Decyzja 2019/1962 w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących korzystania z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

DECYZJA KOMISJI (UE, Euratom) 2019/1962

z dnia 17 października 2019 r.

w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących korzystania z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 249,

uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 106,

uwzględniając decyzję Komisji (UE, Euratom) 2015/443 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie bezpieczeństwa w Komisji ¹ ,

uwzględniając decyzję Komisji (UE, Euratom) 2015/444 z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE ² ,

uwzględniając decyzję Komisji (UE, Euratom) 2017/46 z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych w Komisji Europejskiej ³ ,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Decyzję (UE, Euratom) 2015/444 stosuje się do wszystkich departamentów Komisji i do wszystkich obiektów Komisji.

(2) Środki bezpieczeństwa służące ochronie informacji niejawnych UE (EUCI) na wszystkich etapach ich cyklu życia mają być proporcjonalne w szczególności do ich klauzuli tajności.

(3) Art. 4 ust. 3, art. 19 ust. 1 lit. c) i art. 22 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 stanowią, że w przepisach wykonawczych mają zostać ustanowione bardziej szczegółowe przepisy w celu uzupełnienia i wsparcia wdrażania decyzji dotyczące takich kwestii, jak przewodnik nadawania klauzul tajności, środki zastępcze dotyczące korzystania z EUCI poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną oraz obowiązki wytwórcy.

(4) W razie potrzeby, w myśl art. 60 przedmiotowej decyzji, mają zostać przyjęte przepisy wykonawcze w celu uzupełnienia lub wsparcia decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

(5) Środki bezpieczeństwa stosowane w celu wdrożenia wspomnianej decyzji mają być zgodne z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa w Komisji określonymi w art. 3 decyzji (UE, Euratom) 2015/443.

(6) Rada, Komisja i Wysoka Przedstawiciel Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa uzgodniły, że zapewnią maksymalną spójność w stosowaniu przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony EUCI przez te instytucje, uwzględniając ich szczególne potrzeby instytucjonalne i organizacyjne, zgodnie z deklaracjami załączonymi do protokołu z posiedzenia Rady, na którym przyjęto decyzję Rady 2013/488/UE ⁴ .

(7) W dniu 4 maja 2016 r. Komisja przyjęła decyzję ⁵  upoważniającą członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa do przyjęcia w imieniu Komisji i na jej odpowiedzialność przepisów wykonawczych przewidzianych w art. 60 decyzji (UE, Euratom) 2015/444,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ  1

PRZEPISY OGÓLNE

Artykuł  1

Przedmiot i zakres stosowania

1. Niniejsza decyzja określa warunki korzystania z informacji niejawnych UE (EUCI) poziomu RESTREINT UE/EU RESTRICTED ⁶  zgodnie z decyzją (UE, Euratom) 2015/444.

2. Niniejszą decyzję stosuje się do wszystkich departamentów Komisji i do wszystkich obiektów Komisji.

Artykuł  2

Kryteria dostępu do informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Dostęp do informacji niejawnych z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można uzyskać po:

a) ustaleniu potrzeby posiadania przez daną osobę dostępu do niektórych informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, aby mogła ona pełnić funkcję lub wykonać zadanie służbowe dla Komisji Europejskiej;

b) poinformowaniu danej osoby o zasadach i odpowiednich normach bezpieczeństwa oraz wytycznych dotyczących ochrony informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED; oraz

c) zapoznaniu się przez daną osobę z jej obowiązkami w zakresie ochrony przedmiotowych informacji.

2. Stażystom Komisji nie przydziela się obowiązków, które wymagają dostępu do informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

3. Innym kategoriom pracowników odmawia się dostępu lub zezwala na niego zgodnie z tabelą zamieszczoną w załączniku.

ROZDZIAŁ  2

TWORZENIE INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł  3

Wytwórca

Chociaż wytwórcą w rozumieniu art. 1 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 jest instytucja, agencja lub organ UE, państwo członkowskie, państwo trzecie lub organizacja międzynarodowa, w ramach właściwości której wytworzono informacje niejawne lub wprowadzono je do struktur UE, autor informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED niekoniecznie będzie taki sam.

Artykuł  4

Nadawanie klauzuli tajności

1. Pracownicy sporządzający dokument na podstawie informacji w rozumieniu art. 1 zawsze rozważają, czy dokument ten wymaga opatrzenia klauzulą tajności. Utajnienie dokumentu jako EUCI wymaga oceny i decyzji wytwórcy, czy ujawnienie dokumentu osobom nieupoważnionym mogłoby zaszkodzić interesom Unii Europejskiej lub co najmniej jednego państwa członkowskiego. Jeśli autorzy mają wątpliwości, czy sporządzany przez nich dokument uzasadnia opatrzenie go klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, powinni skonsultować się z odpowiedzialnym kierownikiem działu lub dyrektorem.

2. Dokument opatruje się co najmniej klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jeżeli jego nieuprawnione ujawnienie mogłoby między innymi:

a) niekorzystnie wpłynąć na stosunki dyplomatyczne;

b) spowodować znaczne niedogodności dla osób fizycznych;

c) utrudnić utrzymanie skuteczności operacyjnej lub bezpieczeństwa oddelegowanych pracowników państw członkowskich lub innych uczestniczących podmiotów;

d) naruszyć zobowiązania do zachowania poufności informacji przedstawionych przez osoby trzecie;

e) utrudnić prowadzenie śledztwa lub ułatwić popełnienie przestępstwa;

f) niekorzystnie wpłynąć na przebieg handlowych lub politycznych negocjacji prowadzonych przez Unię lub państwa członkowskie z innymi podmiotami;

g) poważnie utrudnić skuteczny rozwój lub skuteczną realizację unijnych polityk;

h) utrudnić odpowiednie zarządzanie Unią i ogólnie jej działaniami; lub

i) prowadzić do odkrycia informacji niejawnych na wyższym poziomie.

3. Wytwórcy mogą podjąć decyzję o nadaniu standardowej klauzuli tajności kategoriom informacji, które regularnie wytwarzają. Muszą jednak dopilnować, aby poszczególne informacje otrzymały odpowiednią klauzulę tajności.

Artykuł  5

Postępowanie w przypadku projektów

1. Informacjom nadaje się klauzulę tajności natychmiast po ich wytworzeniu. Osobiste notatki, wstępne projekty lub wiadomości zawierające informacje, w przypadku których uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności na poziomie RESTREINT UE/EU RESTRICTED, należy od początku oznaczać jako takie oraz tworzyć i przetwarzać zgodnie z niniejszą decyzją.

2. Jeżeli w przypadku ostatecznej wersji dokumentu nie jest już uzasadnione nadanie klauzuli tajności na poziomie RESTREINT UE/EU RESTRICTED, klauzula tajności zostaje zniesiona.

Artykuł  6

Rejestr materiału źródłowego

Aby umożliwić sprawowanie kontroli przez wytwórcę zgodnie z art. 13, wytwórcy dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED prowadzą w stopniu, w jakim to możliwe, rejestr wszelkich niejawnych źródeł wykorzystywanych do tworzenia dokumentów niejawnych, w tym szczegółowych informacji o źródłach pochodzących pierwotnie z państw członkowskich UE, organizacji międzynarodowych lub państw trzecich. W stosownych przypadkach zagregowane informacje niejawne są oznakowane w taki sposób, aby zachować identyfikację wytwórców wykorzystanych niejawnych materiałów źródłowych.

Artykuł  7

Nadawanie klauzuli tajności częściom dokumentu

1. Zgodnie z art. 22 ust. 6 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 ogólna klauzula tajności dokumentu jest co najmniej tak wysoka jak klauzula tajności tej części dokumentu, która została oznaczona najwyższą klauzulą tajności. W przypadku zebrania informacji pochodzących z różnych źródeł sprawdza się ostateczną wersję zagregowanego dokumentu w celu określenia jego ogólnej klauzuli tajności, gdyż może istnieć konieczność nadania mu klauzuli tajności wyższej niż klauzule jego poszczególnych części.

2. Dokumenty, które zawierają części niejawne i jawne, są sporządzane i oznaczane w taki sposób, aby części oznaczone różnymi klauzulami tajności lub szczególnej ochrony można było łatwo zidentyfikować i w razie potrzeby oddzielić. Umożliwia to odpowiednie korzystanie z każdej części po oddzieleniu jej od pozostałych elementów.

Artykuł  8

Pełne nazwy klauzul tajności

1. Informację, w przypadku której uzasadnione jest nadanie klauzuli tajności, należy oznaczać i przetwarzać jako taką niezależnie od jej postaci fizycznej. Poziom klauzuli tajności należy wyraźnie zakomunikować odbiorcom albo przez oznaczenie klauzuli tajności, jeżeli informacja jest przekazywana w formie pisemnej, niezależnie od tego, czy na papierze, na przenośnych nośnikach informacji czy w systemie teleinformatycznym (CIS), albo w drodze komunikatu, jeżeli jest przekazywana ustnie, np. w trakcie rozmowy lub prezentacji. Materiał niejawny należy oznaczyć fizycznie, aby umożliwić łatwą identyfikację jego klauzuli tajności.

2. Na dokumentach pełne nazwy klauzul tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED zapisuje się drukowanymi literami, w całości w języku francuskim i angielskim (najpierw w języku francuskim), zgodnie z ust. 3. Oznaczenia nie tłumaczy się na inne języki.

3. Oznaczenie klauzuli tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nanosi się w następujący sposób:

a) pośrodku na górze i na dole każdej strony dokumentu;

b) pełne nazwy klauzul tajności w jednym wierszu, bez spacji po obu stronach ukośnika;

c) wielkimi literami, czarną, pogrubioną czcionką Times New Roman 16 i otoczone z każdej strony ramką.

4. Tworząc dokument opatrzony klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED:

a) każdą stronę wyraźnie oznacza się poziomem klauzuli tajności;

b) numeruje się każdą stronę;

c) na dokumencie umieszcza się numer referencyjny i temat, który sam w sobie nie stanowi informacji niejawnej, chyba że z jego oznaczenia wynika inaczej;

d) na pierwszej stronie, o ile to możliwe, wymienia się wszystkie załączniki i dodatki; oraz

e) na dokumencie umieszcza się datę jego utworzenia.

Artykuł  9

Skrócone oznaczenia klauzuli tajności R-UE/EU-R

Skrót R-UE/EU-R można stosować do wskazania poziomu tajności poszczególnych części dokumentu opatrzonego klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED lub w przypadku, gdy nie można wstawić pełnej nazwy klauzuli tajności, na przykład na małym przenośnym nośniku informacji. Można go stosować w tekście, w którym powtarzanie pełnej nazwy klauzuli tajności jest kłopotliwe. Skrótu nie używa się zamiast pełnych nazw klauzul tajności w nagłówku i stopce dokumentu.

Artykuł  10

Inne zastrzeżenia

1. Dokumenty z klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być opatrzone innymi oznaczeniami lub "zastrzeżeniami" określającymi na przykład dziedzinę, do której odnosi się dokument, lub szczególny krąg odbiorców, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. Na przykład:

RELEASABLE TO LIECHTENSTEIN

2. Dokumenty z klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być opatrzone oznaczeniem zastrzegającym dotyczącym bezpieczeństwa, które zawiera szczegółowe instrukcje na temat korzystania z dokumentów i zarządzania z nimi.

3. O ile to możliwe, wszelkie wskazania dotyczące zniesienia klauzuli tajności umieszcza się na pierwszej stronie dokumentu w momencie jego tworzenia. Na przykład można zastosować następujące oznaczenie:

RESTREINT UE/EU RESTRICTED do dnia [dd.mm.rrrr]

Artykuł  11

Elektroniczne przetwarzanie

1. Dokumenty opatrzone klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED tworzy się przy użyciu środków elektronicznych, o ile są one dostępne.

2. Do tworzenia informacji na poziomie RESTREINT UE/EU RESTRICTED pracownicy Komisji wykorzystują akredytowany CIS. Pracownicy konsultują się z lokalnym pełnomocnikiem ochrony (LSO), jeśli istnieją jakiekolwiek wątpliwości co do tego, który CIS można zastosować. W porozumieniu z organem ds. bezpieczeństwa Komisji w okolicznościach nadzwyczajnych zastosowanie mogą mieć szczególne procedury lub szczególne konfiguracje techniczne.

3. Dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED, w tym projektów, zgodnie z wymogami art. 5, nie wysyła się zwykłą niezabezpieczoną pocztą elektroniczną, nie drukuje ani nie skanuje na standardowych drukarkach lub skanerach ani nie korzysta się z nich na osobistych urządzeniach członków personelu. Do drukowania dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED używa się wyłącznie drukarek lub kopiarek podłączonych do samodzielnych komputerów lub do akredytowanego systemu.

Artykuł  12

Dystrybucja

Nadawca dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED decyduje o tym, komu przekazać informacje, zgodnie z zasadą ograniczonego dostępu. W razie potrzeby sporządza się listę dystrybucyjną w celu dalszego egzekwowania zasady ograniczonego dostępu.

ROZDZIAŁ  3

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU ISTNIEJĄCYCH INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł  13

Kontrola wytwórcy

1. Wytwórca sprawuje "kontrolę wytwórcy" nad informacjami z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które stworzył. Należy uzyskać uprzednią pisemną zgodę wytwórcy zanim będzie można:

a) znieść klauzulę tajności wobec informacji;

b) wykorzystać te informacje do celów innych niż cele ustalone przez wytwórcę;

c) udostępnić informacje państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej;

d) ujawnić informacje stronie spoza Komisji, ale z terytorium UE; lub

e) ujawnić informacje wykonawcy lub potencjalnemu wykonawcy znajdującemu się w państwie trzecim.

2. Posiadaczom informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED udzielono dostępu do informacji niejawnych w celu umożliwienia im wykonywania obowiązków. Są oni odpowiedzialni za prawidłowe korzystanie z informacji, ich przechowywanie i ochronę zgodnie z decyzją (UE, Euratom) 2015/444. W przeciwieństwie do wytwórców informacji niejawnych posiadacze nie są uprawnieni do decydowania o zniesieniu klauzuli tajności lub dalszym udostępnianiu informacji z klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

3. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, kontrolę wytwórcy sprawuje departament Komisji dysponujący tymi informacjami niejawnymi. Przed udostępnieniem informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej zasięga się opinii Grupy Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji.

Artykuł  14

CIS odpowiedni do korzystania z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED korzysta się i przekazuje się je drogą elektroniczną, o ile jest ona dostępna. Wykorzystuje się wyłącznie CIS i sprzęt akredytowane przez organ ds. akredytacji bezpieczeństwa Komisji.

Artykuł  15

Szczególne środki dotyczące informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośnych nośnikach informacji

1. Stosowanie przenośnych nośników informacji podlega kontroli i ewidencjonowaniu. Stosuje się wyłącznie przenośne nośniki informacji dostarczone przez Komisję i zaszyfrowane przy użyciu produktu zatwierdzonego przez organ ds. bezpieczeństwa Komisji. Do przenoszenia informacji niejawnych nie stosuje się osobistych przenośnych nośników informacji ani nośników dostarczanych bezpłatnie na konferencjach, seminariach itp. W miarę możliwości stosuje się przenośne nośniki klasy TEMPEST zgodnie z wytycznymi organu ds. bezpieczeństwa Komisji.

2. W przypadku gdy z dokumentu niejawnego korzysta się lub przechowuje go w formie elektronicznej na przenośnych nośnikach informacji, takich jak pamięci USB, płyty CD lub karty pamięci, oznaczenie klauzuli tajności musi być wyraźnie widoczne na wyświetlanych informacjach, a także w nazwie pliku i na przenośnym nośniku informacji.

3. Pracownicy mają na uwadze, że w przypadku przechowywania dużych ilości informacji niejawnych na przenośnych nośnikach informacji urządzenie może wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności.

4. Do przesyłania informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośne nośniki informacji lub z nich wykorzystuje się wyłącznie CIS, które uzyskały odpowiednią akredytację.

5. Podczas pobierania informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośne nośniki informacji szczególną uwagę zwraca się na zapewnienie, aby przed przesłaniem danych nośniki nie zawierały wirusów ani złośliwego oprogramowania.

6. W stosownych przypadkach przenośne nośniki informacji wykorzystuje się zgodnie z wszelkimi procedurami bezpiecznej eksploatacji związanymi ze stosowanym systemem szyfrowania.

7. Dokumenty na przenośnych nośnikach informacji, które nie są już potrzebne albo zostały przeniesione do odpowiedniego CIS, zostają bezpiecznie usunięte lub skasowane przy użyciu zatwierdzonych produktów lub metod. O ile nie przechowuje się ich w odpowiednim zamkniętym meblu biurowym, przenośne nośniki informacji zostają zniszczone, gdy nie są już potrzebne. W przypadku każdego zniszczenia lub skasowania stosuje się metodę zgodną z przepisami bezpieczeństwa Komisji. Prowadzi się spis przenośnych nośników oraz rejestruje ich zniszczenie.

Artykuł  16

Korzystanie z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED i ich przechowywanie

1. Zgodnie z art. 19 ust. 1 lit. a) i b) decyzji (UE, Euratom) 2015/444 z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można korzystać w strefie administracyjnej lub w strefie bezpieczeństwa ⁷  w następujący sposób:

- pracownicy zamykają drzwi biura podczas korzystania z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED,

- pracownicy chowają wszelkie informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED lub je przykrywają podczas przyjmowania osób odwiedzających,

- pracownicy nie pozostawiają informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED widocznych, gdy biuro jest nieużywane,

- ekrany, na których wyświetla się informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, są przez cały czas odwrócone od okien i drzwi, aby zapobiec potencjalnemu podpatrzeniu.

2. Zgodnie z art. 19 ust. 1 lit. c) decyzji (UE, Euratom) 2015/444 z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można korzystać poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną, pod warunkiem że posiadacz zobowiązał się do zastosowania środków zastępczych w celu zapewnienia ochrony tych informacji przed dostępem osób nieupoważnionych. Środki zastępcze obejmują co najmniej następujące elementy:

- informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie czyta się w miejscach publicznych,

- EUCI znajdują się przez cały czas pod osobistą kontrolą posiadacza,

- gdy dokumenty nie są czytane ani omawiane, przechowuje się je w odpowiednim zamkniętym meblu,

- podczas czytania lub omawiania dokumentu drzwi do pomieszczenia są zamknięte,

- szczegółowych informacji dotyczących dokumentu nie omawia się przez niezabezpieczoną linię telefoniczną ani w nieszyfrowanej wiadomości e-mail,

- dokument można kopiować lub skanować tylko na samodzielnym lub akredytowanym urządzeniu,

- z dokumentu korzysta się i tymczasowo przetrzymuje poza strefą administracyjną lub strefą bezpieczeństwa przez jak najkrótszy niezbędny czas,

- posiadacz nie wyrzuca dokumentu niejawnego, ale zwraca go w celu przechowywania w strefie administracyjnej lub strefie bezpieczeństwa bądź zapewnia jego zniszczenie w zatwierdzonej niszczarce.

3. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w formie papierowej przechowuje się w zamkniętym meblu biurowym w strefie administracyjnej lub w strefie bezpieczeństwa. Można przechowywać je tymczasowo poza strefą bezpieczeństwa lub strefą administracyjną, pod warunkiem że posiadacz zobowiązał się do zastosowania środków zastępczych.

4. Dalsze wskazówki można uzyskać od lokalnego pełnomocnika ochrony (LSO) z właściwego departamentu Komisji.

5. Wszelkie podejrzewane lub faktyczne zdarzenia naruszające bezpieczeństwo związane z dokumentem zgłasza się możliwie najszybciej LSO.

Artykuł  17

Kopiowanie i tłumaczenie informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można kopiować lub tłumaczyć na polecenie posiadacza, pod warunkiem że wytwórca nie zgłosił żadnych oznaczeń zastrzegających. Nie wykonuje się jednak więcej kopii niż jest to bezwzględnie konieczne.

2. W przypadku powielania tylko części dokumentu niejawnego obowiązują takie same warunki, jak w przypadku kopiowania pełnego dokumentu. Wyciągom z dokumentów nadaje się również klauzulę tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, chyba że wytwórca wyraźnie oznaczył je jako jawne.

3. Środki bezpieczeństwa mające zastosowanie do oryginalnych informacji stosuje się również do ich kopii i tłumaczeń.

Artykuł  18

Ogólne zasady dotyczące przenoszenia informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. O ile to możliwe, informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które należy zabrać poza strefę bezpieczeństwa lub strefę administracyjną, przesyła się drogą elektroniczną za pomocą odpowiednio akredytowanych środków lub przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych.

2. W zależności od dostępnych środków lub szczególnych okoliczności informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można przenosić fizycznie w postaci dokumentów papierowych lub na przenośnych nośnikach informacji. Stosowanie przenośnych nośników informacji do przenoszenia informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED ma pierwszeństwo przed wysyłaniem dokumentów papierowych.

3. Dozwolone jest stosowanie wyłącznie przenośnych nośników informacji zaszyfrowanych przy użyciu produktu zatwierdzonego przez organ ds. bezpieczeństwa Komisji. Z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED na przenośnych nośnikach informacji, które nie są chronione przy użyciu produktu szyfrującego zatwierdzonego przez organ ds. bezpieczeństwa Komisji, korzysta się w taki sam sposób, jak z egzemplarza papierowego.

4. Przesyłka może zawierać więcej niż jedną informację opatrzoną klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, pod warunkiem przestrzegania zasady ograniczonego dostępu.

5. Zastosowane opakowanie zapewnia, aby zawartość nie była widoczna. Informacje opatrzone klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED przenosi się w nieprzezroczystym opakowaniu, takim jak koperta, nieprzezroczysta teczka lub aktówka. Na zewnętrznej stronie opakowania nie umieszcza się żadnego oznaczenia wskazującego na rodzaj lub poziom klauzuli tajności jego zawartości. Oznaczenie RESTREINT UE/EU RESTRICTED umieszcza się na wewnętrznej warstwie opakowania, jeżeli jej się używa. Na obu warstwach umieszcza się imię i nazwisko docelowego odbiorcy, stanowisko i adres, a także adres zwrotny na wypadek braku możliwości dostawy.

6. Wszelkie zdarzenia naruszające bezpieczeństwo związane z informacjami z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które są przenoszone przez pracowników lub kurierów, należy zgłaszać Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa za pośrednictwem LSO odpowiedniego departamentu Komisji w celu przeprowadzenia dalszego dochodzenia.

Artykuł  19

Osobiste przenoszenie przenośnych nośników informacji

1. Do przenośnych nośników informacji używanych do przenoszenia informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED dołącza się list przewozowy, w którym wyszczególnia się przenośne nośniki informacji zawierające informacje niejawne, a także wszystkie zawarte na nich pliki, aby umożliwić odbiorcy dokonanie niezbędnych weryfikacji.

2. Na nośnikach przechowuje się wyłącznie dokumenty, które mają być dostarczone. Wszystkie informacje niejawne na przykład na jednej pamięci USB muszą być przeznaczone dla tego samego odbiorcy. Nadawca ma na uwadze, że przechowywanie dużych ilości informacji niejawnych na takich urządzeniach może wymagać wyższego poziomu klauzuli tajności dla całego urządzenia.

3. Do przenoszenia informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED używa się wyłącznie przenośnych nośników informacji opatrzonych odpowiednim oznaczeniem klauzuli tajności.

Artykuł  20

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED w obrębie budynków Komisji

1. Pracownicy mogą przenosić dokumenty opatrzone klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED w obrębie budynku Komisji, ale dokumenty te przez cały czas pozostają w posiadaniu osoby je przenoszącej i nie są czytane w miejscach publicznych.

2. Dokumenty opatrzone klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED można przesyłać pocztą wewnętrzną do innych biur Komisji Europejskiej w pojedynczej zwykłej nieprzezroczystej kopercie, ale bez wskazywania po zewnętrznej stronie, że zawartość przesyłki jest niejawna. Inne instytucje lub organy UE obsługiwane bezpośrednio przez wewnętrzny system pocztowy Komisji mogą również otrzymywać dokumenty opatrzone klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED w ten sam sposób.

Artykuł  21

Przenoszenie dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED na terytorium Unii

1. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być przenoszone przez pracowników lub kurierów Komisji w dowolne miejsce na terytorium Unii, pod warunkiem że postępują oni zgodnie z następującymi instrukcjami:

a) do dostarczania informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED stosuje się nieprzezroczystą kopertę lub opakowanie. Po zewnętrznej stronie nie umieszcza się żadnego oznaczenia wskazującego na rodzaj zawartości lub poziom jej klauzuli tajności;

b) informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED przez cały czas znajdują się w posiadaniu osoby je przenoszącej; oraz

c) koperty ani opakowania nie otwiera się w trakcie przenoszenia, a informacji nie czyta w miejscach publicznych.

2. Pracownicy, którzy chcą przesłać informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED do innych miejsc w Unii, mogą zlecić dostarczenie ich w jeden z następujących sposobów:

- za pośrednictwem krajowych operatorów pocztowych zapewniających śledzenie przesyłki lub określonych komercyjnych firm kurierskich, które gwarantują osobisty przewóz, pod warunkiem że spełniają one wymogi określone w art. 23 niniejszej decyzji,

- za pośrednictwem kuriera wojskowego, rządowego lub dyplomatycznego w porozumieniu z pracownikami kancelarii.

Artykuł  22

Przenoszenie informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED z terytorium państwa trzeciego lub na jego terytorium

1. Pracownicy mogą osobiście przenosić informacje niejawne z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED między terytorium Unii a terytorium państwa trzeciego.

2. Pracownicy kancelarii mogą zlecić dostarczenie ich w jeden z następujących sposobów:

- przenoszenie za pośrednictwem operatorów pocztowych zapewniających śledzenie przesyłki lub komercyjnych firm kurierskich, które gwarantują osobisty przewóz,

- przenoszenie za pośrednictwem kuriera wojskowego lub dyplomatycznego.

3. W przypadku osobistego przenoszenia dokumentów papierowych albo przenośnych nośników informacji z klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED pracownicy stosują się do wszystkich następujących dodatkowych środków:

- podczas przejazdu transportem publicznym informacje niejawne należy umieścić w aktówce lub torbie, która pozostaje pod osobistą opieką osoby je przenoszącej. Nie umieszcza się jej w luku bagażowym,

- informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED dostarcza się w dwuwarstwowym opakowaniu. Na wewnętrznej warstwie opakowania umieszcza się urzędową pieczęć wskazującą, że jest to przesyłka urzędowa i nie podlega kontroli bezpieczeństwa,

- osoba przenosząca posiada list kurierski, który poświadcza, że jest ona upoważniona do przenoszenia przesyłki z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, wystawiony przez kancelarię odpowiedniego departamentu.

Artykuł  23

Transport przez kurierów komercyjnych

1. Do celów niniejszej decyzji "kurierzy komercyjni" obejmują krajowych operatorów pocztowych i komercyjne firmy kurierskie oferujące usługę, w ramach której informacje są odpłatnie dostarczane i przekazywane osobiście albo śledzone.

2. Kurierzy komercyjni mogą korzystać z usług podwykonawcy. Odpowiedzialność za stosowanie się do niniejszej decyzji spoczywa jednak na firmie kurierskiej.

3. Jeżeli docelowy odbiorca znajduje się poza terytorium UE, stosuje się dwie warstwy opakowania. Przygotowując przesyłki niejawne, nadawca musi pamiętać, że komercyjne firmy kurierskie dostarczają przesyłki z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED wyłącznie docelowemu odbiorcy, należycie upoważnionemu zastępcy, urzędnikowi kontroli kancelarii lub jego należycie upoważnionemu zastępcy lub recepcjoniście. W celu zmniejszenia ryzyka, że przesyłka może nie dotrzeć do docelowego odbiorcy, na zewnętrznej i, w stosownych przypadkach, wewnętrznej warstwie opakowania przesyłki umieszcza się adres zwrotny.

4. W przypadku informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie korzysta się z usług oferowanych przez komercyjnych kurierów, którzy zapewniają przekazywanie przesyłek poleconych zawierających dokumenty drogą elektroniczną.

Artykuł  24

Inne szczególne warunki dotyczące postępowania

1. Należy przestrzegać wszelkich warunków przenoszenia określonych w umowie o bezpieczeństwie informacji lub w porozumieniach administracyjnych. W razie wątpliwości pracownicy konsultują się z odpowiednią kancelarią lub Dyrekcją ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa.

2. Wymóg podwójnego opakowania można znieść w przypadku informacji niejawnych chronionych przy użyciu zatwierdzonych produktów kryptograficznych. Do celów związanych z adresowaniem, a także w związku z faktem, że na przenośnym nośniku informacji umieszcza się jednoznaczne oznaczenie klauzuli tajności, nośnik przenosi się jednak co najmniej w zwykłej kopercie, ale mogą być wymagane dodatkowe środki ochrony fizycznej, takie jak koperty z folią bąbelkową.

ROZDZIAŁ  4

POSIEDZENIA NIEJAWNE

Artykuł  25

Przygotowanie do posiedzenia z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Posiedzenia, na których mają być omawiane informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, odbywają się wyłącznie w sali posiedzeń, która uzyskała akredytację na odpowiednim lub wyższym poziomie. Jeżeli nie są one dostępne, pracownicy zasięgają porady organu ds. bezpieczeństwa Komisji.

2. Zasadniczo porządki obrad nie powinny być niejawne. Jeżeli w porządku obrad wspomniano o dokumentach niejawnych, sam porządek obrad nie jest automatycznie niejawny. Punkty porządku obrad formułuje się w taki sposób, aby uniknąć zagrożenia dla ochrony interesów Unii lub co najmniej jednego państwa członkowskiego.

3. Jeżeli do porządku obrad mają zostać dołączone pliki elektroniczne zawierające informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ich ochrona przy użyciu produktów kryptograficznych zatwierdzonych przez organ Komisji ds. produktów kryptograficznych jest obowiązkowa.

4. Organizatorzy posiedzenia przypominają uczestnikom, że wszelkie uwagi przesłane do punktu porządku obrad opatrzonego klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie mogą być wysyłane zwykłymi niezabezpieczonymi wiadomościami e-mail ani innymi środkami, które nie zostały odpowiednio akredytowane zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji.

5. Organizatorzy posiedzenia dążą do łączenia punktów z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED kolejno w porządku obrad, aby ułatwić sprawny przebieg posiedzenia. Podczas dyskusji na temat pozycji niejawnych mogą być obecne wyłącznie osoby posiadające dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu.

6. W samym zaproszeniu uprzedza się uczestników, że na posiedzeniu będą omawiane tematy niejawne i że zastosowanie będą miały odpowiednie środki bezpieczeństwa.

7. W zaproszeniu lub nocie do samego porządku obrad przypomina się uczestnikom, że w trakcie dyskusji na temat punktów z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED przenośne urządzenia elektroniczne muszą byś wyłączone.

8. Przed posiedzeniem organizatorzy posiedzenia przygotowują pełen wykaz uczestników zewnętrznych.

Artykuł  26

Sprzęt elektroniczny w sali posiedzeń z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. W przypadku przekazywania informacji niejawnych można wykorzystywać wyłącznie akredytowane systemy informatyczne zgodnie z art. 11 niniejszej decyzji, na przykład w celu przedstawienia prezentacji zawierającej informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED lub do celów wideokonferencji.

2. Przewodniczący zapewnia, aby niedozwolone przenośne urządzenia elektroniczne były wyłączone.

Artykuł  27

Procedury, których należy przestrzegać podczas posiedzenia z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Na początku dyskusji dotyczącej kwestii niejawnych przewodniczący informuje uczestników posiedzenia, że zmienia tryb na niejawny. Drzwi i rolety muszą być zamknięte.

2. W stosownych przypadkach uczestnicy i tłumacze ustni otrzymują na początku dyskusji jedynie odpowiednią liczbę dokumentów.

Dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie pozostawia się bez nadzoru podczas jakichkolwiek przerw w posiedzeniu.

3. Na koniec posiedzenia przypomina się uczestnikom i tłumaczom ustnym, aby nie zostawili bez nadzoru w sali żadnych dokumentów niejawnych ani notatek niejawnych, które mogli sporządzić. Na koniec posiedzenia jego organizatorzy zbierają dokumenty lub notatki niejawne niezabrane przez uczestników i niszczą je w odpowiednich niszczarkach.

4. Podczas posiedzenia w wynikach obrad odnotowuje się wykaz uczestników oraz zarys wszelkich informacji niejawnych udostępnianych państwom członkowskim i przekazywanych ustnie państwom trzecim lub organizacjom międzynarodowym.

Artykuł  28

Tłumacze ustni i pisemni

Dostęp do informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED mają wyłącznie tłumacze ustni i pisemni podlegający regulaminowi pracowniczemu lub warunkom zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej lub pozostający z Komisją w stosunkach umownych.

ROZDZIAŁ  5

UDOSTĘPNIANIE I WYMIANA INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł  29

Zgoda wytwórcy

Jeżeli wytwórcą informacji niejawnych, o których udostępnienie lub wymianę wystąpiono, lub materiału źródłowego, który mogą zawierać, nie jest Komisja, departament Komisji, który posiada przedmiotowe informacje niejawne, najpierw zwraca się do wytwórcy o pisemną zgodę na ich udostępnienie. Jeżeli nie można zidentyfikować wytwórcy, kontrolę wytwórcy sprawuje departament Komisji dysponujący tymi informacjami niejawnymi.

Artykuł  30

Udostępnianie informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED innym podmiotom unijnym

1. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED udostępnia się innej instytucji, agencji, innemu organowi lub biuru Unii tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a podmiot zawarł odpowiednie porozumienie prawne z Komisją.

2. W obrębie Komisji głównym punktem, do którego wpływają i z którego przekazywane są informacje niejawne wymieniane z inną instytucją, agencją, organem lub biurem UE, jest z reguły kancelaria tajna na potrzeby EUCI, którą zarządza Sekretariat Generalny. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED mogą być jednak udostępniane bezpośrednio docelowym odbiorcom.

Artykuł  31

Wymiana informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED z państwami członkowskimi

1. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED można udostępniać państwom członkowskim, jeśli odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu.

2. Informacje niejawne państw członkowskich, które to informacje objęto równoważnym krajowym oznaczeniem klauzuli tajności ⁸  i przekazano Komisji, otrzymują taki sam poziom ochrony, jak informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

Artykuł  32

Wymiana informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi

1. Informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED udostępnia się państwu trzeciemu lub organizacji międzynarodowej tylko wówczas, gdy odbiorca ma dostęp w ramach zasady ograniczonego dostępu, a w państwie lub organizacji międzynarodowej wprowadzono odpowiednie ramy prawne lub administracyjne, takie jak umowa o bezpieczeństwie informacji lub porozumienie administracyjne z Komisją. Postanowienia takiej umowy lub takiego porozumienia mają pierwszeństwo przed przepisami niniejszej decyzji.

2. Główny punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są wszystkie informacje niejawne z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED wymieniane między Komisją a państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi, stanowi z reguły kancelaria tajna na potrzeby EUCI, którą zarządza Sekretariat Generalny. Opinii organu ds. bezpieczeństwa Komisji zasięga się, jeżeli istnieją względy bezpieczeństwa, organizacyjne lub operacyjne, które sprawiają, że byłoby właściwsze, gdyby lokalne kancelarie tajne na potrzeby EUCI działały jako punkt, do którego wpływają i z którego przekazywane są informacje dotyczące spraw wchodzących w zakres kompetencji danego departamentu.

3. W celu zapewnienia identyfikowalności informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED rejestruje się:

- w momencie ich wpłynięcia do jednostki organizacyjnej lub wysłania z tej jednostki, oraz

- w momencie ich wpłynięcia do CIS lub wysłania z CIS.

4. Taki rejestr można prowadzić w formie papierowej lub w rejestrach elektronicznych.

5. Procedury prowadzenia rejestru informacji niejawnych przetwarzanych w akredytowanym CIS można przeprowadzać poprzez procesy w samym CIS. W takim przypadku CIS zawiera środki gwarantujące integralność zapisów w rejestrze.

6. Informacjom niejawnym otrzymanym od państw trzecich lub organizacji międzynarodowych przypisuje się równoważny poziom ochrony jak ten przysługujący EUCI opatrzonym równoważnym oznaczeniem klauzuli tajności określonym w odpowiedniej umowie o bezpieczeństwie informacji lub odpowiednim porozumieniu administracyjnym.

Artykuł  33

Wyjątkowe udostępnianie informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED ad hoc

1. W przypadku gdy Komisja lub jeden z jej departamentów stwierdzi, że istnieje wyjątkowa potrzeba udostępnienia informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED państwu trzeciemu, organizacji międzynarodowej lub podmiotowi UE, ale nie zawarto umowy o bezpieczeństwie informacji ani porozumienia administracyjnego, należy stosować procedurę wyjątkowego udostępniania ad hoc.

2. Departamenty Komisji kontaktują się z organem ds. bezpieczeństwa Komisji, który konsultuje się z Grupą Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji.

3. Po konsultacji z Grupą Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji, na podstawie wniosku członka Komisji odpowiedzialnego za kwestie bezpieczeństwa, Komisja może zezwolić na udostępnienie danych informacji.

ROZDZIAŁ  6

KONIEC WAŻNOŚCI INFORMACJI Z KLAUZULĄ TAJNOŚCI RESTREINT UE/EU RESTRICTED

Artykuł  34

Kiedy można znieść klauzulę tajności

1. Informacje pozostają niejawne tylko dopóty, dopóki wymagają ochrony. Zniesienie klauzuli tajności oznacza, że informacji w ogóle nie uważa się już za niejawne. W momencie wytwarzania EUCI wytwórca wskazuje, o ile to możliwe, czy z określoną datą lub w następstwie konkretnego wydarzenia klauzula tajności EUCI może zostać zniesiona. W przeciwnym razie wytwórca dokonuje regularnie przeglądu informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w celu ustalenia, czy klauzula tajności nadal ma zastosowanie.

2. Po trzydziestu latach klauzula tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jaką opatrzone są informacje wytworzone w Komisji, będzie automatycznie zniesiona zgodnie z rozporządzeniem (EWG, Euratom) nr 354/83 zmienionym rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1700/2003 ⁹  i zgodnie z art. 59 ust. 2 lit. a) decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

3. Zniesienie klauzuli tajności dokumentów Komisji może również nastąpić w trybie ad hoc, na przykład na podstawie wniosku o przyznanie dostępu złożonego przez obywateli.

Artykuł  35

Odpowiedzialność za zniesienie klauzuli tajności

1. Do zniesienia klauzuli tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED nadanej informacjom potrzebna jest zgoda wytwórcy.

2. Departament Komisji, który tworzy dokument niejawny, jest odpowiedzialny za decyzję, czy można wobec niego znieść klauzulę tajności. W ramach Komisji wszystkie wnioski o zniesienie klauzuli tajności podlegają konsultacji z kierownikiem działu lub dyrektorem departamentu będącego wytwórcą. Jeżeli departament zestawił informacje niejawne z różnych źródeł, najpierw zwraca się o zgodę do wszelkich innych stron, które dostarczyły materiał źródłowy, w tym w państwach członkowskich, innych organach UE, państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych.

3. Jeżeli departament Komisji będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązki przejęła inna służba, decyzję o zniesieniu klauzuli tajności podejmuje dana służba. Jeżeli departament będący wytwórcą już nie istnieje, a jego obowiązków nie przejęła inna służba, decyzję o zniesieniu klauzuli tajności podejmują wspólnie kierownicy działu lub dyrektorzy dyrekcji generalnych będących odbiorcami.

Artykuł  36

Szczególnie chronione informacje jawne

W przypadku gdy przegląd dokumentu prowadzi do decyzji o zniesieniu klauzuli tajności, należy rozważyć, czy dokument powinien być opatrzony oznaczeniem szczególnie chronionych informacji jawnych w rozumieniu art. 9 decyzji (UE, Euratom) 2015/443.

Artykuł  37

Sposób wskazania, że wobec dokumentu zniesiono klauzulę tajności

1. Oryginalne oznaczenie klauzuli tajności na górze i na dole każdej strony jest wyraźnie przekreślone (nie usunięte) przy użyciu funkcji "skreślenie" w formatach elektronicznych lub ręcznie w przypadku wydruków.

2. Na pierwszej stronie (stronie tytułowej) wstemplowuje się informację, że klauzula tajności została zniesiona, i uzupełnia się ją danymi organu odpowiedzialnego za zniesienie klauzuli tajności oraz odpowiednią datą.

3. O zniesieniu klauzuli tajności należy poinformować pierwotnych odbiorców informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Początkowi odbiorcy są odpowiedzialni za poinformowanie wszelkich kolejnych adresatów, do których wysłali oryginalne informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED lub dla których wykonali kopię tych informacji.

4. Służby archiwów historycznych Komisji informuje się o wszystkich podjętych decyzjach dotyczących zniesienia klauzuli tajności.

5. Wszystkie tłumaczenia informacji niejawnych podlegają takim samym procedurom zniesienia klauzuli tajności jak oryginalna wersja językowa.

Artykuł  38

Częściowe zniesienie klauzuli tajności wobec informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Możliwe jest również częściowe zniesienie klauzuli tajności (np. załączniki, tylko niektóre akapity). Procedura jest identyczna jak w przypadku zniesienia klauzuli tajności wobec całego dokumentu.

2. Po częściowym zniesieniu klauzuli tajności wobec informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED ("czyszczeniu") sporządza się wyciąg ze zniesioną klauzulą tajności.

3. Części, które pozostają niejawne, zostają zastąpione:

PART NOT TO BE DECLASSIFIED

w samym tekście, jeśli część, która pozostaje niejawna, stanowi część akapitu, albo jako akapit, jeśli część, która pozostaje niejawna, stanowi określony akapit lub więcej niż jeden akapit.

4. Jeśli nie można znieść klauzuli tajności wobec całego załącznika i w związku z tym nie został on ujawniony w wyciągu, w tekście umieszcza się konkretną wzmiankę.

Artykuł  39

Rutynowe niszczenie i kasowanie informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED

1. Komisja nie gromadzi dużych ilości informacji niejawnych.

2. Departamenty będące wytwórcami dokonują rutynowo w krótkich odstępach czasu przeglądu niewielkich ilości informacji pod kątem ich zniszczenia lub skasowania. W regularnych odstępach czasu dokonuje się przeglądu zarówno informacji przechowywanych w wersji papierowej, jak i informacji przechowywanych w CIS.

3. Pracownicy niszczą lub bezpiecznie kasują wszelkie dokumenty opatrzone klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED, których już nie potrzebują, z zastrzeżeniem wszelkich wymogów dotyczących archiwizacji oryginalnego dokumentu.

4. Od pracowników nie wymaga się informowania wytwórcy, jeśli niszczą lub kasują oni kopie dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

5. Projekty materiałów zawierające informacje niejawne podlegają takim samym metodom usuwania, jak sfinalizowane dokumenty niejawne.

6. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED używa się wyłącznie zatwierdzonych niszczarek. Do niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED odpowiednie są niszczarki o poziomie bezpieczeństwa 4 według normy DIN 32757 i o poziomie 5 według normy DIN 66399.

7. Skrawki dokumentów pochodzące z zatwierdzonych niszczarek można usuwać jak zwykłe odpady biurowe.

8. Wszystkie nośniki i urządzenia zawierające informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED podlegają odpowiedniemu czyszczeniu po zakończeniu ich okresu użytkowania. Dane elektroniczne niszczy się lub usuwa z zasobów technologii informacyjnej i powiązanych nośników informacji w sposób, który daje wystarczającą pewność, że informacji nie można odzyskać. W ramach czyszczenia usuwane są dane z urządzenia pamięciowego, a także usuwane wszystkie etykiety, oznaczenia i rejestry aktywności.

9. Komputerowe nośniki informacji przekazuje się LSO lub lokalnemu pełnomocnikowi ds. bezpieczeństwa teleinformatycznego lub urzędnikowi kontroli kancelarii w celu zniszczenia i usunięcia.

Artykuł  40

Ewakuacja i niszczenie informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED w sytuacjach nadzwyczajnych

1. Kierownik departamentu opracowuje, zatwierdza i, w stosownych przypadkach, aktywuje plany ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych w celu zabezpieczenia informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, które są narażone na znaczne ryzyko znalezienia się w niepowołanych rękach podczas kryzysu. W kolejności pierwszeństwa oraz w zależności od charakteru sytuacji nadzwyczajnej należy rozważyć:

1) przeniesienie EUCI do alternatywnego bezpiecznego miejsca, w miarę możliwości strefy administracyjnej lub strefy bezpieczeństwa w tym samym budynku;

2) ewakuowanie EUCI do alternatywnego bezpiecznego miejsca, w miarę możliwości strefy administracyjnej lub strefy bezpieczeństwa w innym budynku, o ile to możliwe - budynku Komisji;

3) niszczenie EUCI, w miarę możliwości przy użyciu zatwierdzonych sposobów niszczenia.

2. Po uruchomieniu planów na wypadek sytuacji nadzwyczajnych pierwszeństwo ma przenoszenie lub niszczenie w pierwszej kolejności informacji oznaczonych wyższymi poziomami.

3. Szczegóły operacyjne planów ewakuacji i niszczenia w sytuacjach nadzwyczajnych same objęte są klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED.

Artykuł  41

Archiwizowanie

1. Decyzje odnoszące się do kwestii, czy i kiedy dokonywać archiwizacji, oraz odpowiednie środki praktyczne, które należy podjąć, są zgodne z polityką Komisji dotyczącą zarządzania dokumentami.

2. Dokumentów opatrzonych klauzulą RESTREINT UE/EU RESTRICTED nie przesyła się do Archiwów Historycznych Unii Europejskiej we Florencji.

ROZDZIAŁ  7

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł  42

Przejrzystość

Niniejsza decyzja zostaje podana do wiadomości służb Komisji i wszystkich osób, których dotyczy, oraz zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Artykuł  43

Wejście w życie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 17 października 2019 r.

	W imieniu Komisji, za Przewodniczącego,
	Günther OETTINGER
	Członek Komisji

ZAŁĄCZNIK

Kategorie pracowników, którzy mogą mieć dostęp do informacji opatrzonych klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jeśli jest to konieczne do wykonywania ich zadań służbowych

Kategorie pracowników Komisji	Dostęp do informacji z klauzulą tajności R-UE/EU- R	Warunki
Urzędnicy	Tak	Instruktaż + oświadczenie + zasada ograniczonego dostępu
Pracownicy zatrudnieni na czas określony	Tak	Instruktaż + oświadczenie + zasada ograniczonego dostępu
Pracownicy kontraktowi	Tak	Instruktaż + oświadczenie + zasada ograniczonego dostępu
Oddelegowani eksperci krajowi	Tak	Instruktaż (przez Komisję) + oświadczenie + zasada ograniczonego dostępu
Stażyści	Nie	Brak możliwych wyjątków
Każda inna kategoria pracowników (pracownicy tymczasowi, pracownicy zewnętrzni pracujący w budynkach Komisji itp.)	Nie	W sprawie wyjątków należy skonsultować się z organem ds. bezpieczeństwa Komisji

1 Dz.U. L 72 z 17.3.2015, s. 41.

2 Dz.U. L 72 z 17.3.2015, s. 53.

3 Dz.U. L 6 z 11.1.2017, s. 40.

4 Decyzja Rady 2013/488/UE z dnia 23 września 2013 r. w sprawie przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE (Dz.U. L 274 z 15.10.2013, s. 1).

5 Decyzja Komisji z dnia 4 maja 2016 r. w sprawie upoważnienia związanego z bezpieczeństwem [C(2016)2797 final].

6 Zgodnie z art. 3 decyzji (UE, Euratom) 2015/444 informacje z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED oznaczają "informacje i materiały, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby być niekorzystne dla interesów Unii Europejskiej lub co najmniej jednego państwa członkowskiego".

7 Jak określono w definicji w art. 18 decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

8 Tabela odpowiedników oznaczeń z państw członkowskich znajduje się w załączniku I do decyzji (UE, Euratom) 2015/444.

9 Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1700/2003 z dnia 22 września 2003 r. zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 dotyczące udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (Dz.U. L 243 z 27.9.2003, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2019.311.21
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2019/1962 w sprawie przepisów wykonawczych dotyczących korzystania z informacji z klauzulą tajności RESTREINT UE/EU RESTRICTED
• Data aktu: 17/10/2019
• Data ogłoszenia: 02/12/2019
• Data wejścia w życie: 22/12/2019