Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedzią Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedzią Agencji

(2013/C 365/27)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (zwana dalej "Agencją", inaczej "ERCEA") z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2008/37/WE ¹ . Agencję ustanowiono na okres rozpoczynający się 1 stycznia 2008 r. i kończący się 31 grudnia 2017 r. Zadaniem Agencji jest zarządzanie programem szczegółowym "Pomysły", stanowiącym część 7. programu ramowego na rzecz badań naukowych ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁵ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania

finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw:

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Komitet kierujący zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

10. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

11. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 17 września 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

 Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Agencja nie przeprowadziła wystarczających kontroli w trakcie opracowywania wewnętrznego narzędzia informatycznego zwanego e-Stream, którego celem było zautomatyzowanie procesu zatwierdzania dokumentów w wydziale zarządzania naukowego. Studium tego projektu nie zostało odpowiednio określone, ryzyko nie zostało właściwie zidentyfikowane, a kierownictwo nie monitorowało postępów w realizacji projektu. Uchybienia te przyczyniły się do niepowodzenia tego projektu informatycznego, co spowodowało odpis z tytułu utraty wartości trwałej w kwocie 258.967 euro.	zrealizowane
2011	Tymczasowy dyrektor Agencji został mianowany 1 stycznia 2011 r. decyzją Komisji. W lutym 2012 r., w momencie kontroli, zajmował on to stanowisko o miesiąc dłużej niż okres jednego roku, który stanowi maksymalny okres przewidziany w regulaminie pracowniczym. Ponieważ pierwotna funkcja dyrektora - kierownika wydziału została czasowo przejęta przez kierownika działu, zachodzi tu ta sama niezgodność z regulaminem pracowniczym. Inny kierownik działu pełnił obowiązki kierownika wydziału między czerwcem 2009 r. a lutym 2011 r., a czas zajmowania tego stanowiska był nieprawidłowy również w tym przypadku.	zrealizowane

ZAŁĄCZNIK  II

 Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (Bruksela) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 182 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	1. Wieloletni program ramowy określający wszystkie działania Unii jest uchwalany przez Parlament Europejski i Radę, stanowiące zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym. Program ramowy: - ustala naukowe i technologiczne cele, które mają być osiągnięte przez działania przewidziane w artykule 180 oraz priorytety, które się z nimi wiążą, - wskazuje ogólne kierunki tych działań, - ustala ogólną maksymalną kwotę oraz szczegółowe zasady współuczestnictwa finansowego Unii w programie ramowym, jak również odpowiednie udziały w każdym z przewidywanych działań. 2. Program ramowy jest dostosowywany lub uzupełniany w zależności od rozwoju sytuacji. 3. Program ramowy jest urzeczywistniany poprzez programy szczegółowe przygotowywane w ramach każdego działania. Każdy program szczegółowy określa szczegółowe zasady jego realizacji, ustala czas jego trwania i przewiduje środki uznane za niezbędne. Suma kwot uznanych za niezbędne, ustalona przez programy szczegółowe, nie może przekroczyć ogólnej maksymalnej kwoty ustalonej dla programu ramowego i dla każdego działania. 4. Rada, stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Parlamentem Europejskim i Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, uchwala programy szczegółowe.
Kompetencje Agencji (decyzja Komisji 2008/37/WE)	Cele Agencja została ustanowiona decyzją Komisji 2008/37/WE z dnia 14 grudnia 2007 r. do celów zarządzania wspólnotowym programem szczegółowym "Pomysły" w dziedzinie badań pionierskich na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003. Program "Pomysły" jest realizowany przez Europejską Radę ds. Badań Naukowych, która obejmuje niezależną Radę Naukową, która ustanawia strategię naukową Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych i monitoruje jej wykonanie przez Agencję, odpowiedzialną za zarządzanie operacyjne. Agencja uzyskała autonomię od Dyrekcji Generalnej ds. Badań Naukowych i Innowacji w dniu 15 lipca 2009 r. Zadania Zadania Agencji są opisane w akcie delegującym (zob. decyzja Komisji C(2008) 5694), a w szczególności w jego art. 5-7. Zadania te obejmują: - wszystkie aspekty związane z zarządzaniem administracyjnym i realizacją programu, a w szczególności procedury ewaluacyjne, wzajemna ocena oraz proces wyboru zgodnie z zasadami ustanowionymi przez Radę Naukową, - zarządzanie dotacjami pod względem finansowym i naukowym.
Zarządzanie (decyzje Komisji C(2008) 5132 i C(2011) 4877)	Komitet kierujący Komitet kierujący jest organem nadzorującym działania Agencji i jest mianowany przez Komisję (zob. decyzja Komisji C(2008) 5132). Komitet przyjmuje roczny program prac Agencji (zatwierdzony przez Komisję), budżet administracyjny i sprawozdania roczne. Składa się z pięciu członków i jednego obserwatora.
(decyzje Komisji 2007/134/WE i 2011/12/UE) (decyzja Rady 2006/972/WE) (rozporządzenie Rady (WE) nr 58/ 2003)	Rada Naukowa Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERBN) Na mocy decyzji Komisji 2007/134/WE Rada Naukowa ERBN ustala strategię naukową programu szczegółowego "Pomysły", jest w pełni upoważniona do decydowania o rodzaju badań, które będą finansowane zgodnie z art. 5 ust. 3 decyzji 2006/972/WE i pełni rolę gwaranta jakości działań z naukowego punktu widzenia. Do jej zadań należy w szczególności ustalanie rocznego programu pracy w ramach programu szczegółowego "Pomysły", ustanowienie procedury wzajemnej oceny, a także monitorowanie i kontrola jakości wdrożenia programu szczegółowego "Pomysły", bez naruszania odpowiedzialności Komisji. Składa się z dwudziestu dwóch członków mianowanych przez Komisję. Dyrektor Agencji Mianowany przez Komisję Europejską na cztery lata. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament Europejski działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Budżet 37,8 (35,6) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r. Budżet operacyjny na rok 2012 przewiduje plan zatrudnienia obejmujący 100 (100) pracowników tymczasowych oraz środki na zatrudnienie 289 (260) pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, co oznacza łącznie 389 (360) stanowisk, z czego na koniec 2012 r. obsadzonych było 380 (350): - 96 (97) pracowników tymczasowych, w tym 11 (13) oddelegowanych i 85 (84) pracowników zewnętrznych, - 275 (245) pracowników kontraktowych, - 9 (8) oddelegowanych ekspertów krajowych. Przydział stanowisk: - działania operacyjne (wydziały naukowe oraz zarządzające dotacjami): 71 % (68 %), - działania administracyjne (inne wydziały): 29 % (32 %).
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	1. Monitorowanie umów o dotację, zawartych w wyniku naborów wniosków na granty dla badaczy rozpoczynających niezależną karierę, granty dla badaczy zaawansowanych i granty w zakresie synergii oraz dotacje na weryfikacje poprawności projektu w ramach programu prac programu szczegółowego "Pomysły". Program ten jest wdrażany w drodze publikacji corocznych ogłoszeń o naborze wniosków, po której następuje ocena (przez zewnętrznych ekspertów), sporządzenie i podpisanie umów o dotację, a następnie monitorowanie realizacji projektów. Każdy nabór wniosków owocuje pewną liczbą umów o dotację o przewidywanym okresie realizacji projektów wynoszącym około pięciu lat. 2. Realizacja naboru wniosków na rok 2012 w ramach programu prac programu szczegółowego "Pomysły" (granty dla badaczy rozpoczynających niezależną karierę, granty dla badaczy zaawansowanych, granty w zakresie synergii oraz dotacje na weryfikacje poprawności projektu): w 2012 r. złożono 7 899 wniosków, w tym 4 741 o granty dla badaczy rozpoczynających niezależna karierę, 2 304 o granty dla badaczy zaawansowanych i 710 o granty w zakresie synergii, oraz 144 wnioski o dotacje na weryfikację poprawności projektu. Spośród tych wniosków 7 740 zostało uznanych za kwalifikowalne i ocenionych przez komisje oceniające. Łącznie do finansowania wybrano 960 wniosków (883 z głównych list oraz 77 z list rezerwowych). 3. Opracowanie i rozpowszechnianie informacji na temat programu szczegółowego "Pomysły" oraz działań Agencji w 2012 r. 4. W 2012 r. Rada Naukowa odbywała regularne spotkania w Europie, zwykle na zaproszenie władz krajowych. Spotkania w różnych państwach członkowskich lub w krajach stowarzyszonych mają na celu eksponowanie ERBN. Zarówno władze krajowe, jak i lokalne środowiska naukowo-badawcze uważają te spotkania za istotne wydarzenia. W okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. zorganizowano pięć sesji plenarnych Rady Naukowej: w lutym, czerwcu i grudniu w Brukseli (Belgia), w kwietniu w Sofii (Bułgaria) i w październiku w Limassol (Cypr). Zgodnie z zaleceniami panelu ds. przeglądu struktur i mechanizmów ERBN z 2009 r. Rada Naukowa powołała dwa stałe komitety: pierwszy zapewniający wytyczne w zakresie konfliktu interesów, uchybień naukowych i kwestii etycznych oraz drugi zajmujący się wyborem członków paneli oceniających. Agencja wykonawcza wspierała działania obu komitetów, które odbyły - odpowiednio - jedno i dwa spotkania w 2012 r. Członkowie Rady Naukowej spotykają się również w ramach grup roboczych poświęconych konkretnym zagadnieniom. W 2012 r. agencja wykonawcza zorganizowała szereg spotkań grup roboczych ERBN ds. innowacji i kontaktów z przemysłem, otwartego dostępu, umiędzynarodowienia i równowagi płci. Grupy robocze przeprowadzają analizy i wspierają strategię naukową ERBN, składając wnioski przyjmowane przez Radę Naukową na posiedzeniach plenarnych w dziedzinach z zakresu ich kompetencji: przeanalizowania kontaktów ERBN z sektorami przemysłu i przedsiębiorstw oraz wpływu badań finansowanych przez ERBN na innowacyjność; opracowywania stanowiska ERBN w sprawie otwartego dostępu; zbadania odpowiednich mechanizmów zmierzających do zwiększenia udziału badaczy spoza Europy, a w szczególności z Brazylii, Rosji, Indii i Chin (państw BRIC), w programach ERBN oraz zagwarantowania, by ERBN była prekursorem dobrych praktyk w dziedzinie równowagi płci w badaniach naukowych. Agencja wykonawcza we współpracy z członkami tych grup przygotowała szereg dokumentów roboczych obejmujących analizy i kluczowe wnioski na temat konkretnych kwestii podejmowanych przez grupy robocze i stałe komitety.
Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDŹ AGENCJI

1. Agencja przyjmuje do wiadomości sprawozdanie Trybunału.

1 Dz.U. L 9 z 12.1.2008, s. 15.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.365.190
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedzią Agencji.
• Data aktu: 17/09/2013
• Data ogłoszenia: 13/12/2013