Decyzja 1/2023 dotycząca przyjęcia regulaminu wewnętrznego

DECYZJA Nr 1/2023 WSPÓLNEGO KOMITETU USTANOWIONEGO NA MOCY UMOWY MIĘDZY UNIĄ EUROPEJSKĄ A UKRAINĄ W SPRAWIE TRANSPORTU DROGOWEGO TOWARÓW

z dnia 16 marca 2023 r.

dotycząca przyjęcia regulaminu wewnętrznego [2023/928]

WSPÓLNY KOMITET,

uwzględniając Umowę między Unią Europejską a Ukrainą w sprawie transportu drogowego towarów ¹ , w szczególności jej art. 7 ust. 6, a także mając na uwadze, co następuje:

zgodnie z art. 7 ust. 6 Umowy między Unią Europejską a Ukrainą w sprawie transportu drogowego towarów (zwanej dalej "Umową") Wspólny Komitet ma przyjąć regulamin wewnętrzny. Należy zatem przyjąć regulamin wewnętrzny określony w załączniku do niniejszej decyzji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Regulamin wewnętrzny

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Wspólnego Komitetu określony w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 16 marca 2023 r.

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN WEWNĘTRZNY WSPÓLNEGO KOMITETU

Artykuł  1

Szefowie delegacji

1. Wspólny Komitet składa się z przedstawicieli Stron. Każda Strona wyznacza osobę, która będzie stała na czele jej delegacji, oraz, w razie konieczności, zastępcę tej osoby. Szef delegacji może być zastępowany przez zastępcę lub przez osobę wyznaczoną na potrzeby konkretnego posiedzenia.

2. Wspólnemu Komitetowi przewodniczą na przemian przedstawiciel Unii Europejskiej i przedstawiciel Ukrainy. Funkcję przewodniczącego pełni szef odpowiedniej delegacji lub, pod jego nieobecność, zastępca szefa lub osoba wyznaczona w celu ich zastępowania.

Artykuł  2

Posiedzenia

1. Wspólny Komitet spotyka się w zależności od potrzeb. Każda ze Stron może wystąpić z wnioskiem o zwołanie posiedzenia Komitetu. Wspólny Komitet zwołuje się również nie później niż trzy miesiące przed wygaśnięciem Umowy w celu oceny potrzeby przedłużenia obowiązywania Umowy i podjęcia w tej sprawie stosownej decyzji zgodnie z jej art. 6 ust. 2.

2. Wspólny Komitet organizuje posiedzenia fizyczne lub za pośrednictwem innych środków (np. w formie telekonferencji lub wideokonferencji).

3. Posiedzenia odbywają się, w miarę możliwości, na przemian w państwie członkowskim Unii Europejskiej i w Ukrainie, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

4. Językiem roboczym jest język angielski.

5. Po uzgodnieniu przez Strony daty i miejsca posiedzeń Komisja Europejska zwołuje posiedzenia dla Unii Europejskiej, a ministerstwo odpowiedzialne za transport drogowy zwołuje je dla Ukrainy.

6. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, posiedzenia Wspólnego Komitetu nie są jawne. W razie potrzeby na zakończenie posiedzenia można za obopólną zgodą sporządzić komunikat prasowy.

Artykuł  3

Delegacje

1. Przed każdym posiedzeniem szefowie delegacji informują się nawzajem o planowanym składzie swoich delegacji na dane posiedzenie.

2. Przedstawiciele zainteresowanych stron z branży transportu drogowego mogą zostać zaproszeni do udziału w posiedzeniach lub w ich częściach w charakterze obserwatorów, jeżeli Wspólny Komitet wyrazi na to zgodę w drodze konsensusu.

3. Wspólny Komitet może, jeżeli zostało to uzgodnione w drodze konsensusu, zaprosić inne zainteresowane strony lub ekspertów do udziału w jego posiedzeniach lub w ich częściach w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy.

4. Obserwatorzy nie uczestniczą w procesie decyzyjnym Wspólnego Komitetu.

Artykuł  4

Sekretariat

Urzędnik Komisji Europejskiej oraz urzędnik ministerstwa Ukrainy odpowiedzialnego za transport drogowy wspólnie pełnią funkcję sekretarzy Wspólnego Komitetu.

Artykuł  5

Porządek obrad

1. Szefowie delegacji ustalają wstępny porządek obrad każdego posiedzenia w drodze obopólnego porozumienia. Sekretarze przesyłają członkom delegacji wstępny porządek obrad nie później niż piętnaście dni przed datą posiedzenia.

2. Wspólny Komitet przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeżeli Wspólny Komitet wyrazi na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, których nie uwzględniono we wstępnym porządku obrad.

3. Szefowie delegacji mogą skrócić termin określony w ust. 1 w celu uwzględnienia wymogów lub pilnego charakteru danej sprawy.

Artykuł  6

Protokoły

1. Po każdym posiedzeniu Wspólnego Komitetu sporządza się projekt protokołu. Wskazuje się w nim omawiane punkty i przyjęte decyzje.

2. W terminie jednego miesiąca od daty posiedzenia szef delegacji, który pełni rolę gospodarza posiedzenia, przedkłada za pośrednictwem sekretarzy Wspólnego Komitetu projekt protokołu szefowi drugiej delegacji do zatwierdzenia w drodze procedury pisemnej.

3. Po zatwierdzeniu protokół zostaje podpisany w dwóch egzemplarzach przez szefów delegacji i każda ze Stron zachowuje po jednym oryginalnym egzemplarzu. Szefowie delegacji mogą zdecydować, że podpisanie i wymiana kopii w formie elektronicznej spełniają powyższy wymóg.

4. Protokoły posiedzeń Wspólnego Komitetu są jawne, chyba że jedna ze Stron zgłosi wniosek, by było inaczej.

5. Szefowie delegacji mogą skrócić termin określony w ust. 2 i uzgodnić datę zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 3, w celu uwzględnienia wymogów lub pilnego charakteru danej sprawy.

Artykuł  7

Procedura pisemna

W razie konieczności i w należycie uzasadnionych przypadkach decyzje Wspólnego Komitetu mogą zostać przyjęte w drodze procedury pisemnej. W tym celu szefowie delegacji wymieniają opinie na temat projektów środków, w odniesieniu do których zwrócono się do Wspólnego Komitetu o wydanie decyzji, które następnie można zatwierdzić w drodze wymiany korespondencji. Każda ze Stron może jednak zażądać zwołania Wspólnego Komitetu w celu omówienia danej kwestii.

Artykuł  8

Narady

1. Wspólny Komitet podejmuje decyzje w drodze konsensusu Stron.

2. Decyzje Wspólnego Komitetu noszą nazwę "decyzja", po której następuje numer porządkowy, data przyjęcia oraz opis przedmiotu decyzji.

3. Decyzje Wspólnego Komitetu są podpisywane przez szefów delegacji i załączane do protokołu.

4. Decyzje przyjęte przez Wspólny Komitet są wykonywane przez Strony zgodnie z ich własnymi procedurami wewnętrznymi.

5. Decyzje przyjęte przez Wspólny Komitet mogą zostać opublikowane przez Strony w ich odpowiednich publikatorach urzędowych. Każda ze Stron zachowuje po jednym oryginalnym egzemplarzu decyzji.

Artykuł  9

Grupy robocze

1. Wspólny Komitet może ustanawiać grupy robocze wspierające Wspólny Komitet w wykonywaniu jego obowiązków. Zakres zadań grupy roboczej jest zatwierdzany przez Wspólny Komitet zgodnie z art. 7 ust. 5 Umowy i zostaje zamieszczony w załączniku do decyzji ustanawiającej grupę roboczą.

2. W skład grup roboczych wchodzą przedstawiciele Stron.

3. Grupy robocze pracują pod zwierzchnictwem Wspólnego Komitetu, któremu składają sprawozdanie po każdym ze swoich posiedzeń. Grupy robocze nie podejmują decyzji, ale mogą formułować zalecenia dla Wspólnego Komitetu.

4. Wspólny Komitet może w każdej chwili podjąć decyzję o rozwiązaniu istniejących grup roboczych, zmianie zakresu ich zadań lub ustanowieniu nowych grup roboczych mających wspierać go w wykonywaniu jego obowiązków.

Artykuł  10

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wydatki związane ze swoim udziałem w posiedzeniach Wspólnego Komitetu i grup roboczych, obejmujące zarówno koszty personelu, podróży i pobytu, jak i koszty opłat pocztowych i telekomunikacyjnych.

2. Wszelkie inne wydatki związane z materialnymi aspektami organizacji posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

Artykuł  11

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Wspólny Komitet może w każdej chwili zmienić niniejszy regulamin wewnętrzny w drodze decyzji podjętej zgodnie z art. 7 ust. 5 Umowy.

1 Dz.U. L 179 z 6.7.2022, s. 4.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2023.123.32
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 1/2023 dotycząca przyjęcia regulaminu wewnętrznego
• Data aktu: 16/03/2023
• Data ogłoszenia: 08/05/2023
• Data wejścia w życie: 16/03/2023