Wzmocnienie dyscypliny rozliczania kosztów narad oraz kosztów podróży służbowych na wezwanie (zaproszenie).
ZARZĄDZENIE Nr 33PREZESA RADY MINISTRÓWz dnia 16 maja 1975 r.w sprawie wzmocnienia dyscypliny rozliczania kosztów narad oraz kosztów podróży służbowych na wezwanie (zaproszenie).
Zarządza się, co następuje:
§ 1.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa:1)
o "uchwale" - należy przez to rozumieć uchwałę nr 90 Rady Ministrów z dnia 27 kwietnia 1973 r. w sprawie diet i innych należności za czas podróży służbowych na obszarze kraju (Monitor Polski Nr 22, poz. 127),2)
o "wezwaniu", o którym mowa w § 14 ust. 1 uchwały - należy przez to rozumieć pisemne, telefoniczne, ustne bądź w inny sposób wydane polecenie (zaproszenie) do osobistego stawienia się przedstawiciela zakładu pracy w miejscu i czasie określonych przez wzywającego (zapraszającego),3)
o "naradzie" - należy przez to rozumieć także kongres, zjazd, seminarium, sympozjum, konferencję, odprawę roboczą, uroczystość zakładową, branżową, posiedzenie organu doradczego (np. kolegium ministerstwa bądź zjednoczenia, komisję lub radę programową i naukową) oraz inne tego typu spotkania,§ 2.
1.
W rozumieniu § 14 uchwały nie są wyjazdami służbowymi na wezwanie wyjazdy pracowników:1)
naczelnych i nadrzędnych jednostek organizacyjnych na zaproszenie jednostek podległych,2)
wezwanych do niesienia pomocy w razie klęski żywiołowej lub epidemii,3)
zaproszonych do odebrania przyznanego odznaczenia lub wyróżnienia,4)
w innych wypadkach określonych przepisami szczególnymi albo decyzjami Prezesa Rady Ministrów.§ 3.
1.
Wezwania (zaproszenia), o których mowa w § 14 ust. 1 uchwały, powinny być dokonywane na piśmie. Wezwania telefoniczne lub ustne powinny być potwierdzone pisemnie.2.
Zakład pracy nie może wystawić pracownikowi polecenia wyjazdu służbowego w celu wzięcia udziału w naradzie, jeżeli organizator narady nie nadesłał pisemnego (również teleksem) wezwania (zaproszenia) imiennego lub określającego liczbę osób, którym zostaną zwrócone koszty podróży.§ 4.
1.
W razie przyjazdu na wezwanie (zaproszenie) samochodem służbowym koszty tego przejazdu pokrywa z własnego osobowego funduszu płac jednostka wzywająca według zasad obowiązujących przy zwrocie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych.2.
Pokrycie kosztów przejazdu samochodem służbowym może nastąpić pod warunkiem, że:1)
użycie do przejazdu samochodu jest dozwolone według odrębnych przepisów, dotyczących racjonalnego wykorzystywania samochodów osobowych do celów służbowych,2)
jednostka wzywająca zobowiązała się pokryć koszty przejazdu.§ 5.
1.
W razie podróży służbowej na wezwanie zakład pracy wysyłający pracownika wpisuje na formularzu "polecenie wyjazdu służbowego", że wyjazd następuje "na wezwanie" ("na zaproszenie"), nazwę i adres jednostki wzywającej i numer oraz datę pisma tej jednostki lub nazwisko i stanowisko służbowe zapraszającego telefonicznie lub ustnie. Jeżeli wyjazd następuje w celu wzięcia udziału w naradzie, w pozycji "cel wyjazdu" należy wpisać "udział w naradzie".2.
Jeżeli w czasie podróży służbowej na wezwanie (zaproszenie) pracownikowi zlecono załatwienie spraw dla zakładu pracy, wówczas zakład pracy wystawia dwa odrębne polecenia wyjazdu służbowego; jedno na wezwanie, stanowiące podstawę rozliczenia pełnych kosztów z jednostką wzywającą za czas trwania podróży służbowej na wezwanie (zaproszenie), i drugie, dotyczące załatwienia dodatkowo zleconych spraw, które stanowi podstawę rozliczenia dodatkowych kosztów diet, noclegów i ewentualnie dodatkowych dojazdów i innych kosztów obciążających zakład pracy, wystawiający polecenie wyjazdu służbowego.3.
Nie wystawia się oddzielnego polecenia wyjazdu służbowego, jeżeli wezwany pracownik załatwia w dniu (dniach) wezwania inne dodatkowe sprawy dla swojego zakładu pracy. Całość kosztów podróży służbowej obciąża jednostkę wzywającą, z wyjątkiem kosztów dodatkowych obciążających macierzysty zakład pracy.§ 6.
1.
Organizatorzy narad są obowiązani do:1)
sporządzania rocznych planów narad, a w razie potrzeby także planów narad na krótsze okresy, z uwzględnieniem miejsca i daty narady, czasu jej trwania, liczby osób biorących w niej udział oraz kosztów przygotowania i odbycia narady z wyodrębnieniem kosztów podróży służbowych; preliminarz kosztów narady podlega zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizującej naradę,2)
prowadzenia ewidencji odbytych narad,3)
sporządzania wykazów osób wezwanych (zaproszonych) uczestniczących w naradzie, z wyodrębnieniem osób wezwanych (zaproszonych), których koszty podróży podlegają pokryciu przez wzywającego,4)
sprawdzania kompletności zgłoszeń do rozliczenia (refundacji) kosztów podróży służbowych na wezwanie (zaproszenie) przez wszystkie zakłady pracy; w razie stwierdzenia braku not obciążeniowych należy wezwać zakłady pracy do ich nadesłania.2.
Organizatorzy narad lub inne jednostki wzywające (zapraszające) obowiązani są do rozliczenia w ciągu 15 dni od daty zakończenia miesiąca, w którym odbyła się narada lub podróż służbowa na wezwanie (zaproszenie) w innym celu, kosztów tej podróży, a także innych kosztów narady objętych preliminarzem (na przykład wynajmu sali, jednorazowych poczęstunków itp.).§ 7.
Pobyt pracownika przedstawiającego polecenie wyjazdu służbowego opatrzone adnotacją "na wezwanie" ("na zaproszenie") potwierdza kierownik jednostki wzywającej (zapraszającej) lub upoważniony przez niego pracownik komórki organizacyjnej.§ 8.
Jeżeli rozliczenie kosztów podróży nie nastąpi w jednostce wzywającej (zapraszającej), zakład pracy wysyłający pracownika na wezwanie (zaproszenie) sporządza i przesyła w ciągu 10 dni od daty zakończenia miesiąca, w którym nastąpił powrót pracownika z podróży służbowej na wezwanie (zaproszenie), organizatorowi narady lub innej jednostce wzywającej (zapraszającej) notę obciążeniową, podając w niej numer i datę pisma wzywającego, datę podróży służbowej na wezwanie (zaproszenie), nazwiska osób oraz łączną sumę kosztów ich podróży. Do noty tej dołącza się rozliczenia kosztów podróży wraz z ewentualnymi załącznikami. Koszty podróży służbowych na wezwanie (zaproszenie) poniesione przez zakład pracy, lecz nie objęte wystawionym przez pracownika rozliczeniem kosztów, ujmuje się oddzielnie w nocie.§ 9.
Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani w terminie do dnia 31 sierpnia 1975 r. określić komórki organizacyjne lub osoby:1)
odpowiedzialne za opracowanie preliminarza oraz realizację i rozliczenie kosztów narad,2)
upoważnione do wzywania (zapraszania) pracowników,3)
odpowiedzialne za oznaczanie poleceń wyjazdu służbowego adnotacją "na wezwanie" ("na zaproszenie") oraz za ewidencję wystawionych poleceń wyjazdu służbowego, z wyodrębnieniem wyjazdów na wezwanie (zaproszenie),4)
odpowiedzialne za przechowywanie kompletnej dokumentacji, w tym także finansowej, planowanych i odbytych narad, jak również dokumentacji kosztów podróży służbowych osób wezwanych (zaproszonych) w innym celu.§ 10.
Ewidencja księgowa kosztów podróży służbowych prowadzona według ogólnych zasad powinna zapewnić podział kosztów tych podróży na:1)
koszty podróży pracowników jednostki organizacyjnej,2)
koszty podróży osób wezwanych (zaproszonych) na narady,3)
koszty podróży osób wezwanych (zaproszonych) w innym celu.§ 11.
Zaleca się organizacjom spółdzielczym oraz społecznym stosowanie przepisów zarządzenia.§ 12.
Traci moc pismo okólne nr 76 Rady Ministrów z dnia 31 października 1967 r. w sprawie organizacji narad.§ 13.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 1975 r.Metryka aktu
| Identyfikator: | M.P.1975.16.97 |
| Rodzaj: | zarządzenie |
| Tytuł: | Wzmocnienie dyscypliny rozliczania kosztów narad oraz kosztów podróży służbowych na wezwanie (zaproszenie). |
| Data aktu: | 1975-05-16 |
| Data ogłoszenia: | 1975-05-28 |
| Data wejścia w życie: | 1975-06-01 |