Decyzja 2025/894 w sprawie stanowiska, które ma zostać zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Rady UPG oraz w ramach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, ustanowionych na podstawie Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady UPG, regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów i kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla

DECYZJA RADY (UE) 2025/894

z dnia 5 maja 2025 r.

w sprawie stanowiska, które ma zostać zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Rady UPG oraz w ramach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, ustanowionych na podstawie Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady UPG, regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów i kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 207 ust. 4 akapit pierwszy, w związku z art. 218 ust. 9,

uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Umowa o partnerstwie gospodarczym (UPG) między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony ¹  (zwana dalej "umową"), weszła w życie w dniu 1 lipca 2024 r.

(2) Zgodnie z art. 104 i 106 umowy z dniem wejścia w życie umowy ustanawia się, odpowiednio, Radę UPG oraz Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla.

(3) Zgodnie z art. 104 ust. 3 umowy Rada UPG ustanawia swój własny regulamin wewnętrzny.

(4) Zgodnie z art. 105 ust. 3 i art. 120 umowy Rada UPG ustanawia regulamin wewnętrzny rozstrzygania sporów oraz

kodeks postępowania arbitrów i mediatorów.

(5) Zgodnie z art. 107 ust. 3 umowy Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla przyjmuje swój własny regulamin wewnętrzny.

(6) Należy ustalić stanowisko, które ma zostać zajęte w imieniu Unii w ramach Rady UPG oraz Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, ponieważ decyzje ustanawiające ich odpowiednie regulaminy wewnętrzne oraz regulamin wewnętrzny rozstrzygania sporów i kodeks postępowania arbitrów i mediatorów będą wiążące dla Unii.

(7) Stanowisko Unii w ramach Rady UPG oraz Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla w odniesieniu do przyjęcia ich odpowiednich regulaminów wewnętrznych oraz regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów i kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów powinno zatem być oparte na odpowiednich projektach decyzji Rady UPG oraz Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, dołączonych do niniejszej decyzji,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Stanowisko, które ma być zajęte w imieniu Unii na pierwszym posiedzeniu Rady UPG, ustanowionej na podstawie art. 104 Umowy o partnerstwie gospodarczym (UPG) między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony (zwanej dalej "umową"), w odniesieniu do jej regulaminu wewnętrznego, oparte jest na projekcie decyzji Rady UPG dołączonym do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Stanowisko, które ma zostać zajęte w imieniu Unii na pierwszym posiedzeniu Rady UPG w odniesieniu do regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów oraz kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów, oparte jest na projekcie decyzji Rady UPG dołączonym do niniejszej decyzji.

Artykuł  3

Stanowisko, które ma zostać zajęte w imieniu Unii na pierwszym posiedzeniu Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla ustanowionego na podstawie art. 106 umowy w odniesieniu do jego regulaminu wewnętrznego, oparte jest na projekcie decyzji Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla dołączonym do niniejszej decyzji.

Artykuł  4

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 5 maja 2025 r.

PROJEKT

DECYZJA nr .../2025 RADY UPG USTANOWIONEJ NA PODSTAWIE UMOWY O PARTNERSTWIE GOSPODARCZYM (UPG) MIĘDZY UNIĄ EUROPEJSKĄ, Z JEDNEJ STRONY, A REPUBLIKĄ KENII, BĘDĄCĄ CZŁONKIEM WSPÓLNOTY WSCHODNIOAFRYKAŃSKIEJ, Z DRUGIEJ STRONY

z dnia ...

w sprawie jej regulaminu wewnętrznego

RADA UPG,

uwzględniając Umowę o partnerstwie gospodarczym (UPG) między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony ²  (zwaną dalej "umową"), podpisaną w Nairobi w dniu 18 grudnia 2023 r., w szczególności jej art. 104,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 104 ust. 1 umowy z dniem wejścia w życie umowy ustanawia się Radę UPG.

(2) Zgodnie z art. 104 ust. 3 umowy Rada UPG ustanawia swój własny regulamin wewnętrzny,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Ustanawia się regulamin wewnętrzny Rady UPG określony w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w ^

ZAŁĄCZNIK

Regulamin wewnętrzny rady UPG ustanowionej na podstawie art. 104 Umowy o partnerstwie gospodarczym (UPG) między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony

Artykuł  1

Rola Rady UPG

Rada UPG ustanowiona na podstawie art. 104 Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej (zwanej dalej "umową"), jest odpowiedzialna za wszystkie kwestie, o których mowa w tym artykule.

Artykuł  2

Skład i przewodniczący

1. Rada UPG składa się z przedstawicieli Unii Europejskiej i Republiki Kenii na szczeblu ministerialnym lub z osób przez nich wyznaczonych.

2. Radzie UPG współprzewodniczą członek Komisji Europejskiej odpowiedzialny za handel reprezentujący Unię Europejską oraz właściwy sekretarz gabinetu odpowiedzialny za handel międzynarodowy reprezentujący Republikę Kenii (zwani dalej "współprzewodniczącymi").

Artykuł  3

Sekretariat

1. Urzędnicy departamentu odpowiedzialnego za handel międzynarodowy każdej ze Stron działają wspólnie jako Sekretariat Rady UPG (zwany dalej "sekretariatem").

2. Każda ze Stron powiadamia drugą Stronę o nazwisku, stanowisku i danych kontaktowych urzędnika pełniącego w imieniu tej Strony funkcję członka Sekretariatu Rady UPG (zwanego dalej "sekretarzem"). Uznaje się, że urzędnik ten pozostaje sekretarzem danej Strony do dnia, w którym Strona ta powiadomi drugą Stronę o powołaniu nowego sekretarza.

Artykuł  4

Posiedzenia

1. Zgodnie z art. 104 ust. 5 umowy Rada UPG spotyka się w regularnych odstępach czasu, nieprzekraczających dwóch lat, oraz w trybie nadzwyczajnym, gdy wymagają tego okoliczności, za zgodą Stron.

2. Posiedzenia odbywają się w uzgodnionym terminie, na przemian w Brukseli i Nairobi, chyba że współprzewodniczący uzgodnili inaczej.

3. Posiedzenia zwołuje współprzewodniczący reprezentujący Stronę, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

4. Posiedzenie może odbyć się osobiście, za pośrednictwem wideokonferencji lub w inny sposób uzgodniony przez Strony.

Artykuł  5

Delegacje

Sekretarz każdej ze Stron informuje sekretarza drugiej Strony, w rozsądnym terminie przed posiedzeniem, o planowanym składzie delegacji, odpowiednio, Unii Europejskiej i Republiki Kenii. Na liście wskazuje się imię i nazwisko oraz stanowisko każdego członka delegacji.

Artykuł  6

Porządek posiedzenia

1. Co najmniej 21 dni przed posiedzeniem sekretarz Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, przesyła drugiej Stronie propozycję wstępnego porządku posiedzenia, wyznaczając termin na przedstawienie uwag. Sekretariat sporządza wstępny porządek posiedzenia, z uwzględnieniem przedstawionych uwag, co najmniej 14 dni przed posiedzeniem.

2. Rada UPG przyjmuje porządek dzienny na początku każdego posiedzenia. Punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku posiedzenia, mogą zostać umieszczone w porządku posiedzenia w drodze wzajemnego porozumienia.

Artykuł  7

Zaproszenie ekspertów

Współprzewodniczący mogą, za obopólną zgodą, zaprosić ekspertów (tj. osoby spoza administracji rządowej), do udziału w posiedzeniach Rady UPG w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy, i tylko na te części posiedzenia, na których poddawane pod dyskusję są te konkretne tematy.

Artykuł  8

Protokół

1. Projekt protokołu każdego posiedzenia sporządzany jest przez sekretarza Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, w terminie 15 dni od zakończenia posiedzenia, chyba że współprzewodniczący zadecydują inaczej. Projekt protokołu przekazuje się w celu przedstawienia uwag sekretarzowi drugiej Strony.

2. Protokół zawiera co do zasady streszczenie każdego punktu ujętego w porządku posiedzenia, a w stosownych przypadkach - informacje o:

a) wszystkich dokumentach przedłożonych Radzie UPG;

b) wszelkich oświadczeniach, o których włączenie do protokołu z posiedzenia wystąpił jeden ze współprzewodniczących; oraz

c) podjętych decyzjach, wydanych zaleceniach, uzgodnionych oświadczeniach i przyjętych wnioskach dotyczących poszczególnych punktów porządku posiedzenia.

3. Protokół zawiera wykaz wszystkich decyzji Rady UPG, podjętych w drodze procedury pisemnej na podstawie art. 9 ust. 2, od ostatniego posiedzenia Rady UPG.

4. Załącznik do protokołu zawiera listę imion i nazwisk, stanowisk oraz funkcji wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu Rady UPG.

5. Sekretariat dostosowuje projekt protokołu na podstawie otrzymanych uwag, a projekt protokołu ze zmianami zatwierdzany jest przez Strony w terminie 30 dni od dnia posiedzenia lub w jakimkolwiek innym terminie uzgodnionym przez współprzewodniczących. Po zatwierdzeniu sekretariat sporządza dwa oryginały protokołów, a każda ze Stron otrzymuje jeden oryginał protokołu.

Artykuł  9

Decyzje i zalecenia

1. Rada UPG może przyjmować decyzje i zalecenia w odniesieniu do wszystkich kwestii, w przypadku których umowa tak stanowi. Rada UPG podejmuje decyzje i przyjmuje zalecenia za obopólną zgodą, jak przewidziano w art. 105 ust. 1 umowy.

2. W okresie między posiedzeniami Rada UPG może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej.

3. Współprzewodniczący przedstawia na piśmie drogą dyplomatyczną tekst projektu decyzji lub zalecenia drugiemu współprzewodniczącemu w języku roboczym Rady UPG. Druga Strona ma miesiąc lub jakikolwiek inny dłuższy okres określony przez Stronę przedstawiającą projekt na wyrażenie swojej zgody na projekt decyzji lub zalecenia. Jeżeli druga Strona nie wyrazi swojej zgody, proponowana decyzja lub zalecenie są poddawane pod dyskusję i mogą zostać przyjęte na następnym posiedzeniu Rady UPG. Projekt decyzji lub zalecenia uznaje się za przyjęty, gdy druga Strona wyrazi zgodę, i zostaje on zapisany w protokole kolejnego posiedzenia Rady UPG, zgodnie z art. 8 ust. 3.

4. W przypadku gdy Rada UPG jest upoważniona na podstawie umowy do przyjmowania decyzji lub zaleceń, akty takie noszą odpowiednio nazwy "decyzja" lub "zalecenie". Sekretariat nadaje każdej decyzji lub zaleceniu kolejną sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz zapewnia opis ich przedmiotu. W każdej decyzji i każdym zaleceniu określa się datę jej lub jego wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjęte przez Radę UPG sporządzane są w dwóch egzemplarzach poświadczonych przez współprzewodniczących i przekazywane po jednym każdej ze Stron.

Artykuł  10

Przejrzystość

1. Strony mogą uzgodnić zwołanie posiedzenia jawnego.

2. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady UPG w swoim własnym dzienniku urzędowym lub w internecie.

3. Wszystkie dokumenty przedłożone przez Stronę powinny być traktowane jako poufne, chyba że Strona ta postanowi inaczej.

4. Wstępne porządki obrad posiedzeń podaje się do publicznej wiadomości przed posiedzeniem Rady UPG. Protokoły posiedzeń podaje się do wiadomości publicznej po ich zatwierdzeniu zgodnie z art. 8.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 2-4, publikuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami każdej ze Stron w zakresie ochrony danych.

Artykuł  11

Języki

1. Językiem roboczym Rady UPG jest język angielski.

2. Rada UPG przyjmuje decyzje dotyczące zmiany umowy w językach, w których tekst umowy jest autentyczny. Wszystkie inne decyzje Rady UPG, w tym decyzja, na podstawie której przyjmuje się niniejszy regulamin wewnętrzny, a także wszelkie późniejsze zmiany przyjęte zgodnie z art. 13, przyjmowane są w języku roboczym, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu.

3. Każda ze Stron odpowiedzialna jest za tłumaczenie decyzji i innych dokumentów na swoje własne języki urzędowe, w stosownych przypadkach, oraz ponosi wydatki związane z takimi tłumaczeniami.

Artykuł  12

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Rady UPG, w szczególności koszty personelu, koszty podróży i diety, a także koszty wideo- i telekonferencji oraz opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym z języków roboczych oraz na języki robocze Rady UPG podczas posiedzeń ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia.

Artykuł  13

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin może zostać zmieniony na piśmie decyzją Rady UPG zgodnie z art. 9.

PROJEKT

DECYZJA nr .../2025 RADY UPG USTANOWIONEJ NA PODSTAWIE UMOWY O PARTNERSTWIE GOSPODARCZYM (UPG) MIĘDZY UNIĄ EUROPEJSKĄ, Z JEDNEJ STRONY, A REPUBLIKĄ KENII, BĘDĄCĄ CZŁONKIEM WSPÓLNOTY WSCHODNIOAFRYKAŃSKIEJ, Z DRUGIEJ STRONY

z dnia ...

w sprawie regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów oraz kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów

RADA UPG,

uwzględniając Umowę o partnerstwie gospodarczym (UPG) między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony ³  (zwaną dalej "umową"), podpisaną w Nairobi w dniu 18 grudnia 2023 r., w szczególności jej art. 105 i 120,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 104 ust. 1 umowy z dniem wejścia w życie umowy ustanawia się Radę UPG.

(2) Zgodnie z art. 105 ust. 3 i art. 120 umowy Rada UPG ustanawia regulamin wewnętrzny rozstrzygania sporów oraz

kodeks postępowania arbitrów i mediatorów,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Ustanawia się regulamin wewnętrzny rozstrzygania sporów oraz kodeks postępowania arbitrów i mediatorów, określone w załącznikach 1 i 2 do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w ^

ZAŁĄCZNIK  1

Regulamin wewnętrzny rozstrzygania sporów

I. Definicje

1. Do celów części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) umowy oraz niniejszego regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów i kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów, stosuje się następujące definicje:

a) "doradca" oznacza osobę wybraną przez Stronę w celu doradzania lub pomocy tej Stronie w związku z procedurą arbitrażową;

b) "arbiter" oznacza członka organu arbitrażowego;

c) "asystent" oznacza osobę, która zgodnie z warunkami powołania arbitra oraz pod kierownictwem i nadzorem arbitra prowadzi badania lub pomaga temu arbitrowi;

d) "Strona skarżąca" oznacza Stronę, która wnioskuje o ustanowienie organu arbitrażowego na podstawie art. 112 (Wszczęcie procedury arbitrażowej) umowy;

e) "mediator" oznacza osobę, którą wybrano na mediatora zgodnie z art. 111 (Mediacje) umowy;

f) "Strona, przeciwko której wysunięto zarzut" oznacza Stronę, której zarzuca się naruszenie postanowienia objętego częścią VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) umowy (zwanego dalej "odnośnym postanowieniem").

II. Powiadomienia

2. Wszelkie wnioski, zawiadomienia, oświadczenia pisemne lub inne dokumenty (zwane dalej "powiadomieniami"):

a) organu arbitrażowego - przesyła się równocześnie obu Stronom;

b) Strony, skierowane do organu arbitrażowego - przesyła się równocześnie do wiadomości drugiej Strony; oraz

c) Strony, skierowane do drugiej Strony - przesyła się równocześnie do organu arbitrażowego.

3. Powiadomień dokonuje się pocztą elektroniczną lub, w stosownych przypadkach, za pomocą jakichkolwiek innych środków łączności, które zapewniają rejestrację wysłania. Powiadomienie takie uznaje się za doręczone w dniu jego wysłania, chyba że zostanie udowodnione, że było inaczej.

4. Powiadomienia wysyła się, odpowiednio, na adres Dyrekcji Generalnej ds. Handlu Komisji Europejskiej, w przypadku Unii Europejskiej, oraz departamentu odpowiedzialnego za handel międzynarodowy Republiki Kenii.

5. Niewielkie błędy pisarskie występujące w powiadomieniu związanym z procedurą arbitrażową można poprawić, doręczając nowy dokument, w którym wyraźnie zaznaczono zmiany.

6. Jeżeli ostatni dzień na doręczenie dokumentu przypada w dniu wolnym od pracy instytucji Unii Europejskiej lub rządu Republiki Kenii, termin na doręczenie dokumentu upływa pierwszego następnego dnia roboczego.

III. Powołanie arbitrów

7. Jeżeli zgodnie z art. 113 (Powołanie organu arbitrażowego) umowy arbitra wybiera się w drodze losowania, współprzewodniczący Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla Strony skarżącej bezzwłocznie informuje współprzewodniczącego Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla pochodzącego ze Strony, przeciwko której wysunięto zarzut, o dniu, godzinie i miejscu losowania. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, może - jeżeli tak zadecyduje - być obecna podczas losowania. Losowanie przeprowadza się w obecności jednej Strony lub obu Stron.

8. Współprzewodniczący Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla pochodzący ze Strony skarżącej powiadamia na piśmie każdą osobę wybraną do pełnienia funkcji arbitra o jej wybraniu. Każda taka osoba potwierdza swoją dyspozycyjność obu Stronom w terminie pięciu dni od dnia doręczenia takiego powiadomienia.

9. Arbitrzy akceptują swoje powołanie poprzez podpisanie umów powołania. Bez uszczerbku dla art. 112 (Wszczęcie procedury arbitrażowej) umowy Strony dokładają wszelkich starań, aby zapewnić najpóźniej do czasu potwierdzenia dyspozycyjności przez wszystkich wybranych arbitrów uzgodnienie wynagrodzenia i zwrotu kosztów arbitrów i asystentów oraz przygotowanie niezbędnych umów powołania w celu umożliwienia ich szybkiego podpisania. Wynagrodzenie i koszty arbitrów ustala się na podstawie standardów WTO. Wynagrodzenie i koszty asystenta lub asystentów arbitra nie mogą przekraczać 50 % wynagrodzenia tego arbitra.

IV. Spotkanie organizacyjne

10. O ile Strony nie postanowią inaczej, spotykają się one z organem arbitrażowym w ciągu siedmiu dni od dnia jego powołania w celu ustalenia kwestii, które Strony lub organ arbitrażowy uznają za stosowne, w tym harmonogramu postępowania arbitrażowego. Arbitrzy i przedstawiciele Stron mogą uczestniczyć w tym spotkaniu za pośrednictwem dowolnych środków, w tym telefonu, wideokonferencji lub innych środków komunikacji elektronicznej.

V. Zakres zadań

11. O ile w ciągu pięciu dni od dnia powołania organu arbitrażowego Strony nie uzgodnią inaczej, zakres zadań zespołu orzekającego obejmuje:

"zbadanie, w świetle odpowiednich postanowień Umowy o partnerstwie gospodarczym UE-Kenia, na które powołują się Strony, kwestii, o której mowa we wniosku o powołanie organu arbitrażowego, w celu dokonania ustaleń w zakresie zastosowania odnośnych postanowień oraz zgodności środka, którego spór dotyczy, z tymi postanowieniami, oraz w celu sporządzenia sprawozdania zgodnie z art. 114 (Sprawozdanie okresowe organu arbitrażowego) i 115 (Orzeczenie organu arbitrażowego) tej umowy".

12. Jeżeli Strony uzgodnią inny zakres zadań, powiadamiają organ arbitrażowy o uzgodnionym zakresie zadań w terminie określonym w pkt 11.

VI. Oświadczenia pisemne

13. Strona skarżąca składa swoje oświadczenie pisemne nie później niż 20 dni po dniu powołania organu arbitrażowego. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, składa swoje oświadczenie pisemne nie później niż 20 dni po dniu złożenia oświadczenia pisemnego Strony skarżącej.

VII. Funkcjonowanie organu arbitrażowego

14. Wszystkim posiedzeniom organu arbitrażowego przewodniczy jego przewodniczący. Organ arbitrażowy może przekazać przewodniczącemu prawo podejmowania decyzji administracyjnych i proceduralnych.

15. O ile w części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) tytuł II (Rozstrzyganie sporów) umowy lub w niniejszym regulaminie wewnętrznym nie postanowiono inaczej, organ arbitrażowy może prowadzić swoje działania za pośrednictwem dowolnych środków, w tym telefonu, wideokonferencji lub innych środków komunikacji elektronicznej.

16. W obradach organu arbitrażowego mogą brać udział wyłącznie arbitrzy, lecz organ arbitrażowy może zezwolić swoim asystentom na obecność podczas obrad.

17. Za sporządzenie wszelkich decyzji i sprawozdań odpowiada wyłącznie organ arbitrażowy; ich sporządzenie nie może zostać przekazane innemu podmiotowi.

18. W przypadku pojawienia się kwestii proceduralnych, których nie obejmują postanowienia części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) tytuł II (Rozstrzyganie sporów) umowy lub kodeks postępowania arbitrów i mediatorów, organ arbitrażowy, po konsultacji ze Stronami, może przyjąć odpowiednią procedurę, która jest zgodna z tymi postanowieniami.

19. Organ arbitrażowy zapewnia szybkie rozstrzygnięcie sporu. Jeżeli organ arbitrażowy uzna, że w ramach postępowania organu arbitrażowego konieczna jest zmiana jakiegokolwiek terminu innego niż terminy określone w części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) tytuł II (Rozstrzyganie sporów) umowy lub dokonanie jakichkolwiek innych zmian proceduralnych lub administracyjnych, informuje Strony na piśmie o powodach takich zmian lub dostosowań, wskazując potrzebny termin lub niezbędną zmianę. Organ arbitrażowy może przyjąć taką zmianę lub dostosowanie po konsultacji ze Stronami.

VIII. Zastąpienie arbitra

20. Jeżeli Strona uzna, że arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów i w związku z tym powinien zostać zastąpiony, Strona ta powiadamia o tym drugą Stronę w terminie 15 dni od dnia uzyskania wystarczających dowodów na zarzucane arbitrowi niespełnianie tych wymogów.

21. Strony konsultują się w terminie 15 dni od dnia powiadomienia, o którym mowa w pkt 20. Strony informują arbitra o zarzucie niespełnienia wymogów i mogą zwrócić się do niego o podjęcie działań naprawczych. Mogą również, za obopólną zgodą, odwołać arbitra i wybrać nowego arbitra zgodnie z art. 113 (Powołanie organu arbitrażowego) umowy.

22. Jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia co do potrzeby zastąpienia arbitra, który nie jest przewodniczącym organu arbitrażowego, każda ze Stron może wystąpić o przekazanie sprawy przewodniczącemu organu arbitrażowego, którego decyzja jest ostateczna.

Jeżeli przewodniczący organu arbitrażowego uzna, że dany arbiter nie spełnia wymogów kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów, odwołuje się tego arbitra i powołuje się nowego arbitra zgodnie z art. 113 (Powołanie organu arbitrażowego) umowy.

23. Jeżeli Strony nie dojdą do porozumienia co do konieczności zastąpienia przewodniczącego, którakolwiek ze Stron może wystąpić z wnioskiem o przekazanie sprawy jednej z pozostałych osób z odpowiedniej części listy sporządzonej zgodnie z art. 125 (Lista arbitrów) umowy. Osobę tę wybiera w drodze losowania współprzewodniczący Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla pochodzący ze Strony występującej z wnioskiem lub osoba przez niego delegowana. Decyzja wybranej w ten sposób osoby dotycząca konieczności zastąpienia przewodniczącego jest ostateczna. Jeżeli osoba ta uzna, że przewodniczący nie spełnia wymogów kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów, odwołuje się przewodniczącego i powołuje się nowego przewodniczącego zgodnie z art. 113 (Powołanie organu arbitrażowego) umowy.

IX. Posiedzenia

24. Zgodnie z harmonogramem ustalonym na podstawie pkt 10, po konsultacji ze Stronami i innymi arbitrami, przewodniczący organu arbitrażowego powiadamia Strony o dniu, godzinie i miejscu posiedzenia. Informacje te są podawane do wiadomości publicznej przez Stronę, na której terytorium odbywa się posiedzenie.

25. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenie odbywa się w Brukseli, gdy Stroną skarżącą jest Republika Kenii, a w Nairobi, gdy Stroną skarżącą jest Unia Europejska. Strona, przeciwko której wysunięto zarzut, odpowiada za logistyczne zarządzanie posiedzeniem i ponosi związane z nim koszty.

26. Niezależnie od pkt 25 organ arbitrażowy może, na wniosek jednej ze Stron, podjąć decyzję o przeprowadzeniu wirtualnego lub hybrydowego posiedzenia i dokonać odpowiednich ustaleń, uwzględniając prawo do rzetelnego postępowania oraz potrzebę zapewnienia przejrzystości, zgodnie z pkt 40-43.

27. Organ arbitrażowy może zwołać dodatkowe posiedzenia, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

28. Wszyscy arbitrzy muszą być obecni przez cały czas trwania posiedzenia.

29. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, na posiedzeniu mogą być obecne następujące osoby, niezależnie od tego, czy posiedzenie ma charakter jawny:

a) przedstawiciele i doradcy Strony; oraz

b) asystenci, tłumacze ustni i inne osoby, których obecność jest wymagana przez organ.

30. Nie później niż pięć dni przed dniem posiedzenia każda ze Stron doręcza organowi arbitrażowemu i drugiej Stronie wykaz osób, które na posiedzeniu przedstawią argumenty ustne lub oświadczenia w imieniu tej Strony, oraz wykaz innych przedstawicieli i doradców, którzy będą obecni na posiedzeniu.

31. Organ arbitrażowy zapewnia, aby Strony były traktowane w równy sposób oraz aby przyznać im wystarczająco dużo czasu na przedstawienie ich argumentów.

32. Organ arbitrażowy może kierować pytania do którejkolwiek ze Stron w dowolnym momencie posiedzenia.

33. Organ arbitrażowy zapewnia przekazanie Stronom nagrania posiedzenia możliwie jak najszybciej po posiedzeniu.

34. W terminie 10 dni po dniu posiedzenia każda ze Stron może składać dodatkowe oświadczenie pisemne dotyczące wszelkich kwestii, które pojawiły się w trakcie posiedzenia.

X. Pytania pisemne

35. Organ arbitrażowy może w dowolnym momencie postępowania arbitrażowego zwracać się z pytaniami w formie pisemnej do jednej lub obu Stron. Wszelkie pytania skierowane do jednej ze Stron przekazuje się drugiej Stronie do wiadomości.

36. Każda Strona przekazuje również drugiej Stronie kopię swoich pisemnych odpowiedzi na pytania organu arbitrażowego. Druga Strona ma możliwość przedstawienia pisemnych uwag dotyczących odpowiedzi Strony w terminie pięciu dni po doręczeniu takiej kopii.

XI. Zawieszenie i zakończenie

37. Na wniosek Strony skarżącej organ arbitrażowy może w dowolnej chwili zawiesić prace na okres nieprzekraczający 12 kolejnych miesięcy. Na wniosek obu Stron organ arbitrażowy może w dowolnej chwili zawiesić prace na uzgodniony przez Strony okres, nieprzekraczający 12 kolejnych miesięcy.

38. Organ arbitrażowy wznawia prace przed upływem okresu zawieszenia na wniosek obu Stron. Organ arbitrażowy wznawia prace z chwilą upływu okresu zawieszenia na wniosek Strony skarżącej. Na wniosek Strony, przeciwko której wysunięto zarzut, organ arbitrażowy może wznowić prace po upływie okresu zawieszenia, jeżeli obie Strony wystąpiły z wnioskiem o zawieszenie. Strona występująca z wnioskiem doręcza odpowiednio powiadomienie drugiej Stronie. Jeżeli organ arbitrażowy nie wznowi swoich prac po upływie okresu zawieszenia zgodnie z niniejszym punktem, uprawnienia organu arbitrażowego wygasają, a procedura rozstrzygania sporów zostaje zakończona.

39. W przypadku zawieszenia prac organu arbitrażowego odpowiednie terminy określone w części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) tytuł II (Rozstrzyganie sporów) umowy zostają przedłużone o okres odpowiadający okresowi zawieszenia prac organu arbitrażowego.

XII. Poufność

40. Każda ze Stron i organ arbitrażowy traktują jako poufne wszelkie informacje, które kwalifikują się jako poufne zgodnie z pkt 41. Przedkładając organowi arbitrażowemu oświadczenie pisemne zawierające informacje poufne Strona przekazuje również oświadczenie pisemne niezawierające informacji poufnych, które podaje się do wiadomości publicznej.

41. Informacje poufne obejmują:

a) poufne informacje handlowe;

b) informacje, które są chronione przed podaniem do publicznej wiadomości na podstawie umowy;

c) informacje chronione przed podaniem do wiadomości publicznej - w przypadku informacji Strony skarżącej - na podstawie prawa Strony skarżącej, a w przypadku informacji pochodzących od Strony, przeciwko której wysunięto zarzut - na podstawie prawa Strony, przeciwko której wysunięto zarzut; lub

d) informacje, których ujawnienie utrudniłoby egzekwowanie prawa.

42. Jeżeli Strony nie zgadzają się co do tego, czy informacje kwalifikują się jako poufne, decyzję podejmuje organ arbitrażowy, na wniosek jednej ze Stron, po konsultacji ze Stronami.

43. Posiedzenia organu arbitrażowego odbywają się przy drzwiach zamkniętych, jeżeli oświadczenia lub argumenty Strony zawierają informacje poufne. W przypadku gdy którekolwiek posiedzenie organu arbitrażowego odbywa się przy drzwiach zamkniętych, Strony zachowują jego poufność.

XIII. Przejrzystość

44. Każda ze Stron niezwłocznie podaje do wiadomości publicznej:

a) wniosek o przeprowadzenie konsultacji na podstawie art. 110 ust. 2 (Konsultacje) umowy;

b) wniosek organu arbitrażowego na podstawie art. 112 (Wszczęcie procedury arbitrażowej) umowy;

c) datę powołania organu arbitrażowego zgodnie z art. 113 ust. 5 (Powołanie organu arbitrażowego) umowy, termin przedstawienia oświadczeń amicus curiae określony przez organ zgodnie z pkt 51 lit. a) oraz język roboczy postępowania organu arbitrażowego określony zgodnie z pkt 55 lub 56;

d) swoje uwagi i oświadczenia w ramach postępowania organu arbitrażowego;

e) wspólnie uzgodnione rozwiązanie zgodnie z art. 119 (Wspólnie uzgodnione rozwiązanie) umowy; oraz

f) sprawozdania końcowe i decyzje organu arbitrażowego.

45. Wszelkie posiedzenia organu arbitrażowego mają charakter otwarty.

46. Osoby fizyczne Strony lub osoby prawne mające siedzibę na terytorium Strony mogą przedkładać organowi arbitrażowemu oświadczenia amicus curiae zgodnie z pkt 51.

47. Pkt 44 i 45 podlegają ochronie informacji poufnych zgodnie z pkt 40-43.

XIV. Kontakty ex parte

48. Organ arbitrażowy nie może spotykać się ani kontaktować się z jedną ze Stron pod nieobecność drugiej Strony.

49. Arbiter nie może prowadzić dyskusji na temat aspektów związanych z przedmiotem postępowania organu arbitrażowego z jedną ze Stron ani z obiema Stronami pod nieobecność innych arbitrów.

50. Strona nie może mieć jakichkolwiek kontaktów z arbitrem. Wszelkie kontakty między Stroną a osobą, którą bierze się pod uwagę jako arbitra podczas dokonywania jego wyboru, muszą ograniczać się do kwestii związanych z dyspozycyjnością i umową powołania.

XV. Oświadczenia amicus curiae

51. O ile Strony nie uzgodniły inaczej, w terminie pięciu dni od dnia powołania organu arbitrażowego organ ten może otrzymać dobrowolne oświadczenia pisemne od osób fizycznych lub prawnych mających miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Strony, niezależnych od rządów Stron (zwane dalej "oświadczeniami amicus curiae"), pod warunkiem że:

a) wpłynęły one do organu arbitrażowego w terminie określonym przez organ arbitrażowy, który nie może być późniejszy niż data pierwszego oświadczenia pisemnego Strony, przeciwko której wysunięto zarzut;

b) są zwięzłe i w żadnym przypadku nie przekraczają, wraz z wszelkimi załącznikami, 15 stron maszynopisu z podwójnymi odstępami między wierszami;

c) dotyczą one bezpośrednio kwestii faktycznej lub prawnej rozpatrywanej przez zespół arbitrażowy;

d) zawierają opis osoby składającej oświadczenie, w tym, w stosownych przypadkach, obywatelstwo, miejsce zamieszkania lub siedzibę tej osoby, charakter jej działalności, status prawny, ogólne cele, źródło finansowania oraz wszelkie podmioty kontrolujące;

e) określają one, jaki interes ma dana osoba w danym postępowaniu organu arbitrażowego; oraz

f) sporządzone są w języku roboczym ustalonym zgodnie z pkt 55 lub 56.

52. Oświadczenia amicus curiae doręcza się Stronom w celu przedstawienia uwag. Strony mogą przedłożyć uwagi w terminie 10 dni po dniu doręczenia im oświadczenia amicus curiae.

53. Organ arbitrażowy wymienia w swoim sprawozdaniu wszystkie oświadczenia amicus curiae, które otrzymał zgodnie z pkt 51. Organ arbitrażowy nie jest zobowiązany odnosić się w swoim sprawozdaniu do argumentów przedstawionych w tych oświadczeniach. Jeżeli organ arbitrażowy odniesie się do argumentów przedstawionych w tych oświadczeniach, uwzględnia również wszelkie uwagi przedstawione przez Strony zgodnie z pkt 52.

XVI. Sprawy pilne

54. W sprawach pilnych, o których mowa w części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) umowy, organ arbitrażowy - po konsultacji ze Stronami - dostosowuje odpowiednio terminy określone w niniejszym regulaminie wewnętrznym. Organ arbitrażowy powiadamia Strony o takich dostosowaniach.

XVII. Język roboczy oraz tłumaczenia

55. Podczas konsultacji, o których mowa w art. 110 (Konsultacje) umowy, i nie później niż na spotkaniu organizacyjnym, o którym mowa w pkt 10, Strony dokładają wszelkich starań, aby uzgodnić wspólny język roboczy postępowania organu arbitrażowego.

56. Jeżeli Strony nie są w stanie uzgodnić wspólnego języka roboczego, językiem roboczym postępowania organu arbitrażowego jest język, w którym wynegocjowano umowę.

57. Sprawozdania i decyzje organu arbitrażowego wydaje się w języku roboczym.

58. Jeżeli Strona przedkłada dokument w języku, który nie jest językiem roboczym, przedkłada równocześnie jego tłumaczenie na język roboczy dokonane na własny koszt.

XVII. Terminy

59. Wszystkie terminy określone w niniejszym regulaminie wewnętrznym liczy się w dniach kalendarzowych od dnia następującego po przyjęciu, podjęciu, wydaniu lub uzgodnieniu aktu, do którego się odnoszą, o ile nie określono inaczej.

60. Każdy termin określony w niniejszym regulaminie wewnętrznym może zostać zmieniony za wspólnym porozumieniem Stron.

61. Organ może w dowolnym momencie zaproponować Stronom zmianę każdego terminu określonego w regulaminie wewnętrznym, podając uzasadnienie takiej propozycji.

XIX. Koszty

62. Każda Strona pokrywa swoje własne wydatki wynikające z udziału w postępowaniu organu arbitrażowego.

63. O ile nie postanowiono inaczej, Strony ponoszą wspólną odpowiedzialność za wydatki związane z kwestiami organizacyjnymi, w tym wynagrodzeniem i wydatkami arbitrów, oraz dzielą je w równych częściach.

XX. Pozostałe procedury

64. Terminy określone w niniejszym regulaminie wewnętrznym dostosowuje się do szczególnych terminów przewidzianych w odniesieniu do wydawania sprawozdań lub decyzji organu arbitrażowego w ramach procedur przewidzianych w art. 115 (Orzeczenie organu arbitrażowego), art. 116 (Przegląd środków podjętych w celu wykonania orzeczenia organu arbitrażowego), art. 117 (Tymczasowe środki zaradcze w przypadku niewykonania orzeczenia) i art. 118 (Przegląd środków podjętych w celu wykonania orzeczenia po przyjęciu odpowiednich środków) części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) tytuł II (Rozstrzyganie sporów) umowy.

XXI. Zmiana regulaminu wewnętrznego i kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów

65. Rada UPG może zmienić niniejszy regulamin wewnętrzny i kodeks postępowania arbitrów i mediatorów.

ZAŁĄCZNIK  2

Kodeks postępowania arbitrów i mediatorów

I. Definicje

1. Do celów niniejszego kodeksu postępowania stosuje się następujące definicje:

a) "kandydat" oznacza osobę, która jest brana pod uwagę przy wyborze arbitra zgodnie z art. 113 (Powołanie organu arbitrażowego) lub art. 125 (Lista arbitrów) w części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) umowy;

b) "mediator" oznacza osobę, którą wybrano na mediatora zgodnie z art. 111 (Mediacje) części VII (Unikanie i rozstrzyganie sporów) umowy; oraz

c) "arbiter" oznacza członka organu arbitrażowego.

II. Podstawowe zasady

2. W celu zachowania rzetelności i bezstronności mechanizmu rozstrzygania sporów każdy kandydat i arbiter:

a) zapoznaje się z niniejszym kodeksem postępowania;

b) musi być niezależny i bezstronny;

c) unika bezpośrednich i pośrednich konfliktów interesów;

d) unika niewłaściwego zachowania, stronniczości lub stwarzania wrażenia niewłaściwego zachowania lub stronniczości;

e) przestrzega wysokich standardów postępowania;

f) nie przyjmuje poleceń od jakiejkolwiek organizacji lub rządu w odniesieniu do rozstrzygania sporów na podstawie niniejszej umowy; oraz

g) nie ulega wpływom swoich własnych interesów, naciskom zewnętrznym, wpływom politycznym, żądaniom społecznym, lojalności wobec Strony ani obawom przed krytyką.

3. Arbitrzy nie mogą podejmować w sposób bezpośredni lub pośredni jakichkolwiek zobowiązań ani nie mogą przyjmować korzyści mogących w jakikolwiek sposób zakłócić właściwe wykonywanie ich obowiązków lub stworzyć wrażenie zakłócenia ich właściwego wykonywania.

4. Arbitrzy nie mogą wykorzystywać swojego stanowiska w organie arbitrażowym do realizacji jakichkolwiek osobistych lub prywatnych interesów. Arbitrzy unikają podejmowania działań, które mogą sprawiać wrażenie, że inne osoby mają możliwość wywierania na nich wpływu.

5. Arbitrzy nie pozwalają na to, aby przeszłe lub obecne związki lub zobowiązania finansowe, handlowe, zawodowe, rodzinne lub społeczne miały wpływ na ich postępowanie lub osąd.

6. Arbitrzy unikają nawiązywania kontaktów lub uzyskiwania korzyści finansowych, które mogą mieć wpływ na ich bezstronność lub mogą stwarzać wrażenie niewłaściwego zachowania lub stronniczości.

III. Obowiązki ujawnienia informacji

7. Przed wyrażeniem zgody na powołanie na arbitra zgodnie z art. 113 (Powołanie organu arbitrażowego) umowy kandydaci, którym zaproponowano pełnienie funkcji arbitra, otrzymują kopię niniejszego kodeksu postępowania oraz ujawniają wszelkie przeszłe lub obecne interesy, związki lub kwestie, które mogą mieć wpływ na ich niezależność lub bezstronność lub które mogą racjonalnie stwarzać wrażenie niewłaściwego zachowania lub stronniczości. W tym celu kandydaci podejmują wszelkie rozsądne wysiłki, aby rozpoznać takie interesy, związki lub kwestie.

8. Obowiązek ujawniania informacji ma charakter ciągły, co oznacza, że arbitrzy są zobowiązani do podejmowania w każdym momencie wszelkich rozsądnych wysiłków, aby rozpoznać takie interesy, związki lub kwestie, o których mowa w ust. 7, które mogą pojawić się na jakimkolwiek etapie postępowania, oraz ujawnić je jak najszybciej od momentu, w którym się o nich dowiedzą.

9. Kandydaci i arbitrzy informują Strony o wszelkich kwestiach dotyczących faktycznego lub potencjalnego naruszenia niniejszego kodeksu postępowania w celu ich rozważenia przez Strony.

IV. Obowiązki arbitrów

10. Po wyrażeniu zgody na powołanie arbitrzy muszą pozostawać do dyspozycji i wykonywać swoje obowiązki w sposób sumienny i sprawny w trakcie całego postępowania, przestrzegając przy tym zasad uczciwości i staranności.

11. Arbitrzy rozpatrują jedynie kwestie poruszone w postępowaniu i niezbędne do wydania decyzji lub sprawozdania. Nie mogą delegować tego obowiązku na jakąkolwiek inną osobę.

12. Asystenci muszą wypełniać odpowiednio obowiązki arbitrów określone w częściach II (Podstawowe zasady), III (Obowiązki ujawnienia informacji) i VII (Poufność). Arbitrzy podejmują wszelkie odpowiednie kroki w celu zapewnienia, aby ich asystenci znali te obowiązki i wypełniali je.

V. Obowiązki potencjalnych kandydatów

13. Osoby umieszczone na liście sporządzonej zgodnie z art. 125 (Lista arbitrów) umowy muszą przestrzegać wysokich standardów postępowania i unikać niestosownych zachowań lub wywoływania wrażenia takich zachowań. Osoby umieszczone na tej liście lub osoby, których umieszczenie na liście rozważa się, niezwłocznie informują Strony o wszelkich kwestiach, które mogą wymagać rozważenia w tym względzie.

VI. Obowiązki byłych arbitrów

14. Byli arbitrzy muszą unikać działań mogących stwarzać wrażenie, że wykonując swoje obowiązki, byli stronniczy lub odnosili korzyści z decyzji lub orzeczenia organu arbitrażowego.

15. Byli arbitrzy muszą wypełniać obowiązki określone w części VII (Poufność) niniejszego kodeksu postępowania.

VII. Poufność

16. Arbitrzy nigdy nie mogą ujawniać ani wykorzystywać niepublicznych informacji dotyczących postępowania lub uzyskanych w trakcie postępowania, do którego zostali powołani, z wyjątkiem do celów tego postępowania. W szczególności nie mogą oni ujawniać ani wykorzystywać takich informacji w celu uzyskania korzyści osobistych lub korzyści dla innych osób, czy też negatywnego wpływu na interesy innych osób.

17. Arbitrzy nie mogą ujawniać decyzji ani sprawozdania organu arbitrażowego ani ich części przed ich publikacją zgodnie z art. XIII (Przejrzystość) regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów.

18. Arbitrzy nigdy nie mogą ujawniać przebiegu obrad organu arbitrażowego ani jakichkolwiek opinii arbitrów, ani składać jakichkolwiek oświadczeń na temat postępowania, w odniesieniu do którego zostali powołani, ani na temat kwestii będących przedmiotem sporu w postępowaniu.

VIII. Wydatki

19. Arbitrzy rejestrują czas poświęcony postępowaniu i sporządzają końcowe rozliczenie czasu oraz poniesionych wydatków, a także, w stosownych przypadkach, czasu i wydatków swoich asystentów.

IX. Mediatorzy

20. Niniejszy kodeks postępowania stosuje się odpowiednio do mediatorów.

PROJEKT

DECYZJA nr .../2025 KOMITETU URZĘDNIKÓW WYSOKIEGO SZCZEBLA USTANOWIONEGO NA PODSTAWIE UMOWY O PARTNERSTWIE GOSPODARCZYM (UPG) MIĘDZY UNIĄ EUROPEJSKĄ, Z JEDNEJ STRONY, A REPUBLIKĄ KENII, BĘDĄCĄ CZŁONKIEM WSPÓLNOTY WSCHODNIOAFRYKAŃSKIEJ, Z DRUGIEJ STRONY

z dnia ...

w sprawie jego regulaminu wewnętrznego

KOMITET URZĘDNIKÓW WYSOKIEGO SZCZEBLA,

uwzględniając Umowę o partnerstwie gospodarczym (UPG) między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony ⁴  (zwaną dalej "umową"), podpisaną w Nairobi w dniu 18 grudnia 2023 r., w szczególności jej art. 106 i 107,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 106 ust. 1 umowy z dniem wejścia w życie umowy ustanawia się Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla.

(2) Zgodnie z art. 107 ust. 3 umowy Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla przyjmuje swój własny regulamin wewnętrzny,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Ustanawia się regulamin wewnętrzny Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla określony w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w ^

ZAŁĄCZNIK

Regulamin wewnętrzny Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla ustanowionego na podstawie art. 106 Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony

Artykuł  1

Rola Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla

Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla ustanowiony na podstawie art. 106 Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony (zwanej dalej "umową"), jest odpowiedzialny za wszystkie kwestie, o których mowa w art. 106 ust. 5 umowy.

Artykuł  2

Skład i przewodniczący

1. W skład Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla wchodzą i współprzewodniczą w jego pracach przedstawiciele Unii Europejskiej i Republiki Kenii, zgodnie z art. 106 umowy, lub wyznaczone przez nich osoby.

2. Każda ze Stron powiadamia drugą Stronę o nazwisku, stanowisku i danych kontaktowych urzędnika wyższego szczebla lub głównego sekretarza odpowiedzialnego za współprzewodniczenie Komitetowi Urzędników Wysokiego Szczebla danej Strony (zwanego dalej "współprzewodniczącym"). Uznaje się, że ten urzędnik wyższego szczebla lub główny sekretarz posiada upoważnienie do reprezentowania danej Strony do dnia, w którym Strona ta powiadomi drugą Stronę o powołaniu nowego współprzewodniczącego.

Artykuł  3

Sekretariat

1. Urzędnicy departamentu odpowiedzialnego za handel każdej ze Stron działają wspólnie jako sekretariat Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla (zwany dalej "sekretariatem").

2. Każda ze Stron powiadamia drugą Stronę o nazwisku, stanowisku i danych kontaktowych urzędnika pełniącego w imieniu tej Strony funkcję członka sekretariatu Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla (zwanego dalej "sekretarzem"). Uznaje się, że urzędnik ten pozostaje sekretarzem danej Strony do dnia, w którym Strona ta powiadomi drugą Stronę o powołaniu nowego sekretarza.

Artykuł  4

Posiedzenia

1. Zgodnie z art. 106 ust. 3 umowy oraz z zastrzeżeniem wszelkich wytycznych, które może wydać Rada UPG, Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla spotyka się co najmniej raz do roku i może odbywać posiedzenia nadzwyczajne, gdy wymagają tego okoliczności, w dowolnym terminie uzgodnionym przez Strony. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla zbiera się również przed posiedzeniami Rady UPG.

2. Posiedzenia odbywają się w uzgodnionym terminie, na przemian w Brukseli i Nairobi, chyba że współprzewodniczący uzgodnili inaczej.

3. Posiedzenia zwołuje współprzewodniczący reprezentujący Stronę, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

4. Posiedzenie może odbyć się osobiście, za pośrednictwem wideokonferencji lub w jakikolwiek inny sposób uzgodniony przez Strony.

Artykuł  5

Delegacje

Sekretarz każdej ze Stron informuje sekretarza drugiej Strony, w rozsądnym terminie przed posiedzeniem, o planowanym składzie delegacji odpowiednio Unii Europejskiej i Republiki Kenii. Na liście wskazuje się imię i nazwisko oraz stanowisko każdego członka delegacji.

Artykuł  6

Porządek posiedzenia

1. Co najmniej 21 dni przed posiedzeniem sekretarz Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, przesyła drugiej Stronie propozycję wstępnego porządku posiedzenia, wyznaczając termin na przedstawienie uwag. Sekretariat sporządza wstępny porządek posiedzenia z uwzględnieniem przedstawionych uwag co najmniej 14 dni przed posiedzeniem.

2. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla przyjmuje porządek posiedzenia na początku każdego posiedzenia. Punkty, które nie znalazły się we wstępnym porządku obrad, mogą zostać umieszczone w porządku obrad za obopólną zgodą.

Artykuł  7

Zaproszenie ekspertów

Współprzewodniczący mogą, za obopólną zgodą, zaprosić ekspertów (tj. osoby spoza administracji rządowej) do udziału w posiedzeniach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy i tylko na te części posiedzenia, na których dyskutowane są te konkretne tematy.

Artykuł  8

Protokół

1. Projekt protokołu każdego posiedzenia sporządzany jest przez sekretarza Strony, która pełni rolę gospodarza posiedzenia, w terminie 15 dni od zakończenia posiedzenia, chyba że współprzewodniczący zadecydują inaczej. Projekt protokołu przekazuje się w celu przedstawienia uwag sekretarzowi drugiej Strony.

2. W przypadku gdy niniejszy regulamin wewnętrzny ma zastosowanie do posiedzeń specjalnych komitetów lub Komitetu Specjalnego ds. Celnych i Ułatwień w Handlu, protokoły z posiedzeń tych komitetów udostępnia się odpowiednio na wszelkich kolejnych posiedzeniach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla lub Rady UPG.

3. Protokół zawiera co do zasady streszczenie każdego punktu ujętego w porządku posiedzenia, a w stosownych przypadkach - informacje o:

a) wszystkich dokumentach przedłożonych Komitetowi Urzędników Wysokiego Szczebla;

b) wszelkich oświadczeniach, o których włączenie do protokołu z posiedzenia wystąpił jeden ze współprzewodniczących; oraz

c) podjętych decyzjach, wydanych zaleceniach, uzgodnionych oświadczeniach i przyjętych wnioskach dotyczących poszczególnych punktów porządku posiedzenia.

4. Protokół zawiera wykaz wszystkich decyzji Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla podjętych w drodze procedury pisemnej na podstawie art. 9 ust. 2 od ostatniego posiedzenia Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla.

5. Załącznik do protokołu zawiera również listę imion i nazwisk, stanowisk oraz funkcji wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla.

6. Sekretariat dostosowuje projekt protokołu na podstawie otrzymanych uwag, a projekt protokołu ze zmianami zatwierdzany jest przez Strony w terminie 30 dni od dnia posiedzenia lub w jakimkolwiek innym terminie uzgodnionym przez współprzewodniczących. Po zatwierdzeniu sekretariat sporządza dwa oryginały protokołów, a każda ze Stron otrzymuje jeden oryginał protokołu.

Artykuł  9

Decyzje i zalecenia

1. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla może przyjmować decyzje i zalecenia w odniesieniu do wszystkich kwestii, w przypadku których umowa tak stanowi. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla podejmuje decyzje i przyjmuje zalecenia za obopólną zgodą, jak przewidziano w art. 107 umowy.

2. W okresie między posiedzeniami Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla może przyjmować decyzje lub zalecenia w drodze procedury pisemnej.

3. Współprzewodniczący przedstawia na piśmie tekst projektu decyzji lub zalecenia drugiemu współprzewodniczącemu w języku roboczym Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla. Druga Strona ma miesiąc lub jakikolwiek inny dłuższy okres określony przez Stronę przedstawiającą projekt na wyrażenie swojej zgody na projekt decyzji lub zalecenia. Jeżeli druga Strona nie wyrazi swojej zgody, proponowana decyzja lub zalecenie są poddawane pod dyskusję i mogą zostać przyjęte na następnym posiedzeniu Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla. Projekt decyzji lub zalecenia uznaje się za przyjęty, gdy druga Strona wyrazi zgodę, i zostaje on zapisany w protokole kolejnego posiedzenia Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, zgodnie z art. 8 ust. 3.

4. W przypadku gdy Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla jest upoważniony na podstawie umowy do przyjmowania decyzji lub zaleceń, akty takie noszą odpowiednio nazwy "decyzja" lub "zalecenie". Sekretariat nadaje każdej decyzji lub zaleceniu kolejną sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz zapewnia opis ich przedmiotu. W każdej decyzji i każdym zaleceniu określa się datę jej lub jego wejścia w życie.

5. Decyzje i zalecenia przyjęte przez Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla sporządzane są w dwóch egzemplarzach poświadczonych przez współprzewodniczących i przekazywane po jednym każdej ze Stron.

Artykuł  10

Przejrzystość

1. Strony mogą uzgodnić zwołanie posiedzenia jawnego.

2. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla w swoim dzienniku urzędowym lub w internecie.

3. Wszystkie dokumenty przedłożone przez Stronę powinny być traktowane jako poufne, chyba że Strona postanowi inaczej.

4. Wstępne porządki obrad posiedzeń Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla podaje się do publicznej wiadomości przed posiedzeniem Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla. Protokoły posiedzeń podaje się do wiadomości publicznej po ich zatwierdzeniu zgodnie z art. 8.

5. Dokumenty, o których mowa w ust. 2-4, publikuje się zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami każdej ze Stron w zakresie ochrony danych.

Artykuł  11

Języki

1. Językiem roboczym Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla jest język angielski.

2. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla przyjmuje decyzje w języku roboczym, o którym mowa w ust. 1.

3. Każda ze Stron odpowiedzialna jest za tłumaczenie decyzji i innych dokumentów na swoje własne języki urzędowe, w stosownych przypadkach, oraz ponosi wydatki związane z takimi tłumaczeniami.

Artykuł  12

Wydatki

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie poniesione przez siebie wydatki wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, w szczególności koszty personelu, koszty podróży i diety, a także koszty wideo- i telekonferencji oraz opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym z języków roboczych oraz na języki robocze Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla podczas posiedzeń ponosi Strona pełniąca funkcję gospodarza posiedzenia.

Artykuł  13

Specjalne komitety i inne organy ustanowione na podstawie umowy

1. W ramach wykonywania swoich zadań, zgodnie z art. 107 umowy, Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla może tworzyć podlegające mu specjalne komitety odpowiedzialne za określone tematy objęte umową. W tym celu Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla określa skład i zadania takich specjalnych komitetów.

2. Zgodnie z art. 107 umowy Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla wydaje wytyczne wszystkim specjalnym komitetom i innym organom ustanowionym na podstawie umowy oraz sprawuje nad nimi nadzór.

3. Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla informowany jest na piśmie o punktach kontaktowych wyznaczonych przez specjalne komitety lub inne organy powołane na mocy umowy. Wszelka odnośna korespondencja, dokumenty i wiadomości przesyłane przez punkty kontaktowe każdego specjalnego komitetu dotyczące wykonania umowy przekazuje się jednocześnie sekretariatowi Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla.

4. O ile Komitet Urzędników Wysokiego Szczebla nie postanowi inaczej, niniejszy regulamin wewnętrzny stosuje się odpowiednio do specjalnych komitetów i innych organów ustanowionych na podstawie umowy.

Artykuł  14

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin może zostać zmieniony na piśmie decyzją Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla zgodnie z art. 9.

1 Umowa o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony (Dz.U. L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/ 1648/oj).

2 Dz.U. UE L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/1648/oj.

3 Dz.U. UE L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/1648/oj.

4 Dz.U. UE L, 2024/1648, 1.7.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/agree_internation/2024/1648/oj.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2025.894
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2025/894 w sprawie stanowiska, które ma zostać zajęte w imieniu Unii Europejskiej w ramach Rady UPG oraz w ramach Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla, ustanowionych na podstawie Umowy o partnerstwie gospodarczym między Unią Europejską, z jednej strony, a Republiką Kenii, będącą członkiem Wspólnoty Wschodnioafrykańskiej, z drugiej strony, w odniesieniu do przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady UPG, regulaminu wewnętrznego rozstrzygania sporów i kodeksu postępowania arbitrów i mediatorów oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Urzędników Wysokiego Szczebla
• Data aktu: 05/05/2025
• Data ogłoszenia: 13/05/2025