Rezolucja 2022/1783 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji Kształcenia (ETF) za rok budżetowy 2020

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2022/1783

z dnia 4 maja 2022 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji Kształcenia (ETF) za rok budżetowy 2020

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji Kształcenia za rok budżetowy 2020,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Zatrudnienia i Spraw Socjalnych,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0105/2022),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Europejskiej Fundacji Kształcenia (zwanej dalej "Fundacją") na rok budżetowy 2020 wyniósł 20 957 000 EUR, czyli 2,00 % więcej niż w 2019 r.; mając na uwadze, że budżet Fundacji pochodzi w całości z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Fundacji za rok budżetowy 2020 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Fundacji jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w roku budżetowym 2020 doprowadziły do osiągnięcia wysokiego wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,88 %, co oznacza nieznaczny spadek o 0,08 % w porównaniu z rokiem 2019; przyjmuje do wiadomości, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 95,65 %, co oznacza spadek o 0,25 % w porównaniu z poprzednim rokiem;

2. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium pragnie podkreślić szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii przez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności oraz wdrażanie koncepcji budżetowania celowego i właściwego zarządzania zasobami ludzkimi;

Skuteczność

3. zauważa, że Fundacja wykorzystuje pewne środki, takie jak badania, jako kluczowe wskaźniki skuteczności działania do pomiaru wyników, oraz inne środki, takie jak wykonanie środków na zobowiązania, wskaźnik anulowania środków na płatności, płatności w terminie, wskaźnik wykonania, do usprawnienia zarządzania budżetem; z zadowoleniem odnotowuje, że Fundacja dodała cztery kluczowe wskaźniki skuteczności do pomiaru wartości dodanej swojej działalności w 2020 r.;

4. zauważa, że Fundacja osiągnęła wskaźnik realizacji działań na poziomie 86,84 %, co stanowi nieznaczny spadek w porównaniu z 2019 r., a wskaźnik terminowego wykonania zadań wyniósł 75,94 %; zauważa, że Fundacja osiągnęła cele dla prawie wszystkich kluczowych wskaźników skuteczności działania; zauważa, że w 2020 r. pandemia COVID-19 negatywnie wpłynęła na realizację działań Fundacji;

5. zauważa, że w 2020 r. Fundacja uruchomiła sieć doskonałości, oferującą platformę, która umożliwia nawiązanie partnerstwa między nowymi i istniejącymi centrami doskonałości; zauważa ponadto, że Fundacja stworzyła narzędzia wspierające cyfrowe uczenie się, takie jak SELFIE (narzędzie do samooceny), które jest obecnie wykorzystywane w Europie Południowo-Wschodniej, Turcji i w trzech wybranych krajach należących do Partnerstwa Wschodniego;

6. zauważa, że jeżeli chodzi o wkład w realizację polityk działań zewnętrznych Unii w 2020 r., wiedza fachowa Fundacji posłużyła do formułowania, wdrażania i monitorowania unijnych programów wspierających rozwój kapitału ludzkiego o łącznej wartości około 305 mln EUR; zauważa, że Fundacja kontynuowała współpracę z międzynarodowymi i dwustronnymi podmiotami działającymi w dziedzinie rozwoju, takimi jak organizacje i instytucje finansowe;

7. z zadowoleniem przyjmuje stałą współpracę Fundacji z innymi agencjami, w szczególności z Europejskim Centrum Rozwoju Kształcenia Zawodowego (Cedefop) i Eurofound, która poprawiła skuteczność i umożliwiła znaczną wymianę wiedzy w ich dziedzinach specjalizacji;

8. z zadowoleniem przyjmuje w szczególności bieżącą inicjatywę Fundacji "Umiejętności na rzecz rozwoju przedsiębiorczości", która dotyczy potrzeby dostosowania i poprawy umiejętności, tak aby przedsiębiorstwa były w stanie reagować na wyzwania, w tym te wynikające z pandemii COVID-19, i stawiać im czoła, przyczyniać się do bardziej ekologicznych, integracyjnych i innowacyjnych społeczeństw oraz zwiększać zrównoważoną konkurencyjność i odporność;

9. z zadowoleniem przyjmuje działania Fundacji mające na celu pomoc krajom partnerskim Unii w wykorzystaniu potencjału ich kapitału ludzkiego i poprawie perspektyw zatrudnienia ich obywateli poprzez reformy w dziedzinie edukacji, szkolenia zawodowego, umiejętności i systemów rynku pracy w ramach polityki stosunków zewnętrznych Unii; podkreśla, że należy zapewnić odpowiednie zasoby kadrowe i finansowe umożliwiające Fundacji dalsze wykonywanie programu przy bardzo wysokim wskaźniku realizacji działań;

10. przyznaje, że cele i działania Fundacji są ściśle powiązane z polityką i działaniami Unii w dziedzinie kształcenia i szkolenia zawodowego, rozwoju społecznego, umiejętności i migracji;

Polityka kadrowa

11. zauważa, że w dniu 31 grudnia 2020 r. plan zatrudnienia został wykonany w 98,8 %, przy czym powołano 85 pracowników tymczasowych na 86 stanowiska dla pracowników tymczasowych zatwierdzone w ramach budżetu Unii (w porównaniu z 86 zatwierdzonymi stanowiskami w 2019 r.); odnotowuje ponadto, że w 2020 r. Fundacja zatrudniała 41 pracowników kontraktowych i 1 pracownika miejscowego;

12. zauważa, że jeśli chodzi o równowagę płci, w 2020 r. sześciu na dziesięciu członków kadry kierowniczej średniego i wyższego szczebla stanowiły kobiety (w porównaniu z 2019 r., kiedy liczba ta wynosiła pięć na dziewięć osób); zauważa, że 40 % członków zarządu to mężczyźni, a 60 % to kobiety, podczas gdy ogółem personel składa się w 32,3 % z mężczyzn i 67,7 % z kobiet; zwraca się do Fundacji, aby w przyszłości zapewniła lepszą równowagę płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla i wśród pracowników; apeluje do Komisji i państw członkowskich, by podczas mianowania swoich kandydatów na członków rady zarządzającej Fundacji uwzględniały znaczenie zapewnienia równowagi płci; zauważa, że chociaż ogłoszenia o naborze są szeroko publikowane, do Fundacji spływa duża liczba podań o pracę z kraju, w którym znajduje się jej siedziba - co wyjaśnia, dlaczego pracuje dla niej tak wielu obywateli Włoch (w 2020 r. 41 % pracowników Fundacji miało włoskie obywatelstwo); zauważa, że Fundacja stosuje procedurę selekcji opartą o kryteria merytoryczne, a w przypadku osób o takich samych kwalifikacjach wybiera kandydatów pochodzących z mniej reprezentowanych krajów; wzywa Fundację do dalszego zwiększania równowagi geograficznej wśród jej pracowników w celu zapewnienia właściwej reprezentacji obywateli wszystkich państw członkowskich, ze szczególnym uwzględnieniem szczebla kierowniczego;

13. zauważa z zadowoleniem, że Fundacja zaktualizowała swój podręcznik procedur, w którym znajdują się informacje na temat polityki zapobiegania molestowaniu; zauważa, że w 2020 r. Fundacja zorganizowała sesje monitorujące z psychologiem, aby wymienić się najlepszymi praktykami i omówić trudne sytuacje, które mogą pojawić się w toku prowadzonych spraw; zauważa, że przyjęto nową strategię dotyczącą zasobów ludzkich na lata 2021-2027, która przewiduje politykę zerowej tolerancji wobec niestosownych zachowań; zauważa z zadowoleniem, że w 2020 r. wszyscy nowi pracownicy wzięli udział w spotkaniu wprowadzającym na temat molestowania, a także w prezentacji przeprowadzonej przez zaufanych doradców;

14. zwraca uwagę, że trzeba unikać przeciążenia cyfrowego, i podkreśla, że pracownicy powinni pracować wyłącznie w godzinach pracy; z zadowoleniem przyjmuje nowe narzędzia Fundacji, które zostały niedawno wprowadzone w celu przekazywania wiadomości w godzinach pracy; wzywa pozostałe agencje do stosowania tej zasady jako dobrej praktyki;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

15. zauważa, że Fundacja opublikowała deklaracje interesów, a także życiorysy członków zarządu oraz kadry kierowniczej wyższego i średniego szczebla;

Udzielanie zamówień publicznych

16. zauważa, że jeśli chodzi o zamówienia publiczne, dążono do synergii z innymi instytucjami, wykonując systematyczną ocenę możliwości ad hoc w odniesieniu do wszystkich potrzeb w tym zakresie; zauważa, że w 2020 r. Fundacja była stroną 56 umów międzyinstytucjonalnych, 9 umów o gwarantowanym poziomie usług i 7 umów otwartych dla innych agencji; zauważa, że zespół ds. zamówień publicznych nadal aktywnie uczestniczył w pracach sieci starszych doradców ds. zamówień publicznych, która funkcjonuje w ramach sieci agencji UE;

17. z zadowoleniem zauważa, że w 2020 r. Fundacja zaczęła wdrażać zielone zamówienia publiczne; zauważa ponadto, że w ramach projektu dotyczącego elektronicznych zamówień publicznych Fundacja poczyniła postępy w odbiorze faktur elektronicznych (w 2020 r. 54 % faktur wypłynęło w formie elektronicznej, a w 2019 r. - 42 %) oraz odbiorze elektronicznych ofert we wszystkich otwartych procedurach przetargowych (e-przetargi i elektroniczne składanie ofert); zauważa, że oprócz przyrostu wydajności i mniejszego zużycia papieru w procedurze udzielania zamówień i w procesie płatności, wdrożenie projektu zagwarantowało ciągłość realizacji programu prac, w szczególności w okresie pracy zdalnej; zachęca Fundację do dalszego korzystania z innowacyjnych rozwiązań cyfrowych;

18. zauważa, że w 2020 r. średni czas oczekiwania na płatności skrócił się do 17,5 dnia, w porównaniu z 18,5 dnia w 2019 r.

Kontrola wewnętrzna

19. ubolewa, że w sprawozdaniu Trybunału stwierdzono, że Fundacja nie zastosowała się do zasady kontroli wewnętrznej nr 12 własnych ram kontroli wewnętrznej, zgodnie z którą wszystkie odstępstwa i przypadki niezgodności należy odnotowywać w wykazie odstępstw; zauważa, że Trybunał wykrył między innymi kilka odstępstw od ustalonych procedur, takich jak wykorzystanie podpisów elektronicznych w niektórych dokumentach, które wymagają podpisów własnoręcznych; zauważa, że Trybunał doszedł do wniosku, że podważa to przejrzystość i skuteczność systemu kontroli wewnętrznej Fundacji; wzywa Fundację, aby zwiększyła przejrzystość poprzez odnotowywanie wszystkich odstępstw w wykazie i wprowadzenie rozróżnienia między odstępstwami ex ante a przypadkami niezgodności ex post, oraz aby informowała organ udzielający absolutorium;

20. ubolewa, że w 2020 r. Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) nie przeprowadziła żadnych audytów wewnętrznych; zauważa, że IAS przeprowadziła strategiczną ocenę ryzyka, w wyniku której opracowano dokument dotyczący wieloletniego planowania, który został przyjęty przez radę zarządzającą; zauważa, że Fundacja oficjalnie zamknęła wszystkie poprzednie zalecenia wynikające z audytu IAS i nie ma zaległości, jeśli chodzi o zalecenia z audytów;

21. zauważa, że w 2018 r. Trybunał wydał w odniesieniu do Fundacji jedną uwagę, którą w 2019 r. uznano za zaległą; zauważa, że odnosi się ona do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi agencji pracy tymczasowej; Fundacja zastosowała w nim kryteria udzielenia zamówienia obejmujące głównie niekonkurencyjne elementy cen; przypomina wniosek Trybunału, że Fundacja powinna stosować kryteria udzielenia zamówienia, które koncentrują się na konkurencyjnych elementach cenowych; przyjmuje do wiadomości, że Fundacja zajmie się tą kwestią i w kolejnej procedurze dotyczącej pracowników tymczasowych włączy konkurencyjne elementy cenowe do kryteriów udzielenia zamówienia;

22. odnotowuje, że Fundacja przeprowadziła ocenę swojego systemu kontroli wewnętrznej; stwierdziła w niej, że skutecznie wdrożyła dwanaście zasad kontroli wewnętrznej, a pięć zasad funkcjonowało dobrze, ale konieczne były niewielkie usprawnienia; świadczy to o postępie w porównaniu z 2019 r.; wzywa Fundację do uwzględnienia w ocenie uwag Trybunału, w szczególności uwagi dotyczącej wykazu odstępstw;

23. zauważa, że Fundacja rozwija i wdraża swoją własną strategię zwalczania nadużyć finansowych, opracowaną z wykorzystaniem metodologii stworzonej przez OLAF;

Reakcja na pandemię COVID-19 i ciągłość działania

24. zauważa, że Fundacja wprowadziła w życie różne środki w odpowiedzi na pandemię COVID-19, np. umożliwiła telepracę i ograniczyła dostęp do swoich budynków przez większość 2020 r., zapewniła środki i narzędzia wspierające radzenie sobie ze zmianami i zakłóceniami w środowisku społecznym i zawodowym oraz zmieniła priorytety działań w programie prac na 2020 r; zauważa, że poziom wykonania programu prac wyniósł 87 %; Fundacja uzasadnia to odroczeniem wielu działań z drugiego na ostatni kwartał roku, co nadwyrężyło jej zdolność do wdrażania programu, nadmiernie obciążyło kraje partnerskie oraz spowodowało, że niektóre działania przeniesiono na 2021 r.; zauważa, że Fundacja zapewniła pracownikom dostęp do testów na COVID-19; zauważa, że regularnie odbywały się zebrania pracowników;

25. zauważa, że w 2020 r. Fundacja uruchomiła internetową kampanię pod nazwą #learningconnects, w ramach której oferowano wsparcie podczas kryzysu związanego z COVID-19; koncentrowano się w niej na tym, jak systemy kształcenia i szkolenia, przedsiębiorstwa, szkoły, nauczyciele, uczniowie i ich rodziny mogą dostosować się do wyzwań związanych z nauczaniem i uczeniem się na odległość, organizowanego często z wykorzystaniem nieznanej i niesprawdzonej technologii oraz niedoskonałych systemów i infrastruktury;

Inne uwagi

26. zauważa, że Fundacja wdrożyła kluczowe środki, aby sprostać wyzwaniom związanym z cyberbezpieczeństwem, takie jak współpraca z CERT-EU oraz uwierzytelnianie wielopoziomowe; zauważa również, że w 2020 r. powołano grupę roboczą, która zajmuje się kwestiami bezpieczeństwa, zwłaszcza działaniami mającymi na celu zmniejszenie ryzyka związanego z cyberbezpieczeństwem;

27. zauważa, że w 2020 r. Fundacja wdrożyła system zarządzania środowiskowego; dzięki temu pomyślnie przeszła procedurę uzyskania certyfikatu ISO oraz proces audytu prowadzącego do rejestracji w EMAS w 2021 r.; zauważa z zadowoleniem, że Fundacja opracowała pięć planów dotyczących poprawy stanu środowiska. które dotyczą kluczowych obszarów: odpadów, wody, energii i emisji;

28. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 4 maja 2022 r. ²  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 114 z 31.3.2021, s. 22.

2 Teksty przyjęte, P9_TA(2022)0196.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2022.258.351
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2022/1783 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji Kształcenia (ETF) za rok budżetowy 2020
• Data aktu: 04/05/2022
• Data ogłoszenia: 05/10/2022