Decyzja 1/2023 w sprawie sporządzenia listy osób, które chcą i są w stanie pełnić rolę eksperta, oraz przyjęcia regulaminu wewnętrznego zespołu ekspertów

DECYZJA nr 1/2023 KOMITETU DS. HANDLU I ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU NA MOCY UMOWY O PARTNERSTWIE GOSPODARCZYM MIĘDZY UNIĄ EUROPEJSKĄ A JAPONIĄ

z dnia 1 marca 2023 r.

w sprawie sporządzenia listy osób, które chcą i są w stanie pełnić rolę eksperta, oraz przyjęcia regulaminu wewnętrznego zespołu ekspertów [2023/1124]

KOMITET DS. HANDLU I ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU,

uwzględniając Umowę o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską a Japonią (zwaną dalej "umową"), w szczególności jej art. 16.18 ust. 2 i art. 16.18 ust. 4 lit. d),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Art. 16.18 ust. 4 lit. d) Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską a Japonią stanowi, że Komitet ds. Handlu i Zrównoważonego Rozwoju (zwany dalej "komitetem") ma sporządzić listę co najmniej 10 osób, które chcą i są w stanie pełnić rolę eksperta na podstawie tego artykułu.

(2) Art. 16.18 ust. 2 umowy stanowi, że komitet ma przyjąć regulamin wewnętrzny zespołu ekspertów,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Sporządza się listę osób, które chcą i są w stanie pełnić rolę eksperta, którą to listę określono w załączniku 1 do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Przyjmuje się regulamin wewnętrzny zespołu ekspertów, określony w załączniku 2 do niniejszej decyzji.

Artykuł  3

Lista osób i regulamin wewnętrzny zespołu ekspertów określone w załączniku 1 i załączniku 2 do niniejszej decyzji zgodnie z art. 16.18 ust. 2 i art. 16.18 ust. 4 lit. d) umowy są ważne od dnia przyjęcia niniejszej decyzji.

Sporządzono w Brukseli dnia 1 marca 2023 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  1

LISTA EKSPERTÓW O KTÓREJ MOWA W ART. 16.18 UST. 4 LIT. d) UMOWY O PARTNERSTWIE GOSPODARCZYM MIĘDZY UNIĄ EUROPEJSKĄ A JAPONIĄ

Część listy dla Unii Europejskiej

1. Jorge CARDONA

2. Karin LUKAS

3. Laurence BOISSON DE CHAZOURNES

4. Geert VAN CALSTER

Część listy dla Japonii

1. AGO Shin-ichi

2. TAKAMURA Yukari

3. TAMADA Dai

4. YAGI Nobuyuki

Część listy złożona z osób niebędących obywatelami żadnej ze stron, które mają pełnić rolę przewodniczącego zespołu ekspertów

1. Armand DE MESTRAL (Kanada)

2. Jennifer A. HILLMAN (Stany Zjednoczone)

3. Arthur Edmond APPLETON (Stany Zjednoczone)

4. Nathalie BERNASCONI (Szwajcaria)

ZAŁĄCZNIK  2

REGULAMIN WEWNĘTRZNY ZESPOŁU EKSPERTÓW

Podczas prac zespołu ekspertów ustanowionego na podstawie rozdziału 16 (Handel i Zrównoważony Rozwój) Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską a Japonią zastosowanie mają następujące zasady:

I. Definicje

1. W niniejszym regulaminie wewnętrznym:

a) "pracownicy administracyjni", w stosunku do eksperta, oznaczają osoby, którymi kieruje i które kontroluje ekspert, inne niż asystenci;

b) "doradca" oznacza osobę wyznaczoną przez stronę w celu doradzania lub pomocy tej stronie na potrzeby procedury zespołu ekspertów, inną niż przedstawiciele tej strony;

c) "umowa" oznacza Umowę o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską a Japonią;

d) "asystent" oznacza osobę, która, zgodnie z zasadami powołania eksperta, prowadzi badania lub pomaga temu ekspertowi;

e) "kodeks postępowania" oznacza kodeks postępowania arbitrów, o którym mowa w art. 21.30 umowy, przyjęty decyzją nr 1/2019 z dnia 10 kwietnia 2019 r. podjętą przez Wspólny Komitet ustanowiony na podstawie umowy;

f) "komitet" oznacza Komitet ds. Handlu i Zrównoważonego Rozwoju ustanowiony na podstawie art. 22.3 umowy;

g) "dni" oznaczają dni kalendarzowe;

h) "ekspert" oznacza członka zespołu ekspertów;

i) "zespół ekspertów" oznacza zespół ekspertów zwołany na mocy art. 16.18 ust. 1 umowy;

j) "postępowanie" oznacza prace zespołu ekspertów;

k) "przedstawiciel" w stosunku do strony oznacza urzędnika lub inną osobę z departamentu rządowego lub agencji rządowej lub wszelkich innych podmiotów publicznych strony oraz innego członka personelu, którego ta strona wyznacza na swojego przedstawiciela do celów postępowania zespołu ekspertów;

l) "strona wnioskująca" oznacza stronę, która składa wniosek o zwołanie zespołu ekspertów na mocy art. 16.18 ust. 1 umowy; oraz

m) "strona odpowiadająca" oznacza stronę, która otrzymuje od strony wnioskującej wniosek o zwołanie zespołu ekspertów na mocy art. 16.18 ust. 1 umowy.

II. Wyznaczenie ekspertów

2. Współprzewodniczący strony wnioskującej komitetu jest odpowiedzialny za organizację losowania, o którym mowa w art. 16.18 ust. 4 lit. c) umowy, i informuje współprzewodniczącego strony odpowiadającej, z należytym wyprzedzeniem, o dacie, godzinie i miejscu losowania. Współprzewodniczący strony odpowiadającej może być obecny lub być reprezentowany przez inną osobę podczas losowania. Mogą w nim uczestniczyć również przedstawiciele obu stron. W każdym wypadku losowanie przeprowadza się z udziałem strony lub stron, które są obecne.

3. Strony informują na piśmie każdą osobę, która została wyznaczona do pełnienia funkcji eksperta zgodnie z art. 16.18 umowy, o jej wyznaczeniu. Każda z tych osób informuje obie strony w terminie pięciu dni od daty powiadomienia o swoim wyznaczeniu, czy będzie mogła pełnić obowiązki członka organu arbitrażowego.

III. Kodeks postępowania

4. Kodeks postępowania stosuje się odpowiednio do ekspertów piastujących swoją funkcję w zespole ekspertów.

IV. Spotkanie organizacyjne

5. O ile strony nie uzgodnią inaczej, spotykają się one z zespołem w terminie siedmiu dni od daty jego ustano- wenia, aby omówić kwestie, które strony lub zespół uznają za stosowne, w tym:

a) wynagrodzenie wypłacane ekspertom i zwracane im wydatki, które są zgodne ze standardami i kryteriami WTO;

b) wydatki związane z asystentami lub pracownikami administracyjnymi, o których zatrudnieniu może zdecydować ekspert, pod warunkiem że całkowite wynagrodzenie asystentów lub pracowników administracyjnych każdego eksperta nie przekracza 50 % wynagrodzenia tego eksperta, o ile strony nie uzgodnią inaczej; oraz

c) harmonogram postępowania, który jest ustalany w oparciu o strefę czasową strony odpowiadającej.

Jedynie eksperci oraz przedstawiciele stron, którzy są urzędnikami lub innymi osobami w departamencie rządowym lub agencji rządowej lub w jakimkolwiek innym podmiocie publicznym, mogą brać udział w tym spotkaniu osobiście lub za pośrednictwem konferencji telefonicznej albo wideokonferencji.

V. Powiadomienia

6. Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne lub inne dokumenty przekazywane przez:

a) zespół ekspertów - przesyła się jednocześnie do obu stron;

b) stronę do zespołu ekspertów - przesyła się jednocześnie do wiadomości drugiej strony; oraz

c) stronę do drugiej strony - w stosownych przypadkach przesyła się jednocześnie do wiadomości zespołu ekspertów.

7. Wszelkich powiadomień, o których mowa w pkt 6, dokonuje się pocztą elektroniczną lub, w stosownych przypadkach, za pomocą dowolnych innych środków łączności, które zapewniają rejestrację wysłania powiadomienia. Powiadomienie takie uznaje się za doręczone w dniu jego wysłania, chyba że zostanie udowodnione, że było inaczej.

8. Niewielkie omyłki pisarskie występujące we wniosku, zawiadomieniu, oświadczeniu pisemnym lub innym dokumencie związanym z postępowaniem zespołu ekspertów można poprawić, dostarczając nowy dokument, w którym wyraźnie zaznaczono zmiany.

9. Jeżeli ostatni dzień na dostarczenie dokumentów przypada na dzień ustawowo wolny od pracy w Japonii lub Unii Europejskiej lub na jakikolwiek inny dzień, w którym urzędy rządu strony są nieczynne oficjalnie lub w wyniku działania siły wyższej, dokument uznaje się za otrzymany w następnym dniu roboczym. Podczas spotkania organizacyjnego, o którym mowa w pkt 5, każda ze stron przedstawia wykaz swoich dni ustawowo wolnych od pracy oraz wszelkich innych dni, w których jej urzędy są oficjalnie nieczynne. Każda ze stron zapewnia aktualizację swojej listy w trakcie pracy zespołu.

VI. Oświadczenia pisemne

10. Strona wnioskująca składa pisemne oświadczenie nie później niż 20 dni od dnia ustanowienia zespołu ekspertów. Strona odpowiadająca doręcza pisemną odpowiedź nie później niż 20 dni po dniu otrzymania pisemnego oświadczenia strony wnioskującej.

VII. Wnioski o udzielenie informacji i porad

11. Zgodnie z art. 16.18 ust. 3 umowy zespół ekspertów powinien zwracać się o informacje i porady do odpowiednich organizacji lub organów międzynarodowych w kwestiach związanych z instrumentami Międzynarodowej Organizacji Pracy lub wielostronnymi umowami środowiskowymi, jeżeli uzna to za stosowne.

12. Przed zwróceniem się o informacje i porady do podmiotów, o których mowa w pkt 11, zespół ekspertów umożliwia stronom przedstawienie uwag na temat wykazu podmiotów i wniosków do nich kierowanych.

13. Zespół ekspertów przekazuje wszelkie informacje uzyskane zgodnie z pkt 11 stronom, które mają następnie możliwość ustosunkowania się do takich informacji.

VIII. Działanie zespołu ekspertów

14. Wszystkie posiedzenia zespołu ekspertów prowadzi jego przewodniczący. Zespół ekspertów może upoważnić przewodniczącego do podejmowania decyzji administracyjnych i proceduralnych.

15. O ile art. 16.18 umowy lub niniejszy regulamin wewnętrzny nie stanowią inaczej, zespół ekspertów może wykonywać swoje działania przy użyciu wszelkich środków, włącznie z telefonem, telefaksem lub łączami komputerowymi.

16. W przypadku pojawienia się kwestii proceduralnych, których nie obejmuje art. 16.18 umowy ani niniejszy regulamin wewnętrzny bądź kodeks postępowania, zespół ekspertów, po konsultacji ze stronami, może przyjąć odpowiednią procedurę, która jest zgodna z tymi postanowieniami.

17. Zespół ekspertów może zmienić dowolny okres inny niż okresy określone w art. 16.18 umowy i dokonać wszelkich innych dostosowań proceduralnych lub administracyjnych w postępowaniu po konsultacji ze stronami. Gdy zespół ekspertów konsultuje się ze stronami, informuje je na piśmie o proponowanej zmianie lub dostosowaniu, przedstawiając uzasadnienie.

IX. Posiedzenia

18. Na podstawie harmonogramu ustalonego zgodnie z pkt 5, po konsultacji ze stronami i innymi ekspertami, przewodniczący zespołu ekspertów wyznacza datę i godzinę posiedzenia.

19. O ile strony nie postanowią inaczej, posiedzenia odbywają się naprzemiennie na terytorium każdej ze stron, przy czym pierwsze posiedzenie odbywa się na terytorium strony odpowiadającej. O ile strony nie postanowią inaczej, strona, na której terytorium odbywa się posiedzenie:

a) określa miejsce posiedzenia i informuje o tym przewodniczącego zespołu ekspertów; oraz

b) odpowiada za logistyczne zarządzanie posiedzeniem.

20. O ile strony nie postanowią inaczej oraz bez uszczerbku dla pkt 49 strony dzielą się wydatkami wynikającymi z logistycznej organizacji posiedzenia.

21. Przewodniczący zespołu ekspertów powiadamia w odpowiednim czasie strony, na piśmie, o dacie, godzinie i miejscu posiedzenia. Strona, na której terytorium odbywa się posiedzenie, podaje te informacje do wiadomości publicznej, chyba że posiedzenie odbywa się z wyłączeniem jawności.

22. Zasadniczo powinno się odbyć tylko jedno posiedzenie. Jeżeli spór dotyczy kwestii o wyjątkowym stopniu złożoności, zespół ekspertów może zwołać dodatkowe posiedzenia z własnej inicjatywy lub, na wniosek jednej ze stron, po konsultacji ze stronami. Dla każdego z dodatkowych posiedzeń stosuje się odpowiednio pkt 18-21.

23. Wszelkie posiedzenia zespołu ekspertów są jawne, o ile strony nie uzgodnią inaczej lub o ile oświadczenia i argumenty strony nie zawierają informacji poufnych. Dźwięk lub obraz z posiedzenia nie powinny być nagrywane przez osoby postronne. Posiedzenia przy drzwiach zamkniętych są poufne zgodnie z pkt 39.

24. Wszyscy eksperci są obecni przez cały czas trwania posiedzenia.

25. O ile strony nie postanowią inaczej, na posiedzeniu mogą być obecne następujące osoby, niezależnie od tego, czy posiedzenie jest otwarte dla publiczności:

a) przedstawiciele stron;

b) doradcy;

c) asystenci i pracownicy administracyjni;

d) tłumacze ustni i pisemni oraz sprawozdawcy sądowi zespołu ekspertów; oraz

e) przedstawiciele odpowiednich organizacji lub organów międzynarodowych, zgodnie z decyzją zespołu ekspertów na podstawie art. 16.18 ust. 3 umowy.

26. Najpóźniej pięć dni przed datą posiedzenia każda ze stron dostarcza zespołowi ekspertów wykaz imion i nazwisk osób, które w imieniu danej strony przedstawią na posiedzeniu argumenty ustne lub oświadczenia, oraz innych przedstawicieli i doradców, którzy wezmą udział w posiedzeniu.

27. Zespół ekspertów prowadzi posiedzenie w następujący sposób, zapewniając przyznanie równej ilości czasu stronie wnioskującej i stronie odpowiadającej na przedstawienie zarówno argumentów, jak i replik:

Argumenty

a) argument strony wnioskującej; oraz

b) argument strony odpowiadającej.

Repliki

a) odpowiedź strony wnioskującej; oraz

b) replika strony odpowiadającej.

28. Zespół ekspertów może zadawać pytania każdej ze stron w dowolnym momencie posiedzenia.

29. Zespół ekspertów zleca przygotowanie zapisu posiedzenia i jego przekazanie stronom możliwie jak najszybciej po posiedzeniu. Strony mogą zgłaszać uwagi dotyczące zapisu, a zespół ekspertów może te uwagi uwzględnić.

30. W terminie 10 dni od daty posiedzenia każda ze stron może przedstawić dodatkowe pisemne oświadczenie dotyczące wszelkich kwestii, które pojawiły się w jego trakcie.

X. Obrady

31. W obradach zespołu ekspertów mogą brać udział wyłącznie eksperci.

XI. Pytania pisemne

32. Zespół ekspertów może w każdym momencie postępowania zwracać się z pytaniami w formie pisemnej do jednej strony lub obu stron. Wszelkie pytania skierowane do jednej ze stron przekazuje się do wiadomości drugiej strony.

33. Każda ze stron dostarcza drugiej stronie kopię swojej odpowiedzi na pytania zespołu ekspertów. Strona otrzymuje możliwość przedstawienia na piśmie uwag dotyczących odpowiedzi drugiej strony w ciągu pięciu dni od otrzymania takiej wiadomości.

XII. Zastępowanie ekspertów

34. Jeżeli którykolwiek z ekspertów z pierwotnego zespołu ekspertów wycofa się z niego, nie jest w stanie uczestniczyć w pracach zespołu zgodnie z art. 16.18 umowy, lub musi zostać zastąpiony z innego powodu, stosuje się odpowiednio art. 16.18 ust. 4 umowy.

35. Jeżeli jedna ze stron uzna, że ekspert nie spełnia wymogów kodeksu postępowania i w związku z tym powinien zostać zastąpiony, strona ta powiadamia drugą stronę w ciągu 15 dni od daty uzyskania wystarczających dowodów na niespełnienie przez eksperta wymogów kodeksu postępowania.

36. Jeżeli jedna ze stron uzna, że ekspert inny niż przewodniczący nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, strony konsultują się i za obopólnym porozumieniem wybierają nowego eksperta zgodnie z pkt 34.

Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia eksperta, każda ze stron może wnioskować o przekazanie sprawy przewodniczącemu zespołu ekspertów, którego decyzja jest ostateczna.

Jeżeli na podstawie tego wniosku przewodniczący uzna, że ekspert nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, dokonuje się wyboru nowego eksperta zgodnie z pkt 34.

37. Jeżeli jedna ze stron uzna, że przewodniczący zespołu ekspertów nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, strony konsultują się i za obopólnym porozumieniem wybierają nowego przewodniczącego zgodnie z pkt 34.

Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia przewodniczącego, każda ze stron może wnioskować o przekazanie sprawy dwóm pozostałym ekspertom. Najpóźniej 10 dni od daty złożenia wniosku eksperci podejmują decyzję, czy istnieje potrzeba zastąpienia przewodniczącego zespołu ekspertów. Decyzja ekspertów dotycząca potrzeby zastąpienia przewodniczącego jest ostateczna.

Jeżeli eksperci uznają, że przewodniczący nie spełnia wymogów kodeksu postępowania, dokonuje się wyboru nowego przewodniczącego zgodnie z pkt 34.

38. Postępowanie zawiesza się na okres potrzebny do przeprowadzenia procedur przewidzianych w pkt 34-37.

XIII. Poufność

39. Zespół ekspertów oraz strony traktują jako poufne wszelkie informacje przedłożone zespołowi przez stronę, które strona ta oznaczyła jako poufne. Przedstawiając zespołowi ekspertów poufną wersję pisemnych oświadczeń, strona, na wniosek drugiej strony, w ciągu 20 dni od dnia złożenia wniosku przedstawia również wersję oświadczenia nieopatrzoną klauzulą poufności, która może być ujawniona publicznie. Żadne z postanowień niniejszego regulaminu wewnętrznego nie wyklucza możliwości publicznego ujawnienia przez stronę jej własnych oświadczeń w zakresie, w jakim oświadczenia te nie ujawniają żadnych informacji wskazanych przez drugą stronę jako poufne. Posiedzenia zespołu ekspertów odbywają się przy drzwiach zamkniętych, jeżeli oświadczenia lub argumenty strony zawierają informacje poufne. Zespół ekspertów i strony zachowują poufność posiedzenia zespołu ekspertów, jeżeli odbywa się ono przy drzwiach zamkniętych.

XIV. Kontakty ex parte

40. Zespół ekspertów nie spotyka ani nie kontaktuje się z żadną ze stron pod nieobecność drugiej strony.

41. Ekspert nie omawia żadnych aspektów związanych z przedmiotem postępowania z żadną ze stron ani z obiema stronami pod nieobecność innych ekspertów.

XV. Oświadczenia amicus curiae

42. O ile w ciągu trzech dni od daty ustanowienia zespołu ekspertów strony nie uzgodniły inaczej, zespół ten może otrzymywać dobrowolne oświadczenia pisemne od wszystkich osób fizycznych danej strony lub osób prawnych mających siedzibę na terytorium danej strony, niezależnych od rządów stron, pod warunkiem że oświadczenia wpłyną w ciągu 10 dni od dnia ustanowienia zespołu ekspertów.

43. Oświadczenia winny być zwięzłe, w żadnym przypadku nie mogą przekraczać 15 stron maszynopisu z podwójnymi odstępami między wierszami, oraz winny mieć bezpośredni związek z zagadnieniami faktycznymi lub prawnymi rozpatrywanymi przez zespół ekspertów. Oświadczenia zawierają opis osoby je składającej, w tym:

a) w przypadku osoby fizycznej - jej obywatelstwo; oraz

b) w przypadku osoby prawnej - siedzibę, opis charakteru jej działalności, status prawny, ogólne cele i źródło finansowania.

W oświadczeniach każda osoba określa, jaki ma interes w danym postępowaniu. Oświadczenia sporządza się w językach wybranych przez strony zgodnie z pkt 45 i 46 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

44. W swoim sprawozdaniu zespół ekspertów wymienia wszystkie oświadczenia otrzymane zgodnie z pkt 42 i 43. Zespół ekspertów nie jest zobowiązany do odnoszenia się w swoim sprawozdaniu do argumentów przedstawionych w takich oświadczeniach. Oświadczenia takie doręcza się stronom, aby umożliwić im przedstawienie uwag. Zespół ekspertów uwzględnia uwagi przedłożone przez strony w ciągu 30 dni.

XVI. Język i tłumaczenie

45. Podczas konsultacji, o których mowa w art. 16.17 umowy, a najpóźniej na spotkaniu organizacyjnym, o którym mowa w pkt 5, strony dokładają wszelkich starań, aby uzgodnić wspólny język roboczy postępowania przed zespołem ekspertów. Najpóźniej 90 dni po przyjęciu niniejszego regulaminu wewnętrznego przez komitet zgodnie z art. 16.18 ust. 2 umowy każda ze stron przekazuje drugiej stronie wykaz preferowanych języków. Wykaz zawiera co najmniej jeden język roboczy WTO.

46. Jeżeli strony nie są w stanie uzgodnić wspólnego języka roboczego, każda ze stron składa swoje pisemne oświadczenia w wybranym języku, zapewniając jednocześnie ich tłumaczenie na jeden z języków roboczych WTO, przekazanych, w stosownych przypadkach, przez drugą stronę zgodnie z pkt 45. W stosownych przypadkach strona odpowiedzialna za organizację posiedzenia organizuje tłumaczenie ustne oświadczeń ustnych na ten sam język roboczy WTO.

47. Sprawozdanie okresowe i końcowe zespołu ekspertów publikuje się we wspólnym języku roboczym. Jeżeli strony nie uzgodniły wspólnego języka roboczego, sprawozdanie okresowe i końcowe zespołu ekspertów publikuje się w językach roboczych WTO, o których mowa w pkt 46.

48. Strona może przedstawić uwagi dotyczące poprawności tłumaczenia dowolnej przetłumaczonej wersji dokumentu przygotowanej zgodnie z niniejszym regulaminem wewnętrznym.

49. W przypadku gdy konieczne jest tłumaczenie pisemne lub ustne oświadczeń pisemnych lub ustnych którejkolwiek ze stron na odpowiedni język roboczy WTO, koszty tłumaczenia ponosi dana strona.

XVII. Sprawozdanie zespołu ekspertów

50. Zespół ekspertów przedstawia stronom sprawozdanie okresowe i końcowe zgodnie z art. 16.18 ust. 5 umowy. Sprawozdanie końcowe podaje się do wiadomości publicznej. Zespół ekspertów nie powinien ujawniać swojego sprawozdania przed jego publikacją przez strony.

XVIII. Przegląd

51. Niniejszy regulamin wewnętrzny można poddać przeglądowi za porozumieniem stron.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2023.148.121
• Rodzaj: decyzja
• Tytuł: Decyzja 1/2023 w sprawie sporządzenia listy osób, które chcą i są w stanie pełnić rolę eksperta, oraz przyjęcia regulaminu wewnętrznego zespołu ekspertów
• Data aktu: 2023-03-01
• Data ogłoszenia: 2023-06-08
• Data wejścia w życie: 2023-06-08