Decyzja 2018/1220 w sprawie regulaminu zespołu, o którym mowa w art. 143 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046

DECYZJA KOMISJI (UE) 2018/1220

z dnia 6 września 2018 r.

w sprawie regulaminu zespołu, o którym mowa w art. 143 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046

KOMISJA EUROPEJSKA,

uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014, (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹ , w szczególności jego art. 143 ust. 4,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046 zastąpiło rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ² , ustanawiając zespół odpowiedzialny za centralną ocenę niektórych sytuacji wykluczenia podmiotów gospodarczych i za przyjmowanie odpowiednich zaleceń (dalej "zespół").

(2) Rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046 rozszerza uprawnienia zespołu do wydawania opinii i zaleceń w celu ustalenia, czy doszło do wystąpienia nieprawidłowości finansowych, oraz przewiduje, że wykonywanie tych kompetencji powinno zostać określone w jego regulaminie wewnętrznym.

(3) W art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 określono skład zespołu, procedurę mianowania jego przewodniczącego oraz zarządzanie konfliktami interesów. Artykuł stanowi, że Komisja przyjmuje regulamin wewnętrzny zespołu i że zespół jest wspomagany przez zapewniony przez Komisję stały sekretariat.

(4) W celu zagwarantowania ciągłości i prawidłowego funkcjonowania zespołu należy określić procedury mianowania i odwoływania przewodniczącego oraz ustanowić zasady dotyczące zastępowania go w razie nieobecności lub niemożności wykonywania obowiązków.

(5) W celu zagwarantowania ciągłości i prawidłowego funkcjonowania zespołu niezbędne jest również ustanowienie szczegółowych zasad dotyczących jego składu odnośnie do każdego przypadku, w szczególności w kwestii wyznaczania dwóch stałych członków, ich zastępców oraz dodatkowego członka reprezentującego właściwego urzędnika zatwierdzającego.

(6) Konieczne jest wyjaśnienie, że w posiedzeniach zespołu uczestniczą obserwatorzy, w szczególności w celu zapewnienia, aby zespół miał pełne i dokładne informacje.

(7) W interesie należytego zarządzania właściwe jest określenie dalszych funkcji wspierających, jakie stały sekretariat ma zapewniać zespołowi w ramach jego pracy.

(8) Należy jaśniej określić procedurę przedkładania zespołowi wniosków, w szczególności w odniesieniu do minimalnej zawartości wniosku.

(9) W interesie podmiotów gospodarczych niezbędne jest ustanowienie procedury pozwalającej zagwarantować ich prawo do bycia wysłuchanym.

(10) Właściwe jest określenie praktycznych ustaleń dotyczących ścisłej współpracy między zespołem a Europejskim Urzędem ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w świetle ustaleń dotyczących współpracy administracyjnej i sprawnej wymiany informacji między Komisją i OLAF-em.

(11) Właściwe jest wyjaśnienie zasad przyjmowania zaleceń zespołu.

(12) Ponieważ zespół ten zastępuje zespół przewidziany w art. 73 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz w art. 108 ust. 4 tego rozporządzenia, należy uchylić decyzję Komisji C(2011) 6109 final i decyzję (UE) 2015/2463 ³  dotyczące regulaminów wewnętrznych tych zespołów.

(13) Wszelkie przetwarzanie danych osobowych przez zespół i jego stały sekretariat powinno być dokonywane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ⁴ .

(14) Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady ⁵  ma zastosowanie do wydawanych przez zespół zaleceń,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

ROZDZIAŁ  I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Artykuł  1

Przedmiot

Niniejsza decyzja ustanawia regulamin wewnętrzny zespołu, o którym mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  2

Mianowanie, zakończenie pełnienia obowiązków i odwoływanie przewodniczącego i jego zastępcy

1. 6  Przewodniczący zespołu mianowany jest przez Komisję na nieodnawialną pięcioletnią kadencję, zgodnie z art. 143 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania. Jego kadencja rozpoczyna się w dniu wskazanym w decyzji o mianowaniu. Decyzja ta zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym - seria C.

Po zakończeniu kadencji, jeżeli wymaga tego funkcjonowanie zespołu, przewodniczący pełni swoją funkcję do czasu, gdy zostanie zastąpiony. Okres ten nie może przekraczać sześciu miesięcy.

2. Przewodniczący zostaje zatrudniony w charakterze specjalnego doradcy Komisji w rozumieniu art. 5 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Jego umowa o pracę w charakterze specjalnego doradcy musi w pełni szanować jego niezależność i nie może wpływać na czas trwania jego kadencji.

3. Komisja może odwołać przewodniczącego, jeżeli przestaje on spełniać warunki konieczne do wykonywania swoich obowiązków.

4. Zasady mające zastosowanie do mianowania, zakończenia kadencji i odwołania przewodniczącego stosuje się również do jego zastępcy. Przepisy ust. 1 do 3 niniejszego artykułu oraz te, które zawarte są w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 stosuje się również do zastępcy przewodniczącego.

Artykuł  3

Zastępowanie przewodniczącego

1. Jeżeli przewodniczący nie może wykonywać swoich funkcji, jego obowiązki są wykonywane przez jego zastępcę.

2. Jeżeli stanowisko przewodniczącego jest wolne, funkcje przewodniczącego pełnione są przez jego zastępcę do czasu mianowania nowego przewodniczącego.

3. W przypadku gdy i przewodniczący i jego zastępca nie mogą wykonywać swoich funkcji, są one pełnione przez najstarszego stałego członka reprezentującego Komisję.

Artykuł  4

Uprawnienia przewodniczącego

1. Przewodniczący reprezentuje zespół.

2. Przewodniczy on posiedzeniom zespołu i organizuje jego prace.

3. Jest on w tym celu wspierany przez stały sekretariat, o którym mowa w art. 7.

4. Może on delegować swój podpis na każdego stałego członka reprezentującego Komisję, tak aby ten mógł za niego, w jego imieniu i według udzielonych przez niego instrukcji podpisać dokumenty odnoszące się do konkretnej sprawy lub do kwestii administracyjnych.

5. Przewodniczący ustala również, po konsultacji ze stałymi członkami, harmonogram posiedzeń zespołu.

6. Pełni on też inne funkcje powierzone mu na mocy niniejszej decyzji.

Artykuł  5

Wyznaczanie członków zespołu i ich zastępców

1. 7  Jednym z dwóch stałych członków zespołu reprezentujących Komisję zgodnie z art. 143 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 jest główny doradca DG BUDG odpowiedzialny za zagadnienia finansowe i prawne, praworządność, zapobieganie nadużyciom finansowym i EDES w Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu. Dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza na zastępcę tego stałego członka urzędnika zajmującego stanowisko co najmniej tego samego rodzaju co kierownik działu lub równoważne stanowisko.

Drugiego stałego członka reprezentującego Komisję dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza ad personam spośród urzędników Komisji z grupy zaszeregowania co najmniej AD14. Dyrektor generalny ds. budżetu wyznacza na zastępcę tego stałego członka urzędnika z grupy funkcyjnej co najmniej kierownika działu lub grupy równoważnej.

2. Członek reprezentujący właściwego urzędnika zatwierdzającego (zwany dalej "organem wnioskującym") i jego zastępca są urzędnikami lub pracownikami zatrudnionymi na czas określony, wyznaczonymi zgodnie z wewnętrznym regulaminem i wewnętrznymi przepisami administracyjnymi danej instytucji, organu lub organizacji, o których mowa w art. 73 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Pełnią oni przynajmniej funkcję kierownika działu lub szefa delegatury.

Artykuł  6

Obserwatorzy

1. Obserwatorzy uczestniczą w obradach zespołu, nie biorąc udziału w przyjmowaniu zaleceń.

2. Służba Prawna Komisji ma status pełnoprawnego obserwatora w odniesieniu do każdej dokumentacji przedłożonej zespołowi i przedkłada uwagi z własnej inicjatywy lub na wniosek przewodniczącego. W tym celu jeden z jej członków uczestniczy we wszystkich pracach zespołu. Służba Prawna jest informowana o wszystkich pisemnych procedurach.

3. 8  W przypadkach, gdy wniosek organu wnioskującego opiera się w szczególności na informacjach przekazanych przez OLAF, przedstawiciel OLAF-u bierze udział w posiedzeniach zespołu oraz uczestniczy w procedurach ustnych i pisemnych. Na wniosek przewodniczącego przedkłada on uwagi.

W przypadkach, gdy wniosek organu wnioskującego opiera się w całości lub w części na informacjach przekazanych przez Prokuraturę Europejską, przekazywanie przez nią informacji i jej udział w charakterze obserwatora odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy, o której mowa w art. 103 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 2017/1939.

4. 9  W innych przypadkach, na wniosek przewodniczącego, OLAF może zostać poproszony o dostarczenie informacji lub opinii. Prokuratura Europejska może również zostać poproszona, na wniosek przewodniczącego, o dostarczenie informacji lub opinii zgodnie z postanowieniami umowy, o której mowa w art. 103 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 2017/1939.

5. Oprócz organu wnioskującego status obserwatorów mają inni urzędnicy zatwierdzający Komisji, urzędnicy zatwierdzający powołanego przez Komisję urzędu europejskiego, agencji wykonawczej, innej instytucji lub innego organu lub organizmu europejskiego, będących przedmiotem wniosku przedłożonego zespołowi. Ci urzędnicy zatwierdzający mogą brać udział w naradach zespołu i są informowani o pisemnych procedurach oraz przedstawiają ustne i pisemne uwagi na wniosek przewodniczącego.

6. Po konsultacji ze stałymi członkami zespołu przewodniczący może zaprosić innych obserwatorów do udziału w obradach zespołu i poprosić ich o przedstawienie uwag w formie ustnej i pisemnej.

Artykuł  7

Stały sekretariat

1. Obsługę stałego sekretariatu zespołu zapewniają funkcjonariusze lub agenci Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu, której sekretariat podlega administracyjnie.

2. W imieniu przewodniczącego stały sekretariat:

a) weryfikuje jakość organów wnioskujących, ich wyznaczonych przedstawicieli i obserwatorów;

b) sprawdza, czy wnoszone sprawy są kompletne i zawierają wszystkie niezbędne dokumenty i informacje, w tym dokument informacyjny;

c) określa wszelkich innych urzędników zatwierdzających, których dotyczy sprawa, których można zaproponować jako ewentualnych obserwatorów;

d) podejmuje i organizuje niezbędne działania i kontakty z organem wnioskującym, Służbą Prawną Komisji i innymi podmiotami, które są lub mogą być zaangażowane w daną sprawę w celu uzyskania aktualnych informacji dotyczących wnoszonych wniosków;

e) sporządza projekty, które zostaną zbadane przez zespół, i przekazuje je przewodniczącemu i innym członkom i obserwatorom zaproszonym do uczestnictwa w rozpatrywaniu danej sprawy;

f) przedstawia przewodniczącemu projekt harmonogramu posiedzeń zespołu;

g) przygotowuje projekt porządku obrad zespołu i przekazuje go jego członkom i uczestnikom posiedzeń;

h) sprawdza obecność osób i kompletność dokumentów wymaganych w celu zapewnienia, że obrady zespołu będą się odbywały prawidłowo;

i) uczestniczy w obradach zespołu i monitoruje je;

j) dla celów dokumentacji sporządza podsumowanie każdego posiedzenia i przekazuje je członkom;

k) wysyła powiadomienia do podmiotów gospodarczych;

l) powiadamia organ wnioskujący o zaleceniu przyjętym przez zespół;

m) śledzi wszelką korespondencję adresowaną do zespołu lub dotyczącą jego działań;

n) prowadzi rejestr zaleceń przyjętych przez zespół oraz decyzji podjętych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;

o) dopilnowuje opublikowania decyzji w sprawie wykluczenia i kar finansowych, o których mowa w art. 140 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  8

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

1. W przypadku gdy przewodniczący lub jego zastępca, każdy inny urzędnik lub agent należący do sekretariatu zespołu lub każda inna osoba, która uczestniczy w posiedzeniach zespołu lub posiada wiedzę na temat dokumentów związanych z daną sprawą, znajdują się w sytuacji, która mogłaby prowadzić do powstania konfliktu interesów, niezwłocznie informują oni o tym pozostałych członków i sekretariat. To samo ma zastosowanie w przypadku, gdy znajdują się oni w sytuacji, która mogłaby obiektywnie zostać uznana za konflikt interesów.

2. Żadna z osób, o których mowa w ust. 1, nie uczestniczy w obradach ani w przyjmowaniu zalecenia. Do akt sprawy dołącza się dokument opisujący sposób, w jaki uwzględniono ryzyko wystąpienia konfliktu interesów.

Artykuł  9

Współpraca między zespołem a OLAF-em

1. OLAF współpracuje ściśle z zespołem zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 ¹⁰ , przy poszanowaniu praw procesowych i praw podstawowych oraz z należytym uwzględnieniem zasady ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia.

2. W przypadku gdy wniosek organu wnioskującego opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF, przed wysłaniem powiadomienia do podmiotu gospodarczego zespół konsultuje się z OLAF-em, aby nie podważać poufności postępowań sądowych i dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF, w tym ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia, oraz dochodzeń krajowych lub postępowań sądowych, jeżeli są one znane.

3. Przekazywanie podmiotom gospodarczym lub ich informatorom informacji pochodzących z dochodzeń lub dotyczących dochodzeń prowadzonych lub koordynowanych przez OLAF wymaga jego zgody.

Artykuł  9a  ¹¹

Współpraca z Prokuraturą Europejską

Warunki współpracy z Prokuraturą Europejską określa się w umowie, o której mowa w art. 103 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 2017/1939.

Artykuł  10

Przekazywanie spraw do zespołu

1. Zespół zajmuje się daną sprawą na wniosek dowolnego urzędnika zatwierdzającego Komisji, innej instytucji, powołanego przez Komisję urzędu europejskiego, agencji wykonawczej lub innego organu lub organizmu europejskiego.

W przypadku gdy przekazanie sprawy do rozpatrzenia pochodzi od organu, który nie podlega Komisji, stały sekretariat nawiązuje niezwłocznie niezbędne kontakty w celu zapewnienia poufności wymiany informacji dotyczącej danej sprawy.

2. Wniosek przesyłany jest do sekretariatu pocztą elektroniczną na następujący adres: [e-mail].

3. W przypadku gdy organ wnioskujący uzyska informacje, o których mowa w art. 136 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, przekazuje on sprawę zespołowi po otrzymaniu tych informacji w możliwie najkrótszym terminie, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.

4. 12  Wniosek dotyczący zalecenia zawiera wszystkie informacje wymagane zgodnie z przepisami, o których mowa w art. 142 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Zawiera również inne istotne informacje, o których mowa w art. 136 tego rozporządzenia, w tym, w stosownych przypadkach, sprawozdania OLAF-u oraz informacje przekazane przez Prokuraturę Europejską, aby umożliwić zastosowanie odpowiednich środków w celu ochrony interesów finansowych Unii. Zawiera on również należycie wypełniony arkusz informacyjny.

Artykuł  11

Zwoływanie zespołu

Zespół zbiera się na wniosek przewodniczącego w celu:

a) ustalenia wstępnej kwalifikacji prawnej zgodnie z przywoływanym art. 136 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, w celu powiadomienia odpowiedniego podmiotu gospodarczego;

b) przyjęcia zalecenia, o którym mowa w art. 143 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046;

c) omówienia kwestii związanych z działalnością zespołu.

Artykuł  12

Procedura pisemna

Z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek innego członka zespołu można ustalić fakty i wstępną klasyfikację prawną oraz przyjąć zalecenia w drodze procedury pisemnej. Każdy członek zespołu może zgłosić sprzeciw wobec stosowania procedury pisemnej. W proces ten zaangażowani są również obserwatorzy.

Artykuł  13

Prawo podmiotu gospodarczego do bycia wysłuchanym

1. Z wyjątkiem przypadków, w których istnieją istotne uzasadnione przesłanki do zachowania poufności dochodzenia lub krajowego postępowania sądowego, podmiot gospodarczy, zgodnie z art. 143 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, ma prawo do przedstawienia uwag.

2. Przedmiotowy podmiot gospodarczy otrzymuje pismo informujące o faktach i ich wstępnej klasyfikacji prawnej, w którym zespół bierze pod uwagę tylko te części, z którymi podmiot gospodarczy mógł się zapoznać, z zastrzeżeniem stosowania przepisów art. 143 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046. Zasadniczo pismo to przekazywane jest pocztą elektroniczną.

3. Podmiot gospodarczy przekazuje swoje uwagi pisemne drogą elektroniczną na adres: [e-mail] lub na adres poczty elektronicznej podany w piśmie, wraz z ewentualnymi załącznikami, w formie standardowego pliku elektronicznego utworzonego za pomocą aktualnego oprogramowania biurowego.

4. Uwagi pisemne nie mogą przekraczać 10 stron, z wyjątkiem załączników, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków wynikających z ich prawnej lub faktycznej złożoności.

5. Co do zasady, podmiotowi gospodarczemu przyznaje się na składanie uwag okres trzech tygodni. Okres ten zaczyna biec od dnia następującego po powiadomieniu o faktach i ich wstępnej klasyfikacji prawnej. W przypadku gdy podmiot gospodarczy w drodze umowy wyraził zgodę na komunikowanie się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym środkami elektronicznymi, powiadomienia dokonuje się poprzez przesłanie pisma informacyjnego w takiej formie.

6. W wyjątkowych przypadkach, na uzasadniony wniosek podmiotu gospodarczego, termin ten może zostać przedłużony o okres, który nie może przekraczać połowy początkowego okresu.

7. Po upływie ustalonego terminu oraz w przypadku braku należycie uzasadnionego wniosku o przedłużenie lub po upływie tego przedłużonego okresu postępowanie kontradyktoryjne zostaje zakończone.

8. Jeżeli przewodniczący uzna, że podmiot gospodarczy nie przedstawił uwag w wyznaczonym terminie, postępowanie jest kontynuowane i przewodniczący zwołuje zespół w celu przyjęcia zalecenia.

Artykuł  14

Przyjmowanie treści pism i zaleceń

Przewodniczący i pozostali członkowie podejmują starania w celu osiągnięcia konsensusu co do treści pisma, w którym dany podmiot gospodarczy poinformowany zostanie o faktach będących przedmiotem zarzutu, o wstępnej klasyfikacji prawnej, a następnie o zaleceniu.

Jeżeli nie jest to możliwe, decyzję przyjmuje się większością głosów drogą głosowania, w którym:

a) przewodniczący ma jeden głos;

b) dwaj stali członkowie mają razem jeden głos;

c) członek reprezentujący organ wnioskujący ma jeden głos.

Artykuł  15

Powiadomienie o zaleceniu

Zespół przekazuje swoje zalecenia organowi wnioskującemu oraz obserwatorom.

Artykuł  16

Terminy rozstrzygania spraw

1. Z chwilą gdy sekretariat zweryfikował wniosek i przeanalizował sprawę zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami art. 7, przekazuje ją przewodniczącemu i członkom zespołu. Po ewentualnym poproszeniu o dodatkową weryfikację lub dodatkowe zbadanie, w stosownych przypadkach, przewodniczący stwierdza, że sprawa została przygotowana.

2. Czas trwania procedury, począwszy od stwierdzenia przez przewodniczącego, że sprawa została przygotowana, a kończąc na przekazaniu opinii organowi wnioskującemu oraz, w stosownych przypadkach, zalecenia, zasadniczo nie może przekraczać trzech miesięcy. Przewodniczący może ten termin przedłużyć, w szczególności w celu zapewnienia prawa do bycia wysłuchanym.

Artykuł  17

Poufność prac i narad

Bez uszczerbku dla stosowania art. 8 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 i art. 22a regulaminu pracowniczego ¹³ , członkowie zespołu i jego sekretariatu, jak również wszelkie osoby, które w jakimkolwiek charakterze biorą udział w pracach lub posiedzeniach zespołu lub też uczestniczyły w przygotowaniu wydawanych przez niego dokumentów, opinii lub stanowisk, zachowują w tym względzie najściślejszą poufność, zgodnie ze swoją ewentualną odpowiedzialnością administracyjną, ustawową lub wynikającą z umowy. To samo dotyczy przewodniczącego i jego zastępcy.

Artykuł  18

Rozpatrywanie wniosków o dostęp do dokumentów a ochrona danych osobowych

Do prac zespołu stosuje się rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 oraz rozporządzenie (WE) nr 45/2001.

ROZDZIAŁ  II

PRZEPISY SZCZEGÓLNE DOTYCZĄCE WYKONYWANIA JURYSDYKCJI OPINIODAWCZEJ, O KTÓREJ MOWA W ART. 93 ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO

Artykuł  19

Zasady

1. Przepisy art. 1-4, 8, 12, 13, 17 i 18 figurujące w rozdziale I niniejszego rozporządzenia stosuje się do wykonywania przez zespół uprawnień powierzonych mu na mocy art. 93 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

2. Przepisy pozostałych artykułów rozdziału I niniejszego rozporządzenia mają również zastosowanie do wykonywania przez zespół kompetencji, o których mowa w ust. 1, z wyjątkiem przepisu specjalnego przewidzianego w niniejszym rozdziale.

Artykuł  20

Dodatkowi członkowie zespołu i ich zastępcy

1. Przy wydawaniu opinii, o której mowa w art. 93 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, w zespole zasiadają członkowie, o których mowa w art. 143 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, oraz następujący trzej dodatkowi członkowie:

a) przedstawiciel organu powołującego odpowiedzialnego za kwestie dyscyplinarne przedmiotowej instytucji lub przedmiotowego organu;

b) inny członek wyznaczony przez komitet pracowniczy przedmiotowej instytucji lub przedmiotowego organu;

c) członek służby prawnej instytucji, europejskiego urzędu utworzonego przez Komisję, agencji wykonawczej lub innego organu lub agencji europejskiej członka personelu, którego dotyczy postępowanie.

2. Każdy z tych trzech członków ma zastępcę, który jest odpowiednio wyznaczany przez:

a) odpowiedni organ powołujący;

b) odpowiedni komitet pracowniczy;

c) odpowiednią służbę prawną.

Artykuł  21

Wyznaczanie obserwatorów

1. Jeżeli członek personelu, którego dotyczy postępowanie, nie należy do Komisji, obserwatora wyznacza służba prawna Komisji.

2. Właściwy urzędnik zatwierdzający lub, w stosownych przypadkach, szef delegatury Unii działający jako subdelegowany urzędnik zatwierdzający, ewentualnie ich przedstawiciele, mają status obserwatora.

3. OLAF wyznacza obserwatora, jeżeli informacje dotyczące domniemanego przepisu rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, jakiegokolwiek przepisu dotyczącego zarządzania finansami lub kontroli operacji, wynikają z przedstawionych przez niego informacji.

4. Urząd dyscyplinarny danej instytucji lub organu wyznacza obserwatora, gdy rozpatrywany przez zespół przypadek został zgłoszony przez organ powołujący. W innych przypadkach może on zostać poproszony przez przewodniczącego o wyznaczenie obserwatora.

5. Po konsultacji z członkami przewodniczący może zaprosić dalszych obserwatorów.

Artykuł  22

Stały sekretariat zespołu

1. Zastosowanie mają przepisy art. 7, z wyjątkiem tych, które zawarte są w jego ust. 2 lit. k).

2. W szczególności sekretariat:

a) gdy zespół jest bezpośrednio informowany o danym przypadku przez członka personelu, przekazuje dokumentację organowi powołującemu oraz informuje członka personelu, który przekazał informacje, o którym mowa w art. 23 ust. 2;

b) jeżeli do zespołu skierowano do rozpatrzenia sprawę, sprawdza status organu występującego z wnioskiem oraz wyznaczonych przedstawicieli;

c) ustala, w porozumieniu z przewodniczącym, trzech dodatkowych członków zespołu i obserwatorów oraz sprawdza ich status;

d) sprawdza, czy dokumentacja jest kompletna i czy zawiera wszystkie niezbędne dokumenty i informacje, w szczególności dokument informacyjny, opis faktów i domniemanej nieprawidłowości oraz dokumenty potwierdzające, w tym sprawozdania z dochodzenia;

e) sprawdza, czy członek personelu, którego dotyczy postępowanie, został prawidłowo przesłuchany przez, odpowiednio, organ powołujący lub urzędnika zatwierdzającego;

f) sporządza projekty opinii, które zostaną zbadane przez zespół w celu wydania decyzji i przekazuje je przewodniczącemu i innym członkom i obserwatorom zaproszonym do uczestnictwa w rozpatrywaniu danej sprawy;

g) przekazuje zalecenia, o których mowa w art. 93 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu i właściwej służbie kontroli wewnętrznej;

h) jeżeli zespół uzna, że sprawa należy do zakresu kompetencji OLAF-u, przekazuje akta organowi powołującemu oraz informuje o tym OLAF.

Artykuł  23

Przekazywanie spraw do zespołu

1. Zgodnie z art. 93 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046 zespół jest zwoływany na wniosek każdego organu powołującego odpowiedzialnego za sprawy dyscyplinarne lub właściwego urzędnika zatwierdzającego, w tym przewodniczącego delegacji Unii lub jego zastępcy, działającego jako subdelegowany urzędnik zatwierdzający, zwanego dalej "organem wnioskującym".

2. W przypadku gdy zespół jest bezpośrednio informowany przez członka personelu, przesyła on akta właściwemu organowi powołującemu lub, w zależności od przypadku, organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę oraz informuje o tym zgłaszającego członka personelu. Jeżeli decyzję o wniesieniu sprawy do zespołu podejmuje właściwy organ powołujący, informuje on o tym tego członka personelu. Jeżeli organ powołujący postanowi nie wnosić sprawy do zespołu, informuje o tym zespół i zgłaszającego członka personelu.

W celu zapewnienia skutecznej ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia, jak przewidziano w art. 22a ust. 3 regulaminu pracowniczego, zespół może, na zasadzie odstępstwa od powyższego akapitu, powiadomić właściwy organ powołujący i poinformować OLAF.

Artykuł  24

Procedura pisemna

Z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek członka zespołu, opinię można uzgodnić w drodze procedury pisemnej. Każdy członek panelu lub, w stosownych przypadkach, przewodniczący może zgłosić sprzeciw wobec stosowania procedury pisemnej. W takich przypadkach przewodniczący zwołuje w rozsądnym terminie posiedzenie. Tę samą zasadę stosuje się w odniesieniu do zalecenia, o którym mowa w art. 93 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Artykuł  25

Przyjęcie opinii i zalecenia

1. Zespół dąży do osiągnięcia konsensusu w sprawie ustalenia istnienia nieprawidłowości finansowej oraz uzasadnienia danej opinii lub zalecenia.

2. W przypadku braku konsensusu, sprawę poddaje się głosowaniu, w którym:

a) przewodniczący ma jeden głos;

b) dwaj stali członkowie reprezentujący Komisję mają razem jeden głos;

c) członek reprezentujący organ wnioskujący ma jeden głos;

d) Każdy z trzech dodatkowych członków zespołu ma jeden głos.

W przypadku równego podziału głosów, przeważa głos przewodniczącego.

3. Do przyjmowania zaleceń stosuje się odpowiednio ustępy 1 i 2. Konsensus lub głosowanie dotyczą w szczególności systemowego charakteru danej nieprawidłowości finansowej.

Artykuł  26  ¹⁴

Powiadamianie o opinii i zaleceniu

Zespół niezwłocznie powiadamia o swojej opinii organ wnioskujący, właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz obserwatorów. W przypadku zaproszenia Prokuratury Europejskiej w charakterze obserwatora zastosowanie mają postanowienia umowy, o której mowa w art. 103 ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) 2017/1939.

Artykuł  27

Prawo członka personelu, którego dotyczy postępowanie, do bycia wysłuchanym

Zgodnie z art. 93 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046, przed wniesieniem sprawy do zespołu organ powołujący lub, w stosownych przypadkach, właściwy urzędnik zatwierdzający daje członkowi personelu, którego dotyczy postępowanie, możliwość przedstawienia swoich uwag na temat faktów, które go dotyczą. Zgodnie z art. 22 ust. 2 lit. e), po wniesieniu sprawy do zespołu stały sekretariat sprawdza, czy osoba, której dotyczy postępowanie została prawidłowo wysłuchana.

ROZDZIAŁ  III

PRZEPISY KOŃCOWE

Artykuł  29

Przegląd

Niniejsza decyzja podlega przeglądowi najpóźniej do dnia ustalonego przez Komisję zgodnie z art. 120 ust. 2 akapit drugi i trzeci rozporządzenia Rady (UE, Euratom) 2017/1939 ¹⁵ .

Artykuł  30

Uchylenie

1. Decyzja C(2011) 6109 final traci moc.

2. Decyzja (UE, Euratom) 2015/2463 traci moc.

Artykuł  31

Wejście w życie i stosowanie

Niniejsza decyzja wchodzi w życie trzeciego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejszą decyzję stosuje się od dnia wejścia w życie art. 143 ust. 4 rozporządzenia (UE, Euratom) 2018/1046.

Sporządzono w Brukseli dnia 6 września 2018 r.

	W imieniu Komisji
	Jean-Claude JUNCKER
	Przewodniczący

1 Dz.U. L 193 z 30.7.2018, s. 1.

2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1).

3 Decyzja Komisji (UE) 2015/2463 z dnia 18 grudnia 2015 r. w sprawie regulaminu panelu, o którym mowa w art. 108 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U. L 342 z 29.12.2015, s. 57).

4 Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (Dz.U. L 8 z 12.1.2001, s. 1).

5 Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (Dz.U. L 145 z 31.5.2001, s. 43).

6 Art. 2 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 decyzji nr 1081/2021 z dnia 28 czerwca 2021 r. (Dz.U.UE.L.2021.234.99) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2021 r.

7 Art. 5 ust. 1:

- zmieniony przez art. 1 pkt 2 decyzji nr 1081/2021 z dnia 28 czerwca 2021 r. (Dz.U.UE.L.2021.234.99) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2021 r.

- zmieniony przez art. 1 decyzji nr 2023/2050 z dnia 25 września 2023 r. (Dz.U.UE.L.2023.236.24) zmieniającej nin. decyzję z dniem 27 września 2023 r.

8 Art. 6 ust. 3 zmieniony przez art. 1 pkt 3 decyzji nr 1081/2021 z dnia 28 czerwca 2021 r. (Dz.U.UE.L.2021.234.99) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2021 r.

9 Art. 6 ust. 4 zmieniony przez art. 1 pkt 3 decyzji nr 1081/2021 z dnia 28 czerwca 2021 r. (Dz.U.UE.L.2021.234.99) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2021 r.

10 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz.U. L 248 z 18.9.2013, s. 1).

11 Art. 9a dodany przez art. 1 pkt 4 decyzji nr 1081/2021 z dnia 28 czerwca 2021 r. (Dz.U.UE.L.2021.234.99) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2021 r.

12 Art. 10 ust. 4 zmieniony przez art. 1 pkt 5 decyzji nr 1081/2021 z dnia 28 czerwca 2021 r. (Dz.U.UE.L.2021.234.99) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2021 r.

13 Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 z dnia 29 lutego 1968 r. ustanawiające regulamin pracowniczy urzędników Wspólnot Europejskich i warunki zatrudnienia innych pracowników Wspólnot oraz ustanawiające specjalne środki stosowane tymczasowo wobec urzędników Komisji (Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1).

14 Art. 26 zmieniony przez art. 1 pkt 6 decyzji nr 1081/2021 z dnia 28 czerwca 2021 r. (Dz.U.UE.L.2021.234.99) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2021 r.

15 Rozporządzenie Rady (UE) 2017/1939 z dnia 12 października 2017 r. wdrażające wzmocnioną współpracę w zakresie ustanowienia Prokuratury Europejskiej (Dz.U. L 283 z 31.10.2017, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2018.226.7
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2018/1220 w sprawie regulaminu zespołu, o którym mowa w art. 143 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) 2018/1046
• Data aktu: 06/09/2018
• Data ogłoszenia: 07/09/2018
• Data wejścia w życie: 02/08/2018, 10/09/2018