Rozporządzenie 2015/496 zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do powierzania Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji

ROZPORZĄDZENIE RADY (UE) 2015/496

z dnia 17 marca 2015 r.

zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do powierzania Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 352,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,

uwzględniając zgodę Parlamentu Europejskiego,

stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącym udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej ¹ historyczne materiały archiwalne Unii są przechowywane i o ile to możliwe po upływie 30 lat udostępniane do wglądu publicznego.

(2) Obowiązek określenia historycznych materiałów archiwalnych i o ile to możliwe udostępnienia ich do wglądu publicznego spoczywa na każdej z instytucji, o których mowa w rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 (zwanych dalej "instytucjami"), zgodnie z określonymi tam warunkami.

(3) W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 stwierdzono, że każda instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w miejscu, które uważa za najbardziej odpowiednie.

(4) W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja zdecydowały, że będą powierzać swoje historyczne materiały archiwalne Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU), gdzie materiały te będą udostępniane do wglądu publicznego. W tym celu w dniu 17 grudnia 1984 r. podpisano umowę pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, a EIU (zwaną dalej "umową o powierzeniu").

(5) Od tego czasu także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Trybunał Obrachunkowy postanowiły przestrzegać warunków umowy o powierzaniu. Europejski Bank Inwestycyjny powierza swoje historyczne materiały archiwalne EIU na mocy odrębnej konwencji z EIU podpisanej w dniu 1 lipca 2005 r. oraz przepisów dotyczących archiwów historycznych przyjętych przez Komitet Zarządzający Banku dnia 7 października 2005 r. ² .

(6) Rząd włoski na stałe i nieodpłatnie udostępnił EIU odpowiednie pomieszczenia, tak by powierzone materiały archiwalne były przechowywane i chronione zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami i istniała możliwość korzystania z tych materiałów na miejscu.

(7) Celem powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji jest zapewnienie dostępu do nich w jednym miejscu, ułatwienie korzystania z nich oraz stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. EIU to renomowany akademicki ośrodek badawczo-edukacyjny, którego działalność koncentruje się na Europie i na integracji europejskiej. Posiada on niemal 30-letnie doświadczenie w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, udostępnia nowoczesne repozytorium i infrastrukturę badawczą stworzone z myślą o przechowywaniu i udostępnianiu tych archiwów, a także cieszy się międzynarodowym uznaniem jako centrum archiwalne przechowujące te materiały.

(8) Kwestię dalszego powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji należy uwzględnić w ustawodawstwie Unii, po to by zaświadczyć o roli EIU jako partnera instytucji w zarządzaniu ich historycznymi materiałami archiwalnymi.

(9) Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do wszystkich instytucji i nie powinno naruszać obowiązku udostępniania przez każdą z instytucji swoich historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego ani nie wpływa na fakt, że każda z nich pozostaje właścicielem swoich historycznych materiałów archiwalnych.

(10) Specyfika działań realizowanych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejski Bank Centralny (EBC) uzasadnia wyłączenie obu tych instytucji z określonego w niniejszym rozporządzeniu obowiązku powierzania EIU swoich historycznych materiałów archiwalnych. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.

(11) O ile to możliwe, instytucje i EIU powinny udostępniać historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego w formie zdigitalizowanej i w formie cyfrowej, po to by ułatwić korzystanie z nich przez internet.

(12) Dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych Unii powierzonych EIU należy przetwarzać zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych ³ .

(13) Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Komisja przeprowadziła konsultacje wniosku ustawodawczego, na podstawie którego przyjęto niniejsze rozporządzenie, z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który w dniu 10 października 2012 r. wydał stosowną opinię ⁴ .

(14) Szczegółowe przepisy o zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi przez EIU, w tym o ich powierzaniu, dostępie do nich i możliwości publicznego korzystania z nich, oraz o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU należy zamieścić w ramowej umowie partnerskiej.

(15) Koszty zarządzania przez EIU historycznymi materiałami archiwalnymi Unii należy pokryć z budżetu ogólnego Unii; kosztami tym powinny zostać obciążone wszystkie instytucje powierzające.

(16) Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł  1

W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 8 wprowadza się następujące zmiany:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Każda instytucja - z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejskiego Banku Centralnego (EBC) - powierza Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU) dokumenty, które stanowią część jej historycznych materiałów archiwalnych i które udostępniła ona do wglądu publicznego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Powierzanie materiałów odbywa się zgodnie z załącznikiem.

Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego instytucje powierzające mogą z przyczyn prawnych lub administracyjnych wyłączyć spośród powierzanych EIU materiałów oryginały pewnych dokumentów. W takim wypadku powierzają mu ich mikroformę lub ich kopię cyfrową.";

b) dodaje się ustępy w brzmieniu:

"3. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.

4. Instytucje powierzające pozostają właścicielami swoich materiałów archiwalnych oraz zachowują wyłączną odpowiedzialność za wybór dokumentów i akt powierzanych EIU lub w inny sposób mu udostępnianych.

5. Powierzanie EIU historycznych materiałów archiwalnych instytucji nie narusza ochrony materiałów archiwalnych przewidzianej w art. 2 Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

6. EIU zapewnia przechowywanie i ochronę powierzonych mu materiałów archiwalnych. Przechowywanie i ochrona muszą być zgodne z uznanymi międzynarodowymi standardami fizycznej ochrony materiałów archiwalnych i co najmniej spełniać zasady techniczne i zasady bezpieczeństwa odpowiadające zasadom przechowywania publicznych materiałów archiwalnych we Włoszech i zasadom zarządzania nimi. W związku z tym powierzone dokumenty są przechowywane w skonstruowanym w tym celu repozytorium.

7. EIU ponosi wyłączną odpowiedzialność za pracowników skierowanych do zarządzania powierzonymi mu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii. EIU zapewnia, by pracownicy wyznaczeni do zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi posiadali wymagane kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy w tej dziedzinie.

8. Każda instytucja powierzająca ma prawo uzyskać informacje na temat zarządzania przez EIU jej materiałami archiwalnymi i przeprowadzić inspekcję powierzonych przez siebie materiałów archiwalnych.

9. EIU udostępnia do wglądu publicznego historyczne materiały archiwalne, które otrzymuje na mocy ust. 1 i 3. Także instytucje mogą udostępniać do wglądu publicznego kopię tych samych historycznych materiałów archiwalnych.

10. Koszty zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii są pokrywane ze składek na stosowną pozycję budżetową uiszczanych przez wszystkie instytucje powierzające - w granicach rocznych środków udostępnianych przez władzę budżetową zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii ^* . Ze składek tych nie pokrywa się kosztów związanych z udostępnianiem i adaptacją budynków i repozytoriów w celu przyjęcia materiałów archiwalnych i zajmujących się nimi pracowników.

Wymiar składek, o których mowa w akapicie pierwszym, jest proporcjonalny do wielkości odpowiednich planów zatrudnienia instytucji powierzających. Każda składka jest obliczana ponownie po powierzeniu EIU historycznych materiałów archiwalnych przez dodatkowe instytucje lub co najmniej raz na pięć lat.

11. EIU występuje w charakterze podmiotu przetwarzającego dane zgodnie z art. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i działa według wskazówek instytucji powierzających. EIU przetwarza dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych należących do instytucji zgodnie z gwarancjami przewidzianymi w tym rozporządzeniu.

12. Europejski Inspektor Ochrony Danych nadal posiada uprawnienia nadzorcze wobec instytucji w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych powierzonych EIU.

2) w art. 9 wprowadza się następujące zmiany:

a) ust. 1 otrzymuje brzmienie:

"1. Każda instytucja przyjmuje wewnętrzne przepisy dotyczące stosowania niniejszego rozporządzenia. W przepisach tych znajdują się zasady przechowywania historycznych materiałów archiwalnych i udostępniania ich do wglądu publicznego oraz ochrony danych osobowych w nich zawartych. O ile to możliwe, instytucje udostępniają do wglądu publicznego swoje materiały archiwalne - w tym materiały zdigitalizowane i materiały powstałe w formie cyfrowej - drogą elektroniczną oraz ułatwiają korzystanie z nich przez internet. Przechowują również dokumenty dostępne w formach spełniających szczególne potrzeby (takich jak brajl, duże czcionki lub nagrania).";

b) dodaje się ustęp w brzmieniu:

"3. Komisja zawiera ramową umowę partnerską z EIU w imieniu instytucji powierzających. W tej umowie ramowej zawarte są szczegółowe postanowienia o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU w dziedzinie zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, w tym ich powierzania, przechowywania, dostępu do nich oraz możliwości korzystania z nich.";

3) tekst zawarty w załączniku dodaje się jako załącznik do rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83.

Artykuł  2

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.

Sporządzono w Brukseli dnia 17 marca 2015 r.

	W imieniu Rady
	E. RINKĒVIČS
	Przewodniczący

ZAŁĄCZNIK

"ZAŁĄCZNIK

PRZEPISY DOTYCZĄCE POWIERZANIA EUROPEJSKIEMU INSTYTUTOWI UNIWERSYTECKIEMU WE FLORENCJI HISTORYCZNYCH MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH NALEŻĄCYCH DO INSTYTUCJI

1. W przypadku materiałów archiwalnych niemających formy cyfrowej oryginały dokumentów, wraz z ich mikroformą lub kopią cyfrową, powierzane są EIU w celu ich stałego przechowywania.

W przypadku materiałów archiwalnych mających formę cyfrową EIU uzyskuje stały dostęp do dokumentów w taki sposób, by móc dopełnić obowiązku polegającego na zapewnieniu publicznego dostępu do historycznych materiałów archiwalnych w jednym miejscu oraz na ułatwianiu korzystania z tych materiałów. Za stałe przechowywanie swoich materiałów archiwalnych mających formę cyfrową odpowiedzialne pozostają instytucje, które sporządziły dokumenty.

2. Powierzanie odbywa się w okresach rocznych i - w zakresie, w jakim to możliwe - w ramach zwyczajowych procedur instytucji w dziedzinie przetwarzania materiałów archiwalnych.

3. EIU nie modyfikuje klasyfikacji materiałów archiwalnych ustanowionej przez instytucje powierzające, nie usuwa żadnych dokumentów ani akt ani nie wprowadza w nich zmian.

4. EIU na wniosek instytucji powierzających zwraca im oryginały wszelkich powierzonych mu dokumentów i akt. Instytucje powierzające zwracają oryginały EIU, w momencie gdy te nie są im już potrzebne.

5. EIU w trybie natychmiastowym informuje instytucje powierzające o wszelkich okolicznościach zagrażających nietykalności powierzonych przez nie materiałów archiwalnych.".

1 Dz.U. L 43 z 15.2.1983, s. 1.

2 Dz.U. C 289 z 22.11.2005, s. 12.

3 Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1.

4 Dz.U. C 28 z 30.1.2013, s. 9.

* Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1."

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.79.1
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Rozporządzenie 2015/496 zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do powierzania Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji
• Data aktu: 17/03/2015
• Data ogłoszenia: 25/03/2015
• Data wejścia w życie: 26/03/2015