Rezolucja 2021/1651 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2019

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2021/1651

z dnia 29 kwietnia 2021 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2019

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2019,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0076/2021),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") za rok budżetowy 2019 wyniósł 557 896 982,73 EUR, co stanowi wzrost o 21,80 % w porównaniu z rokiem 2018 r.; mając na uwadze, że łączny wkład Unii do budżetu Instytutu na 2019 r. wyniósł 378 562 704,82 EUR, co stanowi wzrost o 20,99 % w porównaniu z 2018 r.;

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy 2019 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2019 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 97,04 %, co oznacza wzrost o 4,99 % w porównaniu z rokiem 2018; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 97,57 %, co oznacza spadek o 0,23 % w porównaniu z rokiem 2018;

2. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że procedury kontrolne Instytutu zasadniczo funkcjonowały zgodnie z założeniami, z wyjątkiem płatności w wysokości 1 200 EUR z tytułu zwrotu kosztów podróży i utrzymania, której nie przewidywała umowa o świadczenie usług; na podstawie odpowiedzi Instytutu dla Trybunału odnotowuje, że przedmiotowa płatność dotyczy kosztów podróży i utrzymania poniesionych przez pracownika tymczasowego, który wykonywał misję w interesie służby, niemniej jednak Instytut przyznał się do błędu i dokona niezbędnych dostosowań prawnych;

Wyniki

3. przyjmuje do wiadomości, że Instytut wykorzystuje kluczowe wskaźniki efektywności na szczeblu Instytutu oraz wspólnoty wiedzy i innowacji (WWiI); zauważa, że jeśli chodzi o kluczowe wskaźniki efektywności WWiI, Instytut mierzył swoje wyniki za pomocą tradycyjnych kluczowych wskaźników efektywności programu "Horyzont 2020", takich jak czas oczekiwania na przyznanie dotacji i czas oczekiwania na dokonanie płatności; zauważa, że w ramach działań następczych po ocenie śródokresowej Instytutu przeprowadzonej przez Komisję i badaniu wpływu Instytutu, pracuje on obecnie nad stworzeniem ram oceny społeczno-gospodarczych skutków działalności WWiI;

4. zauważa, że Instytut zrealizował swój program prac na 2019 r. w 95 %;

5. zauważa, że Instytut zlecił Komisji usługi rachunkowe i wprowadził narzędzia informatyczne Komisji, takie jak ARES do zarządzania dokumentami i SYSPER do zarządzania zasobami ludzkimi;

6. odnotowuje, że Instytut określił i ocenił możliwość współpracy i dzielenia się zasobami z Agencj ą Unii Europejskiej ds. Szkolenia w Dziedzinie Ścigania oraz że bada dalsze możliwości; wzywa Instytut do podjęcia działań następczych w związku ze wskazanymi możliwościami dzielenia się zasobami; wzywa Instytut do zwiększania synergii, zacieśniania współpracy i wymiany dobrych praktyk z innymi agencjami unijnymi w celu poprawy wydajności (zasoby ludzkie, zarządzanie budynkami, usługi informatyczne i bezpieczeństwo);

7. podkreśla, że należy wzmocnić transformacj ę cyfrową Instytutu w odniesieniu do operacji wewnętrznych i procedur zarządzania; podkreśla, że Instytut powinien nadal aktywnie działać w tym zakresie, aby za wszelką cenę uniknąć przepaści cyfrowej między unijnymi agencjami; zwraca jednak uwagę na konieczność podejmowania wszelkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć jakiegokolwiek ryzyka dla bezpieczeństwa przetwarzanych informacji w internecie;

Polityka kadrowa

8. zauważa, że w dniu 31 grudnia 2019 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 97,73 % - przyjęto 43 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 44 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 44 zatwierdzonymi stanowiskami w 2018 r.); zauważa, że w 2019 r. w Instytucie pracowało ponadto 22 pracowników kontraktowych, lecz ani jeden oddelegowany ekspert krajowy;

9. w odniesieniu do równowagi płci zauważa, że w 2019 r. w radzie zarządzającej zasiadało 4 mężczyzn i 8 kobiet; apeluje do Komisji, aby podczas mianowania kandydatów na członków rady zarządzającej Instytutu uwzględniała znaczenie, jakie ma zapewnienie równowagi płci; zauważa, że w 2019 r. Instytut był dość zrównoważony pod względem płci na poziomie personelu (46 % mężczyzn i 54 % kobiet);

10. z zadowoleniem przyjmuje wdrożenie przez Instytut polityki społecznej, która obejmuje ulepszone pakiety szkolne i przedszkolne oraz finansowanie działań społecznych mających na celu przyciągnięcie i zatrzymanie większej liczby pracowników oddelegowanych za granicę;

11. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że znacznemu zwiększeniu budżetu Instytutu oraz rosnącej liczbie WWiI nie towarzyszył wzrost liczby stanowisk; na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że w wieloletnich ramach finansowych (WRF) na lata 2021-2027 budżet Instytutu wzrośnie o dalsze 600 000 000 EUR, czyli o 25 %, w porównaniu z obecnymi WRF, a liczba pracowników pozostanie ograniczona do 70 osób; na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa ponadto, że istnieje ryzyko, iż Instytut nie będzie dysponował wystarczającymi możliwościami, aby poradzić sobie ze zwiększonym obciążeniem pracą w przyszłości, oraz że ryzyko to zamiast zostać złagodzone, uległo dalszemu zwiększeniu;

12. na podstawie sprawozdania Trybunału odnotowuje, że realizacja uwagi z 2017 r. dotyczącej publikacji ogłoszeń o wolnych stanowiskach pracy jest nadal w toku, ponieważ Instytut nie publikuje konsekwentnie swoich ofert pracy na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr;

13. zachęca Agencję do opracowania długoterminowych ram polityki kadrowej, aby uwzględnić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo zawodowe przez całe życie i rozwój kariery zawodowej, równowagę płci, telepracę, równowagę geograficzną oraz rekrutację i integrację osób z niepełnosprawnościami;

Zrównoważony charakter

14. wyraża ubolewanie, że Instytut nie wyznaczył jak dotąd celów w zakresie redukcji emisji CO ₂; z zadowoleniem przyjmuje jednak wysiłki Instytutu na rzecz stworzenia przyjaznej dla środowiska struktury oraz wszystkie środki podjęte przez Instytut w celu zmniejszenia śladu węglowego i zużycia energii, a także wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów;

Zamówienia

15. zauważa, że Instytut uczestniczył w szeregu międzyinstytucjonalnych postępowań o udzielenie zamówienia z Komisją i innymi unijnymi agencjami; zauważa, że w 2018 r. Instytut wprowadził elektroniczne procedury przetargowe i elektroniczne składanie ofert, a w 2019 r. rozpatrzył szereg zaproszeń do składania ofert za pośrednictwem narzędzia do elektronicznych zamówień publicznych;

16. zauważa, że w 2019 r. Instytut zainicjował nowe działanie monitorujące w zakresie polityki i procedur udzielania zamówień publicznych podmiotów prawnych WWiI i ich centrów kolokacji w ramach działań następczych w związku z powołaniem ekspertów w latach 2016-2017;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

17. odnotowuje już zrealizowane i aktualnie wdrażane działania Instytutu służące zapewnieniu przejrzystości, zapobieganiu konfliktom interesów i zarządzaniu nimi oraz zagwarantowaniu ochrony sygnalistów; przyjmuje z zadowoleniem, że Instytut opublikował deklaracje interesów oraz życiorysy członków rady zarządzającej i kadry kierowniczej wyższego szczebla na swojej stronie internetowej;

18. zauważa, że Instytut zgłosił w 2019 r. jedną sprawę dotyczącą ujawnienia nieprawidłowości i że zastosowano przepisy wewnętrzne; wzywa Instytut, aby poinformował organ udzielający absolutorium o rozwoju sytuacji;

19. uważa, że przeprowadzona w 2019 r. ocena wdrożenia przez WWiI zasad dobrego zarządzania mogłaby zostać jeszcze bardziej udoskonalona, ponieważ niektóre WWiI powinny poprawić swój kodeks dobrego postępowania i politykę w zakresie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz mechanizmy monitorowania; zauważa, że Instytut będzie monitorował ten aspekt w 2020 r. w ramach horyzontalnego działania monitorującego; wzywa Instytut do przedstawienia sprawozdania z wyników;

20. podkreśla, że w obecnych ramach etycznych mających zastosowanie do instytucji i agencji Unii występują poważne wady wynikające z ich rozdrobnienia oraz braku spójności między istniejącymi przepisami; podkreśla, że kwestie te należy rozwiązać poprzez ustanowienie wspólnych ram etycznych zapewniaj ących stosowanie wysokich standardów etycznych dla wszystkich unijnych instytucji i agencji;

21. podkreśla, że niektórzy urzędnicy wypełniają deklaracje o braku konfliktu interesów i dokonuj ą samooceny przestrzegania norm etycznych; zaznacza jednak, że takie oświadczenia własne i samooceny nie są wystarczające, w związku z czym konieczna jest dodatkowa kontrola;

Kontrole wewnętrzne

22. zauważa, że 31 stycznia 2019 r. Służba Audytu Wewnętrznego zakończyła audyt dotyczący weryfikacji ex ante płatności na rzecz WWiI i przesłała notę dotyczącą działań następczych w związku z niezrealizowanymi zaleceniami z audytu dotyczącego monitorowania umów o udzielenie dotacji; zauważa, że jedno zalecenie zostało odpowiednio wdrożone, a dwa zalecenia nie zostały dotąd zrealizowane;

23. odnotowuje liczbę nierozstrzygniętych kwestii i bieżących działań naprawczych w odpowiedzi na uwagi Trybunału w 2014, 2017 i 2018 r. dotyczących w szczególności warunków finansowania; przyjmuje do wiadomości odpowiedź Instytutu, że z 19 uwag tylko siedem nie zostało zrealizowanych; ponadto zauważa, że trzy z nich są poza kontrolą Instytutu, a kolejne trzy wymagaj ą dłuższego czasu na ich pełne wdrożenie;

Inne uwagi

24. wyraża uznanie dla Instytutu za proaktywną współpracę z mediami w celu zwiększenia widoczności w mediach, internecie i mediach społecznościowych z myślą o rozpropagowaniu jego działalności;

25. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Instytut zintensyfikowa ł swoją obecność w mediach społecznościowych, zwiększając ogólne zaangażowanie na różnych platformach mediów społecznościowych; odnotowuje ponadto wysiłki Instytutu służące stworzeniu racjonalnego pod względem kosztów i przyjaznego dla środowiska miejsca pracy; wzywa Instytut do dalszego zwiększania obecności w mediach społecznościowych i usprawnienia strategii zrównoważonego rozwoju;

26. z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Instytutu na rzecz zwiększenia cyberbezpieczeństwa i ochrony danych; odnotowuje proces wdrażania przez Instytut ogólnej polityki bezpieczeństwa informacji, w tym informacyjno-komunika- cyjnych aspektów cyberbezpieczeństwa; zwraca się do Instytutu o przedstawienie sprawozdania z wyników tego procesu;

27. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2021 r. ²  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 143 z 30.4.2020, s. 22

2 Teksty przyjęte, P9_TA(2021)0215.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2021.340.429
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2021/1651 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2019
• Data aktu: 29/04/2021
• Data ogłoszenia: 24/09/2021