Decyzja wykonawcza 2022/2520 w sprawie szczegółowych ustaleń dotyczących procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX

DECYZJA WYKONAWCZA KOMISJI (UE) 2022/2520

z dnia 20 grudnia 2022 r.

w sprawie szczegółowych ustaleń dotyczących procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX

(Tekst mający znaczenie dla EOG)

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/850 z dnia 30 maja 2022 r. w sprawie informatycznego systemu transgranicznej elektronicznej wymiany danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych (system e-CODEX) oraz w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) 2018/1726 ¹ , w szczególności jego art. 6 ust. 1 lit. c),

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Należy ustanowić szczegółowe ustalenia dotyczące procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA.

(2) Ustalenia te powinny obejmować kryteria pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia oraz pomyślnego zakończenia tego procesu i związanej z tym procesem dokumentacji.

(3) W szczegółowych ustaleniach dotyczących przekazania należy również ustanowić przepisy dotyczące praw własności intelektualnej i praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX oraz powiązanych z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami, które powinny być określone w dokumencie przekazania, aby eu-LISA mogła wykonywać swoje obowiązki i zadania.

(4) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczyła w przyjęciu rozporządzenia (UE) 2022/850 i w związku z tym nie jest związana niniejszą decyzją ani jej nie stosuje.

(5) Zgodnie z art. 1 i 2 oraz art. 4a ust. 1 Protokołu nr 21 w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii w odniesieniu do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, bez uszczerbku dla art. 4 tego protokołu, Irlandia nie uczestniczyła w przyjęciu rozporządzenia (UE) 2022/850 i w związku z tym nie jest związana niniejszą decyzją ani jej nie stosuje.

(6) Zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 ²  skonsultowano się z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który w dniu 24 listopada 2022 r. wydał opinię.

(7) Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią komitetu ustanowionego na podstawie art. 19 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/850,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Szczegółowe ustalenia dotyczące procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX, o którym mowa w art. 10 rozporządzenia (UE) 2022/850, określono w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł  2

Kryteria pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX i pomyślnego zakończenia tego procesu, o których mowa w art. 10 rozporządzenia (UE) 2022/850, określono w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł  3

Przepisy dotyczące praw własności intelektualnej i praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX, które mają zostać uwzględnione w dokumencie przekazania, określono w załączniku do niniejszej decyzji.

Artykuł  4

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 20 grudnia 2022 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK

Szczegółowe ustalenia dotyczące procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX

1. WPROWADZENIE

Między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA nastąpi proces przekazania i przejęcia systemu. Do momentu przekazania podmiot zarządzający systemem e-CODEX pozostaje za niego w pełni odpowiedzialny i zapewnia, by z wyjątkiem bieżących napraw systemu e-CODEX nie dokonywano w nim żadnych zmian, ani nie wprowadzano nowych wersji oprogramowania.

Celem tych szczegółowych ustaleń jest określenie:

– szczegółowych rozwiązań dotyczących przekazania eu-LISA systemu e-CODEX,

– kryteriów pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia oraz pomyślnego zakończenia tego procesu i związanej z tym procesem dokumentacji,

– postanowień dotyczących praw własności intelektualnej lub praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX oraz powiązanych z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami (wymienionymi w załączniku do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/850 ³ ).

Na podstawie szczegółowych ustaleń dotyczących procesu przekazania i przejęcia określonych w niniejszym załączniku podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma, zgodnie z art. 10 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2022/850, przedłożyć eu-LISA dokument przekazania do 31 grudnia 2022 r. Wzór tego dokumentu przekazania znajduje się w dodatku do niniejszego załącznika.

Komisja monitoruje proces przekazania i przejęcia w celu zapewnienia prawidłowej realizacji szczegółowych rozwiązań dotyczących przekazania systemu e-CODEX.

Zgodnie z art. 10 ust. 4 rozporządzenia (UE) 2022/850 eu-LISA przejmie odpowiedzialność za system e-CODEX w dniu, w którym Komisja stwierdzi, że proces przekazania i przejęcia zakończył się pomyślnie; nastąpi to w okresie między 1 lipca 2023 r. a 31 grudnia 2023 r., po zasięgnięciu opinii podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA.

2. GŁÓWNE KAMIENIE MILOWE

a) Termin dostarczenia dokumentu przekazania: do 31 grudnia 2022 r.

b) Proces przekazania i przejęcia: w ciągu sześciu miesięcy od dostarczenia dokumentu przekazania.

c) Spotkanie inauguracyjne rozpoczynające proces przekazania i przejęcia zaplanowano na styczeń 2023 r., przy czym dokładna data ma zostać uzgodniona między eu-LISA, podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX i Komisją.

d) Przeniesienie odpowiedzialności za system na eu-LISA: najpóźniej do 31 grudnia 2023 r., ale nie wcześniej niż 1 lipca 2023 r.

3. CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z PRZEKAZANIEM I PRZEJĘCIEM

Proces przekazania i przejęcia rozpoczyna się od przedłożenia eu-LISA dokumentu przekazania przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX. eu-LISA ma sprawdzić i potwierdzić, czy w dokumencie przekazania zawarto wszystkie istotne informacje, aby zapewnić pomyślne przekazanie. Dokument przekazania musi zawierać szczegółowe informacje dotyczące co najmniej następujących elementów:

a) plany dotyczące wszystkich działań, które mają zostać przeprowadzone zgodnie z niniejszym załącznikiem, w tym spotkań dotyczących synchronizacji, szkoleń, testów itp.;

b) wszystkie aktywa i artefakty, które mają zostać przekazane na początku okresu przekazania i na jego końcu (wstępne przekazanie aktywów i ostateczne przekazanie aktywów). Definicje "wstępnego przekazania aktywów" i "ostatecznego przekazania aktywów" przedstawiono w dodatku do niniejszego załącznika;

c) wszystkie szkolenia, warsztaty, sesje informacyjne i sesje obserwacji pracy, które zostaną zaplanowane;

d) wszystkie obowiązujące procedury robocze podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX. Jeżeli procedury te nie zostały udokumentowane, należy je wyraźnie określić, udokumentować i przekazać do eu-LISA;

e) dane kontaktowe wszystkich zaangażowanych stron w całym okresie wykonywania czynności związanych z przekazaniem i przejęciem, wraz z macierzą ról i odpowiedzialności;

f) jasne, możliwe do zweryfikowania i obiektywne kryteria oceny pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia;

g) specyfikacje testów służących ocenie poprawności wykonania procesu przejęcia;

h) postanowienia dotyczące praw własności intelektualnej lub praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX oraz powiązanych z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami wymienionymi w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850, co umożliwi eu-LISA wykonywanie jej obowiązków zgodnie z art. 7 rozporządzenia (UE) 2022/850.

Celem dokumentu przekazania jest zapewnienie narzędzia umożliwiającego przejrzystą, sprawną i pełną migrację usług informatycznych z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA pod nadzorem Komisji.

Dokument ma zawierać opis wszystkich środków, które mają zostać wprowadzone przez eu-LISA i podmiot zarządzający systemem e-CODEX w celu zapewnienia sprawnego przejścia.

Przykład struktury takiego dokumentu przedstawiono w dodatku do niniejszego załącznika. W razie potrzeby można go dostosować, pod warunkiem że będzie zawierał szczegółowe informacje dotyczące elementów wymienionych w niniejszej sekcji.

Zarówno podmiot zarządzający systemem e-CODEX, jak i eu-LISA sporządzają do 30 czerwca 2023 r. sprawozdania z przekazania i przejęcia dotyczące wyników podjętych działań, aby umożliwić Komisji Europejskiej przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do 31 lipca 2023 r. aktualnych informacji na temat procesu przekazania i przejęcia (zob. pkt 5 i 6 niniejszego załącznika).

Format i sposoby przekazywania każdego artefaktu (np. wspólna przestrzeń współpracy, taka jak stosowane wcześniej oprogramowanie "Basic Support for Cooperative Work", Centrum zasobów dotyczących komunikacji i informacji dla organów administracji, przedsiębiorstw i obywateli - CIRCABC, dostęp do aktualnych repozytoriów itp.) są uzgadniane między eu-LISA a podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX, z uwzględnieniem systemu docelowego, który ma być wykorzystywany w środowisku eu-LISA.

Wymagania dotyczące infrastruktury i bezpieczeństwa w odniesieniu do poszczególnych aktywów uwzględnia się w dokumentacji odpowiedniego elementu lub w odpowiednim kursie specjalistycznym.

Niewyczerpujący wykaz elementów systemu e-CODEX, powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów przedstawiono w poniższej tabeli.

Tabela zbiorcza elementów, artefaktów i działań wspierających przekazanie:

	Element	Artefakty	Wsparcie przekazania
Pozycje do opracowania i obsługi	Narzędzie konfiguracji - CMT	Kod źródłowy Baza danych konfiguracji i dokumentacja pModes Zrzut bazy danych na etapie przekazania wstępnego i ostatecznego.	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Narzędzie konfiguracji" Opracowanie i utrzymanie systemu, instalacja, konfiguracja, obsługa i rozwiązywanie problemów
	Centralna platforma testowa - CTP	Kod źródłowy Dokumentacja Zrzut bazy danych na etapie przekazania wstępnego i ostatecznego.	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Centralna platforma testowa" Opracowanie i utrzymanie systemu, instalacja, konfiguracja, obsługa i rozwiązywanie problemów
	Serwer repozytoriów (obecnie: Nexus)	Repozytoria	Kurs specjalistyczny "Opracowanie systemu i infrastruktura"
	Serwer integracji (obecnie: Jenkins)	Pozycje dotyczące integracji
	Repozytorium kodu źródłowego (obecnie: Gitblit)	Kod źródłowy
	Strona internetowa e-CODEX	Treść strony internetowej e-CODEX	Kurs specjalistyczny "Informacje ogólne na temat e-CODEX"
Pozycje do opracowania i dostarczenia	Architektura e-CODEX	Strona internetowa e-CODEX Dokumentacja	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Informacje ogólne na temat e-CODEX"
	Pakiet oprogramowania typu "Connector"	Dla każdego elementu (Connector, Client, Plugin, Security Library, Utilities itp.): Kod źródłowy Dokumentacja	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Connector"
	Schematy przypadków użycia: - europejski nakaz zapłaty, - drobne roszczenia, - europejski nakaz aresztowania, - kary finansowe, - wzajemna pomoc prawna, - FD 909 (kary pozbawienia wolności), - sprawy małżeńskie, - unijny nakaz zabezpieczenia na rachunku bankowym, - rejestr testamentów, - doręczanie dokumentów.	Schematy Model procesów biznesowych Unijny słownik podstawowy e-Justice (dostęp przyznawany za pomocą narzędzia "Metadata Workbench")	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Schematy"
Inne pozycje	Zgłoszenia dotyczące e-CODEX	Wszystkie zgłoszenia wraz ze wszystkimi statusami (na potrzeby zarządzania wiedzą)	Kurs specjalistyczny "Connector" Zrzut bazy danych ze wszystkimi danymi
	Plan działania dotyczący pakietu oprogramowania e-CODEX Connector	Strona internetowa e-CODEX	Kurs specjalistyczny "Connector"
	Wymogi bezpieczeństwa dotyczące e-CODEX	Dokument	Kurs specjalistyczny "Connector"

4. DZIAŁANIA

a) Działania szkoleniowe

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma przygotować wykaz modułów szkoleniowych, aby zapewnić pełen transfer wiedzy do eu-LISA.

Materiały szkoleniowe i potrzeby w zakresie planowania mają być zdefiniowane i uzgodnione pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi podmiotami w odniesieniu do każdego modułu szkoleniowego i kursu specjalistycznego. W szczególności jeżeli eu-LISA uzna to za konieczne, musi mieć możliwość zwrócenia się o dodatkowe moduły szkoleniowe i kursy specjalistyczne i ich odbycia.

W dokumencie przekazania muszą się znaleźć szczegółowe plany i harmonogram szkoleń, sesji praktycznych i sesji obserwacji pracy (podczas których zespół eu-LISA może uczyć się przez obserwację zespołu technicznego podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX).

Minimalny, niewyczerpujący wykaz szkoleń, które należy przeprowadzić, przedstawiono w poniższej tabeli:

Tytuł	Treść modułu	Rodzaj dokumentu
Moduł materiałów szkoleniowych nr 1: Kurs specjalistyczny "Informacje ogólne na temat e-CODEX"	Podczas tego pierwszego kursu specjalistycznego zostanie zaprezentowany ogólny przegląd elementów e-CODEX, w tym przegląd podstawowejarchitektury e-CODEX, ogólne zasady e-CODEX oraz krótki opis powstania e-CODEX. Moduł ten ma charakter głównie teoretyczny.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 2: Kurs specjalistyczny "Connector"	Podczas tego kursu uczestnicy otrzymają szczegółowe wyjaśnienia dotyczące pakietu oprogramowania typu "Connector" i jego różnych produktów/elementów, w tym powiązania z bramą sieciową. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy, obejmującejinstalację, rozwiązywanie problemów i wsparcie techniczne.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 3: Kurs specjalistyczny "Schematy"	W trakcie tego kursu uczestnicy zapoznają się ze schematami danych opracowanymi przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX. Kurs poświęcony będzie również oprogramowaniu Metadata Workbench wykorzystywanemu do administrowania unijnym słownikiem podstawowym e-Justice oraz technice modelowania procesów biznesowych. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 4: Kurs specjalistyczny "Narzędzie konfiguracji"	Podczas tego kursu uczestnicy zapoznają się z funkcjami i procesami narzędzia konfiguracji CMT. CMT to narzędzie online służące do zarządzania gromadzeniem danych uczestników i dystrybucją plików konfiguracyjnych e-CODEX. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 5: Kurs specjalistyczny "Centralna platforma testowa"	Podczas tego kursu uczestnicy zapoznają się z funkcjami i procesami centralnej platformy testowej oraz strategią testowania. Centralna platforma testowa zapewnia pełne środowisko testowe e-CODEX oraz interfejs internetowy do wysyłania i odbierania dostosowywanych komunikatów testowych. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 6: Kurs specjalistyczny "Opracowanie systemu i infrastruktura"	Podczas tego kursu uczestnicy będą dalejomawiać zagadnienia związane z opracowywaniem systemu i infrastrukturą, takie jak zarządzanie serwerem repozytoriów. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX
Moduł materiałów szkoleniowych nr 7: Kurs specjalistyczny "Usuwanie błędów"	Podczas tego kursu uczestnicy zapoznają się z wykrywaniem i naprawianiem ewentualnych błędów w systemie e-CODEX oraz rozwiązywaniem problemów, w tym udzielaniem pomocy technicznej. Moduł ten składa się z części teoretycznej, szkolenia praktycznego oraz fakultatywnych sesji obserwacji pracy.	Prezentacja PPT i materiały szkoleniowe e-CODEX

b) Przejrzystość procesu przekazania i przejęcia

Proces przekazania i przejęcia ma być przejrzysty dla użytkowników końcowych i wywrzeć jak najmniejszy wpływ na ich procedury robocze i bieżącą działalność. Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma zagwarantować wsparcie techniczne podmiotom obsługującym i instalującym autoryzowane punkty dostępu do systemu e-CODEX i zapewniać to wsparcie do czasu przejęcia odpowiedzialności za system e-CODEX przez eu-LISA.

c) Odpowiedzialność eu-LISA i podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX w trakcie procesu przekazania i przejęcia

Zgodnie z art. 10 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2022/850 do momentu przekazania podmiot zarządzający systemem e-CODEX pozostaje za niego w pełni odpowiedzialny i zapewnia, by z wyjątkiem bieżących napraw systemu e-CODEX nie dokonywano w nim żadnych zmian, ani nie wprowadzano nowych wersji oprogramowania.

W tym celu podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma nadal zapewniać utrzymanie i wsparcie elementów w tym okresie.

Jeżeli chodzi o jakiekolwiek wnioski o wsparcie, do czasu przejęcia odpowiedzialności za system e-CODEX przez eu-LISA jedynym punktem kontaktowym ma być podmiot zarządzający systemem e-CODEX.

Agencja eu-LISA może zażądać, aby informacje na temat wniosków o wsparcie otrzymanych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX przed przejęciem przez eu-LISA odpowiedzialności za ten system były przekazywane wyznaczonym pracownikom eu-LISA, którzy muszą mieć możliwość obserwowania działań naprawczych podejmowanych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX.

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX musi rozpatrzyć wszystkie otrzymane wnioski o wsparcie techniczne zanim eu-LISA przejmie odpowiedzialność za system e-CODEX. Wyłącznie w przypadkach uzasadnionych obiektywnymi względami technicznymi podmiot zarządzający systemem e-CODEX może uzgodnić z eu-LISA przekazanie agencji otrzymanych przez siebie wniosków o wsparcie techniczne, których nie uda się rozwiązać do czasu przekazania eu-LISA odpowiedzialności za system e-CODEX. Podmiot zarządzający systemem e-CODEX musi zapewnić, aby takie rozwiązanie nie miało wpływu na użytkownika końcowego i aby nie wywołało opóźnienia w rozpatrzeniu wniosku o udzielenie wsparcia. Takie rozwiązanie zostanie sformalizowane w ramach kryterium pomyślnego przebiegu nr 6 w pkt 5 niniejszego załącznika.

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma dostarczyć eu-LISA wyczerpujący wykaz użytkowników systemu e-CODEX, których eu-LISA ma powiadomić o przejęciu odpowiedzialności za system e-CODEX w terminie 30 dni od daty przejęcia.

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX ma wspierać eu-LISA, i w razie potrzeby jej pomagać, do 31 marca 2024 r.

W odniesieniu do każdego elementu podmiot zarządzający systemem e-CODEX może zaproponować szereg zmian, które należy wprowadzić w związku z potrzebami użytkowników.

5. KRYTERIA POMYŚLNEGO PRZEBIEGU PROCESU PRZEKAZANIA

	Kryteria	Wskaźnik służący do monitorowania	Sposób weryfikacji	Termin
1	Transfer wiedzy dotyczącej poszczególnych elementów systemu e-CODEX	Przeprowadzono wszystkie sesje szkoleniowe	Wypełnienie formularzy rejestracji i przekazanie materiałów szkoleniowych do eu-LISA	do 1 lipca 2023 r.
2	Przekazanie wszystkich elementów systemu e-CODEX	Przekazano wszystkie aktywa i zakończono prace nad nimi	Wyraźne potwierdzenie przez eu-LISA	do 1 lipca 2023 r.
3	Techniczna stabilność systemu e-CODEX (wszystkich elementów)	Dwie ostatnie wersje opracowane przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX	Stabilna wersja systemu e-CODEX, czyli pakiet, który można uruchomić w środowisku produkcyjnym, który zapewnia integralność wszystkich wymian wykonywanych w ramach tej wersji.	do 31 grudnia 2022 r.
4	Przydzielenie wystarczających zasobów w eu-LISA	Skład zespołu e-CODEX (w tym technicy, którzy mają zostać przeszkoleni) zgłoszony przez eu-LISA Komisji i podmiotowi zarządzającemu systemem e-CODEX	Zgłoszenie przez eu-LISA Komisji i podmiotowi zarządzającemu systemem e-CODEX	do 1 stycznia 2023 r.
5	Przeniesienie praw własności intelektualneji praw do użytkowania	Przekazanie systemu e-CODEX oraz powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów wymienionych w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850 przeprowadzone wraz ze wszystkimi prawami własności intelektualnej i prawami do użytkowania	1. Wyczerpujące oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX dotyczące praw własności intelektualnej i praw do użytkowania w odniesieniu do wszystkich elementów systemu e-CODEX oraz powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów wymienionych w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850. 2. Oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX, że podmiot ten i jego członkowie są uprawnieni do przekazania eu-LISA wszystkich praw własności intelektualnej i praw do użytkowania, o których mowa w poz. 1, w sposób umożliwiający eu-LISA wykonywanie jej obowiązków zgodnie z art. 7 rozporządzenia (UE) 2022/850.	Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia
			3. Oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX o całkowitym i nieodpłatnym przekazaniu na rzecz eu-LISA wszystkich praw własności intelektualnej i praw do użytkowania, o których mowa w pkt 1.
6	Rozpatrzenie wszystkich wniosków o wsparcie otrzymanych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX przed przejęciem przez eu-LISA odpowiedzialności za system	Wszystkie wnioski o wsparcie otrzymane przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX przed przejęciem przez eu-LISA odpowiedzialności za systemem zostały zamknięte lub eu-LISA potwierdziła, że je przejmie	1. Wykaz nierozpatrzonych wniosków o wsparcie przedstawiony przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX. 2. Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w sprawie ich przejęcia, wraz z wyraźnym oświadczeniem podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX, że porozumienie nie ma wpływu na użytkownika końcowego i że nie oznacza opóźnienia w rozpatrywaniu wniosku o wsparcie.	Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia
7	Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia	Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii wypełnienia kryteriów pomyślnego przebiegu procesu przekazania i pomyślnego zakończenia tego procesu	Wspólny wniosek podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia	Między 1 lipca a 31 grudnia 2023 r.

6. KRYTERIA POMYŚLNEGO PRZEBIEGU PROCESU PRZEJĘCIA

Celem procesu przekazania i przejęcia jest zapewnienie, aby w odniesieniu do każdego artefaktu i każdego przekazanego składnika aktywów system e-CODEX, wiedza dotycząca jego obsługi, wiedza techniczna oraz najlepsze praktyki i techniki związane z usługami świadczonymi przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX zostały prawidłowo przejęte przez eu-LISA po zakończeniu procesu testowania.

Proces testowania w ramach przejęcia ma polegać na przeprowadzeniu szeregu testów przygotowanych w celu potwierdzenia, że eu-LISA zdobyła odpowiednią wiedzę dotyczącą obsługi systemu i jest gotowa do prowadzenia działań, które ma przejąć. Specyfikacje dotyczące testów dostarcza podmiot zarządzający systemem e-CODEX.

Jeżeli test zakończy się niepowodzeniem, poziom jego wpływu należy określić w następujący sposób:

Poziom wpływu	Skutki dla usługi
1	Nie można świadczyć usługi
2	Nie można prawidłowo świadczyć odpowiednich usług i nie można obejść problemu
3	Niewielki wpływ na odpowiednie usługi

Przypadki testowe mają obejmować konkretne procesy, które mają zastosowanie do przejmowanych aktywów. Przypadki testowe należy pogrupować według głównych procesów; wykonanie wszystkich testów dotyczących danego głównego procesu ma na celu potwierdzenie gotowości eu-LISA.

Wykonanie testu kończy się po spełnieniu wszystkich następujących kryteriów pomyślnego przebiegu:

a) Żadna wada o poziomie wpływu 1 nie posiada statusu otwartego. Jeżeli napotkano wadę o poziomie wpływu 1:

(i) należy wstrzymać test;

(ii) należy naprawić wadę;

(iii) zakończony niepowodzeniem przypadek testowy i wszelkie powiązane z nim przypadki należy powtarzać do czasu usunięcia wady;

(iv) test musi zakończyć się pomyślnie.

b) Żadna wada o poziomie wpływu 2 nie posiada statusu otwartego;

c) w przypadku maksymalnie 10 % przypadków testowych stwierdzono wady o poziomie wpływu 3.

W tym celu w terminach określonych w poniższej tabeli należy spełnić co najmniej następujące kryteria, a eu-LISA musi potwierdzić, że zostały spełnione.

	Kryterium	Wskaźnik służący do monitorowania	Sposób weryfikacji	Termin
1	Transfer wiedzy dotyczącej poszczególnych elementów systemu e-CODEX	Personel eu-LISA wziął udział we wszystkich przeprowadzonych sesjach szkoleniowych	Potwierdzenie przez eu-LISA	do 1 lipca 2023 r.
2	Przekazanie wszystkich elementów systemu e-CODEX	Otrzymano wszystkie źródła i zakończono prace nad wszystkimi dokumentami	Potwierdzenie przez eu-LISA	do 1 lipca 2023 r.
3	Przydzielenie wystarczających zasobów w eu-LISA	1. Rekrutacja personelu ds. projektu e-CODEX do 1 stycznia 2023 r. 2. Wyznaczenie kierownika projektu 3. Wyznaczenie personelu technicznego do przeszkolenia	Potwierdzenie przez eu-LISA	do 1 stycznia 2023 r.
4	Utworzenie grupy doradczejds. e-CODEX	Utworzenie grupy doradczej i zorganizowanie jej posiedzeń odbywających się co najmniej raz na dwa miesiące podczas procesu przekazania i przejęcia zgodnie z art. 12 rozporządzenia (UE) 2022/850	1. Potwierdzenie przez eu-LISA utworzenia grupy doradczej ds. e-CODEX, zgłoszenie jej składu i dostarczenie protokołu z jej pierwszego posiedzenia 2. Protokoły z trzech pierwszych posiedzeń grupy doradczej ds. e-CODEX	Odnośnie do poz. 1: 28 lutego 2023 r.; Odnośnie do poz. 2: do 30 czerwca 2023 r.
5	Utworzenie Rady Programowej e-CODEX	Utworzenie Rady Programowej e-CODEX i zorganizowanie jej posiedzeń podczas procesu przekazania i przejęcia zgodnie z art. 13 rozporządzenia (UE) 2022/850	1. Potwierdzenie przez eu-LISA utworzenia Rady Programowej e-CODEX i zgłoszenie jej składu 2. Protokoły z posiedzeń Rady Programowej e-CODEX podczas procesu przekazania i przejęcia	Odnośnie do poz. 1: 1 stycznia 2023 r.; Odnośnie do poz. 2: do 30 czerwca 2023 r.
6	Transfer danych	Wszystkie stosowne dane, w tym między innymi zgłoszenia serwisowe, dane uwierzytelniające użytkowników itp., przekazano eu-LISA w formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA	Potwierdzenie przez eu-LISA	do 1 lipca 2023 r.
7	Transfer danych historycznych dotyczących wszelkich problemów	W formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA	Potwierdzenie przez eu-LISA	do 1 lipca 2023 r.
8	Przekazanie nierozwiązanych problemów	W formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA	Potwierdzenie przez eu-LISA	Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia
9	Przekazanie zarządzania użytkownikami, w tym użytkownikami końcowymi (dostęp do narzędzia konfiguracji, centralnejplatformy testów...)	W formie zrzutu bazy danych lub w innym formacie uzgodnionym między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA	Przekazanie danych uwierzytelniających, import tych danych do infrastruktury eu-LISA i potwierdzenie przez wybranych użytkowników końcowych dostępu do poszczególnych elementów systemu	do 1 lipca 2023 r.
10	Przejęcie funkcji działu pomocy: - procesów działu pomocy, - zarządzania incydentami, - wsparcia technicznego, - wniosków o wsparcie.	Zrozumiano dany proces i wprowadzono procedury robocze, dzięki którym zespół przejmujący może wykonywać swoje bieżące zadania	Narzędzie zarządzania zgłoszeniami jest do dyspozycji, jest dostępne i wszystkie zgłoszenia przeniesiono do narzędzia eu-LISA (funkcyjna skrzynka pocztowa, jeżeli istnieje, szablony udzielania wsparcia, baza wiedzy dotyczącej wsparcia itp.)	Data złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia
11	Dane uwierzytelniaj ące służące do dostępu do aplikacji	Przekazanie wykazów użytkowników i odpowiednich danych uwierzytelniających do eu-LISA z uwzględnieniem środków bezpieczeństwa i zaleceń dotyczących tego rodzaju danych	Użytkownicy otrzymali swoje dane uwierzytelniające i informacje służące do połączenia	do 1 lipca 2023 r.
12	Przejęcie działań wdrożeniowych	Wykaz zaległości, plany i wszelka istotna dokumentacja bądź powiązane wnioski o wprowadzenie zmian (RfC) lub zgłoszenia	Działania wdrożeniowe zostały wyraźnie zidentyfikowane i przygotowano plany zakończenia działań rozpoczętych	do 1 lipca 2023 r.
13	Przejęcie działań w zakresie tworzenia programowania	Wykaz zaległości, plany i wszelka istotna dokumentacja bądź powiązane RfC lub zgłoszenia	Działania w zakresie tworzenia programowania zostały wyraźnie zidentyfikowane i przygotowano plany zakończenia działań rozpoczętych	do 1 lipca 2023 r.
14	Przejęcie działań testowych	Wykaz zaległości, plany i wszelka istotna dokumentacja bądź powiązane RfC lub zgłoszenia	Działania testowe zostały wyraźnie zidentyfikowane i przygotowano plany zakończenia działań rozpoczętych	do 1 lipca 2023 r.
15	Przejęcie działań dotyczących zarządzania zmianami i wersjami	Wykaz zaległości, plany i wszelkie istotne RfC lub dokumentacja	Wszystkie otwarte RfC i plan wersji przejęte i włączone do ogólnego planu projektu	do 1 lipca 2023 r.
16	Dostępność infrastruktury i zarządzanie infrastrukturą	Otrzymano informacje na temat wszystkich wymogów dotyczących infrastruktury i wypełniono te wymogi Udostępnienie i dostarczenie eu-LIsA wszystkich zidentyfikowanych aktywów e-CODEX	Wszystkie zainteresowane strony posiadają odpowiedni dostęp do wszystkich elementów. Potwierdzenie przez eu-LISA przygotowania i uruchomienia infrastruktury służącej do tworzenia oprogramowania.	do 1 lipca 2023 r.
17	Zarządzanie bezpieczeństwem	Wszystkie wymogi i zalecenia dotyczące bezpieczeństwa przekazane eu-LISA i wdrożone przez agencję	Należy udostępnić następującą dokumentację: - zasady bezpieczeństwa, - plan bezpieczeństwa, - środki bezpieczeństwa dotyczące zarządzania użytkownikami, - plan ciągłości działania. Agencja eu-LISA powinna potwierdzić wdrożenie powyższych elementów.	do 1 lipca 2023 r.
18	Plan informacyjny	Należy przygotować plan informacyjny w celu powiadomienia wszystkich użytkowników i wszystkie zainteresowane strony o nadchodzącejzmianie usługodawcy i o nowych kanałach i procedurach komunikacji.	Powiadomienia otrzymane od eu-LISA przez wszystkich użytkowników i zainteresowane strony przed końcem okresu przekazania/ przejęcia w celu poinformowania ich o nowych procedurach pracy: dane uwierzytelniające, adresy URL, strony internetowe, narzędzie zgłoszeniowe itp.	do 1 lipca 2023 r.
19	Ostateczne uspójnienie danych	Ostateczne wypełnienie braków w aktywach dostarczonych eu-LISA na początku procesu przekazania/przejęcia.	1. Sprawdzenie połączeń ze wszystkimi niezbędnymi elementami, zgodnie z potrzebami użytkowników i zainteresowanych stron (dostępności serwerów). 2. Import ostatniego stanu. 3. Sprawdzenie, czy wszystkie niezbędne aktualizacje są instalowane na serwerach, jeśli dotyczy. 4. Przekazanie, w stosownych przypadkach, haseł z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA. 5. Import do odpowiedniej infrastruktury różnicy między pierwotnym pakietem przekazanym eu-LISA na początku procesu przekazania/ przejęcia a jego kształtem na końcu tego procesu.	1 lipca 2023 r.
20	Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia	Porozumienie między podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX a eu-LISA w kwestii wypełnienia kryteriów pomyślnego przebiegu procesu przekazania i pomyślnego zakończenia tego procesu	Wspólny wniosek podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia	Między 1 lipca a 31 grudnia 2023 r.

7. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ LUB PRAWA DO UŻYTKOWANIA

Podmiot zarządzający systemem e-CODEX przekazuje eu-LISA prawa własności intelektualnej i prawa do użytkowania dotyczące systemu e-CODEX oraz powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów wymienionych w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850 do dnia złożenia przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA wspólnego wniosku do Komisji o stwierdzenie pomyślnego zakończenia procesu przekazania i przejęcia.

Agencja eu-LISA otrzymuje te prawa bezpłatnie i bez ograniczeń, stając się ich jedynym właścicielem.

Agencja eu-LISA jest zobowiązana do dalszego udostępniania tych elementów oprogramowania i ich kolejnych wersji na zasadach licencji publicznej Unii Europejskiej (EUPL).

8. HARMONOGRAM

W zależności od dostępności poszczególnych podmiotów (podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX oraz eu-LISA) harmonogram zostanie poddany przeglądowi i zatwierdzony na pierwszym spotkaniu poświęconym ustaleniu zakresu działań.

Czas trwania kursów specjalistycznych (orientacyjny):

	Element	Wsparcie przekazania	Czas trwania (orientacyjny)	Kolejność
Pozycje do opracowania i obsługi	Narzędzie konfiguracji - CMT	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Narzędzie konfiguracji"	2 dni	4
	Centralna platforma testowa - CTP	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Centralna platforma testowa"	2 dni	5
	Serwer repozytoriów (obecnie: Nexus)	Kurs specjalistyczny "Opracowanie systemu i infrastruktura"	2 dni	6
	Serwer integracji (obecnie: Jenkins)
	Repozytorium kodu źródłowego (obecnie: Gitblit)
Pozycje do opracowania i dostarczenia	Architektura e-CODEX	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Informacje ogólne na temat e-CODEX"	4 dni	1
	Pakiet oprogramowania typu "Connector"	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Connector"	20 dni	2
	Schematy przypadków użycia	Dokumentacja Kurs specjalistyczny "Schematy"	10 dni	3

9. STRUKTURA PROTOKOŁU PRZEKAZANIA SPORZĄDZANEGO PRZEZ PODMIOT ZARZĄDZAJĄCY SYSTEMEM e-CODEX

Protokół przekazania stanowi podsumowanie wszystkich czynności wykonanych w ramach przekazania:

a) wykaz aktywów i artefaktów przekazanych do eu-LISA na koniec okresu przekazania;

b) opis i treść wszystkich warsztatów zorganizowanych podczas przekazania;

c) wykaz prezentacji i powiązanych dokumentów przedstawionych podczas warsztatów;

d) wykaz wyciągniętych wniosków;

e) wykaz nierozwiązanych problemów na koniec przekazania;

f) zakończenie i gotowość eu-LISA.

10. STRUKTURA SPRAWOZDANIA Z PRZEJĘCIA SPORZĄDZANEGO PRZEZ EU-LISA

Głównym produktem eu-LISA na tym etapie jest sprawozdanie z przejęcia. Dokument ten zawiera m.in. następujące informacje:

a) oświadczenie o gotowości do przejęcia projektu;

b) wykazanie w odniesieniu do każdego procesu, że eu-LISA jest faktycznie gotowa do przejęcia danych działań;

c) realizowany plan testów oraz wyniki każdego testu. Zakres testów ma obejmować wszystkie zasoby i działania wykonane w tym okresie oraz zgodnie z kryteriami zakończenia określonymi we wcześniejszej części dokumentu.

W sprawozdaniu z przejęcia powinny znaleźć się informacje dotyczące co najmniej następujących elementów:

a) środki bezpieczeństwa;

b) transfer i uzyskanie wiedzy:

(i) przekazanie dokumentacji;

(ii) transfer danych;

(iii) przekazanie zgłoszeń (o statusie zamkniętym i otwartym);

(iv) spotkania techniczne;

(v) sesje szkoleniowe;

(vi) sesje praktyczne;

(vii) sesje obserwacji pracy;

(viii) w stosownych przypadkach równoległe próby generalne.

c) wdrożone procedury, jeżeli dotyczy;

d) finalizacja procesu przejęcia i działania kończące:

(i) stan połączeń systemu e-CODEX (wszystkie niezbędne elementy są osiągalne);

(ii) istnieją kopie zapasowe danych;

(iii) na serwerach zainstalowano wszystkie niezbędne aktualizacje;

(iv) przekazanie danych uwierzytelniających i haseł.

DODATEK

STRUKTURA DOKUMENTU PRZEKAZANIA

Rejestr zmian w dokumencie

Wersja	Data wprowadzenia		Zmienione punkty	Zmiany

SPIS TREŚCI

1. DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE I DOKUMENTY POWIĄZANE

1.1. Dokumenty źródłowe

1.2. Dokumenty powiązane

2. TERMINOLOGIA

2.1. Skróty i akronimy

3. WPROWADZENIE

3.1. Cel dokumentu

3.2. Odbiorcy docelowi

4. ZAŁOŻENIA I RYZYKO

4.1. Założenia i warunki wstępne

4.2. Ryzyko

5. PODEJŚCIE STOSOWANE W PROCESIE PRZEKAZANIA I PRZEJĘCIA

5.1. Spotkanie inauguracyjne

5.2. Spotkania dotyczące synchronizacji

5.3. Plan przekazania

5.4. Wstępne przekazanie aktywów

5.4.1. Aplikacje

5.4.2. Dokumentacja

5.4.3. Procedury

5.4.4. Wykaz zaległości (wnioski o zmianę, zgłoszenia, problemy itp.)

6. OSTATECZNE PRZEKAZANIE AKTYWÓW

6.1. Aplikacje

6.2. Dokumentacja

6.3. Procedury

6.4. Wykaz zaległości (wnioski o zmianę, zgłoszenia, problemy itp.)

7. TRANSFER WIEDZY

8. DANE KONTAKTOWE DOTYCZĄCE PRZEKAZANIA

9. DANE KONTAKTOWE DOTYCZĄCE PRZEJĘCIA

10. POTRZEBY INFRASTRUKTURALNE W EU-LISA

10.1. Aplikacje

10.2. Wymogi w zakresie sprzętu/systemu

10.3. COTS (oprogramowanie z półki)

11. WYMOGI W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA

12. HARMONOGRAM WARSZTATÓW

12.1. Ogólny warsztat dotyczący wszystkich usług

12.2. Warsztaty dotyczące udzielania pomocy i obsługi systemu

12.3. Warsztaty dotyczące instalacji i testowania

12.3.1. Instalacja

12.3.2. Testy

12.3.3. Warsztaty dotyczące innych tematów

12.3.4. Warsztaty poświęcone pytaniom i odpowiedziom oraz obserwacji pracy

13. KRYTERIA POMYŚLNEGO PRZEBIEGU PROCESU PRZEKAZANIA I POMYŚLNEGO ZAKOŃCZENIA TEGO PROCESU

14. OKRES OBSERWACJI PRACY, PRZEKAZANIE ODPOWIEDZIALNOŚCI I OKRES PO PRZEKAZANIU

15. PLANOWANIE

15.1. Planowanie na wysokim szczeblu

15.2. Plany szczegółowe

16. PLAN TESTÓW W RAMACH PRZEJĘCIA

17. MATERIAŁY DOTYCZĄCE PRZEKAZANIA

18. POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ I PRAW DO UŻYTKOWANIA

Tabela zawierająca informacje o tabelach (fakultatywnie)

Tabela 1: Dokumenty źródłowe

Tabela 2: Dokumenty powiązane

Tabela 3: Skróty i akronimy

Uwaga: Tekst umieszczony w poniższych sekcjach dokumentu ma charakter wyłącznie przykładowy. Podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA mogą w stosownych przypadkach zmienić strukturę dokumentu na potrzeby swoich działań, pod warunkiem że dokument będzie zawierał szczegółowe informacje dotyczące elementów wymienionych w sekcji 3 załącznika.

1. DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE I DOKUMENTY POWIĄZANE

1.1. Dokumenty źródłowe

ID	Tytuł	Odniesienie	Wersja

Tabela 1: Dokumenty źródłowe

1.2. Dokumenty powiązane

ID	Tytuł	Odniesienie	Wersja

Tabela 2: Dokumenty powiązane

2. TERMINOLOGIA

2.1. Skróty i akronimy

Skrót lub akronim	Znaczenie

Tabela 3: Skróty i akronimy

3. WPROWADZENIE

3.1. Cel dokumentu

[Celem dokumentu jest opisanie podejścia, które będzie stosowane w procesie przekazania i przejęcia systemu e-CODEX. Przekazanie i przejęcie obejmuje przeniesienie wszystkich dokumentów i pakietów aplikacji, a także transfer wiedzy z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA.]

3.2. Odbiorcy docelowi

[Wykaz odbiorców docelowych]

4. ZAŁOŻENIA I RYZYKO

4.1. Założenia i warunki wstępne

[W tej sekcji należy jasno wskazać i wymienić założenia i warunki wstępne określone zarówno przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX, jak i eu-LISA]

4.2. Ryzyko

[Podmiot zarządzający systemem e-CODEX oraz eu-LISA zastosują wszelkie niezbędne środki, aby proces przekazania i przejęcia zakończył się powodzeniem, a ryzyko zostało zminimalizowane. Informacje o każdym ryzyku, którego nie można ograniczyć i które wpływa na rezultat procesu przekazania i przejęcia, zostaną jak najszybciej przekazane Komisji.]

Ryzyko	Właściciel ryzyka	Ograniczenie ryzyka

5. PODEJŚCIE STOSOWANE W PROCESIE PRZEKAZANIA I PRZEJĘCIA

[Celem przekazania jest:

– fizyczne przekazanie wszystkich niezbędnych materiałów (pakietów oprogramowania, dokumentacji, zgłoszeń itp.),

– transfer wiedzy o aplikacji za pomocą warsztatów szkoleniowych i obserwacji pracy,

– transfer wiedzy o obsłudze aplikacji za pomocą warsztatów szkoleniowych i obserwacji pracy,

– przeniesienie odpowiedzialności za wszystkie usługi z podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX do eu-LISA.

W przypadku działań związanych z przejęciem celem jest przeprowadzenie transferu i uzyskania wiedzy w drodze:

– udziału w transferze wiedzy, wsparciu i szkoleniach prowadzonych przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX,

– analizy i oceny stanu i przydatności przejętych informacji. W przypadku stwierdzenia, że jakiekolwiek informacje wymagają poprawy, sprawę kieruje się do Komisji,

– zorganizowania, monitorowania i dopracowania równoległego uruchomienia i obsługi systemu (prób generalnych), w stosownych przypadkach;

– udziału w doraźnych spotkaniach technicznych z podmiotem zarządzającym systemem e-CODEX;

– przygotowania danych, integracji danych i załadowania ich w narzędziach eu-LISA.]

5.1. Spotkanie inauguracyjne

[Wszystkie działania związane z przekazaniem i przejęciem rozpoczynają się od spotkania inauguracyjnego z udziałem wszystkich zaangażowanych stron. Podczas tego spotkania przedstawione zostaną role i obowiązki oraz plany na wysokim szczeblu.]

5.2. Spotkania dotyczące synchronizacji

[Regularne spotkania koordynacyjne kadry kierowniczej, odbywające się co dwa tygodnie z udziałem wszystkich stron, służące śledzeniu stanu działań związanych z przekazaniem i przejęciem oraz umożliwieniu podmiotowi zarządzającemu systemem e-CODEX oraz eu-LISA synchronizacji działań].

5.3. Plan przekazania

[Wszystkie czynności związane z przekazaniem są opisane w planie przekazania tj. w niniejszym dokumencie.]

5.4. Wstępne przekazanie aktywów

[Na początku procesu przekazania i przejęcia planuje się wstępne przekazanie wszystkich materiałów. Obejmuje to co najmniej: najnowszą wersję pakietów aplikacji (wraz z dokumentacją), aktualny spis oprogramowania i dokumentacji oraz wyciąg z bazy danych dotyczących zgłoszeń (lub te same informacje w innym formacie).]

5.4.1. Aplikacje

[Wykaz aktywów do przekazania]

5.4.2. Dokumentacja

[Wykaz aktywów do przekazania]

5.4.3. Procedury

[Wykaz aktywów do przekazania]

5.4.4. Wykaz zaległości (wnioski o zmianę, zgłoszenia, problemy itp.)

[Wykaz aktywów do przekazania]

6. OSTATECZNE PRZEKAZANIE AKTYWÓW

[W momencie przekazania odpowiedzialności podmiot zarządzający systemem e-CODEX dostarcza ostateczną (aktualną) wersję każdego składnika aktywów, który został zmodyfikowany w okresie przekazania i przejęcia, a także nowy wyciąg z bazy danych dotyczących zgłoszeń (lub te same informacje w innym formacie).]

6.1. Aplikacje

[Wykaz aktywów do przekazania]

6.2. Dokumentacja

[Wykaz aktywów do przekazania]

6.3. Procedury

[Wykaz aktywów do przekazania]

6.4. Wykaz zaległości (wnioski o zmianę, zgłoszenia, problemy itp.)

[Wykaz aktywów do przekazania]

7. TRANSFER WIEDZY

[Przekazanie wiedzy podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX odbywa się podczas szeregu warsztatów i sesji obserwacji pracy odbywających się w okresie przekazania i przejęcia systemu. Takie podejście, wraz ze wsparciem w okresie po przekazaniu, zapewni pełny transfer wiedzy dotyczącej obsługi systemu.

Wszystkie warsztaty będą oparte na specjalnie przygotowanych prezentacjach/dokumentach pochodzących z poprzednich szkoleń lub dostosowanych do konkretnych potrzeb przez podmiot zarządzający systemem e-CODEX. Prezentacje dostarcza się eu-LISA na tydzień przed każdym warsztatem].

8. DANE KONTAKTOWE DOTYCZĄCE PRZEKAZANIA

[Wpisać dane kontaktowe]

9. DANE KONTAKTOWE DOTYCZĄCE PRZEJĘCIA

[Wpisać dane kontaktowe]

10. POTRZEBY INFRASTRUKTURALNE W EU-LISA

10.1. Aplikacje

10.2. Wymogi w zakresie sprzętu/systemu

10.3. COTS (oprogramowanie z półki)

11. WYMOGI W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA

[W tej sekcji należy opisać środki, które mają być wprowadzone przez eu-LISA, uwzględniając następujące elementy:

– ogólne zarządzanie bezpieczeństwem na poziomie projektu,

– zarządzanie bezpieczeństwem na poziomie systemu obejmujące środki bezpieczeństwa na poziomie całego systemu e-CODEX i wszystkich jego elementów, w tym infrastruktury,

– zarządzanie bezpieczeństwem na poziomie aplikacji, obejmujące aplikacje objęte zakresem działań eu-LISA,

– zarządzanie bezpieczeństwem na poziomie sieci,

– procesy i procedury zarządzania użytkownikami w zakresie zarządzania, aktualizowania i prowadzenia wykazu upoważnionych użytkowników, danych uwierzytelniających użytkowników, praw dostępu i uprawnień.

Ponadto eu-LISA powinna być w stanie przedstawić na żądanie następujące dokumenty:

– zasady bezpieczeństwa,

– plan bezpieczeństwa,

– środki bezpieczeństwa dotyczące zarządzania użytkownikami,

– plan ciągłości działania, z uwzględnieniem wymagań w zakresie przywrócenia gotowości do pracy po wystąpieniu sytuacji nadzwyczajnej.]

12. HARMONOGRAM WARSZTATÓW

12.1. Ogólny warsztat dotyczący wszystkich usług

[Data Wpisać datę

Czas trwania Wpisać czas trwania

Lokalizacja Wpisać lokalizację

Odbiorcy Wszyscy

Zakres Wprowadzenie i funkcjonalny przegląd wszystkich aplikacji i usług systemu e-CODEX.]

12.2. Warsztaty dotyczące udzielania pomocy i obsługi systemu

[Data Wpisać datę

Czas trwania Wpisać czas trwania

Lokalizacja Wpisać lokalizację

Odbiorcy Zespół działu pomocy

_Zk Wsparcie, rozwiązywanie incydentów, zgłaszanie, powiadomienia, zarządzanie

^ares bezpieczeństwem itp.]

12.3. Warsztaty dotyczące instalacji i testowania

12.3.1. Instalacja

[Data Wpisać datę

Czas trwania Wpisać czas trwania

Lokalizacja Wpisać lokalizację

Odbiorcy Zespół techniczny

Zakres instalacje wersji i poprawek]

12.3.2. Testy

[Data Wpisać datę

Czas trwania Wpisać czas trwania

Lokalizacja Wpisać lokalizację

Odbiorcy Zespół ds. testów

Zakres testy wszystkich aplikacji]

12.3.3. Warsztaty dotyczące innych tematów

[Data Wpisać datę

Czas trwania Wpisać czas trwania

Lokalizacja Wpisać lokalizację

Odbiorcy W zależności od doraźnych potrzeb

Zakres Wszystkie pozostałe kwestie]

12.3.4. Warsztaty poświęcone pytaniom i odpowiedziom oraz obserwacji pracy

[Data Wpisać datę

Czas trwania Wpisać czas trwania

Lokalizacja Wpisać lokalizację

Odbiorcy W zależności od doraźnych potrzeb

Zakres W zależności od tematu]

13. KRYTERIA POMYŚLNEGO PRZEBIEGU PROCESU PRZEKAZANIA I POMYŚLNEGO ZAKOŃCZENIA TEGO PROCESU

[Wymienić kryteria zgodnie z kryteriami wymienionymi w rozdziałach 5 i 6 załącznika oraz w akcie wykonawczym, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) 2022/850 ⁴ ]

14. OKRES OBSERWACJI PRACY, PRZEKAZANIE ODPOWIEDZIALNOŚCI I OKRES PO PRZEKAZANIU

15. PLANOWANIE

15.1. Planowanie na wysokim szczeblu

[Może to być schemat z istotnymi kamieniami milowymi]

15.2. Plany szczegółowe

[w postaci pliku mpp]

16. PLAN TESTÓW W RAMACH PRZEJĘCIA

[Proces testowania w ramach przejęcia polega na przeprowadzeniu szeregu testów przygotowanych w celu potwierdzenia uzyskania odpowiedniej wiedzy dotyczącej obsługi systemu i gotowości do prowadzenia przejmowanych działań.

Każdy przypadek testowy będzie przypisany do określonego zespołu (zespołów), a członkowie każdego zespołu będą musieli współpracować w celu wykonania określonych kroków. Zadaniem osoby wykonującej testy jest wykonanie przypadków testowych określonych w niniejszym planie, a następnie interpretacja i udokumentowanie wyniku każdego przypadku testowego.

Kryteria dopuszczalności określono w załączniku.

Przypadki testowe powinny obejmować wszystkie elementy wymienione w podejściu dotyczącym przekazania i przejęcia.

W trakcie procesu przekazania i przejęcia plan testów może zostać odpowiednio rozszerzony i w razie potrzeby można dodać szczegółowe przypadki testowe.

Sprawozdanie z testów będzie zawierało wynik każdego testu.]

17. MATERIAŁY DOTYCZĄCE PRZEKAZANIA

[Szczegółowy wykaz materiałów zidentyfikowanych w ramach przekazania i przejęcia, które zostaną udostępnione eu-LISA.]

18. POSTANOWIENIA DOTYCZĄCE PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ I PRAW DO UŻYTKOWANIA

[Wyczerpujące oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX dotyczące praw własności intelektualnej i praw do użytkowania w odniesieniu do wszystkich elementów systemu e-CODEX oraz powiązanego z nim oprogramowania, dokumentacji i innych aktywów wymienionych w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850.

Oświadczenie podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX, że podmiot ten i jego członkowie są uprawnieni do przekazania eu-LISA wszystkich praw własności intelektualnej i praw do użytkowania, o których mowa powyżej, w sposób umożliwiający eu-LISA wykonywanie jej obowiązków zgodnie z art. 7 rozporządzenia (UE) 2022/850.]

1 Dz.U. L 150 z 1.6.2022, s. 1.

2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 39).

3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/850 z dnia 30 maja 2022 r. w sprawie informatycznego systemu trans- granicznej elektronicznej wymiany danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych (system e-CODEX) oraz w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) 2018/1726 (Dz.U. L 150 z 1.6.2022, s. 1). b) wszystkie aktywa i artefakty, które mają zostać przekazane na początku okresu przekazania i na jego końcu (wstępne przekazanie aktywów i ostateczne przekazanie aktywów). Definicje "wstępnego przekazania aktywów" i "ostatecznego przekazania aktywów" przedstawiono w dodatku do niniejszego załącznika; c) wszystkie szkolenia, warsztaty, sesje informacyjne i sesje obserwacji pracy, które zostaną zaplanowane; d) wszystkie obowiązujące procedury robocze podmiotu zarządzającego systemem e-CODEX. Jeżeli procedury te nie zostały udokumentowane, należy je wyraźnie określić, udokumentować i przekazać do eu-LISA; e) dane kontaktowe wszystkich zaangażowanych stron w całym okresie wykonywania czynności związanych z przekazaniem i przejęciem, wraz z macierzą ról i odpowiedzialności; f) jasne, możliwe do zweryfikowania i obiektywne kryteria oceny pomyślnego przebiegu procesu przekazania i przejęcia; g) specyfikacje testów służących ocenie poprawności wykonania procesu przejęcia; h) postanowienia dotyczące praw własności intelektualnej lub praw do użytkowania związanych z systemem e-CODEX oraz powiązanych z nim oprogramowaniem, dokumentacją i innymi aktywami wymienionymi w załączniku do rozporządzenia (UE) 2022/850, co umożliwi eu-LISA wykonywanie jej obowiązków zgodnie z art. 7 rozporządzenia (UE) 2022/850.

4 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/850 z dnia 30 maja 2022 r. w sprawie informatycznego systemu trans- granicznej elektronicznej wymiany danych w obszarze współpracy sądowej w sprawach cywilnych i współpracy wymiarów sprawiedliwości w sprawach karnych (system e-CODEX) oraz w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) 2018/1726 (Dz.U. L 150 z 1.6.2022, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2022.326.34
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja wykonawcza 2022/2520 w sprawie szczegółowych ustaleń dotyczących procesu przekazania i przejęcia systemu e-CODEX
• Data aktu: 20/12/2022
• Data ogłoszenia: 21/12/2022
• Data wejścia w życie: 10/01/2023