Decyzja 2025/2024 w sprawie regulaminu zespołu, o którym mowa w art. 145 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2024/2509

DECYZJA KOMISJI (UE) 2025/2024

z dnia 9 października 2025 r.

w sprawie regulaminu zespołu, o którym mowa w art. 145 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2024/2509

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2024/2509 z dnia 23 września 2024 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii ¹ ,

uwzględniając decyzję Komisji (UE) 2018/1220 z dnia 6 września 2018 r. w sprawie regulaminu zespołu, o którym mowa w art. 143 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 ² ,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (UE, Euratom) 2024/2509 zastąpiło rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 ³ , ustanawiając niezależny zespół, o którym mowa w art. 145 tego rozporządzenia, którego zadaniem jest ocena niektórych sytuacji wykluczenia osób i podmiotów, o których mowa w art. 137 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, a także przyjmowanie odpowiednich zaleceń ("zespół") do celów postępowań, które mają być prowadzone w ramach systemu wczesnego wykrywania i wykluczania ("postępowanie EDES").

(2) W decyzji (UE) 2018/1220 ustanowiono regulamin zespołu na podstawie art. 143 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, mający zastosowanie od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia, aby zapewnić, między innymi, poszanowanie prawa do obrony osób lub podmiotów, których dotyczy postępowanie EDES, w tym ich prawa do bycia wysłuchanym.

(3) Art. 145 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 zastąpił art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 i określono w nim zasady ustalania składu zespołu, sprecyzowano rolę wiceprzewodniczącego oraz procedurę powoływania przewodniczącego i wiceprzewodniczącego, jak również uwzględniono kwestię zapobiegania konfliktom interesów i podejmowania stosownych działań w przypadku ich wystąpienia.

(4) W art. 145 ust. 2 i art. 145 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 nadano Komisji uprawnienia do przyjęcia regulaminu, a dla zespołu przewidziano wsparcie w postaci stałego sekretariatu zapewnianego przez Komisję.

(5) W celu zagwarantowania ciągłości i prawidłowego funkcjonowania zespołu należy określić procedury powoływania i odwoływania przewodniczącego i wiceprzewodniczącego oraz ustanowić zasady, na jakich wiceprzewodniczący wykonuje zadania przewodniczącego w razie nieobecności przewodniczącego lub niemożności wykonywania przez niego obowiązków.

(6) W celu zagwarantowania ciągłości i prawidłowego funkcjonowania zespołu niezbędne jest również ustanowienie szczegółowych zasad dotyczących jego składu odnośnie do każdego przypadku, w szczególności w kwestii wyznaczania dwóch stałych przedstawicieli Komisji, ich zastępców oraz dodatkowego członka reprezentującego właściwego urzędnika zatwierdzającego.

(7) Konieczne jest określenie, którzy obserwatorzy powinni uczestniczyć w posiedzeniach zespołu w celu zadbania, by zespół miał pełne i dokładne informacje oraz wsparcie w wykonywaniu zadań i podejmowaniu decyzji.

(8) W interesie należytego zarządzania właściwe jest określenie funkcji wspierających, jakie stały sekretariat ma zapewniać zespołowi w ramach postępowań EDES.

(9) Należy jaśniej określić procedurę przedkładania zespołowi wniosków, w szczególności w odniesieniu do minimalnej zawartości wniosku.

(10) W art. 138 ust. 8 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 przewidziano możliwość zastosowania trybu przyspieszonego i warunki stosowania tej procedury należy określić w regulaminie zespołu.

(11) Doświadczenie pokazuje, że w celu skrócenia czasu trwania postępowań EDES w wyjątkowych sprawach dotyczących zamówień publicznych, w których obowiązują ścisłe terminy, a procedury można zawiesić tylko na ograniczony czas, zespół może przyjąć skrócone zalecenie zawierające jedynie zwięzłe uzasadnienie, bez konieczności zajmowania się wszystkimi kwestiami poruszonymi w trakcie postępowania kontradyktoryjnego ⁴ . Skrócone zalecenia można przyjąć wyłącznie w sytuacji, gdy zespół zamierza zalecić właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu nieprzyjmowanie wykluczenia ani kary finansowej bądź zalecić uchylenie obowiązującego wykluczenia lub obowiązującej kary finansowej.

(12) Właściwe jest określenie praktycznych ustaleń dotyczących ścisłej współpracy między zespołem a Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz między zespołem a Prokuraturą Europejską (EPPO) w świetle ustaleń administracyjnych dotyczących współpracy i terminowej wymiany informacji między Komisją a tymi organami.

(13) Decyzja (UE) 2018/1220 była kilkakrotnie zmieniana i nadawano jej nowy numer. Należy zatem uchylić tę decyzję i zastąpić ją nową decyzją Komisji.

(14) W tym kontekście właściwe jest także dalsze doprecyzowanie zasad przyjmowania zaleceń i opinii zespołu.

(15) Wszelkie przetwarzanie danych osobowych przez zespół i jego stały sekretariat powinno być dokonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ⁵ .

(16) Do zaleceń przyjętych przez zespół powinno mieć zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ⁶ ,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ  I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Artykuł  1

Niniejsza decyzja ustanawia regulamin wewnętrzny zespołu, o którym mowa w art. 145 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, i zastępuje decyzję (UE) 2018/1220.

Artykuł  2

Powoływanie, zakończenie pełnienia obowiązków i odwoływanie przewodniczącego i wiceprzewodniczącego

1. Przewodniczący i wiceprzewodniczący zespołu powoływani są na mocy decyzji Komisji na nieodnawialną pięcioletnią kadencję, zgodnie z art. 145 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Ich kadencja rozpoczyna się w dniu wskazanym w odpowiedniej decyzji o powołaniu. Decyzje te zostają opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej - seria C.

2. Przewodniczący i wiceprzewodniczący pozostają na stanowiskach przez okres do sześciu miesięcy po zakończeniu kadencji, jeżeli jest to konieczne do funkcjonowania zespołu, do czasu objęcia funkcji przez ich następców.

3. Przewodniczącego i wiceprzewodniczącego zatrudnia się w charakterze specjalnego doradcy Komisji w rozumieniu art. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Ich umowy o pracę w charakterze specjalnego doradcy muszą w pełni szanować ich niezależność i nie mogą wpływać na czas trwania ich kadencji.

4. Jeżeli przewodniczący lub wiceprzewodniczący przestaje spełniać warunki wymagane do wykonywania obowiązków, zostaje odwołany przez Komisję.

5. Warunki wyboru przewodniczącego określone w art. 145 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 mają również zastosowanie do wyboru wiceprzewodniczącego.

Artykuł  3

Zastępowanie przewodniczącego

Jeżeli przewodniczący nie może wykonywać obowiązków lub jeżeli stanowisko przewodniczącego jest nieobsadzone, funkcję przewodniczącego do celów art. 145 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 pełni wiceprzewodniczący przez okres, w którym przewodniczący nie może pełnić obowiązków, lub do czasu powołania nowego przewodniczącego.

Artykuł  4

Obowiązki przewodniczącego

1. Przewodniczący reprezentuje zespół.

2. Przewodniczy posiedzeniom zespołu i organizuje jego prace.

3. Jest on w tym celu wspierany przez stały sekretariat, o którym mowa w art. 7.

4. Przewodniczący może przekazać uprawnienia do podpisywania w jego imieniu konkretnych dokumentów związanych z poszczególnymi sprawami każdemu stałemu przedstawicielowi Komisji.

5. Przewodniczący ustala również, po konsultacji ze stałymi przedstawicielami Komisji, harmonogram posiedzeń zespołu.

6. Przewodniczący pełni też inne funkcje powierzone mu na mocy niniejszej decyzji.

Artykuł  5

Wyznaczanie członków zespołu i ich zastępców

1. Jednym z dwóch stałych przedstawicieli Komisji, o których mowa w art. 145 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, jest główny doradca odpowiedzialny za "sprawy prawne, przepisy finansowe, kontrole i sprawozdawczość" w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.

Jeżeli stanowisko głównego doradcy odpowiedzialnego za "sprawy prawne, przepisy finansowe, kontrole i sprawozdawczość" jest nieobsadzone, dyrektor w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu odpowiedzialny za stały sekretariat staje się jednym z dwóch stałych przedstawicieli Komisji, o których mowa w art. 145 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509.

Dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza na zastępcę tego stałego przedstawiciela Komisji urzędnika zajmującego stanowisko przynajmniej kierownika działu lub równoważne. Osoba ta może uczestniczyć we wszystkich obradach zespołu, ale w głosowaniu uczestniczy jedynie wtedy, kiedy stały przedstawiciel Komisji nie może tego zrobić.

2. Drugiego stałego przedstawiciela Komisji dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza ad personam spośród urzędników Komisji z grupy zaszeregowania co najmniej AD 14.

Dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza także na zastępcę tego stałego przedstawiciela Komisji urzędnika zajmującego stanowisko przynajmniej kierownika działu lub równoważne. Osoba ta może uczestniczyć we wszystkich obradach zespołu, ale w głosowaniu uczestniczy jedynie wtedy, kiedy stały przedstawiciel Komisji nie może tego zrobić.

3. Członek reprezentujący właściwego urzędnika zatwierdzającego i każdy jego zastępca są urzędnikami lub pracownikami zatrudnionymi na czas określony, wyznaczonymi zgodnie z regulaminem i wewnętrznymi przepisami administracyjnymi danej instytucji, urzędu, organu lub agencji, jak przewidziano w art. 73 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, pełniącymi funkcje co najmniej kierownika działu lub szefa delegatury.

Artykuł  6

Obserwatorzy

1. Obserwatorzy mogą uczestniczyć w obradach zespołu bez prawa głosu.

2. Status obserwatora w każdej sprawie przedkładanej zespołowi ma wyznaczony członek Służby Prawnej Komisji, który przedstawia uwagi z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego. W tym celu wyznaczony członek uczestniczy we wszystkich obradach zespołu. Zespół informuje Służbę Prawną o wszystkich procedurach pisemnych w odpowiednim czasie przed ich przyjęciem.

3. W sprawach, w których wniosek wnoszącego sprawę urzędnika zatwierdzającego opiera się w całości lub w części na informacjach przekazanych przez OLAF, na posiedzeniach zespołu jest obecny w charakterze obserwatora co najmniej jeden przedstawiciel OLAF-u, w tym w miarę możliwości spośród osób prowadzących daną sprawę, i uczestniczy on w procedurach ustnych i pisemnych wymaganych w danej sprawie. Na wniosek przewodniczącego OLAF przedstawia uwagi.

4. W sprawach, w których wniosek wnoszącego sprawę urzędnika zatwierdzającego opiera się w całości lub w części na informacjach przekazanych przez EPPO, na posiedzeniach zespołu jest obecny w charakterze obserwatora co najmniej jeden przedstawiciel EPPO, w tym w miarę możliwości spośród osób prowadzących daną sprawę, i uczestniczy on w procedurach ustnych i pisemnych wymaganych w danej sprawie zgodnie z przepisami art. 103 rozporządzenia (UE) 2017/1939 ⁷ .

5. Jeżeli w konkretnym przypadku jest to uzasadnione, przewodniczący może zwrócić się do OLAF-u o udzielenie informacji lub wyrażenie opinii. Przewodniczący może także zwrócić się do EPPO o udzielenie informacji lub wyrażenie opinii zgodnie z przepisami art. 103 rozporządzenia (UE) 2017/1939.

6. Urzędnicy zatwierdzający (inni niż wnoszący sprawę urzędnik zatwierdzający), których dotyczy sprawa przekazana do zespołu, mogą zwrócić się do przewodniczącego o przyznanie im statusu obserwatora. Tacy urzędnicy zatwierdzający mogą brać udział w obradach zespołu i na wniosek przewodniczącego przedstawiają uwagi w formie ustnej i pisemnej. Zespół informuje takich urzędników zatwierdzających o stosownych procedurach pisemnych.

7. Po konsultacji ze stałymi przedstawicielami Komisji przewodniczący może zaprosić innych obserwatorów do udziału w obradach zespołu i zwrócić się do nich o przedstawienie uwag w formie ustnej i pisemnej.

Artykuł  7

Stały sekretariat

1. Obsługę stałego sekretariatu zespołu zapewniają funkcjonariusze lub agenci Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu, której sekretariat podlega administracyjnie.

2. W imieniu przewodniczącego stały sekretariat:

a) weryfikuje status wnoszącego sprawę urzędnika zatwierdzającego, jego wyznaczonych przedstawicieli i obserwatorów;

b) sprawdza, czy wnioski o wydanie zaleceń są kompletne i zawierają wszystkie niezbędne dokumenty i informacje;

c) określa wszelkich innych urzędników zatwierdzających, których dotyczy sprawa, których można zaproponować jako ewentualnych obserwatorów;

d) organizuje niezbędne działania i kontaktuje się z wnoszącym sprawę urzędnikiem zatwierdzającym, Służbą Prawną Komisji i innymi obserwatorami, którzy są lub mogą być zaangażowani w daną sprawę, w celu uzupełnienia dokumentacji;

e) sporządza projekty dokumentów, które zostaną przedstawione zespołowi, i przekazuje je przewodniczącemu, innym członkom i obserwatorom mającym uczestniczyć w rozpatrywaniu danej sprawy;

f) przedstawia przewodniczącemu projekt harmonogramu posiedzeń zespołu;

g) przygotowuje projekt porządku obrad zespołu i przekazuje go jego członkom i uczestnikom posiedzeń;

h) sprawdza obecność osób i kompletność dokumentów wymaganych w celu zapewnienia, że obrady zespołu będą się odbywały prawidłowo;

i) uczestniczy w obradach zespołu i monitoruje je;

j) sporządza zwięzły protokół każdego posiedzenia i przekazuje go członkom;

k) w imieniu zespołu przekazuje dokumenty i komunikaty osobom lub podmiotom, których dotyczy postępowanie, w tym pismo przedstawiające domniemane fakty i ustalenia oraz wstępną kwalifikację prawną danego czynu;

l) przekazuje wnoszącemu sprawę urzędnikowi zatwierdzającemu zalecenie przyjęte przez zespół;

m) śledzi wszelką korespondencję adresowaną do zespołu lub dotyczącą jego działań;

n) prowadzi rejestr zaleceń przyjętych przez zespół oraz wszystkich decyzji podjętych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego; oraz

o) dopilnowuje opublikowania decyzji w sprawie wykluczenia i kar finansowych, o których mowa w art. 142 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509.

3. Ze stałym sekretariatem można się skontaktować pod następującym adresem e-mail: Panel-secretariat- [e-mail].

Artykuł  8

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

1. W przypadku gdy przewodniczący, wiceprzewodniczący, każdy inny członek lub jego zastępca, urzędnicy i pracownicy tworzący stały sekretariat, lub każda inna osoba, która uczestniczy w posiedzeniach zespołu bądź posiada wiedzę o dokumentach związanych z daną sprawą, uzna, że znajduje się w sytuacji, która mogłaby prowadzić do ryzyka konfliktu interesów w rozumieniu art. 61 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, niezwłocznie informuje o tym pozostałych członków i stały sekretariat. To samo ma zastosowanie w przypadku, gdy znajdują się oni w sytuacji, która mogłaby obiektywnie zostać uznana za konflikt interesów.

2. Osoby znajdujące się w sytuacji, która może stwarzać ryzyko konfliktu interesów lub być obiektywnie uznana za konflikt interesów, o którym mowa w ust. 1, nie uczestniczą w obradach zespołu ani w przyjmowaniu pisma kontradyktoryjnego lub zalecenia. Do akt sprawy dołącza się dokument opisujący sposób, w jaki uwzględniono ryzyko wystąpienia konfliktu interesów.

Artykuł  9

Współpraca między zespołem a OLAF-em

1. OLAF współpracuje ściśle z zespołem zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 ⁸ , przy poszanowaniu praw procesowych i praw podstawowych oraz z należytym uwzględnieniem zasady ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia.

2. W przypadku gdy wniosek wnoszącego sprawę urzędnika zatwierdzającego opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF, przed wysłaniem powiadomienia do osoby lub podmiotu, których dotyczy wniosek o wydanie zalecenia, zespół konsultuje się z OLAF-em, aby nie naruszyć poufności postępowań sądowych lub dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF, w tym ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia, oraz dochodzeń krajowych lub postępowań sądowych.

3. Przekazywanie osobom lub podmiotom bądź ich pełnomocnikom informacji pochodzących z dochodzeń lub dotyczących dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF wymaga jego zgody.

Artykuł  10

Współpraca z Prokuraturą Europejską (EPPO)

Ustaleń dotyczących współpracy między zespołem a EPPO dokonuje się zgodnie z art. 103 rozporządzenia (UE) 2017/1939.

Artykuł  11

Składanie do zespołu wniosków o wydanie zaleceń

1. Wniosek o wydanie zalecenia może złożyć do zespołu dowolny urzędnik zatwierdzający Komisji, innej instytucji, urzędu europejskiego powołanego przez Komisję, agencji wykonawczej lub innego europejskiego urzędu, organu lub agencji.

2. Jeśli jest to możliwe, wnioski o wydanie zaleceń przesyła się do stałego sekretariatu za pośrednictwem ARES, a w innym wypadku przesyła się je pocztą elektroniczną w trybie poufnym. Wnioskom o wydanie zaleceń przypisuje się odpowiedni poziom poufności i wszystkie dokumenty oznacza się klauzulą tajności. W przypadku gdy dokumenty pochodzą z dochodzenia OLAF-u lub odnoszą się do takiego dochodzenia, urzędnik zatwierdzający stosuje odpowiednie oznakowanie dochodzeń prowadzonych przez OLAF.

W przypadku gdy wniosek o wydanie zalecenia składa urzędnik zatwierdzający niebędący członkiem Komisji, stały sekretariat i ten urzędnik zatwierdzający podejmują niezbędne kroki w celu zapewnienia poufności informacji wymienianych w związku z daną sprawą.

3. Wnioski dotyczące wydania zaleceń zawierają informacje wyszczególnione w art. 144 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509. Zawierają one również wszelkie inne istotne informacje, o których mowa w art. 138 ust. 3 tego rozporządzenia, w tym, w stosownych przypadkach, sprawozdania OLAF-u i informacje przekazane przez EPPO. Zawierają one również należycie wypełniony arkusz informacyjny.

4. Jeżeli wniosek o wydanie zalecenia zawiera sprawozdania lub inne informacje przekazane przez OLAF bądź EPPO, urzędnik zatwierdzający konsultuje się z OLAF-em lub EPPO, stosownie do sytuacji, w celu określenia wszelkich informacji, których nie można ujawnić osobom lub podmiotom, których dotyczy wniosek o wydanie zalecenia, oraz odpowiednio redaguje takie sprawozdania lub informacje przed przekazaniem ich zespołowi.

Artykuł  12

Formy prowadzenia postępowania

Sprawy rozpatrywane przez zespół mogą być rozstrzygane na posiedzeniu zespołu lub w drodze procedury pisemnej.

Artykuł  13

Posiedzenia zespołu

Posiedzenia zespołu zwołuje przewodniczący w celu:

a) ustalenia wstępnej kwalifikacji prawnej czynu na podstawie art. 138 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 w celu powiadomienia osób lub podmiotów, których dotyczy wniosek o wydanie zalecenia;

b) przyjęcia zalecenia, o którym mowa w art. 145 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509; lub

c) omówienia kwestii związanych z działalnością zespołu.

Artykuł  14

Procedura pisemna

Z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek innego członka zespołu można ustalić fakty, potwierdzić ustalenia i określić wstępną klasyfikację prawną czynu oraz przyjąć zalecenia w drodze procedury pisemnej. Każdy członek zespołu może zgłosić sprzeciw wobec stosowania procedury pisemnej. W proces ten zaangażowani są również obserwatorzy.

Artykuł  15

Tryb przyspieszony

W sprawach, których charakter lub okoliczności tego wymagają, zespół może na wniosek urzędnika zatwierdzającego lub z własnej inicjatywy podjąć decyzję o przyspieszeniu procedury. W takich wypadkach zespół podejmuje starania, aby:

a) potraktować sprawę priorytetowo i przekazać pismo kontradyktoryjne, o którym mowa w art. 16, osobie lub podmiotowi, których dotyczy postępowanie, w terminie 30 dni roboczych od otrzymania wniosku o wydanie zalecenia; oraz

b) przyjęć zalecenie w terminie 20 dni roboczych od upływu terminu na przedstawienie uwag do pisma kontradyktoryjnego, o którym mowa w art. 16.

Artykuł  16

Prawo do bycia wysłuchanym

1. Osoby lub podmioty, których dotyczy wniosek o wydanie zalecenia, mają prawo do przedstawienia uwag, chyba że występują wyjątkowe okoliczności, w których istnieją istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego, które wymagałyby wstrzymania tego prawa, dopóki takie uzasadnione przesłanki nie ustaną, jak przewidziano w art. 145 ust. 5 zdanie drugie rozporządzenia (EU, Euratom) 2024/2509.

2. Przyjmując zalecenia, zespół bierze pod uwagę wyłącznie fakty i ustalenia oraz wstępną kwalifikację prawną czynu, na temat których osoba lub podmiot, których dotyczy wniosek o wydanie zalecenia, mogły przedstawić uwagi, z wyjątkiem przypadków, w których zastosowanie ma art. 145 ust. 5 zdanie drugie rozporządzenia (EU, Euratom) 2024/2509.

3. Przed przyjęciem zalecenia przewodniczący, działając w imieniu zespołu zgodnie z art. 17 ust. 1, przesyła osobie lub podmiotowi, których dotyczy wniosek o wydanie zalecenia, pismo ujawniające fakty i ustalenia uwzględnione przez zespół oraz wstępną kwalifikację prawną danego czynu ("pismo kontradyktoryjne"), z zastrzeżeniem przepisów art. 145 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509. Zasadniczo pismo to przekazywane jest pocztą elektroniczną.

4. Adresat pisma kontradyktoryjnego przedstawia uwagi dotyczące tego pisma, wraz z ewentualnymi załącznikami bądź dodatkowymi dokumentami do tych uwag, w formie pisemnej w postaci plików elektronicznych, które można otworzyć przy użyciu powszechnie dostępnych programów biurowych. Uwagi przekazuje się do stałego sekretariatu na adres e-mail podany w piśmie.

5. Uwagi, pomijając załączniki, nie mogą przekraczać liczby stron pisma kontradyktoryjnego, z pominięciem załączników, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków wynikających z ich prawnej lub faktycznej złożoności.

6. Co do zasady adresaci pism kontradyktoryjnych mają piętnaście dni roboczych na przedstawienie uwag do pisma kontradyktoryjnego. Okres ten rozpoczyna się zgodnie z zasadami określonymi w art. 146 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509.

7. Jeżeli adresat pisma kontradyktoryjnego przedstawi uzasadniony wniosek o przedłużenie terminu na przedstawienie uwag do tego pisma ze względu na wyjątkowe okoliczności, zespół może przedłużyć ten termin maksymalnie o okres stanowiący połowę czasu przyznanego w pierwotnie ustalonym terminie.

8. W przypadku gdy osoba lub podmiot, których dotyczy wniosek o wydanie zalecenia, nie przedstawiły uwag do pisma kontradyktoryjnego w mającym zastosowanie terminie pomimo powiadomienia o piśmie kontradyktoryjnym zgodnie z art. 146 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, zespół może uznać, że osoba ta lub ten podmiot nie kwestionują faktów ani wstępnych kwalifikacji prawnych określonych w piśmie kontradyktoryjnym.

Artykuł  17

Przyjmowanie pism kontradyktoryjnych i zaleceń oraz powiadamianie o nich

1. Członkowie zespołu dokładają starań, aby osiągnąć konsensus w sprawie treści pism kontradyktoryjnych, a następnie w sprawie zalecenia.

2. Jeżeli nie jest to możliwe, decyzję przyjmuje się większością głosów drogą głosowania, w którym:

a) przewodniczący ma jeden głos;

b) dwaj stali przedstawiciele Komisji mają razem jeden głos; w przypadku braku porozumienia między nimi ten jeden głos jest głosem przeciw;

c) członek reprezentujący wnoszącego sprawę urzędnika zatwierdzającego ma jeden głos.

3. Zespół powiadamia o swoim zaleceniu wnoszącego sprawę urzędnika zatwierdzającego oraz obserwatorów.

Artykuł  18

Skrócone zalecenia

W wyjątkowych sprawach dotyczących zamówień publicznych, w których obowiązują ścisłe terminy i procedurę można zawiesić jedynie na ograniczony czas, w sytuacji gdy zespół zaleca nieprzyjmowanie środków administracyjnych lub zaleca uchylenie obowiązujących środków administracyjnych, zespół może przyjąć skrócone zalecenie. Zastosowanie mają następujące warunki.

a) Skrócone zalecenia można przyjąć wyłącznie w sytuacji, gdy zespół zamierza zalecić nieprzyjmowanie decyzji o wykluczeniu ani decyzji o nałożeniu kar finansowych na osobę lub podmiot bądź zamierza zalecić uchylenie obowiązującej decyzji o wykluczeniu lub decyzji nakładającej kary finansowe.

b) Urzędnik zatwierdzający nie przyjmuje decyzji o wykluczeniu ani decyzji o nałożeniu kar finansowych na osobę lub podmiot na podstawie skróconego zalecenia. W przypadku gdy urzędnik zatwierdzający zamierza podjąć surowszą decyzję niż zalecana przez zespół, decyzję taką podejmuje się zgodnie z art. 145 ust. 6 akapit drugi rozporządzenia(UE, Euratom) 2024/2509.

c) Zalecenia w formie skróconej muszą przedstawiać fakty i główne powody uzasadniające wnioski, do których doszedł zespół, ale nie muszą odnosić się do wszystkich kwestii poruszonych we wniosku o wydanie zalecenia lub w uwagach do pisma kontradyktoryjnego.

Artykuł  19

Procedura przyjmowania zaleceń

1. Po zweryfikowaniu wniosku o wydanie zalecenia i zbadaniu sprawy zgodnie z art. 7 stały sekretariat przesyła go przewodniczącemu i członkom zespołu. Po ewentualnym poproszeniu o dodatkową weryfikację lub dodatkowe zbadanie, w stosownych przypadkach, przewodniczący stwierdza, że sprawa została przygotowana.

2. Postępowanie przed zespołem w sprawie wniosku o wydanie zalecenia wszczyna się wówczas, gdy zespół stwierdzi, że dowody przedstawione w aktach wystarczają do ustalenia wstępnej kwalifikacji prawnej danego czynu, i uznaje się je za zamknięte, kiedy zespół powiadomi o zaleceniu wnoszącego sprawę urzędnika zatwierdzającego lub wnoszący sprawę urzędnik zatwierdzający wycofa wniosek o wydanie zalecenia.

3. Zespół dąży, co do zasady, do przekazania zaleceń wnoszącym sprawę urzędnikom zatwierdzającym w rozsądnym terminie licząc od daty wszczęcia postępowania, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia poszanowania prawa do bycia wysłuchanym.

Artykuł  20

Poufność prac i narad

Bez uszczerbku dla stosowania art. 8 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 i art. 22a regulaminu pracowniczego ⁹ , członkowie zespołu i jego stałego sekretariatu, jak również wszelkie osoby, które w jakimkolwiek charakterze biorą udział w pracach lub posiedzeniach zespołu lub też uczestniczyły w przygotowaniu wydawanych przez niego dokumentów, opinii lub stanowisk, zachowują w tym względzie najściślejszą poufność, zgodnie ze swoją ewentualną odpowiedzialnością administracyjną, ustawową lub wynikającą z umowy. To samo dotyczy przewodniczącego i wiceprzewodniczącego.

Artykuł  21

Rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów a ochrona danych osobowych

Do prac zespołu mają zastosowanie rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 i rozporządzenie (UE) 2018/1725.

ROZDZIAŁ  II

PRZEPISY SZCZEGÓLNE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA JURYSDYKCJI OPINIODAWCZEJ, O KTÓREJ MOWA W ART. 93 ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO

Artykuł  22

Zasady

1. Przepisy art. 1-4, 8, 20 i 21 zawarte w rozdziale I niniejszego regulaminu stosuje się do wykonywania przez zespół jurysdykcji opiniodawczej powierzonej mu na mocy art. 93 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509.

2. Pozostałe artykuły rozdziału I niniejszego regulaminu mają również zastosowanie do wykonywania przez zespół uprawnień, o których mowa w ust. 1, o ile w niniejszym rozdziale nie określono inaczej.

Artykuł  23

Dodatkowi członkowie zespołu i ich zastępcy

1. Przy wydawaniu opinii, o której mowa w art. 93 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, w skład zespołu wchodzą członkowie, o których mowa w art. 145 ust. 2 lit. a)-c) tego rozporządzenia, oraz następujący trzej dodatkowi członkowie:

a) przedstawiciel organu powołującego odpowiedzialnego za kwestie dyscyplinarne instytucji Unii, organu Unii, urzędu europejskiego, organu lub osoby, których to dotyczy, jeżeli sprawę zgłasza się zgodnie z art. 93 ust. 1 akapit pierwszy lit. a), lub przedstawiciel właściwego urzędnika zatwierdzającego, jeżeli sprawę zgłasza się zgodnie z art. 93 ust. 1 akapit pierwszy lit. b);

b) członek powołany przez komitet pracowniczy danej instytucji Unii, organu Unii, urzędu europejskiego, organu lub osoby, których dotyczy postępowanie;

c) członek służby prawnej instytucji, europejskiego urzędu utworzonego przez Komisję, agencji wykonawczej lub innego urzędu europejskiego, organu lub agencji, zatrudniających pracownika, którego dotyczy postępowanie.

2. Osoby, o których mowa w art. 5 ust. 1 akapit drugi i art. 5 ust. 2 akapit drugi, mogą uczestniczyć we wszystkich obradach zespołu i biorą udział w głosowaniu tylko wtedy, gdy stały przedstawiciel Komisji, którego zastępują, nie może tego zrobić.

3. Każdy z trzech dodatkowych członków, o których mowa w ust. 1, ma zastępcę wyznaczonego odpowiednio przez:

a) właściwy organ powołujący lub właściwego urzędnika zatwierdzającego;

b) odpowiedni komitet pracowniczy;

c) odpowiednią służbę prawną.

Artykuł  24

Wyznaczanie obserwatorów

1. Jeżeli członek personelu, którego dotyczy postępowanie, nie należy do Komisji, obserwatora wyznacza służba prawna Komisji.

2. Właściwy urzędnik zatwierdzający lub, w stosownych przypadkach, szef delegatury Unii działający jako subdelegowany urzędnik zatwierdzający, ewentualnie ich przedstawiciele, mają status obserwatora.

3. OLAF wyznacza obserwatora, jeżeli informacje dotyczące domniemanego przepisu rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, jakiegokolwiek przepisu dotyczącego zarządzania finansami lub kontroli operacji, wynikają z przedstawionych przez niego informacji.

4. Urząd dyscyplinarny danej instytucji lub organu wyznacza obserwatora, gdy rozpatrywany przez zespół przypadek został zgłoszony przez organ powołujący. W innych przypadkach może on zostać poproszony przez przewodniczącego o wyznaczenie obserwatora.

5. Po konsultacji z członkami przewodniczący może zaprosić dalszych obserwatorów.

Artykuł  25

Stały sekretariat zespołu

1. Do celów niniejszego rozdziału ma zastosowanie art. 7, z wyjątkiem jego ust. 2 lit. k) i o).

2. W szczególności sekretariat:

a) gdy zespół jest bezpośrednio informowany o danym przypadku przez członka personelu, przekazuje dokumentację organowi powołującemu oraz informuje członka personelu, który przekazał informacje, o którym mowa w art. 26 ust. 2;

b) jeżeli do zespołu skierowano do rozpatrzenia sprawę, sprawdza status organu występującego z wnioskiem oraz wyznaczonych przedstawicieli;

c) ustala, w porozumieniu z przewodniczącym, trzech dodatkowych członków zespołu i obserwatorów oraz sprawdza ich status;

d) sprawdza, czy dokumentacja jest kompletna i zawiera wszystkie niezbędne dokumenty i informacje, w szczególności arkusz informacyjny, o którym mowa w art. 11 ust. 4, opis faktów i domniemanej nieprawidłowości oraz dokumenty potwierdzające, w tym sprawozdania z dochodzenia;

e) sprawdza, czy członek personelu, którego dotyczy postępowanie, został prawidłowo przesłuchany przez, odpowiednio, organ powołujący lub urzędnika zatwierdzającego;

f) sporządza projekty opinii, które zostaną zbadane przez zespół i przekazuje je przewodniczącemu i innym członkom i obserwatorom zaproszonym do uczestnictwa w rozpatrywaniu danej sprawy;

g) przekazuje zalecenia, o których mowa w art. 93 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509, właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu i właściwej służbie kontroli wewnętrznej;

h) jeżeli zespół uzna, że sprawa należy do zakresu kompetencji OLAF-u, przekazuje akta organowi powołującemu oraz informuje o tym OLAF.

Artykuł  26

Przekazywanie spraw do zespołu

1. Zgodnie z art. 93 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 zespół jest zwoływany na wniosek każdego organu powołującego odpowiedzialnego za sprawy dyscyplinarne lub właściwego urzędnika zatwierdzającego, w tym przewodniczącego delegacji Unii lub zastępcy działającego jako subdelegowany urzędnik zatwierdzający, zwanego dalej "organem wnioskującym".

2. W przypadku gdy zespół jest bezpośrednio informowany przez członka personelu, przesyła on akta właściwemu organowi powołującemu lub, w zależności od przypadku, organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę oraz informuje o tym zgłaszającego członka personelu. Jeżeli decyzję o wniesieniu sprawy do zespołu podejmuje właściwy organ powołujący, informuje on o tym tego członka personelu. Jeżeli organ powołujący postanowi nie wnosić sprawy do zespołu, informuje o tym zespół i zgłaszającego członka personelu.

3. W celu zapewnienia skutecznej ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia, jak przewidziano w art. 22a ust. 3 regulaminu pracowniczego, zespół może, na zasadzie odstępstwa od ust. 2 niniejszego artykułu, podjąć decyzję o niepowiadamianiu właściwego organu powołującego i poinformowaniu OLAF-u.

Artykuł  27

Procedura pisemna

Z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek członka zespołu opinie można przyjmować w drodze procedury pisemnej. Każdy członek zespołu może zgłosić sprzeciw wobec stosowania procedury pisemnej. W takich przypadkach przewodniczący zwołuje w rozsądnym terminie posiedzenie. Tę samą zasadę stosuje się w odniesieniu do zalecenia, o którym mowa w art. 93 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509.

Artykuł  28

Przyjmowanie opinii i zaleceń

1. Zespół dąży do osiągnięcia konsensusu w sprawie ustalenia istnienia nieprawidłowości finansowej oraz uzasadnienia danych opinii lub zaleceń.

2. W przypadku braku konsensusu, sprawę poddaje się głosowaniu, w którym:

a) przewodniczący ma jeden głos;

b) dwaj stali przedstawiciele Komisji mają razem jeden głos;

c) każdy z trzech dodatkowych członków, o których mowa w art. 23 ust. 1, dysponuje jednym głosem.

3. Do przyjmowania zaleceń stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1 i 2. Konsensus lub głosowanie dotyczą w szczególności systemowego charakteru wykrytych problemów.

Artykuł  29

Powiadamianie o opiniach

Zespół niezwłocznie powiadamia o swoich opiniach organ wnioskujący, właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz obserwatorów. W przypadku zaproszenia EPPO w charakterze obserwatora zastosowanie mają przepisy art. 103 rozporządzenia (UE) 2017/1939.

Artykuł  30

Prawo członka personelu do bycia wysłuchanym

Zgodnie z art. 93 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) 2024/2509 przed wniesieniem sprawy do zespołu organ powołujący lub, w stosownych przypadkach, właściwy urzędnik zatwierdzający daje pracownikowi, którego dotyczy postępowanie, możliwość przedstawienia uwag na temat faktów, które dotyczą pracownika.

ROZDZIAŁ  III

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł  31

Uchylenie

Decyzja (UE) 2018/1220 traci moc.

Artykuł  32

Wejście w życie i stosowanie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie trzeciego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 9 października 2025 r.

1 Dz.U. L, 2024/2509, 26.9.2024, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2024/2509/oj.

2 Dz.U. L 226 z 7.9.2018, s. 7, ELI: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec/2018/1220/oj.

3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1, ELI: https://eur- lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj).

4 Zob. wyrok T-113/24, Lattanzio KIBS i in./Komisja, ECLI:EU:T:2025:756, pkt 89.

5 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39, ELI: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj).

6 Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43, ELI: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2001/ 1049/oj).

7 Rozporządzenie Rady (UE) 2017/1939 z dnia 12 października 2017 r. wdrażające wzmocnioną współpracę w zakresie ustanowienia Prokuratury Europejskiej (Dz.U. L 283 z 31.10.2017, s. 1, ELI: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2017/1939/oj).

8 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1, ELI: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2013/883/oj).

9 Rozporządzenie nr 31 (EWG), 11 (EWEA) ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników i warunki zatrudnienia innych pracowników Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz.U. 45 z 14.6.1962, s. 1385/62, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1962/31(1)/2021-01-01).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2025.2024
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2025/2024 w sprawie regulaminu zespołu, o którym mowa w art. 145 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2024/2509
• Data aktu: 09/10/2025
• Data ogłoszenia: 10/10/2025
• Data wejścia w życie: 13/10/2025