Rezolucja 2021/1559 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja IX - Europejski Inspektor Ochrony Danych

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2021/1559

z dnia 29 kwietnia 2021 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja IX - Europejski Inspektor Ochrony Danych

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja IX - Europejski Inspektor Ochrony Danych,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0067/2021),

A. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii dzięki poprawie przejrzystości i większej odpowiedzialności, jak również znaczenie realizowania koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami kadrowymi;

1. z zadowoleniem przyjmuje wniosek Trybunału Obrachunkowego (zwanego dalej "Trybunałem"), zgodnie z którym w łącznych płatnościach za rok zakończony dnia 31 grudnia 2019 r. w odniesieniu do wydatków administracyjnych i innych wydatków Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (zwanego dalej "EIOD") nie wystąpiły istotne błędy, a zbadane systemy nadzoru i kontroli wydatków administracyjnych i innych wydatków były skuteczne;

2. zauważa z zadowoleniem, że w sprawozdaniu rocznym za rok 2019 Trybunał nie stwierdził istotnych niedociągnięć w objętych kontrolą obszarach działalności EIOD w odniesieniu do zasobów kadrowych i zamówień publicznych;

3. zasadniczo wyraża ubolewanie, że rozdział 9 "Administracja" w sprawozdaniu rocznym Trybunału ma raczej ograniczony zakres i wnioski w nim zawarte są ograniczone, niezależnie od faktu, że dział 5 "Administracja" wieloletnich ram finansowych uznaje się za obarczony niskim ryzykiem; domaga się, aby czynności audytowe związane z rozdziałem Administracja w większym stopniu koncentrowały się na kwestiach o dużym lub nawet decyduj ącym znaczeniu dla EIOD;

4. stwierdza, że w 2019 r. EIOD dysponował łącznym budżetem w wysokości 16 638 572 EUR (w porównaniu z 14 449 068 EUR w 2018 r. i 11 324 735 EUR w 2017 r.), co stanowi wzrost o 15,15 % w porównaniu z budżetem na 2018 r.; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania budżetu pod względem środków na zobowiązania wynosił 91,97 % (w porównaniu z 93,7 % w 2018 r. i 89 % w 2017 r.); dostrzega pozytywną tendencję w zakresie wskaźnika wykonania płatności, który wyniósł 80,69 % (w porównaniu z 75,2 % w 2018 r. i 77 % w 2017 r.), przy czym wskaźnik przeniesienia środków na płatności wyniósł 12,18 %; wzywa jednak EIOD, by kontynuował wysiłki w zakresie rozważnych prognoz budżetowych;

5. zauważa, że ogólny wzrost wydatków był głównie konsekwencj ą podjęcia nowych zadań wynikających z rozporządzenia (UE) 2018/1725 ¹ , które określa obowiązki instytucji i organów Unii w zakresie ochrony danych osobowych podczas przetwarzania danych osobowych i opracowywania nowych strategii politycznych, był także konsekwencją niezbędnego rozwoju Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD), która powstała 25 maja 2018 r. i dla której EIOD miał stworzyć niezależny sekretariat; uznaje, że rok 2019 był pierwszym pełnym rokiem działalności sekretariatu EROD i wdrażania rozporządzenia (UE) 2018/1725, co uzasadnia wzrost wydatków; związany z tym wzrost przyznanego budżetu wyniósł 51 % (z 3 594 746 EUR w 2018 r. do 5 413 838 EUR w 2019 r.);

6. z zadowoleniem przyjmuje działania podjęte przez EIOD w związku z rezolucją w sprawie absolutorium za 2018 r., na przykład przekazywanie dodatkowych informacji dotyczących wskaźnika wykonania w odniesieniu do środków na płatności w wysokości 75 % za 2018 r., co ostatecznie zaowocowało osiągnięciem wskaźnika wykonania w wysokości 90,79 % całego budżetu na 2018 r. (w tym płatności z przeniesienia);

7. docenia sumienne i proaktywne działania EIOD w zakresie monitorowania przestrzegania przez instytucje Unii zasad ochrony danych; odnotowuje w szczególności dochodzenie EIOD w sprawie korzystania z usług NationBuilder, amerykańskiego przedsiębiorstwa zajmuj ącego się kampaniami politycznymi, w celu przetwarzania danych osobowych w ramach działań Parlamentu związanych z wyborami europejskimi w 2019 r., a także wytyczne wydane w sprawie wykorzystywania kontroli temperatury ciała przez instytucje Unii w kontekście kryzysu związanego z COVID-19;

Zasoby kadrowe

8. zauważa, że pod koniec 2014 r. EIOD zatrudniał 55 osób, zaś w 2019 r. już 96 osób, co oznacza prawie podwojenie liczby pracowników; zdaje sobie sprawę, że budżet EIOD ma w większości charakter administracyjny, czyli znaczną jego część przeznacza się na pracowników, budynki, umeblowanie, wyposażenie oraz różne koszty bieżące; zauważa, że znaczną część personelu stanowią pracownicy kontraktowi zatrudnieni na czas określony, np. w celu zastąpienia personelu przebywającego na urlopach wychowawczych lub w celu realizacji konkretnych działań;

9. odnotowuje znaczny wzrost liczby pracowników kontraktowych w latach 2013-2019 (z 12 do 31 osób) w porównaniu z liczbą urzędników w tym samym okresie (wzrost z 45 do 58 osób); uznaje korzyści płynące z zatrudniania pracowników kontraktowych w zakresie oszczędności kosztowej i elastyczności, ale zwraca się do EIOD o zastanowienie się nad potrzebą oferowania perspektyw zawodowych swoim pracownikom i zatrzymywaniem specjalistycznej wiedzy w instytucji;

10. odnotowuje, że EIOD zdaje sobie sprawę z większego obciążenia kierownictwa wyższego i średniego szczebla oraz w konsekwencji urzędników prowadzących sprawy ze względu na brak zastępcy Inspektora w okresie wchodzenia w życie nowego rozporządzenia (UE) 2018/1725; wzywa instytucję, by ponownie przeanalizowała swój schemat organizacyjny i przedstawiła władzy budżetowej sprawozdanie;

11. zwraca uwagę na działania podjęte, by zapewnić dobrostan pracowników; zauważa, że EIOD brał udział w programie Komisji Fit@work; zwraca uwagę, że w 2021 r. EIOD planuje powiększyć swoją siedzibę po tym, jak budynek opuszczą służby Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich, i planuje przy tej okazji stworzyć pomieszczenie do odpoczynku i bibliotekę; zauważa, że EIOD zapewnia swym pracownikom informacje dotyczące wsparcia psychospołecznego i medycznego oraz możliwości kontaktu z odpowiednimi placówkami oraz że było to aktywnie realizowane w czasie kryzysu wywołanego pandemią COVID-19; odnotowuje fakt przeprowadzania śródokreso- wych ocen pracowników (oprócz oficjalnej oceny rocznej), które dają im możliwość nieformalnie zgłosić obawy oraz przekazać uwagi; zachęca Inspektora do uzupełnienia obecnej elastycznej organizacji pracy o ochronę prawa pracowników do bycia offline;

12. zauważa, że pracownicy służb EIOD reprezentuj ą 19 narodowości Unii, a stosunek liczby mężczyzn do kobiet wynosił w 2019 r. 39 % do 61 %; odnotowuje, że najważniejszymi działaniami wspierającymi równouprawnienie płci były nominacje na stanowiska kierownicze średniego szczebla (jeden mężczyzna i trzy kobiety); zwraca ponadto uwagę na wprowadzenie większej elastyczności w dziedzinie pracy zdalnej; podkreśla fakt, że kobiety znacznie częściej niż mężczyźni korzystają z elastycznej organizacji pracy; docenia włączenie klauzuli równości szans, zarówno do materiałów wykorzystywanych w procesie rekrutacji, jak i w ogłoszeniach o naborze, zgodnie z którą EIOD jest pracodawcą gwarantuj ącym równe szanse i która zachęca również do ubiegania się o pracę osoby z niepełnosprawnościami; uważa, że należy zachować taką klauzulę i domyślnie włączać ją do wszystkich przyszłych ogłoszeń o naborze;

13. podkreśla inicjatywy EIOD mające na celu bardziej zrównoważone wykorzystanie przestrzeni biurowej i jej optymalizację oraz zmniejszenie poziomu energii w budynku, takie jak promowanie strukturalnej i okazjonalnej telepracy, a także zwrot 50 % kosztów biletów transportu publicznego pracownikom, którzy przestaną korzystać z biurowych miejsc parkingowych i zwrócą swoją winietę parkingową;

14. zauważa, że EIOD jest niewielką organizacj ą, która potrzebuje wysoko wyspecjalizowanego personelu, natomiast wśród pracowników brakuje nieco równowagi geograficznej - w EIOD reprezentowanych jest jedynie 19 narodowości Unii, z czego obywatele Belgii zajmują 28 % stanowisk; zachęca EIOD, by rozważył dalsze środki, aby zapewnić bardziej zrównoważoną reprezentacj ę wszystkich narodowości UE;

Polityka etyki i uczciwości

15. pozytywnie ocenia przegląd ram etycznych obowiązujących w służbach EIOD, który przeprowadzono 12 listopada 2019 r. zgodnie z nowymi ramami prawnymi, a mianowicie rozporządzeniem (UE) 2018/1725; zwraca szczególnie uwagę na powołanie urzędnika ds. etyki, który posiada wyraźnie określony mandat i jest między innymi zobowiązany do składania zarządowi sprawozdań z wdrażania zasad etyki przynajmniej raz do roku;

16. wzywa EIOD do przygotowania kodeksu postępowania dla kierownictwa wyższego szczebla (przewodniczącego, wiceprzewodnicz ących itp.) EROD; podkreśla, że oba zmienione kodeksy postępowania (dla pracowników i EIOD) przyjęto 6 grudnia 2019 r.; zauważa, że w zmienionym kodeksie postępowania dla pracowników położono szczególny nacisk na ochronę sygnalistów; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że dla wszystkich nowo zatrudnionych pracowników zorganizowano sesję informacyjną na temat zasad etyki obowiązujących w służbach EIOD, a także na temat nowego kodeksu postępowania dla pracowników;

17. pozytywnie odnosi się do faktu, że we wrześniu 2019 r. EIOD przyjął także zmienioną decyzję w sprawie warunków prowadzenia postępowań wewnętrznych dotyczących zapobiegania oszustwom, korupcji oraz wszelkim innym nielegalnym działaniom, które mogłyby szkodzić interesom Unii; odnotowuje, że wagę tego tematu podkreślano podczas spotkań z pracownikami i zgłoszono go jako temat kolejnej sesji informacyjnej dla wszystkich pracowników;

18. uważa, że klauzula równości szans EIOD stanowi doskonały znak włączania osób z niepełnosprawnościami i zapewniania równych szans, a także zwiększania różnorodności w miejscu pracy;

19. z uznaniem odnosi się do faktu, że EIOD umieścił wszystkie wytyczne i procedury dotyczące kwestii etycznych w intranecie zaraz po ich przyjęciu; wzywa EIOD do organizowania sesji informacyjnych dla pracowników, w tym nie tylko pracowników nowo zatrudnionych, na temat obowiązujących zasad etyki oraz do wprowadzenia proaktywnego systemu w celu unikania konfliktów w miejscu pracy; przyjmuje do wiadomości zmienioną decyzję w sprawie działań zewnętrznych przyjętą 13 września 2019 r., a także fakt, że odnośne prezentacje zawierające rzeczywiste przykłady przełożono z powodu pandemii;

Budynki

20. zwraca uwagę, że zgodnie z pierwotnym planem od września 2019 r. EIOD miał zajmować cały budynek MTS; zauważa jednak, że z powodu czynników zewnętrznych przeprowadzka służb Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich opóźniła się, a w konsekwencji nie doszło do powiększenia powierzchni, co wpłynęło na realizacj ę tytułu 2 budżetu EIOD;

21. zauważa, że nowa decyzja w sprawie telepracy umożliwia personelowi pracę w domu, co pozwala EIOD w większym stopniu korzystać ze wspólnych biur i zaoszczędzić na powiązanych wydatkach;

Współpraca międzyinstytucjonalna

22. uznaje, że ze względu na bardzo mały rozmiar biura EIOD zawarcie umów o gwarantowanym poziomie usług, takich jak umowy z Komisj ą w zakresie szkoleń, opieki medycznej, korzystania z systemu Sysper, systemu oceny, wypłaty wynagrodzeń, ubezpieczenia pracowników i organizacji podróży służbowych, a także usług księgowych i usług transportowych, ma istotne znaczenie dla poprawy wydajności; wspiera międzyinstytucjonalne działania EIOD, w tym 60 umów ramowych zainicjowanych przez różne instytucje Unii; zwraca uwagę, że EIOD posiada umowy o gwarantowanym poziomie usług z Parlamentem w zakresie usług informatycznych oraz w dziedzinie obsługi budynków;

23. wzywa EIOD do zbadania możliwości przystąpienia do rejestru służącego przejrzystości na podstawie umowy o gwarantowanym poziomie usług; odnotowuje współpracę międzyinstytucjonaln ą w ramach umów o gwarantowanym poziomie usług między EIOD a pozostałymi instytucjami i organami Unii; wzywa EIOD, by przed zawarciem jakiejkolwiek umowy przeprowadzał kompleksową i realistyczną analizę kosztów i korzyści;

24. z zadowoleniem przyjmuje zacieśnienie współpracy między EIOD a krajowymi organami ochrony danych w ramach EROD określoną w RODO w odniesieniu do wspólnych inspekcji, np. Europolu; zgadza się, że w ramach RODO współpraca nie jest już tylko opcją lub zadaniem dodatkowym, lecz stanowi podstawowy i integralny element zadań każdego organu nadzorczego oraz jest ważnym krokiem w kierunku sformalizowania i zintensyfikowania wymiany i współpracy między organami nadzorczymi w Unii;

25. docenia fakt, że w ciągu ostatnich pięciu lat EIOD współpracował z partnerami regionalnymi i międzynarodowymi pod względem włączenia ochrony danych do umów międzynarodowych oraz zapewnienia spójnej ochrony danych osobowych na świecie; z zadowoleniem odnosi się do faktu, że EIOD poświęcił wiele czasu i wysiłku na zbliżenie do siebie praktyk w dziedzinie ochrony danych na świecie, z uwagi na fakt, że przepływ danych odbywa się w skali międzynarodowej, ponad granicami, zaś przepisy dotyczące ochrony danych nadal ustala się w większości na szczeblu krajowym, a nawet regionalnym;

Cyfryzacja i cyberbezpieczeństwo

26. zauważa, że sekretariat EROD opracował rozwiązania informatyczne umożliwiające skuteczną i bezpieczną komunikację między członkami EROD, w tym system wymiany informacji na rynku wewnętrznym, w którym od rozpoczęcia stosowania RODO do końca 2019 r. zarejestrowano 807 spraw;

27. przypomina, że obciążenie pracą EIOD jako organu odpowiedzialnego za monitorowanie przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych w wszystkich agencjach działających w dziedzinie wymiaru sprawiedliwości i spraw wewnętrznych (WSISW) zwiększyło się w ostatnich latach i oczekuje się, że będzie nadal rosnąć w związku ze zwiększającą się cyfryzacją w instytucjach, organach i agencjach Unii;

28. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2019 r. EIOD opracował i upublicznił otwarte oprogramowanie do kontroli, tzw. elektroniczny zbieracz dowodów, które zdobyło międzynarodowe uznanie i w 2019 r. otrzymało nagrodę w dziedzinie innowacji; z zadowoleniem odnosi się do faktu, że EIOD stale ocenia inne otwarte oprogramowanie, które można wykorzystać, by poprawiać przejrzystość i unikać efektu uzależnienia od jednego dostawcy; odnotowuje, że niedawno odbyła się seria udanych seminariów internetowych zorganizowanych we współpracy z Uniwersytetem Technicznym w Delfcie, które pomogły we wdrażaniu w sposób sprzyjający prywatności platformy internetowej opartej na otwartym oprogramowaniu BigBlueButton;

29. z zadowoleniem przyjmuje starania Inspektora EIOD na rzecz poprawy cyfryzacji i cyberbezpieczeństwa instytucji Unii poprzez kontrolę ich stron internetowych za pomocą otwartego oprogramowania, w której wyniku ujawniono, że kilka stron internetowych nie było zgodnych z rozporządzeniem EUDPR lub dyrektywą o e-prywatności oraz nie przestrzegało wytycznych EIOD dotyczących usług sieciowych; zachęca EIOD do składania Parlamentowi sprawozdań na temat wszelkich utrzymuj ących się problemów związanych z nieprzestrzeganiem przez instytucje przepisów rozporządzenia EUDPR i dyrektywy o e-prywatności;

30. z zadowoleniem zauważa również, że EIOD skupił się na rozwijaniu wiedzy technicznej i dzieleniu się nią w celu zapewnienia skutecznej ochrony danych, na przykład za pośrednictwem czasopisma TechDispatch, którego publikację rozpoczęto w lipcu 2019 r., opisującego inną, powstającą technologię w każdym numerze, mającego na celu dostarczenie informacji na temat samej technologii, ocenę jej ewentualnego wpływu na prywatność i ochronę danych oraz linki do literatury przedmiotu;

31. z zadowoleniem przyjmuje utworzenie wewnętrznej grupy zadaniowej ds. COVID-19, która opracowała szereg dokumentów programowych i podręczników technologicznych w celu poprawy zgodności aplikacji do śledzenia kontaktów z zasadami ochrony danych, przekazała Komisji informacje zwrotne na temat rozwiązania interopera- cyjnego oraz współpracowała z EROD nad zwalczaniem potencjalnego niewłaściwego wykorzystywania danych cyfrowych w kontekście pandemii; zachęca EIOD do przedstawiania instytucjom w dalszym ciągu szczegółowych opinii dotyczących kwestii ochrony danych, które mogą pojawić się w związku z inicjatywami cyfrowymi wykorzystywanymi do zwalczania pandemii, w tym aplikacjami do śledzenia kontaktów oraz świadectwami szczepień lub testów;

32. z zadowoleniem przyjmuje działania mające na celu sprawdzenie zgodności z zasadami ochrony danych oraz ocenę organów Unii pod tym względem; zauważa, że działania nadzorcze EIOD opierają się na zasadzie odpowiedzialności i podejściu opartym na analizie ryzyka;

Komunikacja

33. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że sekretariat EROD stworzył sieć urzędników ds. komunikacji w organach nadzorczych, aby zapewnić wspólną komunikacj ę na temat wiadomości dotyczących EROD, wspólnych kampanii informacyjnych i wspólnego opracowywania narzędzi komunikacyjnych; zauważa, że w 2019 r. członkowie sieci spotkali się dwukrotnie i przyjęli wspólny plan informacyjny i komunikacyjny EROD na 2020 r.;

34. zachęca EIOD, by nadal wspierał światową debatę na temat etyki cyfrowej; zwraca uwagę, że rozpoczęto serię seminariów internetowych poświęconych konkretnym kwestiom budzącym zaniepokojenie, seminaria te zostały opublikowane w formie podcastu na stronie internetowej EIOD; pozytywnie odnosi się do toczącej się aktualnie, a pogłębionej na międzynarodowej konferencji w 2019 r., dyskusji na temat etyki cyfrowej, którą kontynuowano podczas warsztatów poświęconych sztucznej inteligencji, etyce i ochronie danych, a także podczas zorganizowanego później wydarzenia poświęconego wpływowi technologii cyfrowych na środowisko;

35. zauważa, że potrzebne jest kompleksowe podejście, aby strony internetowe instytucji unijnych były dostępne dla osób z wszelkimi rodzajami niepełnosprawności, w tym w narodowych językach migowych; sugeruje, aby w proces ten włączyć osoby, których dotyczy niepełnosprawność;

Zarządzanie wewnętrzne, kontrola wewnętrzna, finanse, wyniki

36. wzywa EIOD do przedstawienia sprawozdania na temat konkretnej roli i zadań skoordynowanego komitetu nadzoru, który powstał w 2019 r. w kontekście przetwarzania danych przez duże systemy informatyczne stosowane w instytucjach, organach i jednostkach organizacyjnych Unii; zwraca uwagę, że komitet ten jest niezależny od działalności EROD, posiada własny regulamin wewnętrzny i własne metody pracy, zaś sekretariat EROD zapewnia komitetowi obsługę sekretariatu;

37. jest świadomy, że EIOD stosuje kilka kluczowych wskaźników skuteczności działania, pomocne, by monitorować wyniki działalności; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że EIOD osiągnął, nawet z nawiązką - w niektórych przypadkach dość znaczną - cele dla sześciu z ośmiu kluczowych wskaźników skuteczności działania, np. liczby spraw rozpatrywanych na szczeblu międzynarodowym (62 w 2019 r., przekroczono zakładane 10) oraz liczby opinii lub komentarzy wydanych w odpowiedzi na wnioski o konsultacje (26 konsultacji w 2019 r., przekroczono cel 10 konsultacji); zachęca EIOD do ścisłego monitorowania i dostosowywania w razie potrzeby gorzej realizowanych celów;

38. zauważa, że w listopadzie 2019 r. EIOD dokonał przeglądu decyzji w sprawie standardów kontroli wewnętrznej, by zaktualizować ramy prawne mające zastosowanie do EIOD; odnotowuje, że zgodnie z sugestią Trybunału sprawozdanie monitorujące dotyczące standardów kontroli wewnętrznej będzie publikowane raz do roku (zamiast dwa razy w roku) i jest teraz przedstawiane zarządowi; zwraca uwagę, że monitorowanie wdrażania standardów kontroli wewnętrznej należy do obowiązków koordynatora kontroli wewnętrznej, który podlega bezpośrednio dyrektorowi;

39. zdaje sobie sprawę, że audytor wewnętrzny Komisji jest również audytorem wewnętrznym Inspektora; ubolewa, że w 2019 r. audytor wewnętrzny nie przeprowadził żadnej kontroli, a tylko wydał roczne sprawozdanie z kontroli za 2019 r. zawieraj ące dwa oświadczenia i żadnych otwartych zaleceń; zwraca się do EIOD o wspieranie bliższej współpracy z audytorem wewnętrznym i zapewnienie właściwego przeprowadzania rocznej kontroli;

40. z zadowoleniem przyjmuje publikację kosztów działań w zakresie kontroli wewnętrznej, które stanowią 3,77 % wydatków EIOD; zauważa, że model obliczeniowy opiera się na jednym ogólnym wskaźniku, który oblicza się przez podzielenie przybliżonego całkowitego kosztu kontroli przez wszystkie wydatki poniesione w ciągu roku (wykonanie budżetu pod względem płatności);

41. zauważa, że ze względu na zwiększone wydatki znacznie wzrosła liczba wniosków o płatność - z 1 777 transakcji w 2018 r. do 2 653 transakcji w 2019 r.; zgadza się, że większe obciążenie pracą wymaga rozwiązań, aby instytucja mogła efektywniej prowadzić operacje finansowe, z zadowoleniem przyjmuje zatem wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów od 1 stycznia 2020 r.;

42. zwraca się do EIOD o przedstawienie sprawozdania na temat wszelkich usprawnień w zakresie skuteczności procedur administracyjnych, które są niezbędnie potrzebne ze względu na coraz większe obciążenie pracą i stały rozrost instytucji; przypomina ponadto, że konieczne jest stałe prowadzenie reform, które zapewnią, że EIOD będzie dobrze przygotowany, by reagować na przyszłe wyzwania w dziedzinie ochrony danych;

43. z zadowoleniem przyjmuje starania EIOD na rzecz usprawnienia metod pracy, a co za tym idzie uzyskania oszczędności; wzywa EIOD do złożenia władzy budżetowej sprawozdania na temat nowych systemów i aplikacji opracowanych w tej dziedzinie, a mianowicie systemu obiegu dokumentów Speedwell służącego do opłacania faktur oraz systemu Bluebell mającego na celu poprawę wkładu działów w ustanawianie budżetu;

44. zwraca uwagę, że sekretariat EROD zorganizował 11 posiedzeń plenarnych i 90 posiedzeń podgrup ekspertów; podkreśla, że prawie 70 % dokumentów urzędowych przyjętych przez EROD od maja 2018 r. sporządził zespół prawny sekretariatu EROD; odnotowuje, że EROD przyjęła pięć nowych wytycznych, których celem jest wyjaśnienie zakresu przepisów RODO; zwraca uwagę, że sekretariat EROD jest głównym autorem opinii i decyzji wydawanych w ramach mechanizmu spójności oraz organizatorem wydarzeń z udziałem zainteresowanych stron, których celem jest zebranie uwag i opinii z myślą o opracowaniu wytycznych; zauważa, że jeszcze innym zadaniem EROD jest świadczenie usług doradczych na rzecz prawodawcy;

45. z zadowoleniem przyjmuje fakt wejścia w życie nowych ram nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych w Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych (Eurojust), a także fakt przejęcia przez EIOD odpowiedzialności za monitorowanie przestrzegania przez Eurojust obowiązujących przepisów unijnych w zakresie ochrony danych;

46. stwierdza, że w 2019 r. EIOD otrzymał 59 dopuszczalnych skarg dotyczących wszczęcia intensywnego dochodzenia, a także że EIOD wydał 48 decyzji w sprawie skarg; zwraca uwagę, że EIOD otrzymał także 151 niedopuszczalnych skarg, z których większość dotyczyła przetwarzania danych na szczeblu krajowym, a nie ich przetwarzania przez instytucję lub organ Unii; zauważa, że EIOD udzielił odpowiedzi na wszystkie niedopuszczalne skargi i skierował skarżących do odnośnych organów;

47. z zadowoleniem przyjmuje realizację strategii EIOD na lata 2015-2019, w której nacisk położono na cyfryzację, partnerstwa globalne i modernizację ochrony danych oraz wysunięto koncepcje etyki i odpowiedzialności na pierwszy plan dyskusji o ochronie danych i stosowania tej ochrony;

Wymiar środowiskowy

48. docenia, że EIOD uważnie śledzi inicjatywy w ramach systemu ekozarządzania i audytu EMAS i rozpoczął przekształcanie procesów kadrowych (dobór i ocena), a także procesów finansowych i administracyjnych (płatności i podróże służbowe) w procesy w pełni elektroniczne; zauważa inicjatywy EIOD mające na celu ograniczenie używania plastikowych butelek przez jego pracowników; popiera strategię EIOD, która polega na zapewnieniu pracownikom elastyczniejszych sposobów pracy (telepraca okazjonalna i strukturalna); zauważa, że elastyczna organizacja pracy pomaga ograniczyć zużycie energii przez EIOD, a także przyczynia się do bardziej optymalnego wykorzystania przestrzeni biurowej; zachęca EIOD, by rozważył działania służące dalszemu zmniejszeniu śladu węglowego, takie jak wybór czystych i odnawialnych źródeł energii;

RODO

49. uznaje, że administratorzy danych i podmioty przetwarzające dane w Unii korzystaj ą obecnie z jednego zbioru przepisów, dzięki któremu rozmówcy są w większym stopniu kierowani do mechanizmu kompleksowej współpracy; przyznaje, że RODO sprawia również, iż unijne ramy prawne są bardziej widoczne na świecie;

50. docenia fakt, że Inspektor w znacznym stopniu przyczynił się do stworzenia kultury ochrony danych w instytucjach Unii i pomógł podnieść status ochrony danych jako prawa podstawowego zgodnie z art. 8 Karty praw podstawowych UE;

51. podkreśla ważną rolę EIOD, jaką jest zapewnienie ochrony danych osobowych i prywatności osób fizycznych poprzez monitorowanie przetwarzania danych osobowych przez unijne instytucje, organy i agencje, doradzanie im we wszystkich kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz współpracę z krajowymi organami nadzoru w celu zapewnienia spójnej ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych, w tym prawa do ochrony danych oraz do prywatności niezależnie od miejsca zamieszkania w Unii;

52. jest jednak zdania, że wdrożenie RODO, pomimo harmonizacji przepisów, może być szczególnym wyzwaniem dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP); zwraca się do EIOD o dalsze zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla MŚP; wzywa EIOD, by rozważył możliwość przeprowadzenia oceny kosztów wdrożenia RODO w najbliższej przyszłości;

53. wzywa EIOD do wzmożonych wysiłków na rzecz zapewnienia, że instytucje unijne będą w stanie skutecznie wdrażać przepisy o ochronie danych; zwraca uwagę, że w 2019 r. EIOD wszczął cztery postępowania, których celem była poprawa praktyk w zakresie ochrony danych; przyjmuje w szczególności z zadowoleniem postępowanie dotyczące korzystania z produktów i usług firmy Microsoft przez instytucje unijne, które to postępowanie posłużyło za platformę do dyskusji na temat sposobu odzyskania kontroli nad produktami i usługami informatycznymi oferowanymi przez dużych dostawców takich usług, a także na temat potrzeby wspólnego opracowywania umów standardowych zamiast przyjmowania warunków w formie określonej przez tych dostawców.

1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2021.340.170
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2021/1559 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2019, sekcja IX - Europejski Inspektor Ochrony Danych
• Data aktu: 29/04/2021
• Data ogłoszenia: 24/09/2021