  13

Ochrona i poufność danych

1. Każdy członek Rady Audytowej i personel pracujący dla Sekretariatu Rady Audytowej zapewnia ścisłą poufność informacji, które otrzymali za pośrednictwem lub w kontekście swojej pracy. W szczególności zapewniają oni ochronę informacji osobowych, poufnych i szczególnie chronionych informacji handlowych.

2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z mającymi zastosowanie odpowiednio przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ⁴ .

3. Rada Audytowa przyjmuje wewnętrzne procedury i polityki w zakresie ochrony danych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

4. Rada Audytowa przyjmuje wytyczne dotyczące ochrony informacji poufnych i szczególnie chronionych informacji handlowych.

Artykuł  14

Przyjmowanie sprawozdań i zaleceń

1. Przewodniczący i pozostali członkowie Rady Audytowej dążą do osiągnięcia konsensusu w sprawie treści sprawozdań i zaleceń. W przypadku braku konsensusu o ich treści decyduje większość członków Rady Audytowej. W przypadku równej liczby głosów decydujące znaczenie będzie miał głos Przewodniczącego. Przewodniczący lub dowolny członek Rady Audytowej może zgłosić wniosek o głosowanie.

2. Rada Audytowa przesyła Komisji swoje sprawozdania, w tym zalecenia dla Ukrainy. Komisja udostępnia te zalecenia Ukrainie.

3. Rada Audytowa stale monitoruje wdrażanie zaleceń.

Artykuł  15

Wejście w życie i stosowanie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 12 czerwca 2024 r.

1 Dz.U. L, 2024/792, 29.2.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/792/oj.

2 Decyzja Komisji z dnia 2 czerwca 1999 r. dotycząca zasad i warunków dochodzeń wewnętrznych w odniesieniu do przeciwdziałania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim nielegalnym działaniom godzącym w interesy Wspólnoty (Dz.U. L 149 z 16.6.1999, s. 57, ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/1999/396/oj).

3 Rozporządzenie nr 31 (EWG), 11 (EWEA) ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz.U. 45 z 14.6.1962, s. 1385/62), ostatnio zmienione w dniu 3 stycznia 2024 r. (Dz.U. C, C/2024/509, 3.1.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/C/2024/509/oj), https://eur-lex.eu uropa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20240101.

4 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2024.1697
• Rodzaj: decyzja
• Tytuł: Decyzja wykonawcza 2024/1697 w sprawie ustanowienia Rady Audytowej Instrumentu na rzecz Ukrainy
• Data aktu: 2024-06-12
• Data ogłoszenia: 2024-06-17
• Data wejścia w życie: 2024-06-17