Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji

(2010/C 338/13)

(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Brukseli, została ustanowiona na mocy decyzji Komisji nr 2008/37/WE z dnia 14 grudnia 2007 r.⁽¹⁾. Agencję ustanowiono na okres rozpoczynający się dnia 1 stycznia 2008 r. i kończący się dnia 31 grudnia 2017 r. Zadaniem Agencji jest zarządzanie programem szczegółowym "Pomysły" w dziedzinie badań pionierskich⁽²⁾. Agencja uzyskała pełną niezależność w 2009 r.

2. Budżet Agencji na 2009 r. wyniósł 18,3 mln euro. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 262.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 14 rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za

ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Początkowy budżet Agencji na 2009 r. w wysokości 18,3 mln euro został w październiku 2009 r. zmniejszony o 3,9 mln euro i zwrócony do Komisji na program "Pomysły".

Ostateczne wykonanie budżetu wyniosło 13,4 mln euro. Istnieją znaczne możliwości stosowania bardziej realistycznych założeń w zakresie naboru pracowników oraz wydatków operacyjnych w celu poprawy prognoz budżetowych Agencji.

14. Trzy przypadki przeniesienia środków na 2010 r. dotyczą zamówień niepodpisanych przez dostawców pomimo zobowiązań umownych⁽¹²⁾. Kilka umów⁽¹³⁾ podpisano w ostatnich dniach 2009 r. w związku z usługami dotyczącymi działań pierwotnie planowanych na 2010 r. Jeśli chodzi o stałe wydatki administracyjne⁽¹⁴⁾, wykorzystano środki przeniesione z 2008 r. do zapłacenia za usługi, które miały być wykonane w 2009 r.⁽¹⁵⁾. Kwestie te stanowią naruszenie zasady jednoroczności budżetu.

INNE KWESTIE

15. Stwierdzono niedociągnięcia w procedurach naboru pracowników. W ogłoszeniach o wolnych stanowiskach nie określono wymaganych progów punktowych lub maksymalnej liczby kandydatów do wpisania na listy rezerwowe ani też terminu ważności tych list. Dokumentacja i uzasadnienia decyzji komisji rekrutacyjnej były niewystarczające. W jednej z procedur naboru przeprowadzono rozmowę kwalifikacyjną z dwoma kandydatami, którzy nie mieli być zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną. Jeden z tych kandydatów został zatrudniony przez Agencję.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 9 z 12.1.2008, s. 15.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 11 z 16.1.2003, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 25 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 z dnia 21 września 2004 r. (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 6).

⁽⁸⁾ Art. 29 rozporządzenia (WE) nr 1653/2004.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VI rozporządzenia (WE) nr 1653/2004 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 651/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 15).

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 1 lipca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiejm do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://erc.europa.eu/.

⁽¹²⁾ Ogólna wartość: 168.378 euro.

⁽¹³⁾ Ogólna wartość: 227.878 euro.

⁽¹⁴⁾ Ogólna wartość: 320.600 euro.

⁽¹⁵⁾ Art. 7 ust. 3 regulaminu finansowego Agencji.

Tabela

Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (Bruksela)

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Kompetencje Agencji określone w decyzji Komisji 2008/37/WE z dnia 14 grudnia 2007 r.		Zarządzanie	Środki udostępnione Agencji w 2009 r.	Produkty i usługi w 2009 r.
1. Wieloletni program ramowy określający wszystkie działania Unii jest uchwalany przez Parlament Europejski i Radę po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym. Program ramowy:	Cele Agencja odpowiada za zadania dotyczące zarządzania programem szczegółowym "Pomysły" (zob. decyzja Rady 2006/972/WE)	Zadania W programie szczegółowym "Pomysły" w ramach siódmego programu ramowego na rzecz badań, rozwoju technologicznego i demonstracji Agencja odpowiada za następujące zadania (zob. decyzja Komisji C(2008) 5694 z dnia 8 października 2008 r.:	1. Komitet kierujący Składa się z pięciu członków mianowanych przez Komisję Europejską. Przyjmuje roczny program prac Agencji po zatwierdzeniu go przez	Budżet	1. Program prac w ramach programu szczegółowego "Pomysły" wdrażany jest za pomocą publikacji rocznych ogłoszeń o organizowanych procedurach konkursowych, po której przeprowadza się ocenę (przez zewnętrznych ekspertów), prowadzi negocjacje i podpisuje umowy o dotację, a następnie monitoruje realizowane projekty.
- ustala naukowe i technologiczne cele, które mają być osiągnięte przez działania przewidziane w artykule 180 oraz priorytety, które się z nimi wiążą,	w ramach siódmego programu ramowego Unii Europejskiej na rzecz badań, rozwoju technologicznego i demonstracji (2007-2013) ustanowionego decyzją nr 1982/2006/WE Parlamentu Europejskiego i Rady.	a) zbieranie, przetwarzanie i rozpowszechnianie danych, a w szczególności kompilowanie, analizowanie i przekazywanie Komisji i Radzie Naukowej wszelkich informacji niezbędnych do zarządzania procesem realizacji programu szczegółowego "Pomysły", a także opracowywanie polityk w obszarze badań pionierskich oraz wspieranie Komisji i Rady Naukowej w nawiązywaniu kontaktów z innymi programami Unii, państw członkowskich lub organizacji międzynarodowych;	Komisję Europejską, budżet administracyjny Agencji oraz roczne sprawozdanie z jej działalności.	Budżet administracyjny Agencji na 2009 r.: 14,4 mln euro.	Każda procedura konkursowa owocuje pewną liczbą umów o dotację o przewidywanym okresie realizacji projektów wynoszącym około pięciu lat. Na koniec 2009 r. zarządzano czterema "partiami" wynikającymi z rozstrzygnięcia konkursów. Rozpoczął się pierwszy cykl sprawozdawczości dotyczący dotacji dla początkujących naukowców z 2007 r. (Starting Grants).
- wskazuje ogólne kierunki tych działań,		b) udział w dokonywanej przez Komisję ocenie wpływu programu i w monitorowaniu efektów podejmowanych działań;	2. Rada Naukowa ERBN Rada Naukowa ERBN na mocy decyzji Rady 2007/ 134/WE ustala ogólną strategię naukową programu szczegółowego "Pomysły", jest w pełni upoważniona do decydowania o rodzaju badań, które będą finansowane zgodnie z art. 6 ust. 6 decyzji 2006/972/WE, i pełni rolę gwaranta jakości działań z naukowego punktu widzenia. Do jej zadań należy w szczególności ustalanie rocznego programu pracy w ramach programu szczegółowego "Pomysły", ustanowienie procedury oceny partnerskiej, a także monitorowanie i kontrola jakości wdrożenia programu szczegółowego "Pomysły", bez uszczerbku dla kompetencji Komisji.	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r. 31 grudnia 2009 r. w Agencji zatrudnionych było 262 pracowników:	2. Przeprowadzenie konkursu na dotacje 2009 na podstawie programu prac w ramach programu szczegółowego "Pomysły" (dotacje dla początkujących naukowców i dotacje dla doświadczonych naukowców - Starting Grants i Advanced Grants): w 2009 r. złożono 4 083 wnioski, w tym 2 503 o dotacje dla początkujących naukowców i 1 583 o dotacje dla doświadczonych naukowców. Spośród tych wniosków 3 918 zostało uznanych przez komisje oceniające za spełniające kryteria. Do procedury udzielenia dotacji wybrano 449 wniosków.
- ustala ogólną maksymalną kwotę oraz szczegółowe zasady współuczestnictwa finansowego Unii w programie ramowym, jak również odpowiednie udziały w każdym z przewidywanych działań.		c) prowadzenie badań i ocen, w szczególności na potrzeby rocznego sprawozdania Komisji na temat działań ERBN i osiągania celów programu szczegółowego "Pomysły", a także śródokresowej oceny realizacji programu oraz udział w przygotowaniu i realizacji działań następczych związanych z ocenami, w celu przekazania ich Radzie Naukowej i Komisji;	3. Dyrektor Mianowany przez Komisję na cztery lata.	- 93 pracowników czasowych (13 oddelegowanych i 80 zewnętrznych),	3. Przygotowywanie i rozpowszechnianie informacji na temat programu szczegółowego "Pomysły" oraz działalności Agencji w 2009 r.
2. Program ramowy jest dostosowywany lub uzupełniany w zależności od rozwoju sytuacji.		d) sporządzanie projektów zaleceń dla Rady Naukowej i Komisji na temat realizacji programu szczegółowego "Pomysły" i jego zmian w przyszłości;	4. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy.	- 162 pracowników kontraktowych,	4. Wsparcie Rady Naukowej ERBN: zorganizowano dwie sesje plenarne Rady Naukowej w dniach 15 lipca - 31 grudnia 2009 r. - jedną w październiku w Brukseli i jedną w grudniu w Rehovot (Izrael). W celu ułatwienia strategicznej debaty Rady Naukowej, Agencja wraz z sekretarzem generalnym Rady Naukowej sporządziła analizę dotyczącą doświadczeń z pierwszych trzech lat istnienia Agencji. Podczas posiedzenia plenarnego Rady Naukowej w lipcu 2009 r. utworzono trzy nowe grupy robocze ERBN. Agencja zorganizowała posiedzenia grup roboczych do spraw kontaktów z przemysłem, otwartego dostępu, uczestnictwa krajów trzecich oraz równowagi płci (ta grupa już wcześniej istniała). Agencja przygotowała we współpracy z członkami wymienionych grup roboczych szereg dokumentów zawierających analizy i główne wnioski dotyczące kwestii, którymi zajmują się te grupy.
3. Program ramowy jest urzeczywistniany poprzez programy szczegółowe przygotowywane		e) planowanie i realizację działań informacyjnych, komunikacyjnych i upowszechniających;	5. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.	- 7 oddelegowanych ekspertów narodowych.
w ramach każdego działania. Każdy program szczegółowy określa szczegółowe zasady jego realizacji, ustala czas jego trwania i przewiduje środki uznane za niezbędne. Suma kwot uznanych za niezbędne, ustalona przez programy szczegółowe, nie może przekroczyć ogólnej maksymalnej kwoty ustalonej dla programu ramowego i dla każdego działania.		f) uczestniczenie w pracach przygotowawczych dotyczących szczegółowych decyzji Komisji o finansowaniu wydawanych w związku z programem szczegółowym "Pomysły".
4. Rada, stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Parlamentem Europejskim oraz Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, uchwala programy szczegółowe. (art. 182 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

13. Agencja wdraża obecnie narzędzia w celu poprawy zarządzania prognozami budżetowymi.

14. Agencja opracuje system planowania i monitorowania zamówień w celu ułatwienia corocznych działań następczych dotyczących przebiegu zamówień.

16. Agencja sporządzi wytyczne w celu zapobieżenia wskazanym słabym punktom. W tym konkretnym przypadku komisja rekrutacyjna poszerzyła listę kwalifikujących się kandydatów zaproszonych na rozmowę, aby mieć wystarczającą liczbę kandydatów w celu dokonania wyboru. Agencja przyznaje, że ta decyzja nie została właściwie udokumentowana.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2010.338.71
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 16/09/2010
• Data ogłoszenia: 14/12/2010