Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/15)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa (zwana dalej "Agencją") z siedzibą w Vigo została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 768/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 r.⁽¹⁾ Głównym zadaniem Agencji jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów, prowadzonych przez państwa członkowskie w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania wspólnej polityki rybołówstwa⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ AGENCJĘ SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

12. Trybunał wskazał na potrzebę poprawienia procedur przetargowych. Agencja nie udokumentowała odpowiednio oszacowania wartości zamówień w aktach przetargowych. Niektóre kryteria wyboru oferentów powinny być bardziej szczegółowe w celu poprawy przejrzystości postępowań.

13. Agencja nie posiada jeszcze odpowiednich procedur księgowania ani rozliczania kosztów związanych z wewnętrznym wytworzeniem wartości niematerialnych i prawnych.

INNE UWAGI

14. Podczas procedury mianowania dyrektora wykonawczego członek Zarządu naruszył przepisy dotyczące mianowania na kluczowe stanowiska, ogłaszając, na którego kandydata ma zamiar głosować Komisja.

15. Trybunał wskazał na potrzebę dalszej poprawy procedur naboru pracowników. Ogłoszenia o wolnych stanowiskach nie zawierały informacji na temat procedur składania skarg ani procedur odwoławczych. Posiedzenia komisji rekrutacyjnej nie były wystarczająco udokumentowane, a w jednym przypadku przy zatrudnianiu kandydata organ powołujący nie zastosował się do kolejności określonej na liście sporządzonej przez komisję rekrutacyjną, nie podając uzasadnienia.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 128 z 21.5.2005, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 29 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 5 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://cfca.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

ZAŁĄCZNIK 

Europejska Agencja Kontroli Rybołówstwa(1) (Vigo) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 43 TFUE)	Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, ustanawiają wspólną organizację rynków rolnych przewidzianą w art. 40 ust. 1, jak również inne przepisy niezbędne dla osiągnięcia celów wspólnej polityki rybołówstwa.
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (WE) nr 768/2005 z dnia 26 kwietnia 2005 r. zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1224/2009)	Cele - Zgodnie z rozporządzeniem ustanawiającym Europejską Agencję Kontroli Rybołówstwa, jej zadaniem jest organizowanie operacyjnej koordynacji działań w zakresie kontroli i inspekcji połowów prowadzonych przez państwa członkowskie w celu zapewnienia skutecznego i jednolitego stosowania wspólnej polityki rybołówstwa. Misja i zadania - koordynacja prowadzonych przez państwa członkowskie kontroli i inspekcji związanych ze zobowiązaniami UE w zakresie kontroli i inspekcji, - koordynacja rozmieszczenia krajowych środków kontroli i inspekcji gromadzonych przez zainteresowane państwa członkowskie zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, - pomoc państwom członkowskim w informowaniu Komisji i stron trzecich o działalności połowowej i działaniach w zakresie kontroli i inspekcji, - w zakresie kompetencji Agencji, pomoc państwom członkowskim w wypełnianiu zadań i zobowiązań wynikających z zasad wspólnej polityki rybołówstwa, - pomoc państwom członkowskim i Komisji w harmonizowaniu stosowania wspólnej polityki rybołówstwa w całej UE, - uczestnictwo w pracach państw członkowskich i Komisji dotyczących badań i rozwoju technik kontroli i inspekcji, - uczestnictwo w działaniach koordynacyjnych związanych ze szkoleniem inspektorów i wymianą doświadczeń między państwami członkowskimi, - koordynacja działań mających na celu zwalczanie nielegalnych, nieraportowanych i nieuregulowanych połowów zgodnie z przepisami UE, - pomoc w jednolitym wdrażaniu systemu kontroli wspólnej polityki rybołówstwa, w tym w szczególności: 1) zorganizowanie koordynacji operacyjnej działań w zakresie kontroli prowadzonych przez państwa członkowskie w celu wdrożenia indywidualnych programów kontroli i inspekcji, programów kontroli dotyczących nielegalnych, nieraportowanych i nieuregulowanych połowów (NNN) oraz międzynarodowych programów kontroli i inspekcji; 2) inspekcji koniecznych do wypełnienia działań Agencji. Pośród innych kompetencji, po zmianie rozporządzenia ustanawiającego Agencję rozporządzeniem Rady (WE) nr 1224/2009: 1) urzędnicy Agencji mogą zostać wyznaczeni, na wodach międzynarodowych, na inspektorów UE; 2) Agencja może nabywać, wynajmować lub czarterować sprzęt niezbędny do wdrażania wspólnych planów rozmieszczenia; 3) po otrzymaniu powiadomienia Komisji lub z własnej inicjatywy Agencja tworzy jednostkę kryzysową, gdy zostanie zidentyfikowane poważne ryzyko dla wspólnej polityki rybołówstwa.
Zarządzanie	Zarząd Skład: W jego skład wchodzi po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego i sześciu przedstawicieli Komisji. Zadania: Przyjmowanie programu prac, budżetu i sprawozdania rocznego, przyjmowanie ostatecznego budżetu i planu zatrudnienia, wydawanie opinii na temat ostatecznego sprawozdania finansowego. Dyrektor zarządzający Powoływany przez zarząd spośród co najmniej dwóch kandydatów zaproponowanych przez Komisję. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Ostateczny budżet Budżet na rok 2011 ogółem: 12,85 (11,01) mln euro - tytuł I - 6,04 (6,03) mln euro - tytuł II - 1,23 (0,96) mln euro - tytuł III - 5,57 (4,01, w tym dochody przeznaczone na określony cel w kwocie 2,60) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. 53 (53) pracowników zatrudnionych na czas określony przewidzianych w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych stanowisk: 52 (52) + przewidzianych 5 (5) pracowników kontraktowych, w tym obsadzonych stanowisk: 4 (2) Przewidziana liczba pracowników ogółem: 58 (58) stanowisk, z czego obsadzonych 56 (54).
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Działania operacyjne - wdrażanie wspólnego planu rozmieszczenia w łowisku dorsza na Morzu Północnym, w cieśninie Skagerrak, cieśninie Kattegat, we wschodniej części Kanału La Manche i na wodach zachodnich (na zachód od Szkocji i Morza Irlandzkiego), - wspólny plan rozmieszczenia w łowisku dorsza na Morzu Bałtyckim, - wspólny plan rozmieszczenia w łowisku tuńczyka błękitnopłetwego na Morzu Śródziemnym i na wschodnim Atlantyku, - wdrażanie wspólnego planu rozmieszczenia na wodach Organizacji Rybołówstwa Północno-Zachodniego Atlantyku i na wodach Organizacji Rybołówstwa Północno-Wschodniego Atlantyku, - wspólny plan rozmieszczenia w łowisku gatunków pelagicznych na wodach zachodnich Unii Europejskiej, - pomoc w zwalczaniu nielegalnych, nieraportowanych i nieuregulowanych połowów, - konsolidacja wspólnego planu rozmieszczenia poprzez promowanie podejścia regionalnego, - szkolenie inspektorów z państw członkowskich uczestniczących we wspólnych planach rozmieszczenia i walka z połowami NNN.
	Wzmacnianie potencjału - analiza dotycząca systemów informacyjnych wspierających kontrole rybołówstwa w Unii Europejskiej, - sporządzanie orientacyjnej struktury i zawartości podstawowego programu szkoleń, - rozwój elektronicznej platformy współpracy w celach szkoleniowych, - wspieranie krajowych programów szkoleniowych państw członkowskich, - eksploatacja, utrzymanie, wzmacnianie i rozwój monitoringu teleinformatycznego: satelitarny system monitorowania statków (VMS), system elektronicznej rejestracji i elektronicznego raportowania (ERS), Fishnet, - utrzymywanie przestrzeni koordynacyjnej Agencji w zakresie wspólnych planów rozmieszczenia, - wyczarterowanie statku patrolowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa. (Szczegółowe informacje znaleźć można w rocznym programie prac Agencji na 2011 r.)
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. Agencja ustanowiła zbiór procedur wewnętrznych w celu zapewnienia solidnej podstawy do oszacowania wartości zamówień i dokumentuje ten proces. Agencja przyjmuje jednak do wiadomości uwagę Trybunału i dokona odpowiednich zmian w dokumentacji przetargowej. Agencja przyjmuje również do wiadomości uwagę Trybunału dotyczącą kryteriów wyboru oferentów.

13. Agencja podkreśla, że koszty wewnętrzne do rozliczenia i księgowania są dość ograniczone. Agencja przeprowadza obecnie rewizję swojej działań administracyjnych i operacyjnych i wdroży uwagi Trybunału w trakcie tego procesu.

14. Kontrola zachowania członków Rady Administracyjnej nie należy do kompetencji Agencji, tak więc dyrektor wykonawczy nie jest odpowiedzialny za ich postępowanie.

15. Agencja umieści te informacje w swoich ofertach pracy i dostosuje standardowy wzór protokołu zgodnie ze wskazówkami Trybunału. Zdaniem Agencji wszyscy kandydaci na liście przedstawionej przez komisję rekrutacyjną kwalifikują się do zatrudnienia. W przytoczonej konkretnej sprawie dwóch kandydatów miało zdecydowanie wyższe oceny od innych. Biorąc pod uwagę minimalną różnicę między ocenami dwóch kandydatów, organ powołujący wybrał jednego z dwóch kandydatów, którego profil wydawał się najwłaściwszy.

______

⁽¹⁾ Uwaga: Z dniem 1 stycznia 2012 r. poprzednią nazwę Agencji "Wspólnotowa Agencja Kontroli Rybołówstwa" zmieniono na "Europejską Agencję Kontroli Rybołówstwa".

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.86
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kontroli Rybołówstwa za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 05/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012