Decyzja 2013/574/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Wspólnotowej Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 17 kwietnia 2013 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Wspólnotowej Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011

(2013/574/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 16 listopada 2013 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji ¹ ,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 - C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ² , w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 768/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 r. ustanawiające Wspólnotową Agencję Kontroli Rybołówstwa oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2847/93 ustanawiające system kontroli mający zastosowanie do wspólnej polityki rybołówstwa ⁴ , w szczególności jego art. 36,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ , w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Rybołówstwa (A7-0109/2013),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa absolutorium z wykonania budżetu agencji na rok budżetowy 2011;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa (uprzednio nazywanej Wspólnotową Agencją Kontroli Rybołówstwa), Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 17 kwietnia 2013 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Wspólnotowej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011,

– uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji ⁶ ,

– uwzględniając zalecenie Rady z dnia 12 lutego 2013 r. (05753/2013 - C7-0041/2013),

– uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁷ , w szczególności jego art. 185,

– uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁸ , w szczególności jego art. 208,

– uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 768/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 r. ustanawiające Wspólnotową Agencję Kontroli Rybołówstwa oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 2847/93 ustanawiające system kontroli mający zastosowanie do wspólnej polityki rybołówstwa ⁹ , w szczególności jego art. 36,

– uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹⁰ , w szczególności jego art. 94,

– uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Rybołówstwa (A7-0109/2013),

A. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, że uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa ("Agencji") za rok budżetowy 2011 jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

B. mając na uwadze, że w dniu 10 maja 2012 r. Parlament udzielił dyrektorowi wykonawczemu Agencji absolutorium z wykonania budżetu Agencji za rok budżetowy 2010 ¹¹ , a w swojej rezolucji dołączonej do decyzji w sprawie absolutorium między innymi:

– zaapelował do Agencji o poprawienie jej rocznego programu prac, tak by uwzględniał on konkretne i wymierne cele na poziomie zarówno polityki, jak i działalności operacyjnej, oraz by określał wskaźniki SMART,

– zaapelował do dyrektora wykonawczego o całkowite wywiązanie się z obowiązku uwzględniania w swoim sprawozdaniu - przedkładanym organowi udzielającemu absolutorium i zawierającym podsumowanie sprawozdania Służby Audytu Wewnętrznego - wszystkich zaleceń i wszystkich działań podjętych w wyniku tych zaleceń,

– zaapelował do Agencji, by dokonała przeglądu swojego systemu kontroli wewnętrznej w celu poparcia rocznego poświadczenia wiarygodności wydanego przez dyrektora wykonawczego oraz przeglądu wszystkich procedur, zarówno administracyjnych, jak i operacyjnych, łącznie z późniejszą dokumentacją dotyczącą organizacji pracy i głównych kontroli,

C. mając na uwadze, że całkowity budżet Agencji na 2011 r. wynosił 12.850.000 EUR w porównaniu z 11.013.000 EUR w 2010 r., co jest kwotą o 16,7 % wyższą,

D. mając na uwadze, że początkowy wkład Unii do budżetu Agencji na 2011 r. wyniósł 11.850.000 EUR ¹² , co stanowi wzrost o 40,90 % w porównaniu z początkowym wkładem w 2010 r. (8.410.000 EUR),

Zarządzanie budżetem i finansami

1. przypomina, że całkowity wkład Unii do budżetu Agencji na 2011 r. wyniósł 12.850.000 EUR;

2. wnioskuje z rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2011, że Agencja rozdysponowała 99 % środków z przyznanego wkładu i wypłaciła 89 % dostępnych środków na płatności (z wyłączeniem wydawanych środków pozyskanych z innych źródeł); z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności za 2011 r. ¹³ Agencja przedstawiła organowi udzielającemu absolutorium dane dotyczące wskaźnika wykonania ogólnego budżetu w odniesieniu do zobowiązań i płatności; przypomina, że w 2010 r. Agencja rozdysponowała 98,3 % przyznanych środków i wypłaciła 85,6 % dostępnych środków na płatności;

Środki przeniesione

3. na podstawie rocznego sprawozdania finansowego zauważa, że kwotę 1.160.170 EUR środków na zobowiązania, które zaciągnięto do końca 2011 r., ale których jeszcze nie uregulowano, przeniesiono na 2012 r.; ponadto zauważa, że anulowane niewykorzystane środki na płatności przeniesione ¹⁴ z poprzedniego roku wyniosły 151.710 EUR;

4. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności za 2011 r. stwierdza, że środki Agencji przeniesione automatycznie na 2012 r. wyniosły 2.161.172 EUR; ponadto zauważa, że jeśli chodzi o udział płatności zrealizowanych zgodnie z terminami określonymi w rozporządzeniu finansowym, 87 % wszystkich płatności zrealizowano w ramach przewidzianych prawem terminów; w przypadku faktur handlowych 79 % uregulowano w ciągu ustawowych 30 dni, a ok. 91 % wniosków o zwrot kosztów (zwrotów dla pracowników i ekspertów) uregulowano w ciągu ustawowych 45 dni; zachęca Trybunał Obrachunkowy, aby wspomniał o przeniesieniach w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2012;

System rachunkowości

5. wnioskuje z rocznego sprawozdania finansowego ¹⁵ za rok budżetowy 2011, że rachunki budżetowe Agencji są obsługiwane przez system rachunkowości memoriałowej ABAC, a rachunki ogólne przez system SAP, który jest bezpośrednio połączony z ogólnym systemem rachunkowości Komisji;

Procedury przetargowe

6. wzywa Agencję do poprawienia procedur przetargowych; zauważa, że Trybunał Obrachunkowy zwrócił uwagę na niedociągnięcia w tym względzie (tj. Agencja nie udokumentowała odpowiednio oszacowania wartości zamówień w aktach przetargowych);

7. w oparciu o sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego zauważa, że Agencja powinna zwiększyć przejrzystość postępowań, wprowadzając w niektórych przypadkach bardziej szczegółowe kryteria wyboru oferentów;

8. na podstawie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego zauważa z zaniepokojeniem, że Agencja nie posiada jeszcze odpowiednich procedur księgowania ani rozliczania kosztów związanych z wewnętrznym wytworzeniem wartości niematerialnych i prawnych;

Procedury rekrutacji

9. zauważa, że Trybunał Obrachunkowy wskazał na potrzebę dalszej poprawy procedur naboru pracowników (tj. ogłoszenia o wolnych stanowiskach nie zawierały informacji na temat procedur składania skarg ani procedur odwoławczych, posiedzenia komisji rekrutacyjnej nie były wystarczająco udokumentowane, a w jednym przypadku przy zatrudnianiu kandydata organ powołujący nie zastosował się do kolejności określonej na liście sporządzonej przez komisję rekrutacyjną, nie podając uzasadnienia); uważa, że niektóre przepisy regulaminu pracowniczego mogą stanowić poważne obciążenie administracyjne; dlatego zachęca Komisję do tego, by dopuściła pewien stopień uproszczenia w ramach art. 110 regulaminu pracowniczego w odniesieniu do agencji;

10. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności ¹⁶ zauważa, że przyjęto czterech pracowników zatrudnionych na czas określony oraz jednego pracownika kontraktowego, podczas gdy z Agencji odeszło czterech pracowników zatrudnionych na czas określony i jeden pracownik kontraktowy, wskutek czego 97 % stanowisk przewidzianych w planie zatrudnienia na 2011 r. zostało obsadzonych;

11. wyraża zadowolenie z faktu, że Trybunał Obrachunkowy uznał transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2011 za legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

12. ze sprawozdania uzupełniającego Agencji wnosi, że w 2012 r. dokonano przeglądu dokumentacji dotyczącej procedur rekrutacji, tak aby zastosować się do uwag Trybunału Obrachunkowego;

Zarządzanie

13. w oparciu o sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego zauważa, że podczas procedury mianowania dyrektora wykonawczego jeden z członków Zarządu naruszył przepisy dotyczące mianowania na kluczowe stanowiska, ogłaszając, na którego kandydata ma zamiar głosować Komisja; uznaje, że działania członków Zarządu nie podlegają kontroli Agencji, i że w związku z tym dyrektor wykonawczy nie jest za to odpowiedzialny;

Wyniki

14. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Agencji dotyczącą dalszego opracowywania wieloletnich i rocznych programów prac; podkreśla znaczenie takiego dokumentu, który pozwoli Agencji poczynić skuteczne ustalenia organizacyjne służące wdrożeniu jej strategii i realizacji celów; zwraca uwagę, że w odniesieniu do swojego programu prac oraz planowania zasobów Agencja stosuje perspektywę wieloletnią, opracowując wieloletni program prac, wieloletni plan polityki kadrowej oraz wieloletni plan strategiczny w dziedzinie technologii informatycznych; ponadto zauważa, że od 2010 r. Agencja posiada plan strategiczny w dziedzinie technologii informatycznych, który podlega corocznej weryfikacji i aktualizacji;

15. podkreśla znaczenie zadań Agencji i z zadowoleniem przyjmuje jej wydajną i skuteczną działalność, której Komisja Rybołówstwa mogła się przyjrzeć podczas wizyty w Agencji w czerwcu 2010 r. oraz podczas kolejnej wizyty w dniach 29-30 października 2012 r.; zauważa, że podczas wizyty w dniach 29-30 października 2012 r. omawiano ważne zagadnienia, takie jak utworzenie regionalnych obszarów kontrolnych w celu uzyskania europejskiej wartości dodanej;

Audyt wewnętrzny

16. z zadowoleniem przyjmuje inicjatywę Agencji dotyczącą stworzenia w 2008 r. stanowiska ds. audytu wewnętrznego, służącej zapewnianiu wsparcia i doradzaniu dyrektorowi wykonawczemu oraz zarządzaniu kontrolą wewnętrzną, oceną ryzyka i audytem wewnętrznym; zauważa, że Agencja nie zatrudnia jednostki audytu wewnętrznego w pełnym wymiarze godzin, lecz korzysta z jej usług wspólnie z Europejską Agencją ds. Bezpieczeństwa na Morzu (EMSA) z siedzibą w Lizbonie; przyjmuje do wiadomości, że w tym celu w dniu 17 czerwca 2008 r. podpisano umowę o gwarantowanym poziomie usług między Agencją a EMSA;

17. na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego Agencji odnotowuje, że Agencja dokonała przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej (2008 r.), a także pierwszych odnośnych działań następczych (2009 r.); przyjmuje do wiadomości, że zdaniem Agencji wyniki zostały odpowiednio i skutecznie wdrożone;

18. przyjmuje do wiadomości, że w 2011 r. jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła na specjalny wniosek dyrektora wykonawczego audyt wypłaty wynagrodzeń w ograniczonym zakresie, aby ocenić wewnętrzne kontrole cyklu wypłaty wynagrodzeń, zwracając szczególną uwagę na dokumentację płatności; na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego ¹⁷ odnotowuje, że jednostka audytu wewnętrznego przeprowadziła również audyt zarządzania zasobami Agencji, aby przedstawić dyrektorowi wykonawczemu niezależne poświadczenie, że system kontroli wewnętrznej związany z rejestracją aktywów jest odpowiedni i skuteczny;

19. na podstawie rocznego sprawozdania z działalności odnotowuje, że zgodnie z planem strategicznym na lata 2010-2012 Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła w 2010 r. audyt wykonania budżetu oraz ocenę ryzyka technologii informatycznych;

20. przyjmuje do wiadomości, że w 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego przeprowadziła audyt na temat "Budowanie potencjału - szkolenia i rozwój" w celu dokonania oceny oraz przedstawienia dyrektorowi wykonawczemu i Zarządowi niezależnego poświadczenia, że system kontroli wewnętrznej w tym zakresie jest odpowiedni i skuteczny;

21. na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego zauważa, że w 2011 r. jednostka audytu wewnętrznego dokonała ponadto pełnego przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej w Agencji;

22. zwraca uwagę, że w październiku 2011 r. zwrócono się do Służby Audytu Wewnętrznego o przedstawienie Zarządowi stanu faktycznego oraz planu strategicznego Służby Audytu Wewnętrznego na lata 2013-2015;

23. na podstawie informacji Służby Audytu Wewnętrznego zauważa, że w 2011 r. Agencja mianowała koordynatora kontroli wewnętrznej oraz ustanowiła wewnętrzne wytyczne dotyczące zarządzania ryzykiem, w tym procedurę regularnego przeglądu systemu kontroli wewnętrznej oraz regularnej aktualizacji rejestru ryzyka Agencji; wzywa jednak Agencję do poinformowania organu udzielającego absolutorium o dalszych podjętych działaniach i osiągniętych wynikach;

24. uznaje, że Agencja podjęła niezbędne działania w następujących kwestiach:

– prawa dostępu w systemie ABAC dla delegowanych urzędników zatwierdzających,

– opóźnienia w płatnościach,

– strategia traktowania wyjątków oraz ustanowienie centralnego wykazu wyjątków;

stwierdza, że dwa bardzo ważne zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego, a mianowicie te dotyczące dostosowania praw dostępu do systemu ABAC dla delegowanych urzędników zatwierdzających oraz strategii traktowania wyjątków i centralnego wykazu wyjątków są na dzień dzisiejszy uznane przez Służbę Audytu Wewnętrznego za zamknięte;

25. na podstawie sprawozdania uzupełniającego Agencji ¹⁸ stwierdza, że jeżeli chodzi o zgłaszanie wyjątków, udokumentowano wszystkie procedury i udostępniono już listy kontrolne w odniesieniu do większości procesów, jasno określono zadania i obowiązki wszystkich uczestników transakcji, a działania te, wraz z terminowym zgłaszaniem wyjątków, zapewnią właściwą reakcję na ewentualne nieprawidłowości;

26. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 17 kwietnia 2013 r. ¹⁹ w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 388 z 15.12.2012, s. 86.

2 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 128 z 21.5.2005, s. 1.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. C 388 z 15.12.2012, s. 86.

7 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

8 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

9 Dz.U. L 128 z 21.5.2005, s. 1.

10 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

11 Dz.U. L 286 z 17.10.2012, s. 169.

12 Ostateczne roczne sprawozdanie finansowe za rok 2011, czerwiec 2012 r., s. 26.

13 Roczne sprawozdanie z działalności za rok 2011, s. 125.

14 Ostateczne roczne sprawozdanie finansowe za rok 2011, czerwiec 2012 r., s. 27.

15 Ostateczne roczne sprawozdanie finansowe za rok 2011, czerwiec 2012 r., s. 18.

16 Roczne sprawozdanie z działalności za rok 2011, s. 122.

17 Roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego za rok 2011, s. 4.

18 Sprawozdanie w sprawie działań podjętych w związku z zaleceniami Parlamentu Europejskiego zawartymi w jego decyzji z dnia 10 maja 2012 r., s. 5.

19 Teksty przyjęte, P7_TA(2013)0134 (zob. s. 374 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2013.308.221
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2013/574/UE w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Wspólnotowej Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011
• Data aktu: 17/04/2013
• Data ogłoszenia: 16/11/2013