Decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przyjmująca przepisy wykonawcze

Decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przyjmująca przepisy wykonawcze

(C/2023/161)

(Dz.U.UE C z dnia 10 października 2023 r.)

Artykuł  1

Definicje

Do celów niniejszych przepisów wykonawczych:

a) "instytucja" oznacza instytucję, organ, urząd lub agencję Unii Europejskiej;

b) "statut" oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego określające przepisy i ogólne warunki regulujące wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich ¹ ;

c) "Rzecznik Praw Obywatelskich" to osoba wybrana przez Parlament Europejski zgodnie z art. 228 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej;

d) "sekretariat" obejmuje urzędników i innych pracowników, którzy wspierają Rzecznika Praw Obywatelskich;

e) "dokument" oznacza każdą treść, niezależnie od nośnika (zapisany na papierze lub przechowywany w formacie elektronicznym jako nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne).

Artykuł  2

Przyjmowanie skarg

1. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje skargi złożone na piśmie. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich podejmuje odpowiednie środki, aby pomóc osobom z niepełnosprawnościami skorzystać ze swojego prawa do złożenia skargi.

2. Skarżący wskazuje w skardze wszelkie informacje, które uważa za poufne. Wskazanie przez skarżącego takich informacji jako poufnych nie uniemożliwia Rzecznikowi Praw Obywatelskich przekazania tych informacji danej instytucji do celów przeprowadzenia dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje instytucję o tym, które informacje skarżący uważa za poufne.

3. W uzasadnionych przypadkach i za zgodą skarżącego Rzecznik Praw Obywatelskich może przekazać skargę innemu właściwemu organowi.

Artykuł  3

Rozpatrywanie skarg

1. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich rozpatruje skargi w każdym języku urzędowym i roboczym instytucji Unii Europejskiej ² . Rzecznik Praw Obywatelskich komunikuje się ze skarżącym w języku, w którym sporządzono skargę, chyba że skarżący zgadza się na otrzymywanie wiadomości w innym języku urzędowym i roboczym instytucji Unii Europejskiej.

2. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich ustala, czy skarga jest dopuszczalna zgodnie z art. 2 ust. 4 statutu. Sekretariat może zwrócić się do skarżącego o dostarczenie dodatkowych informacji lub dokumentów w celu umożliwienia Rzecznikowi Praw Obywatelskich dokonania takiego ustalenia.

3. Jeżeli skarga jest niedopuszczalna, Rzecznik Praw Obywatelskich informuje o tym skarżącego i zamyka sprawę.

4. Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich postanowi, że istnieją podstawy do przeprowadzenia dochodzenia w sprawie dopuszczalnej skargi, wszczyna dochodzenie. Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że nie ma podstaw do przeprowadzenia dochodzenia, zarówno gdy skarga jest wyraźnie bezzasadna, Rzecznik Praw Obywatelskich informuje o tym skarżącego i zamyka akta skargi.

5. W stosownych przypadkach Rzecznik Praw Obywatelskich może poinformować daną instytucję o niedopuszczalnych skargach lub skargach, w przypadku których Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że nie ma podstaw do wszczęcia dochodzenia.

6. Zgodnie z art. 2 statutu, jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna to za stosowne, może zadbać o to, aby skarga była rozpatrywana priorytetowo, z uwzględnieniem szczególnego charakteru skargi, w tym w obszarach takich jak informowanie o nieprawidłowościach i molestowanie.

7. Rzecznik Praw Obywatelskich rozpatruje obraźliwe komunikaty i skargi stanowiące nadużycie prawa procesowego zgodnie z przyjętymi w tym celu wytycznymi. Wytyczne te publikuje się na stronie internetowej Rzecznika.

Artykuł  4

Działania związane z gromadzeniem informacji podczas dochodzeń

1. Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzi, że istnieją podstawy do wszczęcia dochodzenia, wskazuje zarzuty postawione przez skarżącego, które wchodzą w zakres dochodzenia.

2. Rzecznik Praw Obywatelskich może zwrócić się do danej instytucji o udzielenie odpowiedzi na te zarzuty. Rzecznik Praw Obywatelskich może również zwrócić się do danej instytucji o przedstawienie w odpowiedzi jej opinii na temat konkretnych aspektów zarzutów oraz konkretnych kwestii wynikających ze skargi lub z nią związanych.

3. Na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich instytucje dostarczają Rzecznikowi Praw Obywatelskich informacje, w tym dokumenty, o które wystąpił w związku z dochodzeniem, zgodnie z art. 5 statutu. Zespół dochodzeniowy Rzecznika Praw Obywatelskich może analizować te informacje i sprawdzać dokumenty w pomieszczeniach danej instytucji lub drogą elektroniczną. Informacje niejawne UE są udostępniane w pomieszczeniach danej instytucji, chyba że uzgodniono inaczej z Rzecznikiem Praw Obywatelskich.

4. Odpowiedzi instytucji dotyczące kwestii, o których mowa w ust. 2 i 3 niniejszego artykułu, udzielane są w terminie określonym przez Rzecznika Praw Obywatelskich, nieprzekraczającym zazwyczaj trzech miesięcy. Należy wyznaczyć odpowiedni termin na udzielenie odpowiedzi, biorąc pod uwagę złożoność i pilność dochodzenia. W przypadku gdy Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że dochodzenie leży w interesie publicznym, czas na udzielenie odpowiedzi przez instytucję powinien być możliwie jak najkrótszy. Jeżeli dana instytucja nie jest w stanie udzielić odpowiedzi w wyznaczonym terminie, składa uzasadniony wniosek o jego przedłużenie.

5. Rzecznik Praw Obywatelskich może zwrócić się do danej instytucji z prośbą o zorganizowanie spotkania z zespołem dochodzeniowym Rzecznika, aby wyjaśnić kwestie wchodzące w zakres dochodzenia.

6. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może przesłuchać urzędników lub innych pracowników instytucji zgodnie z art. 7 statutu.

7. Do celów przeprowadzenia dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich może zgodnie z zasadami określonymi w statucie zwrócić się do państwa członkowskiego za pośrednictwem jego Stałego Przedstawicielstwa o przekazanie informacji lub dokumentów związanych z zarzutem niewłaściwego administrowania przez instytucję.

8. Jeżeli instytucja lub państwo członkowskie przekazują Rzecznikowi Praw Obywatelskich informacje lub dokumenty na podstawie ust. 2, 3, 5 lub 7 niniejszego artykułu, muszą wyraźnie określić informacje niejawne UE lub wszelkie inne informacje, które uznają za poufne. Rzecznik Praw Obywatelskich nie ujawnia żadnych takich poufnych informacji ani skarżącemu, ani opinii publicznej bez uprzedniej zgody instytucji lub właściwego organu danego państwa członkowskiego. Rzecznik Praw Obywatelskich traktuje informacje niejawne UE zgodnie z przepisami określonymi w statucie oraz w decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie przepisów i procedur bezpieczeństwa dotyczących dostępu do informacji niejawnych UE.

9. Na wniosek Rzecznika Praw Obywatelskich instytucje udzielają odpowiedzi w języku, w którym sporządzono skargę. W razie potrzeby Rzecznik Praw Obywatelskich może zwrócić się do instytucji o dostarczenie kopii odpowiednich dokumentów w języku, w którym sporządzono skargę. Składając taki wniosek, Rzecznik Praw Obywatelskich działa proporcjonalnie do potrzeb skarżącego i w sposób racjonalny w odniesieniu do zasobów instytucji.

10. Rzecznik Praw Obywatelskich przechowuje dokumenty lub informacje uzyskane od instytucji lub państwa członkowskiego w trakcie dochodzenia i zidentyfikowane przez tę instytucję lub państwo członkowskie jako poufne, w tym informacje niejawne UE, tylko przez czas trwania dochodzenia oraz do czasu upływu terminu na przeprowadzenie dochodzenia w sprawie wszelkich wniosków o ponowne rozpatrzenie zgodnie z art. 9 ust. 3. Takie dokumenty lub informacje są niszczone po zamknięciu dochodzenia i po upływie terminu na przeprowadzenie postępowania w sprawie wszelkich wniosków o ponowne rozpatrzenie. Rzecznik Praw Obywatelskich może wystąpić do instytucji lub państwa członkowskiego z wnioskiem o przechowanie tych dokumentów lub informacji przez co najmniej pięć lat od momentu powiadomienia ich, że Rzecznik Praw Obywatelskich już ich nie przechowuje.

11. Jeżeli instytucja lub państwo członkowskie nie udzielą Rzecznikowi Praw Obywatelskich pomocy, o której mowa w ust. 2, 3, 5 i 7, Rzecznik Praw Obywatelskich przypomina zainteresowanej instytucji lub zainteresowanemu państwu członkowskiemu, dlaczego taka pomoc jest konieczna. Jeżeli po dyskusji z daną instytucją lub państwem członkowskim kwestii tej nie można rozwiązać w sposób zadowalający Rzecznika Praw Obywatelskich, Rzecznik może poinformować o tym Parlament Europejski, który podejmuje odpowiednie kroki.

12. Do celów przeprowadzenia dochodzenia Rzecznik Praw Obywatelskich może zwrócić się do skarżącego lub do jakiejkolwiek osoby trzeciej o przekazanie Rzecznikowi informacji lub dokumentów bądź o wyjaśnienie już przekazanych informacji lub dokumentów. W stosownych przypadkach Rzecznik Praw Obywatelskich może zasięgnąć opinii skarżącego na temat stanowiska instytucji, bez uszczerbku dla art. 5 ust. 8 statutu. Rzecznik Praw Obywatelskich może również zwrócić się do skarżącego z prośbą o spotkanie, aby wyjaśnić kwestie wchodzące w zakres dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich może zamknąć dochodzenie, jeżeli skarżący nie przedstawił żądanych informacji, które są niezbędne do zakończenia dochodzenia.

13. Rzecznik Praw Obywatelskich może zlecać badania lub ekspertyzy uznane za istotne dla wykonywania mandatu Rzecznika Praw Obywatelskich, w tym w przypadkach, o których mowa w art. 2 ust. 6 statutu.

Artykuł  5

Propozycje rozwiązań

1. Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że skarga może zostać rozstrzygnięta, poszukuje rozwiązania wspólnie z daną instytucją, aby wyeliminować niewłaściwe administrowanie.

2. Dana instytucja udziela Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich odpowiedzi na propozycję rozwiązania w określonym terminie, który zwykle nie przekracza trzech miesięcy. Należy wyznaczyć odpowiedni termin na udzielenie odpowiedzi, biorąc pod uwagę złożoność i pilność dochodzenia. W przypadku gdy Rzecznik Praw Obywatelskich uzna, że dochodzenie leży w interesie publicznym, czas na udzielenie odpowiedzi przez instytucję powinien być możliwie jak najkrótszy. Jeżeli dana instytucja nie jest w stanie udzielić odpowiedzi w wyznaczonym terminie, składa uzasadniony wniosek o jego przedłużenie.

3. Rzecznik Praw Obywatelskich informuje skarżącego o proponowanym rozwiązaniu oraz o odpowiedzi instytucji na tę propozycję po uzyskaniu odpowiedzi danej instytucji. Skarżący może przedstawić uwagi Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie jednego miesiąca.

Artykuł  6

Ustalenia, zalecenia i zamknięcie dochodzeń

1. Rzecznik Praw Obywatelskich może zasugerować usprawnienia w trakcie dochodzenia.

2. Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich nie stwierdzi niewłaściwego administrowania, uzna, że znaleziono rozwiązanie lub że kontynuowanie dochodzenia nie jest uzasadnione, wydaje decyzję, którą zamyka dochodzenie i w której przedstawia poczynione ustalenia. W decyzji, która zamyka dochodzenie, Rzecznik Praw Obywatelskich może przedstawić zalecenia dotyczące kwestii stwierdzonych w trakcie dochodzenia. Rzecznik Praw Obywatelskich wysyła decyzję do skarżącego i danej instytucji.

3. Jeżeli Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdzi niewłaściwe administrowanie, przekazuje danej instytucji wszelkie stosowne zalecenia zgodnie z art. 4 ust. 1 statutu oraz zwraca się do tej instytucji o przekazanie mu opinii na temat tych zaleceń w terminie trzech miesięcy. W opinii tej stwierdza się, czy instytucja wdrożyła lub zamierza wdrożyć zalecenia, a jeżeli tak, to w jaki sposób. Rzecznik Praw Obywatelskich przekazuje tę opinię skarżącemu, który może przedstawić uwagi na ten temat w terminie jednego miesiąca.

4. Po przeanalizowaniu opinii danej instytucji, a także wszelkich uwag przedstawionych przez skarżącego zgodnie z ust. 3, Rzecznik Praw Obywatelskich może zamknąć dochodzenie określając ustalenia. W przypadku gdy Rzecznik Praw Obywatelskich zakończy dochodzenie, stwierdzając niewłaściwe administrowanie, Rzecznik Praw Obywatelskich może powtórzyć wszelkie wcześniej sformułowane zalecenia.

5. Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich dowie się, że sprawa będąca przedmiotem dochodzenia stała się przedmiotem postępowania sądowego, zamyka dochodzenie oraz informuje skarżącego i instytucję.

Artykuł  7

Składanie sprawozdań Parlamentowi

1. Rzecznik Praw Obywatelskich regularnie składa Parlamentowi Europejskiemu sprawozdania ze swoich dochodzeń, w tym w formie sprawozdania rocznego, które zawiera ocenę zgodności z zaleceniami Rzecznika Praw Obywatelskich, propozycje rozwiązań i sugestie dotyczące usprawnień. W stosownych przypadkach sprawozdanie zawiera również wyniki dochodzeń Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczących molestowania, sygnalizowania nieprawidłowości i konfliktów interesów w instytucjach.

2. Rzecznik Praw Obywatelskich może przedłożyć Parlamentowi Europejskiemu sprawozdanie specjalne, po poinformowaniu danej instytucji, że takie sprawozdanie zostanie sporządzone. Sprawozdania specjalne mogą dotyczyć każdego dochodzenia, w którym Rzecznik Praw Obywatelskich stwierdza niewłaściwe administrowanie i które uznaje za leżące w interesie publicznym.

Artykuł  8

Dochodzenia z własnej inicjatywy i dochodzenia następcze

1. Zgodnie z zadaniami Rzecznika Praw Obywatelskich określonymi w art. 1 ust. 3 i art. 3 ust. 3 statutu Rzecznik Praw Obywatelskich prowadzi dochodzenia z własnej inicjatywy, które Rzecznik Praw Obywatelskich uzna za uzasadnione.

2. Poza zakresem dochodzeń Rzecznik Praw Obywatelskich może kontaktować się z instytucjami na piśmie w celu zwiększenia świadomości, podzielenia się uwagami lub zebrania informacji na temat praktyk administracyjnych. W granicach określonych w art. 1 ust. 3 statutu i zgodnie z art. 3 ust. 3 statutu Rzecznik Praw Obywatelskich może podjąć decyzję o wszczęciu dochodzeń z własnej inicjatywy w następstwie kontaktów z instytucjami.

3. Procedury mające zastosowanie do dochodzeń wszczętych w wyniku skargi mają zastosowanie do dochodzeń z własnej inicjatywy na podstawie ust. 1 i 2 w zakresie, w jakim są one istotne dla tych dochodzeń.

Artykuł  9

Prawa proceduralne skarżącego

1. Rzecznik Praw Obywatelskich na bieżąco informuje skarżącego o postępach w dochodzeniu.

2. Na każdym etapie dochodzenia skarżący może przedstawić uwagi lub przekazać dodatkowe informacje, które nie były znane w momencie składania skargi i które wchodzą w zakres dochodzenia prowadzonego przez Rzecznika Praw Obywatelskich.

3. Skarżący ma prawo złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie decyzji podjętej zgodnie z art. 3 ust. 3 i art. 3 ust. 4, a także każdego ustalenia zawartego w decyzji zamykającej dochodzenie, chyba że jest to ustalenie stwierdzające niewłaściwe administrowanie. Szczegółowe przepisy dotyczące postępowania w sprawie wniosku o ponowne rozpatrzenie określa się w decyzji Rzecznika Praw Obywatelskich i publikuje się na stronie Rzecznika Praw Obywatelskich.

4. Składając wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy zgodnie z art. 9 ust. 3, skarżący ma prawo zwrócić się o dostęp do akt sprawy Rzecznika Praw Obywatelskich dotyczących skargi. Ujawnienie informacji zawartych w aktach sprawy skarżącemu odbywa się na zasadach opisanych w statucie, a w szczególności na warunkach określonych w art. 5 ust. 8 statutu.

5. W celu ochrony uzasadnionych interesów skarżącego lub osoby trzeciej Rzecznik Praw Obywatelskich może uznać za informacje poufne informacje zawarte w skardze lub w innych dokumentach i odpowiednio poinformować o tym instytucję. W wyjątkowych okolicznościach, takich jak w przypadku skarg dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości, Rzecznik Praw Obywatelskich może podjąć decyzję o nieprzekazywaniu informacji o tożsamości skarżącego danej instytucji.

6. Skarżący może wycofać skargę na każdym etapie dochodzenia. Nie uniemożliwia to Rzecznikowi Praw Obywatelskich wszczęcia dochodzenia z własnej inicjatywy w przedmiocie skargi.

Artykuł  10

Prawa proceduralne instytucji

Rzecznik Praw Obywatelskich zapewnia, aby instytucje były na bieżąco informowane o jego dochodzeniach i ich wynikach oraz miały możliwość przedstawiania uwag i dowodów, jak przewidziano w niniejszej decyzji i w statucie.

Artykuł  11

Powierzanie rozpatrywania skarg

Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może powierzyć sekretariatowi elementy procesu rozpatrywania skarg. Sekretariat informuje skarżącego o jego prawie do złożenia wniosku do Rzecznika Praw Obywatelskich o ponowne rozpatrzenie decyzji podjętej przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub jego sekretariat zgodnie z decyzją Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wniosków o ponowne rozpatrzenie.

Artykuł  12

Współpraca z rzecznikami praw obywatelskich i podobnymi instytucjami w państwach członkowskich

1. Rzecznik Praw Obywatelskich może współpracować z rzecznikami praw obywatelskich i podobnymi organami w państwach członkowskich, w tym poprzez europejską sieć rzeczników praw obywatelskich, zgodnie ze statutem.

2. Członkowie europejskiej sieci rzeczników praw obywatelskich mogą kierować do Rzecznika Praw Obywatelskich zapytania dotyczące kwestii związanych z Unią Europejską. Jeżeli Rzecznik Praw Obywatelskich uzna to za stosowne, może on zwrócić się do odpowiedniej instytucji o udzielenie odpowiedzi na zapytanie.

Artykuł  13

Publikacja informacji o dochodzeniach

Rzecznik Praw Obywatelskich może podawać do wiadomości publicznej jawne i niepoufne informacje o postępach dochodzenia. W szczególności w dochodzeniach leżących w interesie publicznym Rzecznik Praw Obywatelskich może podawać do wiadomości publicznej wymianę informacji z instytucjami lub państwami członkowskimi, z zastrzeżeniem warunków określonych w art. 5 ust. 8 statutu.

Artykuł  14

Wejście w życie

1. Rzecznik Praw Obywatelskich uchyla przepisy wykonawcze przyjęte w dniu 20 lipca 2016 r.

2. Niniejsza decyzja wchodzi w życie dnia 10 października 2023 r. Niniejsza decyzja stosuje się do wszystkich dochodzeń będących w toku w tym dniu, wszystkich dochodzeń wszczętych tego dnia oraz wszystkich skarg, w odniesieniu do których Rzecznik Praw Obywatelskich nie zajął stanowiska do tego dnia.

3. Rzecznik Praw Obywatelskich opublikuje niniejszą decyzję w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz na swojej stronie internetowej.

Sporządzono w Strasburgu dnia 21 czerwca 2023 r.

1 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (UE, Euratom) 2021/1163 z dnia 24 czerwca 2021 r. określające przepisy i ogólne warunki regulujące wykonywanie funkcji Rzecznika Praw Obywatelskich (Statut Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich) i uchylające decyzję 94/262/EWWiS, WE, Euratom (Dz.U. L 253 z 16.7.21, s. 1).

2 Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich zawarł porozumienie administracyjne z Królestwem Hiszpanii w celu umożliwienia oficjalnego używania, w ramach komunikacji między Europejskim Rzecznikiem Praw Obywatelskich a obywatelami i mieszkańcami Hiszpanii, innych języków, obok języka hiszpańskiego/kastylijskiego, których status został uznany w konstytucji hiszpańskiej z 1978 r.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2023.161
• Rodzaj: decyzja
• Tytuł: Decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich przyjmująca przepisy wykonawcze
• Data aktu: 2023-10-10
• Data ogłoszenia: 2023-10-10
• Data wejścia w życie: 2023-10-10