Decyzja 2017/1672 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2015

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1672

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedzią Instytutu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2015 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2017 r. w sprawie udzielenia Instytutowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2015 (05873/2017 - C8-0071/2017),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. ustanawiające Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn ⁴ , w szczególności jego art. 15,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A8-0106/2017),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn absolutorium z wykonania budżetu Instytutu za rok budżetowy 2015;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1673

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Praw Kobiet i Równouprawnienia (A8-0106/2017),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwanego dalej "Instytutem") na rok budżetowy 2015 wynosił 7 658 166 EUR, co stanowi wzrost o 4,33 % w porównaniu z 2014 r.; mając na uwadze, że 97,5 % budżetu Instytutu pochodzi z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2015 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu za rok 2015 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

C. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2015 przyniosły efekt w postaci wysokiego wskaźnika wykonania budżetu (98,55 %), co świadczy o terminowości zaciągania zobowiązań i stanowi niewielki spadek w wysokości 0,5 % w porównaniu z rokiem 2014; ponadto odnotowuje, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 67,64 %, co oznacza spadek o 4,35 % w porównaniu do poprzedniego roku;

2. uznaje, że niski wskaźnik realizacji płatności Instytutu w ramach tytułu III (wydatki operacyjne) wynikał z faktu, iż w przypadku czterech projektów wystąpiły poważne problemy, co spowodowało ich przeniesienie na 2016 r.; odnotowuje, że brak terminowej realizacji projektów wynika z opóźnionej decyzji prezydencji Rady dotyczącej tematu badania, a także z opóźnień w procedurach udzielania zamówień, na które Instytut nie miał wpływu;

3. z zadowoleniem odnotowuje, że wynik budżetu wyniósł w 2015 r. 2,2 %, tj. znacznie poniżej karnego pułapu Komisji wynoszącego 5 %, co wskazuje na zadowalające wykonanie budżetu; odnotowuje pozytywną tendencję w ograniczaniu wyniku budżetu, który w 2012 r. wyniósł 7,3 %;

4. zauważa, że w 2015 r. Instytut podpisał umowę z konsultantem zewnętrznym w celu zasięgnięcia porady, w jaki sposób mógłby wprowadzić organizację opartą na projekcie i budżetowanie/wydatkowanie zadaniowe; zauważa, że usługi te obejmowały szereg reform mających na celu maksymalizację procesów pracy, zapewnienie jakości oraz usprawnienie metod monitorowania i zarządzania; z zadowoleniem odnotowuje, że po udanym pierwszym roku realizacji projektu Instytut kontynuował pełne wdrażanie tego podejścia w 2016 r.;

Zobowiązania i przeniesienia

5. odnotowuje, że według sprawozdania Trybunału poziom przeniesionych środków, na które zaciągnięto zobowiązania w ramach tytułu III (wydatki operacyjne), wyniósł 61 % w porównaniu z 54 % w 2014 r.; uznaje, że przeniesienia te wynikają głównie z charakteru działań Instytutu, które obejmują zamawianie badań trwających wiele miesięcy i często wykraczają poza koniec roku; zwraca uwagę, że przeniesienia mogą być często w części lub całkowicie uzasadnione wieloletnim charakterem programów operacyjnych agencji lub opóźnionymi decyzjami prezydencji Rady dotyczącymi tematu badania, niekoniecznie oznaczają niedociągnięcia w planowaniu i wykonaniu budżetu oraz nie zawsze są sprzeczne z zasadą jednoroczności budżetu, zwłaszcza jeżeli są planowane przez Instytut z wyprzedzeniem i przedstawiane Trybunałowi;

6. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ogólny poziom anulowanych środków przeniesionych z 2014 r. wyniósł 2,2 %, tj. poniżej pułapu 5 % określonego przez Komisję, co świadczy o prawidłowym wykorzystaniu środków na płatności przeniesionych z poprzedniego roku;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

7. odnotowuje, że umowy Instytutu na zamówienia publiczne podlegały procedurze przetargowej w jak najszerszym zakresie, podczas gdy w przypadku procedur negocjacyjnych dotyczących zamówień o niskiej wartości określono liczbę kandydatów w celu zapewnienia równowagi pomiędzy rozpowszechnianiem informacji a proporcjonalnością; zauważa ponadto, że zakończono 41 postępowań o udzielenie zamówienia na składniki operacyjne na kwotę 3 086 063 EUR, a pozostała część budżetu operacyjnego na rok 2015 r. została wydatkowana na tłumaczenia, diety dzienne wypłacane ekspertom, podróże służbowe pracowników oraz okazjonalne zakupy na podstawie faktur;

8. podkreśla, że w Instytucie odnotowano duże obciążenie pracą, oraz ponawia swój apel o przydzielenie Instytutowi większej liczby pracowników do pracy w obszarach priorytetowych, takich jak przeciwdziałanie przemocy wobec kobiet, a także o zwiększenie jego możliwości wspierania Komisji poprzez zapewnianie odnośnych danych i pomocy technicznej;

9. odnotowuje, że wskaźnik obsady stanowisk w planie zatrudnienia Instytutu wyniósł na koniec 2015 r. 100 % (28 pracowników tymczasowych, 11 pracowników kontraktowych i 11 oddelegowanych ekspertów krajowych); zauważa, że w ciągu roku szczególnie aktywnie prowadzono nabór, otwierając procedury obsadzenia aż 12 stanowisk; odnotowuje, że w Instytucie reprezentowanych jest 19 narodowości; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Instytut pozostaje w pełni zaangażowany w zapewnianie pracownikom niezbędnych szkoleń w celu ułatwienia ich rozwoju zawodowego; uznaje, że wskutek tego w 2015 r. do ośmiu różnych programów szkoleniowych zgłosiło się 185 uczestników;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

10. zauważa, że system kontroli wewnętrznej Instytutu opiera się na zasadzie rozdzielenia obowiązków, strategii zarządzania ryzykiem i kontroli, unikaniu konfliktu interesów, odpowiednich ścieżkach audytu i integralności danych w systemach danych, a także na ustalonych procedurach monitorowania wyników i prowadzenia działań następczych w przypadku stwierdzenia słabych punktów w systemie kontroli;

11. z zaniepokojeniem odnotowuje, że na stronie internetowej Instytutu nie opublikowano niektórych życiorysów i deklaracji interesów członków zarządu Instytutu i jego pracowników; wzywa Instytut do opublikowania tych życiorysów w celu umożliwienia opinii publicznej sprawowania niezbędnego nadzoru nad kadrą kierowniczą wyższego szczebla;

12. uznaje, że w 2015 r. Instytut zarejestrował trzy wyjątki zawierające odstępstwa finansowe i proceduralne w porównaniu z sześcioma w poprzednim roku; z zadowoleniem odnotowuje, że w 2015 r. nie wykryto żadnego przypadku oszustwa ani utraty aktywów;

13. z zadowoleniem odnotowuje, że w wyniku przyjęcia w listopadzie 2014 r. strategii zwalczania nadużyć finansowych w latach 2015-2016 zorganizowano serię szkoleń dla pracowników Instytutu;

14. odnotowuje, że w 2015 r. Instytut zmienił swoją stroną internetową z myślą o uatrakcyjnieniu przedstawianych na niej treści, a także przedefiniował swoją strategię komunikacyjną, która określa ogólne cele w zakresie komunikacji, zaangażowania zainteresowanych stron i zarządzania wiedzą; odnotowuje, że w 2016 r. Instytut wprowadził nowy mechanizm monitorowania w odniesieniu do wszystkich swoich narzędzi komunikacji; zwraca się do Instytutu, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wynikach tego nowego mechanizmu;

Audyt wewnętrzny

15. zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) przeprowadziła audyt na temat zamówień wspierających procesy operacyjne Instytutu; przyjmuje do wiadomości, że sprawozdanie końcowe IAS zostało przesłane do Instytutu w połowie października 2015 r.; uznaje, że już przed końcem 2015 r. wdrożono 90 % zaleceń IAS (46 z 51), w tym zalecenia z przeprowadzonego w 2015 r. audytu IAS na temat zamówień wspierających procesy operacyjne w EIGE oraz zalecenia wynikające ze strategicznego planu kontroli wewnętrznej IAS na lata 2015- 2017;

16. zauważa, że zgodnie z wynikami audytu przeprowadzonego przez IAS jedno zalecenie zostało określone jako "bardzo istotne" i przeniesione do kategorii "istotne" w styczniu 2016 r., a pięć zostało określonych jako "istotne" - cztery w ramach audytu w 2015 r. i jedno w ramach audytu z 2013 r., które zostało wdrożone w 2016 r.; odnotowuje, że uzgodniono wdrożenie planu działania uwzględniającego wszystkie zalecenia w pierwszej połowie 2016 r.; wzywa Instytut do dalszego informowania organu udzielającego absolutorium o wdrażaniu tego planu działania;

Kontrole wewnętrzne

17. zauważa, że w celu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej Instytut zakończył politykę zapewniania jakości oraz opracował i przyjął politykę informowania o nieprawidłowościach oraz plan ciągłości działania; uznaje, że Instytut przeprowadził także kontrolę ex post, wzmocnił środki zwalczania nadużyć finansowych oraz wprowadził szereg środków na rzecz utworzenia środowiska nietolerującego molestowania; zauważa, że niektóre z tych środków zostały skutecznie wdrożone do końca 2015 r., podczas gdy inne miały zostać wdrożone w 2016 r.; zwraca się do Instytutu, aby poinformował organ udzielający absolutorium o pomyślnym wdrożeniu tych środków;

Inne uwagi

18. uznaje, że Instytut wprowadził nową procedurę w celu regularnego monitorowania działań politycznych Unii w dziedzinie równości płci, co zapewni terminowy i istotny wkład Instytutu w oparciu o jego pracę; odnotowuje skuteczną synergię z Komisją Praw Kobiet i Równouprawnienia Parlamentu (komisją FEMM) w sprawie zdefiniowanych zagadnień za pośrednictwem bezpośrednich kontaktów z jej członkami; odnotowuje, że Instytut wniósł wkład w planowanie programów prac szeregu agencji;

19. odnotowuje, że Instytut ściśle współpracuje z Agencją Praw Podstawowych Unii Europejskiej (FRA) i Europejską Fundacją na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofund); zauważa, że w celu zacieśnienia współpracy z organizacjami międzynarodowymi Instytut odbył posiedzenia z kluczowymi partnerami, takimi jak UN Women oraz Grupa ekspertów do spraw przeciwdziałania przemocy wobec kobiet i przemocy domowej (GREVIO); ponadto odnotowuje, że Instytut przyczynił się do zorganizowania konferencji Unesco na temat płci społecznokulturowej i mediów oraz postanowił zorganizować w 2016 r. wraz z Europejską Komisją Gospodarczą ONZ warsztaty na temat statystyk dotyczących płci społecznokulturowej;

20. z zadowoleniem odnotowuje, że Instytut dąży do synergii poprzez łączenie niektórych zadań i wprowadzanie wspólnego korzystania z usług z innymi agencjami; odnotowuje porozumienie między Instytutem a Europejską Agencją Straży Granicznej i Przybrzeżnej (Frontex), które podpisano w celu wymiany usług w zakresie wymiany ekspertów między stronami w obszarze kontroli ex post;

21. docenia wkład Instytutu w bieżącą pracę komisji FEMM; opowiada się za dalszą korelacją między ustawodawczymi i nieustawodawczymi priorytetami komisji FEMM a badaniami prowadzonymi przez Instytut, również z uwzględnieniem wskaźnika równouprawnienia płci opracowanego przez Instytut; zauważa, że wynik zewnętrznej oceny Instytutu był ogólnie pozytywny;

22. z zadowoleniem przyjmuje najważniejsze osiągnięcia Instytutu w 2015 r., zwłaszcza drugą edycję wskaźnika równouprawnienia płci, ukończenie bazy danych statystycznych dotyczących płci oraz wdrożenie internetowej platformy na rzecz uwzględniania aspektu płci;

23. odnotowuje wysiłki Instytutu na rzecz reorganizacji jego struktury, tak aby położyć nacisk na komunikację i zaangażowanie zainteresowanych stron, oraz wzywa do dalszej współpracy z Komisją w celu zadbania o to, by Instytut udzielał wsparcia technicznego działaniom związanym z opracowywaniem, wdrażaniem, monitorowaniem i ocenianiem strategii politycznych Unii, a także by uwzględnianie aspektu płci było skutecznie realizowane na wszystkich etapach cyklu politycznego;

24. z zadowoleniem przyjmuje nadanie priorytetu pracy w tych obszarach, w których wyniki charakteryzują się wysoką jakością i widocznością, przy jednoczesnym dalszym koncentrowaniu się na kwestii uwzględniania aspektu płci; w razie przeglądu rozporządzenia (WE) nr 1922/2006 apeluje o włączenie do zadań Instytutu przeciwdziałania przemocy wobec kobiet i migrantek, a także okaleczaniu żeńskich narządów płciowych;

25. przypomina, że Instytut został utworzony w celu skonsolidowania i wsparcia propagowania równości płci, w tym przede wszystkim włączania problematyki płci do wszystkich obszarów polityki Unii oraz do wynikających z nich krajowych strategii politycznych, a także w celu zwalczania dyskryminacji ze względu na płeć i prowadzenia działań uwrażliwiających obywateli Unii na kwestie równości płci;

26. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 27 kwietnia 2017 r. ⁶  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 102.

2 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 102.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 403 z 30.12.2006, s. 9.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA-PROV(2017)0155 (zob. s. 372 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2017.252.232
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2017/1672 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2015
• Data aktu: 27/04/2017
• Data ogłoszenia: 29/09/2017