Rezolucja 2020/1930 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2018

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1930

z dnia 14 maja 2020 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2018

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2018,

– uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0054/2020),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") na rok budżetowy 2018 wyniósł 458 057 031,54 EUR, co stanowi wzrost o 35,33 % w porównaniu z 2017 r., głównie ze względu na rosnące znaczenie wspólnot wiedzy i innowacji (WWiI), w szczególności w związku z EIT Health, EIT Raw Materials i EIT Food, w ich działalności edukacyjnej i innowacyjnej oraz działalności związanej z tworzeniem przedsiębiorstw; mając na uwadze, że łączny wkład Unii do budżetu Instytutu na 2018 r. wyniósł 312 886 716 EUR ² ;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2018 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2018 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 92,05 %, co oznacza wzrost o 0,82 % w porównaniu z rokiem 2017; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 97,80 %, co oznacza spadek o 1,72 % w porównaniu z rokiem 2017; zauważa, że ten niewielki wzrost wskaźnika wykonania środków na zobowiązania wynika głównie ze zwiększenia wskaźnika wykonania zobowiązań w wydatkach operacyjnych oraz, w szczególności, z dotacji dla WWiI Instytutu;

2. odnotowuje odpowiedź Instytutu na kwestionariusz dotyczący udzielenia absolutorium za rok 2017, zgodnie z którą przejście na wieloletnie umowy z WWiI Instytutu w sprawie przyznania dotacji na okres po 2020 r. zależy od przydziału środków budżetowych na lata 2021-2027, a negocjacje w sprawie przyszłej podstawy prawnej Instytutu nadal trwają;

3. na podstawie sprawozdania Trybunału z niepokojem zauważa, że Instytut z opóźnieniem wypłacił uzgodnione zaliczki na rzecz dwóch WWiI; wzywa Instytut, aby wraz z Komisją terminowo zarządzał potrzebami finansowymi oraz unikał ryzyka wypłacania odsetek za opóźnienia w płatnościach i nadszarpnięcia reputacji; na podstawie odpowiedzi Instytutu zauważa, że opóźnienie w wypłacie zaliczek na rzecz WWiI było spowodowane niedostępnością środków na rachunku bankowym Instytutu oraz że Instytut zaplanował i zainicjował wniosek o dotację Komisji zgodnie z odpowiednimi procedurami, jednak doprowadziło to do opóźnienia płatności, na co Instytut nie miał wpływu;

Wyniki

4. uznaje, że Instytut stosuje kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) na poziomie Instytutu i na poziomie WWiI oraz zorientowane na zarządzanie KPI w ramach programu "Horyzont 2020", a także stosuje szczególne wskaźniki określone w jednolitym dokumencie programowym; zauważa ponadto, że Instytut stosuje dodatkowe KPI w celu poprawy zarządzania budżetem; zauważa, że w następstwie oceny śródokresowej przeprowadzonej przez Komisję i badania wpływu Instytutu z 2017 r. Instytut pracuje nad stworzeniem ram oceny społeczno-gospodarczych skutków działalności jego WWiI;

5. zwraca uwagę na fakt, że w październiku 2019 r. Instytut zlecił Komisji usługi rachunkowe; zdecydowanie zachęca Instytut do aktywnego poszukiwania dalszych i szerszych płaszczyzn współpracy ze wszystkimi agencjami Unii; wzywa Instytut, by w przypadku pokrywających się zadań zbadał możliwości wspólnego wykorzystywania zasobów z innymi agencjami prowadzącymi podobną działalność;

6. zwraca uwagę na wnioski ze sprawozdania śródokresowego Komisji opublikowanego w październiku 2017 r., zgodnie z którymi Instytut jest jedynym organem Unii w pełni integrującym obszary biznesu, badań naukowych i edukacji, wyniki prac wspólnoty Instytutu są przełomowe, a istniejące WWiI wprowadzają innowacyjne rozwiązania;

7. na podstawie sprawozdania Trybunału z niepokojem zauważa, że WWiI osiągnęły jedynie ograniczone postępy na drodze do zrównoważoności, że trzy pierwsze WWiI dają podstawy do obaw ze względu na ich niskie wskaźniki stabilności finansowej, wykazując jedynie nieznaczny wzrost, przy czym największy niepokój wzbudza WWiI Climate, która uzyskała najniższy wynik; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Instytutu, zgodnie z którą dochody generowane przez WWiI wzrosły z 23,7 mln EUR w 2017 r. do 38,4 mln EUR w 2018 r., aktywa są gromadzone przez WWiI zapewniające przyszłe dochody, koszty działań WWiI współfinansują w znacznej mierze WWiI i ich partnerzy, a pułapy dla kosztów zarządzania WWiI, ponoszonych przez Instytut, istnieją zarówno na poziomie WWiI, jak i poszczególnych pracowników; wzywa Instytut, aby skoncentrował się na stworzeniu sprawnych struktur zarządzania, dokonał przeglądu portfela swoich działań oraz promował alternatywne źródła dochodów;

8. zauważa, że wspólnota Instytutu zakończyła również kolejny ważny etap w 2018 r. osiągając wzrost liczby WWiI do ośmiu, jak przewidziano w strategicznym planie innowacji Instytutu na lata 2014-2020, w tym poprzez wyznaczenie w grudniu 2018 r. EIT Manufacturing i EIT Urban Mobility;

9. zachęca Instytut do dalszej cyfryzacji oferowanych usług;

Polityka kadrowa

10. zauważa, że w dniu 31 grudnia 2018 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 97,73 %, z figurującymi w nim 43 pracownikami na czas określony z 44 takich stanowisk zatwierdzonych w ramach budżetu Unii (dla porównania w 2017 r. było to 41 zatwierdzonych stanowisk); zauważa ponadto, że w 2018 r. Instytut zatrudniał 20 pracowników kontraktowych i jednego oddelegowanego eksperta krajowego;

11. w odniesieniu do równowagi płci zauważa, że w 2018 r. w zarządzie było 4 mężczyzn i 8 kobiet;

12. na podstawie sprawozdania Trybunału ponownie wyraża zaniepokojenie, że ograniczone zasoby kadrowe nie korespondują ze zwiększonym budżetem Instytutu oraz liczbą WWiI, co stwarza ryzyko zbyt dużego obciążenia pracą i zagraża realizacji jego celów strategicznych;

13. zauważa, że Instytut podjął decyzję o przyjęciu podręcznika zawierającego nieformalne procedury postępowania w przypadku molestowania oraz że do końca 2019 r. zostanie przyjęta decyzja dyrektora Instytutu o mianowaniu zaufanych doradców; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Instytut organizuje co roku sesje szkoleniowe dla personelu na temat etyki i uczciwości zawodowej, których część poświęcona jest zjawisku molestowania;

14. zauważa, że Instytut zwrócił się do Komisji o przyznanie mu od 2020 r. siedmiu dodatkowych stanowisk, tak aby rozwiązać problem strukturalnego niedoboru personelu Instytutu oraz umożliwić pełne wdrożenie programu prac Instytutu, zaplanowanego na 2020 r.; z zaniepokojeniem zauważa, że Komisja nie przyznała wnioskowanych dodatkowych stanowisk;

15. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że zgodnie ze swoim statutem Instytut może oferować jedynie umowy na czas określony na maksymalnie pięć lat, z możliwością przedłużenia o kolejne pięć lat, oraz że w 2020 r. część kluczowych pracowników osiągnie maksymalny okres dziesięciu lat zatrudnienia; wyraża zaniepokojenie, że może to zagrozić ciągłości działania; zauważa, że Komisja nie spełniła próśb Instytutu o rozwiązanie tych kwestii związanych z umowami w ramach obecnego statutu, w związku z czym Instytut nie mógł zaproponować przedłużenia umów 10 pracownikom, a także podjął niezbędne kroki w celu wystosowania zaproszeń do wyrażenia zainteresowania w odniesieniu do tych kluczowych stanowisk, aby zapewnić ciągłość działania;

16. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że według odpowiedzi Instytutu rada zarządzająca Instytutu powołała nowego dyrektora decyzją z dnia 19 sierpnia 2019 r.;

17. z zaniepokojeniem zauważa, że Instytut wypłacił niemal 3 000 EUR z tytułu dodatków na rzecz pięciu pracowników, w przypadku których czesne było już przekazywane przez Instytut bezpośrednio do szkół, co spowodowało nieprawidłowe podwójne finansowanie kosztów kształcenia; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Instytut uregulował tę kwestię w drodze gruntownego przeglądu wypłaconych dodatków przedszkolnych, ustalił kwoty podlegające zwrotowi od każdego pracownika i wprowadził dodatkowe środki kontroli wypłaty świadczeń dla pracowników; zauważa, że kwoty nienależnie wypłacone mają zostać pobrane od pracowników w 2019 r.; wzywa Instytut do poinformowania Trybunału i organu udzielającego absolutorium o odzyskanej kwocie;

Zamówienia publiczne

18. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w 2014 r. Komisja podpisała w imieniu Instytutu i innych instytucji i organów Unii umowę ramową na zakup oprogramowania i licencji oraz na usługi konserwacji sprzętu informatycznego i doradztwa teleinformatycznego, a ponadto zauważa, że Instytut w ramach kontroli ex ante nie porównywał systematycznie cen wykonawcy umowy ramowej i naliczanych opłat z wycenami przekazywanymi przez dostawców; podkreśla, że łączna kwota płatności na rzecz wykonawcy umowy ramowej wyniosła 64 000 EUR; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Instytutu, zgodnie z którą zastosował on mechanizm przewidziany w umowie ramowej, a przedmiotowa umowa wygasła i została zastąpiona nową, która przewiduje, że każda oferta cenowa będzie zawierać osobno pierwotną cenę i opłatę wykonawcy; podkreśla, że umowa ramowa sama w sobie może ograniczać konkurencję, ponieważ nie ma żadnych dowodów na to, że wykonawca umowy ramowej wybiera dostawców na zasadzie konkurencyjnej; wzywa Komisję do przedstawienia sprawozdania na temat konkurencyjności umów ramowych; wzywa Instytut, aby zmodyfikował kontrole ex ante dotyczące płatności w ramach takich umów i dopilnował, by we wszystkich postępowaniach o udzielenie zamówienia stosowano procedurę konkurencyjną;

19. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w 2018 r. Instytut wprowadził elektroniczne procedury przetargowe i elektroniczne składanie ofert, a w 2019 r. przeprowadził szereg zaproszeń do składania ofert za pośrednictwem narzędzia do elektronicznych zamówień publicznych;

20. odnotowuje odpowiedź Instytutu w sprawie ustaleń Trybunału z 2016 r. odnoszących się do procedur udzielania zamówień przez podmioty prawne WWiI oraz zauważa, że Instytut zlecił ekspertom zewnętrznym dokonanie przeglądu polityki i procedur udzielania zamówień w latach 2016-2017; zauważa, że Instytut wprowadził nowe postanowienia w szczegółowych umowach o udzielenie dotacji dla WWiI na rok 2018, aby zapewnić dostosowanie polityki udzielania zamówień przez podmioty prawne WWiI do głównych wymogów unijnego prawa zamówień publicznych; zauważa, że w 2019 r. Instytut zainicjował nowe działania monitorujące w zakresie polityki i procedur udzielania zamówień przez podmioty prawne WWiI i ich ośrodki kolokacji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

21. odnotowuje wprowadzone środki i aktualnie wdrażane działania Instytutu pozwalające zapewnić przejrzystość, zapobiegać konfliktom interesów i zarządzać nimi oraz chronić sygnalistów; odnotowuje fakt, że w 2018 r. zidentyfikowano i oceniono szereg potencjalnych przypadków konfliktu interesów i podjęto odpowiednie działania, obejmujące m.in. wykluczenie z odnośnych działań, w przypadku których stwierdzono konflikt interesów;

22. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Instytut publikuje wykaz ekspertów zewnętrznych i wypłacone im w skali rocznej wynagrodzenie; wzywa Instytut do wprowadzenia wymogu składania deklaracji o braku konfliktu interesów przez ekspertów zewnętrznych;

Kontrole wewnętrzne

23. zauważa, że w 2018 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) przeprowadziła kontrolę dotyczącą weryfikacji ex ante płatności na rzecz WWiI, stwierdzając, że istnieją znaczne niedociągnięcia w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania, chociaż procedury weryfikacji ex ante płatności na rzecz WWiI są zasadniczo skuteczne i zgodne z wymogami prawnymi programu "Horyzont 2020"; zauważa, że IAS wydała trzy ustalenia, z których Instytut zaakceptował tylko jedno, ale sporządził odpowiedni plan działania w celu wdrożenia wszystkich zaleceń, w tym dwóch odrzuconych ustaleń;

24. zauważa, że we wrześniu 2018 r. zakończono ocenę wdrażania przez WWiI zasad dobrego zarządzania, dotyczącą 2018 r. i uwzględniającą zalecenia IAS; zauważa, że w lipcu 2019 r. zakończono ocenę dotyczącą 2019 r., stanowiącą część oceny wyników WWiI z 2018 r.; zauważa, że pięć z sześciu WWiI zasadniczo prawidłowo stosuje zasady dobrego zarządzania;

25. ubolewa nad liczbą nierozstrzygniętych kwestii i bieżących działań naprawczych w odpowiedzi na uwagi Trybunału w 2014, 2015, 2016 i 2017 r. dotyczące w szczególności warunku finansowania, finansowania ze środków publicznych, dotacji i źródeł prywatnych; odnotowuje odpowiedź Instytutu, zgodnie z którą nadal podejmuje on działania naprawcze i zakończył większość działań otwartych w odpowiedzi na uwagi Trybunału, a także uznaje, że Instytut nie ma wpływu na niektóre pozostałe działania otwarte, a znalezienie pełnego rozwiązania w przypadku części otwartych uwag wymaga długoterminowej perspektywy;

26. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa z głębokim zaniepokojeniem, że Instytut przez półtora roku wypłacał wynagrodzenie należne członkowi rady zarządzającej niewłaściwej osobie, a Instytut zdał sobie sprawę z tego błędu dopiero po tym, jak skontaktowała się z nim wspomniana osoba; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Instytutu, że błąd ten spowodowany był jednorazowym nieporozumieniem i że wdrożono odpowiednie mechanizmy kontroli, aby zapobiec podobnym sytuacjom; zdecydowanie wzywa Instytut do wprowadzenia środków, które zapobiegną takim poważnym błędom w przyszłości;

Inne uwagi

27. zauważa, że w ciągu całego roku 2018 Instytut aktywnie współpracował z głównymi zainteresowanymi stronami, w tym w odniesieniu do kolejnych wieloletnich ram finansowych Unii oraz programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji; odnotowuje, że Komisja zaproponowała na program "Horyzont Europa" budżet w wysokości 100 mld EUR, obejmujący budżet Instytutu w wysokości 3 mld EUR;

28. wzywa Instytut, aby skupił się na upowszechnianiu wyników prowadzonych w nim badań naukowych wśród społeczeństwa oraz na docieraniu do opinii publicznej za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych środków przekazu;

29. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 14 maja 2020 r. w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji ³ .

1 Dz.U. C 120 z 29.3.2019, s. 213.

2 Dz.U. C 120 z 29.3.2019, s. 214.

3 Teksty przyjęte, P9_TA(2020)0121.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2020.417.282
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2020/1930 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (EIT) za rok budżetowy 2018
• Data aktu: 14/05/2020
• Data ogłoszenia: 11/12/2020