Sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO ¹

z dnia 13 listopada 2013 r.

w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów

Na podstawie art. 8 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (Dz. U. Nr 21, poz. 112, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów:

1) do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej;

2) Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

3) do Parlamentu Europejskiego w Rzeczypospolitej Polskiej;

4) do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego;

5) wójtów, burmistrzów i prezydentów miast.

§  2.

1. Dokumenty z wyborów obejmujące dokumenty elektroniczne i dane w systemach teleinformatycznych, w tym dane w systemach teleinformatycznych Państwowej Komisji Wyborczej stanowiące materiały archiwalne w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016), przekazuje się i przechowuje w sposób określony dla dokumentów z wyborów w postaci papierowej.

2. Udostępnianie dokumentów i danych, o których mowa w ust. 1, następuje przez umożliwienie zapoznania się, w sposób określony w rozporządzeniu, z odpowiadającymi tym dokumentom lub danym dokumentami w postaci papierowej.

§ 3. Dokumentów z wyborów, stanowiących dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, nie przekazuje się do archiwów państwowych i nie niszczy do czasu zakończenia tych postępowań.

§  4.

1. Wójt, konsul lub kapitan polskiego statku morskiego, zwani dalej "depozytariuszami", starosta, marszałek województwa oraz dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego i Szef Krajowego Biura Wyborczego przy przekazywaniu i przechowywaniu dokumentów z wyborów stosują spis zdawczo-odbiorczy zawierający:

1) nazwę obwodowej komisji wyborczej lub innego właściwego organu wyborczego;

2) nazwę i adres depozytariusza, jeżeli on dokonuje czynności dotyczącej dokumentów z wyborów;

3) datę wyborów;

4) datę sporządzenia spisu;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która spis sporządziła, oraz osoby przekazującej i przyjmującej wraz z datą przekazania i odbioru, jeżeli dochodzi do przekazywania dokumentów z wyborów;

6) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł, na który składa się informacja o rodzaju spraw i dokumentów z wyborów,

c) roczną datę lub roczne daty krańcowe,

d) liczbę teczek, a jeżeli jest to niemożliwe ze względu na sposób przechowywania - liczbę metrów bieżących,

e) oznaczenie kategorii archiwalnej,

f) adnotację osoby przyjmującej dokumenty dotyczącą miejsca przechowywania dokumentów z wyborów w archiwum,

g) adnotację informującą o dalszych czynnościach dotyczących dokumentów z wyborów, w szczególności o dacie przekazania do właściwego miejscowo archiwum państwowego lub dacie zniszczenia dokumentów z wyborów.

2. Spis sporządza się oddzielnie dla dokumentów z wyborów stanowiących materiały archiwalne oraz oddzielnie dla pozostałych dokumentów z wyborów w zależności od okresów ich przechowywania.

§ 5. W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu, dotyczących przekazywania do archiwów państwowych oraz przechowywania w nich i udostępniania dokumentów z wyborów, stosuje się przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Rozdział  2

Postępowanie z dokumentami z wyborów z obwodowych komisji wyborczych

§  6.

1. Depozytariusz przyjmuje oraz przechowuje dokumenty z głosowania z obwodowych komisji wyborczych w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

2. Udostępnianie przez depozytariusza dokumentów z głosowania organom, o których mowa w art. 79 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, następuje po sporządzeniu protokołu potwierdzającego, które dokumenty zostały udostępnione. Jeden egzemplarz protokołu depozytariusz przekazuje do wiadomości dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

§  7.

1. Po upływie 30 dni od:

1) rozstrzygnięcia przez Sąd Najwyższy w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2,

2) podjęcia przez Sąd Najwyższy uchwały w sprawach nieważności wyborów lub nieważności wyboru posła do Parlamentu Europejskiego w wyborach, o których mowa w § 1 pkt 3,

3) wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, o których mowa w § 1 pkt 4 i 5, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów - od upływu terminu zgłaszania protestów

- dokumenty z głosowania, z wyjątkiem dokumentów, o których mowa w ust. 2 oraz § 3, podlegają brakowaniu, zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Po upływie terminów, o których mowa w ust. 1, depozytariusz przekazuje w sposób zapewniający ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem, dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego następujące dokumenty z wyborów, stanowiące materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego:

1) protokoły głosowania w obwodzie;

2) protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty oraz inne dokumenty dotyczące obsługi obwodowej komisji wyborczej;

3) dokumenty dotyczące powołania obwodowych komisji wyborczych.

Rozdział  3

Postępowanie z dokumentami z wyborów z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych

§ 8. Dokumenty z wyborów z okręgowych, rejonowych i terytorialnych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych stanowią materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, o ile przepis rozporządzenia nie stanowi inaczej.

§ 9. Dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego przyjmuje dokumenty z wyborów z okręgowych i rejonowych komisji wyborczych oraz od komisarzy wyborczych w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

§  10.

1. Odpowiednio wójt, starosta lub marszałek województwa przyjmuje oraz przechowuje dokumenty z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych, w sposób zapewniający ochronę tych dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

2. Udostępnienie dokumentów z wyborów, o których mowa w ust. 1, organom, wymienionym w art. 79 § 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, następuje po sporządzeniu protokołu potwierdzającego, które dokumenty zostały udostępnione. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do wiadomości dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

§  11.

1. Po upływie terminu określonego w § 7 ust. 1 pkt 3, wójt, starosta lub marszałek województwa przekazują dokumenty z wyborów z terytorialnych komisji wyborczych dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Jeżeli wójt, starosta lub marszałek województwa przechowywali dwa egzemplarze dokumentów z wyborów, przekazaniu dyrektorowi właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego podlega jeden egzemplarz, a po zakończeniu przekazywania drugi egzemplarz może podlegać brakowaniu, zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

Rozdział  4

Postępowanie z dokumentami z wyborów w delegaturach Krajowego Biura Wyborczego

§ 12. Dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego przechowuje dokumenty z wyborów w archiwum zakładowym w sposób zapewniający ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

§  13.

1. W terminie 5 lat od dnia wyborów dyrektor delegatury Krajowego Biura Wyborczego przekazuje dokumenty z wyborów do archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

2. Przekazanie, o którym mowa w ust. 1, następuje na zasadach i w trybie określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

3. Przekazaniu nie podlegają:

1) wykazy podpisów osób popierających:

a) utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b) listę kandydatów na posłów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej,

c) zgłoszenie kandydata na senatora,

d) listę kandydatów na posłów do Parlamentu Europejskiego,

e) listę kandydatów na radnych,

f) zgłoszenie kandydata na wójta (burmistrza, prezydenta miasta);

2) następujące dokumenty dołączone do sprawozdań finansowych komitetów wyborczych, umożliwiające weryfikację podanych w sprawozdaniu informacji:

a) dokumenty bankowe dotyczące każdego wydatku i wpływu na rachunek komitetu wyborczego,

b) protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego,

c) umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków,

d) pokwitowania odbioru materiałów wyborczych (np. plakatów, ulotek) przez komitet wyborczy,

e) umowy rachunku bankowego,

f) umowy kredytu (w przypadku uzyskania kredytu),

g) umowy poręczenia (w przypadku zawarcia umowy poręczenia).

4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1, podlegają brakowaniu po upływie 10 lat od dnia wyborów.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, mogą podlegać brakowaniu po upływie okresów przechowywania wynikających z przepisów o rachunkowości.

6. Brakowanie, o którym mowa w ust. 4 i 5, przeprowadza się zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przy czym wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

§  14.

1. Dokumenty z wyborów, przechowywane w delegaturze Krajowego Biura Wyborczego, udostępnia się w siedzibie tej delegatury do wglądu osobie zainteresowanej w obecności i pod nadzorem upoważnionego pracownika delegatury Krajowego Biura Wyborczego, w której te dokumenty są przechowywane.

2. Przekazanie informacji zawartych w dokumentach z wyborów w postaci reprodukcji tych dokumentów, w tym reprodukcji uwierzytelnionych, albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie wymaga zgody dyrektora delegatury Krajowego Biura Wyborczego.

Rozdział  5

Postępowanie z dokumentami z wyborów w Państwowej Komisji Wyborczej

§ 15. Szef Krajowego Biura Wyborczego przyjmuje i przechowuje w archiwum zakładowym Krajowego Biura Wyborczego dokumenty z wyborów z Państwowej Komisji Wyborczej w sposób zapewniający ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą oraz zapewniający ochronę danych osobowych znajdujących się w tych dokumentach przed nieuprawnionym ujawnieniem.

§  16.

1. Dokumenty z wyborów, stanowiące materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, przekazuje się w terminie 5 lat od dnia wyborów do właściwego archiwum państwowego, z wyjątkiem następujących dokumentów:

1) wykazów podpisów osób popierających:

a) utworzenie komitetów wyborczych wyborców,

b) zgłoszenie kandydata na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;

2) dokumentów wymienionych w § 13 ust. 3 pkt 2.

2. Przekazanie następuje na zasadach i w trybie określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§  17.

1. Dokumenty, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 1, po upływie 10 lat od dnia wyborów, podlegają brakowaniu przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego.

2. Dokumenty, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 2, po upływie okresów przechowywania wynikających z przepisów o rachunkowości, mogą podlegać brakowaniu przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego.

3. Brakowanie, o którym mowa w ust. 1 i 2, przeprowadza się zgodnie z przepisami o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 18. Do udostępniania dokumentów z wyborów, przechowywanych przez Szefa Krajowego Biura Wyborczego, stosuje się odpowiednio przepisy § 14.

Rozdział  6

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 19. Do przekazywania, przechowywania i udostępniania określonych w dotychczasowych przepisach dokumentów z wyborów przeprowadzonych po dniu wejścia w życie ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, a przed dniem wejścia w życie rozporządzenia stosuje się te przepisy.

§ 20. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. ²

1 Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 248, poz. 1482).

2 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 października 2000 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 83, poz. 944 oraz z 2005 r. Nr 181, poz. 1508), rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 90, poz. 1005 oraz z 2005 r. Nr 181, poz. 1509), rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 27 listopada 2002 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów organów jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 209, poz. 1781 oraz z 2005 r. Nr 25, poz. 210) oraz rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 czerwca 2004 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów posłów do Parlamentu Europejskiego (Dz. U. Nr 150, poz. 1580 oraz z 2005 r. Nr 181, poz. 1510).

• Identyfikator: Dz.U.2013.1488
• Rodzaj: rozporządzenie
• Tytuł: Sposób przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów.
• Data aktu: 2013-11-13
• Data ogłoszenia: 2013-12-10
• Data wejścia w życie: 2013-12-25